Strasbourg, 2008. július 16.

Tisztelt A. Úr!

2005. augusztus 5-én Ön a CINAR Ltd. (a továbbiakban: CINAR) nevében eljárva panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen. Az Ön panasza a Bizottság negyedik és ötödik kutatási és technológiafejlesztési programja keretében kötött négy kutatási szerződés (1) külső ellenőrzésére és annak későbbi szakaszaira vonatkozott. Erre az ellenőrzésre 2002. augusztus 20–21-én került sor a CINAR helyiségeiben.

2005. szeptember 13‐án továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének.

A Bizottság 2006. január 11-én küldte meg véleményét. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2006. április 4-én küldött meg.

2008. január 29-én újabb beadványt küldött, amelyben tájékoztatott az OLAF vizsgálatának befejezéséről, amely a fenti négy szerződést is magában foglalta.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

Elnézést kérek a vizsgálat befejezéséhez szükséges időért.

A PANASZ

A panaszos a CINAR Ltd. (a továbbiakban: CINAR) nevű vállalat igazgatója, amely a szén- és biomassza-égetés, valamint a kibocsátáscsökkentés terén szakértelemmel rendelkező kisméretű csúcstechnológiai vállalat. Műszaki szolgáltatásokat nyújt, és számos, az Európai Bizottság által támogatott kutatási és fejlesztési projektben vett részt. 1998 júniusa és 2000 májusa között a CINAR szerződő félként eljárva négy kutatási szerződést (2) kötött a Bizottsággal a negyedik keretprogram (FP4) és az ötödik keretprogram (FP5) keretében végrehajtott hét kutatási projektre vonatkozóan.

2002. augusztus 20–21-én a Bizottság Kutatási Főigazgatósága (DG RTD) Külső Ellenőrzési Osztályának egy képviselője és két könyvelő látogatást tett a CINAR irodáiban a fenti négy kutatási szerződés ellenőrzése céljából.

2003. szeptember 15-én a Bizottság jóváhagyta a könyvvizsgálók által készített könyvvizsgálói jelentést. Elutasította a CINAR által később benyújtott magyarázatokat és bizonyítékokat, beleértve a fizetési jegyzékben szereplő bizonyítékokat is, mivel azokat korábban nem nyújtották be. Ezenkívül elutasította a CINAR által elszámolható költségként igényelt személyzeti és kapcsolódó általános költségeket.

2005. február 28-án a panaszos találkozott a Bizottság képviselőjével, hogy tisztázza az ellenőrzés következtetéseit, de nem járt sikerrel.

Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy a Bizottság méltánytalanul kezelte a CINAR-t a fent említett 2002-es külső ellenőrzés és annak későbbi szakaszai tekintetében.

A panaszos először is azzal érvelt, hogy a CINAR képviselői „az ellenőrök előtt bűnözőnek érezték magukat, és (...) az egyik interjú során még egy faji megjegyzést is megfogalmaztak”, és hogy „[a]z ellenőrzés célja úgy tűnik, hogy a bezárásra irányuló megszállottsággal határos”.

Másodszor, a panaszos azzal érvelt, hogy nem tartották tiszteletben a CINAR magánélethez való jogát, mivel személyes és szerződéses adatokat, valamint az alkalmazottak fizetésére vonatkozó információkat kértek. A panaszos szerint ezt "keserűen tolerálták".

Harmadszor, a panaszos azzal érvelt, hogy a CINAR-t független és indokolatlan információk, azaz „valamennyi függőben lévő javaslatra” vonatkozó információk benyújtására kérték fel, bár az ilyen javaslatoknak csak töredékét finanszírozta a Bizottság.

Negyedszer, a panaszos azzal érvelt, hogy bár a bérszámfejtési információknak csak egy része hiányzott, a külső könyvvizsgálók tisztességtelen nyilatkozatot tettek arra vonatkozóan, hogy „a CINAR-tól nem szereztek bérszámfejtési információkat”.

Az ötödik érv lényegében a Bizottság könyvvizsgálójának szerepére vonatkozott a könyvvizsgálói jelentés külső könyvvizsgáló cég általi elkészítésétől a CINAR képviselőivel 2005. február 28‐án tartott találkozóig. A panaszos különösen a Bizottság ellenőrének azon döntését bírálta, hogy jóváhagyja a külső ellenőrök által készített könyvvizsgálói jelentést, és pusztán azért utasítja el a panaszos valamennyi magyarázatát és bizonyítékát, mert azokat korábban nem nyújtották be.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleményének
háttere

A CINAR négy kutatási szerződést (3) kötött a Bizottsággal.

2002. június 6-án a DG RTD pénzügyi ellenőrzést kért a CINAR helyiségeiben. Annak érdekében, hogy független és szakmai forrásból ellenőrzési jelentést szerezzek be, a Bizottság úgy határozott, hogy ezt az ellenőrzési megbízást egy külső könyvvizsgáló céghez, a Littlejohn Frasier-hez (a továbbiakban: LF)(4) szervezi ki. E célból 2002 júliusában külön megállapodást kötöttek az LF-fel, és a Bizottság kijelölte a Külső Ellenőrzési Osztály saját ellenőrét az LF-fel való együttműködésre.

2002. június 6-án a Bizottság ajánlott levélben tájékoztatta a CINAR-t, hogy az ellenőrzés a telephelyén kezdődik, és a következőképpen írta le annak hatókörét:

1. a CINAR-nál működtetett költségszámítási és számlázási rendszerek ésszerűségének és elszámoltathatóságának felülvizsgálata; és
2. a kutatási szerződésekkel kapcsolatos kiadások ellenőrzése annak megállapítása érdekében, hogy a Bizottságot a szerződéses rendelkezéseknek megfelelően számlázták-e ki a kutatási projekt végrehajtása során felmerült kiadásokról.

Ebben a levélben a Bizottság arra is felkérte a CINAR-t, hogy „e levél kézhezvételétől számított egy hónapon belül nyújtsa be a Bizottság ellenőrének a következő dokumentumokat vagy információkat:

(1) A fent említett szerződésekkel megbízott valamennyi személy valamennyi munkaszerződésének aláírt és keltezett másolata, annak feltüntetésével, hogy e személyek jelenleg még a Cinar Ltd. alkalmazásában állnak-e.

(2) A Cinar Kft. szervezeti ábrája, amely feltünteti a vezetőség és az igazgatótanács nevét és funkcióját, ha van ilyen. A Cinar Kft.-nél dolgozó munkavállalók teljes létszámának feltüntetése.

(3) Válasz a következő kérdésre: a Cinar számláit a Cinar alkalmazottai vagy külső könyvelők vezetik? Ha ez utóbbi alkalmazandó, kérjük, adjon meg minden részletet.”

2002. július 8-i válaszában a CINAR kifejtette, hogy könyvelését könyvelői vezetik, akikkel a Bizottság ellenőrének kapcsolatba kell lépnie, ha további információra van szükség.

Az LF és a CINAR közötti további megállapodásokat követően 2002. augusztus 20–21-én egyeztetett helyszíni ellenőrzésre került sor. A Bizottság benyújtotta az ellenőrzés részletes jegyzőkönyvének másolatait.

2003. május 29-én a Bizottság ajánlott levélben megküldte a CINAR-nak a külső könyvvizsgálók által készített ellenőrzésijelentés-tervezetet észrevételezésre. A CINAR először 2003. június 19-i levelében válaszolt ideiglenesen. 2003. július 30-án határozottabb választ küldtek. A Bizottság azonban nem módosította az ellenőrzési jelentést a CINAR észrevételeinek fényében, és 2003. szeptember 15-én megküldte számára a változatlan végleges ellenőrzési jelentést.

A Bizottság véleményében hangsúlyozta azokat a problémákat, amelyekkel az ellenőrök a CINAR-tól származó releváns információk beszerzése során szembesültek. A Bizottság szerint az ellenőrzésből kitűnik, hogy ellentétben azzal, amit a CINAR 2002. július 8-i levelében állított, a CINAR könyvelőitől semmilyen releváns ellenőrzési információ nem állt rendelkezésre.

A Bizottság hivatkozott az ellenőrzési jelentésre, amelyben a külső könyvvizsgálók lényegében azt állították, hogy a CINAR-nak a szóban forgó szerződésekkel kapcsolatos költségek igénylésére vonatkozó alátámasztó információi nem voltak megfelelőek, mivel:

• nem nyújtottak be könyvvizsgálatra vonatkozó bérszámfejtési információkat;
• az ellenőrzésre benyújtott munkaidő-kimutatások nem feleltek meg a költségkimutatásokban igényelt óráknak;
• a TESSA, az ENDASH és a VISCON utazási és fogyóeszköz-igényeinek érvényesítésére szolgáló számlák nem voltak megtalálhatók;
• nem nyújtottak be számításokat annak igazolására, hogy az általános költségeket milyen alapon igényelték; és
• helytelenül számították ki az ENDASH-berendezésekre engedélyezett értékcsökkenést.

Ezenkívül az ellenőrzési jelentés a következő területeken azonosított problémákat:

• a projekt pénzügyi irányítása;
• a fő belső kontrollmechanizmusok leírása;
• a könyvelési rendszer belső kontrollmechanizmusainak tesztelése;
• munkaidő-nyilvántartások, bérszámfejtési információk, szállítói számlák és általános költségek;
• külön projektköltség-számítási rendszer létrehozása;
• az EK által finanszírozott projektekhez kapcsolódó költségek elkülönítése a magánügyfelek munkájának elvégzésével kapcsolatban felmerült költségektől, valamint a CINAR személyzete közötti feladatok elkülönítése.

A Bizottság szerint az ellenőrzési jelentés összefoglalása alapján a szerződések pénzügyi kezelése nem volt elfogadható, és nem felelt meg a szerződés követelményeinek. Úgy tűnt, hogy a négy ellenőrzött szerződés esetében a túlszámlázott összegek körülbelül 300 000 GBP-t tettek ki.

A Bizottság fenntartotta, hogy a CINAR 2003. szeptember 25-i válaszában nem volt olyan releváns bizonyíték, amely aláásta volna az ellenőrzési jelentés általános megállapításait. A Bizottság 2003. november 13-án válaszolt a CINAR-nak, és ez utóbbitól 2004 végéig nem érkezett további válasz.

A Bizottság kijelentette, hogy mivel a tisztviselők a szabályok értelmében kötelesek tájékoztatni az OLAF-ot a szabálytalanságokról és a csalás gyanújáról, a Kutatási és Innovációs Főigazgatóság 2004. április 14-én tájékoztatta az OLAF-ot a CINAR ellenőrzési jelentéséről. Az OLAF úgy határozott, hogy vizsgálatot indít (OF/2004/0203), és 2005. június 28-i levelében értesítette a CINAR-t vizsgálatainak okairól.

A Bizottság megjegyezte, hogy a panasz alapjául szolgáló tények többsége olyan fejleményekhez kapcsolódott, amelyek vagy az ellenőrzés végrehajtása (2002. augusztus 20–21.), vagy az ellenőrzési jelentés panaszossal való közlése (2003. május 29.) előtt következtek be. A Bizottság azzal érvelt, hogy mindkét esetben nem tartották be az e tényeken alapuló panasz ombudsmanhoz történő benyújtására nyitva álló határidőt. A Bizottság azonban az ombudsmannal való jó együttműködés szellemében a panaszos valamennyi észrevételére reagált.

Az ellenőrök magatartására vonatkozó érvek

A könyvvizsgálóknak a CINAR helyiségeiben 2002. augusztus 20–21-én tett látogatása során tanúsított magatartásával kapcsolatban a Bizottság megjegyezte, hogy a panaszosnak 2003. május 29-én megküldött könyvvizsgálói jelentésben a következőket állapították meg:

„[a Bizottság ellenőre] megkérdezte [a panaszost], hogy véleménye szerint az alkalmazott ellenőrzési eljárás az ő szempontjából helyes volt-e. [A panaszos] azt válaszolta, hogy véleménye szerint az ellenőrzési eljárást a helyszíni látogatás során mindvégig helyesen alkalmazták.”

A Bizottság szerint a CINAR először csak a 2003. szeptember 25‐i levelében adta elő a szóban forgó érvet.

Ami az állítólagos „faji észrevételt” illeti, a Bizottság hangsúlyozta, hogy a panaszos nem fejtette ki, hogy milyen észrevételt tett, amely „fajinak” minősíthető, és azt sem határozta meg, hogy ki tette azt. Mindazonáltal a Bizottság ellenőre határozottan tagadta, hogy a helyszíni látogatás során bármilyen „faji” megjegyzést tettek volna.

A Bizottság fenntartotta, hogy az ilyen észrevételek megfogalmazása elfogadhatatlan lett volna, de az adott körülmények között nem lehetett tovább foglalkozni ezzel az érvvel.

Ami a CINAR bezárásának állítólagos „megszállottságát” illeti, a Bizottság azzal érvelt, hogy egyszerűen az ilyen ellenőrzésekre alkalmazott szokásos eljárásokat követve és az EK-szerződésekben előírtaknak megfelelően végzett ellenőrzést. Ezenkívül az ellenőrzést a vizsgált vállalat számára nyújtott valamennyi lehetséges garancia – például független külső könyvvizsgálók jelenléte az ellenőrzés elvégzéséhez, valamint az előzetes ellenőrzési megállapításoknak a CINAR-hoz észrevételezés céljából történő benyújtása – kellő figyelembevételével végezte el. A CINAR azonban nem nyújtotta be a költségeket igazoló releváns dokumentumokat, és a végleges ellenőrzési megállapításokat ennek alapján állapították meg.

A magánélet tiszteletben tartásához való jog megsértésére vonatkozó érv

A Bizottság fenntartotta, hogy az ellenőrzött szerződések a következő rendelkezéseket tartalmazták:

a) A negyedik keretprogram által szabályozott két ellenőrzött szerződés:

A II. melléklet 24. cikke: 24.1: „A Bizottság vagy az általa felhatalmazott személyek a szerződés teljesítésének vagy megszűnésének időpontjától számított legfeljebb két évig jogosultak ellenőrzéseket végezni. Minden ésszerű időpontban teljes körű helyszíni hozzáféréssel kell rendelkezniük a projektben részt vevő személyzethez, valamint a projekttel kapcsolatos valamennyi dokumentumhoz, számítógépes nyilvántartáshoz és berendezéshez, vagy szükség esetén jogosultak ilyen igazoló dokumentumok benyújtását kérni.”

A II. melléklet 22. cikke kimondja: „Minden szerződő fél rendszeresen és a székhelye szerinti állam szokásos számviteli egyezményeivel összhangban megfelelő könyvvitelt és megfelelő dokumentációt vezet a bejelentett költségek és órák alátámasztására és igazolására. Ezeket ellenőrzés céljából rendelkezésre kell bocsátani.”

Ezenkívül az E. melléklet, a 18–21. cikk és a költségkimutatás-minta előírja, hogy meg kell adni a projekten dolgozó személyek nevét. A CINAR egyes esetekben nem nyújtotta be az ilyen nevekre vonatkozó szükséges információkat.

b) Az 5. KP által szabályozott két ellenőrzött szerződés hasonló és még szigorúbb rendelkezéseket tartalmazott, mint a 4. KP.

A Bizottság szerint a fentiekből az következik, hogy ahhoz, hogy a könyvvizsgálók ellenőrizhessék, hogy a CINAR helyesen igényelte-e a személyi költségeket, nemcsak azt kellett ellenőrizni, hogy ki dolgozott e projekteken, hanem azt is, hogy az egyes alkalmazottak mennyi időt fordítottak a projektekre, milyen fizetésért, és hogy e fizetéseket a CINAR ténylegesen kifizette-e e munkavállalóknak.

A nem kapcsolódó és indokolatlan információkra vonatkozó érv

A Bizottság hangsúlyozta, hogy a Bizottság a 2002. augusztus 20–21-i helyszíni látogatás során szóban kért két dokumentumot, és két hetet adott a CINAR-nak ezen információk benyújtására. Ezt a kérést az operatív következtetések részeként rögzítették a panaszossal 2002. augusztus 20-án tartott találkozó jegyzőkönyvében. E rendelkezések szövege a következő:

„[a Bizottság ellenőre] felkérte [a panaszost], hogy nyújtsa be a következő két dokumentumot:

1) annak magyarázata (legfeljebb két oldal terjedelemben), hogy a CINAR miért alkalmazott eltérő átlagos rátákat a személyi költségekre vonatkozóan a különböző szerződésjavaslatok között ugyanazon időszakokban [sic],

2) A fent részletezett ütemterv, amely bemutatja az összes olyan EK-finanszírozású projektet, amelyben a CINAR 1997. január 1-jétől részt vett, valamint annak leírását, hogy a CINAR mely munkatársai dolgoztak az egyes projekteken.

[A panaszos] beleegyezett e dokumentumok benyújtásába,

[A Bizottság ellenőre] ezt követően azt kérte, hogy az ellenőrző csoport kérdezhesse meg a CINAR azon alkalmazottait, akiket az ellenőrzött szerződésekkel bíztak meg, és akik azokon dolgoztak. [A panaszosnak] nem volt kifogása e kérelemmel szemben.”

Bár a panaszos fenntartások nélkül beleegyezett e dokumentumok benyújtásába, a Bizottság megerősítette, hogy egyiket sem kapta meg.

A külső ellenőrök 2002. szeptember 5-i e-mailjükben megismételték a fent említett 1. és 2. dokumentumra vonatkozó kérésüket. Ezenkívül azt kérték, hogy évente tüntessék fel az EK-hozzájárulásokból származó forgalom százalékos arányát; bizonyos munkaszerződések, oklevelek, munkaidő-nyilvántartások és számlák másolatai; valamint az egyidejűleg teljesített különböző szerződéseknél alkalmazott átlagos kamatlábak közötti különbségeket magyarázó nyilatkozat.

2002. szeptember 19‐én a Bizottság ellenőre e‐mailt küldött, amelyben két CINAR‐alkalmazottra vonatkozó nyilatkozatokat kért, hogy megerősítse munkaszerződéseik fennállását, amelyeket a folyamatos ellenőrzés során nem lehetett megállapítani.

Mivel a fent kért információk egyike sem érkezett be, 2002. szeptember 24-én újabb e-mailt küldtek a panaszosnak az üggyel kapcsolatban.

2002. szeptember 25-én a külső könyvvizsgálók postai úton kaptak néhány információt a panaszostól. A projektekben részt vevő valamennyi kutató bérszámfejtési adatait azonban nem bocsátották rendelkezésre.

2002. október 8-án a külső ellenőrök ismét e-mailt küldtek a panaszosnak, amelyben megkérdezték, mikor foglalkoznak a fennmaradó tételekkel, és megerősítették, hogy minden ilyen információra szükség van a Bizottságtól igényelt költségek teljes körű alátámasztásához.

2002. október 9-én a panaszos e-mailben azt válaszolta, hogy „Egy csendes nyár után nagyon elfoglalt voltam, és még mindig a hónap végéig tart, és nehezen találok időt arra, hogy válaszoljak a kéréseire. Jövő héten Olaszországban leszek, ahol égési tanfolyamot szervezünk." Megadta a kért százalékos információkat az EK-hozzájárulásokról.

2002. október 14‐én a Bizottság ellenőre újból megküldte 2002. szeptember 19‐i elektronikus levelét.

2002. október 30-án a külső könyvvizsgálók e-mailt küldtek a panaszosnak, amelyben olyan információkat kértek, amelyeket a 2002. szeptember 5-i e-mailjükben már kértek, de még nem kaptak meg. Az ellenőrök azt is kifejtették, hogy a projektekben részt vevő kutatóknak fizetett tényleges díjazást bemutató bérszámfejtési információk voltak a legfontosabb kiemelkedő információk.

2002. november 8-án a külső könyvvizsgálók e-mailt küldtek a panaszosnak, amelyben 2002. november 30-i határidőt tűztek ki az összes hiányzó információ benyújtására.

2002. november 11-én a panaszos elnézést kért a késedelemért, és tájékoztatta őket, hogy két hétig nem lesz az irodájában, és hogy ezen időszak után megpróbál további információkat küldeni.

2002. november 27-én a külső könyvvizsgálók hivatalos levelet küldtek a panaszosnak, amelyben megerősítették, hogy továbbra is érvényes a 2002. november 30-i határidő a hiányzó információk benyújtására. Az ellenőrök azt is kifejtették, hogy amennyiben ezeket az információkat nem nyújtják be, az ellenőrzési jelentés a ténylegesen benyújtott információkon alapul, és a költségeket ennek megfelelően nem engedélyezik. Ez a levél megismételte, hogy mely információk állnak még rendelkezésre.

2002. november 27-én a Bizottság ellenőre e-mailt küldött a panaszosnak, amelyben megismételte a külső ellenőrök fenti levelében meghatározott határidőt.

2002. december 4-én a panaszos a fenti levélre válaszul e-mailt küldött a külső könyvvizsgálóknak, amelyben alapvetően megtagadta a fennmaradó információk átadását, mivel azok „jelenleg meghaladják a munkaerő-állományunkat”. Ami a hiányzó bérszámfejtési adatokat illeti, a panaszos kijelentette, hogy ez „(...) korábbi könyvelőjének a kezében volt, aki sajnos nem volt elérhető”.

2003. január 13-án, a határidő lejártakor a külső könyvvizsgáló társaság megkérdezte, hogy lehetséges-e, hogy egy alkalmazottja felkeresse a CINAR könyvelőit a szükséges bérszámfejtési információk megszerzése érdekében.

2003. január 14-én a panaszos kijelentette, hogy felhatalmazta a külső könyvvizsgáló céget, hogy felvegye a kapcsolatot a CINAR könyvelőivel.

2003. január 30-án a külső könyvvizsgálók levelet küldtek a CINAR könyvelőinek, amelyben bérszámfejtési információkat kértek a helyiségeikben tett látogatások előtt.

Mivel a bérszámfejtési információk szolgáltatásával kapcsolatban nem érkezett válasz, a külső könyvvizsgálók két alkalommal is felhívták a könyvelőket, hogy minden alkalommal közöljék velük, hogy a szóban forgó könyvelő nem volt az irodában.

2003. március 4-én válasz hiányában egy második levelet küldtek a CINAR könyvelőinek. A külső ellenőrök e-mailt küldtek a panaszosnak, amelyben felkérték annak biztosítására, hogy a könyvvizsgálói jelentés kiegészítése érdekében a CINAR könyvelőitől válasz érkezzen. A külső ellenőrök hangsúlyozták, hogy „ha ez az információ nem érkezik meg, kénytelenek leszünk ennek megfelelően következtetést levonni.”

2003. március 5-én a CINAR könyvelői azt válaszolták, hogy a bérjegyzéket a CINAR készítette, és nem őrizték meg a bérjegyzékek másolatait.

2003. március 5. és május 28. között a panaszos nem nyújtott be további információkat. Így az ellenőröknek nem volt más választásuk, mint a rendelkezésre álló információk alapján kiegészíteni a jelentést.

2003. május 29‐én a jelentés egy példányát ajánlott levélben megküldték a CINAR‐nak észrevételeik beszerzése céljából.

2003. június 19-én a panaszos ideiglenes választ küldött a jelentésre.

2003. július 24-én a könyvvizsgálók e-mailt küldtek a panaszosnak, amelyben nyugtázták ideiglenes válaszának kézhezvételét, és kijelentették, hogy a CINAR-nak 2003. augusztus 28-ig vagy részletesebb választ kell adnia a jelentésre, vagy be kell nyújtania a szükséges dokumentációt.

2003. július 30-án a panaszos rövid levélben válaszolt, hangsúlyozva, hogy az ellenőrzés továbbra is vitatott, és hogy a CINAR nem tudja elfogadni az ellenőrök által küldött változatot. A panaszos 34 példányban csatolta a négy szerződésben részt vevő kutatóknak teljesített kifizetésekre vonatkozó fizetési jegyzék adatait. Kijelenti, hogy az ellenőrök megkapták e fizetési jegyzékek másolatát.

2003. szeptember 3-án a külső ellenőrök azt válaszolták, hogy a mellékelt fizetési jegyzék adatai csak a VISCON projektre vonatkoznak. Tagadták, hogy megkapták volna a fizetési jegyzékek másolatát akár a látogatás során, akár azt követően, hogy több alkalommal is kérték ezeket az információkat. Amikor fizetési jegyzéket kértek, a könyvvizsgálóknak azt mondták, hogy a bérszámfejtési rendszerből nem lehet hozzáférni ezekhez az információkhoz, és hogy a panaszos könyvelőihez kell fordulni. Azt is kifejtették, hogy jelentős mennyiségű további helyszíni munkára lenne szükség a CINAR-nál, és hogy tekintettel a) a levelezés elhúzódó jellegére a szükséges bizonyítékok beszerzéséhez; b) az a tény, hogy LF a végső szakaszig befejezte jelentését; és c) hogy az összegyűjtött további bizonyítékok a jelentés újraszövegezéséhez, e további ellenőrzési munka költségeihez és a jelentés elkészítéséhez vezetnének, a CINAR-nak kellene viselnie körülbelül 2 900 GBP becsült költséggel, héa nélkül.

A Bizottság véleményében azzal érvelt, hogy a következő okok miatt a kért dokumentumok és információk nem voltak függetlenek vagy aránytalanok, amint azt a panasz javasolta:

i. a CINAR szerződésjavaslataiban ugyanebben az évben eltérő átlagos rátákat alkalmazott a „vezető mérnökök” és a „mérnökök” esetében, és a 4. keretprogram szerződései esetében az általános költségek százalékos arányának eltérése nagyon magas volt (40%-ról 100%-ra);

ii. A CINAR néhány esetben nem említette a projektekben dolgozó kulcsszemélyzet nevét. Ehelyett néha csak a személyzet besorolási fokozatait tüntették fel. Mivel a CINAR bevételeinek 55%-a magántanácsadásból származik, lehetetlen volt összeegyeztetni a CINAR személyzete által az EK által finanszírozott projekteken végzett munkát az egyéb munkákon végzett munkával. Az ellenőrök világos képet szerettek volna kapni arról, hogy egy meglehetősen kis vállalatnak, például a CINAR-nak hogyan sikerült ennyi órát dolgoznia az EK-projekteknél a nem EK-tanácsadás vagy más munka mellett. Az ellenőrzési jelentés a következőket állapítja meg: „ha nem lehetett tesztelni, hogy a vállalkozó mennyire hatékonyan tudja elkülöníteni az EK által finanszírozott projektekhez kapcsolódó költségeket a magánügyfél-munka végzése során felmerült költségektől”(5);

iii. Mivel a CINAR a Kutatási és Innovációs Főigazgatóságtól eltérő bizottsági főigazgatóságokkal is kötött szerződéseket, indokolt volt teljes képet kapni ezekről a szerződésekről. A Kutatási és Innovációs Főigazgatóság által a 4. és az 5. keretprogram keretében finanszírozott uniós projektek száma nem érte el a 20-at;

iv. A helyszíni látogatás során ténylegesen kértek átfogó képében a CINAR egy kisebb jelentőségű kérdésre, vagyis az ellenőrző látogatás idején függőben lévő javaslatokra összpontosított. A Bizottság elismerte, hogy elmulasztotta megjegyezni, hogy W. úr, az egyik külső könyvvizsgáló ezt a tételt belefoglalta 2002. november 29-i levelébe, és ezért elnézést kért. Fenntartotta azonban azt az álláspontját, hogy ezt a konkrét kérést az indokolja, hogy átfogó képet kapjunk arról, hogy a CINAR alkalmazottai hogyan és mely uniós projektekben vesznek részt, mivel úgy tűnik, hogy a CINAR szinte valamennyi alkalmazottja már részt vesz más uniós finanszírozású projektekben.

Érvelés, hogy a bérszámfejtési adatoknak csak egy része hiányzott

Ami a CINAR azon érvét illeti, hogy „összefoglaló bérszámfejtési információkat nyújtottak be”, ennek az ellenőrzési jelentés egyértelműen ellentmondott. A Bizottság nem látta okát annak, hogy a könyvvizsgálók miért állítanák, hogy nem kaptak bizonyos információkat, ha ennek az ellenkezője igaz. Ha ugyanis az információkat megkapták volna, azokat az ellenőrzési jelentésben - akár pozitívan, akár negatívan - megemlítették volna. A Bizottság ellenőre megerősítette, hogy a helyszíni látogatás során nem érkezett bérszámfejtési információ, és hogy maga a CINAR közvetlenül a CINAR könyvelőihez irányította az ellenőröket.

Végül azonban kiderült, hogy a könyvelők nem őrizték meg a bérszámfejtési információkat. A CINAR könyvelője 2003. március 5-i levelében kijelentette:

„Köszönjük leveleit, és elnézést kérünk a késedelmes válaszadásért. A bérszámfejtést a CINAR Limited készítette, nem pedig mi magunk, és nem készítettünk másolatot a bérszámfejtési nyilvántartásokról, amikor meglátogattuk a vállalat irodáit, hogy elkészítsük a számlákat (...)”.

A Bizottság ellenőrének szerepével kapcsolatos érvek

Az ötödik érv lényegében a Bizottság könyvvizsgálójának szerepére vonatkozott a könyvvizsgálói jelentés külső könyvvizsgáló cég általi elkészítésétől a CINAR képviselőivel 2005. február 28‐án tartott találkozóig.

2003 márciusában nyilvánvalóvá vált a Bizottság számára, hogy a könyvvizsgálók nem kapják meg a szükséges információkat a CINAR könyvelőitől. Az a tény, hogy a Bizottság nem tudta beszerezni a CINAR-tól, már a CINAR helyiségeiben 2002 augusztusában végzett helyszíni ellenőrzésből is egyértelműen kiderült. A Bizottság emlékeztetett továbbá arra, hogy a CINAR nem adott tájékoztatást általános számításairól. Ilyen körülmények között a Bizottság ellenőre felkérte a külső ellenőröket, hogy nyújtsák be ellenőrzési jelentésük tervezetét a CINAR-nak, szem előtt tartva, hogy az ellenőrzési eljárást a helyszíni látogatás során egyértelműen elmagyarázták a CINAR-nak, és az ellenőrzési jelentésben a következőképpen írták le:

„Végül [a Bizottság ellenőre] tájékoztatta [a panaszost] az elkészített könyvvizsgálói jelentéssel kapcsolatban követendő eljárásokról, idézve az ötödik keretszerződés 26. cikkének (3) bekezdését: „A pénzügyi ellenőrzés során tett megállapítások alapján ideiglenes jelentést kell készíteni. A Bizottság megküldi azt az érintett szerződő félnek, aki a kézhezvételtől számított egy hónapon belül észrevételeket tehet.

A zárójelentést meg kell küldeni az érintett szerződő félnek. Ez utóbbi a kézhezvételtől számított egy hónapon belül közölheti észrevételeit a Bizottsággal. A Bizottság dönthet úgy, hogy nem veszi figyelembe az említett határidő után benyújtott észrevételeket.

Az ellenőrzés következtetései alapján a Bizottság minden általa szükségesnek ítélt megfelelő intézkedést megtesz, beleértve az általa teljesített kifizetések egészére vagy egy részére vonatkozó visszafizetési felszólítás kibocsátását is.”

Így az ellenőrzési jelentés tervezetét 2003. május 29-én ajánlott levélben nyújtották be, így a CINAR-t röviddel 2003. május 29-ét követően teljes körűen tájékoztatták az abban foglalt tényekről és megállapításokról. A CINAR 2003. június 19-én kelt levelében válaszolt, amelynek utolsó bekezdése a következőképpen szól: „E körülmények között kénytelenek voltunk konzultálni könyvelőnkkel és egy ügyvédi irodával annak érdekében, hogy véglegesebb választ adjunk az Ön jelentésére, amelyet a lehető leghamarabb továbbítunk Önnek.”

2003. július 30-i levelében a CINAR szolgáltatott néhány információt. A külső ellenőrök elemezték a jelentést, és észrevételeit 2003. szeptember 3-án kelt levelükben továbbították a CINAR-nak. Ebben a levélben vitatták a panaszos azon állítását, hogy a helyszínen tett látogatásuk során megkapták „a mind a négy ellenőrzött projektben részt vevő kutatók fizetési bizonylatainak másolatát”.

A Bizottság szerint a külső ellenőrzési egység úgy ítélte meg, hogy a CINAR-nak elegendő ideje és lehetősége volt releváns információk benyújtására (az általános költségek kiszámítására vonatkozóan is, amelyről a CINAR teljes mértékben hallgatott), és úgy határozott, hogy ebben a szakaszban itt az ideje, hogy a Bizottság állást foglaljon. A Bizottság ezt 2003. szeptember 15‐i ajánlott levelében tette meg, emlékeztetve az általános előzményekre, és válaszolva a CINAR 2003. június 19‐i és július 30‐i leveleiben foglalt észrevételekre. A Bizottság által a CINAR-nak küldött fenti levél utolsó bekezdése a következőképpen szól:

„A védelemhez való jog és a meghallgatáshoz való jog teljes körű tiszteletben tartása érdekében azonban (vö. a Viscon és a Corrosion szerződések II. mellékletének 26.3. cikkével) a mellékelt zárójelentéssel kapcsolatos észrevételeit e levél kézhezvételétől számított egy hónapon belül közölheti. Felhívjuk figyelmét, hogy a Bizottság nem köteles figyelembe venni az e határidő után beérkezett észrevételeket. Ennek függvényében ezt az ellenőrzést lezártnak tekintjük, és a Bizottság illetékes szolgálatai végrehajtják az ellenőrzés eredményeit.”

A CINAR 2003. szeptember 25-én kelt levelében válaszolt, a Bizottság pedig 2003. november 13-án válaszolt, és az utolsó bekezdésben a következőket írta:

„Összefoglalva megállapítjuk, hogy 2003. szeptember 25-i levele nem tartalmaz olyan új elemet vagy releváns érvet, amely kétségbe vonná az ellenőrzési jelentés megállapítását. Ennek megfelelően nem áll módunkban felülvizsgálni vagy módosítani az ellenőrzési jelentés egyetlen pán[sic] pontját sem, illetve a 2003. szeptember 15-én kelt levelünkben foglalt álláspontunkat sem. Mivel a CINAR-nak elegendő ideje volt a kért információk benyújtására, és megfelelő lehetősége volt észrevételeinek közlésére, ezt az ellenőrzést véglegesen lezártnak tekintjük.”

Ezt követő, 2005. február 28-i ülés

A Bizottság hangsúlyozta, hogy a CINAR 2003 novembere és 2004 decembere között hallgatott. Némi e-mailváltást követően a Bizottság elfogadta, hogy 2005. február 28-án találkozzon a CINAR képviselőivel, annak ellenére, hogy a CINAR nem jelölte meg a találkozó pontos tárgyát, és (már a Bizottság 2003. szeptember 15-i levelében) egyértelműen tájékoztatták arról, hogy a külső ellenőrzési egységen kívül más KTF-szolgálatok felelősek a mostanra véglegessé vált ellenőrzési megállapítások végrehajtásáért. Továbbá 2005. február 3-án kelt e-mailjében a CINAR a következő állítást említette (amelyet a Bizottság másnap elutasított):

„Van egy kérdésem. Véleményünk szerint a brit könyvvizsgálók minden tekintetben drákóiak voltak. A pletykák szerint jutalékot kapnak a visszaszerzett pénzeszközök után. Ez számomra meglehetősen hihetetlennek tűnik. Le tudja tagadni ezt a pletykát, kérem?

Az ülés belső jegyzőkönyve, amelyet a Külső Ellenőrzési Osztály ellenőreinek képviselője készített, egyértelműen ellentmond a CINAR által az ombudsmanhoz benyújtott, az ellenőrzési jelentés jóváhagyásával, valamint a panaszos magyarázatainak és bizonyítékainak elutasításával kapcsolatos panasz 3. oldalának 2. bekezdésében felvetett kérdéseknek, mivel azokat korábban nem küldték el. E jegyzőkönyv többek között a következőket tartalmazza:

"1. [A Bizottság ellenőre] emlékeztette [a Kutatási és Innovációs Főigazgatóság ellenőrét] és [a panaszost] az ellenőrzés történetére, amennyiben:

• A könyvvizsgálatot bejelentő levél (amelyet a könyvvizsgáló cégnek kell elvégeznie [LF]) egyértelműen meghatározta, hogy milyen dokumentációt kell az igényelt költségek bizonyítékának tekinteni; feltette azt a konkrét kérdést is, hogy hol vezetik a CINAR számláit. Erre az volt a válasz, hogy [a CINAR könyvelőirodája] könyveket vezetett a CINAR számára.
• A CINAR könyvelőjével való kapcsolatfelvétel során az ellenőröknek azt mondták, hogy a könyvelőnek valójában nincs semmije. Ezért bérszámfejtési adatok nem voltak bizonyíthatók.
• A CINAR nem tudta bemutatni az EK-szerződésekkel terhelt személyzet fizetési jegyzékeinek többségét.
• Nem tudták bizonyítani, hogy kifizették őket.
• A fizetési formanyomtatványokat nem tudta [sic] megjeleníteni.
• Az alvállalkozóktól származó számlák a héaszám hiánya miatt nem tűntek jogszerűnek, továbbá a CINAR nem tudta bizonyítani, hogy azokat megfizették.
• Az ellenőrzés eredményeit [2003. szeptember 15-én ] levélben közölték a CINAR-ral. A CINAR-tól kapott válaszok nagyon homályosak voltak, és egyik kérdésre sem adtak választ.
• amennyiben elismeri, hogy a CINAR által az EK-val aláírt szerződés értelmében a CINAR-nak kell bizonyítania a szerződésre fordított költségeket, és a CINAR ezt nem tette meg. Ezért az ellenőrzést lezárták, és az eredményeket végrehajtás céljából továbbították az érintett igazgatóságoknak.

2. [A panaszos] és LF elismerte, hogy adminisztrációjukkal kapcsolatban problémák merültek fel, mivel mindannyian technikai személyek voltak, nem pedig pénzügyi [személyzet]. Ezért kiszervezték a könyvelést, de kommunikációs problémák merültek fel; [a panaszos] azonban fenntartja, hogy a bérszámfejtési információkat egy kivételével valamennyi alkalmazottra vonatkozóan megküldték az EK-nak. [A Bizottság ellenőre] nem rendelkezik ilyen információval, és soha nem is látta azt. [A panaszos] és az FL egyaránt azt állítja, hogy az alvállalkozók számlái jogszerűek voltak, és megfeleltek az Egyesült Királyság joga követelményeinek.

3. [A Bizottság ellenőre] tájékoztatta őket az EK/DG RTD-nél működő feladatok nagyon szigorú elkülönítéséről. Az ellenőrzési osztály elvégzi az ellenőrzést, és az eredmény következtetéseit végrehajtás céljából továbbítja az érintett igazgatóságnak. Az ellenőrzési osztály semmilyen módon nem befolyásolhatja az eredmények végrehajtását. Az ellenőrzési eredmények végre nem hajtásával vagy részleges végrehajtásával kapcsolatos döntéseket csak az igazgatóság engedélyezésre jogosult tisztviselője hozhatja meg. A CINAR-nak fel kell vennie a kapcsolatot az érintett igazgatóságokkal, és meg kell győznie őket érveikről [például az elvégzett technikai munkával kapcsolatban]. [A Bizottság ellenőre] hajlandó megadni a CINAR-nak a kapcsolattartási adatokat.

4. [A Bizottság ellenőre] arról is tájékoztatta a CINAR-t, hogy amennyiben az érintett igazgatóságok ezt kérik, a külső ellenőrzési egység hajlandó újabb ellenőrzést végezni, de kijelentette, hogy amennyiben ilyen ellenőrzésre sor kerül, a CINAR-nak biztosítania kell, hogy valamennyi költséget megfelelően rögzítenek és alátámasztanak a fizetési bizonylatokkal együtt, és hogy nem fogadnak el kivételeket. [A panaszos] egyetértett ezzel.”

Ezenkívül a Bizottság nem tárgyalhatott egy ellenőrzött társasággal annak érdekében, hogy egy bizonyos ellenőrzési megállapítást érjen el vele kapcsolatban. Az ellenőrzési megállapítások csak egyértelmű, lényegi és kölcsönös információk és dokumentáció alapján vehetők figyelembe.

2005 júniusa körül a Külső Ellenőrzési Osztály tudomást szerzett a panaszos által a Kutatási és Innovációs Főigazgatóság J Igazgatóságának pénzügyi tisztviselőjéhez küldött e-mailről, amely szerint „[a Bizottság ellenőre] beleegyezett abba, hogy felülvizsgálja az ellenőrzés eredményét, és az ülés végén válaszadást ígért ügyünkre”. 2005. június 10-én a Bizottság ellenőre a következő választ adta:

„Ezen az ülésen [2005. február 28.] világosan kifejtettem, hogy a külső ellenőrzési osztály (DG RTD R4) szerepe kimerült, mivel a CINAR bizottsági ellenőrzése 2003-ban lezárult. Rámutattam továbbá, hogy (a „hatáskör hiánya” értelmében, tekintettel a Bizottságon belüli feladatok elkülönítésére) nem tudtam felülvizsgálni az ellenőrzési megállapításokat, és nem tudtam részt venni azok végrehajtásában, mivel ez a DG RTD illetékes operatív igazgatóságai engedélyezésre jogosult tisztviselőinek kizárólagos felelőssége volt.”

A Bizottság következtetései

A Bizottság a fentiek alapján arra a következtetésre jutott, hogy i. helyesen gyakorolta a CINAR-ral kötött négy szerződésének ellenőrzésére vonatkozó szerződéses jogait; úgy véli, hogy a könyvvizsgálók mindenkor helyesen jártak el; iii. a CINAR-t folyamatosan tájékoztatták a megállapításokról, elegendő időt és lehetőséget biztosítottak számára a védekezésre és a kért információk megadására; iv. az információkérések jellege egyértelmű volt; és v. nem történt hivatali visszásság és nem történt tisztességtelen bánásmód.

A panaszos észrevételei

A panaszos fenntartotta panaszát, és azzal érvelt, hogy a Bizottság és LF rendelkezésére bocsátotta a hiányzó információkat, amikor jelentésük még csak a tervezet szakaszában volt. A Bizottság következtetései azonban kizárólag a jelentéstervezeten alapultak, annak ellenére, hogy addigra már látta a személyi és általános költségekre vonatkozó bérszámfejtési és munkaidő-nyilvántartási információkat.

Mivel a CINAR-t az Európai Csalás Elleni Hivatal (OLAF) három tagja látogatta meg, akik abban az időben alaposan megvizsgálták a CINAR összes 1996–2006-os projektjét, beleértve azokat is, amelyeket már ellenőriztek, a CINAR korlátozott erőforrásain túl volt, hogy részletes és soronkénti választ adjon a Bizottság véleményére.

Az OLAF által vizsgált négy ellenőrzött szerződésről szóló jelentéstervezet nem meggyőző megállapításaira hivatkozva a panaszos azt javasolta, hogy az ombudsman függessze fel a jelen panasszal kapcsolatos további intézkedéseket.

2008. január 29-én a panaszos újabb beadványt küldött, amelyben tájékoztatta az ombudsmant az OLAF vizsgálatának befejezéséről, amely a fenti négy szerződést is magában foglalta.

A HATÁROZAT

1 Előzetes megjegyzések

1.1 Az európai ombudsman megjegyzi, hogy az Európai Bizottság a vizsgálat során aggodalmát fejezte ki a jelen, 2005. augusztus 5-én kelt panasz elfogadhatóságával kapcsolatban. Azzal érvelt, hogy az ombudsman előtti kétéves panaszbenyújtási határidő elfogadhatósági feltétele nem teljesült, mivel a panasz alapjául szolgáló tények 2002. augusztus 20–21-én (az ellenőrzés időpontja) és 2003. május 29-én (az ellenőrzési jelentés tervezetének megküldése) történtek.

1.2 Az ombudsman a fenti megállapításokból nem érti, hogy a Bizottság vitatni kívánta volna az ombudsmannak a jelen ügy elbírálására vonatkozó hatáskörét. E tekintetben rámutat arra, hogy a panasz nemcsak az ellenőrzésre vonatkozott, amelyre valóban több mint két évvel azelőtt került sor, hogy a panaszt hozzá benyújtották, hanem az ellenőrzésből eredő eseményekre is, amelyekre tehát azt követően került sor. Ezek az események magukban foglalták a Bizottság 2003. szeptember 15-i kérését, hogy a panaszos egy hónapon belül nyújtsa be észrevételeit az ellenőrzési jelentés tervezetével kapcsolatban annak érdekében, hogy teljes mértékben tiszteletben tartsák a panaszos védelemhez való jogát és a meghallgatáshoz való jogát.

Mindazonáltal az ombudsman üdvözli a Bizottság azon kijelentését, hogy az ombudsmannal való jó együttműködés szellemében úgy határozott, hogy a panaszos valamennyi észrevételével foglalkozik.

1.3 Az Ombudsman megjegyzi továbbá, hogy a panaszos észrevételeiben megemlítette az OLAF vizsgálatát. Rámutat azonban arra, hogy ezt a panaszt eredetileg a Bizottság ellen nyújtották be, ezért az OLAF vizsgálataival kapcsolatos kérdésekkel az ombudsman e határozata nem foglalkozik.

1.4 Végül az ombudsman megjegyzi, hogy észrevételeiben a panaszos arra kérte, hogy alkalmazzon ideiglenes intézkedéseket, és függessze fel az ellenőrzés következtetéseinek végrehajtását. Az ombudsman ezért egyértelművé teszi, hogy a bíróságokkal ellentétben nem rendelkezik hatáskörrel ideiglenes intézkedések elrendelésére.

2 Állítólagos tisztességtelen bánásmód

2.1 A panaszos, a szén- és biomassza-égetés, valamint a kibocsátáscsökkentés területén szakértelemmel rendelkező kis tanácsadó vállalkozás, négy kutatási szerződést kötött az Európai Bizottsággal a negyedik keretprogram (FP4) és az ötödik kutatási és technológiafejlesztési keretprogram (FP5) keretében. Ezek a szerződések a biomassza, a mérgező fémek és a kiválasztott klórozott vegyületek kibocsátása, valamint a korrózió és az égőbank teljesítményének optimalizált ellenőrzése és az üzem élettartamának növelése terén végzett kutatásra vonatkoztak (VISCON, TESSA, CORROSION és ENDASH projektek/szerződések).

E szerződések vonatkozó rendelkezései alapján a Bizottság úgy határozott, hogy ellenőrzi a panaszosnak az említett szerződések végrehajtásával kapcsolatos elszámolásait. A Bizottság az ellenőrzést külső könyvvizsgáló cégre bízta, de saját ellenőrzési egysége is részt vett benne.

2002. augusztus 20–21-én a külső könyvvizsgálók a panaszos telephelyén ellenőrizték a dokumentumokat, és kikérdezték a panaszos alkalmazottait.

Ezt követően a panaszos és a Bizottság közötti találkozók mellett levélváltásra került sor i. a panaszos és a külső ellenőrök között; a külső könyvvizsgálók és a panaszos könyvelői; valamint iii. a panaszos és a Bizottság.

A panaszos lényegében azt állította, hogy a Bizottság tisztességtelen bánásmódban részesítette a külső ellenőrzést és annak későbbi szakaszait. A panaszos állításának alátámasztására öt konkrét érvet terjesztett elő (a továbbiakban: i–v. érvek).

2.2 Az Európai Bizottság külön-külön foglalt állást a panaszos egyes konkrét érveivel kapcsolatban. Összefoglalva, összességében úgy ítélte meg, hogy helyesen gyakorolta a CINAR-ral kötött négy szerződésének ellenőrzésére vonatkozó szerződéses jogait. Úgy ítélte meg, hogy az ellenőrök mindenkor helyesen jártak el. A CINAR-t folyamatosan tájékoztatták az ellenőrök megállapításairól, és elegendő időt és lehetőséget biztosítottak a védekezésre és a kért információk megadására. Az információkérések jellege egyértelmű volt. A Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy külső ellenőrei és ő maga is tisztességesen bánt a panaszossal. A Bizottság azt is fenntartotta, hogy a panaszos a CINAR helyiségeiben tett helyszíni látogatás során kijelentette, hogy „úgy véli, hogy az ellenőrzési eljárást a helyszíni látogatás során mindvégig helyesen alkalmazták.”

2.3 Az ombudsman a jelen állítással a panaszos által az állítás alátámasztására benyújtott (i)-(v) konkrét érvekre hivatkozva foglalkozik.

Az (i) érv az ellenőrök magatartásával kapcsolatban

2.4 A panaszos azzal érvelt, hogy a CINAR képviselői "az ellenőrök előtt bűnözőnek érezték magukat, és (...) még egy faji megjegyzés is elhangzott az egyik interjú során". A panaszos továbbá azzal érvelt, hogy „úgy tűnik, hogy az ellenőrzés célja a lezárásunk iránti megszállottsággal határos”.

2.5 Ami a"CINAR bezárásának megszállottságáról"szóló kijelentést illeti, az Európai Bizottság azzal érvelt, hogy egyszerűen az EK-szerződésekben előírt rendes eljárásokat követve végzett ellenőrzést, és tiszteletben tartott minden lehetséges garanciát a vizsgált vállalat számára. Ami a „faji” észrevételt illeti, a Bizottság hangsúlyozta, hogy a panaszos nem fejtette ki, hogy milyen észrevételt tett, amely „fajinak” minősíthető, és azt sem azonosította, hogy ki tett ilyen észrevételt.

2.6 Az ombudsman e tekintetben rámutat arra, hogy a Bizottság szerint a szóban forgó szerződések II. melléklete 24. cikke (1) bekezdésének vonatkozó rendelkezései alapján jogosult volt az ellenőrzést a szerződés teljesítését követő két éven belül elvégezni. Ezenkívül az ellenőrzéssel kapcsolatos eljárást a szerződések II. mellékletének 26. cikke („Ellenőrzés”) írta elő.

2.7 A rendelkezésre álló bizonyítékok alapján úgy tűnik, hogy a Bizottság külső ellenőrei és a Bizottság ellenőre számos alkalommal kértek információt a panaszostól levélben és e-mailben (2002. szeptember 5-én, szeptember 19-én, szeptember 24-én, október 8-án, október 14-én, október 30-án, november 8-án és november 27-én, valamint 2003. január 13-án és március 4-én) a szóban forgó dokumentáció kiegészítése érdekében. Ezenkívül 2005. február 28-án találkoztak a panaszossal, hogy meghallgassák az érveit.

2.8 A fentiek fényében az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos nem nyújtott be megalapozott bizonyítékot azon érvének alátámasztására, hogy az ellenőrzés célja a CINAR bezárására irányuló "rögeszmés erőfeszítés" volt.

2.9 Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy (i) az Európai Bizottság véleményében határozottan tagadta, hogy tisztviselői vagy külső könyvvizsgálói "faji" vagy egyéb olyan megjegyzéseket tettek volna, amelyek arra késztették az ellenőrzött vállalat személyzetét, hogy bűnözőnek érezzék magukat, és (ii) a panaszos ezt a konkrét érvet nem fejtette ki későbbi észrevételeiben. Ezért az ombudsman nem tartja hasznosnak, hogy további vizsgálatokat végezzen az ellenőrök magatartására vonatkozó e két érvvel kapcsolatban.

A magánélet tiszteletben tartásához való jog megsértésére vonatkozó ii. érv

2.10 A panaszos azzal érvelt, hogy a CINAR magánélethez való jogát nem tartották tiszteletben, mivel személyes és szerződéses adatokat kértek, beleértve az egyes kutatóknak fizetett bérek összegét is.

2.11 Az Európai Bizottság az ellenőrzött szerződésekben foglalt rendelkezésekre támaszkodott, és összefoglalva azt írta elő, hogy a panaszosnak (i) könyveket kell vezetnie, és azokat az ellenőrzés során rendelkezésre kell bocsátania, az azokban foglalt valamennyi részletes információval együtt, a számvitelre alkalmazandó nemzeti jognak megfelelően. E rendelkezésekkel összhangban a panaszost arra is felkérték, hogy ii. adja meg a négy szerződés alapján dolgozó személyek nevét, valamint a szerződések közül kettőt; az egyes személyek által a projektekre fordított idő; milyen fizetésért; és azt, hogy ezt a fizetést a CINAR ténylegesen kifizette-e. A Bizottság azt is kifejtette, hogy ezekre az információkra szükség volt annak ellenőrzéséhez, hogy a CINAR által a személyi költségeire igényelt összeg helyes volt-e.

2.12 Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság magyarázata ésszerű, és nem talál hivatali visszásságot a panaszos érvelésével kapcsolatban (ii).

A nem kapcsolódó és indokolatlan információkra vonatkozó iii. érv

2.13 A panaszos azzal érvelt, hogy az Európai Bizottság nem kapcsolódó és nem indokolható információkat kért, például "valamennyi javaslat és projekt teljes listáját, amelyeknek (...) kívül kell esniük az ellenőrzés hatókörén, mivel a [CINAR] javaslatainak csak töredékét fogadta el és finanszírozta az Európai Bizottság".

2.14 Véleménye szerint az Európai Bizottság azért indokolta, hogy betekintsen ezekbe a dokumentumokba, mert a CINAR az ellenőrzés idején már számos más folyamatban lévő, uniós finanszírozású projektben is részt vett, amelyeken a CINAR szinte valamennyi alkalmazottja dolgozott. Ezért az ellenőrök indokoltnak találták annak értékelését, hogy továbbra is rendelkezésre állnak-e olyan emberi erőforrások, amelyek munkája elkülöníthető a CINAR által folytatott egyéb projektektől, lehetővé téve számukra, hogy a szóban forgó szerződések teljesítésére alkalmazzák őket. A Bizottság azt is kijelentette, hogy a CINAR nagyon nagy eltéréseket alkalmazott az általános költségek százalékos arányában a 4. KP szerződései esetében (40%-tól 100%-ig), és nem említette a projektekben dolgozó kulcsfontosságú személyzet nevét.

2.15 A fenti magyarázat fényében ésszerűnek tűnik az Európai Bizottság kérése az összes javaslat és projekt teljes listájának összeállítására. Továbbá, amint azt a Bizottság előadta, és a panaszos nem vitatta, a panaszos beleegyezett abba, hogy a 2002. augusztus 20–21-i helyszíni látogatás során minden javaslattal kapcsolatban információt szolgáltasson, és ezt a megállapodást a látogatás jegyzőkönyvében rögzítették. Ezért az ombudsman nem állapít meg hivatali visszásságot a Bizottság részéről a panaszos (iii) érvével kapcsolatban.

A iv. érv, amely szerint a bérszámfejtési adatoknak csak egy része hiányzott, valamint az v. érv, amely a Bizottság ellenőrének szerepére vonatkozik

2.16 A panaszos azzal érvelt, hogy a könyvvizsgálói jelentésben (tervezet és végleges) a külső könyvvizsgálók hamis nyilatkozatot tettek arról, hogy "a CINAR-tól nem szereztek bérszámfejtési információkat". Azzal érvelt, hogy a bérszámfejtési információk egy részét ő adta meg.

2.17 A Bizottság fenntartotta, hogy ellenőre megerősítette, hogy a helyszíni látogatás során nem érkezett bérszámfejtési információ, és hogy az ellenőröket a CINAR könyvelőihez irányították, akik viszont tagadták, hogy rendelkeztek volna ilyen dokumentumokkal.

2.18 Az Ombudsman azonban rámutat arra, hogy a panaszos érvelésének megértése során a panaszos a VISCON projektre vonatkozó részleges bérszámfejtési információkra hivatkozott, amelyeket a külső könyvvizsgálóknak küldött 2003. július 30-i leveléhez csatolt, azaz a) a helyszíni látogatást, b) a panaszos könyvelőivel folytatott konzultációt és c) a 2003. május 29-én hozzá benyújtott ellenőrzési jelentéstervezetet követően keltezett.

E tekintetben a panaszos előadta azt az (v) érvét is, hogy annak ellenére, hogy (az időponttól függetlenül) ténylegesen megadta ezeket az információkat, a Bizottság ellenőre méltánytalanul járt el, mivel nem módosította a külső ellenőrök által készített ellenőrzési jelentést, hanem azt véglegesnek fogadta el.

A panaszos ezért a Bizottság könyvvizsgálójának szerepére összpontosított a könyvvizsgálói jelentés külső könyvvizsgáló cég általi elkészítésétől a CINAR képviselőivel 2005. február 28-án tartott találkozóig. A panaszos különösen a Bizottság ellenőrének azon döntését bírálta, hogy jóváhagyja a külső ellenőrök által készített könyvvizsgálói jelentést, és pusztán azért utasítja el a panaszos valamennyi magyarázatát és bizonyítékát, mert azokat korábban nem nyújtották be.

2.19 Elöljáróban az Ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos 2003. június 30-i levelére adott 2003. szeptember 3-i válaszában, amely a részleges bérszámfejtési információkat tartalmazta, a külső könyvvizsgálók kifejtették, hogy a könyvvizsgálói jelentés 2003. május 29-ig már elkészült. Azt is kifejtették, hogy ha a jelenleg rendelkezésre bocsátott részleges bérszámfejtési információk alapján módosítanák az ellenőrzési jelentést, az jelentős többletmunkát tenne szükségessé, és e többletmunka költségeit a CINAR-nak kellene viselnie. Ennek a kiegészítő munkának az összege hozzávetőlegesen 2 900 GBP volt, héa nélkül. Úgy tűnik, hogy a panaszos nem teljesített ilyen kifizetést.

2.20 Anélkül, hogy állást foglalna a külső könyvvizsgálók ilyen kifizetés iránti kérelmével kapcsolatban, felmerül tehát a kérdés, hogy a Bizottság könyvvizsgálója hozhat-e intézkedéseket a 2003. szeptember 15-i végleges könyvvizsgálói jelentés módosítására és a 2003. május 29-i jelentéstervezettől való eltérésre az időközben benyújtott részleges bérszámfejtési információk figyelembevétele érdekében.

2.21 A két fél által szolgáltatott információk fényében az Ombudsman ezért megjegyzi, hogy a Bizottság mind a panaszosnak, mind a CINAR könyvelőinek címzett levelezésében (6) a panaszosnak a 2002. augusztus 20-21-i helyszíni látogatást követően számos lehetőséget biztosítottak arra, hogy megfelelő alátámasztó bizonyítékot szolgáltasson, különösen az ellenőrzést követő teljes bérszámfejtési információt.

Az ombudsman azt is megjegyzi, hogy a Bizottság számos alkalommal, többek között 2002. szeptember 5-i e-mailjében hangsúlyozta a teljes körű bérszámfejtési információk biztosításának fontosságát, hangsúlyozva, hogy ez volt a legfontosabb hiányzó információ.

A Bizottság továbbá egyértelművé tette a panaszos számára, hogy amennyiben ez az információ nem érkezik meg, a könyvvizsgálók kénytelenek lesznek e nélkül lezárni jelentésüket. A panaszosnak 2002. november 30-i végső határidőt adott a teljes bérszámfejtési információ benyújtására.

Úgy tűnik azonban, hogy a panaszos nem nyújtotta be a teljes, de csak részleges bérszámfejtési információkat, és ezt csak nyolc hónappal a fenti végső határidő lejárta után tette meg. Ezenkívül nem fejtette ki, hogy miért nem tudta betartani a határidőt.

2.22 A fentiek fényében nem tűnik úgy, hogy a Bizottság ellenőre méltánytalanul járt volna el a panaszossal szemben, amikor nem változtatta meg a végleges jelentést a részleges bérszámfejtési információk alapján. Mindazonáltal az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság a könyvvizsgálói jelentésbe belefoglalta mind a panaszos 2003. július 30-i levelének, mind a külső könyvvizsgálók 2003. szeptember 3-i válaszának egy-egy példányát, amelyek megköszönik a panaszosnak a részleges fizetési jegyzékre vonatkozó információkat (7). Úgy tűnik tehát, hogy a Bizottság ellenőrzési jelentésében pontosan utalt a bérszámfejtési információk részleges szolgáltatására. Az ombudsman ezért nem talált a Bizottság részéről hivatali visszásságot a panaszos (iv) érvével kapcsolatban.

2.23 Ami általában a Bizottság ellenőrének szerepét illeti, az ombudsman tudomásul veszi i. a jelen vizsgálat keretében hozzá benyújtott információkat; különösen a JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 és ENK5-CT99-0025 ellenőrzött szerződéseket szabályozó vonatkozó rendelkezések; iii. a könyvvizsgálói jelentés vonatkozó megállapításai, amelyek szerint e szerződések pénzügyi kezelése nem volt elfogadható módon elvégezve, és a jelentés nem felelt meg a szerződés követelményeinek; valamint iv. a Bizottság által a véleményében adott részletes magyarázatok. A fentiek fényében az ombudsman úgy véli, hogy nem került megállapításra, hogy sem a Bizottság ellenőre, sem a Bizottság tisztességtelenül bánt volna a panaszossal a külső ellenőrzés és annak későbbi szakaszai tekintetében.

A Bizottság által a véleményében adott magyarázat ehelyett azt jelzi, hogy ellenőre a vonatkozó szerződések rendelkezéseit alkalmazta. Úgy tűnik továbbá, hogy a panaszos a végleges ellenőrzés jóváhagyása előtt lehetőséget kapott jogainak védelmére.

Az ombudsman ezért nem állapít meg hivatali visszásságot a panaszos érvelését illetően (v).

3 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot a panaszosnak a tisztességtelenségre vonatkozó állítását alátámasztó érveit illetően. Ami az állítólagos „faji” vagy egyéb olyan észrevételek megfogalmazására vonatkozó érvet illeti, amelyek arra késztették az ellenőrzött társaság személyzetét, hogy bűnözőnek érezzék magukat, vagy hogy az ellenőrzés a CINAR bezárására irányuló megszállott erőfeszítés kifejeződése volt, a fenti 2.9. pontban kifejtett okok miatt az ombudsman úgy véli, hogy további vizsgálatok nem indokoltak.

Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Az ellenőrzés a Bizottság és a CINAR mint szerződő fél között létrejött alábbi kutatási szerződésekre vonatkozott: (i) JOR3-CT98-0285 az ipari tüzelőberendezésekből származó biomassza-maradékok felhasználásának és kibocsátásának alkalmazásáról - ENDASH; (ii) ENV4-CT97-0597 a mérgező fémekkel dúsított szubmikronrészecskék és az alternatív tüzelőanyaggal működő cementégető kemencékből származó egyes klórozott vegyületek kibocsátásának számszerűsítéséről és ellenőrzéséről – TESSA; ENK5-CT99-0002 a széntüzelésű közüzemi kazánok tűzhelyi korróziójáról – CORROSION; és iv. ENK5-CT99-0025 a V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime (V-iális érzékelés az égőbanki teljesítmény optimalizált ellenőrzéséhez és a megnövelt üzemi élettartamhoz) – VISCON.

(2) A szerződések időtartama a következő volt: ENDASH 1999. január 1-jétől 2001. december 31-ig; a TESSA 1998. június 1-jétől 2000. november 30-ig; KORRÓZIÓ 2000. május 1-jétől 2003. április 30-ig; és a VISCON 2003. április 1-jétől március 31-ig.

(3) Lásd az 1. lábjegyzetet.

(4) LF tagja volt annak az I/A nemzetközi ellenőrzési hálózatnak, amellyel a Bizottság abban az időben keretszerződést kötött. E célból 2002 júliusában külön megállapodást kötöttek ezzel a céggel.

(5) Ellenőrzési jelentés, 7. o. (4.1. szakasz).

(6) Különösen a 2002. szeptember 5-i, szeptember 24-i, október 8-i és november 27-i e-mailek, valamint a 2002. november 27-i, valamint a 2003. január 13-i, január 30-i és március 4-i levelek.

(7) Lásd az ellenőrzési jelentés 71–73. oldalát (a panaszos 2003. július 30-i levele) és 74. oldalát (Littlejohn Frasier 2003. szeptember 3-i válasza).