A panasz előzményei

1. A panaszos spanyol állampolgár, aki jelentkezett az EPSO által szervezett felvételi eljárásra.[1] A panaszos elmulasztotta a számítógépes vizsga (CTB) lefoglalásának határidejét, állítólag azért, mert az EPSO nem küldött neki időben automatikus meghívást. Amikor az EPSO-hoz fordult az üggyel kapcsolatban, az EPSO tájékoztatta a panaszost arról az időpontról, amikor a szóban forgó meghívást elérhetővé tették EPSO-fiókjában [2], és kijelentette, hogy az EPSO-fiók ellenőrzése a felvételi eljárásokban részt vevő pályázók felelőssége.

2. A panaszos ezt követően megkérdezte az EPSO-t, hogy hogyan lehet biztos abban, hogy az üzenetet aznap megküldték neki. Valójában a foglalási időszak alatt kétszer jelentkezett be EPSO-profiljába, hogy egy másik pályázaton dolgozzon. A meghívót azonban csak a CBT foglalási határidejének lejárta után látta. Az EPSO azt válaszolta, hogy a CBT lefoglalására vonatkozó felhívásokat ugyanazon a napon tették közzé az összes pályázó fiókjában, és hogy a foglalás már nem lehetséges.

A vizsgálat

3. Az ombudsman vizsgálatot indított a panasszal kapcsolatban, és a következő állításokat és állításokat azonosította:

Állítás

Az EPSO nem küldött automatikus meghívást a számítógépes vizsga (CBT) lefoglalására a panaszos EPSO-profiljára kellő időben, ahogyan azt a többi pályázó esetében tette, ami ahhoz vezetett, hogy a panaszost méltánytalanul kizárták a felvételi eljárásból.

Követelések

1. Az EPSO által a pályázóknak küldött automatikus üzenetekben egyértelműen fel kell tüntetni azt a dátumot és időpontot, amikor azokat az EPSO-profilban elküldik, kézbesítik és felolvassák.

2. Az EPSO-nak meg kell hívnia a panaszost a CBT-be.

4. Az ombudsman első lépésként helyénvalónak tartotta, hogy betekintsen az EPSO aktájába ebben az ügyben, hogy értékelje a panaszos állításának megalapozottságát.

Iratbetekintés

5. Az ombudsman vizsgálócsoportja 2015. szeptember 9-én végezte el az ellenőrzést az EPSO helyiségeiben. A vizsgálatot követően a vizsgálatot végző csoport előzetes következtetése az volt, hogy az EPSO nem mulasztotta el, hogy a panaszosnak automatikus meghívást küldjön a CBT megfelelő időben történő ülésére [3].

6. A vizsgálati jelentést észrevételezésre benyújtották a panaszosnak, aki nem értett egyet az előzetes értékeléssel, azzal érvelve, hogy az EPSO-nak bizonyítania kell, hogy meg tudta tekinteni az üzenetet.

Az ombudsman értékelése

7. Az ombudsman megállapítja, hogy a pályázókat a CBT lefoglalására felszólító üzenetet kétségtelenül egyidejűleg hozták létre és aktiválták valamennyi pályázói profilban, beleértve a panaszos profilját is. Az EPSO által a vizsgálat során benyújtott dokumentumokból egyértelműen kiderül, hogy a panaszos EPSO-profiljában, a vonatkozó kiválasztási eljárás szakaszában szerepel a felhívás. Az EPSO-profil zárt informatikai környezetnek tűnik (ellentétben az e-mail-szolgáltatásokkal, amelyek különböző szervereken keresztül működnek, ami néha megmagyarázza az elektronikus üzenetek továbbításának késedelmét), amelyben úgy tűnik, hogy az üzenetek küldése és fogadása egy és ugyanazon technikai lépést jelenti. Ezért az üzenetnek a pályázó profiljában való aktiválása azt jelenti, hogy a pályázó azonnal megkapja ugyanazt az üzenetet az EPSO profiljában.

8. Bár a panaszos azzal érvel, hogy a CBT foglalási időszaka alatt nem tudta megtekinteni a meghívó üzenetet az EPSO-profiljában, az ombudsman nem talált semmit, ami alátámasztaná ezt az érvet. Az ombudsman úgy véli, hogy az EPSO által a vizsgálat során szolgáltatott információk összességükben elegendő bizonyítékot jelentenek arra nézve, hogy kellő időben megküldte a panaszosnak a vonatkozó meghívást. Az a tény, hogy a panaszos kétszer jelentkezett be EPSO-fiókjába azon időszak alatt, amely alatt lefoglalhatta volna CBT-jét, nem bizonyítja, hogy a vonatkozó üzenet nem volt látható, hanem csupán megerősíti azt a tényt, hogy nem vette tudomásul a meghívást (a panaszos EPSO-profilja több felvételi eljárásból áll, amelyekre rá kell kattintani, és amelyeket meg kell nyitni a kapcsolódó üzenetek megtekintéséhez).

9. A fentiek alapján az ombudsman nem állapít meg hivatali visszásságot az EPSO részéről a panaszos állításával kapcsolatban. Ezért nem lehet helyt adni a panaszos azon kérelmének, hogy az EPSO hívja meg őt a CBT-be.

10. Ami a panaszosnak a pályázók profiljában szereplő üzenetek nyomon követhetőségére vonatkozó állítását illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy az EPSO még nem foglalkozott ezzel a felvetett kérdéssel. Az EPSO azonban a vizsgálat keretében vállalta, hogy kellő időben válaszol a panaszos kérdésére. Mivel ez az ügy nem kapcsolódik közvetlenül a panaszosnak a felvételi eljárásból való kizárásával kapcsolatos fő panaszához, az ombudsman nem tartja indokoltnak, hogy e vizsgálat keretében tovább foglalkozzon ezzel az üggyel. Bízik abban, hogy az EPSO eleget tesz a panaszosnak adandó válaszra vonatkozó ígéretének. Amennyiben azonban a panaszos ésszerű időn belül nem kap kielégítő választ, fontolóra veheti, hogy e tekintetben új panaszt nyújt be az ombudsmanhoz.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az ombudsman nem talált hivatali visszásságot az EPSO-nál.

A panaszost és az EPSO-t tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 2015. október 28.

MELLÉKLET: Az ellenőrzési jelentés kivonata

Az ellenőrzött akta

Az EPSO képviselői a következő dokumentumokat nyújtották be ellenőrzésre:

a) az EPSO háttérirodai nézetének kinyomtatása a panaszos EPSO-profiljáról, valamint a panaszos saját EPSO-profilnézetéről;

b) az EPSO/AD/301/15 nyílt versenyvizsgán részt vevő EPSO-jelöltek listája (beleértve a panaszost is); és

c) a panaszos EPSO-profilja aloldalának kinyomtatott példányai, amelyek az EPSO/AD/301/15 nyílt versenyvizsgával kapcsolatos üzeneteket mutatják.

Általános kérdések és megjegyzések

Az a) dokumentumként – az EPSO háttérirodai nézetének kinyomtatott változata

Ez a dokumentum áttekintést nyújt a panaszos azonosítási és kapcsolattartási adatairól, valamint az EPSO által kérelmezett felvételi eljárásokról. Felsorolja továbbá a panaszos EPSO-profilján tett látogatásait.

A dokumentum vizsgálata alapján egyértelmű, hogy a panaszos 2015. május 8-án és 12-én is bejelentkezett EPSO-profiljára, amikor a pályázókat felkérték CBT-jük lefoglalására (azaz 2015. május 6. és 18. között).

A b) dokumentumot illetően – Az EPSO/AD/301/15 nyílt versenyvizsgán részt vevő EPSO-jelöltek listája (kiválasztás)

A dokumentumból kiderül, hogy a panaszos 2015. május 22-én 10:32-kor, azaz négy nappal a vizsga lefoglalásának határideje után olvasta fel a felhívást.

A lista a meghívó üzenet létrehozásának dátumát (2015. április 24.) is tartalmazza. E tekintetben az EPSO képviselői kifejtették, hogy a meghívó üzenetet a rendszer hozza létre, mielőtt a pályázók aktiválnák és megtekintenék. Úgy tűnik, hogy a lista azt bizonyítja, hogy az üzenetet megfelelően hozták létre a pályázók EPSO-profiljában 2015. április 24-én, és hogy a többi EPSO-jelölt 2015. május 5-én kezdte meg az üzenet olvasását. Csak a panaszos nem olvasta el időben az üzenetet. A lista nem jelzi, hogy az üzenet pontosan mikor volt látható.

A c) dokumentumot illetően – Az EPSO/AD/301/15 nyílt versenyvizsgával kapcsolatos üzenetek

A panaszos EPSO-profiljának említett üzenetmezője egyértelműen jelzi az EPSO felhívását a CBT lefoglalására.

Az EPSO képviselői kijelentették, hogy az EPSO a panaszosnak küldendő levélben válaszol és elnézést kér. Az EPSO levelét tájékoztatás céljából továbbítják az ombudsmannak.

Előzetes következtetés

A megvizsgált dokumentumok és az EPSO képviselői által tett észrevételek alapján úgy tűnik, hogy a panaszos abban az időszakban jelentkezett be EPSO-fiókjába, amikor CBT-t foglalhatott volna (azaz 2015. május 8-án és 12-én).

Semmi nem utal arra, hogy az a tény, hogy a panaszos nem látta az EPSO/AD/301/15 nyílt versenyvizsga CBT-re való felhívását, technikai hibának volt betudható. Valójában semmi nem utal arra, hogy az EPSO-nak bármilyen technikai problémája lett volna az EPSO/AD/301/15 nyílt versenyvizsga CBT versenyvizsgájára való meghívások megküldésével kapcsolatban. Az ombudsman képviselőinek rendelkezésére bocsátott bizonyítékok arra utalnak, hogy az EPSO 2015. április 24-én valamennyi pályázónak szóló meghívóüzenetet készített, amely ezt követően 2015. május 5-től olvasható volt a pályázók EPSO-profiljában.

A fentiek alapján úgy tűnik, hogy az EPSO nem mulasztotta el, hogy a panaszosnak automatikus meghívást küldjön a CBT-n való megfelelő időben történő részvételre.

[1] EPSO/AD/301/15 nyílt versenyvizsga.

[2] Az EPSO-fiók a nyílt versenyvizsgára jelentkező pályázók személyes felülete. A személyes profiljukra vonatkozó adatokat, például a nevüket és képesítésüket, valamint az EPSO által küldött üzeneteket tartalmazza.

[3] További információkért lásd az ellenőrzési jelentés mellékelt kivonatát.