A hivatalból indított vizsgálat háttere

1. 2010-ben az EPSO bevezette az uniós intézmények állandó alkalmazottainak kiválasztására szolgáló versenyvizsgák „új modelljét”, amely felvételi CBT-tesztekből és értékelőközpontbeli tesztekből (zárótesztek) áll. Ezt az új modellt a teljes versenyeljárás felgyorsítása érdekében vezették be [1].

2. A „régi modell” versenyvizsgákon a pályázók igazoló dokumentumait a záróvizsga (írásbeli/szóbeli vizsgák) kiírása előtt ellenőrizték. Ez azt jelentette, hogy a záróvizsgára meghívott valamennyi pályázót fel lehetett venni a tartaléklistára, amennyiben e vizsgán sikeresek voltak.

3. Az EPSO eljárása az „új minta” versenyvizsgákon az, hogy a vizsgabizottságok csak azon pályázók igazoló dokumentumait ellenőrzik, akik a versenyvizsga záróvizsgáin, azaz az értékelőközpontban lebonyolított vizsgákon sikeresnek bizonyultak. Ha a vizsgabizottság nem fogadja el a sikeres pályázók igazoló dokumentumait, e pályázókat elutasítják, és nem kerülnek fel a tartaléklistára.

4. Vitathatatlanul jobb lenne a pályázók számára, ha az értékelőközponti vizsgákon való részvétel előtt tájékoztatnák őket a vizsgabizottságnak az igazoló dokumentumokra vonatkozó döntéséről, amelyekre általában felkészülnek, és időt, erőfeszítést, sőt pénzt fordítanak. Ez különösen azért van így, mert a pályázóknak az igazoló dokumentumokban említett szakmai tapasztalata nem mindig bír objektíve nyilvánvaló relevanciával azon munkakör tekintetében, amelyre pályáznak (ez az EPSO-versenyvizsgák pályázati feltétele). Ha a pályázók nincsenek tisztában azzal, hogy a szakmai tapasztalat mennyire releváns a feladatok szempontjából, a versenyvizsgán végül sikertelenek lesznek, még akkor is, ha az értékelőközpontban sikeresek.

5. Úgy tűnik továbbá, hogy az igazoló dokumentumok hiánya vagy elégtelensége miatt végül elutasított pályázóknak az értékelőközpont vizsgáin való részvétele gazdasági szempontból nem feltétlenül indokolt. Az értékelőközpontba szóló meghívások uniós költségekkel járnak, amelyek elkerülhetők lennének, ha a pályázók igazoló dokumentumait az értékelőközpontba szóló meghívások kibocsátása előtt ellenőriznék.

6. Az EPSO által a honlapján [2] és a nyílt versenyvizsgákhoz készült útmutatóban [3] közölt információk nem teszik egyértelművé, hogy a jelenlegi eljárás miért csak az utolsó pillanatban írja elő az igazoló dokumentumok ellenőrzését, vagyis akkor, amikor a sikeres pályázókat az értékelőközpontban lebonyolított vizsgákat követően már azonosították.

7. Az ombudsman ezért arra az álláspontra helyezkedett, hogy a fent említett kérdéseket az EPSO-nak tisztáznia kell. Az EUMSZ 228. cikke felhatalmazza az európai ombudsmant, hogy saját kezdeményezésére vizsgálatot folytasson a közösségi intézmények és szervek tevékenysége során felmerülő esetleges hivatali visszásságok ügyében. Az ombudsman ezért úgy határozott, hogy megindítja a jelen saját kezdeményezésű vizsgálatot annak érdekében, hogy az EPSO a csatolt igazoló dokumentumok alapján kifejthesse, hogy a vizsgabizottságok mikorra tervezik a pályázók képesítéseinek értékelését.

A hivatalból indított vizsgálat tárgya

8. A jelen hivatalból indított vizsgálatot megindító levelében az ombudsman az EPSO/AST/112/10 nyílt versenyvizsgával kapcsolatban az EPSO-val szemben benyújtott panaszra hivatkozott, és megállapította, hogy e panasz tényállása felhívta a figyelmét a jelen hivatalból indított vizsgálat tárgyát képező kérdésekre. Arra kérte az EPSO-t, hogy jelezze, hogy azokon a versenyvizsgákon, amelyeken legfeljebb 100 pályázó felel meg az értékelőközpont vizsgáira, a vizsgabizottság ellenőrizheti-e az igazoló dokumentumokat, különösen az oktatással és a szakmai tapasztalattal kapcsolatos dokumentumokat, mielőtt az értékelőközpontba szóló meghívást kibocsátják.

9. Az ombudsman felkérte az EPSO-t, hogy válaszában vegye figyelembe i. az uniós költségvetés e megközelítésből eredő lehetséges megtakarításait; ii. a pályázók ahhoz fűződő érdeke, hogy tájékoztatást kapjanak arról, ha szakmai tapasztalatuk nem tekinthető relevánsnak, mielőtt időt és energiát fordítanának az értékelőközpontbeli vizsgákra; valamint iii. az a tény, hogy a „régi minta” szerinti versenyvizsgákon az igazoló dokumentumokat az írásbeli/szóbeli vizsgákra való felhívások kibocsátása előtt ellenőrizték.

A vizsgálat

10. 2012. január 19-én az ombudsman kikérte az EPSO véleményét. 2012. május 31-én az EPSO benyújtotta válaszát.

Az ombudsman elemzése és következtetései

A. A vizsgabizottságok időzítése a pályázók képesítéseinek igazoló dokumentumok alapján történő értékelésére

Az EPSO érvei

11. Az EPSO az EPSO/AST/112/10 nyílt versenyvizsgára (a továbbiakban: versenyvizsga) hivatkozott. Megállapította, hogy a vizsgabizottság összeállította azon pályázók listáját, akik az előválogató teszteken a legmagasabb összpontszámokat érték el, és akik az online jelentkezési lapjukon megadott információk alapján megfelelnek a versenyvizsga-kiírásban felsorolt általános és különös feltételeknek. Ezeket a pályázókat ezután meghívták az értékelőközpontbeli vizsgákra. Az EPSO szerint „ez azt jelenti, hogy az értékelőközpont vizsgáira meghívott valamennyi pályázó az online jelentkezési lapon megadott információk alapján teljesítette a felhívásban előírt általános és különös feltételeket.”

12. Az igazoló dokumentumok ellenőrzése után a vizsgabizottság azon a véleményen lehet, hogy egyes pályázók igazoló dokumentumai nem, vagy nem megfelelően erősítik meg/érvényesítik meg az online jelentkezésükben megadott információkat. A fent említett versenyvizsgára hivatkozva az EPSO kifejtette: „Nem az a kérdés, hogy... [a pályázók] szakmai tapasztalata releváns volt a felhívásban leírt feladatok szempontjából, hanem inkább az online jelentkezésben megadott információk igazolásának kérdése volt. A versenyvizsga-bizottság ezen információk alapján már úgy határozott, hogy szakmai tapasztalatuk releváns a pályázók felvételéhez, azzal a feltétellel azonban, hogy ezt az információt később a szükséges igazoló dokumentumok is alátámasztják.„Az EPSO véleménye szerint a pályázók tudták, hogyan kell az információkat online jelentkezési lapjukon úgy megfogalmazni, hogy meggyőzzék a versenyvizsga-bizottságot arról, hogy jogosultak a versenyvizsgára való felvételre, de néhányan nem támasztották alá ezeket az információkat a szükséges dokumentációval.

13. Az igazoló dokumentumok ellenőrzésének szakasza versenyről versenyre változhat, de csak nagyon kivételes esetekben ragaszkodik az intézmény ahhoz, hogy a hirdetményt úgy fogalmazzák meg, hogy a dokumentumokat egy korábbi szakaszban ellenőrizzék. Különösen a nagyszámú pályázót tartalmazó versenyvizsgák esetében költséghatékonyabb és időhatékonyabb a teljes ellenőrzést „csak a sikeres pályázók tartaléklistára való felvétele előtt” elvégezni.

14. Az EPSO összehasonlította a két eljárási megközelítésből eredő költségeket: a korábbi megközelítés, amelynek keretében az igazoló dokumentumokat a végső tesztek előtt ellenőrizték; és a jelenlegi megközelítés, ahol ezeket csak e vizsgálatok után ellenőrzik. A versenyvizsgán összesen 499 pályázót hívtak meg az értékelőközponti vizsgákra, és csak 193-an voltak sikeresek. A jelenlegi rendszerben, ahol csak az értékelőközponti vizsgákon sikeres pályázók igazoló dokumentumait ellenőrzik, a vizsgabizottságnak csak 193 aktát kellett ellenőriznie, nem pedig azt a 499 aktát, amelyet az előbbi megközelítés szerint kellett volna ellenőriznie. Ez azt eredményezte, hogy kevesebb mint a fele az ellenőrzés elvégzéséhez szükséges munkaóráknak. Az igazoló dokumentumok ellenőrzése nagyon időigényes és „munkaigényes”. A tapasztalatok azt mutatják, hogy csak nagyon kevés pályázó nem tudja benyújtani az online jelentkezésében megadott információk szükséges igazolását. A versenyvizsga esetében (193 pályázóból) végül csak 11 pályázó nem tudta benyújtani a szükséges igazoló dokumentumokat, amelyek alátámasztanák az online jelentkezésben megadott információkat. Az EPSO meg van győződve arról, hogy a jelenlegi módszer valódi megtakarításokat eredményez az uniós költségvetés számára a korábbi megközelítéshez képest.

15. Ezenkívül a versenyvizsga-felhívás az értékelőközpont vizsgáira meghívandó pályázók számát a tartaléklistára felvehető pályázók számának többszöröseként (2,5-szereseként) határozta meg. Ezért az igazoló dokumentumoknak az értékelőközponti vizsgákra való felkérés elküldése előtti ellenőrzése nem csökkentette volna a meghívott pályázók számát, és ezért nem eredményezett volna további megtakarításokat az uniós költségvetés számára. A szóban forgó versenyvizsga esetében ez olyan helyzetet eredményezett volna, amelyben azon 11 pályázó helyett, akik végül nem tudták benyújtani a szükséges igazoló dokumentumokat, 11 másik pályázót hívtak volna meg.

16. Az EPSO arra a következtetésre jutott, hogy az értékelőközpontba meghívott pályázókat illetően a vizsgabizottság az online jelentkezési lapjukon megadott információk alapján döntött a pályázati feltételek teljesüléséről, és engedélyezte számukra az értékelőközpont vizsgáira való felvételt. A pályázati feltételek ellenőrzésének a tartaléklistára felvehető pályázók dokumentumaira való korlátozása jelentős időmegtakarítást jelent, és ezáltal csökkenti a felvételi szakasz időtartamát.

17. Mielőtt időt és energiát fordítanának az értékelőközpont vizsgáira, a pályázóknak érdekük fűződik ahhoz, hogy tájékoztatást kapjanak arról, hogy szakmai tapasztalatuk relevánsnak minősül-e vagy sem. Az EPSO meg van győződve arról, hogy a jelenlegi rendszerben ez a helyzet áll fenn. Ha a pályázók az általuk aláírt nyilatkozattal összhangban olyan dokumentumokat nyújtanak be, amelyek alátámasztják az online megadott információkat, e dokumentumok ellenőrzése nem változtatja meg jogosultságukat.

Az ombudsman értékelése

18. Elöljáróban az ombudsman rámutat arra, hogy a versenyvizsgákra vonatkozó jelenlegi szabályok értelmében a vizsgabizottság által az értékelőközpont vizsgáit követően ellenőrizendő igazoló dokumentumok általában azok, amelyek megerősítik a pályázók által az online jelentkezési lapjukon az alábbiakkal kapcsolatban tett nyilatkozatokat: i. állampolgárság; ii. szakmai tapasztalat; és iii. felsőfokú végzettség [4].

19. Az ombudsmanhoz már érkeztek olyan panaszok, amelyek szerint a vizsgabizottság az igazoló dokumentumoknak a versenyvizsga utolsó szakaszában történő ellenőrzése során nem tekintette elegendő bizonyítéknak ezeket a dokumentumokat, még akkor sem, ha a pályázó a birtokában lévő igazoló dokumentumokra hivatkozott, és ennek során az online jelentkezésben információkat tüntetett fel a konkrét igazolásairól [5] vagy az önálló vállalkozói tevékenységgel töltött időszakokra vonatkozó konkrét munkaszerződéseiről és/vagy számláiról [6] (amelyek alapján később felvételt nyert a CBT-be).

20. Az ombudsmant ezért érdemben nem győzte meg teljes mértékben az EPSO azon álláspontja, hogy i. a vonatkozó szakmai tapasztalatnak/okleveleknek az online jelentkezésben való feltüntetése, valamint ii. ugyanezen adatoknak a pályázók birtokában lévő igazoló dokumentumokban való rendelkezésre állása hatékony garanciát jelent a pályázók számára arra, hogy a vizsgabizottság ezeket a dokumentumokat az értékelő tesztek elvégzését követő egyenkénti ellenőrzés során elegendőnek tekinti. Ebben az összefüggésben az ombudsman emlékeztetni kíván az EPSO által az ombudsman számos vizsgálatában felhozott (és nem vitatott) érvre, nevezetesen arra, hogy a vizsgabizottságok széles mérlegelési jogkörrel rendelkeznek az igazoló dokumentumok relevanciáját illetően, amit az uniós bíróságok ítélkezési gyakorlata is elismer.

21. Ebből következik, hogy azok a pályázók, akik úgy döntenek, hogy részt vesznek egy versenyvizsgán, és rendelkeznek bizonyos igazoló dokumentumokkal, nem biztosak abban, hogy a vizsgabizottság véglegesen értékeli ezeket a dokumentumokat. Ezzel összefüggésben meg kell jegyezni, hogy a pályázóknak fel kell készülniük az értékelő vizsgákra. Ez idő- és gyakran pénzbefektetéssel jár. Ezért jobb lett volna számukra, ha egy ilyen befektetés előtt tudhatták volna, hogy mi a vizsgabizottság végső döntése az igazoló dokumentumaikról.

22. Ugyanez a helyzet más szemszögből is látható. Ha a pályázó először online jelentkezésében megadja a képesítéseire vonatkozó információkat, majd ezen információk alapján felvételt nyer a CBT-be, sikeresen átesik a CBT-n és az értékelő teszteken, és a vizsgabizottság végül úgy dönt, hogy igazoló dokumentumai nem elegendőek, akkor az értékelőközpontban ténylegesen egy másik pályázó helyét veszi át, akinek igazoló dokumentumai elegendőek lehetnek, de aki a CBT-teszteken olyan eredményeket ért el, amelyek éppen nem érik el az értékelőközpontba meghívandó pályázók meghatározott számára megállapított küszöbértéket. E tekintetben az ombudsman tudomásul veszi az EPSO nyilatkozatát véleményében, amely szerint az értékelőközpontba felvett pályázók száma „... többé-kevésbé rögzített. Ezért az igazoló dokumentumoknak az értékelőközponti vizsgákra való felkérés elküldése előtti ellenőrzése nem csökkentette volna a meghívott pályázók számát, és ezért nem eredményezett volna további megtakarításokat az uniós költségvetés számára. A szóban forgó versenyvizsga esetében ez olyan helyzetet eredményezett volna, amelyben azon 11 pályázó helyett, akik végül nem tudták benyújtani a szükséges igazoló dokumentumokat, 11 másik pályázót hívtak volna meg. Az ombudsman véleménye szerint egy ilyen helyzet, még ha hipotetikus is, kétségeket vethet fel azzal kapcsolatban, hogy a versenyvizsga valóban lehetőséget nyújt-e arra, hogy a leginkább érdemes pályázókat felvegyék a tartaléklistára.

23. Az ombudsman hálás, hogy véleménye szerint az EPSO követte eredeti javaslatát, és érvekkel támasztotta alá a szóban forgó eljárást i. az uniós költségvetés számára biztosított lehetséges pénzügyi előnyökkel és ii. az esetleges időmegtakarítással kapcsolatban. Az ombudsmant azonban mindezen érvek sem győzték meg teljesen.

24.  Az EPSO (a fenti 22. pontban idézett) azon érve, amely szerint az értékelőközpont vizsgáira meghívandó pályázók száma többé-kevésbé rögzített, megalapozottan bizonyítja, hogy az igazoló dokumentumok ellenőrzésének időpontja nincs hatással az uniós költségekre, például a pályázók utazási és tartózkodási költségeire. Függetlenül attól, hogy az igazoló dokumentumokat az értékelőközponti vizsgák előtt vagy után ellenőrzik-e, a pályázók utazási és tartózkodási költségei mindig azonosak lesznek, mivel ugyanannyi pályázót hívnak meg az értékelőközpontba.

25. Másrészt, még ha az értékelőközpont működési költségeit nem is befolyásolja az a tény, hogy az igazoló dokumentumokat az értékelőközponti vizsgákra való meghívás előtt vagy után ellenőrzik, mivel az értékelőközpont folyamatosan működik az EPSO brüsszeli központjában, akkor is vitatható az idő és a pénz rossz felhasználása, ha a vizsgabizottság tagjai olyan pályázók számára végeznek értékelő vizsgákat, akiket nem lett volna szabad felvenni, ha igazoló dokumentumaikat korábban ellenőrizték volna, és akik egyébként sem kerülhettek volna fel a tartaléklistákra, még akkor sem, ha e vizsgákon sikeresek voltak.

26. Ezenkívül az EPSO lényegében azzal érvelt, hogy a vizsgabizottságoknak több időre van szükségük az értékelőközponti vizsgákra meghívott valamennyi pályázó aktáinak ellenőrzéséhez, mint ahhoz, hogy csak az e vizsgákon sikeres pályázók aktáit ellenőrizzék.

Az EPSO e nyilatkozatát azonban a teljes versenyvizsga eljárásának hosszával, azaz körülbelül 6–8 hónappal összefüggésben kell elemezni. Ebben az összefüggésben nincs jelentős időbeli különbség, ha a vizsgabizottság az értékelőközpont vizsgáit megelőzően ellenőrzi az igazoló dokumentumokat. Az ombudsman úgy véli, hogy ésszerű azt feltételezni, hogy a szakmai vizsgabizottság egy tapasztalt tagja egy munkanap alatt könnyen ellenőrizhet mintegy 100 aktát (igazoló dokumentumokat). Ebből következik, hogy meglehetősen minimális különbség lenne a 499 akta (az EPSO véleményében említett versenyvizsga értékelőközpontjának vizsgáira meghívott valamennyi pályázó akta) ellenőrzéséhez szükséges napok száma és nem csupán 193 akta (az e vizsgákon sikeres valamennyi pályázó akta) között. Az ilyen eljárással megtakarított idő ezért minimálisnak tűnik [7]. Nyilvánvaló, hogy ha a vizsgabizottság egynél több tagja felelne ezekért az ellenőrzésekért (aminek a szokásos esetnek kell lennie), a megtakarított idő minimális lenne, különösen, ha összehasonlítjuk azzal az idővel, amely ahhoz szükséges, hogy az „elfogadhatatlan pályázók” hosszú és költséges értékelőközponti vizsgákon menjenek keresztül.

27. A fenti megállapítások fényében az ombudsman úgy véli, hogy az EPSO által az igazoló dokumentumoknak az értékelő teszteket követő ellenőrzésére vonatkozó eljárás előnyeiről adott magyarázat nem teljesen meggyőző. Mivel azonban – amint arra az EPSO rámutatott – ezt az eljárást azon intézmények kifejezett kívánságára folytatják le, amelyek számára az EPSO a versenyvizsgákat szervezi, az ombudsman úgy véli, hogy az EPSO-val kapcsolatos további vizsgálatok ebben az esetben nem indokoltak.

B. Következtetések

Az ombudsman ezért a jelen hivatalból indított vizsgálatot a következő következtetéssel zárja le:

Az üggyel kapcsolatos további vizsgálatok nem indokoltak.

Az EPSO tájékoztatást kap erről a döntésről.

P. Nikiforos Diamandouros

Kelt Strasbourgban, 2012. december 19-én.

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] HL 2011. C 315A., 1–14. o. Ugyanez a helyzet az útmutató legújabb változatát (HL 201270A) illetően is.

[4] Útmutató a nyílt versenyvizsgákhoz, 6.1.4. pont.

[5] A 962/2011/AN sz. panasz például a tudományos vagy azzal egyenértékű képesítéseket igazoló dokumentumokra vonatkozik. A panaszos egy EPSO-versenyvizsgán vett részt, amelyhez az adott szakterületen egyéves képzés elvégzését tanúsító oklevélre volt szükség. A panaszos az Institut du Monde Arabe által kiállított, az adott területen folytatott képzés időtartamát igazoló szakmai bizonyítvánnyal rendelkezett. Ezt említette a jelentkezési lapján. Miután kiváló eredménnyel teljesítette az értékelőközpont vizsgáit, kizárták a tartaléklistáról, mivel szakmai képzési bizonyítványa állítólag nem tekinthető valamely iskola által kiállított oklevélnek. Az ombudsman barátságos megoldási javaslatot tett, amelyet elutasítottak. Az ügy még nincs lezárva.

[6] A 2518/2011/MHZ sz. panasz a szakmai tapasztalatot igazoló dokumentumokra vonatkozik. A panaszos sikeresen teljesítette az értékelőközpont tesztjeit. A vizsgabizottság azonban a benyújtott dokumentumok alapján úgy határozott, hogy szakmai tapasztalata nem elegendő ahhoz, hogy felvegyék a tartaléklistára. Az EPSO véleményének és a panaszos észrevételeinek kézhezvételét követően az ombudsman úgy határozott, hogy további vizsgálatokat folytat, amelyek folyamatban vannak.

[7] Bizonyára nem több, mint két vagy három nap, ha csak egy személy végezné el az ellenőrzést.