A panasz előzményei

1. A jelen ügy az Európai Unió Kiadóhivatalának (a továbbiakban: a Kiadóhivatal) azon döntésére vonatkozik, hogy nem hosszabbítja meg a panaszossal kötött szolgáltatási szerződést.

2. A panaszos egy információtechnológiai és kommunikációs vállalat. 2007-ben elnyerte a Kiadóhivatal által a webtechnológián alapuló információs rendszerek fejlesztésére, karbantartására és támogatására kiírt ajánlati felhívást (a továbbiakban: a szerződés). A szerződést 2007 szeptemberében írták alá. Kimondta, hogy kétéves időtartamra szól, és – amennyiben a Kiadóhivatal másként nem határoz – két alkalommal, egy-egy évre automatikusan meghosszabbítható. 2009 szeptemberében a szerződés automatikusan egy évre meghosszabbodott.

3. 2010. április 23-án a panaszos egyik alkalmazottja találkozót kért a Kiadóhivatal szerződés kezeléséért felelős tisztviselőjével. Ennek célja az volt, hogy vele együtt felülvizsgálja a Kiadóhivatalnak a szerződéssel kapcsolatos terveit és jövőbeli tevékenységeit, beleértve új tevékenységek hozzáadásának lehetőségét is. Az ülésre 2010. április 26-án került sor. 2010. május 4-én a panaszos üzleti vezetője nyomonkövetési e-mailt küldött a tisztviselőnek, amelyben megköszönte a tisztviselőnek a találkozót, technikai információkat nyújtott, és elmondta, hogy elmondta kollégáinak a Kiadóhivatalnak a szerződés rendes meghosszabbítására vonatkozó terveit, valamint a szerződés 2011-re tervezett rendes meghosszabbítását (a szerződés szokásos tervezett meghosszabbítási programját követően).

4. 2010. június 3-án a Kiadóhivatal arról tájékoztatta a panaszost, hogy a szerződés I.2.5. cikkének megfelelően nem kívánja újabb egyéves időszakra meghosszabbítani a szerződést.

5. Az ezt követő levélváltás során a panaszos meglepetését fejezte ki a Kiadóhivatal döntésével kapcsolatban, és felkérte a Kiadóhivatalt, hogy tisztázza az azt indokoló okokat. A panaszos rámutatott, hogy a határozat ellentétes a 2010. április 26-i találkozó során kapott információkkal. A panaszos utalt arra is, hogy véleménye szerint a Kiadóhivatal bevett gyakorlata, hogy valamennyi keretszerződését a lehetséges teljes időtartamra megújítja.

6. 2010. június 25-én a Kiadóhivatal megerősítette határozatát, és hangsúlyozta, hogy nincs bevett gyakorlata a keretszerződések megújítását illetően. A Kiadóhivatal rámutatott, hogy a szerződés meghosszabbításának mellőzéséről szóló döntést az ügy sajátos körülményei és az intézmény szükségletei alapján hozták meg. A döntést különösen a költségvetés kimerülése miatt hozták meg.

7. 2010. augusztus 26-án a panaszos az európai ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat tárgya

8. Az ombudsman vizsgálatot indított a következő állítással kapcsolatban:

Állítás

A Kiadóhivatal megsértette a helyes hivatali magatartás európai kódexének 10. cikkében foglalt bizalomvédelem elvét azáltal, hogy nem tett eleget a panaszosnak tett, a szerződés meghosszabbítására vonatkozó biztosítékainak, és nem tartotta tiszteletben az e területen szokásos gyakorlatát.

A vizsgálat

9. 2010. október 7-én az ombudsman felkérte a Kiadóhivatalt, hogy 2011. január 31-ig nyilvánítson véleményt a panaszos állításáról. A Kiadóhivatal véleményét továbbították a panaszosnak azzal a felhívással, hogy tegye meg észrevételeit, amelyet a panaszos 2011. május 31-én küldött meg.

10. A Kiadóhivatal véleményének és a panaszos észrevételeinek alapos elemzését követően az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy helyénvaló betekinteni a Kiadóhivatal ügyiratába. A vizsgálatot az ombudsman szolgálatai 2013. július 9-én végezték el. Az ellenőrzési jelentés egy példányát megküldték a Kiadóhivatalnak, egy példányt pedig megküldtek a panaszosnak azzal a felhívással, hogy nyújtsa be észrevételeit. A panaszos 2013. október 7-én nyújtotta be az ellenőrzési jelentéssel kapcsolatos észrevételeit.

Az ombudsman elemzése és következtetései

Előzetes megjegyzések

11. Az ellenőrzési jelentéssel kapcsolatos észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy a Kiadóhivatal indokolatlanul alacsony költségvetést különített el a szerződésre. A panaszos szerint a költségvetés nem volt megfelelő a kiírási feltételek szerint igényelt szolgáltatások tekintetében.

12. E tekintetben az ombudsman emlékeztet arra, hogy vizsgálatának tárgya ebben az ügyben annak értékelésére korlátozódik, hogy a Kiadóhivatal megsértette-e a panaszos jogos elvárásait. A panaszos által a 11. pontban felvetett kérdés egy új állítás, amellyel kapcsolatban a Kiadóhivatalt nem kérték fel véleménynyilvánításra. Bár az ombudsman úgy véli, hogy a jelenlegi vizsgálatot nem kell meghosszabbítani kiegészítő vélemény kérésével, emlékeztet arra, hogy a panaszos továbbra is szabadon küldhet neki új panaszt ebben a konkrét kérdésben.

13. A Kiadóhivatal véleményével kapcsolatos észrevételeihez csatolt levelében a panaszos arra is felkérte az ombudsmant, hogy indítson új vizsgálatot a Kiadóhivatal általános magatartásával kapcsolatban. Levelében a panaszos számos példára hivatkozott azzal kapcsolatban, hogy a Kiadóhivatal hogyan kötött vagy kezelt szerződéseket a panaszossal és más vállalkozókkal. A panaszos szerint ezek a példák, amelyeket egyes esetekben az ombudsman vizsgált, mint például a jelen ügyben, vagy a Törvényszék elé terjesztettek, tanúsítják a Kiadóhivatalnak a panaszossal szembeni szisztematikus ellenséges magatartását, amelynek célja a panaszos által teljesített szerződések felmondása és az új pályázatokból való kizárása.

14. A panaszos által említett példák a következők voltak: i. az érvényes szerződések meghosszabbításának megtagadása (mint a jelen ügyben); ii. döntés arról, hogy nem alkalmaznak keretszerződést, és nem refinanszírozzák annak költségvetését; iii. a panaszossal kötött szerződések más vállalkozókra történő átruházása; iv. a más vállalkozókkal kötött szerződések túlzott mértékű kihasználása; és v. az összeférhetetlenség állítólagos fennállása. A panaszos egy 2010. június 2-án küldött névtelen levélre is hivatkozott, amelyben arról tájékoztatták, hogy a Kiadóhivatal úgy határozott, hogy a panaszost kizárja valamennyi folyamatban lévő szerződésből és projektből, és e szerződéseket más vállalkozókra ruházza át. A panaszos az ellenőrzési jelentéssel kapcsolatos észrevételeiben megismételte álláspontját.

15. A Kiadóhivatal irataiba való betekintésről szóló határozatot bejelentő 2013. június 20-i levelében az ombudsman arról tájékoztatta a panaszost, hogy döntést fog hozni a 14. pontban említett állítás beillesztéséről. Ez abban az esetben lenne így, ha a jelen ügy értékelése arra a következtetésre vezetne, hogy a Kiadóhivatal hivatali visszásságot követett el, és hogy ez a hivatali visszásság az említett hivatal által elkövetett általános hivatali visszásság részét képezheti. Az ombudsman ezért a 8. pontban foglalt állítás értékelését követően megvizsgálja a kérdést.

16. Az ombudsman vizsgálati jelentésével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos megkérdőjelezte a Kiadóhivatal azon döntését, hogy az ombudsman által megvizsgált dokumentumok közül többet bizalmasnak minősített.

17. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy az európai ombudsman végrehajtási rendelkezéseinek 13.3. és 14.2. cikke szerint sem a panaszos, sem a nyilvánosság nem férhet hozzá a vizsgálat során szerzett olyan dokumentumokhoz vagy információkhoz, amelyeket a szóban forgó intézmény bizalmasnak minősített. Ebből következik, hogy az intézmények kérhetik az ombudsman szolgálatai által végzett vizsgálat során beszerzett dokumentumok bizalmas kezelését. Mivel a panaszos nem terjesztett elő olyan konkrét érvet, amely arra utalt volna, hogy a Kiadóhivatal ebben az ügyben nem lett volna jogosult bizalmas kezelést kérni, a panaszos álláspontja nem helytálló.

A. A panaszosnak nyújtott biztosítékok és a szokásos gyakorlat be nem tartására vonatkozó állítás

Az ombudsman elé terjesztett érvek

18. A panaszos azt állította, hogy a Kiadóhivatal megsértette a bizalomvédelem elvét. A panaszos szerint a Kiadóhivatal a 2010. április 26-i ülésen pontos biztosítékokat nyújtott a szerződés megújítására vonatkozóan. Ezen a találkozón arra is felkérte a panaszost, hogy „előzetesen hajtson végre fontos és visszafordíthatatlan beruházásokat”. Következésképpen a panaszos bízott abban, hogy a Szerződést megújítják, és elvégezték a szükséges beruházásokat, amelyek jelentősek voltak ahhoz, hogy rendelkezzenek a munka elvégzéséhez szükséges erőforrásokkal. A panaszos rámutatott, hogy a 2010. április 26-i találkozón nyújtott biztosítékokat megerősítette a Kiadóhivatalnak 2010. május 4-én küldött nyomonkövetési e-mailje. Ez az e-mail tekinthető az ülés jegyzőkönyvének, és egyértelműen jelzi a Kiadóhivatalnak a szerződés megújítására irányuló szándékát. A panaszos hangsúlyozta, hogy a Kiadóhivatal soha nem reagált a 2010. május 4-i e-mailre, és nem is vitatta annak tartalmát.

19. A panaszos azzal is érvelt, hogy a szerződés megújításába vetett jogos bizalom az uniós intézmények és különösen a Kiadóhivatal általános szerződéses gyakorlatából ered, amely mindig megújítja a keretszerződéseket azok teljes lehetséges időtartamára. Ebben a konkrét esetben a panaszos elvárásait megerősítette az a tény, hogy a szerződést aktívan használták a Kiadóhivatal által használt számos kritikus informatikai alkalmazás karbantartási szolgáltatásainak nyújtására.

20. Véleménye szerint a Kiadóhivatal tagadta, hogy a 2010. április 26-i ülésen vagy bármely más alkalommal bármilyen biztosítékot adott volna a panaszosnak a szerződés megújításával kapcsolatban. A Kiadóhivatal hangsúlyozta, hogy az említett ülésen egyáltalán nem vitatták meg a szerződés megújítását, és a szerződéssel kapcsolatban az egyetlen észrevétel az volt, hogy az „rendes végrehajtás alatt” áll. A Kiadóhivatal azt is közölte, hogy birtokában van egy 2010. július 22-i feljegyzés, amely összefoglalja a találkozó tartalmát.

21. A Kiadóhivatal hangsúlyozta továbbá, hogy a panaszos 2010. május 4-i e-mailje nem tekinthető a találkozó jegyzőkönyvének, mivel nem rendelkezik a jegyzőkönyvek tipikus formájával, és csak a panaszosnak a történtekről és az elhangzottakról alkotott saját véleményét tükrözi. Ezenkívül a Kiadóhivatal nem hagyta jóvá az e-mail tartalmát, és hallgatása nem tekinthető a jóváhagyás bizonyítékának. A Kiadóhivatal emlékeztetett arra is, hogy az Európai Unió Bíróságának (a továbbiakban: Bíróság) ítélkezési gyakorlata szerint „a Bizottság válaszának jelentős ideig tartó hiánya nem jelenthet olyan biztosítékot, amely a kérelmezőben jogos elvárásokat keltene”[1].

22. Ami a panaszos által állítólagosan végrehajtott beruházásokat illeti, a Kiadóhivatal tagadta, hogy valaha is ösztönözte volna a panaszost azok megvalósítására, és hangsúlyozta, hogy a panaszosnak a szerződés lejártáig rendelkeznie kell a szükséges erőforrásokkal.

23. A Kiadóhivatal arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos nem bizonyította, hogy pontos, feltétel nélküli és egybehangzó biztosítékokat kapott. Mindazonáltal, még ha feltételezzük is, hogy pontos biztosítékokat nyújtottak, a Kiadóhivatal hangsúlyozta, hogy ezek a biztosítékok nem kelthetnek jogos bizalmat. Ennek az az oka, hogy egyértelműen ellentétesek lettek volna a szerződés szövegével, amely kifejezetten elismerte a Kiadóhivatal azon jogát, hogy ne hosszabbítsa meg a szerződést, és előírta, hogy minden módosítást írásban kell megtenni.

24. A Kiadóhivatal azt is tagadta, hogy a bevett gyakorlat szerint mindig megújítja keretszerződéseit. Az a tény, hogy a Kiadóhivatal szerződéseibe rendszeresen belefoglal egy megújítási záradékot, nem jelenti azt, hogy a megújítások automatikusak. Sokkal inkább számos körülménytől függnek, beleértve például a költségvetés meglétét vagy a nyújtott szolgáltatások szükségességét. Mindenesetre a Kiadóhivatal hangsúlyozta, hogy a panaszos nem bizonyította ilyen gyakorlat fennállását, és hogy a Hivatal rendelkezésére álló számadatok valójában ennek az ellenkezőjét mutatják.

25. Ezenkívül az a tény, hogy a szerződést aktívan használták, csak a szerződés érvényességi ideje alatt tanúsított szokásos szerződéses magatartást tükrözte, és semmi esetre sem lehetett arra hivatkozni, hogy a szerződés megújítására vonatkozó várakozást keltsen.

26. Végül, ami a vonatkozó költségvetés kimerülését illeti, a Kiadóhivatal hangsúlyozta, hogy saját belátása szerint nem növelheti a közbeszerzési szerződésre elkülönített költségvetést, ezt azonban csak akkor teheti meg, ha az alkalmazandó szabályok által előírt feltételek teljesülnek.

27. Észrevételeiben a panaszos ragaszkodott ahhoz, hogy a 2010. április 26-i találkozón részletesen megvitassák a szerződés megújítását. Azt állította, hogy a Kiadóhivatal pontos, feltétel nélküli és egybehangzó biztosítékokat nyújtott arra vonatkozóan, hogy a szerződést még egy évvel meghosszabbítják. A panaszos szerint, ha a kérdést egyáltalán nem vitatták meg, amint azt a Kiadóhivatal javasolta, nehéz volt megérteni, hogy a Kiadóhivatal miért nem reagált a 2010. május 4-i e-mailre. A panaszos rámutatott, hogy a Kiadóhivatal által említett, 2010. július 22-i feljegyzést csak hónapokkal a találkozót és a panaszos pontosításra irányuló kérését követően írták meg. A panaszos gyanította, hogy a feljegyzést valamivel később készítették a Kiadóhivatal álláspontjának igazolására, ezért az megbízhatatlan volt.

28. A panaszos hozzátette továbbá, hogy a találkozó során nyújtott biztosítékok legutóbb hasonlóak voltak. A megújítás kérdésének fontossága miatt a panaszos 2008 óta folyamatosan felvetette azt, és a Kiadóhivatal folyamatosan biztosította a panaszost arról, hogy nem lesz probléma a szerződés megújításával.

29. A panaszos azt is hangsúlyozta, hogy a Kiadóhivatal által az intézmény reakciója hiányának jogi jelentőségével kapcsolatban hivatkozott ítélkezési gyakorlat eltérő körülményekre (például engedély iránti kérelemre) hivatkozik, ezért a jelen ügyben nem releváns. Mivel a panaszos 2010. május 4-i e-mailje csupán rögzítette a találkozó során elhangzottakat, a Kiadóhivatal hallgatását a jelentés hallgatólagos elfogadásának kellett tekinteni.

30. A panaszos ragaszkodott ahhoz, hogy a keretszerződések megújítása az intézmények bevett gyakorlata, és hangsúlyozta, hogy a Kiadóhivatal nem bizonyította ennek ellenkezőjét. A panaszos szerint észszerűen elvárható, hogy az ajánlatkérő szervek kivételes körülmények hiányában megújítsák a keretszerződéseket. A panaszos egyetértett azzal, hogy a költségvetés kimerülése vagy a szerződés alapján nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó követelmény hiánya olyan körülmények, amelyek indokolhatják a szerződés meghosszabbításának mellőzésére vonatkozó döntést. Ugyanakkor azt is hangsúlyozta, hogy a jelen ügyben e két körülmény egyike sem áll fenn.

31. A panaszos különösen arra mutatott rá, hogy a szerződést elsősorban két webalapú rendszer (az EU Bookshop és az e-értesítések) karbantartására használták, amelyek döntő fontosságúak voltak a Kiadóhivatal tevékenységei szempontjából. Ezenkívül a Kiadóhivatal más ombudsmani vizsgálatokkal összefüggésben elismerte, hogy a két rendszer irányítására rendelkezésre álló költségvetés jelentős volt.

A Kiadóhivatal irataiba való betekintés eredményei

32. A vizsgálat során az ombudsman képviselői betekintettek a Kiadóhivatal aktájában szereplő dokumentumokba, különösen a 2010. július 22-i feljegyzésbe. Az aktához tartozó feljegyzés a panaszossal 2010. április 26-án tartott találkozóra, valamint a szerződés meghosszabbításának mellőzéséről szóló határozattal kapcsolatos valamennyi belső dokumentumra vonatkozott.

33. A Kiadóhivatal képviselői egyértelművé tették, hogy az ajánlati felhívásokat jóval a szerződés lejárati időpontja előtt előkészítik a két szerződés közötti koordináció és folytonosság biztosítása, valamint a zökkenőmentes átadás lehetővé tétele érdekében. Hangsúlyozták, hogy a szóban forgóhoz hasonló keretszerződéseket általában egy/két évre kötik, és egy-egy évre kétszer vagy háromszor megújíthatók, legfeljebb négyéves időtartamra. Az odaítélésről szóló határozattal összhangban a szóban forgó szerződéshez bizonyos költségvetést („keretet”) rendelnek. A szerződés négyéves kereten belüli megújítása csak akkor mérlegelhető, ha a keretösszegben elegendő pénz marad ennek lehetővé tételére. Ami a panaszos esetét illeti, a kiadások magasabbak voltak a korábban tervezettnél. A második év végén már döntés született egy további forráselosztásról a szerződés egy alkalommal történő megújítása érdekében. A Kiadóhivatal képviselői hangsúlyozták, hogy a megnövelt keretösszegben maradó pénzösszeg nem elegendő a szerződés további egy évre történő megújításához, és hogy az adott körülmények között nem lehet második további allokációt előirányozni. A Kiadóhivatal képviselői egyértelművé tették, hogy a források további elosztása kivételes intézkedés. Ilyen körülmények között az a döntés született, hogy nem hosszabbítják meg a szerződést, és új ajánlati felhívást tesznek közzé.

34. A Kiadóhivatal képviselői pontosításokkal szolgáltak továbbá a 2010. július 22-i feljegyzéssel, annak okaival, hogy azt miért csak három hónappal a panaszossal 2010. április 26-án tartott találkozót követően készítették el, valamint az említett találkozón megvitatott kérdésekkel kapcsolatban. A Kiadóhivatal képviselői kifejtették, hogy a szóban forgóhoz hasonló ülések jegyzőkönyveit ritkán készítik el. A jelen ügyben a találkozó számos kérdést érintett, többek között a panaszossal fennálló szerződések teljesítésével kapcsolatos visszajelzéseket. A szerződés esetleges megújításának kérdését azonban még csak nem is érintették. A szerződéses kérdéseket nem vitatták meg az ülésen. A Kiadóhivatal képviselői hozzátették, hogy az ügyiratot a panaszos 2010. június 3-i telefaxára válaszul készítették, amelyben kifejezte, hogy nem ért egyet a Kiadóhivatal azon döntésével, hogy nem hosszabbítja meg a szerződést. A feljegyzés célja annak tisztázása volt, hogy valójában mit vitattak meg az ülésen.

35. Ami azt az okot illeti, hogy a Kiadóhivatal miért nem válaszolt a panaszos 2010. május 4-i e-mailjére, képviselői tisztázták, hogy a Kiadóhivatal nem tartotta helyénvalónak a szerződés meghosszabbításának mellőzéséről szóló javasolt határozat közzétételét, mivel ezt a határozatot még véglegesen jóvá kell hagyni. Azt is tisztázta, hogy a határozatot hamarosan hivatalosan is közölték.

36. Az ombudsman vizsgálati jelentésével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos hangsúlyozta, hogy saját tapasztalatai szerint minden keretszerződést legalább négy évre kötnek, ha nem hosszabb időre. Rámutatott arra, hogy a keretszerződés odaítéléséhez vezető eljárás különösen megterhelő mind a résztvevők, mind az ajánlatkérő számára, ezért a négyéves időtartam feltétlenül szükséges ahhoz, hogy valamennyi érdekelt fél számára lehetővé váljon beruházásaik megtérülése.

Az ombudsman értékelése

37. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a megfelelő ügyintézés elvei akkor is kötelezőek az intézményekre nézve, amikor magánszemélyekkel kötött szerződéses megállapodások keretében járnak el. Ebből következik, hogy még ha az intézmények a szerződési feltételekből eredő jogaikat gyakorolják is, ezt a megfelelő ügyintézés elvének megfelelően kötelesek megtenni.

38. Az ombudsman azonban arra is emlékeztet, hogy a szerződéses esetekben elvégezhető felülvizsgálat hatóköre szükségképpen korlátozott. Az ombudsman úgy véli, hogy ha az ügy vita tárgyát képezi, nem szabad megkísérelnie annak megállapítását, hogy valamelyik fél megszegte-e a szerződést. Ezzel a kérdéssel csak az illetékes bíróság foglalkozhat hatékonyan, amelynek lehetősége lenne meghallgatni a felek vonatkozó jogra vonatkozó érveit, és értékelni az egymásnak ellentmondó bizonyítékokat bármely vitatott ténybeli kérdésben.

39. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a szerződéses vitákkal kapcsolatos ügyekben megalapozottan korlátozza vizsgálatát annak vizsgálatára, hogy az érintett uniós intézmény vagy szerv koherens és észszerű módon ismertette-e vele intézkedéseinek jogalapját, és miért véli úgy, hogy a szerződéses helyzetre vonatkozó álláspontja indokolt. Ebben az esetben az ombudsman arra a következtetésre jutna, hogy vizsgálata nem tárt fel hivatali visszásságot. Ez a következtetés nem érinti a felek azon jogát, hogy szerződéses jogvitájukat hatáskörrel rendelkező bíróság vizsgálja meg és bírálja el.

40. Az ombudsman megjegyzi, hogy a megfelelő ügyintézés elvei közé tartozik a bizalomvédelem elve, amelyet a helyes hivatali magatartásról szóló kódex (a továbbiakban: kódex) 10. cikke rögzít. Ezen elv szerint a tisztviselőknek tiszteletben kell tartaniuk azokat a jogos és észszerű elvárásokat, amelyeket a nyilvánosság tagjai támasztanak az intézmény múltbeli magatartásával szemben. Következetesnek kell lenniük igazgatási magatartásukban és az intézmény igazgatási tevékenységében is.

41. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a Bíróság állandó ítélkezési gyakorlata [2] szerint a bizalomvédelemhez való jog érvényesítéséhez három feltételnek kell teljesülnie. Először is, az uniós hatóságoknak pontos, feltétel nélküli és egybehangzó, engedéllyel rendelkező és megbízható forrásokból származó biztosítékokat kellett nyújtaniuk az érintett személy számára. Másrészt e biztosítékoknak jogos bizalmat kell kelteniük a címzettjükben. Harmadszor, a nyújtott biztosítékoknak meg kell felelniük az alkalmazandó szabályoknak.

42. A jelen ügyben a panaszos azzal érvel, hogy jogos elvárása van a szerződés megújításával kapcsolatban az alábbiak következtében: a Kiadóhivatal képviselője által a 2010. április 26-i ülésen és 2008 óta számos más alkalommal a panaszosnak nyújtott biztosítékok; valamint ii. az uniós intézményeknek és különösen a Kiadóhivatalnak a keretszerződések megújítására vonatkozó szokásos szerződéses gyakorlata.

43. Ami i. a Kiadóhivatal által állítólagosan nyújtott biztosítékokat illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos azt állította, hogy 2008 óta számos alkalommal kapott ilyen biztosítékokat. A panaszos azonban csak a 2010. április 26-án tartott találkozó részleteit közölte, és nem nyújtott be semmilyen konkrét bizonyítékot vagy információt azzal kapcsolatban, amit a kapott biztosítékok további példáinak nevezett. Következésképpen az ombudsman értékelését a Kiadóhivatalnak a 2010. április 26-i üléssel kapcsolatos magatartására korlátozza.

44. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos és a Kiadóhivatal eltérő véleményeket fogalmazott meg az ülésen megvitatott kérdésekkel kapcsolatban.

45. Véleményében és különösen az ellenőrzés során a Kiadóhivatal azt állítja, hogy a panaszos képviselőivel több, a meglévő szerződések teljesítésével kapcsolatos kérdést is megvitattak, de nem tettek említést a szerződés esetleges megújításáról. Az ombudsman rámutat arra, hogy a Kiadóhivatal álláspontját megerősíti a 2010. július 22-i feljegyzés tartalma, amelyet az ombudsman szolgálatai megvizsgáltak.

46. A panaszos azonban megkérdőjelezte a Kiadóhivatal által több hónappal a találkozó után készített 2010. július 22-i feljegyzés megbízhatóságát. A panaszos azt is hangsúlyozta, hogy a Kiadóhivatal nem reagált a 2010. május 4-i e-mailjére, amelyet hallgatólagos megerősítésnek kell tekinteni arra vonatkozóan, hogy az ülés során biztosítékokat nyújtottak.

47. Az ombudsman úgy véli, hogy az a tény, hogy a feljegyzést több mint két hónappal az ülés után készítették, kétségeket vethet fel annak megbízhatóságát illetően. A Kiadóhivatal aktájának vizsgálata során azonban kiderült, hogy a szerződés meghosszabbításának mellőzésére vonatkozó javaslatot már jóval a panaszossal való találkozó időpontja előtt benyújtották, és azt néhány nappal később véglegesítették. Ilyen körülmények között az ombudsman valószínűtlennek tartja, hogy a Kiadóhivatal képviselője, aki részt vett az ülésen, és akinek jól ismerte a folyamatban lévő belső eljárást, biztosítékot nyújtott volna a szerződés megújítására.

48. Az ombudsman azt is megjegyzi, hogy a vizsgálat során a Kiadóhivatal magyarázatot adott arra, hogy miért nem reagált a panaszos 2010. május 4-i e-mailjére. A Kiadóhivatal képviselői különösen azt tisztázták, hogy ezen időpontig a végleges határozatot még nem hozták meg, de hamarosan meghozzák, ezért nem tartotta helyénvalónak a Hivatal szándékának nyilvánosságra hozatalát. Az ombudsman úgy véli, hogy a Kiadóhivatal pontosítása hihető és összhangban van az igazoló dokumentumokkal. Ezért úgy véli, hogy az adott körülmények között a panaszos 2010. május 4-i e-mailjére való reagálás hiánya nem tekinthető a Kiadóhivatal hallgatólagos beleegyezésének annak tartalmával kapcsolatban, amint azt a panaszos javasolta.

49. Mindemellett az ombudsman úgy véli, hogy semmi sem akadályozta volna meg a Kiadóhivatalt abban, hogy válaszoljon a panaszos 2010. május 4-i e-mailjére. Ebben a válaszban tájékoztathatta volna a panaszost a szerződés meghosszabbítására vonatkozó döntés időkeretéről. Ezt az akkor folyamatban lévő belső döntéshozatali folyamat közzététele nélkül is meg lehetett volna tenni. Az ombudsman ezért további észrevételt fog tenni e tekintetben annak érdekében, hogy iránymutatást nyújtson, ha a jövőben hasonló esetek merülnek fel.

50. A fentiek fényében az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos azon álláspontja, miszerint a Kiadóhivatal a 2010. április 26-i ülésen nyújtotta az állítólagos biztosítékokat, nem meggyőző.

51. Ami ii. a panaszos hivatkozását illeti arra, amit az uniós intézmények keretszerződések megújítására vonatkozó általános szerződéses gyakorlatának tekint, az ombudsman megjegyzi, hogy a Kiadóhivatal észszerű magyarázatot adott arra, hogy ilyen gyakorlat nem létezik. E tekintetben meg kell jegyezni, hogy a Kiadóhivatal azzal érvelt, hogy a megújítási záradékok szerződésbe foglalása kizárja annak lehetőségét, hogy a megújításokat automatikusként értelmezzék. A Kiadóhivatal azt is elmondta, hogy a rendelkezésére álló számadatok nem utalnak a keretszerződések megújításának általános gyakorlatára.

52. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos nem hozott fel olyan konkrét érvet, amely megkérdőjelezné a Kiadóhivatal álláspontját. Először is a panaszos csupán azt állította, hogy az állítólagos gyakorlat létezik, utalt saját tapasztalataira, és megemlítette azokat a gazdasági okokat, amelyek szerinte szükségessé tennék a keretszerződések automatikus megújítását. Ezenkívül észrevételeiben a panaszos azt is elismerte, hogy vannak olyan esetek, amikor a keretszerződéseket nem újítják meg, és különösen egyetértett azzal, hogy a keretszerződés meghosszabbításának mellőzéséről szóló határozat indokolt lehet olyan esetekben, amikor már nincs szükség a kínált szolgáltatásokra, vagy amikor a vonatkozó költségvetés kimerült. Az ombudsman megjegyzi, hogy ebben az esetben a Kiadóhivatal úgy határozott, hogy az előirányzott költségvetés kimerülése miatt nem hosszabbítja meg a szerződést. Az ombudsman ezért arra a következtetésre jut, hogy a panaszos által felhozott érvek inkább megerősítik, mintsem ellentmondanak a Kiadóhivatal azon következtetésének, hogy a keretszerződések megújítása tekintetében nincs bevett gyakorlat. Hasznosnak tűnik hozzátenni, hogy ezt a megállapítást nem befolyásolja a panaszos azon álláspontja, hogy: (i) a szerződést aktívan használták olyan szolgáltatások nyújtására, amelyek rendkívül szükségesek voltak; és ii. bizonyos beruházásokat kellett végrehajtania. Tekintettel arra, hogy (i) és (ii) a szerződés érvényességi idejére vonatkoznak, nem kelthettek jogos bizalmat a szerződés megújításával kapcsolatban.

53. A fentiek fényében az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a jelen ügyben nem állapítható meg a bizalomvédelem elvének megsértése. Ebből következik, hogy a panaszos állítása nem fogadható el.

B. Általános hivatali visszásság fennállására vonatkozó állítás

54. Ami a panaszosnak az észrevételeiben benyújtott további állítását (lásd a 15. pontot), nevezetesen a Kiadóhivatalnak a panaszossal szembeni szisztematikus ellenséges magatartását illeti, az ombudsman úgy véli, hogy mivel a jelen ügyben nem talált hivatali visszásságot, azt nem tekintheti a panaszossal szembeni állítólagos rendszerszintű, ellenséges magatartás példájának. Ezért úgy véli, hogy konkrét bizonyítékok hiányában nem indokolt ezen állítás vizsgálata.

C. Következtetések

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

A Kiadóhivatal tevékenységei során nem történt hivatali visszásság.

A panaszost és a Kiadóhivatalt tájékoztatják erről a döntésről.

További megjegyzés

A szerződés feltételeitől függően azokban a jövőbeli esetekben, amikor a szerződő felek felteszik a kérdést, hogy szerződésüket megújítják-e vagy sem, a Kiadóhivatal legalább azt a hozzávetőleges időkeretet megjelölheti, amelyen belül döntést kíván hozni.

 

Emily O'Reilly

Kelt Strasbourgban, 2013. december 19-én.

---

[1] A T-407/06. és T-408/06. sz., Zhejiang Aokang Shoes kontra Tanács egyesített ügyekben hozott ítélet (EBHT 2010., 747. o.) 101. pontja.

[2] a T-203/97. sz., Forvass kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 1999., I-A-129. o. és II-705. o.) 70. pontja; a T-199/01. sz., G kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 2002., I-A-217. o. és II-1085. o.) 38. pontját; A T-347/03. sz., Branco kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT 2005., II-2555. o.) 102. pontja.