# Az európai ombudsman határozata az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) ellen benyújtott 2163/2011/ER sz. panasszal kapcsolatos vizsgálatának lezárásáról
- Szerző: Európai Ombudsman
- Dátum: 2013-12-06T15:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hu/decision/hu/52462)
---
A panasz előzményei
-------------------

**1.** A jelen ügy tárgya a panaszosnak az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) által szervezett, jogász-nyelvészek számára szervezett EPSO/AD/197/10 nyílt versenyvizsgából (a továbbiakban: versenyvizsga)[\[1\]](#_ftn1 ""){#_ftnref1} való állítólagos jogellenes kizárása a vonatkozó vizsgadokumentumok állítólagos téves betudása miatt.

**2.** A panaszos román állampolgár, aki részt vett a versenyben. Egy számítógépes előzetes teszten vett részt, amely francia nyelvről angol nyelvre történő fordításból állt. A fordítást szövegszerkesztő szoftverrel készítették el, titkos számmal azonosították, és elektronikus úton nyújtották be.

**3.** Miután az EPSO úgy határozott, hogy a számítógépes vizsgán nyújtott teljesítménye miatt nem engedi be a versenyvizsga következő szakaszába, a panaszos 2011. szeptember 23-án, majd ismét szeptember 30-án levelet intézett az EPSO-hoz, amelyben a vizsga és az értékelőlap másolatát, valamint a határozat felülvizsgálatát kérte.

**4.** 2011. október 10-én az EPSO megküldte a panaszosnak a kért dokumentumokat. Ugyanakkor továbbítási hiba miatt az EPSO a versenyvizsga többi résztvevője írásbeli vizsgáinak másolatait is megküldte számára.

**5.** 2011. október 13-án a panaszos internetes felületén keresztül felvette a kapcsolatot az EPSO-val, és kijelentette, hogy az EPSO tévesen tulajdonított neki egy másik pályázó írásbeli vizsgáját (szám: XXXXXXX). Rámutatott továbbá egy másik vizsgára, amely azon vizsgák közé tartozott, amelyeket az EPSO tévedésből küldött el, és ezt a vizsgát jelölte meg a sajátjaként. E körülményekre tekintettel arra kérte az EPSO-t, hogy haladéktalanul intézkedjen, és orvosolja az állítólagos téves betudást.

**6.** 2011. október 14-i válaszában az EPSO megerősítette, hogy a panaszos írásbeli tesztje valóban tartalmazta a XXXXXXX számú tesztet. A kiválasztási eljárás titkosságára hivatkozva kijelentette, hogy nem tud további magyarázattal szolgálni az írásbeli vizsgák lebonyolításával és a titkos számok kiosztásával kapcsolatban.

**7.** 2011. október 17-én a panaszos újabb levelet küldött az EPSO-nak, amelyben azzal érvelt, hogy korábbi levelét követően nem tett lépéseket. Azt is kérte, hogy vizsgálják felül a pályázók azonosítására használt módszert´ írásbeli tesztek.

**8.** 2011. október 14-i és 20-i azonos levelében az EPSO arról tájékoztatta a panaszost, hogy a versenyvizsga résztvevőinek nagy száma miatt a panaszos felülvizsgálati kérelmére adott válasz „a*szokásosnál hosszabb időt* vehet igénybe".

**9.** 2011. október 24-én a panaszos írásban kérte az EPSO-tól a versenyvizsga felfüggesztését és a kérdés tisztázását.

**10.** 2011. október végén az EPSO a honlapján bejelentette, hogy az EPSO/AD/197/10 nyílt versenyvizsga értékelőközponti vizsgáira 2011. november 8. és 17. között kerül sor.

**11.** 2011. október 26-án a panaszos benyújtotta e panaszt az európai ombudsmanhoz.

A vizsgálat tárgya
------------------

**12.** Az ombudsman vizsgálatot indított a következő állításokkal és állításokkal kapcsolatban:

##### Állítások

**1.** Azáltal, hogy a jelen eljárást oly módon folytatta le, amely a panaszos írásbeli vizsgáját összekeverte egy másik pályázó írásbeli vizsgájával, az EPSO elmulasztotta kellő gondossággal lefolytatni az EPSO/AD/197/10 nyílt versenyvizsgát.

**2.** Az EPSO azáltal, hogy megtagadta a számítógépes teszt során a névtelenség biztosítására irányuló eljárásra vonatkozó tájékoztatást, nem folytatta le átlátható módon az EPSO/AD/197/10 nyílt versenyvizsgát.

**3.** Az EPSO azáltal, hogy nem adott azonnali választ a panaszos állításaira, illetve nem függesztette fel a versenyt, valamint figyelembe véve a panaszos által felvetett probléma súlyosságát, elmulasztotta kellő gondossággal lefolytatni az EPSO/AD/197/10 nyílt versenyt.

##### Követelések

**1.** Az EPSO/AD/197/10 versenyvizsgát az állítólagos hivatali visszásság rendezéséig fel kell függeszteni.

**2.** A jövőbeli versenyvizsgák megszervezése során az EPSO-nak szabályokat és eljárásokat kell elfogadnia a jelen ügyben említettekhez hasonló hivatali visszásságok elkerülése érdekében.

A vizsgálat
-----------

**13.** 2011. november 30-án az ombudsman felkérte az EPSO-t, hogy 2012. február 29-ig nyilvánítson véleményt a panaszos állításairól és követeléseiről. 2012. február 23-án az EPSO ezen időszak 2012. március 31-ig történő meghosszabbítását kérte, amelynek az ombudsman helyt adott. Az EPSO 2012. április 13-án nyújtotta be véleményét az ombudsmannak. A petíciót továbbították a panaszosnak azzal a felhívással, hogy tegye meg észrevételeit. A panaszos ezt 2012. május 29-én tette meg.

**14.** A felek érveinek és a vizsgálat során bemutatott bizonyítékoknak az alapos elemzését követően az ombudsman úgy határozott, hogy a versenyvizsgával kapcsolatos EPSO-aktába való betekintésre van szükség. A vizsgálatot az ombudsman szolgálatai 2013. január 11-én végezték el. A vizsgálati jelentés egy példányát megküldték az EPSO-nak, egy példányt pedig a panaszosnak azzal a felhívással, hogy 2013. február 28-ig nyújtsa be észrevételeit. A panaszos e jelentéssel kapcsolatban nem nyújtott be észrevételeket.

Az ombudsman elemzése és következtetései
----------------------------------------

### Előzetes megjegyzések

**15.** Észrevételeiben a panaszos aggodalmát fejezte ki azzal kapcsolatban, hogy az EPSO-nak mennyi időbe telt „választ adnia". Kijelenti, hogy mivel a vizsgadokumentumok kiosztása a versenyvizsga központi eleme, a kiosztásra vonatkozó információknak könnyen hozzáférhetőknek kell lenniük. Az ombudsman úgy értelmezi a panaszos nyilatkozatát, hogy az az EPSO által a vélemény ombudsmanhoz történő benyújtásához szükséges időre vonatkozik. Igaz, hogy az EPSO csak 2012. április 13-án, vagyis közel két héttel a (meghosszabbított) határidő lejárta után nyújtotta be véleményét. Az is igaz, hogy az EPSO nem kért elnézést e késedelemért. Mindazonáltal az ombudsman úgy véli, hogy ez az enyhe késedelem nem gyakorolt negatív hatást a panaszos által felvetett kérdések vizsgálatára. A jelen ügy e vonatkozását tehát nem szükséges tovább vizsgálni.

**16.** Tekintettel arra, hogy tényszerűen és logikailag kapcsolódnak egymáshoz, az ombudsman helyénvalónak tartja a panaszos első és harmadik állításának, valamint első állításának együttes vizsgálatát. A panaszos második állítását a Bizottság a panaszos második állításával együtt vizsgálja meg.

### A. Az arra vonatkozó állítások, hogy az EPSO nem kellő gondossággal folytatta le a versenyvizsgát, és nem tett azonnali lépéseket a probléma megoldása érdekében, valamint a kapcsolódó felfüggesztés iránti kérelem

#### Az ombudsman elé terjesztett érvek

**17.** A panaszos azt állította, hogy az EPSO azáltal, hogy a kiválasztási eljárást oly módon folytatta le, amely az írásbeli vizsgáját összekeverte egy másik pályázó írásbeli vizsgájával, és nem adott azonnali választ az állításaira, illetve nem függesztette fel a versenyt, nem kellő gondossággal folytatta le a versenyt. Kérte az EPSO/AD/197/10 nyílt versenyvizsga felfüggesztését az állítólagos hivatali visszásság rendezéséig.

**18.** Véleményében az EPSO kifejtette, hogyan azonosítják és dolgozzák fel a pályázók számítógépes fordítási tesztjeit a versenyvizsga-eljárás során.

**19.** Ami a tesztdokumentumok állítólagos téves betudását illeti, az EPSO hangsúlyozta, hogy a panaszos 2011. október 13-i e-mailjét követően, valamint ismét a vizsgálat ombudsman általi megindítását követően ellenőrizte a számítógépes fordítási tesztek azonosításával és feldolgozásával kapcsolatos nyilvántartásokat. Az EPSO hangsúlyozta, hogy az ellenőrzés megerősítette, hogy nem történt hiba, mivel a XXXXXXX. sz. fordítást a panaszoshoz rendelt munkaállomáson (a vizsgaközpont XX. sz. munkaállomásán) készítették a vizsgaidőpont idején.

**20.** Álláspontjának alátámasztására az EPSO a következőket nyújtotta be az ombudsmannak: i. képernyőkép a panaszos EPSO-fiókjáról; ii. az EPSO/AD/197/10 versenyvizsga azon pályázóinak listája, akik ugyanazon a vizsgaközpontban és ugyanazon a napon tették le a vizsgát, mint a panaszos; iii. a tesztközpontban a panaszos által aláírt névjegyzék kivonata; iv. a panaszos előzetes fordítási tesztjének .xml fájlja; és v. a(z) XXXXXXX hivatkozási számú fordítás szövege.

**21.** Az EPSO nem foglalkozott kifejezetten a panaszosnak a versenyvizsga felfüggesztésére irányuló kérelmével.

**22.** Észrevételeiben a panaszos megerősítette, hogy nem ismeri el a neki tulajdonított írásbeli vizsgát, és hogy az EPSO által használt szoftvert az esetleges technikai problémák miatt megbízhatatlannak tartja. E tekintetben a panaszos azzal érvelt, hogy a tesztdokumentumnak egy aláírt példányát kellett volna rendelkezésre bocsátani. Úgy vélte továbbá, hogy az EPSO nem kezelte megfelelően és időben az ügyét, mivel nem tett további intézkedéseket a vizsgák helyes kiosztásának biztosítása érdekében.

##### Az EPSO irataiba való betekintés eredményei

**23.** Az EPSO aktájának vizsgálata során az ombudsman képviselői részletes magyarázatot kaptak a számítógépes szoftver működéséről, és megkapták a vonatkozó dokumentumok másolatát. Ezenkívül az ombudsman képviselői összehasonlíthatták a panaszosnak tulajdonított tesztet az általa sajátjaként azonosított teszttel, és ellenőrizhették az utóbbihoz kapcsolódó személyes adatokat. Az EPSO képviselői kifejtették, hogy amikor a pályázók egy adott időpontra lefoglalják írásbeli vizsgájukat a kiválasztott vizsgaközpontban, az adott vizsgaközpontban egy adott terembe, az adott helyiségben pedig egy adott számítógépre osztják be őket. Amikor a pályázók megérkeznek a vizsgaközpontba, személyazonosságukat a vizsgaközpont személyzetének egy tagja ellenőrzi. A pályázóknak ismét meg kell erősíteniük személyazonosságukat a számítógép képernyőjén. Ha a pályázó így tesz, a rendszer a munkaállomáson megnyitott munkamenetet a pályázati kódon, a versenyvizsga számán és a személyazonosító igazolványon keresztül hozzárendeli az adott pályázóhoz. Ezeket az adatokat ezt követően egy egyéni aktában tárolják, amelyet egy biztonságos webhelyen keresztül elektronikusan továbbítanak az EPSO-nak. A speciális szoftver minden egyes aktából lekéri az írásbeli vizsgát, és az általános aktában szereplő információk felhasználásával másolatokat készít a vizsgákról, amelyeket csak a pályázók titkos számai azonosítanak. A tesztek kijavítását követően fordított műveletet hajtanak végre, és a pontszámok a pályázók nevéhez kapcsolódnak. Az EPSO-nak a helyszíni vizsgálaton jelen lévő képviselői szerint az írásbeli vizsgát csak akkor lehetne rossz pályázóhoz társítani, ha a két érintett pályázó ugyanazon a központban, ugyanazon a napon és ugyanabban az órában ülne le a vizsgán, és a vizsgaidőszak kezdete után kicserélnék az általuk használt munkaállomásokat.

**24.** A panaszos nem nyújtott be észrevételeket az ellenőrzési jelentéssel kapcsolatban.

#### Az ombudsman értékelése

**25.** A panaszos első állításának értékelésekor az ombudsmannak meg kell vizsgálnia, hogy a panaszos esetében a vonatkozó vizsgálati dokumentumok helytelenül kerültek-e felhasználásra.

**26.** Az ombudsman megjegyzi, hogy az EPSO a vizsgálat során mindvégig ragaszkodott ahhoz, hogy a panaszos írásbeli vizsgáján nem történt téves betudás.

**27.** Véleményében és különösen a helyszíni vizsgálat során az EPSO részletes magyarázatot adott arra vonatkozóan, hogy hogyan dolgozzák fel a pályázók tesztjeit, és hogyan osztják ki automatizált módon a titkos számokat a pályázók között. Közelebbről, az EPSO egyértelművé tette, hogy a vizsgadokumentumok téves hozzárendelése csak akkor fordulhat elő, ha két pályázó, akik ugyanazon a napon és ugyanabban az órában ugyanabban a központban töltik a vizsgát, a vizsga megkezdését követően munkaállomást cserélnek. Az EPSO által nyújtott technikai magyarázatok alapján az ombudsman megalapozottnak tartja az EPSO álláspontját.

**28.** Az ellenőrzés során kiderült továbbá, hogy a panaszos által sajátjaként azonosított tesztdokumentumot egy tesztközpontban, a panaszos tesztközpontjától és tesztdátumától eltérő időpontban írták. Ebből következik, hogy az EPSO által nyújtott magyarázatok alapján a panaszos esetében nem fordulhatott elő a tesztdokumentumok téves hozzárendelése, függetlenül attól, hogy a panaszos állítása szerint a tesztdokumentum megfelelő minőségű volt-e vagy sem.

**29.** A panaszos azt is kijelentette, hogy a tesztdokumentumok meghatározott szoftver útján történő elektronikus hozzárendelése nem volt kellően megbízható, ezért a tesztdokumentumokat elektronikusan vagy más módon kell aláírni. Az ellenőrzés azonban azt mutatta, hogy minden jelöltnek meg kell erősítenie személyazonosságát a számára kijelölt munkaállomáson. Úgy tűnik, ez elegendő garanciát nyújt arra, hogy a tesztdokumentum szerzője valóban megfelelően azonosítható legyen.

**30.** E megfontolásokra tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos első állításával kapcsolatban nem állapítható meg hivatali visszásság. Mivel ez az állítás nem fogadható el, a kapcsolódó állításnak, azaz a panaszos első állításának nem lehet helyt adni. Végezetül, e megállapítások alapján és figyelembe véve, hogy nem állapítható meg hiba a panaszos tesztjének betudása során, az ombudsman úgy véli, hogy nem róható fel az EPSO-nak, hogy nem függesztette fel a versenyvizsgát. Az ombudsman a panaszos harmadik állításának fennmaradó részét (azaz azt, hogy az EPSO nem adott azonnali választ a panaszos állításaira) a második állítás értékelése és további megjegyzése során vizsgálja meg.

### B. Az EPSO azon állítása, hogy a versenyvizsga lebonyolítása nem volt átlátható

#### Az ombudsman elé terjesztett érvek

**31.** A panaszos azt állította, hogy az EPSO azáltal, hogy megtagadta a számítógépes teszt során a névtelenség biztosítására irányuló eljárással kapcsolatos tájékoztatást, nem folytatta le átlátható módon a versenyvizsgát.

**32.** Véleményében az EPSO részletesen kifejtette a pályázók tesztjeinek értékeléséhez használt módszertant. Ami a teszt anonimizálását illeti, az EPSO kifejtette, hogy a számítógépes teszt végén az egyes munkaállomások által generált és a pályázókat tartalmazó valamennyi adat ´ fordításait egy egyéni aktában tárolják. Ezt követően a pályázók aktáit biztonságos kapcsolaton keresztül elektronikus úton továbbítják az EPSO-nak, amely egy speciális algoritmus segítségével tárolja és feldolgozza azokat. A fordítást elkülönítik az egyéb olyan adatoktól, amelyek lehetővé tennék a jelölt azonosítását, és minden fordításhoz titkos számot rendelnek a jelölési folyamat során történő azonosítás céljából, amely névtelen. A jelölők előre meghatározott objektív kritériumok alapján kijavítják a fordítást, és javaslatot tesznek a pontozásra. Ezt követően a vizsgabizottság dönt a végső pontozásról. A pontozott tesztpéldányokat ezután a fent említett szoftveralgoritmus segítségével a titkos szám alapján újra összevetik a megfelelő pályázói profilokkal, és a teszteredményeket közlik a pályázókkal.

**33.** Észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy az EPSO-tól kapott válaszok nem voltak egyértelműek,*„miközben az Ön számára adott válaszukban úgy tűnik, hogy azok szisztematikusak és egyértelműek voltak".*

#### Az ombudsman értékelése

**34.** Az ombudsman megjegyzi, hogy az EPSO eredetileg a versenyvizsga-eljárás titkosságára hivatkozott annak okaként, hogy megtagadta az írásbeli vizsgák kezelésével és a titkos számok kiosztásával kapcsolatos információk közlését.

**35.** A vizsgálat során azonban az EPSO részletes tájékoztatást nyújtott a számítógépes tesztek során az anonimitás biztosítása érdekében alkalmazott eljárásról. Észrevételeiben a panaszos elismerte, hogy ezek a magyarázatok kellően informatívak és egyértelműek voltak. Ilyen körülmények között nincs ok a panaszos második állításának további vizsgálatára.

**36.** E megállapítás ellenére az ombudsman úgy véli, hogy semmi sem akadályozta volna meg az EPSO-t abban, hogy ezeket a magyarázatokat megadja, amikor a panaszos először vetette fel a kérdést. Az ombudsman ezért e tekintetben további észrevételt tesz.

**37.** Tekintettel a panaszos állításaival kapcsolatos megállapításaira, az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos második állításával kapcsolatos további vizsgálatok nem indokoltak.

### C. Következtetések

A panasszal kapcsolatos vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetésekkel zárja le a panaszt:

**A panaszos első állításával és első állításával kapcsolatban nem történt hivatali visszásság.**

**A panaszos panaszának fennmaradó részével kapcsolatban további vizsgálatok nem indokoltak.**

A panaszost és az EPSO-t tájékoztatják erről a döntésről.

### További megjegyzés

**Hasznos{#FR62_2013} lenne, ha a jövőben az EPSO megfelelően ismertetni tudná azon pályázókkal, akik úgy vélik, hogy vizsgaanyagukat esetleg összekeverték más pályázók vizsgaanyagaival, hogy milyen intézkedéseket hozott az ilyen helyzet kialakulásának megelőzése érdekében.**

Emily O´Reilly

Kelt Strasbourgban, 2013. november 11-én.

*** ** * ** ***

[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} HL 2010. C 248A., 1. o.