A panasz előzményei

1. A panaszos egy konzorciumot vezető vállalat, amely a EuropeAid 2007. évi keretszerződési bizottságán belül két egyedi szerződést nyert el: i. X. szerződés három budapesti, bukaresti és római konferencia szervezéséről, valamint ii. Y. szerződés a libanoni mezőgazdasági fórum szervezéséről. A panasz a panaszosnál a két szerződés teljesítése során felmerült költségek elszámolhatóságára vonatkozik.

2. Az X. sz. szerződés a három konferencia teljes költségvetését 199 991,00 EUR-ban határozta meg. Az első két rendezvény költségei 80 621,66 EUR-t (Bukarest), illetve 62 474,00 EUR-t (Budapest) tettek ki. Mivel a 199 991,00 EUR maximális szerződéses összegből 143 095,66 EUR-t már elköltöttek, a panaszosnak ennek alapján kellett kiszámítania a legutóbbi konferencia költségeit. Számítási hiba miatt azonban a panaszos úgy vélte, hogy a római konferencia tervezett költsége (83 319,00 EUR) még mindig a szerződés által megengedett határokon belül van. A valóságban ez a költségvetés 26 423,66 EUR-val meghaladta a még rendelkezésre álló összeget. A római konferencia költségvetését a Bizottság hagyta jóvá. A panaszos csak a harmadik konferencia után észlelte a hibát. Ezt követően elnézést kért e hiba miatt, és felkérte a Bizottságot, hogy térítse vissza a 31 488,97 EUR összegű többletet [1]. A Bizottság azonban ezt megtagadta.

3. Az Y. sz. szerződés előírta a konzorcium számára, hogy készítse el a libanoni mezőgazdasági fórum átiratát, és azt három nyelven (arab, francia és angol) bocsássa rendelkezésre. A Bizottság azonban megtagadta a panaszos által benyújtott átiratok elfogadását és a kapcsolódó költségek megtérítését azzal az indokkal, hogy az átiratok megbízhatatlanok voltak.

4. 2012. május 22-én a panaszos az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat tárgya

5. A panaszos a következő állításokat és állításokat tette.

Állítások

1. A Bizottság – mivel úgy döntött, hogy nem téríti meg a panaszos által az X. sz. szerződés teljesítése során viselt költségeket, amelyeket elírás miatt nem megfelelően jelentettek be a költségvetésbe – nem a megfelelő ügyintézés elveinek megfelelően járt el.

2. A Bizottság – mivel úgy határozott, hogy nem téríti meg a panaszosnak a libanoni mezőgazdasági fórum eljárása átiratának elkészítésével és e dokumentum fordításával (Y. sz. szerződés) kapcsolatban felmerült költségeit – nem a megfelelő ügyintézés elvével, és különösen az arányosság és a bizalomvédelem elvével összhangban járt el.

Követelések

1. A Bizottságnak 31 488,97 EUR-t kell megtérítenie a panaszosnak az X. sz. szerződés végrehajtása során felmerült költségek címén.

2. A Bizottságnak 21,5189,20 EUR-t kell megtérítenie a panaszosnak az Y. szerződéssel kapcsolatos eljárás átiratának elkészítésével és az átirat fordításával kapcsolatban felmerült költségek címén.

A vizsgálat

6. 2012. június 21-én az ombudsman vizsgálatot indított, és felkérte a Bizottságot, hogy nyújtson be véleményt. Mivel az ombudsman jelenlegi vizsgálata két különböző biztos felelősségi körébe tartozó két EuropeAid szerződés végrehajtására vonatkozik, a Bizottság két külön véleményt küldött. A két véleményt továbbították a panaszosnak, aki 2013. március 27-én, illetve április 30-án küldte meg észrevételeit.

Az ombudsman elemzése és következtetései

Előzetes megjegyzés

7. Az ombudsman hangsúlyozni kívánja, hogy bár a megfelelő ügyintézés elvei kötelezőek az intézményekre nézve, amikor magánszemélyekkel kötött szerződéses megállapodások keretében járnak el, a szerződéses esetekben elvégezhető felülvizsgálat terjedelme korlátozott. Az ombudsman úgy véli, hogy ha az ügy vita tárgyát képezi, nem szabad megkísérelnie annak megállapítását, hogy valamelyik fél megszegte-e a szerződést. Ezzel a kérdéssel csak az illetékes bíróság foglalkozhat hatékonyan, amelynek lehetősége lenne meghallgatni a felek vonatkozó jogra vonatkozó érveit, és értékelni az egymásnak ellentmondó bizonyítékokat bármely vitatott ténybeli kérdésben.

8. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a szerződéses vitákkal kapcsolatos ügyekben megalapozottan korlátozza vizsgálatát annak vizsgálatára, hogy az érintett uniós intézmény vagy szerv koherens és észszerű módon ismertette-e vele intézkedéseinek jogalapját, és miért véli úgy, hogy a szerződéses helyzetre vonatkozó álláspontja indokolt. Ebben az esetben az ombudsman arra a következtetésre jutna, hogy vizsgálata nem tárt fel hivatali visszásságot. Ez a következtetés nem érinti a felek azon jogát, hogy szerződéses jogvitájukat bíróság vizsgálja meg és bírálja el.

A. Azon állítás, miszerint a Bizottság tévesen nem térítette meg a panaszosnál az X. sz. szerződéssel kapcsolatban felmerült többletköltségeket

Az ombudsman elé terjesztett érvek

9. Állításának alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy i. a római konferencia megszervezésének tényleges költségeit a Bizottság jóváhagyta; és ii. a bekövetkezett számítási hiba nyilvánvaló és a Bizottság számára felismerhető volt.

10. Véleményében a Bizottság hangsúlyozta, hogy egyértelművé tette a panaszos számára, hogy meg kell győződnie arról, hogy a római konferencia költségvetése nem haladja meg a bukaresti és budapesti események után fennmaradó forrásokat. A panaszos azonban olyan költségvetést nyújtott be, amely meghaladta a fennmaradó forrásokat. A panaszos csak öt hónappal a római konferencia után észlelte a hibát.

11. Mindemellett a Bizottság elismerte, hogy szolgálatai maguk sem észlelték a számítási hibát, amikor a panaszos benyújtotta a római konferencia költségvetését. Ilyen körülmények között a Bizottság késznek mutatkozott arra, hogy a 26 423,66 EUR, azaz 13 211,83 EUR vonatkozó összeg 50%-ának megfelelő ex gratia kifizetést teljesítsen.

12. Észrevételeiben a panaszos egyértelművé tette, hogy nem elégedett a Bizottság által felajánlott összeggel. Kérte, hogy a Bizottság térítsen vissza 31 488,97 EUR összeget, bár kijelentette, hogy hajlandó leírni bizonyos egyéb költségeket [2]. A panaszos azt is kérte, hogy a Bizottság fizessen kamatot ezen összeg késedelmes kifizetése miatt.

Az ombudsman értékelése

13. Az ombudsman úgy véli, hogy nem kétséges, hogy annak biztosítása, hogy a római konferencia költségei a vonatkozó szerződés alapján rendelkezésre álló költségvetésen belül maradjanak, elsősorban a panaszos felelőssége. Ugyanakkor egyértelműnek tűnik, hogy ezt a költségvetést a Bizottságnak jóvá kellett hagynia, és hogy ennek során a Bizottság nem észlelte, hogy a panaszos által javasolt költségvetés egyértelműen meghaladta a még rendelkezésre álló forrásokat. A Bizottság tehát közremûködõ hanyagságot tanúsított. Az ombudsman azonban nem érti, hogy miért kellene úgy tekinteni, hogy a Bizottság nagyobb mértékben felelős ezért a hibáért, mint a panaszos.

14. Az ombudsman örömmel veszi tudomásul, hogy véleményében a Bizottság egyértelművé tette, hogy részleges felelősséget vállalt a bekövetkezett hibáért, és felajánlotta, hogy ex gratia kifizetést teljesít a panaszosnak az általa jóváhagyott római konferencia költségvetése és az arra a konferenciára ténylegesen még rendelkezésre álló összeg közötti különbség 50%-ának erejéig. Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság javaslata az ügy körülményei között kiemelkedően ésszerű és méltányos. Különösen örül annak, hogy az érintett szolgálat [3] saját akaratából tette ezt a javaslatot, anélkül, hogy megvárta volna az ombudsman kérését. Az ombudsman ezért üdvözli a Bizottság proaktív megközelítését, és bízik abban, hogy a javasolt 13 211,83 EUR összegű ex gratia kifizetést kifizeti a panaszosnak.

15. Igaz, hogy a panaszos egyértelművé tette, hogy nem elégedett a fent említett ajánlattal, és elvárja, hogy a Bizottság sokkal magasabb összeget fizessen, a panaszos által késedelmes kifizetésnek vélt összeg után járó kamatokkal együtt. Az ombudsman azonban nem lát olyan okot, amely arra kötelezné a Bizottságot, hogy javítsa az általa tett ajánlatot. Meg kell jegyezni, hogy maga a panaszos nyújtotta be a római konferencia költségvetését a Bizottsághoz, amely egyértelműen meghaladta a még rendelkezésre álló forrásokat.

16. A fentiekre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság megfelelő lépéseket tett az ügy rendezésére a panaszos első állítását és első állítását illetően.

B. A Bizottságnak az Y. sz. szerződéssel kapcsolatos egyes költségek megtérítésének megtagadásával kapcsolatos állítólagos hibája

Az ombudsman elé terjesztett érvek

17. A második állítás alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy i. a Bizottság határozata aránytalan volt; ii. a Bizottság nem vette figyelembe azokat a nehéz körülményeket, amelyek között a fórumra sor került; és iii. a Bizottság projektmenedzsere javasolta a gyorsíróknak, és kérte az átirat francia és angol nyelvű fordítását, mielőtt értékelte volna annak minőségét.

18. A Bizottság rámutatott arra, hogy mivel a szóban forgó konferencia résztvevői a libanoni parlamenti csoportok és szakmai szövetségek képviselői voltak, az eljárások átirata rendkívül kényes feladat. A végül átvett átirat nyilvánvaló hibákat tartalmazott a felszólalók nevét illetően. Az ellenőrzések elvégzését követően úgy tűnt, hogy a felszólalók nevét nem vették megfelelően nyilvántartásba a konferencia során. Ezért lehetetlen volt tudni, hogy ki mit mondott. Ennek eredményeként az átiratnak nem volt értéke. Következésképpen a Bizottság nem tudta továbbítani e magas szintű konferencia jegyzőkönyvét külső partnereinek, ami meghiúsította az átirat és a fordítások célját.

19. A Bizottság előadta, hogy arányosan járt el, tekintettel arra, hogy dönthetett volna úgy, hogy nem teljesít kifizetéseket a panaszos részére a szerződés vonatkozó címe alapján. Ehelyett és a jó szándék jeleként a Bizottság azt javasolta, hogy ezt a fejezetet osszák fel több aljogcímre, és fizessék ki azoknak a dokumentumoknak a fordítását, amelyeket a Bizottság a panaszos rendelkezésére bocsátott, azaz a munka azon részét, amelyet elfogadható módon végeztek el. A Bizottság azt is közölte, hogy a panaszos több mint 180 nappal a vonatkozó határidő után továbbította az átiratot. Ez önmagában feljogosította volna a Bizottságot arra, hogy a szerződés feltételei szerint mintegy 5000 EUR összegű kártérítést kérjen a panaszostól. Annak ellenére azonban, hogy a Bizottság költséges idő- és energia-erőfeszítéseket tett a szerződésben előírt átirat megszerzése érdekében, annak elfogadhatatlan minősége és a hosszú késedelmek ellenére a Bizottság úgy döntött, hogy nem kéri ezt a kompenzációt.

20. Ami a panaszos második alátámasztó érvét illeti, a Bizottság kijelentette, hogy nem tudja elfogadni a panaszos azon érvét, amely szerint a körülmények nehezek voltak, mivel a megbeszélések nem voltak élénkebbek, mint a korábbi fórumokon folytatott megbeszélések, amelyeket egy másik vállalkozó szervezett, és amelyekre vonatkozóan a Bizottság pontos átiratokat kapott. Továbbá, ha előre nem látható nehézségek merültek volna fel, a panaszos szerződéses kötelezettsége lett volna, hogy haladéktalanul értesítse a Bizottságot abban az esetben, ha úgy ítéli meg, hogy nem képes ellátni a szóban forgó feladatokat. A panaszos azonban a konferencia során soha nem vetett fel ilyen aggályokat.

21. A panaszos harmadik alátámasztó érvével kapcsolatban a Bizottság megjegyezte, hogy a szerződés nem írta elő, és a projektmenedzser sem kérte fel a panaszost a vonatkozó feladat alvállalkozásba adására. Ez tehát teljes mértékben a panaszos felelőssége volt, és a szerződés feltételei szerint ezért ő volt felelős az alvállalkozói cselekményeiért, mulasztásaiért és gondatlanságáért. Ezért az alvállalkozó gyenge teljesítménye nem mentesítette a panaszost a szerződéses felelősség alól. Megjegyezte továbbá, hogy a feladatmeghatározás 2.2. szakasza egyértelmű, mivel a panaszos kötelessége hivatalosan továbbítani az átirat francia és angol nyelvű fordítását, mielőtt értékelné annak minőségét.

22. A Bizottság végül megállapította, hogy a panaszos állításának elfogadása ellentétes lett volna a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, és ezáltal az uniós adófizetők érdekeivel.

23. Észrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát. Hozzátette, hogy azt is elvárja, hogy kamatot fizessenek neki amiatt, amit a Bizottság általi késedelmes fizetésnek tekint.

Az ombudsman értékelése

24. Figyelembe véve az ombudsman fenti előzetes megjegyzését, az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság álláspontja megfelelő és arányos, és úgy véli, hogy a panaszos nem terjesztett elő olyan érvényes érvet, amely kétségbe vonná az ezzel kapcsolatos álláspontját.

25. Bár a Bizottság nem foglalkozott kifejezetten a panaszos e szerződéssel kapcsolatos jogos bizalmának kérdésével, az ombudsman úgy véli, hogy tekintettel a szerződés teljesítésével kapcsolatos, általa ismert, fent említett kérdésekre, valamint konkrét biztosítékok hiányában a panaszos nem kelthetett jogos elvárásokat a felmerült költségek megtérítésével kapcsolatban.

26. A fentiekre tekintettel az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos második állítása nem fogadható el. Következésképpen a panaszos kapcsolódó állításának sem lehet helyt adni.

C. Következtetések

A panasszal kapcsolatos vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetésekkel zárja le a panaszt:

Tekintettel a Bizottság azon javaslatára, hogy az ombudsman vizsgálatának megindítását követően méltányos és méltányos megoldást jelentő 13 211,83 EUR összegű ex gratia kifizetésre kerüljön sor, úgy véli, hogy a Bizottság rendezte az ügyet, és így a panaszos első állításával kapcsolatban már nem áll fenn hivatali visszásság. Az ombudsman nagyra értékeli a Bizottság álláspontjának megváltozását, és bízik abban, hogy a javasolt ex gratia kifizetést teljesíti a panaszosnak.

A második állítást és a kapcsolódó állítást illetően nem állapítottak meg hivatali visszásságot.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Kelt Strasbourgban, 2014. március 14-én.

[1] A panaszos azzal érvelt, hogy ezt az összeget vissza kell téríteni számára, nem pedig 26 423,66 EUR-t, mivel véleménye szerint a római konferenciára jóváhagyott költségek 88 384,31 EUR-t tettek ki, nem pedig 83 319,00 EUR-t.

[2] Ezek a tételek összesen 7,078 EUR-t tettek ki.

[3] E tekintetben az ombudsman megjegyzi, hogy bár a panaszos ügyével foglalkozó bizottsági szolgálat kezdetben a DG Relex volt, az intézmény véleményét Catherine Ashton bárónő, az Európai Külügyi Szolgálat vezetője és az Európai Bizottság alelnöke küldte el.