Tisztelt W. úr! 1999. október 14-én
Ön panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz az Európai Unió Tanácsa ellen a dokumentumok iránti kérelmének késedelmes kezelése miatt.
1999. november 22-én továbbítottam a panaszt a főtitkárnak és a Tanács főképviselőjének. A Tanács 2000. február 28-án és március 9-én kelt levelében küldte el véleményét, amelyet – amennyiben úgy kívánja – megküldtem Önnek azzal a felkéréssel, hogy tegye meg észrevételeit. Úgy tűnik, Öntől nem érkezett észrevétel. 2000. június 23-án a titkárságom megpróbálta felhívni Önt, és 2000. június 26-án Ön visszahívta.
Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

1999
januárjában egy dán lap nevében eljáró panaszos hozzáférést kért az Európai Unió Tanácsától számos dokumentumhoz. 1999 márciusában a panaszos emlékeztető levelet küldött. 1999 áprilisában és májusában a Tanács tájékoztatta a panaszost, hogy a szokatlanul nagy munkateher miatt a kérelmet nem vizsgálták meg a rendes határidőn belül, és elnézést kért a késedelemért. A Tanács jelezte, hogy a kért dokumentumokat a bevándorlásért felelős miniszterek készítették, tehát azok nem tanácsi dokumentumok. A Tanács azonban nem hivatalos konzultációt folytatna az érintett tagállamokkal, és az eredményről tájékoztatná a panaszost. 1999 szeptemberében a panaszos új levelet küldött a Tanácsnak. 1999 októberében panaszt nyújtott be az ombudsmanhoz, azt állítva, hogy a Tanács szükségtelenül késlekedett kérelmének kezelésével.

A VIZSGÁLAT

A Tanács véleménye
Véleményében a Tanács kijelentette, hogy a kért dokumentumok, az úgynevezett „TREVI” dokumentumok sorozata, nem tanácsi dokumentumok, és az azokhoz való hozzáférés nem tekinthető a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó tanácsi szabályok szerint . Az eljárás megkönnyítése érdekében azonban az érintett tagállamok nem hivatalosan megvizsgálták a kérelmet. Szokatlan esetről lévén szó, mivel a kért dokumentumok még a Tanácson vagy annak Főtitkárságán belül sem voltak megtalálhatók, a dokumentumok vizsgálata és a tagállamokkal folytatott konzultáció időigényes folyamat volt. Véleményével együtt a Tanács mellékelte a panaszosnak címzett 2000. februári levél másolatát, amelyben kifejtette az általa alkalmazott eljárást, és elnézést kért a késedelemért. A Tanács a 12 kért dokumentumból 10-hez is hozzáférést biztosított.
A panaszos észrevételei
Az ombudsman továbbította a Tanács véleményét a panaszosnak azzal a felhívással, hogy tegye meg észrevételeit. A panaszostól nem érkezett írásbeli észrevétel. Az ombudsman titkárságával folytatott telefonbeszélgetés során azonban a panaszos elégedettségét fejezte ki a kapott dokumentumok számával kapcsolatban.

A HATÁROZAT

1 A dokumentumok bekérésének kezelése
A panaszos azt állította, hogy a Tanács szükségtelenül késve kezelte a több "TREVI" dokumentum bekérését. A Tanács elnézést kért a késedelemért, és kifejtette, hogy az eljárás miért volt időigényes. A tagállamokkal folytatott konzultációt követően a 12 kért dokumentum közül 10 esetében biztosítottak hozzáférést. A panaszos elégedettségét fejezte ki a kapott dokumentumokkal kapcsolatban.
2 Következtetés
A Tanács véleményéből és a panaszos észrevételeiből kitűnik, hogy a Tanács lépéseket tett az ügy rendezésére, és ezzel megelégedett a panaszossal. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.
Erről a határozatról az Európai Unió Tanácsának főtitkára is tájékoztatást kap.
Tisztelettel:
Jacob Söderman