A háttér

1. 2013. december 16-án az ombudsman saját kezdeményezésű vizsgálatot indított, amelyben felkérte a Versenyképességi és Innovációs Végrehajtó Hivatalt (EACI), hogy fontolja meg egy olyan eljárás létrehozását, amely lehetővé teszi a pályázati felhívások kezelésével elégedetlen pályázók számára, hogy független felülvizsgálati vagy jogorvoslati bizottsághoz forduljanak. Az ombudsman rámutatott, hogy az EACI támaszkodhat a Kutatási Végrehajtó Ügynökségnél (REA) és az Európai Kutatási Tanács Végrehajtó Ügynökségénél (ERCEA) alkalmazott felülvizsgálati eljárásokra. 2014. január 1-jei hatállyal az EACI helyébe az EASME lépett [2].

Felülvizsgálati eljárás létrehozása az EASME-n belül

Az ombudsman ajánlástervezete

2. Az ombudsman véleménye szerint minden olyan uniós intézménynek, amely gyakori kapcsolatban áll olyan személyekkel, akiknek okuk lehet panaszt tenni, olyan eljárást kell bevezetnie, amely lehetővé teszi, hogy a sérelmeket maga az intézmény kezelje és gyorsan orvosolja, mielőtt ezek a személyek más jogorvoslati mechanizmusokhoz, például az ombudsmanhoz vagy a bíróságokhoz folyamodnának. Megbízatása miatt az EASME gyakori kapcsolatban áll azokkal a pályázókkal, akik több uniós program (a Horizont 2020 program, a COSME, a LIFE és az ETHA program) pályázati felhívásaira válaszolnak.

3. A felülvizsgálat hatókörét illetően az ombudsman megjegyezte, hogy a Horizont 2020 rendelet 16. cikkében előírt felülvizsgálati eljárás hasonló az ERCEA és a REA által létrehozott eljáráshoz, amely „eljárási szempontokra” korlátozódik, és nem terjed ki a javaslatok érdemi értékelésére. Az a tény azonban, hogy ez a rendelkezés az értékelést felülvizsgáló bizottság általi felülvizsgálatot „eljárási szempontokra” korlátozza, nem jelenti azt, hogy a felülvizsgálatnak pusztán formalista elemekre kell korlátozódnia. Ha ez lenne a helyzet, a felülvizsgálathoz való jognak nyilvánvalóan nem lenne sok értéke. Ezzel összefüggésben az ombudsman rámutatott arra, hogy a javaslat teljes körű újraértékelésének három indoka van: i. ha a kérelmező eljárási hibákra vonatkozó bizonyítékokat terjeszt elő, például ha egyértelmű, hogy az eljárás valamely szakaszát figyelmen kívül hagyták; ii. ha a kérelmező ténybeli hibákra vonatkozó bizonyítékokat terjeszt elő, például ha a szakértők rossz javaslatra hivatkoznak; vagy iii. ha a kérelmező nyilvánvaló értékelési hibára utaló bizonyítékot terjeszt elő. Az ombudsman azon a véleményen volt, hogy az EASME által a Horizont 2020 program keretében létrehozandó felülvizsgálati eljárásnak ki kell terjednie erre a három helyzetre. Az ombudsman úgy vélte továbbá, hogy az EASME-nek meg kell tennie a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy hasonló felülvizsgálati eljárást hozzon létre a többi uniós program keretében kiírt pályázati felhívásokra vonatkozóan.

4. Az ombudsman ezért 2014. október 17-én a következő két ajánlástervezetet terjesztette az EASME elé:

"1. Az 1290/2013/EU rendelet 16. cikkével és a C(2013) 9414 final bizottsági határozat I. mellékletével összhangban az EASME-nek a lehető leghamarabb meg kell tennie a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy értékelési felülvizsgálati eljárást alakítson ki azon pályázók számára, akik a „Horizont 2020” keretprogram pályázati felhívásaira válaszolnak, és tájékoztatnia kell az ombudsmant a felülvizsgálati eljárás hatálybalépésének időpontjáról.

Ennek a felülvizsgálati eljárásnak ki kell terjednie azokra az esetekre, amikor a kérelmezők i. eljárási hibákra, ii. ténybeli hibákra vagy iii. nyilvánvaló értékelési hibára hivatkoznak.

2. Az EASME-nek meg kell tennie a szükséges lépéseket annak érdekében, hogy hasonló felülvizsgálati eljárást hozzon létre a más uniós programok keretében közzétett pályázati felhívásokra válaszoló pályázók számára, és tájékoztatnia kell az ombudsmant a felülvizsgálati eljárás hatálybalépésének időpontjáról.”

5. Az EASME-nek címzett ajánlástervezetek elkészítésekor az ombudsman figyelembe vette az EASME által előterjesztett érveket és véleményt.

6. Az EASME mindkét ajánlástervezetet elfogadta, és ismertette a végrehajtásuk érdekében hozott intézkedéseket:

7. A Horizont 2020 programra vonatkozó első ajánlástervezetet illetően az EASME kijelentette, hogy két felülvizsgálati eljárást hozott létre, nevezetesen i. az elfogadhatósági és támogathatósági felülvizsgálati bizottságot és ii. az értékelési felülvizsgálati bizottságot:

i. Az Elfogadhatósági és Jogosultsági Felülvizsgálati Bizottság

8. Az elfogadhatósági és támogathatósági felülvizsgálati bizottságot az EASME igazgatójának 2014. július 30-i határozata hozta létre. Ezt a belső bizottságot a pályázatok elfogadhatóságával és támogathatóságával kapcsolatos panaszok vagy felülvizsgálati kérelmek beérkezését követően hívják össze. A bizottság csak az értékelés előtt benyújtott panaszokat vizsgálja meg abban az esetben, ha sem az elfogadhatósági, sem a támogathatósági kritériumok nem teljesülnek. A sikertelen pályázónak az elutasító levél EASME általi elküldését követően 30 napja van arra, hogy panaszt nyújtson be vagy felülvizsgálatot kérjen egy erre a célra létrehozott internetes hivatkozáson keresztül (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. A bizottság az osztályvezetőből vagy a felhíváskoordinátorból, egy jogi tisztviselőből és egy másik felhívás felhíváskoordinátorából áll. A határozat 6. cikkével összhangban a bizottság indokolással ellátott ajánlást ad ki az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek. Abban az esetben, ha az EGSZB úgy ítéli meg, hogy a pályázat megfelel valamennyi támogathatósági és/vagy elfogadhatósági kritériumnak, javasolni fogja a pályázat érdemi értékelését (8. cikk). Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a bizottság ajánlása alapján fogadja el a végleges határozatot.

10. A felülvizsgálati kérelem eredményéről szóló, a panaszosnak címzett levél tartalmazni fogja a jogorvoslati lehetőségekre vonatkozó információkat, beleértve az ombudsmanhoz vagy a Törvényszékhez való fordulást is. Az EASME arra is rámutatott, hogy a Horizont 2020 eljárási kézikönyve külön fejezetet szentel az elfogadhatósági és támogathatósági felülvizsgálati bizottságnak.

ii. Az értékelés-felülvizsgálati bizottság

11. Az értékelés-felülvizsgálati bizottságot az EASME igazgatójának 2014. július 31-i határozata hozta létre. Ez a belső bizottság megvizsgálja a javaslat értékelését követően beérkezett felülvizsgálati kérelmeket. A határozat 4. cikke értelmében a felülvizsgálati kérelmek csak eljárási hiányosságokon alapulhatnak (a javaslat megalapozottságának értékelése nem tartozik a bizottság hatáskörébe). Az EASME eljárási kézikönyvének vonatkozó fejezete olyan eljárási hiányosságokra mutat be példákat, mint i. a szakértők technikai kompetenciájának hiánya, ii. az összefoglaló értékelő jelentésben szereplő ténybeli hibák; iii) összeférhetetlenség, valamint iv) a pontszámok és a megjegyzések közötti koherencia hiánya. Az EASME azonban hangsúlyozta, hogy – amint arra az ombudsman rámutatott – az eljárási hiányosságok fogalma nem korlátozódik pusztán formai elemekre, és az ajánlástervezetben említett hibatípusokra terjed ki, nevezetesen i. eljárási hibákra, ii. ténybeli hibákra vagy iii. nyilvánvaló értékelési hibára.

12. A sikertelen pályázónak az értékelés eredményeinek közlését követően 30 napja van arra, hogy panaszt nyújtson be, vagy egy erre a célra létrehozott internetes linken keresztül felülvizsgálatot kérjen. A bizottság legalább négy tagból áll, nevezetesen két állandó tagból (egy jogi tisztviselőből és egy pénzügyi részleg vezetőjéből) és két lebegő tagból. A határozat 8. cikkével összhangban a bizottság indokolással ellátott ajánlást ad ki az engedélyezésre jogosult tisztviselőnek. Három lehetséges kimenetel van: a) az állítólagos eljárási hiba bizonyításának hiánya; b) az eljárási hiba bizonyítéka, de nincs ok-okozati összefüggés az állítólagos értékelési eredménnyel; és c) az értékelési eredménnyel ok-okozati összefüggést mutató eljárási hiba bizonyítéka. Az ombudsman ajánlásának megfelelően abban az esetben, ha a bizottság eljárási hibára (például eljárási hibára, ténybeli hibára vagy nyilvánvaló értékelési hibára) utaló bizonyítékot talál, a javaslat megalapozottságát független értékelők újraértékelik. Az engedélyezésre jogosult tisztviselő a bizottság ajánlása alapján fogadja el a végleges határozatot.

13. A felülvizsgálati kérelem eredményéről szóló, a panaszosnak címzett levél tartalmazni fogja a jogorvoslati lehetőségekre vonatkozó információkat, beleértve az ombudsmanhoz vagy a Törvényszékhez való fordulást is. Az EASME arra is rámutatott, hogy a Bizottság Központi Jogi és Támogatási Szolgálata Vademecumot (kézikönyvet/kézikönyvet) készített, amely tartalmazza a Horizont 2020 felülvizsgálati eljárásához szükséges információkat, és kötelező érvényű az EASME-re nézve. Ha eltérés van a Bizottság vademecuma és az EASME kézikönyve között, a vademecum feltételei az irányadók.

14. Ami a COSME, a LIFE és az ETHA program keretében kiírt pályázati felhívások felülvizsgálati eljárására vonatkozó második ajánlástervezetet illeti, az EASME jelezte, hogy 2014. december 16-i feljegyzésében az igazgató kérte a Bizottság illetékes főigazgatóságainak véleményét és jóváhagyását e programok belső felülvizsgálati bizottságának felállításához. A feljegyzés utalt az ombudsman ajánlására. Az illetékes főigazgatóságok jóváhagyták egy felülvizsgálati bizottság felállítását. A COSME, a LIFE és az ETHA értékelő felülvizsgálati bizottságának létrehozásáról szóló határozattervezet (amely az ombudsman saját kezdeményezésű vizsgálatára hivatkozik) hasonló a „Horizont 2020” keretprogram felülvizsgálati eljárásáról szóló határozathoz.

15. Az értékelés-felülvizsgálati bizottság megvizsgálja azon sikertelen pályázók panaszait és felülvizsgálati kérelmeit, akiknek a pályázatát az értékelés után elutasították. A felülvizsgálat az értékelés eljárási szempontjaira korlátozódik. Az EASME jelezte, hogy a három program felülvizsgálati bizottságainak létrehozásáról szóló határozatot 2015 februárjában fogadják el, és a végrehajtás azt követően azonnal megkezdődik.

Az ombudsman értékelése az ajánlástervezetek után

16. Az ombudsman üdvözli, hogy az EASME elfogadta ajánlástervezeteit, és úgy véli, hogy az EASME időben megfelelő intézkedéseket hozott azok végrehajtására, mind a Horizont 2020 program, mind pedig a COSME, a LIFE és az ETHA program keretében kiírt pályázati felhívások tekintetében. Az, hogy az EASME milyen gyorsan hozta meg ezeket az intézkedéseket, önmagában is jó példa a megfelelő ügyintézésre, és teljes elismerést érdemel. Ez még dicséretesebb, tekintettel arra, hogy maga az EASME csak a közelmúltban jött létre.

17. Azáltal, hogy így járt el, az EASME bizonyította, hogy elkötelezett az elégedetlen kérelmezőkre vonatkozó valódi felülvizsgálati eljárás mellett.

18. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy míg a Horizont 2020 program esetében az EASME létrehozott egy elfogadhatósági és támogathatósági felülvizsgálati bizottságot és egy értékelés-felülvizsgálati bizottságot, a másik három program (COSME, LIFE és ETHA) esetében csak egy értékelés-felülvizsgálati bizottságra hivatkozik. Az ombudsman azon a véleményen van, hogy a következetesség érdekében ésszerű lenne, ha az EASME ezen egyéb programok esetében is fontolóra venné egy elfogadhatósági és támogathatósági felülvizsgálati bizottság felállítását. Ezért az alábbiakban egy további megjegyzést tesz.

19. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az EASME az ombudsmannak címzett véleményében kifejtette, hogy az „eljárási hiányosságok” fogalma nem korlátozódik pusztán formai elemekre, és kiterjed i. az eljárási hibákra, ii. a ténybeli hibákra vagy iii. a nyilvánvaló értékelési hibákra. Előfordulhat azonban, hogy a pályázati felhívások pályázói nincsenek tisztában azzal, hogy az eljárási hiányosságok fogalma a nyilvánvaló értékelési hibákra is kiterjedhet. Ezért hasznos lenne ennek megfelelően tájékoztatni őket, és ezt egyértelműen jelezni az EASME eljárási kézikönyvének vonatkozó fejezetében (2.6. szakasz: „A felülvizsgálati bizottság eredménye”), valamint a kérelmezőknek szánt valamennyi egyéb dokumentumban. Az ombudsman az alábbiakban egy második megjegyzést tesz.

Következtetés

Az ombudsman ezt a saját kezdeményezésű vizsgálatot a következő következtetéssel zárja le:

Az EASME elfogadta az ombudsman két ajánlástervezetét, és megfelelő és időszerű intézkedéseket hozott azok végrehajtására.

Az EASME tájékoztatást fog kapni erről a döntésről.

További megjegyzések

1. A Horizont 2020 programmal való összhang érdekében az EASME fontolóra vehetné egy elfogadhatósági és támogathatósági felülvizsgálati bizottság felállítását a COSME, a LIFE és az ETHA programok számára is.

2. Az EASME fontolóra vehetné az eljárási kézikönyv vonatkozó fejezeteinek és a kérelmezőknek szánt egyéb dokumentumoknak a módosítását annak egyértelművé tétele érdekében, hogy az állítólagos „eljárási hiányosságok” felülvizsgálata kiterjedhet a nyilvánvaló értékelési hibákra is.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 2015. március 25.

[1] a COSME a vállalkozások versenyképességét és a kis- és középvállalkozásokat segítő uniós program; A LIFE az EU környezetvédelmi és éghajlat-politikai programja; Az ETHA az Európai Tengerügyi és Halászati Alap.

[2] A panasz hátterével, a felek érveivel és az ombudsman vizsgálatával kapcsolatos további információkért kérjük, olvassa el az ombudsman ajánlástervezetének teljes szövegét, amely a következő címen érhető el: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark