Strasbourg, 2008. június 19.

Tisztelt L. Úr!

2007. október 18-án Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen a 488/2007/PB panaszára vonatkozó véleményében megfogalmazott azon állításával kapcsolatban, hogy az Ön által kért bizonyos dokumentum nem létezik. Panaszát a Bizottság fent említett véleményével kapcsolatos észrevételei tartalmazták.

2008. január 17‐én továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. A Bizottság 2008. március 14-én nyilvánított véleményt. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2008. március 28-án küldött meg.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panasz az Európai Bizottságnak a hozzáférés iránti kérelem Bizottság általi kezelésével összefüggésben megfogalmazott azon állítására vonatkozott, hogy egy bizonyos dokumentum nem létezik, és ezért a hozzáférést nem lehet megadni.

A 488/2007/PB ügyben a panaszos az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló, 2001. május 30-i 1049/2001/EK európai parlamenti és tanácsi rendelet (1) (a továbbiakban: 1049/2001/EK rendelet) alapján hozzáférést kért a Bizottság által létrehozott Európai Szabályozók Csoportja (a továbbiakban: ERG) birtokában lévő számos dokumentumhoz. A Bizottság megtagadta a hozzáférést bizonyos dokumentumokhoz. A Bizottsághoz intézett, a panasszal kapcsolatos véleménykérésről szóló levelében az ombudsman azt is kérte a Bizottságtól, hogy pontosítsa határozatát kifejezetten az „ERG (06) 45a. sz. jelentés” tekintetében, amelyre vonatkozóan a panaszos 2006. november 20-i közleményét küldte. A panaszosnak az 1049/2001/EK rendelet szerinti megerősítő kérelmére adott bizottsági válasz nem említette kifejezetten az ERG (06) 45a. sz. jelentést.

Véleményében a Bizottság megállapította, hogy az „ERG (06) 45a. sz. jelentés” tekintetében az „a” betűvel bejegyzett ERG-dokumentumok a kapcsolódó dokumentumok tartalmát összefoglaló feljegyzések. Ilyen megjegyzést általában az „ERG (06) 45. sz. jelentés” és az „ERG (06) 45b. sz. jelentés” esetében kellett volna tenni. Ilyen feljegyzést azonban nem készítettek, mivel röviddel az ERG plenáris ülése előtt úgy határoztak, hogy nem vitatják meg ezeket a jelentéseket, és „ [ezért] nem áll rendelkezésre ERG (06) 45a hivatkozási számú dokumentum”.

A fent említett panasszal kapcsolatos bizottsági véleményre vonatkozó 2007. október 18-i észrevételeiben a panaszos arról tájékoztatta az ombudsmant, hogy megkapta az állítólagosan nem létező ERG (06) 45a. sz. jelentés másolatát. A panaszos aggodalmát fejezte ki amiatt, hogy a Bizottság véleményében valótlan információkat közölt, és arra ösztönözte az ombudsmant, hogy vizsgálja meg ezt az ügyet.

A panaszos megjegyezte, hogy az említett dokumentum tartalmából nem derül ki egyértelműen, hogy azt miért nem kellett volna nyilvánosságra hozni, mivel a dokumentum csupán az „ERG (06) 45b. sz. jelentés” összefoglalását és egy olyan megjegyzést tartalmazott, amely szerint nem volt sürgető szükség a közzétételre.

A panaszos arra ösztönözte az ombudsmant, hogy külön foglalkozzon ezzel a kérdéssel, mivel az „az ombudsman és az Európai Közösség szervei és intézményei közötti alapvető együttműködésre [grundsätzliche Zusammenarbeit ]” vonatkozik.

2008. január 17-én az ombudsman megindította a jelen vizsgálatot a következő állítással kapcsolatban: A Bizottság valótlan információkat adott az ombudsmannak, amikor a 488/2007/PB panasszal kapcsolatos véleményében kijelentette, hogy az „ERG (06) 45a. sz. jelentés” nem létezik.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság lényegében elismerte a dokumentum létezését, és különböző észrevételeket tett az e kérdésre vonatkozó eredeti következtetésével kapcsolatban (lásd a határozat alábbi részét). A Bizottság véleményéhez csatolta az említett dokumentum másolatát.

A panaszos észrevételei

Észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy nincs jelentős észrevétele a Bizottság véleményével kapcsolatban, de rámutatott arra, hogy a Bizottság véleményével nem erősítette meg a Bizottságba vetett bizalmát (vö. a határozat alábbi részével).

A HATÁROZAT

1 Az az állítás, hogy a Bizottság valótlan információkat adott az ombudsmannak

1.1 A panaszos azt állította, hogy az Európai Bizottság valótlan információkat adott az európai ombudsmannak, amikor a 488/2007/PB panasszal kapcsolatos véleményében kijelentette, hogy a (panaszos által kért) ERG (06) 45 a jelentés nem létezik.

1.2 Véleményében az Európai Bizottság olyan információkkal szolgált, amelyek lényegében megerősítették a panaszos állítását. A Bizottság e tekintetben számos észrevételt tett:

1. A panaszos legutóbbi dokumentumigénylését követően sor került az ERG rendelkezésére álló dokumentumok további vizsgálatára. Ez a keresés megerősítette az ERG (06) 45a. sz. jelentés létezését. Ezt végül a CIRCA honlapján (2) szerezték be.
2. Amint azt a Bizottság a 488/2007/PB panasszal kapcsolatban az ombudsmannak adott válaszában már kifejtette, az „a” betűvel bejegyzett dokumentumok beadványok. Ezek a feljegyzések röviden összefoglalják a kapcsolódó dokumentumokban ismertetett kérdéseket, és arra szolgálnak, hogy a dokumentumokat az ERG plenáris ülései elé terjesszék megvitatásra az elfogadás előtt. Az ombudsmannak a 488/2007/PB panasszal kapcsolatos információkérésére adott válaszában a Bizottság szolgálatai jóhiszeműen úgy vélték, hogy i. nem készült beadvány, mivel az ERG (06) 45. sz. jelentést vita nélkül „A” napirendi pontként kell kezelni (3), és ezért ii. az említett dokumentum nem lehet a birtokában.
3. A Bizottság szolgálatai először megpróbálták lekérni a dokumentumot arról a helyről, ahol az ilyen dokumentumokat általában tárolják, korlátozott ideig, mielőtt helyhiány miatt törölnék őket, azaz a személyi számítógépeken és az ERG plenáris ülésével kapcsolatos dokumentumok mentésére szolgáló elektronikus adathordozókon. Nem tekintette meg a CIRCA honlapját, amelyet inkább a nemzeti szabályozó hatóságok küldötteinek szánt.
4. Ami a szóban forgó beadvány tartalmát illeti, a Bizottság szolgálatai megerősítik, hogy annak érdemi része megegyezik az „ERG (06) 45. sz. jelentés” 21. oldalán szereplő következtetésekkel, amelyeket a Bizottság korábban közölt a panaszossal.

1.3 Észrevételeiben a panaszos a következőket fejtette ki: Kijelenti, hogy az a benyomása támadt, hogy a Bizottság nem veszi nagyon komolyan az európai ombudsmannal való együttműködési kötelezettségét. Nem tartotta valószínűnek, hogy a Bizottság ténylegesen megkereste az állítólagosan nem létező dokumentumot. Rámutatott, hogy aligha képzelhető el, hogy „az ERG(06) 45b. sz. jelentés” létezik, de az ezt logikusan megelőző dokumentum, azaz az ERG(06) 45a. sz. jelentés” nem. Kijelenti, hogy megérthette volna például azt a magyarázatot, hogy a dokumentumot túl jelentéktelennek ítélték, és ezért törölték. Az a magyarázat azonban, hogy a dokumentumot soha nem hozták létre, nem erősítette meg a Bizottságba vetett bizalmát.

1.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy egy intézmény tényszerű kijelentése, miszerint egy dokumentum nem létezik, a valóságnak való megfelelés (megcáfolható) vélelmét vonja maga után (4). Ez a vélelem a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelmekkel összefüggésben esetlegesen érintett valamennyi szereplőre vonatkozik, legyenek azok polgárok vagy más közösségi intézmények. Ami konkrétan az ombudsmant illeti, a valóságnak való megfelelés vélelme mindenekelőtt az összes intézmény és az ombudsman között az 1049/2001/EK rendelet alkalmazása tekintetében fennálló magas szintű bizalmon alapul. Előnyt jelent továbbá az eljárás gazdaságossága szempontjából - mind az igazgatás, mind az ombudsman számára - azáltal, hogy jelentősen csökkenti az érintett igazgatási akták vagy dokumentumok vizsgálatának szükségességét. Ugyanakkor a valóságnak való megfelelés vélelme különösen szigorú gondossági kötelezettséget von maga után a dokumentum nem létezésére vonatkozó állítások pontosságának biztosítása tekintetében.

1.5 A jelen ügyben az Európai Bizottság teljes mértékben elismerte, hogy az általa tett vitatott tényállítás téves volt, vagyis hogy az állítólagosan nem létező dokumentum ténylegesen létezett. A vizsgálat e szakaszában tehát az a releváns kérdés, hogy a Bizottság eleget tett-e a fent említett gondossági kötelezettségnek.

1.6 Az ombudsman, miután alaposan megvizsgálta az Európai Bizottság véleményét, úgy véli, hogy nem kapott olyan információt vagy magyarázatot, amely alátámasztaná a fent említett kötelezettségnek való megfelelést, az alábbi okok miatt:

Először is, a Bizottság véleményének (1) bekezdése jelzi, hogy szolgálatai valahogy arra következtettek, hogy a dokumentum nem létezik, abból a tényből, hogy az „a” betűvel bejegyzett dokumentumok beadványok. Ezek a feljegyzések röviden összefoglalják a kapcsolódó dokumentumokban ismertetett kérdéseket, és célja, hogy az ERG plenáris ülései elé terjesszék a dokumentumokat az elfogadás előtti megvitatás céljából. Úgy tűnik, hogy a fenti következtetést azzal a ténnyel összefüggésben vonták le, hogy „az ERG (06) 45 dokumentumot vita nélküli „A” napirendi pontként kell kezelni”. A Bizottság azonban nem adott megfelelő magyarázatot arra, hogy általában miért lenne indokolt az ilyen következtetés(5), és hogy a jelen ügy sajátos körülményei között az ilyen következtetés végső soron miért nem tükrözi a valóságot.

Másodszor, a Bizottság véleményének (2) bekezdése nem nyújtott egyértelmű és megfelelő tájékoztatást a szolgálatai által végzett releváns keresésről. Csak általánosságban utal egy meghatározatlan „helyre”, ahol a dokumentumokat a törlés előtt meghatározatlan „korlátozott ideig” tárolják. Nem világos, hogy az előzetes döntéshozatal iránti kérelem azt az információt kívánja-e közvetíteni, amelyet a Bizottság azon szolgálatai, amelyek a dokumentumot keresték, a dokumentumok megőrzésére meghatározott határidő lejártát követően tettek meg, és ezért (nyilvánvalóan) nem találták meg azt. Ezt követően a vélemény ismét hivatkozik egy „CIRCA” weboldalra, jelezve, hogy ez „inkább” a nemzeti szabályozó hatóságok küldötteinek használatára szolgál. Ez többek között nem ad egyértelmű és konkrét információt arra vonatkozóan, hogy szolgáltatásaitól ésszerűen nem várható-e el magától értetődően, hogy az említett „CIRCA” weboldalon is keresést végezzenek.

Végül meg kell állapítani, hogy a Bizottság azt állította, hogy a szóban forgó dokumentum soha nem létezett, nem pedig azt, hogy már nem volt a birtokában, vagy hogy a számítógépes rendszeréből (rendszereiből) való lehívására irányuló kísérlete nem volt eredményes.

1.7 Tekintettel a fent megállapított hivatali visszásság jellegére, az ombudsman rámutat arra, hogy a megfelelő ügyintézés elveivel összhangban az Európai Bizottságnak helyénvaló lett volna bocsánatot kérnie a panaszostól. A Bizottság úgy döntött, hogy ezt nem teszi meg, ezért az ombudsman kritikai észrevétellel zárja le az ügyet.

2 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő kritikai észrevételt kell tenni:

Az adminisztráció azon tényszerű kijelentésének hitelességére vonatkozó vélelem, amely szerint egy bizonyos kért dokumentum nem létezik, különösen szigorú gondossági kötelezettséget von maga után az ilyen kijelentések pontosságának biztosítása érdekében. A fenti 1.6. pontban tett megállapításai fényében az ombudsman úgy véli, hogy a jelen ügyben nem kapott olyan információkat és magyarázatokat, amelyek bizonyítanák e kötelezettségnek való megfelelést. A Bizottság releváns magatartása tehát hivatali visszásságot von maga után.

Az ombudsman lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) HL L 145., 2001.5.31., 43. o.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Amint az az ERG 2006. október 5–6-i 18. plenáris ülésének napirendjéből (ERG (06) 35 Rev 1) (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf) és a plenáris ülés jegyzőkönyvéből (ERG (06) 52) kiderül.

(4) Vö. a T-311/00. sz., British American Tobacco kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT 2002., II-2781. o.) 35. pontjával.

(5) Például nyilvánvalóan lehetséges, hogy i. az ERG plenáris ülésein a vonatkozó kérdés/dokumentumtervezet megvitatása céljából az „a” betűvel bejegyzett beadványt készítenek, és ii. ezt követően határozatot hoznak arról, hogy nem vitatják meg ezt a kérdést/dokumentumot.