1. Az adatrekord legutóbbi frissítése: 05/06/23

2. Hivatkozási szám: 05/2023

3. Az adatkezelő neve és elérhetősége: Európai ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Felelős szervezeti egység:

Adminisztrációs Igazgatóság (IKT-alkalmazottak) és a projektcsoport (a főtitkár egy tagja és a HR-csoport vezetője)

4. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége: Francesca Pavesi – helyettes adatvédelmi tisztviselő: Nicholas Hernanz úr

E-mail cím: mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Az adatfeldolgozó neve és elérhetősége: a felmérésre adott válaszok összeállításáért és az összefoglaló jelentés elkészítéséért felelős külső vállalat:

INNCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15, Franciaország

1300 Wavre

Belgium

E-mail cím: gcomhaire@incidence.be vagy info@incidence.be

6. A közös adatkezelő(k) neve és elérhetősége: N/A

7. Az adatkezelés célja(i):  A gazdasági szereplő a LimeSurvey (belső felmérési eszköz) révén személyzeti felmérést kíván végezni, hogy visszajelzéseket gyűjtsön a személyzettől az iroda szervezéséről, a munkakörülményekről, a munkakörnyezetről, valamint az etikai és jólléti kérdésekről. A cél a kielégítően működőnek ítélt területek, valamint azon területek azonosítása, amelyek nyomon követési intézkedéseket tehetnek szükségessé, és – amennyire lehetséges – az eredmények időbeli és más intézmények eredményeivel való összehasonlítása.

Az eljárás jogalapja a személyzeti szabályzat [1] 1e. cikkének (2) és (3) bekezdése.

8. Az érintettek kategóriáinak és a személyes adatok kategóriáinak leírása:

Az érintettek kategóriái: a Föld-megfigyelési Hivatal alkalmazottai (tisztviselők, ideiglenes vagy szerződéses alkalmazottak). Az EO Hivatal gyakornokai nem vesznek részt a személyzeti felmérésben.

A személyes adatok kategóriái:

A felmérés anonim. A felmérésre adott válaszok nyilvántartása nem tartalmaz a válaszadókra vonatkozó azonosító információkat. Amikor megjegyzéseket tesz a szabad szövegmezőben, a válaszadók információkat adhatnak hozzá. Ezekben az esetekben lehetőség van bizonyos válaszadók azonosítására vagy harmadik felek személyes adatainak felfedésére, az általuk megadott információk tartalmától függően.

A gazdasági szereplő feldolgozza a személyzet szakmai e-mail-címét, hogy elküldhesse a felmérésre mutató linket. A gazdasági szereplő a felmérésre adott válaszokat is feldolgozza. Ezeket a személyes adatokat a külső vállalat és a Föld-megfigyelési Hivatal kezelheti.

A jelentésért felelős külső vállalat a felmérési kérdőív alapján összegyűjtött személyzeti véleményeket dolgozza fel.

9. Az adatok megőrzésének és lehetőség szerint törlésének határideje:

A gazdasági szereplő mindaddig megőrzi a felmérés válaszadóinak e-mail-címét, amíg az szükséges ahhoz, hogy a 2023. évi személyzeti felmérést el lehessen küldeni az érintett alkalmazottaknak.

A gazdasági szereplő legfeljebb öt évig megőrzi a felmérésre adott válaszokat, beleértve a válaszadók által a szabad szöveges mezőkben benyújtott esetleges személyes adatokat is. Ezt követően törli az adatokat.

A külső vállalat a válaszadók válaszait a felmérési jelentés elkészítéséhez szükséges ideig, de legfeljebb öt évig megőrzi ^[2]. Ezt követően törli az adatokat. Minden válasz anonimnak tekintendő, kivéve a szabad szöveges mezőket, ha a válaszadók személyes adatokat adnak meg bennük.

10. Az adatok címzettjei:

A címzett a felmérésről szóló jelentés elkészítéséért felelős külső vállalat.

Az összesített eredményeket (anonimizált adatok) a személyzettel is megosztják.

11. Továbbítanak-e személyes adatokat harmadik országoknak és/vagy nemzetközi szervezeteknek? N/A

12. A védelmi intézkedések általános leírása:

A gazdasági szereplő a „LimeSurvey” használatával küldi el a felmérést a válaszadóknak, és gyűjti össze a válaszokat. A LimeSurvey egy belső felmérési eszköz, amely biztosítja, hogy valamennyi feldolgozott adat az európai ombudsman biztonságos szerverén maradjon, és hogy az adatokat szigorú biztonsági szabályok védjék.

A felmérés kérdéseire adott válaszok lehetetlenné teszik az érintettek azonosítását, kivéve azokat a bizonyos eseteket, amikor a válaszadók szabad szöveges mezőben adhatnak hozzá információkat.

A felmérés a következő felelősségkizáró nyilatkozatot tartalmazza: „a résztvevők anonimitásának megőrzése érdekében biztosítjuk, hogy a válaszok olyan módon legyenek strukturálva, amely megakadályozza az egyének azonosítását. Kérjük, vegye figyelembe azonban, hogy egyes szabad szöveges mezők lehetővé teszik az egyének számára, hogy szabadon megadják az általuk választott információkat, beleértve saját maguk vagy mások személyes adatait is. Határozottan arra ösztönözzük a résztvevőket, hogy tartózkodjanak a személyes azonosításra alkalmas információk közzétételétől ezeken a területeken.”

13. Tájékoztatás arról, hogy az érintettek hogyan gyakorolhatják a hozzáféréshez és a helyesbítéshez, valamint adott esetben a törléshez, a korlátozáshoz és az adathordozhatósághoz való jogukat:

A gazdasági szereplő munkatársainak e-mail-címét illetően:

A személyzet tagjai hozzáférést kérhetnek saját személyes adataikhoz és az arra vonatkozó releváns információkhoz, hogy a gazdasági szereplő hogyan használja fel azokat. Kérhetik a rájuk vonatkozó hiányos vagy pontatlan adatok helyesbítését is. Bizonyos feltételek mellett jogukban áll bármikor kifogást emelni adataiknak a gazdasági szereplő általi felhasználása ellen a sajátos helyzetükkel kapcsolatos okokból, valamint jogukban áll kérni, hogy a gazdasági szereplő törölje személyes adataikat vagy korlátozza azok felhasználását.

A gazdasági szereplő a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol a kérelmekre.

A felmérésre adott válaszok tekintetében:

Miután a válaszadók benyújtották válaszaikat a felmérésre, a válaszok anonim információkká válnak. Ezért az érintettek (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogai nem alkalmazandók a felmérésre adott válaszokra. A szabad szöveges mezők feletti felelősségkizáró nyilatkozat elegendő információt nyújt a válaszadóknak arról, hogy válaszaikban milyen kockázatokkal jár a személyes adatok megadása. Mivel a felmérést névtelenül végzik, technikailag nem lehet azonosítani, hogy „ki mit válaszolt”, sem pedig biztosítani a válaszadók számára a válaszaikhoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez, kifogásolásához, törléséhez vagy korlátozásához való jogot.

A rendeletben meghatározott bizonyos feltételek mellett azonban minden érintettnek joga van a szabad szövegmezők egyikében szereplő személyes adatokhoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez, kifogásolásához, törléséhez vagy korlátozásához, ha azok őt érintik. Ezeket a kérelmeket a felmérésre adott válaszokat feldolgozó külső vállalatnak (info@incidence.be) vagy a gazdasági szereplőnek kell címezni.

A személyzet tagjai bármikor tájékoztatást kérhetnek az irodától személyes adataik kezeléséről e-mailben (eO@ombudsman.europa.eu) vagy az Igazgatási Igazgatósághoz fordulva. A szolgálatok a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszolnak kéréseikre. Felvehetik továbbá a kapcsolatot a hivatal adatvédelmi tisztviselőjével a következő címen:

DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Ha panaszt kívánnak tenni amiatt, hogy a gazdasági szereplő kezeli személyes adataikat, az európai adatvédelmi biztoshoz (www.edps.europa.eu) fordulhatnak a következő címen: EDPS@edps.europa.eu

Adatvédelmi nyilatkozat az Európai Ombudsman Hivatalának 2023. évi személyzeti felméréséről

Ez az adatvédelmi nyilatkozat ismerteti az adatkezelés okát, azt, hogy az európai ombudsman hogyan gyűjti, kezeli és biztosítja az összes megadott személyes adat védelmét, az információk felhasználásának módját, valamint azt, hogy az érintettek milyen jogokat gyakorolhatnak adataikkal kapcsolatban.

A vezérlő az EO. Az adatfeldolgozó a felmérésre adott válaszok összeállításáért és az összefoglaló jelentés elkészítéséért felelős külső vállalat.

1. Milyen személyes adatokat dolgoz fel az európai ombudsman?

A felmérés anonim. A felmérésre adott válaszok nyilvántartása nem tartalmaz a válaszadókra vonatkozó azonosító információkat.

A gazdasági szereplő feldolgozza a személyzet szakmai e-mail-címét, hogy megkaphassa a felmérésre mutató linket.

Az EO Hivatal gyakornokai nem vesznek részt a személyzeti felmérésben.

Bizonyos esetekben a válaszadók szabad szöveges mezőben adhatnak meg információkat. 

A felmérésre vonatkozó utasításokban külön felelősségkizáró nyilatkozat fog szerepelni az alábbiak szerint: a résztvevők anonimitásának megőrzése érdekében biztosítjuk, hogy a válaszok olyan módon legyenek strukturálva, amely megakadályozza az egyének azonosítását. Kérjük, vegye figyelembe azonban, hogy egyes szabad szöveges mezők lehetővé teszik az egyének számára, hogy szabadon megadják az általuk választott információkat, beleértve saját maguk vagy mások személyes adatait is. Határozottan arra ösztönözzük a résztvevőket, hogy tartózkodjanak a személyes azonosításra alkalmas információk közzétételétől ezeken a területeken.

Amikor megjegyzéseket tesz a szabad szövegmezőben, a válaszadók információkat adhatnak hozzá. Ezekben az esetekben lehetőség van bizonyos válaszadók azonosítására vagy harmadik felek személyes adatainak felfedésére, az általuk megadott információk tartalmától függően.

Ezeket a személyes adatokat a külső vállalat és a Föld-megfigyelési Hivatal kezelheti.

A felmérésről egy külső vállalat jelentést készít, amelyet megküld a személyzetnek és a vezetőségnek.

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

Amint azt az előző bekezdésben említettük, a felmérés megőrzi anonimitását. Mindazonáltal a személyzet tagjainak lehetőségük van arra, hogy önkéntesen közöljék személyes adataikat vagy harmadik felek személyes adatait a szabad szöveges mezőkben. Az ombudsman csak ilyen esetekben kezelhet véletlenszerűen személyes adatokat.

Az Európai Ombudsman Hivatala személyzeti felmérést kíván végezni annak érdekében, hogy visszajelzéseket gyűjtsön a személyzettől a hivatal szervezetéről, a munkakörülményekről, a munkakörnyezetről, valamint az etikai és jólléti kérdésekről. A cél a kielégítően működőnek ítélt területek, valamint azon területek azonosítása, amelyek nyomon követési intézkedéseket tehetnek szükségessé, és – amennyire lehetséges – az eredmények időbeli és más intézmények eredményeivel való összehasonlítása.

3. Mik az adatkezelés jogalapjai és szükségessége?

Az adatkezelés az 5. cikk (1) bekezdésének a) pontja alapján (közérdekből végzett feladat végrehajtása) szükséges.

A jogalap a személyzeti szabályzat 1e. cikkének (2) és (3) bekezdése .

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

A személyes adatok első kategóriáját, nevezetesen a személyzet valamennyi tagjának e-mail-címét az Igazgatási Igazgatóság (IKT-alkalmazottak) és a projektcsoport (a főtitkár egy tagja és a HR-csoport vezetője) kezeli.

A személyes adatok második kategóriáját, nevezetesen azokat, amelyeket a személyzet a felmérés szabad szövegében szereplő megjegyzésekbe beilleszthet, a felmérésről szóló jelentés elkészítéséért felelős külső vállalat, az Igazgatási Igazgatóság (IKT-alkalmazottak) és a projektcsoport (a főtitkár egy tagja és a HR-csoport vezetője) kezelheti. Ez a külső vállalat feltételezhetően csak névtelen adatokat kezel, kivéve a szabad szöveges mezők esetében, ha a válaszadók személyesen azonosítható információkat szolgáltatnak magukról vagy másokról.

5. Kik lesznek az adatok címzettjei?

A címzett a felmérésről szóló jelentés elkészítéséért felelős külső vállalat. Az összesített eredményeket (anonimizált adatok) a személyzettel is megosztják.

6. Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

Az ombudsman a fenti 1. pontban felsorolt személyes adatokat (a felmérés válaszadóinak e-mail-címét) mindaddig megőrzi, amíg az a 2023. évi személyzeti felmérésnek az érintett alkalmazottak részére történő elküldéséhez szükséges.

a külső vállalat a válaszadók válaszait a felmérési jelentés elkészítéséhez szükséges ideig, de legfeljebb öt évig megőrzi . Ezt követően törli az adatokat. Minden válasz anonimnak tekintendő, kivéve a szabad szöveges mezőket, ha a válaszadók személyes adatokat adnak meg bennük.

7. Hogyan védjük az Ön adatait?

A gazdasági szereplő a „LimeSurvey” használatával küldi el a felmérést a válaszadóknak, és gyűjti össze a válaszokat. A LimeSurvey egy belső felmérési eszköz, amely biztosítja, hogy valamennyi feldolgozott adat az európai ombudsman biztonságos szerverén maradjon, és hogy az adatokat szigorú biztonsági szabályok védjék.

A felmérés kérdéseire adott válaszok lehetetlenné teszik az érintettek azonosítását, kivéve az 1. részben említett egyes eseteket, amikor a válaszadók szabad szöveges mezőben adhatnak meg információkat.

A következő felelősségkizáró nyilatkozat kerül hozzáadásra: „a résztvevők anonimitásának megőrzése érdekében biztosítjuk, hogy a válaszok olyan módon legyenek strukturálva, amely megakadályozza az egyének azonosítását. Kérjük, vegye figyelembe azonban, hogy egyes szabad szöveges mezők lehetővé teszik az egyének számára, hogy szabadon megadják az általuk választott információkat, beleértve saját maguk vagy mások személyes adatait is. Határozottan arra ösztönözzük a résztvevőket, hogy tartózkodjanak a személyes azonosításra alkalmas információk közzétételétől ezeken a területeken.”

8. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

A személyes adatok első kategóriáját, nevezetesen a személyzet valamennyi tagjának e-mail-címét illetően:

Önnek joga van hozzáférni saját személyes adataihoz és az arra vonatkozó releváns információkhoz, hogy a gazdasági szereplő hogyan használja fel azokat.

Bizonyos feltételek mellett joga van az Önre vonatkozó hiányos vagy pontatlan adatok helyesbítését is kérni. Az azonosító adatokat bármikor helyesbítheti. Önnek bármikor jogában áll, hogy saját helyzetével kapcsolatos okokból tiltakozzon adatainak a gazdasági szereplő általi felhasználása ellen.

Bizonyos feltételek mellett Önnek joga van kérni, hogy a gazdasági szereplő törölje az Ön személyes adatait, vagy korlátozza azok felhasználását.

A gazdasági szereplő a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol a kérelmekre.

A személyes adatok második kategóriáját, nevezetesen a felmérésre adott válaszokat illetően:

Miután a válaszadók benyújtották válaszaikat a felmérésre, a válaszok anonim információkká válnak. Ezért az érintettek (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogai nem alkalmazandók a felmérésre adott válaszokra. A szabad szöveges mezők feletti felelősségkizáró nyilatkozat elegendő információt nyújt a válaszadóknak arról, hogy válaszaikban milyen kockázatokkal jár a személyes adatok megadása. Mivel a felmérést névtelenül végzik, technikailag nem lehet azonosítani, hogy „ki mit válaszolt”, sem pedig biztosítani a válaszadók számára a válaszaikhoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez, kifogásolásához, törléséhez vagy korlátozásához való jogot.

A rendeletben meghatározott bizonyos feltételek mellett azonban minden érintettnek joga van a szabad szövegmezők egyikében szereplő személyes adatokhoz való hozzáféréshez, azok helyesbítéséhez, kifogásolásához, törléséhez vagy korlátozásához, ha azok őt érintik. Ezeket a kérelmeket a felmérésre adott válaszokat feldolgozó külső vállalatnak kell címezni.

9. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

A 2023. évi személyzeti felmérés megszervezésével kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket bármikor elküldheti a gazdasági szereplőnek a következő címre:

Európai ombudsman

1 avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

EO@ombudsman.europa.eu

A kérdőívre adott válaszokat feldolgozó külső vállalattal a következő címen veheti fel a kapcsolatot:

Geoffroy Comhaire úr

INNCIDENCE SPRL

Chaussée de Bruxelles 11/15, Franciaország

1300 Wavre

Belgium

gcomhaire@incidence.be

Fontos megjegyezni, hogy a külső vállalat főszabály szerint csak anonim információkat kezel, azaz olyan információkat, amelyek nem egy azonosított vagy azonosítható természetes személyre vagy olyan módon anonimizált személyes adatokra vonatkoznak, hogy az érintett nem vagy már nem azonosítható.

Felveheti továbbá a kapcsolatot a gazdasági szereplő irodájának adatvédelmi tisztviselőjével a következő címen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz az alábbi címen: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] 1e. cikk (2) és (3) bekezdés Az aktív állományban foglalkoztatott tisztviselők számára olyan munkafeltételeket kell biztosítani, amelyek megfelelnek a Szerződések alapján e területeken elfogadott intézkedések alapján alkalmazandó minimumkövetelményekkel legalább egyenértékű, megfelelő egészségügyi és biztonsági előírásoknak. 3. Az e cikkel összhangban elfogadott szociális jellegű intézkedéseket az egyes intézmények a személyzeti bizottsággal szoros együttműködésben, többéves javasolt intézkedések alapján hajtják végre. Ezeket a javasolt intézkedéseket a költségvetési eljárás keretében minden évben továbbítani kell a költségvetési hatóságnak.”

[2] Lásd az általános szerződési feltételek 21.2.13. cikkét: https://www.ombudsman.europa.eu/en/office/publicprocurements/generalconditions/en