Strasbourg, 2005. november 11.

Tisztelt X Úr!

2005. január 10-én Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Személyzeti Felvételi Hivatallal (EPSO) szemben az EPSO/A/18/04 nyílt versenyvizsgáról való kizárása miatt.

2005. január 27‐én továbbítottam a panaszt az EPSO igazgatójának. Az EPSO 2005. április 4-én küldte meg véleményét. A levelet azzal a felhívással együtt továbbítottam Önnek, hogy amennyiben úgy kívánja, 2005. május 31-ig tegye meg észrevételeit. Az említett időpontig Öntől nem érkezett észrevétel.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos szerint a releváns tények a következők:

A panaszos elektronikusan regisztrált az EPSO/A/18/04 nyílt versenyvizsgára (közegészségügyi és élelmiszer-biztonsági szaktanácsadók (A7/A6))(1). 2004 novemberének közepén tudomást szerzett arról, hogy azért nem vették fel az előválogató tesztekre, mert 2004. július 24. előtt nem erősítette meg jelentkezését.

2004. november 19‐én a panaszos fellebbezést nyújtott be, és pályázatának felülvizsgálatát kérte, mivel az EPSO – amint az a versenyvizsga‐kiírás 11. oldalán szerepel – nem küldött hivatalos felhívást pályázata megerősítésére, és mivel a pályázóknak adott utasítások nem voltak egyértelműek és zavarosak. 2004. december 2-i levelében azonban az EPSO megerősítette, hogy az EPSO profiljába 2004. június 24-én beillesztett levélre és egy „pop-up” üzenetre hivatkozva nem vesz részt a versenyvizsgán. Ebben a levélben a pályázókat felkérték, hogy 2004. július 24-ig erősítsék meg a versenyvizsgán való részvételüket.

A panaszos rámutat, hogy 2004. december 20-án észrevette, hogy az EPSO módosította EPSO-profilját, és „az előválogató tesztekre való felvétel” rovatot „megerősítési kérelem”-re cserélte. A panaszos szerint ez azt jelenti, hogy 2004. november 19-i érveit az EPSO valóban elfogadta.

2004. december 20-án a panaszos panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz (hivatkozási szám: 3699/2004/OV). Mivel a panaszos nem csatolt elegendő alátámasztó bizonyítékot, az ombudsman 2005. január 13-i határozatában arra a következtetésre jutott, hogy nincs elegendő indok a panasz kivizsgálásának megindítására, és felkérte a panaszost, hogy nyújtson be új panaszt, és csatolja az alátámasztó bizonyítékokat. 2004. december 22-én a panaszos második fellebbezést nyújtott be az EPSO-hoz.

2005. január 10-én a panaszos benyújtotta ezt az új panaszt. Megismétli azon véleményét, hogy az EPSO nem egyértelmű és zavaros utasításokat adott a versenyvizsgával kapcsolatban. Kijelentette, hogy az EPSO egyik szakaszban sem hívta fel a versenyvizsgán való részvételének megerősítésére. A panaszos jelezte, hogy 2004. december 22-i második fellebbezését az EPSO 2005. január 6-i levelében elutasította. A panaszos felhívta a figyelmet az EPSO levelének azon bekezdésére, amely szerint „az a tény, hogy az »előválogató tesztekre való felvétel« kifejezés helyébe a »megerősítési kérelem« kifejezés lépett, az Ön érvei érvényességének az EPSO általi hallgatólagos elismerésének tekintendő”. 2005. január 3-án a panaszos észrevette, hogy az EPSO ismét módosította EPSO-profilját, és közzétette „a pályázó által a határidőn belül meg nem erősített” üzenetet. Az előválogató tesztekre 2005. január 28-án került sor.

Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy az EPSO azon döntése, hogy nem engedi be az EPSO/A/18/04 nyílt versenyvizsgára, indokolatlan volt, mivel nem egyértelmű és zavaros utasításokon alapult. A panaszos azt kérte, hogy vegyék fel az előválogató tesztekre.

A VIZSGÁLAT

Az EPSO véleménye

Az EPSO véleményében a következő észrevételeket tette:

A versenyvizsga-felhívás C. címe tartalmazta a jelentkezés módjára vonatkozó szükséges információkat. A C. cím rendelkezéseinek megfelelően a regisztrált pályázókat tájékoztatták arról, hogy nyomon követhetik a versenyvizsga előrehaladását, és ellenőrizhetik a vizsga időpontját és helyszínét az EPSO honlapján, valamint a „Versenyek” – „Folyamatban lévő versenyvizsgák” menüpontra kattintva.

A C. cím arról is tájékoztatta a pályázókat, hogy „a jelentkezési határidőt követően az EPSO egy hónapot biztosít arra, hogy a pályázókat felkérjék jelentkezésük megerősítésére, és ebben az esetben megválasszák azt a várost, ahol az előválogatáson és/vagy az írásbeli vizsgá(k)on részt kívánnak venni. A megerősítés iránti kérelmet az EPSO-profilon keresztül kell benyújtani.” Hozzátette, hogy „[h]a a jelentkezési határidőt követő két hónapon belül nem érkezik visszaigazolás, az EPSO a jelentkezést visszavontnak tekinti. Ez a visszavonás törli a kérelmet.

A panaszos regisztrációját 2004. május 10-én hagyták jóvá. Az EPSO-profiljában szereplő információk megerősítették, hogy a regisztrációját helyesen hajtották végre.

2004. június 16-án az EPSO értesítést tett közzé honlapján, amelyben arról tájékoztatta a pályázókat, hogy „június 24-én a pályázók EPSO-profiljukban üzenetet kapnak, amelyben felkérik őket, hogy (az EPSO-profiljukon keresztül) erősítsék meg jelentkezésüket, és legkésőbb július 24-ig válasszák ki azt a várost, ahol az előválogatáson és/vagy az írásbeli vizsgán részt kívánnak venni”. Az üzenet/levél azt is tartalmazta, hogy amennyiben nem érkezik visszaigazolás, úgy kell tekinteni, hogy a kérelmezők visszavonták a kérelmüket, amelyet törölnek. 2004. június 24-én minden pályázó az EPSO-profilján keresztül hozzáférhetett ehhez a levélhez. Az EPSO véleményének mellékleteként csatolta a panaszosnak címzett levél másolatát. 2004. június 30-án az EPSO e-maileket küldött valamennyi pályázónak, emlékeztetve őket arra, hogy tekintsék meg EPSO-profiljukat. 2004. július 20-án az EPSO honlapján közzétették a pályázóknak szóló utolsó értesítést, amelyben megismételték, hogy a pályázóknak 2004. július 24-ig válaszolniuk kell a jelentkezésük megerősítésére irányuló kérelemre, ellenkező esetben nem hívják meg őket az előválogató tesztekre és az írásbeli vizsgára. Ezt követően az EPSO összeállította azon pályázók listáját, akik a határidőn belül visszaigazolták a jelentkezésüket. A panaszos nem szerepelt a listán.

2004. november 19-én a panaszos arra kérte az EPSO-t, hogy vizsgálja felül az őt a versenyvizsgára nem engedő határozatot, amelyről az imént szerzett tudomást. Azt állította, hogy egyik szakaszban sem kapott a pályázatának megerősítésére vonatkozó felhívást tartalmazó üzenetet, és az EPSO-profiljában szereplő információkból arra következtetett, hogy felvételt nyert az előválogató tesztekre. 2004. december 2-i válaszában az EPSO megerősítette, hogy a panaszos nem vett részt a vizsgán, és emlékeztette a panaszost a valamennyi pályázónak küldött különböző üzenetekre, amelyekben arra kérte őket, hogy erősítsék meg a vizsgákon való részvételüket. Az EPSO azt is közölte, hogy e-mail-címét (a Bizottság hivatali címét) ellenőrizték, és a Bizottság belső e-mail-rendszerével kapcsolatos működési problémákra utaló jelek nélkül helyesnek találták. 2004. december 22-i elektronikus levelében a panaszos arról tájékoztatta az EPSO-t, hogy nem tudja elfogadni a felvétel megtagadásáról szóló határozatot, és kitart a korábbi levelében kifejtett érvek mellett. 2005. január 6‐án az EPSO válaszolt a panaszosnak, ismételten megerősítve a 2004. december 2‐i levelében szereplő információkat, miszerint a pályázóknak a pályázatok megerősítésére vonatkozóan adott utasítások kezdettől fogva világosak és érthetőek voltak.

A panaszt illetően az EPSO rámutatott arra, hogy a versenyvizsga-felhívás és a 2004. június 16-i üzenet nagyon világosan közölte a pályázóknak az EPSO-profiljukon keresztül 2004. június 24-én küldendő levél tartalmát. A levél 2004. június 24-én került fel a pályázók EPSO-profiljára „Az előválogató tesztekre való felvétel” címszó alatt, és a levél elolvasásához erre a címre kellett kattintani.

Ezt a kommunikációs módszert alkalmazták az EPSO/A/17/04 nyílt versenyvizsga esetében is, amelyre a panaszos is jelentkezett. E versenyvizsga tekintetében a részvétel megerősítésére vonatkozó felhívást 2004. június 1-jén tették közzé az EPSO-profilján. A panaszos megerősítette jelenlétét a vizsgákon, és jelezte, hogy a vizsgaközpontot választotta. Ugyanezt a „Felvétel az előválogató tesztekre” címet használták a 2004. június 24-i üzenetben is, amelyben arra kérték a pályázókat, hogy erősítsék meg az EPSO/A/18/04 versenyvizsga vizsgáin való részvételüket. „Az előválogató tesztekre való felvétel” cím nem vezethetett félreértéshez a panaszos részéről az egyértelműség állítólagos hiánya miatt, mivel helyesen nyitotta meg a COM/A/17/04 versenyvizsgára vonatkozó üzenetet, amely megegyezett az EPSO/A/18/04 versenyvizsgára három héttel később küldött üzenettel.

Annak bizonyítására, hogy az EPSO nem egyértelmű és zavaros információkat szolgáltatott az EPSO/A/18/04 nyílt versenyvizsgára vonatkozóan, a panaszos azt állítja, hogy miután 2004. november 19-én kérte a versenyvizsgáról való kizárásának felülvizsgálatát, felfedezte, hogy az EPSO utólagosan módosította EPSO-profilját azáltal, hogy „Az előválogató tesztekre való felvétel” rovatot „Megerősítés iránti kérelem” rovattal váltotta fel, figyelembe véve ezáltal a 2004. november 19-i kérelmében előadott érveket.

Válaszában az EPSO megerősítette, hogy a részvétel megerősítését kérő levél címe valóban megváltozott, de 2004. október 19-től kezdődően (mielőtt a panaszos ismételt vizsgálatot kért volna). Azáltal, hogy ezt a változtatást valamennyi folyamatban lévő versenyvizsga esetében végrehajtotta, az EPSO megpróbálta pontosabban leírni a pályázókat a részvételük megerősítésére felszólító levél tartalmát. Mindazonáltal hangsúlyozni kell, hogy úgy tűnik, hogy a 2004. június 24-én használt rovatot a pályázók túlnyomó többsége (beleértve az EPSO/A/17/04 versenyvizsga esetében a panaszost is) helyesen értelmezte, akik számára egyáltalán nem okozott nehézséget annak megértése, hogy „Az előválogató tesztekre való felvétel” címszó alatt bejelentett levelet el kell olvasni, mivel a rovat önmagában nem közölte velük, hogy mikor kerül sor a vizsgákra, és nem tette lehetővé számukra, hogy vizsgaközpontot válasszanak.

Az EPSO úgy vélte, hogy a tesztek előrehaladásával kapcsolatban nyújtott számos információ és üzenet kellően egyértelmű és következetes volt. A 2004. április 21-i versenyvizsga-felhívás, a pályázók EPSO-profilján szereplő információk és az e-mailek (2004. június 16. és július 20. között) mind nagyon egyértelműek voltak, és ugyanazt az üzenetet különböző kommunikációs eszközök útján következetesen megismételték, amint azt a versenyvizsga-felhívásban bejelentették.

Következésképpen az EPSO úgy ítélte meg, hogy minden megfelelő és szükséges intézkedést megtett a vizsgákon való részvétellel kapcsolatos kommunikációra vonatkozóan, nemcsak a pályázók EPSO-profilján, hanem e-mailben is, kifejezetten a pályázók érdekében.

A panaszos észrevételei

Az ombudsman az esetleges észrevételek megtétele céljából továbbította az EPSO véleményét a panaszosnak. A panaszos azonban nem nyújtott be észrevételeket.

A HATÁROZAT

1 A versenyvizsgából való állítólagos indokolatlan kizárásról és az elfogadhatósági kérelemről

1.1 A panaszos jelentkezett az EPSO/A/18/04 nyílt versenyvizsgára, és online regisztrált a versenyvizsgára. 2004 novemberének közepén tudomást szerzett arról, hogy azért nem vették fel az előválogató tesztekre, mert 2004. július 24. előtt nem erősítette meg online jelentkezését. Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy az EPSO azon döntése, hogy nem engedi be az EPSO/A/18/04 nyílt versenyvizsgára, indokolatlan volt, mivel nem egyértelmű és zavaros utasításokon alapult. A panaszos azt kérte, hogy vegyék fel az előválogató tesztekre.

1.2 Véleményében az EPSO megjegyezte, hogy a versenyvizsga-felhívás és a 2004. június 16-i felhívás nagyon világosan közölte a pályázóknak az EPSO-profiljukon keresztül 2004. június 24-én küldendő levél tartalmát. A levél 2004. június 24-én, azaz egy hónappal a 2004. május 24-i jelentkezési határidő után került fel az egyes pályázók EPSO-profiljára „Az előválogató tesztekre való felvétel” címszó alatt, és a levél elolvasásához erre a címre kellett kattintani. Az EPSO hozzátette, hogy ezt a kommunikációs módszert az EPSO/A/17/04 nyílt versenyvizsga esetében is alkalmazták, amelyre a panaszos is jelentkezett. Az EPSO kijelentette, hogy „Az előválogató tesztekre való felvétel” rovatot a panaszos nem érthette tévesen az egyértelműség állítólagos hiánya miatt, mivel helyesen nyitotta meg a COM/A/17/04 versenyvizsgára vonatkozó üzenetet, amely megegyezett az EPSO/A/18/04 versenyvizsgára három héttel később küldött üzenettel. Ami a pályázóknak 2004. június 30-án küldött emlékeztető e-maileket illeti, az EPSO rámutatott, hogy a panaszos e-mail címét (a Bizottság hivatali címét) ellenőrizték, és helyesnek találták, anélkül, hogy jelezték volna a Bizottság belső e-mail rendszerével kapcsolatos működési problémákat.

1.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy az EPSO/A/18/04 nyílt versenyvizsgára való jelentkezésre vonatkozó utasításokat a versenyvizsga-felhívás "Hogyan kell jelentkezni?" című C. pontja ismerteti, amely hivatkozik az EPSO honlapján található pályázati útmutatóra is. A versenyvizsga-felhívás az „online jelentkezési lap” rovatban úgy rendelkezett, hogy „ha jelentkezni kíván, ezt az interneten keresztül, az EPSO honlapján kell megtennie, és követnie kell az eljárás egymást követő szakaszaira vonatkozó utasításokat”. A versenyvizsga-felhívásban az is szerepelt, hogy az online regisztrációt legkésőbb 2004. május 24-én, brüsszeli idő szerint déli 12 óráig meg kell tenni. Úgy tűnik, hogy a panaszos 2004. május 10-én sikeresen elvégezte az első online regisztrációt, és 161399-es jelöltszámot kapott.

1.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy a versenyvizsga-felhívás azt is előírta, hogy "[a]z EPSO honlapján ("Versenyek" - "Folyamatban lévő versenyvizsgák") figyelemmel kísérheti a versenyvizsga előrehaladását, és ellenőrizheti a vizsgák időpontját és helyszínét". A versenyvizsga-felhívás kimondta továbbá, hogy „[a] jelentkezési határidő lejártát követően az EPSO egy hónapot biztosít a pályázóknak arra, hogy felkérjék őket jelentkezésük megerősítésére, és ebben az esetben megválasszák azt a várost, ahol az előválogatáson és/vagy az írásbeli vizsgá(k)on részt kívánnak venni”, és rámutatott arra, hogy „[a] megerősítés iránti kérelmet az EPSO-profilon keresztül nyújtják be”, és hogy „[h]a a jelentkezési határidőt követő két hónapon belül [azaz 2004. július 24-én] nem érkezik megerősítés, az EPSO visszavontnak tekinti a jelentkezést. Ez a visszavonás törli a kérelmet.

1.5 Kétségtelen, hogy az "előválogató tesztekre való felvétel" cím önmagában félreértésekhez vezethetett a pályázók részéről. Tekintettel azonban a versenyvizsga-felhívásban szereplő azon információkra, amelyek szerint a pályázóknak ezt követően meg kellett erősíteniük az online regisztrációjukat, az ombudsman úgy véli, hogy egy gondos olvasó aligha feltételezhette, hogy az "előválogató tesztekre való felvétel" címszó azt jelenti, hogy az érintett pályázót már felvették az előválogató tesztre, és hogy a versenyvizsga-felhívásban foglaltakkal ellentétben már nem volt szükség a regisztráció megerősítésére.

1.6 A fentiek fényében az ombudsman arra a következtetésre jut, hogy ezek az utasítások nem tekinthetők homályosnak és zavarosnak.

1.7 A panaszos azon állításával kapcsolatban, hogy EPSO-profiljában soha nem kapta meg a pályázatának megerősítésére felszólító levelet, az ombudsman megjegyzi, hogy az idő múlása miatt ebben a szakaszban valószínűleg már nem lehet megállapítani, hogy a panaszos EPSO-profilja valóban tartalmazta-e 2004. június 24-én "Az előválogató tesztekre való felvétel" címszó alatt a pályázatának megerősítésére felszólító levelet. A panaszos EPSO-profiljának kinyomtatott példányai, amelyeket panaszához csatolt, e tekintetben nem minősülnek releváns bizonyítéknak, mivel azok 2004. október 25-én és december 20-án, azaz több mint négy hónappal később készültek. Nem zárható ki azonban, hogy az EPSO-profillal kapcsolatos rendszerbeli technikai hiba miatt a panaszos esetleg nem kapta meg az említett levelet az EPSO-profiljában „Az előválogató tesztekre való felvétel” cím alatt. Másrészt a panaszos sem az EPSO-val folytatott levelezésében, sem az ombudsmanhoz benyújtott panaszában nem említette, hogy rákattintott volna az említett rovatra, hogy ellenőrizze annak tartalmát, vagy hogy felfedezte volna, hogy az üres.

1.8 Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az EPSO rámutatott - anélkül, hogy ezt a panaszos vitatta volna -, hogy a panaszos nagyjából egyidejűleg sikeresen lezárta egy másik versenyvizsga párhuzamos és hasonló regisztrációs eljárását (2), és így tisztában volt a regisztrációs eljárás technikai részleteivel, valamint azzal, hogy az EPSO-profiljában (3) az "előválogató tesztekre való felvétel" címszóra kell kattintania.

1.9 Igaz, hogy az EPSO 2005. január 6-i levele kimondta, hogy "az a tény, hogy az "előválogató tesztekre való felvétel" kifejezés helyébe a "megerősítési kérelem" kifejezés lépett, azt jelenti, hogy az EPSO hallgatólagosan elismeri az Ön érveinek érvényességét". Az EPSO által a véleményében a címsor megszövegezése megváltoztatásának okaira vonatkozóan tett észrevételekből azonban kitűnik, hogy az EPSO azt akarta mondani, hogy az említett megszövegezés, bár önmagában elfogadható, még javítható.

1.10 A fenti megfontolások alapján az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy az EPSO részéről nem állapítható meg hivatali visszásság.

1.11 E megállapítások következményeként nem lehet helyt adni a panaszos azon állításának, hogy fel kell venni az előválogató tesztekre.

2 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy az EPSO nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a döntésről az EPSO igazgatója is tájékoztatást kap.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) HL 2004. C 96. A, 1. o.

(2) A panaszos sikeresen lezárta az EPSO/A/17/04 nyílt versenyvizsga regisztrációs eljárását, amelyre vonatkozóan mintegy 20 nappal korábban párhuzamos regisztrációt kellett elvégezni, és amelyre vonatkozóan a panaszos EPSO-profilja (2004. október 25-i nyomtatott változat), amely egyszerre tartalmazta az EPSO/A/18/04 és az EPSO/A/17/04 versenyvizsgára vonatkozó információkat, a következőt említette: „2004. június 1-jei felvétel az előválogató tesztekre” – „Megerősítés rögzítve”.

(3) Az egyes EPSO-profilokon a következő szöveg szerepel: „Kattintson a közlemény címére a közlemény szövegének megjelenítéséhez”.