1. Az adatrekord legutóbbi frissítése: 14.11.2024

2. Hivatkozási szám: 01/2023

Hivatkozás: Ares(2023)1412440

3. Az adatkezelő neve és elérhetősége: Európai ombudsman, 1 avenue du Président Robert Schuman, CS 30403, F-67001 Strasbourg Cedex - EO@ombudsman.europa.eu

Felelős szervezeti egység: Az Európai Ombudsman Igazgatási Igazgatóságának HR-csoportja – e-mail: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu

4. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége: Francesca PAVESI asszony-

Helyettes adatvédelmi tisztviselő: Nicholas HERNANZ úr

E-mail cím: Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Az adatfeldolgozó neve és elérhetősége: N/A

6. A közös adatkezelő(k) neve és elérhetősége: Az Európai Parlament Orvosi Szolgálata (EP)

Az észszerű alkalmazkodás iránti kérelem esetén az EP Orvosi Szolgálata értékeli az igazoló dokumentumokat az észszerű alkalmazkodás iránti kérelmek érvényességének megállapítása érdekében, és javaslatot tesz a szükséges intézkedésekre az elnöki hivatalnak.

E-mail cím: bmedical@ep.europa.eu

7. Az adatkezelés célja(i): a fogyatékossággal élő személyek gyakornoki programjára pályázók azonosítása az EO-hivatalban, valamint a vonatkozó kiválasztási eljárás lefolytatása.

A jogalap az európai ombudsman szakmai gyakorlatokról szóló, 2023. február 13-i határozata, az európai ombudsman 2023. évi szakmai gyakorlatokról szóló közleménye – A fogyatékossággal élő személyek szakmai gyakorlata, valamint az Európai Unió tisztviselőinek személyzeti szabályzata és az Európai Unió egyéb alkalmazottaira vonatkozó alkalmazási feltételek [1] 1d. cikkének (4) bekezdése.

A pályázók az online (honlapi) pályázati eszközön keresztül adják meg adataikat. A kiválasztási eljárás lefolytatásához az adatokat az eljárás támogatására és megkönnyítésére szolgáló informatikai eszközbe importálják.

8. Az érintettek kategóriáinak és a személyes adatok kategóriáinak leírása:

Az érintettek kategóriái: a fogyatékossággal élő személyek számára kínált szakmai gyakorlatokra jelentkezők

A személyes adatok kategóriái:

• Alapvető személyes adatok (vezetéknév, utónév, állampolgárság, születési idő, e-mail-cím, lakóhely szerinti város és ország, telefon);
• a önéletrajzban szereplő információk (oktatás, munkatapasztalat, nyelvtudás);
• a fogyatékosságot igazoló dokumentum(ok) (pl.: az EU valamely tagállamának nemzeti vagy regionális hatósága vagy akkreditált szerve által kiállított dokumentum, uniós fogyatékossági kártya, orvos által nemrégiben kiállított igazolás)
• adott esetben a szakmai gyakorlat alatti munkára vonatkozó észszerű szálláslehetőségek iránti kérelem, az észszerű szállásigény megfelelő indokolásával együtt [2];
• a kérelmező okleveleinek, diplomáinak vagy bizonyítványainak másolatai.

9. Az adatok megőrzésének és lehetőség szerint törlésének határideje:

• A pályázóknak az online (honlapi) pályázati eszközre benyújtott adatait két évig tárolják online személyes fiókjukban, amennyiben a pályázók jövőbeli szakmai gyakorlatokra kívánnak jelentkezni. A pályázók bármikor kérhetik a gazdasági szereplőtől, hogy törölje fiókjukat. Ha a szakmai gyakorlatra jelentkezők két éven belül nem csatlakoznak a fiókjukhoz, a fiók és az abban szereplő adatok a pályázónak küldött értesítő e-mailt követően automatikusan törlődnek.
• A sikertelen pályázókra vonatkozóan a kiválasztási eszközbe továbbított adatokat kilenc hónappal azon gyakornoki időszak végét követően törlik, amelyre vonatkozóan adatokat gyűjtöttek. A szakmai gyakorlatra kiválasztott pályázók adatait a gyakornoki időszak végét követő két év elteltével töröljük.

10. Az adatok címzettjei:

A gazdasági szereplő, a főtitkár (adott esetben), az igazgatási igazgató, a gyakornoki tisztviselő, a humánerőforrás-osztály vezetője, a vizsgálati osztályok vezetői, a jelöltek értékelésében részt vevő alkalmazottak és az IKT-ágazat.

Az észszerű alkalmazkodás iránti kérelem esetén az EP Orvosi Szolgálata értékeli az igazoló dokumentumokat a kérelem érvényességének megállapítása érdekében, és javaslatot tesz a szükséges intézkedésekre a gazdasági szereplőnek. A benyújtott dokumentumokhoz kizárólag az orvosi szolgálat férhet hozzá.

11. Továbbítanak-e személyes adatokat harmadik országoknak és/vagy nemzetközi szervezeteknek? N/A

12. A védelmi intézkedések általános leírása:

Az adatok online gyűjtése biztonságos módban történik. Az adatokhoz az online űrlapon keresztül történő hozzáférést a kérelmező által választott jelszó védi.

Az elektronikus adatokat az online kérelmezési eszköz tárolja a gazdasági szereplő szerverein, ami azt jelenti, hogy azokat az IKT-ágazat által az intézmény elektronikus tulajdona integritásának és bizalmas jellegének védelme érdekében létrehozott számos biztonsági intézkedés védi.

A fogyatékosságot igazoló dokumentumokhoz csak a Humánerőforrás-osztály munkatársai férhetnek hozzá. A személyzet más tagjai vagy a felvételi bizottság tagjai nem férhetnek hozzá.

Az észszerű alkalmazkodást igénylő kiválasztott gyakornokok közvetlenül az EP Orvosi Szolgálatának nyújtják be a vonatkozó kérelem részleteit és az igazoló dokumentumokat. Ez utóbbi elvégzi a kinevezésre jogosult hatóság intézkedései iránti kérelem előzetes értékelését, és jelentését benyújtja az ombudsman humánerőforrás-szolgálatainak.

13. Tájékoztatás arról, hogy az érintettek hogyan gyakorolhatják a hozzáféréshez és a helyesbítéshez, valamint adott esetben a törléshez, a korlátozáshoz és az adathordozhatósághoz való jogukat [3]:

A pályázóknak jogukban áll hozzáférni saját személyes adataikhoz és az azok felhasználásával kapcsolatos releváns információkhoz. Jogukban áll továbbá a rájuk vonatkozó hiányos vagy pontatlan adatok helyesbítését kérni, feltéve, hogy a pályázók értékelésében részt vevő alkalmazottak tanácskozásainak és döntéshozatalának titkossága, valamint a többi pályázó jogai biztosítva vannak. A pályázók az eljárás során bármikor helyesbíthetik azonosító adataikat. Az elfogadhatósági vagy értékelési kritériumokkal kapcsolatos adatok tekintetében a helyesbítési jog a pályázatok benyújtási határidejéig gyakorolható.

A pályázóknak saját helyzetükkel kapcsolatos okokból bármikor jogukban áll kifogást emelni adataiknak az európai ombudsman általi felhasználása ellen. Bizonyos feltételek mellett jogukban áll kérni, hogy töröljük személyes adataikat, vagy korlátozzuk azok felhasználását. A pályázók e-mailben bármikor tájékoztatást kérhetnek az Igazgatási Igazgatóság HR-csoportjától személyes adataik kezeléséről: EOtraineeship@ombudsman.europa.eu. Felvehetik továbbá a kapcsolatot a hivatal adatvédelmi tisztviselőjével a dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu e-mail-címen.

Ha panaszt kívánnak tenni amiatt, hogy a gazdasági szereplő kezeli személyes adataikat, az európai adatvédelmi biztoshoz (www.edps.europa.eu) fordulhatnak a következő címen: EDPS@edps.europa.eu

Az érintetteket a jogaikról adatvédelmi nyilatkozatban tájékoztatják, amely a következő címen érhető el: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/166139 

[1] Lásd a személyzeti szabályzat 1d. cikkének (4) bekezdését: (...) A munkakör alapvető funkcióihoz való észszerű alkalmazkodás szükség esetén olyan megfelelő intézkedéseket jelent, amelyek lehetővé teszik a fogyatékossággal élő személy számára a munkához jutást, a munkában való részvételt, az előmenetelt vagy a képzésben való részvételt, kivéve, ha az ilyen intézkedések aránytalan terhet rónának a munkáltatóra.”

[2] Csak a kiválasztott pályázónak kell benyújtania az észszerű alkalmazkodás iránti kérelmét alátámasztó megfelelő igazoló dokumentumokat. Az EP Orvosi Szolgálata értékeli az igazoló dokumentumokat az észszerű alkalmazkodás iránti kérelem érvényességének megállapítása érdekében, és javaslatot tesz a szükséges intézkedésekre a gazdasági szereplőnek.

[3] Fontolja meg az adatvédelmi nyilatkozat vonatkozó részének közzétételét és egy link megadását. Lásd az (EU) 2018/1725 rendelet 15. és 16. cikkét az érintett(ek)nek nyújtandó tájékoztatásról, valamint 17–22. cikkét az érintettek jogairól: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725