Strasbourg, 2006. december 21.

Tisztelt X Úr!

2004. november 16-án és 26-án Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen a „xyz” projekt keretében egy számla meg nem fizetése miatt.

2004. december 15-én továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. A Bizottság 2005. március 30-án küldte meg véleményét. Az észrevételeket tartalmazó meghívóval együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2005. május 24-én küldött meg.

2005. szeptember 21-én szolgálataim telefonon léptek kapcsolatba a Bizottság szolgálataival, hogy naprakész információkat kérjenek.

2005. október 10-én újabb vizsgálati levelet küldtem a Bizottság elnökének. A Bizottság 2005. december 7-én küldte meg kiegészítő véleményét. Ezt az észrevételezésre való felhívással együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2006. február 16-án küldött meg.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos szerint a releváns tények összefoglalva a következők voltak:

2003 októbere és 2004 januárja között a panaszos volt a „xyz” projekt csoportvezetője. E projekt keretében a panaszos az „Y” vállalattal kötött szerződés (2003. október 15-én és 21-én aláírt 035/CSV3016/2003. sz. megállapodás) alapján nyújtott szolgáltatásokat. Ez a vállalat egy "Z" konzorcium része, amelyet a "B" vállalat vezet. Y még mindig nem fizette meg a 14 221,70 euró kamatokkal növelt összegét.

A panaszos és Y közötti szerződés úgy rendelkezett, hogy „a szerződő fél csak a ténylegesen ledolgozott és az Ügyfél által jóváhagyott napokat fizeti ki”. Mivel az „ügyfél” a Bizottság, a panaszosnak közvetlen érdeke fűződött ahhoz, hogy a Bizottság fizetett-e az elvégzett munkáért. 2004. augusztus 24-én a panaszos levelet írt Nielson biztosnak, amelyben felkérte a Bizottságot, hogy az eljárások felgyorsítása érdekében vizsgálja meg az ügyet.

2004. november 12-én a EuropeAid Együttműködési Hivatal főigazgatója Nielson biztos nevében válaszolt. A válasz a Bizottság és Z között 2004 februárja óta folyamatban lévő, a 2003 októberében megkötött 2003/72193. sz. keretszerződés alapján nyújtott szolgáltatások minőségéről szóló megbeszélésekre hivatkozott. E megbeszéléseket követően a Bizottság úgy határozott, hogy felfüggeszti a végleges számla kifizetését mindaddig, amíg Z további információkat nem szolgáltat.

A panaszos megjegyezte, hogy nincs tudomása a Bizottság és Z közötti fenti megbeszélések tartalmáról. A panaszos úgy vélte továbbá, hogy az általa nyújtott szolgáltatások kielégítőek voltak. A többi fél fizetését kifizették. A Bizottság továbbá felhasználta a panaszos által benyújtott dokumentumokat az Európa Tanács azon projektjéhez, amelyre azt szánták. A panaszos arra is rámutatott, hogy az Y vállalatnak nem volt tudomása arról, hogy a Bizottság milyen további információkat kért.

2004. november 16-án és 26-án (1) a panaszos a jelen panaszt az európai ombudsmanhoz nyújtotta be, amelyben a következő állítást tette:

A számlája kifizetésére vonatkozó határozat meghozatala szükségtelen késedelmet szenvedett, mivel a Bizottság nem teljesítette a Z szerződő féllel szemben fennálló kötelezettségeit.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság a következő észrevételeket tette:

A „xyz” technikai segítségnyújtási szerződést az Y és B társaságokból álló Z konzorciumnak ítélték oda. A szerződést a Bizottság 2003. október 13-án, Z pedig 2003. október 15-én írta alá összesen 64 995 euró összegben. A szerződés kezdetekor 38 997 EUR (a teljes összeg 60%-a) előleget fizettek ki.

A projektcsoport egy csoportvezetőből és a szociális védelmi rendszerek reformjával foglalkozó szakértőből állt, bár a kedvezményezett országokból helyi szakértők felvételét is előirányozták. Az előírt feladatmeghatározás teljesítése érdekében a szakértőknek össze kellett hangolniuk tevékenységeiket a kedvezményezett országok szociális ügyekért felelős minisztériumaival, valamint az Európa Tanács és a Délkelet-európai Stabilitási Paktum (a továbbiakban: a stabilitási paktum) megfelelő szervezeti egységeivel (lásd a Z-vel kötött szerződés feladatmeghatározását (2)).

A panaszos az Y vállalat alkalmazásában állt, és a projekt csoportvezetőjeként dolgozott ezen a megbízáson. A szerződés végrehajtását a nyújtott szolgáltatások minőségével kapcsolatos problémák befolyásolták.

Ami azt az állítást illeti, hogy a számlája kifizetésére vonatkozó határozat szükségtelen késedelmet szenvedett, mivel a Bizottság nem teljesítette a Z szerződő féllel szemben fennálló kötelezettségeit, a Bizottság először emlékeztetett a tényekre:

A szerződés kezdetén, 2003. október 16-án a panaszos más szakértőkkel együtt részt vett egy strasbourgi találkozón, ahol lehetősége nyílt arra, hogy megfelelő betekintést nyerjen és megismerkedjen a projekt fejlesztésének keretével. Amikor azonban a Bizottság szolgálatai 2004. január 9-én megkapták a szerződő féltől a feladatmeghatározás tervezetét, kétségek merültek fel azzal kapcsolatban, hogy a csoportvezető érti-e a projektet. A dokumentumtervezetből hiányzott mind a minőség, mind az egyértelműség, és az a panaszossal való első kapcsolatfelvétel során jelzettől eltérő megközelítést mutatott.

2004. január 13-án találkozóra került sor a panaszossal a Bizottság helyiségeiben, hogy megállapítsák, mit tettek eddig, és elmagyarázzák a panaszosnak, hogyan kell folytatni a munkát annak érdekében, hogy a szerződés feladatmeghatározásának megfelelő végterméket szerezzenek be. A találkozó következtetése az volt, hogy a panaszos elkötelezettsége, tudása és szakértelme nem felelt meg a várt színvonalnak. A találkozót követően a Bizottság megerősítette, hogy szélesebb körű és konkrét célkitűzésekre van szükség, és egyértelmű különbséget tett a már azonosított problémák és a projekttel elérhető eredmények között. Ehhez a feladatmeghatározás-tervezetnek a területről (azaz a felkeresett kedvezményezett országokból) származó pontosabb információk alapján történő újraírására volt szükség. 2004. január 22-ig részletes kiküldetési jelentést is be kellett nyújtani. A tervek szerint az új feladatmeghatározást a 2004. január 22–23-i strasbourgi ülésen hagyják jóvá az Európa Tanács és a Stabilitási Paktum illetékes szervezeti egységeivel. A jelentésnek minden releváns információt tartalmaznia kellett a feladatmeghatározás-tervezet következő változatának végső értékeléséhez.

Mivel a találkozón megállapított határidőt nem tartották be, 2004. január 26-án a Bizottság szolgálatai felkérték Z-t, hogy legkésőbb 2004. január 31-ig küldje el a feladatmeghatározás tervezetét és mellékleteit.

2004. február 3-án ismét kapcsolatba léptek Z-vel. Ezúttal arra is figyelmeztették a Keretvállalkozót, hogy a Bizottság felmondhatja a szerződést a minőség hiánya és a szerződéses megállapodások megszegése miatt, mivel - a panaszossal folytatott megbeszélésen elért megállapodás ellenére - nem érkezett visszajelzés tőle.

2004. február 9-i elektronikus levelében Z arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy Y-tól megkapta a felülvizsgált feladatmeghatározást és a panaszos által összeállított egyes anyagokat. E dokumentumok benyújtása azonban – amint azt maga Z is elismerte – technikai minőségük hiánya miatt nem volt lehetséges. A Bizottságot arról is tájékoztatták, hogy a panaszos munkáltatója időközben egy másik szakértőt kért fel a feladatmeghatározás felülvizsgálatára. A Bizottság szolgálatai arról tájékoztatták a konzorciumot, hogy a Bizottság előzetes jóváhagyása nélkül más szakértőt nem szabad felvenni.

2004. február közepéig a Bizottság megkapta a végleges feladatmeghatározást, amely megfelelt a kért minőségi kritériumoknak. 2004. február 20‐i elektronikus levelében a Bizottság jóváhagyta azokat, és tájékoztatta Z‐t azon szándékáról, hogy nem fizeti ki teljes egészében a még ki nem fizetett számlát. E döntés oka az volt, hogy a panaszos nem reagált és munkája rossz minőségű volt, valamint az, hogy a végleges feladatmeghatározást egy másik szakértő készítette. Ebben az e-mailben a Bizottság felhívta a szerződő fél figyelmét a rossz teljesítményből és a jelentős késedelmekből eredő következményekre is.

2004. április 2-án Z megküldte a Bizottságnak a nyújtott szolgáltatásokra vonatkozó végleges számlát, amely a szerződésben előirányzott összegnek (64 975 EUR (3)) felelt meg. Mivel 38 997 EUR előleg kifizetésére már sor került, a társaság követelte a fennmaradó 25 978 EUR kifizetését. 2004. július 1‐jén a Bizottság ismét arról tájékoztatta Z‐t, hogy a számla egy része elfogadhatatlan. Egy 2004. július 6‐án tartott találkozón a Bizottság ismét a rossz teljesítményhez és a késedelmekhez kapcsolódó okokra hivatkozott a fizetendő összeg csökkentésének igazolásaként. Kompromisszum született Z-vel, aki beleegyezett abba, hogy megfelelően megfogalmazott számlát küldjön.

Z azonban csak 2004. november 2-án vette fel újra a kapcsolatot a Bizottsággal, elnézést kérve a visszajelzés hiánya miatt, és találkozót javasolva az új konzorcium koordinátorával. A Bizottság nem tartotta szükségesnek ezt a találkozót, mivel nem nyújtottak be új elemeket.

Végül 2004. december 15‐i elektronikus levelében Z újabb, összesen 48 475 euró összegű végleges számlát küldött. Ez az új számla a 2004 áprilisában benyújtott számla helyébe lépett, amelyben a teljes összeg 64 975 EUR volt. Mivel a szerződés kezdetekor 38 997 euró előleg kifizetésére került sor, a társaság új, 9478 euró összeg megfizetését követelte. A Bizottság szolgálatai 2004. december 20-án e-mailben kérték, hogy a kifizetési kérelmet hivatalosan a hatályos szabályoknak megfelelően nyújtsák be. Ezt a kérelmet 2005. január 13-án megismételték a Z. könyvelési osztályával folytatott telefonbeszélgetés során. A 9 478 EUR összegű fennmaradó kifizetést a számla kézhezvételekor megfelelően feldolgozzák.

A tények magyarázatán kívül a Bizottság megjegyezte, hogy hangsúlyozni kívánja, hogy nem áll szerződéses kapcsolatban a panaszossal, mivel a szerződés felei a Bizottság és Z.

A panaszos szolgáltatásainak késedelmes kifizetése (14 221,70 EUR) tekintetében a Bizottság elismerte, hogy a fent említett okok miatt felfüggesztette a 2004 áprilisában benyújtott számla kifizetését. E határozat azonban nem a panaszosra, hanem Z-re mint a Bizottság szerződéses partnerére irányult. A számla kifizetésére vonatkozó határozat meghozatalához szükséges idő kétségkívül hosszú volt. A Bizottság e késedelem miatt elnézést kért a panaszostól. Az eltelt idő jelentős része azonban annak tudható be, hogy a vállalat közel négy hónapig nem adott visszajelzést.

Ami azt a tényt illeti, hogy a panaszos Y-val kötött szerződése kimondta, hogy „a vállalkozó csak a ténylegesen ledolgozott és az Ügyfél által jóváhagyott napokat fizeti ki”, a Bizottság megállapította, hogy ez a panaszos és Y közötti szerződéses kapcsolatra vonatkozott.

A Bizottság azzal is érvelt, hogy nem köteles közvetlenül tájékoztatni a panaszost. A panaszos és Y közötti szerződés 3. cikke szerint a szerződő fél projektkoordinátora volt az a személy, aki egyrészt utasításokat adott a projektirányítás területén, másrészt tájékoztatta őt a projekttel kapcsolatos bármely releváns kérdésről. Z-t folyamatosan tájékoztatták a Bizottság elégedetlenségéről, és egyetértett azzal, hogy valaki más legyen felelős a feladatmeghatározás tervezetének elkészítéséért.

Ami a panaszos azon állítását illeti, hogy a Bizottság felhasználta az általa készített dokumentumokat, és így elfogadta, hogy szolgálatai megfelelő minőségűek, a Bizottság rámutatott arra, hogy a szakértő által benyújtott dokumentumtervezeteket pusztán azért nem használta fel, mert azok rossz minőségűek voltak.

A panaszos Nielson biztoshoz intézett 2004. augusztusi levele volt a Bizottság és a panaszos közötti első és egyetlen kapcsolatfelvétel a 2004. január 13-i találkozó óta. Ez idő alatt a panaszos nem vette fel a kapcsolatot a Bizottság szolgálataival.

A fentiek alapján a Bizottság úgy ítélte meg, hogy szolgálatai megfelelően jártak el, és tiszteletben tartották a rájuk nézve kötelező szabályokat és elveket.

A panaszos észrevételei

Összefoglalva, a panaszos a következő észrevételeket tette:

Nem volt olyan hivatalos határozat, amelyben a Bizottság megjelölte volna azokat az okokat, amelyek miatt úgy ítélte meg, hogy a Z-vel kötött szerződés teljesítése nem kielégítő. A Bizottság nem nyújtott be bizonyítékot arra vonatkozóan, hogy a feladatmeghatározás tervezete nem volt egyértelmű és minőségi, vagy hogy a panaszos csoportvezetőként nem rendelkezett megfelelő véleménnyel a projektről.

A Bizottság nem jelölte meg a 2004 februárjában kapott megbízás szerzőjét. A panaszos kijelentette, hogy az érintett feladatmeghatározás csak azokra vonatkozhat, amelyeket Y-nak adott 2004. február 9-én. A Bizottságnak ezt ellenőriznie kellett volna.

A feladatmeghatározás elektronikus változatát először 2004. január 9-én küldték meg e-mailben a Bizottság illetékes tisztviselőjének (projektmenedzser). A 2004. január 13-i találkozót azért hozták előre, mert a panaszos fontos okokból 2004 januárjának második felében Amerikába tervezett utazni. Ez a 2004. január 9-i elektronikus változat nem volt teljes, mivel bizonyos részeket egy szakértő betegsége, más szóval vis maior miatt nem töltöttek ki . A 2004. január 13-i találkozón megállapodás született arról, hogy ezeket a részeket befejezik, de nem volt vita a minőségi hiányosságokról. Nem volt indokolt, hogy a panaszosnak felelősséget kelljen vállalnia azért, hogy egy másik szakértő megbetegedett. Ezt a szakértőt azonban kifizették.

Az első ülésen eredetileg tervezettekkel ellentétben a Bizottság illetékes tisztviselője részletes kiküldetési jelentés benyújtását és egy második eligazítás megtartását írta elő.

Miután a panaszos 2004. február 1-jén visszatért Amerikából, 2004. február 9-én elkészítette a feladatmeghatározás új változatát. Ezeket megküldték a munkáltatójának, aki 2004. február 11-én továbbította azokat a Bizottságnak. A Bizottság illetékes tisztviselője a Z-nek címzett 2004. február 20-i elektronikus levelében elégedettségét fejezte ki az új változattal kapcsolatban, láthatóan anélkül, hogy tudomást szerzett volna arról, hogy azt a panaszos fogalmazta meg, noha a panaszos tájékoztatta a Bizottság illetékes tisztviselőjét. A Bizottság tisztviselője azonban rámutatott, hogy nem kívánja használni a dokumentumot. A nyújtott szolgáltatások minőségét illetően a panaszos megjegyezte, hogy a Bizottságnak 2004 februárjában megküldött dokumentumok megfeleltek a panaszos szerződésében foglalt rendelkezéseknek és a rendes pályázati eljárás mintájának. A panaszos úgy vélte, hogy teljes mértékben teljesítette a rábízott feladatot.

2004. február 9. után a panaszos nem kapott újabb választ a Bizottságtól. A panaszos Y-tól megtudta, hogy a Bizottság egyoldalúan felmondta a szerződést, és indoklás nélkül megtagadta a panaszos díjainak megfizetését.

A panaszos rámutatott, hogy bár a Bizottság megállapította, hogy a dokumentumot rossz minősége miatt nem használta fel, a felelős tisztviselő a dokumentumok elolvasásával tudatosan vagy öntudatlanul használta fel azt.

A panaszos úgy vélte, hogy nevét és becsületét ebben az ügyben elhomályosították. A panaszos azt is megtudta Y-tól, hogy az illetékes tisztviselő magyarázat nélkül azt javasolta Z-nek, hogy fizesse meg a panaszosnak a munkadíja 20%-át, de miután meghallgatta az ombudsmanhoz benyújtott panaszt, ajánlatát ahhoz a feltételhez kötötte, hogy a panaszos vonja vissza panaszát. A panaszos ezért úgy vélte, hogy nyomás alá helyezték.

A panaszos követelése így 14 221,70 EUR-t tett ki, 1 986,53 EUR kamattal együtt, összesen 16 208,23 EUR összegben.

A fentiek alapján a panaszos arra a következtetésre jutott, hogy:

1. a Bizottság nem indokolta meg a díjainak meg nem fizetését eredményező kifogásait;
2. a Bizottság nem tartotta tiszteletben az Alapjogi Charta 41. cikkét, amely szerint meg kellett volna hallgatni; és ezért:
3. a kifizetés megtagadásának már nem volt jogalapja; és
4. a Bizottságnak 16 208,23 euró összegben meg kell fizetnie számára a teljes díjat és a többletköltségeket, beleértve a késedelem miatti kamatokat is.

TOVÁBBI KÉRDÉSEK

2005. szeptember 21-én az ombudsman szolgálatai telefonon kapcsolatba léptek az ügyért felelős bizottsági tisztviselővel, és azt kérdezték, hogy van-e új információ a Bizottság 2005. március 30-i véleménye óta a Z számlájának kifizetésével kapcsolatban. A Bizottság tisztviselője tájékoztatta az ombudsman szolgálatait, hogy a Bizottság 2004. december 20-i Z-hez intézett kérése óta nem nyújtottak be számlát, és Z-től nem érkezett további tájékoztatás.

A Bizottság véleményének és a panaszos észrevételeinek gondos mérlegelését követően az ombudsman úgy ítélte meg, hogy további vizsgálatokra van szükség. Ezért 2005. október 10-én levelet intézett a Bizottsághoz, amelyben felkérte a Bizottságot, hogy nyilvánítson véleményt a panaszos által észrevételeiben felvetett alábbi új állításokról:

(1) A panaszos azt állította, hogy a Bizottság illetékes tisztviselője részletes kiküldetési jelentés benyújtását és egy második meghallgatás megtartását írta elő. Ezeket az elemeket az eredeti tájékoztató nem tartalmazta (lásd a panaszos észrevételeinek 3. oldalát, „niet gecontracteerde wensen”).

(2) a) A panaszos azt állította, hogy nevét és becsületét ebben az ügyben elhomályosították.

(2) b) A panaszos azt állította, hogy nyomást gyakoroltak rá, mivel Y-tól megtudta, hogy a Bizottság illetékes tisztviselője magyarázat nélkül azt javasolta Z-nek, hogy fizesse meg neki a munkadíja 20%-át, de miután az ombudsmanhoz benyújtott panaszról értesült, az ajánlatot ahhoz a feltételhez kötötték, hogy a panaszos vonja vissza a panaszt.

Az ombudsman másodsorban arra kérte a Bizottságot, hogy tájékoztassa őt a Z-től származó 9478 euró összegű függőben lévő számlával kapcsolatos helyzetről és a fizetési kilátásokról.

Az Európai Bizottság kiegészítő véleménye

Kiegészítő véleményében a Bizottság összefoglalva a következő észrevételeket tette:

2003. október 16-án Strasbourgban találkozóra került sor a Bizottság, a panaszos és más szakértők között az elvégzendő munka felülvizsgálata és magyarázata céljából. 2004. január 9-én Z megküldte a feladatmeghatározás tervezetét a Bizottságnak. Ezt a tervezetet nem tekintették kielégítőnek. Ezért 2004. január 13-án újabb találkozóra került sor a csoportvezetővel (azaz a panaszossal). Az ülés jegyzőkönyvét, amelyet a Bizottság kiegészítő véleményéhez csatolt, megküldték a szerződő félnek. A Bizottság többek között felkérte a panaszost, hogy írja át a feladatmeghatározás tervezetét, és 2004. január végéig nyújtson be részletes jelentést az ellenőrző látogatásról. Ezt a határidőt nem tartották be.

2004. február 9-én a szerződő fél írásban jelezte a Bizottságnak, hogy megkapta a felülvizsgált feladatmeghatározás-tervezetet, de úgy ítélte meg, hogy a dokumentum nem egyértelmű. Ugyanebben az e-mailben a szerződő fél jelezte, hogy egy szociális biztonságra szakosodott és a Balkánt jól ismerő német szakértőt kért fel a feladatmeghatározás tervezetének újbóli felülvizsgálatára. Az előírt minőségi szabványoknak megfelelő végleges feladatmeghatározás-tervezet végül 2004. február közepén érkezett meg. E késedelmek miatt a Bizottság és szerződő fele megállapodott abban, hogy elő kell irányozni az utolsó részlet csökkentését.

A panaszos új állításaival kapcsolatban a Bizottság a következő észrevételeket tette:

Ami az első új állítást illeti, a Bizottság és Z közötti szerződés feladatmeghatározása előírta, hogy a szakértők összehangolják tevékenységeiket a kedvezményezett országok szociális minisztériumaival vagy azok megfelelőivel, az Európa Tanács szociális kohézióval foglalkozó osztályával és a Stabilitási Paktum szociális kohézióra irányuló kezdeményezésével. A kapcsolattartó személyek nevét a kijelölés előtt megadták a szakértőknek. Az ülések megtartása és az azokról való beszámolás szükséges, és minden olyan személy számára vitathatatlan kötelezettség, aki szerződés keretében teljesít küldetést. Maga a szerződő fél is elismerte, hogy köteles tájékoztatni a Bizottságot a szakértői és az érintett hatóságok szerződéseinek eredményéről, és megküldte a Bizottságnak a kiküldetési megállapodásokat.

Az első feladatmeghatározás-tervezet azonban nem volt megfelelő, és a kiküldetési megállapodások túlságosan tömörek voltak ahhoz, hogy lehetővé tegyék a helyi hatóságok által szolgáltatott információk megfelelő ellenőrzését. A Bizottság ezért köteles volt felkérni a szerződő felet, hogy készítsen új feladatmeghatározás-tervezetet, és 2004. január 22-ig nyújtson be részletes kiküldetési jelentést. Ha a szerződő fél által végzett munka minősége jó lett volna, a Bizottság biztosan nem kért volna részletes jelentést a kiküldetésről.

A második új állítást illetően a Bizottság kifejtette, hogy köteles biztosítani azon munka minőségét, amelyért szerződés keretében fizet. E szerződés esetében a szerződő fél által végzett munka nem felelt meg az előírt minőségi előírásoknak. A Bizottság ezért köteles volt tájékoztatni a szerződő felet arról, hogy ki kell javítania a munkát, és annak minőségét a szerződéses kötelezettségei által megkövetelt szintre kell emelnie.

A Bizottság sajnálatát fejezi ki amiatt, hogy a panaszost sértette az a tény, hogy a Bizottság nem tudta elfogadni az általa készített és a vállalkozó által bemutatott munkát. Hangsúlyozni kell azonban, hogy a Bizottságnak soha nem állt szándékában elhomályosítani a panaszos nevét és becsületét.

A második új állítás második részét illetően a panaszos komoly vádakat fogalmazott meg észrevételeiben, amelyeket a Bizottság hevesen elutasít. Mint már említettük, a Bizottság és a szerződő fél az utolsó részlet csökkentését irányozta elő, mivel a szerződő fél elfogadta, hogy a munkát nem időben végezték el. A Bizottságnak nincs tudomása e megállapodásnak a panaszosra gyakorolt esetleges következményeiről. Ha ennek következményei lennének, ez olyan kérdés lenne, amelybe a Bizottságnak egyáltalán nem lenne joga beavatkozni. E tekintetben emlékeztetni kell arra, hogy a Bizottság szerződéses partnere Z, nem pedig a panaszos.

Ami az ombudsman arra irányuló kérését illeti, hogy tájékoztassák a Z-től származó 9478 EUR összegű függőben lévő számlával és annak esetleges kifizetésével kapcsolatos jelenlegi helyzetről, Z e-mailben megküldte utolsó számláját a Bizottságnak, ami nem volt elfogadható. 2004. december 20-án a Bizottság felszólította Z-t, hogy postai úton küldjön hivatalos számlát, de ez a számla még nem érkezett meg.

A Bizottság ismét felveszi a kapcsolatot Z-vel, és felkéri, hogy a lehető leghamarabb nyújtsa be a fent említett számlát. A számla kézhezvétele lehetővé tenné szolgálatai számára, hogy teljesítsék a megfelelő kifizetést.

A panaszos kiegészítő észrevételei

Összefoglalva, a panaszos a következő kiegészítő észrevételeket tette:

A Bizottság elfogadta a feladatmeghatározás végleges tervezetét, de kijelentette, hogy nem ezt a dokumentumot nyújtotta be, anélkül azonban, hogy ezt bizonyította volna. Valószínűtlen volt, hogy dokumentumát ne használták volna fel a panaszos feladatának tárgyát képező projekt előkészítése során.

Nem volt tudomása arról, hogy a Bizottság és a szerződő fél megállapodott volna az utolsó részlet csökkentéséről.

Ami nevének állítólagos elhomályosítását illeti, nem szívesen adná meg a nevét a szakterületét érintő új projektek esetében, mivel nem kívánja vállalni annak kockázatát, hogy pusztán azért utasítsák el a projekteket, mert a neve szerepel a szakértők listáján. Úgy vélte, hogy az érdekei sérültek.

Ami az állítólagos nyomást illeti, a Bizottság szóban azt javasolta neki, hogy vonja vissza panaszát.

A kifizetésről még nem született végleges döntés.

A Bizottság nem fejtette ki, hogy miért nem tájékoztatták azonnal a munkája állítólagos hiányosságairól. Ez a mulasztás ellentétes a megfelelő ügyintézés elveivel.

Emlékeztetni kell arra is, hogy a késedelem nem neki, hanem kollégája betegségének tudható be (ami vis maior eset volt), és hogy kollégáját ennek ellenére kifizették.

A HATÁROZAT

1 Előzetes megjegyzések a vizsgálat terjedelmével kapcsolatban

1.1 2003 októbere és 2004 januárja között a panaszos volt a "xyz" projekt csoportvezetője. E projekt keretében a panaszos a „B” vállalat által vezetett Z konzorcium részét képező Y vállalattal kötött szerződés alapján nyújtott szolgáltatásokat. A panaszos szerint Y még mindig nem fizette ki a 14 221,70 EUR összegű számláját a kamatokkal együtt. A panaszos és Y közötti szerződés úgy rendelkezett, hogy „a szerződő fél csak a ténylegesen ledolgozott és az Ügyfél által jóváhagyott napokat fizeti ki”. A panaszos úgy ítélte meg, hogy az általa nyújtott szolgáltatások kielégítőek voltak. A többi fél fizetését kifizették. A Bizottság a panaszos által benyújtott dokumentumokat is felhasználta az Európa Tanács azon projektjéhez, amelyre azt szánták. Az ombudsmanhoz benyújtott panaszában a panaszos azt állította, hogy a számlája kifizetésére vonatkozó döntés szükségtelen késedelmet szenvedett, mivel a Bizottság nem teljesítette a Z szerződő féllel szembeni kötelezettségeit.

1.2 E tekintetben az ombudsman először is rá kíván mutatni arra, hogy nem áll fenn közvetlen szerződéses kapcsolat a panaszos és az Európai Bizottság között, amely tehát nem az a szervezet, amely a panaszos díjainak megfizetéséért felelős. A panaszos által a jelen ügyben megkötött szerződés az Y vállalattal kötött és 2003. október 15-én és 21-én aláírt „Y megállapodás 035/CSV3016/2003” szerződés. Y a Z konzorcium tagja, és ő fizeti a panaszosnak a szolgáltatásait (4). A panaszos és Y közötti szerződéses kapcsolatok azonban nem tartoznak az ombudsman hatáskörébe. Az ombudsman rámutat arra, hogy a panaszos Y-val szembeni követelései, beleértve a díjak megfizetését is, az Y-val kötött szerződés 19. pontjával („Vitarendezés”) összhangban érvényesíthetők, amely úgy rendelkezik, hogy „[e] megállapodás X ország jogszabályainak és joghatóságának hatálya alá tartozik. Amennyiben e megállapodásból vagy azzal kapcsolatban vita merül fel, X város (X ország) bírósága az illetékes hatóság”.

1.3 Mindemellett a panaszos állításának alapját képező szerződés a Bizottság és Z között 2003. október 13-án és 15-én aláírt szerződés. Az ombudsman megjegyzi, hogy ez a szerződés i. a 2003/72193. sz. szerződési levélből áll (AMS/451. sz. keretszerződés – 8. tétel); (ii) a EuropeAid szolgáltatási szerződéseinek általános feltételei; iii. a Keretvállalkozó ajánlata; és iv. a szerződés feladatmeghatározása. E szerződéssel kapcsolatban az ombudsman a következőket kívánja tisztázni:

1.4 Az EK-Szerződés 195. cikke értelmében az ombudsman "felhatalmazást kap a közösségi intézmények vagy szervek tevékenysége során felmerülő hivatali visszásságokkal kapcsolatos panaszok fogadására". Az ombudsman úgy véli, hogy hivatali visszásság akkor fordul elő, ha egy közjogi szerv nem a rá nézve kötelező szabálynak vagy elvnek megfelelően jár el (5). Így hivatali visszásság állapítható meg a Közösségek intézményei vagy szervei által kötött szerződésekből eredő kötelezettségek teljesítése tekintetében is.

1.5 Az ombudsman azonban úgy véli, hogy az ilyen esetekben elvégezhető felülvizsgálat hatóköre szükségszerűen korlátozott. Az ombudsman különösen azon a véleményen van, hogy ha az ügy vita tárgyát képezi, nem kellene annak megállapítására törekednie, hogy valamelyik fél megszegte-e a szerződést. Ezzel a kérdéssel csak az illetékes bíróság foglalkozhat hatékonyan, amelynek lehetősége lenne meghallgatni a feleknek a vonatkozó nemzeti joggal kapcsolatos érveit, és értékelni a vitatott ténybeli kérdésekkel kapcsolatos, egymásnak ellentmondó bizonyítékokat.

1.6 Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a szerződéses vitákkal kapcsolatos ügyekben jogosan korlátozza vizsgálatát annak vizsgálatára, hogy a közösségi intézmény vagy szerv koherens és ésszerű módon ismertette-e vele intézkedéseinek jogalapját, és miért véli úgy, hogy a szerződéses helyzetre vonatkozó álláspontja indokolt. Ebben az esetben az ombudsman megállapítja, hogy vizsgálata nem tárt fel hivatali visszásságot. Ez a következtetés nem érinti a felek azon jogát, hogy szerződéses vitájukat az illetékes bíróság vizsgálja meg és hitelesen rendezze.

1.7 Az ombudsman megjegyzi, hogy kiegészítő észrevételeiben a panaszos új állítást tett, nevezetesen azt, hogy az Európai Bizottság nem fejtette ki, hogy miért nem tájékoztatták azonnal munkája állítólagos hiányosságairól, és hogy ez ellentétes a megfelelő ügyintézés elveivel. E tekintetben az ombudsman úgy véli, hogy annak érdekében, hogy ne késleltesse tovább a jelen panasszal kapcsolatos döntését, vizsgálatát az eredeti panaszban szereplő állításra és a panaszos észrevételeiben szereplő további állításokra fogja korlátozni. A panaszosnak jogában áll új panaszt benyújtani az ombudsmanhoz, miután megtette a megfelelő előzetes közigazgatási lépéseket a Bizottsághoz. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy a Bizottságnak nem volt szerződése a panaszossal. Ezért nehezen érthető, hogy a Bizottságnak miért kellett volna tájékoztatnia a panaszost munkája hiányosságairól.

2 Az i. a panaszos számlájának kifizetésére vonatkozó határozat szükségtelen késedelmére és ii. a kiküldetési jelentés benyújtásának előre nem látható követelményére vonatkozó állításról

2.1 A panaszos azt állította, hogy a számlájának kifizetésére vonatkozó döntés szükségtelen késedelmet szenvedett, mivel a Bizottság nem teljesítette a Z szerződő féllel szemben fennálló kötelezettségeit. A panaszos különösen azzal érvelt, hogy bár az általa nyújtott szolgáltatások kielégítőek voltak, Y még mindig nem fizette ki a 14 221,70 EUR összegű számláját, mivel állítólag a Bizottság további információkat kért. A panaszos arra is rámutatott, hogy a Bizottság dokumentumait az Európa Tanács egyik projektjéhez használta fel, amelyre azt szánták.

2.2 Véleményében az Európai Bizottság megjegyezte, hogy amikor 2004. január 9-én szolgálatai megkapták a megbízótól (azaz Z-től) a feladatmeghatározás tervezetét (6), kétségeik voltak a csoportvezető (azaz a panaszos) projekttel kapcsolatos értelmezését illetően, mivel a dokumentumtervezet nem volt megfelelő minőségű és egyértelmű. A panaszossal 2004. január 13-án tartott találkozón arra a következtetésre jutottak, hogy a feladatmeghatározást át kell írni, és hogy az új feltételeket a 2004. január 22–23-i találkozón jóváhagyják. 2004. február 9‐i elektronikus levelében Z arról tájékoztatta a Bizottságot, hogy megkapta Y felülvizsgált feladatmeghatározását, de a dokumentum benyújtása a műszaki minőség hiánya miatt nem lehetséges. A Bizottságot arról is tájékoztatták, hogy a panaszos munkáltatója egy másik szakértőt kért fel a feladatmeghatározás felülvizsgálatára. 2004. február közepére a Bizottság végül megkapta az új feladatmeghatározás-tervezetet, amely megfelelt a kért minőségi kritériumoknak, és 2004. február 20-i e-mailjében jóváhagyta azokat. Ugyanakkor tájékoztatta Z-t arról a szándékáról, hogy nem fizeti ki a teljes számlát, mivel a panaszos nem reagált, rossz minőségű munkát végzett, jelentős késedelmek történtek, és a végleges feladatmeghatározást egy másik szakértő készítette. 2004. december 15‐i elektronikus levelében Z 48 475 euró összegről új számlát küldött, amely a 2004. április 2‐i korábbi számlát váltotta fel, és a fennmaradó 9478 euró megfizetését követelte. A Bizottság jelezte, hogy a fennmaradó kifizetést a hivatalosan benyújtott számla kézhezvételét követően megfelelően feldolgozzák. A Bizottság végül hangsúlyozta, hogy nem áll szerződéses kapcsolatban a panaszossal. A Bizottság azonban felajánlotta, hogy elnézést kér a panaszostól a számlával kapcsolatos határozat meghozatalának késedelme miatt, kijelentve, hogy a késedelem jelentős része annak tudható be, hogy Z közel négy hónapig nem adott visszajelzést. A Bizottság azt is kijelentette, hogy nem használta fel a panaszos által készített dokumentumokat, mivel azok rossz minőségűek voltak.

2.3 Észrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát. Fő állításával kapcsolatban egy további állítást is tett, nevezetesen azt, hogy a Bizottság illetékes tisztviselője részletes kiküldetési jelentés benyújtását és egy második eligazítás megtartását írta elő, és hogy ezeket az elemeket az eredeti eligazítás nem irányozta elő.

2.4 Az új állításra vonatkozó kiegészítő véleményében az Európai Bizottság kijelentette, hogy felkérte a panaszost, hogy írja át a feladatmeghatározást, és 2004. január 22-ig nyújtson be részletes jelentést a kiküldetésről. A Bizottság emlékeztetett arra, hogy a találkozók megtartása és az azokról való beszámolás szükséges, és minden olyan személy számára vitathatatlan kötelezettség, aki szerződés keretében teljesít küldetést. Ha a szerződő fél által végzett munka minősége jó lett volna, a Bizottság biztosan nem kért volna részletes jelentést a kiküldetésről.

2.5 Az ombudsman azon kérésére válaszolva, hogy tájékoztassák a Z által kiállított 9478 eurós függőben lévő számlával kapcsolatos jelenlegi helyzetről és a kifizetés kilátásairól, az Európai Bizottság megismételte az első véleményében foglaltakat: Z az utolsó számláját e-mailben küldte meg a Bizottságnak, ami nem volt elfogadható. A Bizottság 2004. december 20-án felkérte Z-t, hogy postai úton küldjön hivatalos számlát, de ez a számla még nem érkezett meg.

2.6 A jelen ügyben ezért az ombudsmannak - amint arra a fenti 1.6. pontban már rámutattunk - meg kell vizsgálnia, hogy a Bizottság koherens és ésszerű módon számolt-e be intézkedései jogalapjáról, és hogy miért véli úgy, hogy a "Z" szerződő féllel szembeni kötelezettségeinek teljesítésével kapcsolatos szerződéses álláspontjáról alkotott véleménye indokolt.

2.7 Az ombudsman megjegyzi, hogy a Z és az Európai Bizottság közötti szerződés tárgya "a 2003-as CARDIS regionális cselekvési program "Szociális intézményeket támogató program" projekt feladatmeghatározásának előkészítése"volt. E feladat elvégzésének szakértői a következők voltak: i. a panaszos mint csoportvezető; ii. a szociális védelmi rendszer reformjának szakértője; és iii. helyi szakértők. A kifizetési ütemterv előírta, hogy a Bizottságnak 60%-os előleget, azaz 38 997 EUR-t kell fizetnie a szerződés megkötésekor, és hogy „[a] fennmaradó összeg az igazoló dokumentumok jegyzékét tartalmazó végleges számla kézhezvételétől számított 60 napon belül és a végleges jelentés jóváhagyását követően esedékes”. A panaszos panasza az egyenleg kifizetésének állítólagos késedelmére vonatkozik.

2.8 Az ombudsman megjegyzi, hogy a szerződés feladatmeghatározásának 5. pontja ("Jelentés") előirányozta, hogy "a szakértők 2003. október 17. előtt elkészítik a projekt feladatmeghatározásának első tervezetét, és angol nyelven elküldik annak elektronikus változatát az Európai Bizottság projektmenedzsere számára. A végleges változat – szintén elektronikus formában – legkésőbb 2003. október 24-ig esedékes”(utólagos kiemelés). Az Y-val kötött saját szerződése szerint a panaszos volt a Bizottság és Z közötti szerződés feladatmeghatározásában kért szolgáltatások nyújtásával megbízott tanácsadó, és megkapta e feladatmeghatározás másolatát az Y-val kötött szerződésének C. melléklete formájában.

2.9 Ami az Európai Bizottság és Z között létrejött szerződés végrehajtását illeti, nevezetesen a feladatmeghatározás Z általi benyújtását az Európai Bizottságnak, valamint Z számlájának az Európai Bizottság általi kifizetetlen kifizetését, az ügy irataiból kitűnik, hogy a tényállás időrendi sorrendje a következő:

2003. október 16-án Strasbourgban találkozóra került sor a projektről, amelyen a panaszos a többi szakértővel együtt vett részt. Az első feladatmeghatározás-tervezetet Z 2004. január 9-én küldte meg a Bizottságnak. Mivel a Bizottság nem volt elégedett azok minőségével, úgy határozott, hogy 2004. január 13-án második találkozót szervez a panaszossal annak érdekében, hogy elmagyarázza a panaszosnak a további lépéseket. 2004. január 19-én a Bizottság illetékes tisztviselője e-mailt küldött Z-nek, amelyben utalt a 2004. január 13-i találkozóra, és kifejezte reményét, hogy a panaszos által vezetett szakértői csoport kiváló minőségű végterméket fog szállítani. 2004. január 26-án újabb e-mailt küldött Z-nek, amelyben ismét utalt a feladatmeghatározás tervezetének igen gyenge minőségére, és a végleges feladatmeghatározás benyújtására új határidőt tűzött ki, 2004. január 31-ét. 2004. február 3-án, miután nem kapott választ a panaszostól, a Bizottság tisztviselője új e-mailt küldött Z-nek, amelyben utalt arra, hogy a szerződés felmondható a szerződés feladatmeghatározásának be nem tartása és a panaszos által benyújtott jelentés nem megfelelő minősége miatt.

A Bizottság illetékes tisztviselőjének címzett 2004. február 9-i elektronikus levelében Z jelezte, hogy a panaszos megküldte Y-nak a feladatmeghatározás új változatát. Y úgy vélte, hogy az új változat minősége nem volt elég jó ahhoz, hogy azt a Bizottságnak megküldjék, és ezért felkért egy szociális biztonságra szakosodott német szakértőt, hogy vizsgálja felül és 2004. február 11-ig nyújtsa be (7). Z ezért új határidőt kért. 2004. február 11-i e-mailjében a Bizottság tisztviselője azt válaszolta, hogy a Bizottság előzetes jóváhagyása nélkül nem lehet új szakértőt alkalmazni.

2004. február 11-i elektronikus levelében Z megküldte a felülvizsgált feladatmeghatározást a Bizottság illetékes tisztviselőjének. Ez utóbbi 2004. február 20‐i válaszában rámutatott arra, hogy a dokumentum sokkal közelebb áll a megkövetelt minőséghez. Tájékoztatta azonban Z-t, hogy tekintettel az elvégzett munka rossz minőségére, és mivel a Bizottságnak a 2004. január 13-i találkozó óta nem volt híre a panaszosról, úgy döntött, hogy nem hagyja jóvá a panaszos díjainak teljes kifizetését, és ennek megfelelően tájékoztatja az illetékes pénzügyi egységet. Ezzel összefüggésben utal a EuropeAid szolgáltatási szerződéseinek általános feltételeire.

2004. április 2-án Z megküldte a Bizottságnak a végleges számlát 25 978 euró összegről (azaz 64 975 euró (8) mínusz a szerződés kezdetén már kifizetett 38 997 euró). A Z koordinátorral 2004. július 6-án tartott találkozót követően, amelynek során a Bizottság megismételte azon szándékát, hogy a rossz teljesítés és a késedelmek miatt nem fizeti ki a számla teljes összegét, Z beleegyezett abba, hogy új számlát küldjön. 2004. november 2‐i levelében Z elnézést kért a visszajelzés hiánya, valamint a 2004. július 6‐i találkozó és annak reakciója között eltelt hosszú idő miatt. Z kifejtette, hogy a konzorcium koordinátora 2004 szeptemberében távozott, és hogy a munka átadása a koordinátor utódjának a vártnál tovább tartott. Ezért találkozót javasolt az új konzorcium koordinátorával. 2004. december 15‐én Z 9 478 euró (azaz 48 475 euró mínusz 38 997 euró) összegről új számlát küldött, és ismét elnézést kért a késedelem által okozott kellemetlenségért. 2004. december 20-i válaszában azonban a Bizottság tisztviselője azt kérte, hogy a kérelmet a szabályoknak megfelelően hivatalosan nyújtsák be a pénzügyi csoportnak. A panaszra vonatkozó 2005. március 30-i véleményében a Bizottság kijelentette, hogy az utolsó kifizetést a helyesbített számla kézhezvételét követően fogja feldolgozni. 2005. december 7-i kiegészítő véleményében a Bizottság kijelentette, hogy ez a számla még nem érkezett be.

A panaszos számlájának kifizetésével kapcsolatos állítólagos késedelmekről

2.10 Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos állítása szerint szükségtelen késedelem történt a számlája kifizetésére vonatkozó döntés meghozatalában, mivel a Bizottság nem teljesítette a Z szerződő féllel szemben fennálló kötelezettségeit. E tekintetben az ombudsman megjegyzi, hogy Z 2004. április 2-án végleges számlát küldött a Bizottságnak, és hogy három hónap telt el a Bizottság 2004. július 6-i találkozójának megszervezése előtt. Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság bocsánatot kért a panaszostól e késedelemért, de arra is rámutatott, hogy a teljes késedelem jelentős része annak tudható be, hogy Z közel négy hónapig nem adott visszajelzést (9). Az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottságnak gyorsabban kellett volna válaszolnia a 2004. április 2-án megküldött számlára. E számla kezelése azonban szükségessé tette volna, hogy a számlát a hatályos szabályoknak megfelelően nyújtsák be. A Bizottság azonban azzal érvelt, hogy nem ez volt a helyzet, és úgy tűnik, hogy Z ezt nem vitatta. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy úgy tűnik, Z nem reagált a Bizottság 2004. december 20-i, új számla benyújtására irányuló kérésére. Az ombudsman azt is megjegyzi, hogy 2005 decemberében, amikor a Bizottság benyújtotta kiegészítő véleményét, Z még mindig nem nyújtott be hivatalos számlát.

2.11 Z utolsó, 2004. december 15-i (9478 euró összegű) számlájának benyújtásával kapcsolatban az Ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság nem fejtette ki részletesen a számlával szembeni kifogásait. Ami a formai szempontokat illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság és Z közötti 2003/72193. sz. szerződés 5. pontja („Kifizetési ütemterv”) előírta, hogy a kifizetési kérelmeket a pénzügyi osztályhoz kell benyújtani. E tekintetben az ombudsman megjegyzi, hogy Z utolsó számláját (amelyet Z 2004. december 15-i e-mailjéhez csatoltak) nem a pénzügyi osztálynak, hanem a Bizottság projektmenedzsere részére küldték meg. Ami a Bizottság azon állítását illeti, hogy a számlát e-mailben küldték el, az ombudsman megjegyzi, hogy a szerződés 7. pontja egyértelműen megjelölte azt a postai címet, ahol a kifizetési kérelmeket el kellett küldeni. Az Ombudsman azonban azt is megjegyzi, hogy a Z és a Bizottság között 2004. december 15-én és 20-án lezajlott e-mail levelezésből kiderül, hogy a Bizottság kifogásai nem korlátozódtak formai szempontokra, hanem tartalmilag is érintették (10). Úgy tűnik azonban, hogy ez a kérdés elsősorban a Z és a Bizottság közötti kapcsolatra vonatkozik.

2.12 A fenti megfontolások alapján az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság koherens és ésszerű módon számolt be az ügy e vonatkozásával kapcsolatos álláspontjának jogalapjáról.

A kiküldetési jelentés benyújtására vonatkozó követelmény tekintetében

2.13 Ami a panaszos azon további állítását illeti, hogy a tervezettekkel ellentétben az Európai Bizottság illetékes tisztviselője részletes kiküldetési jelentés benyújtását és egy második tájékoztató megtartását írta elő, az ombudsman megjegyzi, hogy a szerződés feladatmeghatározásának 4. pontja ("Hely és időtartam") úgy rendelkezett, hogy "a vezető szakértővel [azaz a panaszossal] és az Európai Bizottság projektmenedzsere és az Európa Tanács egy képviselőjével Brüsszelben vagy Strasbourgban tájékoztatót és tájékoztatót terveznek tartani". Az ombudsman megjegyzi, hogy ez a megfogalmazás, különösen mivel „tervezett”-re utal, nem tűnik úgy, hogy abszolút értelemben előírná, hogy csak egy eligazítást és egy eligazítást kell tartani. Úgy tűnik, hogy a megfogalmazás inkább arra a szokásos helyzetre utal, amelyben a szerződést a terveknek megfelelően hajtják végre. Jelen esetben azonban, amikor a Bizottságnak komoly fenntartásai voltak a benyújtott feladatmeghatározás-tervezet minőségével és egyértelműségével kapcsolatban, az ombudsman úgy véli, hogy a fenti megfogalmazás nem akadályozza meg a Bizottságot abban, hogy 2004. január 13-án egy második találkozón (tájékoztatás) való részvételre kérje fel a panaszost annak érdekében, hogy kifejtse a feladatmeghatározás-tervezet kívánt minőségével kapcsolatos aggályait.

2.14 Ami a részletes kiküldetési jelentés 2004. január 22-ig történő benyújtásának szükségességét illeti, az ombudsman megjegyzi, hogy a EuropeAid szolgáltatási szerződések általános feltételeinek 24. cikke előírja, hogy "a tanácsadó [azaz Z] köteles a projektmenedzser rendelkezésére bocsátani a szolgáltatásokkal és a projekttel kapcsolatos minden olyan információt, amelyet a projektmenedzser bármikor kérhet". Az ombudsman ezért úgy véli, hogy tekintettel különösen a benyújtott első feladatmeghatározás-tervezet minőségével kapcsolatos problémákra, a Bizottság jogosult volt ilyen részletes kiküldetési jelentést kérni.

2.15 A fenti megfontolások alapján az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság koherens és ésszerű módon számolt be a részletes kiküldetési jelentés kötelező benyújtásához és a második meghallgatáshoz szükséges jogalapról.

2.16 A fenti megfontolások alapján tehát nem állapítható meg, hogy az Európai Bizottság hivatali visszásságot követett volna el.

3 A panaszos nevének és becsületének állítólagos elhomályosítása

3.1 Észrevételeiben a panaszos azt állította, hogy nevét és becsületét ebben az ügyben elhomályosították.

3.2 Kiegészítő véleményében az Európai Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a panaszost sértette az a tény, hogy nem tudta elfogadni az általa készített munkát, de hangsúlyozta, hogy soha nem állt szándékában a panaszos nevének és becsületének elhomályosítása.

3.3 Kiegészítő észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy vonakodik megnevezni a szakterületén megvalósuló új projekteket, mivel nem kívánja vállalni annak kockázatát, hogy a projekteket pusztán azért utasítsák el, mert neve szerepel a szakértők listáján. A panaszos úgy vélte, hogy érdekei sérültek.

3.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy az Európai Bizottság észrevételei a panaszos jó hírnevére is reflektálhatnak. Úgy tűnik azonban, hogy ezeket az észrevételeket nem hozták nyilvánosságra. Továbbá semmi sem utal arra, hogy a Bizottságnak szándékában állt volna elhomályosítani a panaszos imázsát. Ezenkívül az ombudsman Z-nek a Bizottsághoz intézett 2004. február 9-i e-mailjéből (11) megállapítja, hogy Y maga is azon a véleményen volt, hogy a panaszos által benyújtott feladatmeghatározás-tervezet nem volt megfelelő minőségű ahhoz, hogy azt továbbítani lehessen a Bizottságnak. E megfontolások alapján tehát az ügy e vonatkozása tekintetében nem állapítható meg hivatali visszásság.

4 A panaszosra gyakorolt állítólagos nyomásról

4.1 A panaszos azt állította, hogy nyomást gyakoroltak rá, mivel Y-tól megtudta, hogy az Európai Bizottság felelős tisztviselője, akit a panaszos azonosított, indoklás nélkül azt javasolta Z-nek, hogy fizesse meg neki a munkadíja 20%-át, de miután meghallgatta az ombudsmanhoz benyújtott panaszt, az ajánlatot ahhoz a feltételhez kötötte, hogy a panaszos vonja vissza a panaszt.

4.2 Kiegészítő véleményében az Európai Bizottság hevesen elutasította a panaszos súlyos vádjait. A Bizottság kijelentette, hogy a Bizottság és a szerződő fél fontolóra vette az utolsó részlet csökkentését, mivel a szerződő fél elfogadta, hogy a munkát nem időben végezték el. A Bizottságnak nem volt tudomása e megállapodásnak a panaszosra gyakorolt esetleges következményeiről. Ha ez következményekkel járna, a Bizottságnak nem lenne joga beavatkozni. E tekintetben a Bizottság emlékeztetett arra, hogy szerződéses partnere Z, nem pedig a panaszos volt.

4.3 Kiegészítő észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy nincs tudomása arról, hogy a Bizottság és a szerződő fél között megállapodás jött volna létre az utolsó részlet csökkentéséről. Az állítólagos nyomásgyakorlást illetően a panaszos kijelentette, hogy a Bizottság szóban javasolta panaszának visszavonását.

4.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos állítása, amennyiben bebizonyosodik, nagyon komoly, és hogy az ombudsman alaposan kivizsgálná ezt az állítást. További észrevételeiben azonban úgy tűnt, hogy a panaszos azzal hígítja állítását, hogy „szóban a Bizottság részéről azt javasolták, hogy vonjam vissza panaszomat. Ezt nyomásként éltem meg (12). Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos továbbra is homályosan nyilatkozott erről az állításról, és nem nyújtott be konkrét alátámasztó elemeket. Nem jelölte meg például, hogy a Bizottságnak mikor kellett volna előterjesztenie ezt a javaslatot. Úgy tűnik továbbá, hogy az állítás Y-tól beszerzett hallomásos bizonyítékokon alapul, nem pedig a panaszosnak a Bizottsággal kapcsolatos közvetlen tapasztalatain. A fentiek alapján az ombudsman úgy véli, hogy ezen állítás további vizsgálata nem indokolt.

5 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) A 2004. november 16-án benyújtott eredeti panasz két pontra vonatkozott, nevezetesen i. a panaszos Nielson biztoshoz intézett 2004. augusztus 24-i levelére való válaszadás állítólagos elmulasztására; Mivel azonban időközben a EuropeAid Hivataltól megkapta a Nielson biztoshoz intézett levelére adott 2004. november 12-i választ, a panaszos 2004. november 26-án levelet intézett az ombudsmanhoz, hogy köszönetet mondjon neki, és csak a második állítást tartsa fenn.

(2) A „feladatmeghatározást” a szerződés alapján kellett elkészíteni, és az képezte a teljesítendő szolgáltatást, míg a „feladatmeghatározás” volt a szerződésre alkalmazandó feltétel.

(3) Úgy tűnik, hogy a 20 EUR összegű csekély különbség a társaság által elkövetett hibának tudható be, mivel az eredetileg megállapított díjak 64 995 EUR-t tettek ki 64 975 EUR helyett.

(4) A panaszos kifizetésére vonatkozó rendelkezéseket az Y-val kötött szerződésének 6. pontja („Javadalmazás”) és 8. pontja („Kifizetések”) tartalmazza.

(5) Lásd az 1997. évi éves jelentést, 22. és azt követő oldalak.

(6) A „feladatmeghatározást” a szerződés alapján kellett elkészíteni, és az képezte a teljesítendő szolgáltatást, míg a „feladatmeghatározás” volt a szerződésre alkalmazandó feltétel.

(7) A 2004. február 9-i eredeti francia nyelvű e-mail szövege a következő: "Il [le plaignant] a, en effet, envoyé une nouvelle version révisée à la fin de ce WE à Y mais ceux-ci ont jugé que la qualité de ses termes de référence n'était pas suffisante pour vous la transmettre. Ils ont donc demandé à un expert allemand spécialisé en sécurité sociale et ayant une bonne connaissance des Balkans de les réviser à nouveau. Cet expert s'est engagé à nous les soumettre pour le mercredi 11 février [2004]”.

(8) Úgy tűnik, hogy a 20 EUR összegű csekély különbség a társaság által elkövetett hibának tudható be, mivel az eredetileg megállapított díjak 64 995 EUR-t tettek ki 64 975 EUR helyett.

(9) E tekintetben az ombudsman megjegyzi, hogy Z valóban kétszer is bocsánatot kért, nevezetesen 2004. november 2-i és 2004. december 15-i írásbeli közleményeiben a 2004. július 6-i találkozó óta a visszajelzés hiánya és a válaszadás késedelme miatt. 2004. november 2-i levelében Z kifejtette, hogy a konzorcium koordinátora 2004. szeptember közepén távozott, és hogy e koordináció átadása a vártnál tovább tartott.

(10) A Bizottsághoz intézett 2004. december 15-i e-mailjében Z azt írta: "nagyra értékelnénk, ha elfogadná a fent említett projekthez kapcsolódó mellékelt végleges számla kiállítását", és hozzátette: "remélem, hogy javaslatunk elfogadható". 2004. december 20-i válaszában a Bizottság projektmenedzsere kijelentette, hogy „Szeretném tájékoztatni Önöket, hogy ebben a szakaszban nem áll módomban az Önök által javasolt formátumú megállapodást nyújtani Önöknek az alábbi okok miatt: Soha nem kaptam hivatalos javaslatot [L] asszonytól; valójában 2004 júniusában találkoztunk, amikor megvitattuk ezeket a kérdéseket, de soha semmilyen visszajelzést nem kaptam a kérdés kimeneteléről folytatott bármilyen megbeszélésről. E találkozót követően az első reakció [a panaszos] közvetlenül Nielson biztoshoz intézett levele volt (...) Amíg nem kapok további információkat, nem látok okot arra, hogy megváltoztassam a projektcsapat és a csoportvezető által nyújtott szolgáltatások minőségére vonatkozó értékelésemet (...)”.

(11) A 2004. február 9-i eredeti francia nyelvű e-mailt a fenti 7. lábjegyzet tartalmazza.

(12) A holland eredeti változatban: "Mondeling werd zijdens the Commissie voorgesteld dat ik mijn klacht daarop zou intrekken. Más néven ervoer dit als druk".