# Az európai ombudsman határozata a Kutatási Végrehajtó Ügynökséggel kapcsolatos OII/14/2012. számú, saját kezdeményezésű vizsgálat lezárásáról
- Szerző: Európai Ombudsman
- Dátum: 2013-12-16T00:01+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hu/decision/hu/52759)
---
Háttér
------

**1.** Ez a hivatalból indított vizsgálat egy olyan panaszon alapul, amelyet egy svájci állampolgár nyújtott be az ombudsmanhoz, aki 2011 májusától a Kutatási Végrehajtó Ügynökség (REA) „független felülvizsgálati szakértőjeként" dolgozott. A REA-t az Európai Bizottság hozta létre 2007-ben a kutatási, technológiafejlesztési és demonstrációs tevékenységekre vonatkozó hetedik keretprogram nagy részének irányítására.

**2.** A panaszos felülvizsgált egy kutatási projektet Nicosiában (Ciprus). Ez magában foglalta a 2011. december 15-én Nicosiában tartott ülésen való részvételt. A találkozót megelőző nap korán Nicosiába utazott, és másnap későn tért vissza, mert ez lehetővé tette számára, hogy elfogadható áron foglaljon járatokat. 2011. december 19-én kérte a megfelelő utazási költségek megtérítését.

**3.** A panaszának alátámasztására benyújtott levelezésből kitűnik, hogy 2012. március 29-én a REA arról tájékoztatta, hogy még mindig hiányoznak bizonyos, a költségeinek megtérítéséhez szükséges dokumentumok. A kifizetésekkel foglalkozó tisztviselő szintén kétszer kérte a panaszost, hogy tisztázza azt a projektet, amelynek kifizetését kérte. E kérelmek közül a másodikra válaszul a panaszos megküldte 2011. decemberi költségkimutatását, megjegyezve, hogy az „A" és „B" visszatérítési formanyomtatványok rendes postai úton haladnak. Teljes csalódottságát fejezte ki amiatt, hogy „az*EU nem tudja megtéríteni a költségeimet, de továbbra is küld nekem e-maileket mindig ugyanazért, amit már kézbesítettem*".

**4.** Ugyanezen a napon kelt válaszában a REA arra kérte, hogy írja alá a „BAF-dokumentumot" (a bankszámla-formanyomtatványt), és „újra írja alá" a „jogi személyek" formanyomtatványt annak érdekében, hogy jogi személye és bankszámla-profilja létrehozható legyen. A REA tisztviselője kijelentette, hogy soha nem kapta meg ezeket a formanyomtatványokat vagy a panaszos utazási költségeit igazoló dokumentumokat. Ezért arra kérte, hogy küldje el neki a hiányzó dokumentumokat, és megígérte, hogy amint megkapja azokat, feldolgozza az ügyet.

**5.** 2012. július 11-én a panaszos levelet intézett a REA-hoz, amelyben megerősítette, hogy a kifizetésre végül sor került. Ugyanakkor azt kifogásolta, hogy járatának árát tévesen váltották át svájci frankról euróra, ami 50 CHF veszteséget okozott számára. Ezenkívül úgy vélte, hogy további öt napot kellett volna visszatéríteni számára, mivel az elszámoltnál hosszabb ideig utazott.

**6.** 2012. július 17-én a REA értékelő szolgálatának részlegvezetője válaszolt a panasz e-mailjére, és kijelentette, hogy a teljesített kifizetés teljes mértékben megfelelt azoknak a szabályoknak, amelyeket a panaszos a kinevezési levél aláírásakor elfogadott. Javasolta továbbá, hogy amennyiben a panaszos nem elégedett ezzel a határozattal, forduljon az ombudsmanhoz, a Törvényszékhez vagy a Bizottsághoz.

**7.** 2012. július 24-én a panaszos panaszt (1555/2012/KM) nyújtott be az ombudsmanhoz. 2012. augusztus 22-én az ombudsman az Európai Unió működéséről szóló szerződés 228. cikkével és az ombudsman alapokmánya 2. cikkének (2) bekezdésével összhangban elfogadhatatlannak nyilvánította a panaszt, mivel a panaszos nem uniós tagállam állampolgára vagy lakosa, és így nem jogosult panaszos. Ennek ellenére az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a panasz vizsgálatra érdemes, és ezért megindította a jelen hivatalból indított vizsgálatot a panasz tárgyában.

A vizsgálat tárgya
------------------

**8.** A vizsgálat alapját képező panaszban a panaszos a következő állításokat és állításokat nyújtotta be:

##### Állítások

**1.** A REA nem térítette meg teljes mértékben a panaszosnak a projekttel kapcsolatban felmerült költségeit és elvégzett munkáját.

Ezen állítás alátámasztására a panaszos azzal érvelt, hogy a REA tévesen váltotta át a svájci frankból induló járatának árát euróra. Nem fizette ki az összes napot, amit a projektben töltött.

**(2)** A REA szükségtelenül bürokratikus módon kezelte a panaszos utazási költségeinek visszatérítésére irányuló kérelmét.

##### Igénylés

A REA-nak teljes mértékben meg kell térítenie a panaszosnál felmerült költségeket és az általa elvégzett munkát.

A vizsgálat
-----------

**9.** 2012. szeptember 19-én az ombudsman vizsgálatot indított azzal, hogy kikérte a REA véleményét a panasszal kapcsolatban. Az ombudsman arra is felkérte a REA-t, hogy a vonatkozó aktát bocsássa az ombudsman szolgálatai rendelkezésére betekintésre.

**10.** Az ellenőrzésre 2012. november 12-én került sor. Az ombudsman 2012. december 20-án jelentést küldött erről a vizsgálatról a REA-nak és a panaszosnak, és felkérte a panaszost, hogy 2013. január 31. előtt tegye meg észrevételeit.

**11.** A REA 2013. január 18-án nyilvánított véleményt. Az ombudsman ezt a véleményt megküldte a panaszosnak azzal a felhívással, hogy 2013. február 28. előtt nyújtsa be észrevételeit.

**12.** A panaszostól nem érkezett észrevétel.

Az ombudsman elemzése és következtetései
----------------------------------------

### A. A panaszos teljes körű megtérítésének elmulasztására vonatkozó állítás és az ahhoz kapcsolódó állítás

#### Az ombudsman elé terjesztett érvek

**13.** A panaszos kifogásolta, hogy járatának árát CHF-ről EUR-ra váltották át oly módon, hogy egy 833,40 CHF költségű jegyért 663,36 EUR visszatérítést eredményeztek. Amikor a bankja visszaváltotta az összeget, 50 CHF veszteséget szenvedett el.

**14.** A panaszos továbbá azzal érvelt, hogy sok időt kell fordítania a projekt értékelésére. Így azt állította, hogy négy és fél napra fizették ki. Nemcsak a nicosiai találkozóra kellett repülnie, hanem korán kellett érkeznie és későn kellett távoznia annak érdekében, hogy pénzt takarítson meg a járaton, valamint maga szervezze meg ezt a járatot és találjon szállást. Ezenkívül számos jelentést kellett kinyomtatnia és tanulmányoznia, és miután befejezte a jelentés írását, fel kellett töltenie azt egy számára új online űrlapon, amely nem működött túl jól. A panaszos úgy vélte, hogy ezt az időt nem fizették ki kellőképpen. 1000 euróval többet kellett volna fizetnie az idejéért.

**15.** Ami a REA azon állítását illeti, hogy aláírta a szerződést, amely két és fél munkanap kifizetését irányozta elő, azt állítja, hogy csak röviden tekintette át a kinevezési okmányának számos mellékletét. Megjegyzi, hogy a mellékletek angol nyelven készültek, és bár nem okoz nehézséget számára az angol nyelvű műszaki és tudományos irodalom, nehezen olvashatónak találja a bonyolult szerződéses dokumentumokat. Szívesebben fordította idejét a projekt lényegére, amelynek szakértője volt.

**16.** A REA-val folytatott e-mailes levelezése során a panaszos elfogadta a REA által felhozott egyes okokat, amelyek miatt nem térítették meg számára a költségkimutatásának megfelelően. Elismerte, hogy hozzászokott az egyetemétől eltérő utazási költségtérítési rendszerhez, amely lehetővé tette számára, hogy a jelen ügyhöz hasonlóan tényleges költségeket igényeljen, beleértve a szállítást is. Most már megértette, hogy az uniós rendszer eltérően működik, és elfogadta, hogy napidíjat, két lakhatási támogatást és a járat költségét kapja. Azt is elfogadta, hogy a REA egy napot fizet neki „utazással járó feladatokért" és másfél napot „utazással nem járó feladatokért". Kérelmét azonban két teljes nap utazási időre fenntartotta.

**17.** Véleményében a REA rámutatott arra, hogy évente mintegy 7000 szakértőt nevez ki. A vonatkozó feltételeket egy bizottsági rendeletben \[1\] meghatározott, a hetedik keretprogram részvételi szabályai által előírt „kinevezési levél" mintája tartalmazza.[Konkrétabban,](#_ftn1 ""){#_ftnref1} a felülvizsgálók kinevezéséről szóló levél mintáját szintén bizottsági határozattal fogadták el.

**18.** A REA megállapította, hogy a panaszos a kinevezési okmány aláírásakor elfogadta ezeket a feltételeket.

**19.** Ami a visszaútra szóló repülőjegye visszatérítésének kérdését illeti, a REA kifejtette, hogy a panaszos által követelt ár és a visszatérített összeg közötti különbség azért merülhetett fel, mert a jegy ára (833,40 CHF) 25 CHF összegű lemondási biztosítást tartalmazott. Az ilyen biztosításokat azonban a nicosiai kiküldetése során napi 92 EUR összegű „napi juttatás" fedezte. Ezért nem lehetett újra visszatéríteni, ami a járat költségét 808,40 CHF-re csökkentette.

**20.** A kinevezési okmány III-A. mellékletének 4.6. pontja kimondja, hogy „Az utazási költségeket euróban kell megtéríteni, adott esetben az ülés/munka napján érvényes átváltási árfolyamon". Figyelembe véve az Európai Központi Bank által az ülés napján közzétett átváltási árfolyamot, a panaszosnak 659,33 EUR-t kellett volna kapnia. A REA azonban az Európai Bizottság által is alkalmazott eljárást alkalmazza az eurótól eltérő pénznemben felmerült utazási költségek megtérítésére. Ez magában foglalja a vonatkozó összegeknek az Európai Bizottság által közzétett és az Európai Központi Bank által rögzített átlagos havi kamatláb alapján történő átváltását.[\[2\]](#_ftn2 ""){#_ftnref2} Ha a REA a 2011. decemberi kamatlábat alkalmazta volna, a panaszos 658,19 EUR-t kapott volna. A REA azonban tévesen a 2012. januári kamatlábat alkalmazta, ami azt jelentette, hogy a panaszos 663,38 EUR-t kapott. Ez a hiba tehát az ő javát szolgálta.

**21.** Ami azokat a napokat illeti, amelyekért a panaszos fizetést kapott, a REA megjegyezte, hogy a panaszost 2011. december 1-jén, amikor megkapta a szerződés feltételeit meghatározó „technikai mellékletet", tájékoztatták arról, hogy jogosult másfél napot igényelni a „távoli", azaz Svájcból végzett felülvizsgálati munkájáért, valamint egy napot a nicosiai találkozóra. A kinevezési okmány I. melléklete úgy rendelkezett, hogy a szakértők „egyösszegű átalány formájában 450 euró kifizetésére jogosultak a REA szolgálatainak segítésével töltött minden egyes teljes munkanap után". Az a két nap, amelyet a panaszos Nicosiába és Nicosiából való utazással töltött, nem számított munkanapnak, és ezért nem térítették meg. Az utazással töltött napok, amelyek a megbízás részét képezték, mint a jelen ügyben is, a szakértőt a kinevezési okmány I. melléklete szerinti utazási és „megélhetési költségekre" jogosították fel: „Az utazással járó megbízások esetében csak az utazási és tartózkodási költségek téríthetők meg. Az utazási költségeket a tényleges kiadások alapján térítik meg, a tartózkodási költségeket pedig átalányösszegű napidíj alapján állapítják meg."

**22.** A REA ezért azzal érvelt, hogy a két és fél munkanapos kifizetése teljes mértékben megfelelt a kinevezési levélben meghatározott rendelkezéseknek.

#### Az ombudsman értékelése

**23.** Az ombudsman megjegyzi, hogy a REA által készített végleges költségkimutatás 2080,38 EUR kifizetést mutatott ki. Ez magában foglalt 1125 EUR-t 2,5 napos munkára, napidíjat (92 EUR), két éjszakás szállásköltség-térítést (200 EUR) és egy 663,38 EUR összegű menettérti repülőjegyet.

**24.** Ami a munkaidőként visszatérített napokat illeti, úgy tűnik, hogy a REA az alkalmazandó szabályoknak megfelelően járt el, amelyekről a panaszost a kinevezési levélben tájékoztatták. E levél szerint, amelyet a panaszos aláírt, a panaszos egy napot igényelhet a nicosiai találkozóra és másfél napot a felülvizsgálattal kapcsolatos egyéb munkára, valamint a találkozó előtti és utáni éjszakára vonatkozó szállásra, beleértve az érintett járat költségét is. Ezenkívül a kinevezési okmány III. melléklete megerősíti a REA azon állítását, hogy a panaszos utazási napjai nem számíthatók munkanapnak, és további visszatérítést vonnak maguk után: úgy rendelkezik, hogy „az*ülés minden napjára"* napidíjat kell fizetni.

**25.** Ezenkívül a REA elegendő és koherens magyarázatot adott arra vonatkozóan, hogy hogyan számította ki az érintett járat költségeinek visszatérítését (amikor még a panaszos javára elkövetett kisebb hibát is elismert), valamint a költségkimutatás összes többi elemével kapcsolatban. Az ombudsman megállapítja, hogy ezeket a kifizetéseket az alkalmazandó szabályokkal összhangban teljesítették. Az a tény, hogy a panaszos saját bevallása szerint nem olvasta el ezeket a szabályokat, nem jogosítja fel a szokásosan fizetett összegen felüli visszatérítésre.

**26.** Az ombudsman ezért megállapítja, hogy ezzel az állítással és a kapcsolódó állítással kapcsolatban nem történt hivatali visszásság.

### B. Túlzott bürokrácia gyanúja

#### Az ombudsman elé terjesztett érvek

**27.** A panaszos azzal érvelt, hogy a REA késleltette költségkimutatásának kifizetését. Bár 2011. december 19-én benyújtotta költségkimutatását, a REA sokkal később, 2012. március 29-én válaszolt neki, hogy további dokumentációt kérjen tőle. A panaszos azzal érvelt, hogy a REA folyamatosan új igazoló dokumentumok iránti kérelmeket nyújtott be, amelyek megsértették személyhez fűződő jogait.

**28.** A REA azzal érvelt, hogy az alkalmazandó szabályokkal teljes összhangban járt el, amelyekről a panaszost a kinevezésről szóló levélben tájékoztatták. Kifejtette, hogy addig nem teljesíthet kifizetést, amíg meg nem kapta i. a kifizetést igénylő személyre vonatkozó „Jogi személy" és „Pénzügyi azonosító" formanyomtatványokat, ii. a visszatérítés vagy kifizetés iránti kérelmet, beleértve a vonatkozó igazoló dokumentumokat, valamint iii. a vonatkozó zárójelentést.

**29.** A REA-nak szüksége volt a „Jogi személyek" formanyomtatványra (LEF) és a „Pénzügyi azonosító" formanyomtatványra (más néven „Bankszámla-formanyomtatvány" vagy BAF) ahhoz, hogy számlát hozzon létre a Bizottság adatbázisában. A BAF-formanyomtatvány a szakértő bankszámlájának a bank bélyegzőjével vagy egy közelmúltbeli bankszámlakivonattal történő érvényesítésére szolgált. E formanyomtatvány nélkül sem a REA, sem a Bizottság nem tudott kifizetést teljesíteni.

**30.** A panaszos által aláírt kinevezési levél ténylegesen előírta számára, hogy 2011. június 11. előtt küldje el mindkét formanyomtatvány kitöltött és aláírt példányát a REA-nak. Valójában, amint azt az ellenőrzés kimutatta, a panaszos csak 2012. április 27-én küldte el a BAF-formanyomtatványt, miután a REA 2011 júniusa és 2012 áprilisa között 11 emlékeztetőt küldött.

**31.** A kinevezésről szóló levél azt is meghatározta, hogy az utazási költségeket a „visszatérítési formanyomtatvány", valamint az eredeti jegy(ek) és számlák, illetve az online foglalások esetében az „elektronikus*foglalási és beszállókártyák kinyomtatott példányának" benyújtása után térítik meg.* A REA csak 2012. április 27-én kapta meg a megfelelően kitöltött visszatérítési formanyomtatványt. További három emlékeztetőre volt szüksége, mielőtt 2012. május 29-én megkapta az összes igazoló dokumentumot.

**32.** Végül a REA hangsúlyozta, hogy megtagadhatja a kifizetést a szakértőtől azt megelőzően, hogy a szakértő benyújtaná azt a jelentést, amelynek megírására felvették. A panaszos 2012. április 13-án nyújtotta be jelentését. A REA ugyanezen a napon jóváhagyta ezt a jelentést, közvetlenül azután megindította a visszatérítési eljárást, és a végleges igazoló dokumentumok kézhezvételekor, azaz 2012. május 29-én véglegesítette azt.

**33.** A REA arra a következtetésre jutott, hogy az alkalmazandó szabályokkal, valamint a megfelelő ügyintézés elvével összhangban járt el, amikor számos alkalommal emlékeztette a panaszost azokra a dokumentumokra, amelyeket még be kell nyújtania ahhoz, hogy megkapja a kifizetést. Úgy ítélte meg, hogy a váltott levelek mennyisége főként annak tudható be, hogy a panaszos nem reagált ezekre az emlékeztetőkre.

**34.** A helyszíni vizsgálat során a REA képviselői benyújtottak egy aktát, amely tartalmazta a panaszossal folytatott valamennyi levelezést, és amely tartalmazta a REA által a panaszosnak küldött számos emlékeztetőt, emlékeztetve őt a kinevezési okmányában előírt szabályokra, és felkérve őt, hogy nyújtsa be a szóban forgó kifizetés teljesítéséhez szükséges releváns dokumentumokat. Arra a kérdésre, hogy a REA miért kérte a panaszost, hogy „újra írja alá" a jogi LEF-et, a REA képviselői kifejtették, hogy ez azért van, mert a panaszos nem tüntette fel benne az útlevélszámát. Ezt a nyilatkozatot a REA és a panaszos közötti vonatkozó levelezés is alátámasztotta.

#### Az ombudsman értékelése

**35.** Igaz, hogy az utazási költségek megtérítése és az FSP7 keretében végzett külső szakértői munka kifizetése érdekében betartandó szabályok összetettek. Valakinek, aki a panaszoshoz hasonlóan új volt ebben a rendszerben, ezek a szabályok valóban bonyolultnak tűnhettek. Az ombudsman vizsgálatából azonban az derül ki, hogy a panaszos állításával ellentétben a REA nem „állt*elő folyamatosan új követelményekkel".* Ehelyett több alkalommal udvariasan és türelmesen emlékeztette őt az általa aláírt kinevezési levélben meghatározott követelményekre, amelyeket teljesíteni kell ahhoz, hogy a REA teljesíthesse a kért kifizetést.

**36.** Összefoglalva, az ombudsman nem talált hivatali visszásságot ezzel az állítással kapcsolatban.

### C. Következtetések

E panasz kivizsgálása alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

**Nem történt hivatali visszásság.**

A panaszost és a REA-t tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Kelt Strasbourgban, 2013. december 9-én.

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} A hetedik keretprogram (2007--2013) cselekvéseiben a vállalkozások, a kutatóközpontok és az egyetemek részvételére, valamint a kutatási eredmények terjesztésére vonatkozó szabályok megállapításáról szóló, 2006. december 18-i 1906/2006/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (HL 2006. L 391., 1. o.).

[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Lásd: [http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm.](http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm)