Strasbourg, 2004. június 2.

Tisztelt H. Asszony!

2003. augusztus 20-án Ön a DIK Egyesület nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Bizottság ellen. Az Ön panasza a Bizottság azon döntésére vonatkozik, hogy kéri a DIK Szövetségnek egy Leonardo da Vinci projekt végrehajtására nyújtott források egy részének visszatérítését (S 95/2/179/III.2.a).

2003. október 27‐én továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. 2004. január 29-én megkaptam a Bizottság véleményét, amelyet továbbítottam Önnek azzal a felhívással, hogy nyújtsa be észrevételeit. Úgy tűnik, Öntől nem érkezett észrevétel.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményéről.

A PANASZ

A panaszos szerint az ügy tényállása összefoglalva a következő:

A panaszos a DIK Egyesület elnöke, amely többek között könyvtárosok, levéltárosok és múzeumi szakemberek kis szakmai szervezete és szakszervezete. Egyesülete felelt az Európai Bizottság által a Leonardo da Vinci programon keresztül finanszírozott projekt kidolgozásáért (hiv.: S95/2/179/III.2.a).

2001-ben a DIK Szövetség számlát kapott a Bizottságtól, amelyben további magyarázat nélkül 50 000 euró kifizetését kérték. A projektért felelős tisztviselő megtalálására tett többszöri kísérletet – többek között a Bizottságnál tett látogatást – követően a panaszost tájékoztatták az intézmény projekttel kapcsolatos aggályairól. Ezek számos szabálytalanságot tartalmaztak, mint például egyes partnerek aláírásának hiánya, annak szükségessége, hogy az egyesület fedezze saját költségeit, az egyik partner által utazási költségként felszámított túlzott összeg, valamint az az időtartam, amelyre a partner költségtérítést igényelt. A panaszos kifejtette, hogy ez a helyzet annak a következménye, hogy a projektről szóló, eredetileg a projektvezetők által készített jelentéstervezetet a résztvevők nem fogadták el, és egy külső múzeumi szakembernek kellett átvennie a jelentés végleges megszövegezését.

Tekintettel a Bizottság által felvetett aggályokra, a panaszos számos helyesbítést végzett a projektről szóló jelentésben. Úgy tűnik, hogy e változtatások eredményeként a Bizottság felülvizsgálta néhány kifogását, és 20 911,09 euróra csökkentette a visszatérítés iránti kérelmét. A panaszos azonban rámutatott arra, hogy a projektet sikeresen végrehajtották, és hogy a DIK Egyesület projektről szóló jelentése elkészült és közzétételre került. Egyetértett azzal, hogy a projekt végrehajtása részben eltérhetett volna a szerződésben meghatározott előírásoktól, bár vitatta a Bizottság által kért összeget.

Az illetékes tisztviselőkkel folytatott többszöri eszmecserét és személyes találkozókat követően a panaszos visszafizette a kért 20 911,09 EUR összeget. Ugyanakkor elégedetlenségét fejezi ki a Bizottság döntésével kapcsolatban, és megjegyzi, hogy az ő szervezete többek között könyvtárosokból, levéltárosokból és múzeumi szakemberekből áll. A kért pénzösszeget az egyesület költségvetése nem tudta fedezni, ezért az károkat okozott a tagoknak.

A panaszos hangsúlyozta, hogy bár a DIK Egyesületnek nem volt tudomása a projektre vonatkozó egyes szabályokról, és azok végrehajtása sok időbe és pénzbe került, a projektet a szerződésnek megfelelően hajtotta végre.

Összefoglalva, a panaszos az ombudsmanhoz benyújtott panaszában azt állítja, hogy a Bizottság nem kezelte megfelelően a projektet, különösen a finanszírozás egy részének visszatérítésére irányuló kérelme tekintetében, és nem tájékoztatta a DIK Egyesületet a szerződés egyes követelményeiről.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

Véleményében a Bizottság kifejtette, hogy a panaszos vállalkozóként dolgozott egy, a Leonardo da Vinci program keretében finanszírozott projektben (S.95.2.179.III.2.a. szerződés; 3854. sz.). A szerződés 1995. december 1-jétől 1997. január 30-ig tartott.

A projekt számos kapcsolatfelvétel tárgyát képezte a Bizottság nevében az úgynevezett Technikai Segítségnyújtási Hivatal (TAO) és a vállalkozó között az előrehaladási és zárójelentések értékeléséből eredő számos probléma megoldása érdekében. A Bizottság megjegyezte, hogy szolgálatai írásban és szóban is tájékoztatták a panaszost ezekről a problémákról.

A Bizottság emlékeztetett arra, hogy a vállalkozóval fennálló kapcsolatokat szerződés szabályozta, amelyhez adminisztratív és pénzügyi kézikönyvet csatoltak. Ez a kézikönyv meghatározta a projektkiadások támogathatósági kritériumait. Az intézmény hangsúlyozta, hogy a szerződő felet ezért minden szerződéses kötelezettségéről tájékoztatták.

Az intézmény megjegyezte, hogy a visszatérítési végzést, amelyet a panaszos vitatott, azt követően bocsátották ki, hogy szolgálatai befejezték az 1999. június 6-án benyújtott végleges jelentés második változatának feldolgozását. Az első zárójelentés 1998. február 19-én érkezett meg a TAO-hoz. Azért nem hagyták jóvá, mert a tervezett outputot nem fejezték be, ami lehetetlenné tette az értékelést.

A TAO bezárása és ügyiratainak a belga igazságügyi hatóságok általi zárolása által okozott problémák miatt a Bizottság csak 2000-ben dolgozta fel a végleges jelentés második változatát. Értékelése alapján a Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy a jelentés hiányos, ezért szolgálatai 2000. május 17-én és augusztus 18-án kiegészítő információkat kértek a szerződő féltől.

Tekintettel arra, hogy nem válaszolt ezekre a kérelmekre, a Bizottság úgy határozott, hogy 2000. december 12-én lezárja az ügyet, és egyes kiadásokat nem támogathatónak nyilvánít. A panaszoshoz intézett 2000. december 12-i levelében a Bizottság a következőkkel indokolta álláspontját: csak a szerződéses időszak (1995. december 1. – 1997. november 30.) során felmerült kiadások vehetők figyelembe; az előrehaladási jelentéseket és a zárójelentéseket nem ugyanaz a személy írta alá, aki a szerződést aláírta; következetlenségek voltak a táblázatokban, és néhányat nem írtak alá; a zárójelentés második változatát nem lehetett figyelembe venni, mivel azt a szerződéses időszak végét követő 10 hónapon túl nyújtották be; a panaszos nem válaszolt a Bizottság információkéréseire; és a partnerekkel kötött szerződéseket nem nyújtották be. Az ügyet ezért lezárták, és 2001. május 31-én terhelési értesítést küldtek a szerződő félnek a magyarázó pénzügyi mellékletekkel együtt.

A DIK Egyesület 2001. június 21-én panaszt nyújtott be a Bizottsághoz. Tekintettel a TAO bezárásának körülményeire, a Bizottság azt feltételezte, hogy a panaszos soha nem kapta meg a 2000. május 17-i kiegészítő információkérését, és ezért úgy határozott, hogy újra megnyitja az aktát. Miután a panaszos 2001 szeptemberében benyújtotta a kért kiegészítő információkat és 2001. október 15-i levelét, a Bizottság módosította értékelését, és elfogadta az eredetileg nem támogathatónak nyilvánított kiadások egy részét. Ezen új értékelés alapján a Bizottság a fennmaradó nem támogatható költségeket 20 911,09 EUR-ra becsülte, és erre vonatkozó javaslatot nyújtott be a szerződő félnek.

2001. október 23-i levelében a szerződő fél hivatalosan elfogadta ezt a javaslatot. 2003. augusztus 13‐án 20 911,09 euró összeget fizetett meg a Bizottságnak a projekt címén. A Bizottság véleménye szerint ez a kifizetés megerősítette, hogy a szerződő fél egyetért a végleges határozattal.

A panaszos észrevételei

Az ombudsman nem kapott észrevételt a panaszostól.

A HATÁROZAT

1 A projekt Bizottság általi kezelése

1.1 A panasz az Európai Bizottság azon döntésére vonatkozik, hogy kéri a DIK Egyesületnek egy Leonardo da Vinci projekt végrehajtására nyújtott források egy részének visszatérítését. A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság nem kezelte megfelelően a projektet, különösen a finanszírozás egy részének visszatérítésére irányuló kérelme tekintetében, és nem tájékoztatta a DIK Egyesületet egyes szerződéses követelményekről. A panaszos szerint bár a DIK Szövetségnek nem volt tudomása a projektre vonatkozó egyes szabályokról, és azok végrehajtása sok időbe és pénzbe került, a projektet a szerződésnek megfelelően hajtotta végre.

1.2 Az Európai Bizottság azzal érvel, hogy a vállalkozóval fennálló kapcsolatait szerződés szabályozta, amelyhez adminisztratív és pénzügyi kézikönyvet csatoltak. Ez a kézikönyv meghatározta a projektkiadások támogathatósági kritériumait. Az intézmény hangsúlyozta, hogy a szerződő felet ezért minden szerződéses kötelezettségéről tájékoztatták.

Ami a szerződés általa történő kezelését illeti, a Bizottság azzal érvel, hogy bizonyos költségek megtérítését kérte, mivel arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos által megküldött zárójelentés hiányos volt.

A panaszos által küldött kiegészítő információk kézhezvételét követően a Bizottság elfogadta az eredetileg nem támogathatónak nyilvánított kiadások egy részét. Ezen új értékelés alapján a Bizottság 20 911,09 euróra becsülte a fennmaradó nem támogatható költségeket, és erre vonatkozó javaslatot nyújtott be a szerződő félnek, aki 2001. október 23-án hivatalosan elfogadta a javaslatot.

1.3 Az EK-Szerződés 195. cikke értelmében az európai ombudsman jogosult "a közösségi intézmények vagy szervek tevékenysége során felmerülő hivatali visszásságokra" vonatkozó panaszok átvételére. Az ombudsman úgy véli, hogy hivatali visszásság akkor fordul elő, ha egy közjogi szerv nem a rá nézve kötelező szabálynak vagy elvnek megfelelően jár el (1). Így hivatali visszásság akkor is megállapítható, ha a Közösségek intézményei vagy szervei által kötött szerződésekből eredő kötelezettségek teljesítéséről van szó.

1.4 Az ombudsman azonban úgy véli, hogy az ilyen esetekben elvégezhető felülvizsgálat hatóköre szükségszerűen korlátozott. Az ombudsman azon a véleményen van, hogy ha az ügy vita tárgyát képezi, nem kellene annak megállapítására törekednie, hogy valamelyik fél megszegte-e a szerződést. Ezzel a kérdéssel csak az illetékes bíróság foglalkozhat hatékonyan, amelynek lehetősége lenne meghallgatni a feleknek a vonatkozó nemzeti joggal kapcsolatos érveit, és értékelni a vitatott ténybeli kérdésekkel kapcsolatos, egymásnak ellentmondó bizonyítékokat.

1.5 Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a szerződéses vitákkal kapcsolatos ügyekben indokolt vizsgálatát annak vizsgálatára korlátozni, hogy a közösségi intézmény vagy szerv koherens és ésszerű módon ismertette-e vele intézkedéseinek jogalapját, és hogy miért tartja indokoltnak a szerződéses helyzettel kapcsolatos álláspontját. Ebben az esetben az ombudsman megállapítja, hogy vizsgálata nem tárt fel hivatali visszásságot.

Ez a következtetés nem érinti a felek azon jogát, hogy szerződéses vitájukat az illetékes bíróság vizsgálja meg és hitelesen rendezze.

1.6 A vizsgálat során benyújtott bizonyítékok alapján úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság és a panaszos szervezete között létrejött szerződés (S.95.2.179.III.2.a; 3854. sz.) számos mellékletet tartalmazott, köztük a projekt igazgatási és pénzügyi kézikönyvét. Ez a dokumentum részletesen meghatározza a projektkiadások támogathatósági kritériumait. Mivel a Bizottság által fizetendő költségeket meghatározó kritériumok a panaszos által aláírt és elfogadott szerződés szerves részét képezték, az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság elegendő tájékoztatást nyújtott a panaszosnak a szerződésből eredő jogokról és kötelezettségekről.

1.7 Ami a szerződés Európai Bizottság általi kezelését, és különösen a finanszírozás egy részének visszatérítésére irányuló kérelmet illeti, a rendelkezésre álló bizonyítékokból kitűnik, hogy az Európai Bizottság azzal indokolta a támogatás egy részének visszatérítésére irányuló kérelmét, hogy a panaszosnál felmerült kiadások egy része nem volt támogatható. Az ombudsman tudatában van annak, hogy a Bizottság álláspontját több olyan szerződéses követelményre való hivatkozással indokolta, amelyeket a panaszos láthatóan nem vitatott, például többek között azzal, hogy csak a szerződéses időszak (1995. december 1. – 1997. november 30.) során felmerült kiadásokat lehetett figyelembe venni; úgy tűnik, hogy az előrehaladási és zárójelentéseket nem ugyanaz a személy írta alá, aki az eredeti szerződést is aláírta; vagy hogy következetlenségek voltak a táblázatokban, és egyes táblázatokat nem írtak alá.

1.8 A panaszos és az Európai Bizottság által a vizsgálat során szolgáltatott információk alapján az ombudsman úgy véli, hogy az Európai Bizottság e kérdéssel kapcsolatos álláspontja nem tűnik ésszerűtlennek, és úgy tűnik, hogy az Európai Bizottság megfelelően tájékoztatta a panaszost álláspontjának okairól.

Ilyen körülmények között az ombudsman megállapítja, hogy a vizsgálat nem tárt fel hivatali visszásságot.

2 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Lásd az európai ombudsman 1997. évi éves jelentését, 22. o.