A PANASZ HÁTTERE

1.         A jelen panasz egy X projekttel kapcsolatban az Európai Bizottság által kibocsátott visszafizetési felszólításra vonatkozik. A panaszt egy társadalomtudományok területén működő vállalat nevében nyújtották be, amely a fenti projekt végrehajtása érdekében létrehozott konzorcium partnere volt. A projekt célja az volt, hogy olyan hosszú távú megoldásokat javasoljon, amelyek lehetővé teszik az alacsony jövedelmű családok számára a megfelelő lakhatáshoz való hozzáférést.

2.         A szóban forgó projekt végrehajtását az Európai Bizottságnak kellett finanszíroznia, és három különböző uniós tagállamban hat demonstrációs házat kellett építeni. A projekttel kapcsolatos munkát kilenc úgynevezett "munkacsomagon" (WP) keresztül kellett elvégezni. A panaszosnak ezek közül háromban kellett volna részt vennie. Feladatai a következők voltak:

a) a házak tervezése előtt elemzést végez az alacsony jövedelmű személyek szükségleteiről (WP1);

b) felméréseket dolgoz ki és végez az épületek lakóiról (WP7); és

c) értékeli a projektet és az eredmények hasznosságát (WP8).

Ez a panasz csak a panaszosnak az 1. és a 7. munkacsomag keretében végzett munkájára vonatkozik.

3.         A szóban forgó projektet egy szerződés szabályozta, amelyet a Bizottság Energiaügyi és Közlekedési Főigazgatósága és a konzorcium partnerei írtak alá. a szerződés I. melléklete (A. rész) pénzügyi formanyomtatványokat tartalmazott; Az I. melléklet (B. rész) tartalmazta a partnerek által elvégzendő munka leírását (a továbbiakban: a munka leírása). A II. melléklet megállapította a projekt végrehajtásának általános feltételeit (a továbbiakban: általános feltételek).

4.         A projekt megvalósítása során felmerült adminisztratív problémák miatt nyilvánvalóvá vált, hogy a demonstrációs házakat nem lehet felépíteni. A házak megépítésének elmaradása miatt a szerződést fel kellett mondani, és a Bizottságnak fel kellett mérnie, hogy a konzorcium partnereinek mennyi közösségi támogatást kell visszafizetniük. A Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy valamennyi partnertől visszakövetel egy bizonyos összeget, amelyet a Bizottság korábban átutalt nekik. A panaszost illetően a Bizottság úgy határozott, hogy 36 250,54 EUR összeget kell visszafizettetnie.

5.         A panaszos határozottan nem értett egyet a Bizottság határozatával. A helyzet tisztázása érdekében először a projektkoordinátorhoz fordult panaszaival. A koordinátor válaszol a panaszosnak, tájékoztatva őt a helyzet megértéséről. Előadta, hogy a projektért felelős bizottsági tisztviselőnek (a továbbiakban: a műszaki tisztviselő) két lehetősége van: i. vagy a konzorcium egyes partnerei által elvégzett projektmunkák nagyon részletes elemzése, vagy ii. kompromisszumos megoldás elérése. Az elvégzett munka részletes elemzése bonyolultabb és időigényesebb megoldás lett volna. Ez azzal a kockázattal is járt volna, hogy tovább csökken a Bizottság pénzügyi hozzájárulása. A kompromisszumos megoldás ezzel szemben gyors megoldás volt, amelyben a munkatervben szereplő munkacsomagokat névértéken vették figyelembe. A koordinátor szerint a Bizottság a kompromisszumos megoldás mellett döntött. E tekintetben azt is kijelentette, hogy a konzorcium partnereinek három lehetősége van: i) „valamennyi partner elutasítja az EK [Európai Bizottság] határozatát, és részletes elemzést kér a fent említett kockázatokkal kapcsolatban”; ii. „valamennyi partner elfogadja az EK-kompromisszumot”; vagy iii. „minden partner elérheti az EK-t a saját [ sic]-án/-én, és megvitathatja [a Bizottság tisztviselőjével]”.

6.         A panaszos ezt követően a Bizottság műszaki tisztviselőjéhez fordult, és határozottan tiltakozott a Bizottság következtetése ellen. Azzal érvelt, hogy az első munkacsomag keretében több munkát végzett és végzett el, és részletesen beszámolt arról, hogy a munka hogyan oszlott meg a partnerek között. A panaszos ragaszkodott ahhoz, hogy mindig rendelkezésre bocsátotta a munkájához szükséges igazoló dokumentumokat, és lényegében részletes elemzést kért a munkáról és az egyes partnerek jogosultságairól. A panaszos a Bizottságnak 2005. május 20-án és 2005. szeptember 5-én küldött két levelében [1] megismételte, hogy nem ért egyet a Bizottság határozatával.

7.         2006. április 13-án a panaszos hivatalos panaszt nyújtott be a Bizottsághoz a helyes hivatali magatartás európai kódexének megsértése miatt. A panaszos azt állította, hogy még nem kapott választ a fent említett, 2005. szeptember 5-én küldött levélre. A panaszos szerint ez a fent említett kódex [2] 14. cikkének egyértelmű megsértését jelenti. Kifejezetten rámutatott többek között arra is, hogy tájékoztatást kért a jogorvoslat lehetséges formáiról.

8.        2006. május 26-án a panaszos benyújtotta ezt a panaszt az ombudsmanhoz.

9.        2006. május 29-én a Bizottság válaszolt a panaszos 2005. szeptember 5-én küldött levelére. A Bizottság válasza, amely az intézménynek az üggyel kapcsolatos végleges álláspontját tartalmazta, a következőket tartalmazta:

„Az Ön 2005. szeptember 5-i levelét követően a Bizottság 2005. november 28-án és 2006. február 6-án válaszolt a szerződési feltételekben foglaltaknak megfelelően a szerződés koordinátorának. Válaszaikban a Bizottság szolgálatai megerősítették a zárójelentés értékelésével kapcsolatban hozott határozatokat, mivel nem volt olyan új elem, amely lehetővé tette volna az értékelés feltételeinek felülvizsgálatát. Ennek alapján a Bizottság megkezdte a jogosulatlan előlegfizetések visszafizettetését.

A szerződés 5. cikkének (2) bekezdése szerint: az Európai Közösségek Elsőfokú Bírósága és fellebbezés esetén az Európai Közösségek Bírósága kizárólagos hatáskörrel rendelkezik az egyrészről a Közösség, másrészről a szerződő felek között e szerződés érvényességével, alkalmazásával vagy értelmezésével kapcsolatban felmerülő jogviták elbírálására.

[...] A [panaszos] által igényelt költségek egy részének elutasítását az igényelt munka és a kapcsolódó kiadások lehetősége és véglegessége indokolja, nem pedig maga a kiadás ténye. A Bizottság számára egyértelmű, hogy [a panaszos] folytatta a személyzeti költségekre fordított kiadásokat [sic], bár nyilvánvaló volt, hogy a projektet nem a tervek szerint hajtják végre.

A szerződés inkább támogatás, mint szolgáltatásnyújtás. Bizonyított, hogy [a panaszos] tisztában volt az épületek felépítéséhez szükséges engedély hiányával, mivel ezek a problémák jól tükröződnek a konzorcium által tartott különböző koordinációs ülések jegyzőkönyveiben. Míg a többi partner abbahagyta a munkát, [a panaszos] látszólag úgy döntött, hogy folytatja a munkát olyan tevékenységeken, amelyek haszontalanok voltak, figyelembe véve, hogy az épületeket nem fogják felépíteni. A Bizottság nem felelős azért az időért, amelyet [a panaszos] állítása szerint céltalan feladatok elvégzésével töltött. A jóhiszeműség elvét alkalmazva a Bizottság elfogadta a projekt megszüntetésének bizonyítékát megelőzően felmerült összes elszámolt költséget, de nem fogadhat el utólagosan felmerült költségekre vonatkozó igényt.”

10.      A 2000. január 1. és 2003. december 15. közötti időszakra vonatkozó megengedhető költségek rövid összefoglalása szerint a panaszos által a projekttel kapcsolatban igényelt összes költség 93 984,59 EUR volt. Ez az összeg magában foglalta a személyzeti költségeket, az utazási és tartózkodási költségeket, a közvetett költségeket és a kiigazításokat.

11.      A visszafizetési felszólítást megelőzően a Bizottság 80 950,54 EUR-t fizetett ki a panaszosnak. A panaszos úgy vélte, hogy a Bizottság jogtalanul fizettetett vissza vele 36 250,74 EUR-t [3]. Ezenkívül azzal érvelt, hogy a Bizottság 8 733,44 euró kiegészítő összeggel tartozik neki a projekttel kapcsolatban elvégzett munkáért. A panaszos a visszafizetési felszólítást követő teljes követelését 44 984,18 EUR-ra számította. Ez az összeg magában foglalta az utazási és tartózkodási költségeket, valamint a közvetett költségeket.

12.      Ami az 1. munkacsomag keretében végzett munkát illeti, a Bizottság elfogadta, hogy 35 500 EUR-t fizessen a panaszosnak, ami az 1. munkacsomag keretében végzett munkájára előirányzott maximális összeg. A panaszos azonban azt állította, hogy mivel a WP1 keretében több munkát végzett, magasabb összegre volt jogosult. Véleménye szerint a Bizottságnak összesen 45 300 eurót kellett fizetnie a WP1 keretében végzett munkájáért.

13.      A hetedik keretprogramot illetően a Bizottság elfogadta, hogy kifizeti a panaszos munkájára a hetedik keretprogram keretében előirányzott maximális összeg (46 000 EUR) 20 %-át (9 200 EUR). A panaszos azonban azzal érvelt, hogy a hetedik keretprogram keretében végzett munka közel 50 %-át befejezte, és ezért azt állította, hogy 21 150 EUR-t kellett volna kapnia a Bizottságtól az e munkaprogram keretében végzett munkájáért.

A VIZSGÁLAT TÁRGYA

14.      Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában az ombudsman a következő állításokat és állításokat azonosította.

15.      A panaszos azt állította, hogy a Bizottság tévesen döntött úgy, hogy visszafizetteti a panaszosnak kifizetett pénzeszközöket. Ebben az összefüggésben azzal érvelt, hogy:

a) a Bizottság határozata nem vette figyelembe, hogy a vonatkozó költségek azelőtt merültek fel, hogy egyértelmű lett volna, hogy a bemutatóházakat nem építik meg;

b) a Bizottság tévesen nem a tényleges, nem pedig a becsült költségekre alapozta visszafizettetési határozatát, noha a vonatkozó alkalmazandó közösségi rendelet előírja, hogy az elfogadott költségeknek tényleges költségeknek kell lenniük;

c) a Bizottság tévesen jutott arra a következtetésre, hogy a projekt "munkacsomagjai" közötti munkaátcsoportosítást a Bizottság nem hagyta jóvá (kifejezetten vagy hallgatólagosan).

16.      A panaszos továbbá azt állította, hogy a Bizottság kezdetben nem nyújtott tájékoztatást a lehetséges jogorvoslati lehetőségekről (a helyes hivatali magatartás európai kódexének 19. cikke).

17.      A panaszos azt állította, hogy a Bizottságnak vissza kell vonnia visszafizettetési határozatát, és teljes egészében ki kell fizetnie a tudományos munkát közvetlenül végző és a Bizottsághoz benyújtott benyújtandó anyagokat készítő személy által ténylegesen ledolgozott munkaórákat.

18.      A panaszos azt is állította, hogy a Bizottság nem válaszolt 2005. szeptember 5-i levelére, és ezáltal megsértette a helyes hivatali magatartás európai kódexének 14. cikkét. Mivel 2006. június 6-án a panaszos arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy a Bizottság időközben válaszolt a fenti levélre, az ombudsman az EK-Szerződés 195. cikke alapján úgy ítélte meg, hogy ezt az állítást már nem szükséges vizsgálatra előterjeszteni.

A VIZSGÁLAT

19.      2006. augusztus 8-i levelében az ombudsman vizsgálatot indított a panaszos fenti 15–17. pontban ismertetett állításaival és állításaival kapcsolatban. Ennek megfelelően felkérte a Bizottságot, hogy nyilvánítson véleményt az ügyben, amit 2007. március 6‐án meg is tett. A véleményt továbbították a panaszosnak azzal a felhívással, hogy tegye meg észrevételeit, amelyet a panaszos 2007. április 19-én nyújtott be.

20.      A Bizottság véleményének és a panaszos észrevételeinek vizsgálatát követően az ombudsman szükségesnek tartotta további vizsgálatok lefolytatását, bizonyos pontosításokat kérve a Bizottságtól. A Bizottságnak az ombudsman által feltett kérdésekre vonatkozó további véleményét észrevételezés céljából továbbították a panaszosnak, aki azt 2008. június 9-én megküldte.

AZ OMBUDSMAN ELEMZÉSE ÉS KÖVETKEZTETÉSEI

Előzetes megjegyzések

Az ombudsman felülvizsgálatának hatályáról

21.      Az EK-Szerződés 195. cikke értelmében az európai ombudsman „felhatalmazást kap a közösségi intézmény vagy szervek tevékenysége során felmerülő hivatali visszásságokra vonatkozó panaszok fogadására.” Az ombudsman úgy véli, hogy hivatali visszásság akkor fordul elő, ha egy közjogi szerv nem a rá nézve kötelező szabálynak vagy elvnek megfelelően jár el. Így hivatali visszásság akkor is megállapítható, ha a Közösségek intézményei vagy szervei által kötött szerződésekből eredő kötelezettségek teljesítéséről van szó.

22.      Az ombudsman azonban úgy véli, hogy az ilyen esetekben elvégezhető felülvizsgálat hatóköre szükségszerűen korlátozott. Az ombudsman különösen azon a véleményen van, hogy ha az ügy vita tárgyát képezi, nem kellene annak megállapítására törekednie, hogy valamelyik fél megszegte-e a szerződést. Ezzel a kérdéssel csak az illetékes bíróság foglalkozhat hatékonyan, amelynek lehetősége lenne meghallgatni a feleknek a vonatkozó nemzeti joggal kapcsolatos érveit, és értékelni a vitatott ténybeli kérdésekkel kapcsolatos, egymásnak ellentmondó bizonyítékokat.

23.      Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a szerződéses vitákkal kapcsolatos ügyekben indokolt vizsgálatát annak vizsgálatára korlátozni, hogy a közösségi intézmény vagy szerv koherens és ésszerű módon ismertette-e vele intézkedéseinek jogalapját, és miért véli úgy, hogy a szerződéses helyzetre vonatkozó álláspontja indokolt. Ebben az esetben az ombudsman megállapítja, hogy vizsgálata nem tárt fel hivatali visszásságot. Ez a következtetés nem érinti a felek azon jogát, hogy szerződéses vitájukat az illetékes bíróság vizsgálja meg és hitelesen rendezze.

A konzorcium más tagjai által állítólagosan benyújtott panaszokat illetően

24.      További véleményében a Bizottság megjegyezte, hogy a konzorcium egyik másik tagjának sem volt problémája a Bizottság visszafizetési felszólításával, és nem támasztotta alá a panaszos állítását sem. További észrevételeiben a panaszos rámutatott arra, hogy ez a nyilatkozat a Bizottság szándékos kísérlete volt az ombudsman megtévesztésére, mivel a Bizottsághoz valójában a konzorcium négy másik partnerétől is érkeztek panaszok. Bár ezek a vállalkozók panaszt tettek a Bizottságnál, végül csak a panaszos döntött úgy, hogy az ombudsman előtt megtámadja a Bizottság határozatát.

25.      Az ombudsman megjegyzi, hogy a fent említett kérdés nem közvetlenül releváns a jelen panasz vizsgálata szempontjából. Az sem világos, hogy a panaszos akart-e további állítást tenni ezzel a kérdéssel kapcsolatban. Mindenesetre az ombudsman úgy véli, hogy nem szükséges megvizsgálnia a Bizottság és a konzorcium többi tagja közötti kapcsolatot, mivel ez a kapcsolat nyilvánvalóan nem tartozik a jelen vizsgálat hatálya alá. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a panaszos által felvetett kérdést a jelen vizsgálat keretében nem kell megvizsgálni. Mindazonáltal valamely közösségi intézménynek vagy szervnek az ombudsman megtévesztésére irányuló kísérlete egyértelműen súlyos hivatali visszásságnak minősülne. Az ombudsman ezért felkéri a Bizottságot, hogy bocsásson rendelkezésére további információkat a kérdéssel kapcsolatban, hogy eldönthesse, szükség van-e további intézkedésekre.

Az ombudsman megközelítését illetően

26.      Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos első állítása három érvcsoportból áll. Úgy tűnik, hogy a 15. pont a) és b) alpontjában bemutatott első kettő a panaszosnak a hetedik keretprogram keretében végzett munkájára vonatkozik. Az utolsó, a 15. pont c) alpontjában összefoglalt dokumentum a panaszos által az 1. munkacsomag keretében igényelt nagyobb munkateherre vonatkozik. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy meg kell vizsgálnia ezt az állítást, először a panaszos és a Bizottság által az 1. munkacsoporttal, majd a 7. munkacsoporttal kapcsolatban előterjesztett érvekkel foglalkozva.

A. Az 1. munkacsomaggal és a munkacsomagok közötti munkaátadással kapcsolatban (a fenti 15. pont c) alpontja)

Az ombudsmanhoz benyújtott érvek

27.      Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos megjegyezte, hogy az általános feltételek 22. cikkének (5) bekezdése lehetővé teszi a munkával kapcsolatos átcsoportosításokat a költségvetési sorok és a munkacsomagok között. Azt állította, hogy a WP1 keretében végzett munka nagy részét ő végezte el, és hogy ez megfelelően tükröződik a konzorcium 2000. január 14-i nyitóülésének jegyzőkönyvében, valamint a pénzügyi dokumentációban, a panaszos által készített dokumentumokban és a technológiai megvalósítási tervben.

28.      2005. május 20-án a Bizottság e-mailt küldött a konzorcium partnereinek. Ebben az e-mailben kifejtette, hogy az első munkatervtől való eltérés csak akkor fogadható el, ha a Bizottsághoz előzetes kérelmet nyújtottak be, és azt a Bizottság elfogadta. A Bizottság hangsúlyozta, hogy soha nem kapott ilyen kérelmet. Ezzel összefüggésben rámutatott a szerződés módosítására, amelyben a konzorcium nem tett javaslatot a WP1 módosítására.

29.      A fenti e-mailre adott válaszában a panaszos azzal érvelt, hogy a munka munkacsomagok közötti átadása a vonatkozó szabályoknak megfelelően történt. Tekintettel arra, hogy az 1. munkaterv szerinti munkaeltérés csekély volt (körülbelül 12 %), nem volt szükség a projektkoordinátor levelére a szerződés átruházásának vagy módosításának indokolásához. Ez az eljárás csak a 20 %-ot meghaladó eltérések esetében volt alkalmazható. A panaszos úgy vélte, hogy mivel az ilyen kisebb eltérésekhez nem volt szükség a Bizottság engedélyére, a Bizottságnak egyszerűen elemeznie kellett volna az egyes partnerek által végzett tényleges munkát. A panaszos szerint a Bizottság ezt elmulasztotta. Ennek eredményeként egyes partnerek nem kaptak fizetést az általuk elvégzett munkáért, míg más partnerek olyan munkáért kaptak fizetést, amelyet soha nem végeztek el.

30.      A panaszos továbbá azzal érvelt, hogy a Bizottságnak 2001. június 11-én benyújtott, a WP1 négy termékére vonatkozó bevezető megjegyzések egyértelműen azt mutatták, hogy mind a négyet ő készítette.

31.      A Bizottság arra az álláspontra helyezkedett, hogy:

„ebben a szakaszban nem [volt] lehetőség a szerződésben kialkudott és a WP1 &amp szempontjából releváns költségeknél több költség elfogadására; 2 mivel a szerződés időtartama alatt nem nyújtottak be ilyen költségvetési átcsoportosításra irányuló kérelmet a Bizottsághoz. Egyértelművé kell tenni, hogy amennyiben a kedvezményezett költségvetésétől való eltérés nem éri el a 20 %-ot, nincs szükség módosításra, de továbbra is szükség van előzetes tájékoztatóra, amint azt a szerződés II. mellékletének (Általános feltételek) 22.5. cikke kifejti (a Bizottság 2005. július 20-i levele).

32.      A Bizottság emlékeztetett arra is, hogy a szerződés [4] 3. cikkével összhangban a szerződésben meghatározott maximális összeg erejéig finanszíroznia kell a projekt elszámolható költségeit.

33.      Észrevételeiben a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság szándékosan tartózkodott attól, hogy a korai projekttalálkozók jegyzőkönyveire, például a 2000. január 14-i nyitóülés jegyzőkönyvére hivatkozzon. Ezek a jegyzőkönyvek érvényes és jogi eszközt jelentettek ahhoz, hogy tájékoztassák a Bizottságot a tervezett munkától való eltérésekről. Azzal, hogy elismerte e dokumentum létezését, a Bizottság elismerte volna, hogy teljes körű tájékoztatást kapott az eltérésről és a panaszos által az első munkacsomag keretében elvégzett nagyobb mennyiségű munkáról. Az ülések jegyzőkönyvei, az időszakos előrehaladási jelentések és a Bizottság által elfogadott benyújtandó anyagok elegendőek voltak ahhoz, hogy tájékoztassák a Bizottságot a munkával kapcsolatos releváns műszakokról. A Bizottság azonban nem elemezte megfelelően ezt a dokumentációt. Ezért tévesen úgy döntött, hogy fizet néhány partnernek olyan munkáért, amelyet soha nem végeztek el, és soha nem igényeltek, és nem fizették ki a panaszosnak az általa elvégzett és az 1. munkacsoport keretében jogosan igényelt többletmunkát.

34.      A benyújtott információk elemzését követően az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban további információkra van szükség. Ezért felkérték a Bizottságot, hogy válaszoljon a következő kérdésre:

Kérjük a Bizottságot, hogy fejtse ki észrevételeit a panaszos azon érveivel kapcsolatban, amelyek szerint a Bizottságot megfelelően tájékoztatták (az általános feltételek 22. cikkének (5) bekezdésével összhangban) az 1. munkacsomag szerinti, munkával kapcsolatos műszakokról, valamint a panaszos által e tekintetben végzett nagyobb munkáról az ülések jegyzőkönyvei, az előrehaladási jelentések, a pénzügyi dokumentumok és a technológiai végrehajtási terv révén?

35.      Kiegészítő véleményében a Bizottság megismételte, hogy az általános feltételek 22. cikkének (5) bekezdésével ellentétben a szerződő felek nem tájékoztatták őt a munkával kapcsolatos eltérésekről.

36.      További észrevételeiben a panaszos az általános feltételek 4. cikkére hivatkozott, amely arra kötelezi a koordinátort, hogy időszakos jelentéseket nyújtson be, amelyek információkat tartalmaznak a munka előrehaladásáról, a felhasznált erőforrásokról, az ütemtervtől való eltérésekről és az eredményekről. Az ülések jegyzőkönyveit, az időszakos előrehaladási jelentéseket, a pénzügyi dokumentációt és a technológiai végrehajtási tervet megfelelően benyújtották a Bizottságnak. A 4. cikk kimondja, hogy „a Bizottság észrevételeinek hiányában a projekt eredményeit (...) a kézhezvételüktől számított két hónapon belül jóváhagyottnak kell tekinteni”. A panaszos szerint a Bizottság megsértette volna saját eljárásait, ha elfogadta volna a projekt záródokumentumát, azaz a technológiai megvalósítási tervet, anélkül, hogy megvizsgálta volna az egyes projektpartnerek által elvégzett munkát. A Bizottság elfogadta az összes vonatkozó projektdokumentációt, az ülések jegyzőkönyvétől a technológiai megvalósítási tervig.

37.      A panaszos szerint a Bizottság helytelenül értelmezte a szerződés 3. cikkét, mivel a közösségi hozzájárulásra ott meghatározott maximális összeg nem az egyes munkacsomagokra, hanem a szerződés egészére vonatkozott.

Az ombudsman értékelése

38.      Az ombudsman először is megjegyzi, hogy a szerződés általános feltételei 22. cikkének (5) bekezdésével összhangban a szerződő felek jogosultak egymás között átcsoportosítani a becsült elszámolható költségek indikatív bontását tartalmazó táblázatban meghatározott költségvetést, feltéve, hogy: i. „az ilyen átruházásokról egy olyan megállapodás aláírását követően tájékoztatják a Bizottságot, amely megerősíti, hogy a projekt hatóköre és a részvétel feltételei (...) alapvetően nem változnak”; és ii. „az átcsoportosított teljes összeg nem haladja meg a becsült elszámolható költségek indikatív bontását tartalmazó táblázatban a kedvezményezett számára elkülönített összeg 20 %-át.”

39.      Az általános feltételek 2. cikke (1) bekezdésének g) pontja értelmében a koordinátor felelt a projekt adminisztratív koordinációjáért. Konkrétabban, a koordinátor feladata az volt, hogy tájékoztassa a Bizottságot „a becsült elszámolható költségek vállalkozók és kategóriák közötti indikatív bontását tartalmazó táblázatban meghatározott költségvetési átcsoportosításokról, amelyeket az érintettek értesítését követően e melléklet 22. cikke (5) bekezdésének megfelelően hajtottak végre.”

40.      Az általános feltételek 2. cikke (2) bekezdésének f) pontja értelmében a szerződő feleknek tájékoztatniuk kellett volna „a koordinátort a táblázatban szereplő költségvetési átcsoportosításokról a becsült elszámolható költségek egymás közötti és kategóriák közötti indikatív bontásáról, amint az ilyen átcsoportosításokat az általános feltételek 22. cikkének (5) bekezdésében meghatározott feltételeknek megfelelően végrehajtották”.

41.      Az Ombudsman gondosan áttekintette a 2000. január 14-i ülés jegyzőkönyvét, amely tartalmazza a panaszos által az 1. munkacsoport keretében elvégzendő munka rövid leírását. E jegyzőkönyv szerint a panaszosnak „mindhárom országban makroszinten külső elemzést (...) kellett végeznie”, és „minden országban el kellett végeznie a belső elemzést” más partnerek segítségével.

42.      A konzorcium által az 1. munkacsoport keretében elkészítendő benyújtandó anyagok listája szerint a panaszos csak „a kísérlet által érintett három ország szükségletelemzésének összefoglalásáért” volt felelős, amely az 1. munkacsoport négy benyújtandó anyagának egyike volt. Az első munkacsomag másik három eredménye a három érintett országban elvégzendő igényfelmérés volt. A tervek szerint ezen elemzések elvégzése más projektpartnerek feladata lesz. Úgy tűnik tehát, hogy a panaszos valóban az eredetileg tervezettnél több munkát végzett az első munkacsomag keretében. Az említett jegyzőkönyv azonban nem említi kifejezetten azt a tényt, hogy a többi projektpartner által tervezett munkát a panaszosra ruházták át, és hogy a költségvetést ennek megfelelően ki kellett igazítani.

43.      Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az 1. munkaterv keretében a partnerek közötti, munkával kapcsolatos eltérésekre vonatkozó kifejezett információk nem szerepelnek az 1. munkaterv négy eredményének bevezető megjegyzéseiben sem, amelyek mindegyikét a panaszos állítása szerint benyújtották. Ezenkívül nem szerepel a műszaki végrehajtási tervben elért eredmények leírásában. A panaszos azt állította, hogy a Bizottságot az általa jóváhagyott és elfogadott pénzügyi dokumentumokon keresztül megfelelően tájékoztatták a munkával kapcsolatos eltérésekről. A panaszos azonban nyilatkozatának alátámasztására nem hivatkozott konkrét pénzügyi dokumentumra.

44.      Úgy tűnik tehát, hogy a projektkoordinátor az általános feltételek 2. cikke (1) bekezdésének g) pontjában és 22. cikkének (5) bekezdésében előírtaknak megfelelően nem tájékoztatta megfelelően a Bizottságot az 1. munkaprogram szerinti, munkával és költségvetéssel kapcsolatos változásokról. Emellett nincs arra utaló bizonyíték, hogy a panaszos írásban tájékoztatta volna a projektkoordinátort az 1. munkaterv szerinti munkaeltérésekről, és kérte volna, hogy az általános feltételek fent említett 2. cikke (2) bekezdésének f) pontjában előírtak szerint továbbítsák ezt az információt a Bizottságnak.

45.      A fenti megfontolások alapján az ombudsman úgy véli, hogy nem tekinthető megalapozottnak a panaszos azon álláspontja, amely szerint a Bizottságot megfelelően tájékoztatták az 1. munkaterv szerinti, munkával kapcsolatos eltérésekről, és hogy az utóbbi (kifejezetten vagy hallgatólagosan) jóváhagyta a munka projekt munkacsomagjai közötti átadását.

46.      Az ombudsman ezért ésszerűnek tartja a Bizottság arra vonatkozó következtetését, hogy megfelelően tájékoztatták-e a partnerek közötti, az első munkaterv szerinti, munkával kapcsolatos átcsoportosításokról. E körülményekre tekintettel a Bizottság azon döntése, hogy az előirányzott kiadások 100 %-át (35 500 EUR) kifizeti a panaszosnak, de a panaszos által igényelt magasabb összeget (45 300 EUR) nem, szintén észszerűnek tűnik.

B. A hetedik keretprogrammal kapcsolatban

Az ombudsman elé terjesztett érvek

Az elvégzett munka időzítése tekintetében (a fenti 15. pont a) alpontja)

47.      Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság azon döntése, hogy pénzeszközöket fizettet vissza vele, téves volt, mivel nem vette figyelembe, hogy a vonatkozó költségek azelőtt merültek fel, hogy egyértelmű lett volna, hogy a demonstrációs házakat nem fogják megépíteni.

48.      A Bizottság álláspontja a következőképpen foglalható össze.

49.      2001 végén és 2002 elején egyértelmű volt, hogy az Egyesült Királyság területén található épületek építési engedélyét nem szerezték meg. 2002 júniusában nyilvánvalóvá vált, hogy a francia és finn helyszínekkel kapcsolatban számos probléma merült fel; A legfontosabb, hogy a munka egyiken sem kezdődött el. Nyilvánvaló volt, hogy a szerződés meghosszabbítása nélkül a munkát nem lehetett a szerződésben előírt határidőn belül befejezni [5]. Valamennyi szerződő fél tudta, hogy a szerződés Bizottság általi meghosszabbítására vonatkozó pozitív döntés nem volt biztos. A 2002. december 12‐én tartott koordinációs értekezlet alapján egyértelmű volt, hogy nem került sor építési munkálatokra.

50.      2003. január 28-án a Bizottság beleegyezett a meghosszabbítás iránti kérelem támogatásába, azzal a feltétellel, hogy az összes (az Egyesült Királyságban, Franciaországban és Finnországban található) telephely megépítésével kapcsolatos adminisztratív problémákat gyorsan megoldják. Egyértelmű volt, hogy a szerződésben előírt munkálatokat a szóban forgó meghosszabbítás nélkül nem lehet elvégezni. Akkoriban nem volt értelme semmilyen munkát végezni a projekten, amíg a meghosszabbítással kapcsolatos szerződésmódosítást hivatalosan el nem fogadták. A panaszos azonban továbbra is végzett bizonyos munkát. A Bizottság véleménye szerint a panaszos által e munkával kapcsolatban igényelt költségek azt követően merültek fel, hogy egyértelmű volt, hogy a bemutatóházakat nem fogják megépíteni. Erre tekintettel lehetetlen volt felméréseket végezni az épületek lakóiról [6]; Ezért felesleges volt tovább dolgozni az előkészítésükön. Ennek következtében a Bizottság 2003. június 5-én a felmondást megelőző levelet küldött. A Bizottság ezzel összefüggésben megjegyezte, hogy nincs értelme egy olyan teljesítésnek, amely nem érné el a kívánt hatást, csak annak biztosítása érdekében, hogy a maximális közösségi hozzájárulást elérjék. A Bizottság ezért nem vonható felelősségre a panaszos azon döntéséért, hogy olyan lépéseket tesz, amelyek nem vezetnek sehová. 2003 októberében a Bizottság tájékoztatta a szerződő feleket a szerződés megszüntetéséről. Megjegyezte továbbá, hogy a panaszos a zárójelentés benyújtása előtt nem tájékoztatta a folyamatban lévő munkáról.

51.      A fentiek alapján a Bizottság arra az álláspontra helyezkedett, hogy a panaszos első állításának ez a része megalapozatlan.

52.      Észrevételeiben a panaszos a következő érveket hozta fel.

53.      A panaszos a zárójelentés benyújtásáig nem tájékoztathatta a Bizottságot semmilyen folyamatban lévő munkáról, mivel az általános feltételek 2. és 4. cikkével összhangban a projektkoordinátor feladata volt, hogy a projekttel kapcsolatos valamennyi dokumentumot és levelezést továbbítsa a Bizottságnak. Ezért a panaszos megszegte volna a szerződést és a vonatkozó eljárásokat, ha tájékoztatta volna a Bizottságot bármely folyamatban lévő munkáról.

54.      Válaszul a Bizottság azon észrevételére, hogy a projekt végrehajtásával kapcsolatos problémákat követően a panaszosnak tudnia kellett volna, hogy nagyon valószínűtlen, hogy a munkát folytatják vagy befejezik, a panaszos kijelentette, hogy a Bizottság „nem tanácsolta, sőt még csak nem is utalt arra, hogy a konzorcium 2002 közepén fejezze be a munkát”. Ezzel szemben 2003 januárjában a Bizottság azt tanácsolta a konzorciumnak, hogy kérje a 9 hónapos meghosszabbítást, és „a Bizottság még ekkor sem javasolta a projekttel kapcsolatos valamennyi munka felfüggesztését”. A szerződés felmondásáról szóló hivatalos értesítést 2003. október 15-én tették közzé. A panaszos saját döntése alapján úgy döntött, hogy 2003. február 24-én, azaz hat hónappal a projekt hivatalos törlése előtt befejezi a projekttel kapcsolatos munkáját.

55.      A benyújtott információk elemzését követően az ombudsman arra az álláspontra helyezkedett, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban további vizsgálatokra van szükség. E célból arra kérte a Bizottságot, hogy tegye meg észrevételeit a következő kérdéssel kapcsolatban.

Tekintettel arra a tényre, hogy úgy tűnik, a Bizottság 2003. január 28-án elfogadta a projekt meghosszabbítása iránti kérelem támogatását, és hogy a panaszos azt állítja, hogy 2003. február 24-én saját kezdeményezésére abbahagyta a projekttel kapcsolatos munkát, meg tudná-e adni a Bizottság, hogy pontosan mikor kellett volna a panaszosnak tudnia, hogy a projektet nem hajtják végre, és ennek következtében abba kellett volna hagynia a projekttel kapcsolatos munkát?

56.      Válaszában a Bizottság megismételte, hogy 2003. január 28‐i levelében valóban támogatta a szerződés meghosszabbítása iránti kérelmet. Ez azonban ahhoz a feltételhez volt kötve, hogy a meglévő adminisztratív problémákat gyorsan megoldják. Mivel ez a feltétel nem teljesült, a meghosszabbítást nem adták meg, és a szerződést megszüntették. A Bizottság megismételte azon álláspontját, hogy a panaszos tudta, hogy az érintett helyszíneken végzett munka megkezdésének feltételei nem teljesültek. 2002. március 7-én és 8-án a panaszos részt vett egy koordinációs ülésen, amelyen – amint az a vonatkozó jegyzőkönyvben is szerepel – ezek a problémák már ismertek voltak. 2002. június 10-én a panaszos az összes többi vállalkozóval együtt tudta, hogy a szerződés meghosszabbításának valószínűsége nagyon alacsony. Az összes többi vállalkozó körültekintően járt el, és akkoriban leállította a projekttel kapcsolatos munkát, kivéve bizonyos koordinációs és szerződéskezelési feladatokat, amelyek nem kapcsolódtak a panaszoshoz. A Bizottság továbbá rámutatott, hogy 2002 decemberében nyilvánvaló volt, hogy a panaszos nem végzett más munkát, mint a Bizottság által elfogadott és kifizetett előkészítő feladatokat. 2003 januárjában még mindig egyértelmű volt, hogy nincs értelme semmilyen munkát végezni, amíg az összes építési területre vonatkozó közigazgatási engedélyekkel kapcsolatos problémákat meg nem oldják. A panaszos ezért azt állította, hogy a munkát olyan időpontban végezte el, amikor ez nem volt ésszerű.

57.      További észrevételeiben a panaszos előadta, hogy a Bizottság nem fejtette ki, miért nem zárta le a projektet 2001-ben, és miért folytatta annak finanszírozását a következő két évben. A panaszos hangsúlyozta, hogy nem vitatott, hogy a Bizottság csak 2003 októberében szüntette meg a szerződést, és nem korábban, azaz 2001-ben vagy 2002-ben.

58.      A panaszos az általános feltételek 7. cikkének (6) bekezdésére hivatkozott, amely kimondja, hogy „a fővállalkozók a Bizottság által küldött, a szerződés felmondásáról szóló levél kézhezvételekor megteszik a megfelelő intézkedéseket kötelezettségvállalásaik visszavonására vagy csökkentésére (...)” A szerződés felmondásáról szóló értesítés 2003. október 15-én kelt. A panaszos 2003 februárjában abbahagyta a projekttel kapcsolatos munkát.

59.      A panaszos továbbá nem értett egyet a Bizottság azon állításával, hogy „az összes többi vállalkozó már 2002. június 10-én leállította a munkát”. Véleménye szerint a szerződés meghosszabbítását 2002. június 10-én nem kérték, és a Bizottság 2002-ben még csak nem is utalt a szerződés műszaki okokból történő esetleges megszüntetésére. Ezenkívül nem született 2002. június 10-i bizottsági határozat. Ezen a napon a konzorcium megtartotta éves rendes ülését, amelyen a partnerek megvitatták az egyesült királyságbeli helyszínnel kapcsolatos problémákat. A projekt meghosszabbítására irányuló kérelmet 2003 februárjában nyújtották be, a Bizottság brüsszeli épületében 2003 januárjában tartott találkozót követően. A panaszos szerint ez volt az az időpont, amikor a projektpartnerek befagyasztották az építési területekkel kapcsolatos tevékenységeket. Addigra a panaszos már befejezte saját munkáját, és megvárta a Bizottság határozatát.

A tényleges és becsült költségek tekintetében (a fenti 15. pont b) alpontja)

60.      A panaszos azzal érvelt, hogy a projekttel kapcsolatos valamennyi költsége tényleges költség, és hogy a Bizottságnak saját szabályaival összhangban meg kellett volna térítenie a panaszos számára ezeket a kiadásokat.

61.      A Bizottság kifejtette, hogy csak a projekt elszámolható költségeit tudja finanszírozni. Ezeket az általános feltételek 22. és 23. cikke határozta meg. Ahhoz, hogy támogathatók legyenek, a költségeknek „szükségesnek” kellett lenniük a projekthez. A Bizottság rámutatott arra, hogy a költségek megtérítése semmilyen körülmények között nem jelenti az igényelt költségek automatikus kifizetését. A felelős műszaki tisztviselőnek mindig értékelnie kell a projekt végrehajtása során felmerült költségek szükségességét. A Bizottság szerint „eltérő megközelítés elfogadása ellentétes lenne a hatékony és eredményes pénzgazdálkodás elvével, mivel a Bizottságnak el kellene ismernie és vissza kellene térítenie minden tényleges költséget, azaz minden olyan költséget, amely a vállalkozó állítása szerint felmerült.”

62.      A Bizottság arra az álláspontra helyezkedett, hogy a panaszos által igényelt költségek csupán az általa a feladatok végrehajtására fordított időre vonatkozó nyilatkozatnak minősülnek, és hogy a panaszos „nem bizonyította az igényelt tényleges költségeket”. Nem volt mód az állítás pontosságának pozitív ellenőrzésére, de két olyan elem volt, amely alapján a Bizottság feltételezhette, hogy az állítás eltúlzott volt. Ezek a következők voltak: i. a munkacsomag ugyanannak a költségvetésnek a keretében sokkal több feladat elvégzését irányozta elő, és a feladatok többségét soha nem hajtották végre; és ii. a benyújtott kérdőívek és más hasonló esetekben előállított kérdőívek minőségének összehasonlításakor úgy tűnt, hogy a panaszosnak nagyon kevés időre volt szüksége azok elkészítéséhez.

63.      A fenti 13. pontban említettek szerint a Bizottság úgy határozott, hogy jóhiszeműen elfogadja a hetedik keretprogram keretében tervezett kiadások 20 %-át (9 200 EUR) (46 000 EUR), „feltéve, hogy a panaszos a megfelelő időt olyan intézkedés megtervezésére fordíthatta volna, amelyet később nem hajtott végre.

64.      Észrevételeiben a panaszos a következő érveket hozta fel.

65.      Minden költsége "szükséges"volt a projekthez 2000-ben, 2001-ben, 2002-ben és 2003. február 24-ig. A projektért felelős műszaki tisztviselő egyetlen észrevételt sem tett a 2000., 2001. vagy 2002. évi eredményekkel vagy pénzügyi követelésekkel kapcsolatban, és az a tény, hogy a panaszos 2003-ban nem tudta befejezni munkáját, nem függött össze a projektben betöltött szerepével, hanem csak azzal a ténnyel függött össze, hogy más partnerek nem építették fel a demonstrációs házakat.

66.      A panaszos rámutatott, hogy a Bizottság formai hibát követett el, amikor kijelentette, hogy a panaszos 46 000 EUR-t igényelt a hetedik keretprogramra. Azt állította, hogy ez egyértelműen azt jelzi, hogy a Bizottság nem elemezte megfelelően a pénzügyi dokumentumokat. A panaszos által a hetedik keretprogramra igényelt összeg valójában 21 150 EUR volt; ez a ténybeli tévedés súlyosan aláásta a Bizottság által az elfogadott költségekkel és a visszatérítési kérelmekkel kapcsolatban végzett számítások hitelességét. A panaszos úgy vélte, hogy a hetedik keretprogram keretében elvégzendő munka mintegy 49 %-át hajtotta végre, mivel véleménye szerint a szociológiai felmérések kidolgozása általában legalább ugyanannyi időt vesz igénybe, mint az adatok összehasonlító elemzése. A hetedik keretprogramban előirányzott munka szerint a felmérések és a nemzeti elemzések végrehajtását más partnereknek kellett volna elvégezniük. Amit a panaszosnak meg kellett tennie, de rajta kívül álló okok miatt nem volt képes megtenni, az az adatok összehasonlító elemzése volt, miután a fent említett nemzeti jelentéseket más partnerek kiegészítették. A panaszos véleménye szerint ezért teljesen önkényes volt a Bizottság azon következtetése, hogy a tervezett kiadásoknak csak 20 %-át fogadja el.

67.      A panaszos megjegyezte továbbá, hogy a Bizottság nem szolgáltatott bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy az elfogadott költségekre és a visszatérítendő összegekre vonatkozó számításai „valós”, nem pedig „becsült” költségeken alapultak volna. A Bizottság például elismerte, hogy a panaszosnak részt kellett vennie más vállalkozókkal tartott találkozókon, és bizonyos napokat utazással kellett töltenie, de nem hivatkozott az e költségekre vonatkozó számadatokra, sem pedig arra, hogy azokat hogyan számították ki az elfogadott 9 200 EUR összeghez képest. El kellett ismerni, hogy ezek az utazási költségek valósak voltak, és megfelelően szerepeltek a Bizottság pénzügyi elszámolásaiban. A panaszos ezért megismételte, hogy a Bizottságnak el kellett volna fogadnia a leszállítandó anyagok, az utazási költségek és a közvetett költségek (általános költségek) tekintetében felmerült releváns költségeket.

68.      A panaszos határozottan nem értett egyet a Bizottság azon következtetésével, hogy nem volt mód az állítás pontosságának pozitív ellenőrzésére, és kijelentette, hogy az általános feltételek 25. cikke egyértelműen kifejtette, hogyan kellett volna meghatározni a költségek indokolását.

69.      A benyújtott információk elemzését követően az ombudsman arra az álláspontra helyezkedett, hogy a panasz e részével kapcsolatban további vizsgálatokra van szükség. Ezért arra kérte a Bizottságot, hogy válaszoljon a következő kérdésekre:

Észrevételeiben a panaszos nem értett egyet a Bizottság azon véleményével, hogy „nem volt mód az általa benyújtott állítás pontosságának pozitív ellenőrzésére”. Kérjük a Bizottságot, hogy tegye meg észrevételeit ezzel kapcsolatban.

Kérjük a Bizottságot, hogy észrevételezze a panaszos azon észrevételét is, hogy a Bizottság formai hibát követett el a panaszos által igényelt összeg tekintetében. Ezzel összefüggésben kérjük a Bizottságot, hogy fejtse ki észrevételeit a panaszos és a Bizottság által szolgáltatott számadatok közötti eltérésekkel kapcsolatban.

70.      További véleményében a Bizottság előadta, hogy a panaszos pénzügyi követelése egy arra vonatkozó nyilatkozatból állt, hogy a panaszos hány munkaórát fordított a projektre. A Bizottság csak utólagosan tudta ellenőrizni az állítást. Az igényelt munka nagy része a panaszos munkaidején alapult, és nem voltak olyan hitelesített munkaidő-nyilvántartások, számlák vagy egyéb elemek, amelyek alapján a Bizottság ellenőrizhette volna a tényleges kiadásokat. A Bizottság ezért az igényelt munkaterhet csak a bemutatott munka és a szerződés munkaprogramjában szereplő becslések alapján tudta értékelni.

71.      A panaszos által hivatkozott munkát illetően a Bizottság megjegyezte, hogy a panaszos által benyújtott kérdőívből kiderült, hogy egy kivételével (003. kérdés) az általa kidolgozott valamennyi kérdés általános jellegű volt. A munka hozzáadott értékét az összes válasz beérkezését követően a kérdőívek értelmezésének kellett volna jelentenie. A kérdőíveket nyilvánvalóan soha senki nem töltötte ki, mert senki nem kapta meg őket. Ezért nem volt értelme a munkával kapcsolatos költségek megtérítését követelni. A 423 munkaórára vonatkozó állítás a Bizottság véleménye szerint teljes mértékben elfogadhatatlan.

72.      A számításokat illetően a Bizottság azzal érvelt, hogy nem követett el formai hibát, mivel beleegyezett abba, hogy átalányösszeget fizet a panaszosnak a hetedik keretprogram keretében elvégzett előkészítő feladatokért. Ami a munka többi részét illeti, nem volt bizonyíték arra, hogy ez megvalósult volna.

73.      További észrevételeiben a panaszos megismételte, hogy a Bizottság a projekt keretében elvégzett munka értékelése során nem a tényleges költségeket használta fel, hanem becslésekre támaszkodott. Nem volt világos, hogy a Bizottság hogyan becsülheti meg, hogy a panaszos munkája a hetedik keretprogram értékének 20 %-át tette ki, anélkül, hogy figyelembe vette volna a hitelesített munkaidő-kimutatásokat.

74.      A panaszos hivatkozott továbbá az általános feltételek 23. és 25. cikkére, amelyek meghatározzák a szerződő felek kötelezettségeit és azt, hogy a Bizottságnak hogyan kell gyakorolnia ellenőrzését.

           A 23. cikk (1) bekezdésének a) pontja a következőképpen szól:

„A szerződésre terhelt teljes munkaidőt a projekt teljes időtartama alatt, illetve a koordinátor esetében legkésőbb a projekt időtartamának végét követő két hónapon belül rögzíteni kell, és azt a szerződő fél által kijelölt, a munkáért felelős személynek (...) vagy a szerződő fél megfelelően felhatalmazott pénzügyi tisztviselőjének havonta legalább egyszer igazolnia kell.”

           A 25. cikk a következőképpen szól:

„A támogatható költségeket vissza kell téríteni, amennyiben azokat a szerződő fél indokolja. E célból a szerződő fél rendszeresen és a székhelye szerinti állam szokásos számviteli egyezményeivel összhangban vezeti a projekt elszámolásait és a megfelelő dokumentációt, amely alátámasztja és indokolja különösen a kimutatásaiban szereplő költségeket és időt. Ennek a dokumentációnak pontosnak, teljesnek és hatékonynak kell lennie.”

75.      A panaszos határozottan nem értett egyet a Bizottság azon következtetésével, hogy nem rendelkezik hitelesített munkaidő-nyilvántartással. Azzal érvelt, hogy munkaidő-nyilvántartásait a Bizottság szabályainak megfelelően a munkálatokért felelős személy és a megfelelően felhatalmazott pénzügyi tisztviselő hitelesítette. A panaszos ragaszkodott ahhoz, hogy teljes mértékben teljesítse a szerződés szerinti kötelezettségeit, és hitelesített munkaidő-nyilvántartásokat vezetett, amelyeket a Bizottság a projekt során és azt követően bármikor ellenőrizhetett. A panaszos megjegyezte továbbá, hogy a Bizottság úgy döntött, hogy nem ellenőrzi a projektpartnerek hitelesített munkaidő-nyilvántartásait. A Bizottság ezt megtagadta, még akkor is, ha a panaszos ezt 2005-ben kifejezetten kérte. A Bizottság ezért úgy döntött, hogy döntését becslésekre alapozza, egyértelmű szabályok, valamint megfelelő és időben történő szakértői értékelés nélkül. Még csak nem is vette figyelembe a projekttalálkozók konkrét utazási költségeit, amelyeket repülőjegyekkel és vonatjegyekkel dokumentáltak. A Bizottság átfogó becslése gyors megoldás volt, amely valójában abszolút és relatív értelemben egyaránt szankcionálta a konzorcium legkisebb partnerét, azaz a panaszost.

76.      A panaszos szerint a Bizottság megerősítette, hogy a munkaterhet csak a leszállítandó anyagok és a vállalkozó munkaprogramjában szereplő becslések alapján tudja értékelni. A Bizottság ezért megerősítette, hogy a projekt végrehajtása során felmerült tényleges költségek helyett becsült költségeket alkalmazott. A költségek Bizottság általi elfogadásának azonban kizárólag a tényleges költségek képezték a jogalapját [7]. A jelen kifogás fő oka az volt, hogy a Bizottság nem alkalmazta a tényleges költségekre vonatkozó szabályokat.

77.      A panaszos véleménye szerint a Bizottság a panasszal kapcsolatos eredeti véleményében ténybeli hibát követett el, amikor megerősítette, hogy a panaszos 46 000 EUR-t igényelt a hetedik keretprogramra, és hogy ez az összeg „meghaladja a teljes munka elvégzése esetén előirányzott teljes összeget”. További véleményében a Bizottság nem fejtette ki korábbi számítási hibáit.

78.      A panaszos által a hetedik keretprogram keretében végzett munkát nem értékelték szakértői értékelésnek a Bizottság eljárásai által előirányzott időn belül. Öt évvel a projekt lezárása után a Bizottság megpróbált vitát nyitni a panaszos munkájának minőségéről, azaz a panaszos által a hetedik munkacsoport keretében kidolgozott kérdőív konkrét kérdéseiről. Ha a Bizottságnak aggályai voltak a kérdőív tartalmával kapcsolatban, 60 nap állt rendelkezésére azok kifejezésére, nem pedig öt év. E 60 napon belül a Bizottság elutasíthatta volna a hetedik keretprogram keretében végzett módszertani munkát, de nem tette meg.

Az ombudsman értékelése

79.      Az ombudsman elöljáróban megjegyzi, hogy az általános feltételek 7. cikke (1) bekezdésének a) pontjával összhangban a Bizottság felmondhatja a szerződést „a projektet jelentős mértékben érintő jelentős műszaki vagy gazdasági okok miatt (...)”. Ebben az esetben az általános feltételek 7. cikke (6) bekezdésének szövege alapján a közösségi pénzügyi hozzájárulásnak fedeznie kell „a Bizottság által jóváhagyott projekteredményekhez kapcsolódó elszámolható költségeket” és „a szerződés felmondásának időpontja előtt jóhiszeműen később felmerült elszámolható költségeket”.

80.      Az ombudsman tudomásul veszi, hogy a szerződés megszűnése miatt a hetedik keretprogram keretében nem készültek teljesítési eredmények. Ennek oka az volt, hogy a demonstrációs házakat nem építették fel. Következésképpen nem éltek ott lakók, és ezért nem lehetett szociológiai felméréseket végezni [8]. A fent említett 7. cikk (6) bekezdése alapján az ombudsmannak törekednie kell annak megállapítására, hogy a projekttel kapcsolatos munka 2002 júniusa és 2003 februárja közötti folytatásával a panaszosnál felmerült költségek „jóhiszeműen” merültek-e fel, és hogy azok „támogathatók” voltak-e a projektre.

A jóhiszeműség kérdéséről

81.      A Bizottság azzal érvelt, hogy a jóhiszemű partnerek a konzorcium 2002. június 10-i ülését követően már 2002 júniusában befejezték a projekttel kapcsolatos munkájukat. A panaszos nem értett egyet ezzel, és megjegyezte, hogy a partnerek legalább 2003 februárjáig, a projekt meghosszabbítása iránti kérelem benyújtásáig ténylegesen folytatták a munkát. A panaszos hangsúlyozta, hogy 2003. február 24-én befejezte a projekttel kapcsolatos munkáját, és ezért valamennyi költsége a projekt Bizottság általi hivatalos törlése előtt merült fel.

82.      Az ombudsman úgy véli, hogy az általános feltételek 7. cikkének (6) bekezdésével összhangban (lásd a fenti 58. pontot) a projektpartnerek, köztük a panaszos számára valóban nem állt fenn formális kötelezettség arra vonatkozóan, hogy a projekt hivatalos törlése (2003. október 15.) előtt – amelyet a Bizottság felmondást megelőző levele (2003. június 5.) előzött meg – felhagyjanak a projekttel kapcsolatos munkával.

83.      Az ombudsman azonban gondosan elemezte a projektpartnerek találkozóinak jegyzőkönyvét, és megjegyzi, hogy a 2002. június 10-én tartott találkozón egyértelmű volt, hogy „a projekt [ ] ismét nem kapott tervezési jóváhagyást” az egyesült királyságbeli helyszínre vonatkozóan, és hogy fellebbezést fognak benyújtani az építési engedélyt elutasító határozat ellen. A fellebbezési eljárás várhatóan több hónapot vett igénybe, és az egyesült királyságbeli partner fenntartotta magának a jogot, hogy visszavonja a projektet, ha a fellebbezés sikertelennek bizonyul. Megvizsgálták annak lehetőségét, hogy az egyesült királyságbeli helyszínnel kapcsolatos nehézségek miatt kérjék a szerződés meghosszabbítását. Megjegyezték azonban, hogy a szerződés meghosszabbításának kérelmezése „nagyon hosszú eljárás, és nem biztos, hogy sikerül”. Ami a francia és finn helyszínek építését illeti, a következtetés az volt, hogy a „kiterjesztés” nem kötelező, de lélegzetelállító lehet számukra. A partnerek elvben megállapodtak abban, hogy kérik a szerződés meghosszabbítását, de úgy döntöttek, hogy 6 hónapot várnak a hivatalos döntés meghozataláig. A panaszos megjegyezte, hogy a 6–9 hónapos meghosszabbítás jobb lenne, mint a 12 hónapos meghosszabbítás.

84.      A 2002. december 12-én tartott ülés jegyzőkönyvében megállapították, hogy a francia és a finn helyszín esetében egyaránt kilenc hónapos hosszabbítás [ ] várható, és hogy az egyesült királyságbeli helyszín esetében tizenkét hónapos hosszabbításra van szükség. A projektpartnerek úgy döntöttek, hogy találkoznak a Bizottsággal, hogy megvitassák a kapcsolat lehetséges meghosszabbítását. A következő, 2003. január 28-án tartott ülésen hivatalosan megállapodtak abban, hogy meghosszabbítást kérnek a Bizottságtól.

85.      A szerződés Bizottság általi meghosszabbítása azonban, amelyet már 2002 júniusában megvitattak, távolról sem volt biztos. Az ombudsman ezért azon a véleményen van, hogy a projektpartnereknek óvatosnak kellett volna lenniük a projekttel kapcsolatos további kiadások felmerülése előtt, mivel a projekt sikeres befejezése már nem volt biztos. Figyelembe kell venni azt a tényt, hogy úgy tűnik, a panaszos további munkájának nagy része a demonstrációs házak felállításától függött, és hogy a helyszínek egyikén sem kezdték meg az építkezést. A panaszos helyesen érvelt azzal, hogy abban az időpontban, azaz 2002 közepén nem volt vita a projekt törléséről, amelyre csak 2003 októberében került sor. A projekt sikeres megvalósítása azonban már 2002 júniusában kétséges volt. A panaszosnak ezért alaposan meg kellett volna vizsgálnia, hogy valóban van-e értelme további munkát végezni, figyelembe véve annak lehetőségét, hogy a problémákat nem oldják meg, és hogy a projektet nem hajtják végre.

86.      Az ombudsman azonban úgy véli, hogy nem szükséges eldönteni, hogy indokolt-e a Bizottság azon javaslata, hogy a panaszos nem járt el jóhiszeműen, amikor 2002 második felén túl is folytatta munkáját. Úgy tűnik, hogy a Bizottság nem utasította el a panaszosnál 2002 közepe után felmerült összes költséget. Ehelyett elfogadta a panaszos által bejelentett költségek egy részét. Azt a kérdést, hogy az elfogadandó összeg kiszámításakor alkalmazott megközelítés helyes volt-e, az alábbiakban tárgyaljuk (lásd a 87. és azt követő bekezdéseket).

A költségek elszámolhatóságáról

87.      A fent ismertetett érvek alapján az ombudsman úgy értelmezi, hogy a jelen ügyben vitatott egyik fő kérdés az, hogy a Bizottság a tervezett munka és a panaszos által a hetedik keretprogram keretében ténylegesen elvégzett munka összehasonlítására alapozhatta-e határozatát, és csak az igényelt költségek egy részét fogadhatta-e el, vagy részletes ellenőrzést kellett-e végeznie a panaszos munkájáról.

88.      Amint azt a fenti 22. pontban említettük, az ombudsman úgy véli, hogy a szerződéses ügyekben általa elvégezhető felülvizsgálat terjedelme szükségszerűen korlátozott. Így csak annak ellenőrzésére fog törekedni, hogy a Bizottság koherens és ésszerű módon számolt-e be álláspontjáról.

89.      Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság a befejezett és a tervezett munka összehasonlítása alapján akkor döntött úgy, hogy elfogadja a panaszos által igényelt kiadások egy részét, amikor nyilvánvalóvá vált, hogy a projekt végrehajtása sikertelen volt. Az is egyértelmű, hogy a hetedik keretprogram keretében nem születtek eredmények, és csak néhány előkészítő munkára került sor. A Bizottság elfogadta a fent említett előkészítő munka kifizetését, annak ellenére, hogy az említett munkaprogram keretében végzett munka egyértelműen nem zárult le. Az ombudsman úgy véli, hogy jogszerű volt a Bizottság azon döntése, hogy megtéríti a panaszosnak a hetedik keretprogram keretében végzett előkészítő munkáját (azaz a kérdőívek kidolgozását) azáltal, hogy átfogó értékelést készít az előirányzott munkához képest elvégzett munkáról.

90.      A panaszos azon érvét illetően, hogy a munkálatokat nem lehetett befejezni, mivel a többi vállalkozó nem építette fel a házakat, az ombudsman megjegyzi, hogy az általános feltételek 6. cikkének (3) bekezdésével összhangban a Közösség nem tehető felelőssé a szóban forgó szerződés végrehajtásában részt vevő vállalkozók által elkövetett cselekményekért vagy mulasztásokért [9].

91.      Ami a ténylegesen elfogadott összeget illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy a kérdőívek kidolgozásához szükséges 423 munkaóra nem volt indokolt. Úgy ítélte meg, hogy a hetedik keretprogramban előirányzott teljes összegnek csak 20 %-át tudja elfogadni (beleértve az általános költségeket és az utazási költségeket is). A panaszos nem értett egyet a fenti következtetéssel, és arra az álláspontra helyezkedett, hogy a hetedik keretprogram keretében elvégzett munka mintegy 49 %-ot tett ki [10]. Kérte, hogy utazási és tartózkodási költségeit külön térítsék meg számára.

92.      Az ombudsman megjegyzi, hogy a felek nem értenek egyet abban, hogy a panaszos által igényelt kiadások hány százalékát kellett volna a Bizottságnak elfogadnia. Szem előtt tartva azonban a Bizottság által azon döntésének alátámasztására felhozott érveket, hogy a hetedik keretprogramban előirányzott teljes összegnek csak 20 %-át (9200 EUR) fogadja el, az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság ésszerű és koherens módon számolt be megközelítéséről.

93.      A fenti megfontolások alapján az ombudsman úgy véli, hogy nem nyert bizonyítást a panaszos első állítása, nevezetesen az, hogy a Bizottság tévesen döntött úgy, hogy visszafizetteti a panaszosnak kifizetett pénzeszközöket.

C. A panaszos második állítását illetően

94.      A panaszos azt állította, hogy a Bizottság kezdetben nem nyújtott teljes körű tájékoztatást a lehetséges jogorvoslati lehetőségekről. A Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy az Elsőfokú Bíróság elé terjesztheti az ügyet. A Bizottság elismerte, hogy nem említette az európai ombudsmannál történő panasztétel lehetőségét, és elfogadta, hogy a jogorvoslati lehetőségekre vonatkozó tájékoztatásban teljesebb lehetett volna.

95.      Észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy elégedett a Bizottság azon elismerésével, hogy elmulasztotta megemlíteni az európai ombudsmanhoz történő panasztétel lehetőségét.

Az ombudsman értékelése

96.      Tekintettel arra, hogy a Bizottság elismerte, hogy a panaszos rendelkezésére álló jogorvoslati eszközök egyikeként elmulasztotta belefoglalni az európai ombudsmanhoz történő panasztétel lehetőségét, és tekintettel arra, hogy a panaszos elégedettségét fejezte ki azzal kapcsolatban, hogy a Bizottság elismerte az említett mulasztást, az ombudsman úgy véli, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban nincs szükség további vizsgálatokra.

D. A panaszos állításával kapcsolatban

97.      A Bizottság fenntartotta álláspontját a visszatéríttetésről szóló határozattal kapcsolatban.

98.      A panaszos fenntartotta állítását, és arra kérte az ombudsmant, hogy kérje fel a Bizottságot a 44 984,18 EUR összegű nettó egyenlegnek a javára történő kifizetésére.

Az ombudsman értékelése

99.      A fenti 46. és 93. pontban levont következtetések fényében a panaszos állítását el kell utasítani.

E. Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot a panaszos első állításával és az ahhoz kapcsolódó állítással kapcsolatban. Ami a panaszos második állítását illeti, további vizsgálatok nem indokoltak.

A panaszost és a Bizottságot tájékoztatják erről a döntésről.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Kelt Strasbourgban, 2008. december 15-én.

---

[1] Ez a levél 2005. szeptember 2-án kelt, de csak 2005. szeptember 5-én küldték el.

[2] A helyes hivatali magatartás európai kódexe elérhető az európai ombudsman honlapján: http://www.ombudsman.europa.eu.

[3] A panaszos által említett 36 250,74 EUR összeg kismértékben eltér a Bizottság által látszólag behajtott 36 250,54 EUR összegtől.

[4] A szerződés 3. cikkének (2) bekezdése a következőképpen szól:

„A Közösség a projekt támogatható költségeit az e szerződés aláírását követő becsült támogatható költségek indikatív bontását tartalmazó táblázatnak megfelelően finanszírozza, legfeljebb 600 000,00 EUR (hatszázezer EUR) erejéig.”

[5] A szerződésnek 2000. január 1-jétől kezdődően 48 hónapra kellett volna szólnia.

[6] A felmérések célja a lakások utólagos alkalmasságának, valamint bérlőik vagy tulajdonosaik elégedettségi fokának értékelése volt. E célból ki kellett dolgozni egy (három egymást követő interjúból álló) interjúkeretet, amely mindhárom országban közös volt, majd azt az egyes országokhoz kellett igazítani.

[7] A „tényleges költségekre” való hivatkozás az általános feltételek 23. cikkében (közvetlen költségek) és 24. cikkében (közvetett költségek) található. Az elszámolható költségek a fenti két cikkben meghatározott költségek voltak, amelyek szintén megfelelnek az elszámolható költségekre vonatkozóan az általános feltételek 22. cikkében meghatározott általános elveknek.

[8] A projekt részletes leírása szerint a hetedik keretprogram keretében három leszállítandó anyagot (L19., L20. és L21.) kellett elkészíteni. Ezek az eredmények azok a felmérések voltak, amelyeket a három különböző országban kellett volna elvégezni.

[9] A szerződés 6. cikkének (3) bekezdése a következőképpen szól: „A Közösség nem tehető felelőssé az e szerződést teljesítő szerződő felek által elkövetett cselekményekért és mulasztásokért (...)”

[10] A panaszos 2005. május 20-i levelében foglaltak szerint.