Strasbourg, 2004. október 20.

Tisztelt B. Úr!

2004. január 27-én Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen az Ön vállalata, az Arno Nordic AB által benyújtott kutatási javaslattal (FP6-502870) kapcsolatban.

2004. február 16-án továbbítottam a panaszt az Európai Bizottság elnökének. A Bizottság 2004. május 6-án küldte meg véleményét, amelyet megküldtem Önnek azzal a felhívással, hogy amennyiben kívánja, tegye meg észrevételeit. Úgy tűnik, Öntől nem érkezett észrevétel.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

2004 februárjában panaszt nyújtottak be az ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen az Arno Nordic AB svéd vállalat által benyújtott kutatási javaslattal (FP6-502870) kapcsolatban.

A panaszos szerint a releváns tények összefoglalva a következők:

2003. március 18-án a panaszos vállalata, az Arno Nordic AB (a továbbiakban: Arno Nordic) kutatási javaslatot nyújtott be a Bizottság Kutatási Főigazgatóságához. Röviddel a javaslat benyújtását követően a javaslatban említett kapcsolattartó személy, B úr, elhagyta a vállalatnál betöltött pozícióját. A panaszos ezért 2003. április 8-án ajánlott levélben tájékoztatta a Bizottságot arról, hogy B. felmondott, és hogy B. feladatait maga a panaszos vette át. Ezeket az információkat e-mailben is megküldték a Bizottságnak.

Mindazonáltal 2003 májusában a Bizottság illetékes szolgálatai kapcsolatba léptek B úrral a kutatási javaslattal kapcsolatban, és úgy tűnik, megvitatták annak módosításait vagy esetleges visszavonását. A panaszos felvette a kapcsolatot a Bizottsággal, rámutatott, hogy a Bizottság hibát követett el, és írásbeli magyarázatot kért. Mivel nem kapott írásbeli magyarázatot, a panaszos e-mailt küldött a Bizottságnak, megismételve kérését. Arról is tájékoztatást kért, hogy a Bizottság mikor változtatta meg a kapcsolattartó személy nevét B úrról az ő nevére. A panaszos e-mailben kapott választ a Bizottságtól, amely szerint B úr távozása a vállalattól nem befolyásolta a javaslat értékelését.

2003 júniusában a panaszos e-mailt küldött a Bizottságnak, amelyben több, a kapcsolattartó személy megváltozásával kapcsolatos kérdést is feltett. Többek között azt kérdezte, hogy a 2003. április 8-i levelében a kapcsolattartó személy megváltozásáról szolgáltatott információk kellően egyértelműek-e, és hogy a Bizottság miért nem válaszolt erre a levélre. A Bizottság egyik tisztviselője e-mailben azt válaszolta, hogy az információk kellően egyértelműek, de soha nem kapta meg a panaszos 2003. április 8-i levelét, és ezért nem tudott a kapcsolattartó személy megváltozásáról, amikor májusban kapcsolatba lépett B-vel. A tisztviselő kijelentette továbbá, hogy a javaslatot nem lehet megváltoztatni, de most már tudja, hogy a panaszos a kapcsolattartó személy, ami elegendő.

2003. július 3-án a Bizottság levelet küldött a panaszosnak a javaslattal kapcsolatban. A levelet a panaszosnak (azaz a panaszos nevének) címezték, de B úr címére küldték. A panaszos e-mailben tájékoztatta a Bizottságot tévedéséről.

2003. december 8‐án a Bizottság levelet küldött B.‐nek a javaslat értékelésével kapcsolatban. A panaszos ismét e-mailt küldött a Bizottságnak, amelyben tájékoztatta ismételt hibáiról.

Ezenkívül a panaszos azt állítja, hogy a javaslat átvételi elismervénye 2003. november 18-án kelt. A levelet azonban csak 2004. január 19-én kapta meg. A postabélyegző dátuma 2004. január 18. volt. A panaszos úgy véli, hogy a levél megküldésének késedelme észszerűtlen.

A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság:

hanyagul kezelte azokat az információkat, amelyek a kutatási javaslattal kapcsolatban a kapcsolattartó személyében bekövetkezett változásra vonatkoztak; és

ii) indokolatlanul késleltette a kutatási javaslat átvételi elismervényének elküldését.

A panaszos azt állítja, hogy a Bizottságnak magyarázatot kell adnia és korrigálnia kell magatartását.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság a következő észrevételeket teszi:

2003. március 18-án az Arno Nordic vállalat kutatási javaslatot nyújtott be egy integrált projektre az 1. FP6-2002-LifeSciHealth tematikus prioritás első pályázati felhívása keretében. A 6. KP külső szolgáltatója 2003. március 20-án kapta meg a javaslatot, amelyet FP6-502870 számon vettek nyilvántartásba. A javaslat B-t jelölte meg az Arno Nordic kapcsolattartójaként.

2003. március 28-án vagy akörül a Bizottság megküldte B. úrnak a javaslat átvételi elismervényét, megemlítve az Arno Nordic javaslatának tulajdonított nyilvántartási számot.

2003. május 15-én a panaszos e-mailt küldött a Bizottságnak, amelyben közölte, hogy ajánlott levélben tájékoztatta a Bizottságot arról, hogy az Arno Nordic nevében átvette a javaslattal kapcsolatos kapcsolattartó személy szerepét. Megkérdőjelezi, hogy miért nem fogadták el ezt a levelet, és miért nem reagáltak rá. 2003. május 15-ig azonban a Bizottságnak nem volt tudomása az ajánlott levél létezéséről. A külső szolgáltatónál a közelmúltban végzett vizsgálatok azt mutatták, hogy a panaszos levele 2003. április 14-én, azaz a pályázatok benyújtási határidejét követően érkezett meg, és azt benyújtották. Nem világos, hogy a levelet továbbították-e a Bizottságnak, és ha igen, mikor.

Későbbi telefonhívásaiban és e-mailjeiben a Bizottság biztosította a panaszost arról, hogy 2003. május 15-i e-mailjének tartalmát megfelelően tudomásul vette. A panaszost tájékoztatták arról, hogy bár a pályázatok értékelésére vonatkozó szabályok kizárják a pályázat bármilyen módosítását, az Arno Nordic kapcsolattartó személyében bekövetkezett változást megállapították. Hangsúlyozzák, hogy a kapcsolattartó személy változása semmilyen módon nem befolyásolja negatívan a javaslat értékelését.

Az értékelési eljárás 2003. június 6-án zárult le. 2003. június végére a Bizottság megértette, hogy a javaslattal kapcsolatos minden kérdést a panaszos megelégedésére rendeztek.

Két későbbi hiba történt azonban a helyi levelezőlistáknak az eredeti javaslatban megadott információk alapján történő létrehozásával kapcsolatban. 2003. július 3-án vagy akörül a Bizottság levelet küldött a panaszosnak a pályázat értékelésének eredményeiről. A levelet B úr címére küldték. Ezenkívül 2003 decemberében a Bizottság egy felmérés keretében tévesen felvette a kapcsolatot B. úrral. A panaszos értesítette a Bizottságot ezekről a hibákról. A Bizottság sajnálattal veszi tudomásul a hibák által okozott kellemetlenségeket. Meg kell azonban jegyezni, hogy a hibák nem befolyásolták az Arno Nordic javaslatának értékelését. A hibák idején az értékelési eljárás már lezárult.

A 2003. november 18-i levél állítólagos késedelmes elküldését illetően a Bizottság számára nem világos, hogy a panaszos melyik levélre hivatkozik. Lehetséges, hogy a szóban forgó levél a panaszos által egy későbbi pályázati felhívás keretében benyújtott másik javaslatra (FP6-005226) vonatkozik. Az említett levél lehet az új javaslat 2003. november 19-i átvételi elismervénye. A panaszos által az ombudsmanhoz benyújtott panaszhoz csatolt valamennyi levelezés azonban az első javaslatra (FP6-502870) vonatkozik. Tekintettel a szóban forgó levéllel kapcsolatos bizonytalanságra, a Bizottság nincs abban a helyzetben, hogy megfelelően válaszoljon a panaszos erre vonatkozó állítására.

Az ombudsman felkérte a panaszost, hogy nyújtsa be a véleménnyel kapcsolatos észrevételeit. Úgy tűnik, hogy a panaszos nem nyújtott be észrevételeket.

A HATÁROZAT

1 Az információk állítólagos gondatlan kezeléséről

1.1 Az Európai Bizottság ellen benyújtott panasz egy kutatási javaslatra (FP6-502870) vonatkozik, amelyet a svéd Arno Nordic AB vállalat (a továbbiakban: Arno Nordic) nyújtott be 2003. március 18-án, és amelyben B urat jelölte meg kapcsolattartó személyként. A panaszos szerint röviddel a javaslat benyújtását követően B úr elhagyta az Arno Nordic-nál betöltött pozícióját, és ezért a panaszos 2003. április 8-i ajánlott levelében tájékoztatta a Bizottságot, hogy átvette a kapcsolattartói pozíciót. Mindazonáltal, és annak ellenére, hogy a Bizottság végül tudomásul vette a kapcsolattartó személy megváltozását, a Bizottság 2003 májusában, júliusában és decemberében felvette a kapcsolatot B. úrral a kutatási javaslattal kapcsolatban. A panaszos minden ilyen alkalommal értesítette a Bizottságot a hibáiról. A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság gondatlanságból kezelte azokat az információkat, amelyek szerint a kutatási javaslattal kapcsolatban megváltozott a kapcsolattartó személye.

1.2 Az Európai Bizottság azzal érvel, hogy 2003. május 15-ig, amikor a panaszos e-mailt küldött az üggyel kapcsolatban, nem volt tudomása az ajánlott levél létezéséről, amelyben a panaszos kifejtette, hogy a kutatási javaslattal kapcsolatban kapcsolattartó személyként vette át az irányítást. A külső szolgáltatónál a közelmúltban végzett vizsgálatok azt mutatták, hogy a panaszos levele 2003. április 14-én érkezett meg, és azt benyújtották. Nem világos, hogy a levelet továbbították-e a Bizottságnak, és ha igen, mikor. A későbbi telefonhívásokban és e-mailekben azonban a Bizottság biztosította a panaszost arról, hogy a kapcsolattartó személyében bekövetkezett változást megfelelően észlelték, és hogy ez a változás semmilyen módon nem befolyásolja negatívan a javaslat értékelését. Mindazonáltal 2003 júliusában a projektjavaslat eredményeivel kapcsolatban tévesen B. úrral léptek kapcsolatba a panaszos helyett, 2003 decemberében pedig egy felmérés keretében. A Bizottság sajnálattal veszi tudomásul az e hibák által okozott kellemetlenségeket, de megerősíti, hogy a hibák nem befolyásolták a javaslat értékelését, amely már 2003. június 6-án lezárult.

1.3 Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a megfelelő ügyintézés elvei megkövetelik, hogy a közösségi intézmények körültekintően és szolgálatkészen járjanak el (1). Az ombudsman továbbá úgy véli, hogy a Bizottság továbbra is teljes mértékben felelős a nevében eljáró külső szolgáltató által végzett igazgatás minőségéért (2). Ebben az esetben az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos lépéseket tett annak érdekében, hogy tájékoztassa a Bizottságot a kapcsolattartó személy megváltozásáról, de a Bizottság külső szolgáltatója benyújtotta a levelet, és nem világos, hogy azt továbbították-e a Bizottságnak, és ha igen, mikor. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy miután biztosította a panaszost arról, hogy megfelelően tudomásul vette a kapcsolattartó személy megváltozását, a Bizottság kétszer is rossz személlyel vette fel a kapcsolatot a projektjavaslattal kapcsolatos ügyekben.

1.4 A fentiek alapján az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság - mivel nem biztosította a kapcsolattartó személy megváltozásával kapcsolatos információk megfelelő kezelését - nem járt el kellő gondossággal és nem volt szolgálatkész. Ez hivatali visszásságnak minősül, és e tekintetben kritikai észrevételt fogunk tenni.

2 Az állítólagosan indokolatlan késedelem

2.1 A panaszos azt állítja, hogy 2004. január 19-én megkapta a javaslat átvételi elismervényét. A tértivevény 2003. november 18-án kelt, de a postabélyegző dátuma 2004. január 18. volt. A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság indokolatlanul késleltette a kutatási javaslat átvételi elismervényének elküldését.

2.2 Az Európai Bizottság szerint nem világos, hogy a panaszos melyik levélre hivatkozik. A szóban forgó levél vonatkozhat a panaszos által egy későbbi pályázati felhívás keretében benyújtott másik javaslatra (FP6-005226) is. Tekintettel a szóban forgó levéllel kapcsolatos bizonytalanságra, a Bizottság nincs abban a helyzetben, hogy megfelelően válaszoljon a panaszos erre vonatkozó állítására.

2.3 Az ombudsman tudomásul veszi az Európai Bizottság magyarázatát véleményében, amely szerint nincs abban a helyzetben, hogy megfelelően válaszoljon a panaszos állítására, mivel nem világos, hogy a panaszos melyik levélre hivatkozik. A Bizottság véleményét azzal a magyarázattal együtt, hogy miért nem tud válaszolni a szóban forgó állításra, továbbították a panaszosnak azzal a felhívással, hogy tegye meg észrevételeit. A panaszostól nem érkezett az üggyel kapcsolatos pontosítást tartalmazó észrevétel. A panaszostól származó pontosítások hiányában az ombudsman úgy véli, hogy a panasz e vonatkozásával kapcsolatban további vizsgálatok nem indokoltak.

2.4 Az ombudsman rámutat arra, hogy a panaszosnak lehetősége van arra, hogy új panaszt nyújtson be az állítólagos késedelemmel kapcsolatban, ha ezt hasznosnak tartja, és ha részletesebb tájékoztatást tud nyújtani.

3 A panaszos állítása

3.1 A panaszos azt kéri, hogy az Európai Bizottság fejtse ki és javítsa ki magatartását.

3.2 Az ombudsman megjegyzi, hogy az Európai Bizottság elismerte és kifejtette a kapcsolattartóval kapcsolatos hibáit, és elnézést kért az e hibák által okozott kellemetlenségekért. Mivel a szóban forgó hibák olyan konkrét múltbeli eseményekhez kapcsolódnak, amelyek a jelek szerint nem befolyásolták a kutatási javaslat értékelésének eredményét, az ombudsman nem tart lehetségesnek korrekciós intézkedést. Az Ombudsman ezért megállapítja, hogy a Bizottság eleget tett a panaszos állításának.

4 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő kritikai észrevételt kell tenni a panaszosnak az információk gondatlan kezelésére vonatkozó állításával kapcsolatban:

A megfelelő ügyintézés elvei megkövetelik, hogy a közösségi intézmények körültekintően és szolgálatkészen járjanak el (3). A jelen ügyben az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság azáltal, hogy nem biztosította a kapcsolattartó személy megváltozásával kapcsolatos információk megfelelő kezelését, nem járt el kellő gondossággal és nem volt szolgálatkész. Ez hivatali visszásságnak minősül.

Tekintettel arra, hogy az ügy ezen aspektusa a múltban bekövetkezett konkrét eseményekkel kapcsolatos eljárásokra vonatkozik, nem helyénvaló az ügy békés rendezésére törekedni.

Ami a panaszos indokolatlan késedelemre vonatkozó állítását illeti, az ombudsman a fenti 2.3. pontban kifejtett okok miatt úgy véli, hogy további vizsgálatok nem indokoltak.

A fentiek alapján az ombudsman lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) A helyes hivatali magatartás európai kódexének 12. cikke, amely elérhető az ombudsman honlapján: http://www.ombudsman.europa.eu

(2) Lásd a 630/96. sz. ügyet, amelyről az európai ombudsman 1997-es éves jelentésének 226. oldalán számolnak be, és amely a következő weboldalon érhető el: http://www.ombudsman.europa.eu/report/en/default.htm

(3) A helyes hivatali magatartás európai kódexének 12. cikke, amely elérhető az ombudsman honlapján: http://www.ombudsman.europa.eu