Strasbourg, 2004. október 14.

Tisztelt D. Úr!

2002. november 9-én Ön a Nemzetközi Városi Környezetvédelmi Intézet nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz azzal kapcsolatban, hogy az Európai Bizottság megtagadta az Intézet részéről a Fenntartható Fejlődési Városi Fórumok Európai Hálózatának (UFSD) titkársági támogatása során felmerült költségek kifizetését.

2002. december 9‐én továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. A Bizottság 2003. április 4-én küldte meg véleményét. 2003. június 2-án kértem a Bizottságot, hogy küldjön átdolgozott véleményt, amit a Bizottság 2003. július 4-én meg is tett. Mind a véleményt, mind az átdolgozott véleményt továbbítottam Önnek azzal a felhívással, hogy tegye meg észrevételeit, amelyeket 2003. augusztus 29-én küldött meg.

2003. november 28-án levelet írtam a Bizottságnak, amelyben békés megoldást javasoltam panaszára. A Bizottság 2003. december 23-án küldte meg véleményét, amelyet az Ön által 2004. február 26-án megküldött észrevételezési felhívással együtt továbbítottam Önnek.

2004. március 31-én ajánlástervezetet nyújtottam be a Bizottságnak. A Bizottság 2004. június 22-én küldte meg részletes véleményét, amelyet az Ön által 2004. augusztus 30-án megküldött észrevételezési felhívással együtt továbbítottam Önnek.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos szerint a releváns tények a következők voltak:

A panaszos a hollandiai Delftben található „Nemzetközi Intézet a Városi Környezetért” („IIUE”, a továbbiakban: az Intézet) igazgatója, és kifogásolja, hogy a Bizottság megtagadta az Intézetnél felmerült egyes titkársági költségek megtérítését.

1995 óta az Intézet titkársági tevékenységet folytat a Fenntartható Fejlődés Városi Fórumainak Európai Hálózata nevében, amelyet az Európai Bizottság Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatósága (korábban X. Főigazgatóság) irányít. A panaszos, aki a „Delft” fórumként járt el, e hálózat három alapító tagjának egyike volt, és az Európai Bizottság által a költségtérítésre vonatkozóan nyújtott biztosítékok alapján szervezte meg ezeket a szolgáltatásokat. 1997-ben, amikor a költségek kifizetésére nem került sor, a panaszos felvette a kapcsolatot a Bizottság illetékes tisztviselőjével, aki biztosítékot adott arra, hogy a kifizetésre sor kerül. A tisztviselő kijelentette, hogy a panaszos által igényelt 42 000 EUR összegű éves hozzájárulás reális és lehetséges.

E biztosítékok ellenére nem érkezett kifizetés. Amikor a panaszos mind levélben, mind a hálózat éves ülésein megismételte aggályait, a Bizottság felkérte a panaszost, hogy folytassa a munkát, és ígéretet tett arra, hogy a kifizetési kérdést gyorsan megoldják.

Mivel a Bizottság X. Főigazgatósága nem adott választ, a panaszos 1998 decemberében felvette a kapcsolatot egy európai parlamenti képviselővel, aki a nevében a Bizottsághoz intézett kérdésekkel avatkozott be. A panaszos nem értett egyet OREJA biztos válaszaival. A panaszos az európai parlamenti választások és a Bizottság belső átszervezése miatt nem kapott további választ.

A panaszos 2000-ben folytatta erőfeszítéseit, de az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatósággal 2000. november 21-én tartott találkozón világossá vált számára, hogy a Bizottság nem téríti meg az Intézetnél felmerült költségeket. 2000. november 30-i levelében a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy nem fogadja el a titkársági munka költségeinek megtérítését, és hogy az ügyet lezárták.

A hálózatért való felelősséget ezután a Környezetvédelmi Főigazgatóságra ruházták át, és a panaszos azt várta, hogy az ügyet végül megoldják. 2002 nyarán úgy tűnt, hogy ezek az elvárások nem valósulnak meg.

A panaszos ezért 2002. november 8-án benyújtotta a jelen panaszt az ombudsmanhoz, és azt kérte, hogy a Bizottság fizesse meg az Intézetnek a Fenntartható Fejlődési Városi Fórumok Európai Hálózata titkárságának biztosítása során felmerült költségeit, összesen 171 789 euró összegben.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

A Fenntartható Fejlődés Városi Fórumainak Hálózata (UFSD) 1991-ben jött létre a korábbi X. Főigazgatóság felügyelete alatt, nyolc (később 19) várost, köztük Delftet kötve össze. Ez része az EU-val kapcsolatos információk terjesztésére irányuló stratégiának, beleértve az „Info-Points Europe”-ot és a vidéki területekkel foglalkozó információs központokat („Carrefours”) is. Amikor a Bizottság szolgálatait 2000 januárjában átszervezték, az X. Főigazgatóság által létrehozott információs hálózatokért való felelősség az Oktatásügyi és Kulturális Főigazgatóságra szállt át. A 2001. január 1-jei további kiigazításokat követően ez a felelősség a Sajtó- és Kommunikációs Főigazgatóságra szállt át.

A Bizottság megjegyezte, hogy a panaszos által benyújtott összes dokumentum újbóli vizsgálatát követően álláspontja nem tért el az OREJA biztos által az E-0230/99. számú írásbeli kérdésre adott választól. A Sajtópolitikai Főigazgatóság zárójelentése megemlíti, hogy „a Bizottság egyértelmű utasításainak hiányában az egyik fórum, a DELFT felügyeleti szerepet kezdett betölteni. Ezt a Bizottság észrevette, de hivatalosan soha nem ismerték el, és biztosan soha nem építették be a projekt egészébe. A DELFT kifogásolta, hogy soha nem kaptak fizetést ezért a felügyeleti szerepért, de mivel a Bizottság soha nem kérte őket erre, nem számíthatnak arra, hogy fizetést kapnak.”

A panaszos az „UFSD” hálózat igen aktív tagja volt. A Bizottságnak azonban nem volt (jogi) alapja arra, hogy fizessen a panaszosnak a titkársági munkáért. A panaszos által aláírt megállapodás meghatározta az éves rögzített támogatást, a teljesítendő feladatokat és feltételeket, valamint megbecsülte a szükséges munkaerőt. Ami a panaszos azon állítását illeti, hogy a munkát a Bizottság által nyújtott biztosítékok alapján végezték, a Bizottság megjegyezte, hogy nem tűnik lehetségesnek, hogy a panaszos ne lenne tudatában annak a ténynek, hogy a Bizottság mindig írásban, egy felelős tisztviselő aláírásával rendezi a szerződéses ügyeket.

Az OREJA biztos által adott válaszban az szerepel, hogy a panaszos pénzügyi javaslatot nyújtott be az X Főigazgatóság igazgatási osztályához a hálózat irányítására vonatkozóan. Ezt a javaslatot nem lehetett figyelembe venni, mivel a tevékenységeket magának a Bizottságnak kell elvégeznie. A panaszost erről szóban, nem pedig írásban tájékoztatták, mivel valamennyi hálózattal gyakori szóbeli kapcsolatfelvételre került sor.

A Bizottság által a panaszosnak nyújtott pénzügyi támogatás történetének visszaállítása alapján úgy tűnik, hogy 1996 és 2001 között a panaszos évi 10 000 EUR rögzített összegű támogatásban részesült, ami a Bizottság egyetlen kötelezettségvállalása volt. Nincsenek olyan megállapított jogok, amelyek lehetővé tennék a panaszos számára, hogy megindokolja az első alkalommal 1997. július 4-én benyújtott 171 689 EUR összegű követelését. Ez az igény minden esetben túlzó lenne egy kísérleti és kisléptékű hálózat koordinációs feladatai tekintetében.

A Bizottság arra a következtetésre jutott, hogy az ügyirat alapos vizsgálatát követően a következő okok miatt nem volt oka álláspontjának megváltoztatására:

a hálózatok titkársági feladatainak ellátása nem képezte a szerződés részét, és a szerződést nem módosították;

ez valójában a Bizottság feladata volt, amelyet nem lehetett és nem is delegáltak. Ugyanez vonatkozik a vidéki információs központokra („Carrefours”) és az „Info-Points Europe” hálózatokra;

a panaszosnak nem volt alkalma félreérteni a Bizottság szóbeli álláspontját;

a szerződésben előirányzott összeg minden esetben rögzített, a teljes összeget magában foglaló kifizetés volt.

A panaszos észrevételei

A panaszos három mellékletet küldött, amelyek mindegyike részletes észrevételeket tartalmazott a Bizottság álláspontjával kapcsolatban. A panaszos észrevételei a következőképpen foglalhatók össze:

A Bizottság véleménye megerősíti, hogy az Intézet megosztotta a titkárságot a Bizottsággal. A panaszos vitatja továbbá a Bizottság azon érvét, amely szerint a feladatot (legalábbis részben) nem ruházták át. A panaszos nem érti, hogy a Bizottság hogyan állíthatja, hogy az Intézet önkéntes alapon vállalta a titkársági munkát, amikor a költségtérítési javaslatot kétoldalú találkozókon és a fórumhálózat éves ülésein megvitatták a Bizottság tisztviselőivel. A panaszos e célból rendszeres levelezést küldött az érintett tisztviselőknek. A panaszos nem kéri, hogy a titkársági munkát a meglévő szerződés alapján térítsék meg. A panaszos ezért tárgyalásokat kezdett a Bizottsággal a titkársági munkára vonatkozó külön szerződésről való megállapodás érdekében, és javaslatot nyújtott be, amelyben részletezte a tevékenységeket és a kapcsolódó költségeket.

Miután a Bizottságtól ösztönzést és konkrét kéréseket kapott a munka folytatására a szerződés véglegesítéséig, a panaszos beleegyezett ebbe. A panaszos ezért nem érti, hogy a Bizottság miért nem jelentette ki kezdettől fogva, hogy ezt a munkát nem lehet megtéríteni.

A panaszos ezért határozottan nem ért egyet a Bizottság azon következtetésével, hogy „az érdekelt félnek nem volt alkalma félreérteni a Bizottság szóbeli és írásbeli álláspontját”. Ellenkezőleg, a Bizottságnak nem volt alkalma félreérteni a panaszos álláspontját.

Sajnálatos módon a Bizottság hivatali visszásságot követ el amiatt, hogy a Bizottság éveken keresztül nem tett lépéseket, sem a panaszossal kötött szerződéssel, sem pedig azzal, hogy tájékoztatta a panaszost arról, hogy ilyen szerződés megkötése nem lehetséges. A panaszos ezért nem látta indokoltnak a felmerült költségek megtérítése iránti kérelem visszavonását.

AZ OMBUDSMAN ERŐKIFEJTÉSEI A BARÁT MEGOLDÁS MEGVALÓSÍTÁSÁRA

A vélemény és az észrevételek gondos mérlegelését követően az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a Bizottság hivatali visszásságot követhet el. Az alapokmány 3. cikke (5) bekezdésének megfelelően (1) ezért 2003. november 28-án levelet intézett a Bizottság elnökéhez, amelyben békés megoldást javasolt a panaszos és a Bizottság közötti vitás kérdések alábbi elemzése alapján:

1.1 A panaszos azt kéri, hogy az Európai Bizottság térítse meg az Intézetnek a Fenntartható Fejlődési Városi Fórumok Európai Hálózata (UFSD) titkársági támogatása során felmerült költségeit, összesen 171 689 EUR-t. Miután a Bizottságtól ösztönzést és konkrét kéréseket kapott a munka folytatására a szerződés véglegesítéséig, a panaszos beleegyezett ebbe. A panaszos nem érti, hogy a Bizottság miért nem jelentette ki eleve, hogy ezt a munkát nem lehet kompenzálni.

1.2 Az Európai Bizottság megállapította, hogy a titkársági és koordinációs feladat nem része a szerződésmintának, amely csak éves átalánytámogatás kifizetését írja elő. Ez valójában a Bizottság feladata volt, amelyet nem lehetett átruházni. Az eredeti szerződést nem módosították olyan módon, amely lehetővé tenné a kiegészítő szolgáltatások kifizetését. A panaszosnak továbbá nem volt alkalma félreérteni a Bizottság szóbeli és írásbeli álláspontját.

1.3 Az ombudsman úgy véli, hogy a szerződéses esetekben elvégezhető felülvizsgálat terjedelme szükségszerűen korlátozott. Az ombudsman nem törekszik annak megállapítására, hogy a vitás ügyben valamelyik fél szerződésszegést követett-e el. Ezzel a kérdéssel csak az illetékes bíróság foglalkozhat hatékonyan, amelynek lehetősége lenne meghallgatni a feleknek a vonatkozó nemzeti joggal kapcsolatos érveit, és értékelni a vitatott ténybeli kérdésekkel kapcsolatos, egymásnak ellentmondó bizonyítékokat. Az ombudsman ezért úgy véli, hogy a szerződéses vitákkal kapcsolatos ügyekben indokolt vizsgálatát annak vizsgálatára korlátozni, hogy a közösségi intézmény vagy szerv koherens és ésszerű módon ismertette-e vele intézkedéseinek jogalapját, és miért véli úgy, hogy a szerződéses helyzettel kapcsolatos álláspontja indokolt.

1.4 Az ügy iratainak gondos elemzése alapján az ombudsman a következő megállapításokat teszi: Először is, a panaszos és a Bizottság egyetért abban, hogy a titkársági költségeket nem fedezi a felek által aláírt eredeti szerződés.

1.5 A "Városi fórumok a fenntartható fejlődésért - Főtitkárság" (Besançon 1997) című dokumentumban a panaszos a következőképpen írja le szerepét: „A Fórum hálózatának kezdete óta a Nemzetközi Városi Környezetvédelmi Intézet (a Delft Fórum) részt vesz a hálózat napi irányításában, és nem hivatalos kapcsolatként működik az Európai Bizottság és a mostanra húsz központ között. Mivel a hálózat egyre nagyobb méreteket ölt, és a titkárság szerepe fontosabbá, de egyben igényesebbé is válik, mind az Európai Bizottság, mind a Delft-fórum hivatalosabb megállapodást kíván kötni e titkársági munkára (…) vonatkozóan.”

1.6 Úgy tűnik, hogy az Európai Bizottsággal soha nem írtak alá ilyen hivatalos megállapodást. Az aktában szereplő levelezés azonban azt mutatja, hogy a panaszos lépéseket tett annak biztosítására, hogy ilyen szerződést írjanak alá. A panaszos 1997. július 4-én levelet írt G. úrnak a Bizottság X. Főigazgatóságán, amelyben kifejezetten kérte egy ilyen hivatalos megállapodás megkötését. A DG X ugyanazon tisztviselőjének címzett, 1997. október 7-i második levelében a panaszos ismét kérte a hálózatban betöltött koordinációs szerepének hivatalossá tételét, „mivel ezt a szerepet nem hivatalos és nem fizetett alapon töltjük be, ami nem szolgálja az Európai Bizottság, a többi fórum vagy saját magunk érdekeit”.

1.7 Úgy tűnik továbbá, hogy erről a kérdésről több szóbeli megbeszélésre is sor került. Egy 1998. szeptember 16-án kelt feljegyzésben a panaszos megjegyzi, hogy a DG X szóbeli kötelezettségvállalását soha nem véglegesítették a Bizottsággal kötött technikai segítségnyújtási szerződésben. 2000. április 13-i feljegyzésében a panaszos ismét megemlíti, hogy „a X. Főigazgatóság tisztviselői arra vonatkozó várakozásokat fogalmaztak meg, hogy a titkársági funkcióra (…) külön szerződés fog vonatkozni. A számos találkozó ellenére a szerződést soha nem véglegesítették. Hivatalos dokumentum hiányában azonban az IIUE valamennyi fél érdekében megállapodott abban, hogy a hivatalos szerződés aláírásáig a hálózatot de facto titkárságként irányítja, koordinálja és képviseli.”

1.8 Az ombudsman az aktában nem talált olyan dokumentumot, amelyben a Bizottság kifejezetten elutasította volna a panaszos 1997. július 4-i és október 7-i levelében megfogalmazott kérését. 2003. április 4-i véleményében a Bizottság jelezte, hogy a szerződéses kérdéseket mindig írásban rendezi. Jelen esetben azonban úgy tűnik, hogy a panaszos 1997. júliusi és októberi kéréseire nem érkezett írásbeli válasz. Úgy tűnik, hogy a Bizottság hallgatólagosan elfogadja ezt azzal, hogy később ugyanebben a véleményben kijelenti, hogy a panaszost szóban, nem pedig írásban tájékoztatták, mivel gyakori szóbeli kapcsolatfelvételre került sor valamennyi hálózattal.

1.9 A fentiekből kitűnik, hogy az Európai Bizottság nem reagált olyan módon, amely kezdettől fogva egyértelművé tette volna a panaszos számára, hogy a titkársági költségek megtérítése kizárt. Úgy tűnik, hogy a Bizottság egyértelmű válaszának hiánya alapozza meg a panaszos azon meggyőződését, hogy a titkársági költségeket, vagy legalábbis e költségek egy részét a Bizottság megtérítheti.

1.10 A megfelelő ügyintézés elvei megkövetelik, hogy az Európai Bizottság megfelelő és egyértelmű tájékoztatást nyújtson, és ésszerű határidőn belül határozatot hozzon a nyilvánosság kéréseiről (2). A jelen ügyben úgy tűnik, hogy a panaszos 1997. júliusi és októberi kérelmei alapján a Bizottság nem tájékoztatta ésszerű határidőn belül a panaszost határozatáról. Úgy tűnik továbbá, hogy a Bizottság nem tájékoztatta megfelelően és egyértelműen a panaszost a határozatáról.

1.11 Ilyen körülmények között az ombudsman előzetes következtetése az, hogy a panaszos állításának Bizottság általi elutasítása, amely úgy tűnik, hogy a Bizottság által szolgáltatott nem egyértelmű információkon alapul, méltánytalannak tűnik. Ez hivatali visszásságnak minősül.

A békés megoldásra irányuló javaslat

Az ombudsman által javasolt békés megoldás abban állt, hogy a Bizottság a fenti elemek alapján újraértékelte a panaszos állítását. Ez a felülvizsgálat olyan ésszerű ajánlathoz vezethet, amely alacsonyabb lehet a panaszos által igényelt összegnél.

A Bizottság válasza

A Bizottság szolgálatai újraértékelték az ügyet. Az aktában szereplő információk azonban nem szolgálnak jogalapul a jogorvoslathoz.

Bár a Bizottság sajnálja, hogy a panaszos 1997. júliusi és októberi kéréseire nem érkezett írásbeli válasz, nem tűnik lehetségesnek, hogy félrevezették volna. A Bizottsággal való hosszú kapcsolata és a rendes eljárások ismerete nem tette volna lehetővé számára, hogy jóhiszeműen úgy értelmezze a helyzetet, hogy a Bizottság és szervezeti egységei kötelezettséget vállaltak vele szemben.

A panaszos kiegészítő észrevételei

A panaszos fenntartotta panaszát, és megjegyezte, hogy jogorvoslati kérelme teljes mértékben indokolt. Hangsúlyozza, hogy az intézet jóhiszeműen járt el. Tekintettel az igazoló dokumentumokra, a Bizottság által adott szóbeli bátorításra és biztosítékokra, tisztességtelen a Bizottság részéről azt állítani, hogy a panaszost nem lehetett félrevezetni. Hogyan juthatott volna más következtetésre a panaszos, ha nem kapott megfelelő vagy időben érkező választ?

A panaszos megjegyzi továbbá, hogy a Bizottsággal való hosszú együttműködés révén tudja, hogy nem létezik „rendes eljárás”.

Az ajánlástervezet

2004. március 31-én az ombudsman az alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban ajánlástervezetet intézett a Bizottsághoz. Ez az ajánlástervezet a következő megfontolásokon alapult:

1 Az Intézet által benyújtott, a titkársági költségek megtérítése iránti kérelemről

1.1 A panaszos azt kéri, hogy az Európai Bizottság térítse meg az Intézetnek a Fenntartható Fejlődési Városi Fórumok Európai Hálózata (UFSD) titkársági támogatása során felmerült költségeit, összesen 171 689 EUR-t. A panaszos szerint azt követően, hogy a Bizottságtól ösztönzést és konkrét kéréseket kapott a munka folytatására a szerződés véglegesítéséig, a panaszos beleegyezett ebbe. A panaszos nem érti, hogy a Bizottság miért nem jelentette ki eleve, hogy ezt a munkát nem lehet kompenzálni.

1.2 Az Európai Bizottság megállapította, hogy a titkársági és koordinációs feladat nem része a szerződésmintának, amely csak éves átalánytámogatás kifizetését írja elő. Ez valójában a Bizottság feladata volt, amelyet nem lehetett átruházni. Az eredeti szerződést nem módosították olyan módon, amely lehetővé tenné a kiegészítő szolgáltatások kifizetését. A panaszosnak továbbá nem volt alkalma félreérteni a Bizottság szóbeli és írásbeli álláspontját.

1.3 A vélemény és az észrevételek gondos mérlegelését követően az Ombudsman megállapította, hogy a panaszos 1997. júliusi és októberi kérésére az Európai Bizottság nem tájékoztatta a panaszost ésszerű határidőn belül, valamint megfelelő és egyértelmű módon határozatáról. Az ombudsman ideiglenes következtetése az volt, hogy a panaszos állításának Bizottság általi elutasítása, amely úgy tűnik, hogy a Bizottság által szolgáltatott nem egyértelmű információkon alapul, tisztességtelennek tűnt. Az ombudsman békés megoldást javasolt a Bizottságnak, amely abban áll, hogy a Bizottság felülvizsgálja a panaszos állítását. Az ombudsman rámutatott arra, hogy ez a felülvizsgálat olyan észszerű ajánlathoz vezethet, amely alacsonyabb lehet a panaszos által igényelt összegnél.

1.4 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott rövid válaszában a Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a panaszos kéréseire nem érkezett írásbeli válasz. A Bizottság azonban kijelentette, hogy a panaszosnak a rendes eljárásokról való tudomása nem tette volna lehetővé számára, hogy jóhiszeműen úgy értelmezze a helyzetet, hogy a Bizottság kötelezettségvállalásokat tett vele szemben. A Bizottság válaszával kapcsolatos észrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát, és hangsúlyozta, hogy az Intézet jóhiszeműen járt el.

1.5 Az ombudsman a békés megoldásra irányuló javaslatra adott bizottsági válaszban nem talált olyan új érvet, amely a hivatali visszásságra vonatkozó ideiglenes megállapításának felülvizsgálatához vezethetne. Éppen ellenkezőleg, a Bizottság megerősítette, hogy a panaszos nem kapott írásbeli választ. Ezenkívül a Bizottság azon érve, amely szerint a panaszosnak vélelmezett tudomása volt a Bizottság rendes eljárásairól, nem meggyőző, mivel az ombudsmannak a hivatali visszásságra vonatkozó ideiglenes megállapítása nem szerződéses kötelezettségvállalás fennállásán alapult, hanem azon, hogy a Bizottság nem tájékoztatta kifejezetten a panaszost észszerű határidőn belül, megfelelő és egyértelmű módon arról a döntéséről, hogy nem tesz ilyen kötelezettségvállalást.

2 Következtetések

A fentiekre tekintettel az ombudsman fenntartotta a hivatali visszásságra vonatkozó ideiglenes következtetését, és az ombudsman alapokmánya 3. cikkének (6) bekezdésével összhangban a következő ajánlástervezetet nyújtotta be a Bizottságnak:

Az ajánlástervezet

A Bizottságnak a fenti elemek alapján felül kell vizsgálnia a panaszos állítását. Ez a felülvizsgálat olyan ésszerű ajánlathoz vezethet, amely alacsonyabb lehet a panaszos által igényelt összegnél.

A Bizottság részletes véleménye

A Bizottság szolgálatai részletesen megvizsgálták az aktát annak ellenőrzése érdekében, hogy fennáll-e kifejezett vagy hallgatólagos kötelezettségvállalás a panaszossal szemben az „UFSD” titkársági költségeinek megtérítése tekintetében. A Bizottság azonban csak az ombudsmannak adott 2003. április 4-i és 2003. december 23-i válaszában tudja megerősíteni korábbi álláspontját. A Bizottság ezért nem tudja elfogadni az ombudsman ajánlástervezetét.

A panaszos kiegészítő észrevételei

A panaszos sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a Bizottság nem fogadta el az ombudsman ajánlástervezetét, és nem ismerte el felelősségét az ügyben. A panaszos további bizonyítékokat küldött az elvégzett titkársági tevékenységekről, valamint az 1997. július 4-i levél egy új példányát, amelyben felkérte a Bizottságot, hogy kössön hivatalos megállapodást. A panaszos meg van győződve arról, hogy a jogorvoslati kérelem teljes mértékben indokolt.

A HATÁROZAT

1 Az Intézet által benyújtott, a titkársági költségek megtérítése iránti kérelemről

1.1 A panaszos azt kéri, hogy az Európai Bizottság térítse meg az Intézetnek a Fenntartható Fejlődési Városi Fórumok Európai Hálózata (UFSD) titkársági támogatása során felmerült költségeit, összesen 171 689 EUR összegben. A panaszos szerint azt követően, hogy a Bizottságtól ösztönzést és konkrét kéréseket kapott a munka folytatására a szerződés véglegesítéséig, a panaszos beleegyezett ebbe. A panaszos nem érti, hogy a Bizottság miért nem jelentette ki eleve, hogy ezt a munkát nem lehet kompenzálni.

1.2 Az Európai Bizottság megállapította, hogy a titkársági és koordinációs feladat nem része a szerződésmintának, amely csak éves átalánytámogatás kifizetését írja elő. Ez valójában a Bizottság feladata volt, amelyet nem lehetett átruházni. Az eredeti szerződést nem módosították olyan módon, amely lehetővé tenné a kiegészítő szolgáltatások kifizetését. A panaszosnak továbbá nem volt alkalma félreérteni a Bizottság szóbeli és írásbeli álláspontját.

1.3 A vélemény és az észrevételek gondos mérlegelését követően az Ombudsman megállapította, hogy a panaszos 1997. júliusi és októberi kérésére az Európai Bizottság nem tájékoztatta a panaszost ésszerű határidőn belül, valamint megfelelő és egyértelmű módon határozatáról. Az ombudsman ideiglenes következtetése az volt, hogy a panaszos állításának Bizottság általi elutasítása, amely úgy tűnik, hogy a Bizottság által szolgáltatott nem egyértelmű információkon alapul, tisztességtelennek tűnt. Az ombudsman békés megoldást javasolt a Bizottságnak, amely abban áll, hogy a Bizottság felülvizsgálja a panaszos állítását. Az ombudsman rámutatott arra, hogy ez a felülvizsgálat olyan észszerű ajánlathoz vezethet, amely alacsonyabb lehet a panaszos által igényelt összegnél.

1.4 Az ombudsman békés megoldásra irányuló javaslatára adott rövid válaszában a Bizottság sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a panaszos kéréseire nem érkezett írásbeli válasz. A Bizottság azonban kijelentette, hogy a panaszosnak a rendes eljárásokról való tudomása nem tette volna lehetővé számára, hogy jóhiszeműen úgy értelmezze a helyzetet, hogy a Bizottság kötelezettségvállalásokat tett vele szemben. A Bizottság válaszával kapcsolatos észrevételeiben a panaszos fenntartotta panaszát, és hangsúlyozta, hogy az Intézet jóhiszeműen járt el.

1.5 Az ombudsman a békés megoldásra irányuló javaslatra adott bizottsági válaszban nem talált olyan új érvet, amely a hivatali visszásságra vonatkozó ideiglenes megállapításának felülvizsgálatához vezethetne. Éppen ellenkezőleg, a Bizottság megerősítette, hogy a panaszos nem kapott írásbeli választ. Ezenkívül a Bizottság azon érve, amely szerint a panaszosnak vélelmezett tudomása volt a Bizottság rendes eljárásairól, nem volt meggyőző, mivel az ombudsmannak a hivatali visszásságra vonatkozó ideiglenes megállapítása nem szerződéses kötelezettségvállalás fennállásán alapult, hanem azon, hogy a Bizottság nem tájékoztatta kifejezetten a panaszost észszerű határidőn belül, megfelelő és egyértelmű módon arról a döntéséről, hogy nem tesz ilyen kötelezettségvállalást.

1.6 Az ombudsman ezért ajánlástervezetet nyújtott be az Európai Bizottsághoz, amelyben azt javasolta, hogy az Európai Bizottság a fenti elemek alapján vizsgálja felül a panaszos állítását. A Bizottság elutasította az ajánlástervezetet, és megerősítette korábbi álláspontját.

1.7 Amint azt az 1.5. pontban az „ajánlástervezet” cím alatt már kifejtettük, az ombudsman nem talált olyan új érvet a Bizottságnak az ajánlástervezetről szóló részletes véleményében, amely arra késztethetné, hogy felülvizsgálja a hivatali visszásságra vonatkozó, a fenti 1.10. és 1.11. pontban „az ombudsman békés megoldás elérésére irányuló erőfeszítései” cím alatt tett ideiglenes megállapítását. Az ombudsman ezért az alábbi kritikai észrevételt teszi.

2 Következtetések

2.1 Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján a következő kritikai észrevételt kell tenni:

A megfelelő ügyintézés elve megköveteli, hogy a Bizottság megfelelő és egyértelmű tájékoztatást nyújtson, és ésszerű határidőn belül határozatot hozzon a nyilvánosság kéréseiről (3). A jelen ügyben úgy tűnik, hogy a panaszos 1997. júliusi és októberi kérelmei alapján a Bizottság nem tájékoztatta a panaszost ésszerű határidőn belül, valamint megfelelő és egyértelmű módon a határozatáról. Valójában, bár a Bizottság véleményében jelezte, hogy a szerződéses kérdéseket mindig írásban rendezi, a békés megoldásra irányuló javaslatra adott válaszában megerősítette, hogy a panaszos 1997. július 4-i és október 7-i leveleire nem érkezett írásbeli válasz. A Bizottságnak a panaszosnak a Bizottság rendes eljárásairól való feltételezett tudomására vonatkozó érve ezért nem volt sem jogi, sem meggyőző. Ilyen körülmények között tisztességtelennek tűnik, hogy a Bizottság elutasította a panaszos állítását, amely úgy tűnik, hogy a Bizottság által szolgáltatott nem egyértelmű információkon alapul. Ez hivatali visszásságnak minősül.

2.2 Az európai ombudsman alapokmánya 3. cikkének (7) bekezdése előírja, hogy az ajánlástervezet elkészítését és az érintett intézmény vagy szerv részletes véleményének kézhezvételét követően az ombudsman jelentést küld az Európai Parlamentnek és az érintett intézménynek vagy szervnek.

2.3 Az ombudsman 1998-as éves jelentésében rámutatott arra, hogy munkája szempontjából felbecsülhetetlen értékű az a lehetőség, hogy különjelentést nyújthat be az Európai Parlamentnek. Hozzáteszi, hogy a különjelentéseket ezért nem szabad túl gyakran benyújtani, hanem csak olyan fontos kérdésekkel kapcsolatban, ahol a Parlament lépéseket tehetett az ombudsman támogatása érdekében (4). Az 1998-ra vonatkozó éves jelentést benyújtották az Európai Parlamentnek, és azt az Európai Parlament jóváhagyta.

2.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy a jelen ügy az Európai Bizottságnak a panaszos olyan szerződés megkötésére irányuló kérésével kapcsolatos feladataira vonatkozik, amely nem valósult meg. Megjegyzi továbbá, hogy nem egyértelmű, hogy az Európai Parlament milyen lépéseket tehetne annak érdekében, hogy ebben az ügyben segítse az ombudsmant és a panaszost. E körülményekre tekintettel az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy nem helyénvaló különjelentést benyújtani az Európai Parlamentnek.

2.5 Az ombudsman ezért e határozat egy példányát megküldi a Bizottság elnökének, és az Európai Parlamentnek benyújtandó 2004-es éves jelentésbe belefoglal egy rövid összefoglalót. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Az ombudsman lehetőség szerint az érintett intézménnyel vagy szervvel együtt megoldást keres a hivatali visszásság megszüntetésére és a panasz orvoslására.

(2) Lásd a helyes hivatali magatartás európai kódexének 17.1. cikkét.

(3) Lásd a helyes hivatali magatartás európai kódexének 17.1. cikkét.

(4) Éves jelentés 1998-ról, 27–28. o.