1. Az adatrekord legutóbbi frissítése: 23/02/2022

2. Hivatkozási szám: 1/2022

3. Az adatkezelő neve és elérhetősége:

európai ombudsman,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Kapcsolattartó:

Vizsgálati igazgató

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Az adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége:

Francesca Pavesi asszony

Adatvédelmi tisztviselő (DPO)

Nicholas Hernanz úr

Helyettes adatvédelmi tisztviselő

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Az adatfeldolgozó neve és elérhetősége:

N/A

6. A közös adatkezelő(k) neve és elérhetősége:

N/A

7. Az adatkezelés célja(i):

Az EUSZ 11. cikkével összhangban az európai ombudsman konzultációkat szervez az érdekelt felekkel, amelyek célja, hogy tájékoztassák az ombudsmant a stratégiai vizsgálatok és kezdeményezések közérdekű témái által érintettek véleményéről.

A stratégiai vizsgálatok és kezdeményezések keretében folytatott nyilvános konzultáció általában a következő lépésekből áll:

• a gazdasági szereplő honlapján közzéteszik a hozzájárulásra való felkérést,
• bárkit felkérnek, hogy egy bizonyos határidőig járuljon hozzá,
• a hozzászólások elküldhetők kapcsolatfelvételi űrlapon, e-mailben vagy postai úton,
• minden hozzászólást közzétesznek az ombudsman honlapján, és
• jelentés készül, amely összefoglalja a hozzászólásokat.

Az adatkezelés közérdekű feladat végrehajtásához szükséges (az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja).

A személyes adatokat a közreműködőkkel való kommunikációra is felhasználják.

8. Az érintettek kategóriáinak és a személyes adatok kategóriáinak leírása:

Az érintettek kategóriái

Bármely természetes vagy jogi személy részt vehet az európai ombudsmannal folytatott konzultációban.

A személyes adatok kategóriái

Az összegyűjtött és tovább kezelt személyes adatok a konzultációban való részvételhez szükségesek, az alábbiak szerint:

• utónév,
• vezetéknév,
• a munkakör megnevezése
• e-mail cím,
• az a nyelv, amelyen az ember választ szeretne kapni,
• egy másik nyelv, amelyen a választ elfogadná,
• tárgy (a konzultáció címe) és tartalom (többnyire az egyén vagy szervezet véleménye a témáról).

Egyes válaszok harmadik felek személyes adatait is tartalmazhatják, bár a válaszadókat arra kérjük, hogy kerüljék a szükségtelen személyes adatok belefoglalását a válaszaikba. Főszabály szerint különleges adatkategóriákat ^[1] nem kell feltüntetni. A harmadik felek személyes adataival kapcsolatban az európai ombudsman a harmadik fél érintettnek a vizsgálat során történő tájékoztatására vonatkozó politikát alkalmazza (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Az adatok megőrzésének és lehetőség szerint törlésének határideje:

A hozzájárulásokat az ombudsman ügyviteli rendszerének megőrzési politikájával összhangban az ügy lezárását követő tíz évig tárolják a vonatkozó ügyiratban ^[2]. Ez magában foglalja az alapvető személyes adatokat (vezetéknév, utónév, e-mail-cím), valamint a nyelvi preferenciákat és az egyéni válaszokat. Ezeket ezt követően az ombudsman archiválási politikájának megfelelően archiválják ^[3].

A válaszadók személyes adatait kitakarják a hozzászólás azon változatából, amelyet kérésre közzétesznek az európai ombudsman honlapján.^[4] Az e-mail-címeket mindig kitakarják. Amennyiben egy hozzászólásban harmadik felek személyes adatait is feltüntetik, a válaszadókat arra kérik, hogy ezt is takarják ki.

A konzultáció keretében benyújtott dokumentumokat, például az állásfoglalásokat vagy a háttérdokumentumokat a beérkezésüket követően nyilvánosságra hozzák. Ily módon, amennyiben az ilyen beadványok harmadik felek személyes adatait is magukban foglalják, megfelelő kitakarásokra kerül sor.

Tömeges levelezés esetén, azaz amikor a hozzászólók egy csoportja azonos hozzászólásokat nyújt be, a válaszokat 10 évre elmentik a vonatkozó ügyiratba, majd archiválják azokat. Ezeket három hónapig tárolják az európai ombudsman e-mail-rendszerében, majd törlik őket. Az egyik ilyen hozzászólást közzéteszik az ombudsman honlapján, jelezve, hogy az ombudsman több hasonló tartalmú hozzászólást kapott.

10. Az adatok címzettjei:

A személyes adatokhoz az európai ombudsman ezen adatkezelési művelet elvégzéséért felelős személyzetének tagjai, valamint a feljogosított személyzet – például az ombudsman honlapján benyújtott adatok kezelésére szolgáló IKT-egység személyzetének tagjai – férhetnek hozzá a szükséges ismeret elve alapján.

A vizsgálati eljárás részeként az ombudsman továbbítja az érintett uniós intézménynek, szervnek, hivatalnak vagy ügynökségnek az összes beérkezett hozzájárulást.

A visszaélések elkerülése érdekében az adatszolgáltatóknak azonosítaniuk kell magukat vagy azt a szervezetet, amelynek nevében válaszolnak. A konzultációkhoz nem fogadunk el névtelen hozzászólásokat.

Felkérjük a hozzájárulókat, hogy kerüljék a szükségtelen személyes adatok, nevezetesen harmadik felek személyes adatainak beillesztését a hozzászólásaikba.

Az átláthatóság érdekében az ombudsman a konzultáció során kapott nyilvános észrevételeket tesz. Amennyiben az adatszolgáltatók személyes adatait vagy más adatokat is feltüntetnek, azokat (az adatszolgáltatók esetében csak kérésre) kitakarják.

11. Továbbítanak-e személyes adatokat harmadik országoknak és/vagy nemzetközi szervezeteknek?

N/A ^[5]

12. A védelmi intézkedések általános leírása:

Az európai ombudsman érdekelt felekkel folytatott konzultációihoz való hozzászólások többségét elektronikus úton nyújtják be az erre a célra létrehozott konzultációs e-mail-címekre. A hozzászólókat felkérik, hogy töltsenek ki egy kapcsolatfelvételi űrlapot az ombudsman honlapján, amely a válaszokat az erre a célra létrehozott konzultációs e-mail-címre irányítja.

A postai úton benyújtott észrevételeket az illetékes vizsgálatot végző tisztviselő beszkenneli és hozzáadja a digitális aktához. A hozzájárulás papíralapú példányát ezt követően megsemmisítik.

Az érdekelt felekkel folytatott konzultációkhoz való hozzájárulásokat az ombudsman „ügyviteli rendszerében” tárolják. Az adatszolgáltatók személyes adataihoz az ombudsman adatkezelési művelet elvégzéséért felelős személyzete, valamint a felhatalmazott személyzet férhet hozzá a szükséges ismeret elve alapján.

Az európai ombudsman célja annak biztosítása, hogy az adatkezelési rendszerek és szolgáltatások reziliensek legyenek, és adott esetben védjék az adatok bizalmas jellegét.

13. Tájékoztatás arról, hogy az érintettek hogyan gyakorolhatják a hozzáféréshez és a helyesbítéshez, valamint adott esetben a törléshez, a korlátozáshoz és az adathordozhatósághoz való jogukat:

Az adatoknak a kapcsolatfelvételi űrlapon keresztül történő elküldését követően az adatszolgáltatók e-mailt kapnak a feldolgozás alatt álló adataik másolatával.

Az érintetteknek jogukban áll hozzáférni saját személyes adataikhoz és az azok felhasználásával kapcsolatos releváns információkhoz. Joguk van továbbá a rájuk vonatkozó hiányos vagy pontatlan adatok helyesbítését kérni. Az érintetteknek jogukban áll bármikor kifogást emelni adataiknak az európai ombudsman általi felhasználása ellen a sajátos helyzetükkel kapcsolatos okokból. Bizonyos feltételek mellett jogukban áll kérni, hogy töröljük személyes adataikat, vagy korlátozzuk azok felhasználását.

Az érintettek bármikor tájékoztatást kérhetnek tőlünk személyes adataik általunk történő kezeléséről az EO@ombudsman.europa.eu e-mail-címen (az illetékes vizsgálati tisztviselő e-mail-címe az ombudsman honlapjának konzultációs oldalán is elérhető lesz). Az érintettek kérelmeit a lehető leggyorsabban, de minden esetben egy hónapon belül megválaszolják.

Az érintettek az adatvédelmi tisztviselőnkhöz is fordulhatnak a következő címen: dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Ha panaszt kívánnak tenni személyes adataik ombudsman általi kezelésével kapcsolatban, az európai adatvédelmi biztoshoz (www.edps.europa.eu) fordulhatnak a következő címen: EDPS@edps.europa.eu

Az érdekelt felekkel folytatott konzultáció megszervezésekor az európai ombudsman a következő információkat bocsátja az adatszolgáltatók rendelkezésére magánéletük védelmével kapcsolatban: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Adatvédelmi nyilatkozat

Az európai ombudsmannal a stratégiai vizsgálatok és kezdeményezések keretében folytatott konzultációkról ^[6]

Ez az adatvédelmi nyilatkozat leírja, hogy az európai ombudsman hogyan védi az Ön személyes adatait, amikor Ön az ombudsmannal folytatott konzultációra válaszol, és hogy az ombudsman mint ilyen milyen esetekben jár el adatkezelőként. Ez a nyilatkozat azt is meghatározza, hogy Önt mint érintettet milyen jogok illetik meg.

Kifejti különösen az adatok gyűjtésének és feldolgozásának okát; az ombudsman által szolgáltatott adatok gyűjtésének, kezelésének és védelmének módja; valamint azt, hogy az adatszolgáltatók milyen jogokat gyakorolhatnak adataikkal kapcsolatban.

1. Milyen személyes adatokat dolgoz fel az európai ombudsman?

A hozzászólók kitöltik az európai ombudsman honlapján található kapcsolatfelvételi űrlapot, amely a hozzászólásokat az erre a célra létrehozott konzultációs e-mail-címre irányítja. A hozzászólásokat levélben vagy e-mailben is elküldheti. Az Európai Ombudsman hivatalának érintett munkatársai dolgozzák fel a hozzájárulásokat.

Az európai ombudsman kapcsolatba léphet a hozzászólókkal, hogy felvilágosítást kérjen és/vagy terjessze a konzultáció/vizsgálat eredményeit. A vizsgálatért felelős személy elérhetőségét a konzultációra való válaszadásra vonatkozó felhívás tartalmazza.

Az összegyűjtött és tovább kezelt személyes adatok a konzultációban való részvételhez szükségesek, az alábbiak szerint: utónév, vezetéknév, e-mail-cím, munkaköri leírás, valamint a további levelezéshez előnyben részesített nyelv, egyéb nyelv, amelyen a válasz elfogadható, valamint a tartalom (többnyire az egyén vagy a szervezet témával kapcsolatos nézetei).

2. Miért kezeli az európai ombudsman ezeket a személyes adatokat?

Az európai ombudsman lehetőséget kíván biztosítani a nyilvánosság és az érdekelt felek számára, hogy kifejtsék véleményüket olyan stratégiai vizsgálatok és kezdeményezések keretében, amelyekhez külső hozzájárulásra lenne szükség, és amelyek ezért nyilvános konzultációkat indíthatnak.

3. Mi az adatkezelés jogalapja és szükségessége?

Ezen adatkezelési művelet jogalapja az EUSZ 11. cikke.

A személyes adatok kezelése a természetes személyeknek a személyes adatok uniós intézmények, szervek, hivatalok és ügynökségek általi kezelése tekintetében való védelméről szóló (EU) 2018/1725 rendelettel összhangban történik. Az adatkezelés közérdekű feladat végrehajtásához szükséges (az (EU) 2018/1725 rendelet 5. cikke (1) bekezdésének a) pontja).

4. Ki a felelős az adatok feldolgozásáért?

Az európai ombudsman információs és kommunikációs technológiai (IKT) részlege kezeli a honlapra benyújtott adatokat. Az európai ombudsman nyilvános konzultációk elvégzéséért felelős személyzete és a felhatalmazott személyzet a szükséges ismeret elve alapján tovább fogja kezelni az adatszolgáltatók által benyújtott adatokat.

5. Kik lesznek az adatok címzettjei?

Az európai ombudsman ezen adatkezelési művelet elvégzéséért felelős munkatársai hozzáférhetnek az Ön személyes adataihoz; valamint az európai ombudsman egyéb felhatalmazott munkatársai, a szükséges ismeret elve alapján.

A vizsgálati eljárás részeként az európai ombudsman továbbítja az érintett uniós intézménynek, szervnek, hivatalnak vagy ügynökségnek az összes beérkezett észrevételt. Az átláthatóság érdekében az európai ombudsman nyilvánosságra hozza a konzultáció során kapott hozzászólásokat.

Amikor Ön részt vesz egy konzultációban, azonosítania kell magát és azt a szervezetet, amelynek a nevében részt vesz a konzultációban. A konzultációkhoz nem fogadunk el névtelen hozzászólásokat. Ez azért van, hogy elkerüljük a visszaéléseket.

Az átláthatóság érdekében az európai ombudsman nyilvános konzultáció keretében nyilvános észrevételeket tesz. Az Ön személyes adatait nem hozzuk nyilvánosságra. Kerülje a felesleges személyes adatok, különösen a harmadik felek személyes adatainak beillesztését a hozzászólásaiba. Ha ilyen adatokat is tartalmaz, azokat a nyilvánosságra hozott változatból kitakarják.

6. Mennyi ideig őrzik meg az adatokat?

A hozzájárulásokat az ombudsman ügyviteli rendszerének megőrzési politikájával összhangban az ügy lezárását követő tíz évig tárolják a vonatkozó ügyiratokban ^[7]. Ide tartoznak az alapvető személyes adatok (utónevek, vezetéknevek, e-mail-cím), a nyelvi preferenciák és a válaszok. A hozzászólásokat az ombudsman archiválási politikájának [8] megfelelően archiválják.

7. Hogyan védjük az Ön adatait?

Az elektronikus adatokat az európai ombudsman szerverein tárolják. Ezeket az adatokat számos biztonsági intézkedés védi, amelyeket az európai ombudsman információs és kommunikációs technológiai ágazata hozott létre az intézmény elektronikus tulajdona integritásának és bizalmas jellegének védelme érdekében.

A személyes adatokhoz való hozzáférést a hozzáférési jogok kezelése védi, amelyek szigorúan korlátozottak, és a szükséges ismeret elvén alapulnak.

Az e-mail-címeket soha nem hozzák nyilvánosságra, de tárolják őket, és az európai ombudsman felhasználhatja őket a kapott válasszal kapcsolatos levelezéshez.

8. Milyen jogai vannak, és hogyan gyakorolhatja azokat?

A konzultációban való részvétel során Ön eldöntheti, hogy személyes adatait közzétegye-e weboldalunkon vagy sem.

Az (EU) 2018/1725 rendelet III. fejezete (14–25. cikk) értelmében Önt „érintettként” is megilletik bizonyos jogok, különösen a személyes adataihoz való hozzáféréshez és azok helyesbítéséhez való jog, amennyiben személyes adatai pontatlanok vagy hiányosak. Bizonyos feltételek mellett Ön jogosult arra, hogy törölje személyes adatait, korlátozza személyes adatainak feldolgozását, és tiltakozzon személyes adatainak feldolgozása ellen.

Az európai ombudsman a lehető leghamarabb, de legkésőbb egy hónapon belül válaszol a kéréseire.

Végezetül Önnek bármikor jogában áll az európai adatvédelmi biztoshoz fordulni, ha úgy ítéli meg, hogy az európai ombudsman személyes adatainak kezelése miatt megsértette az (EU) 2018/1725 rendelet szerinti jogait.

9. Kihez kell fordulni adatvédelmi kérdésekkel kapcsolatos kérdések vagy panaszok esetén?

Az európai ombudsman nyilvános konzultációival kapcsolatos adatvédelmi kérdéseket bármikor elküldheti a következő címre: EO@ombudsman.europa.eu

Az európai ombudsman adatvédelmi tisztviselőjével is felveheti a kapcsolatot a következő címen: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Bármikor panaszt nyújthat be az európai adatvédelmi biztoshoz az alábbi címen: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Lásd az (EU) 2018/1725 rendelet 10. cikkét.

[2] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/hu/strategic-issues/public-consultations.

[5] Az európai ombudsman honlapján közzétett személyes adatok világszerte hozzáférhetők. Az uniós bíróságok megállapították, hogy a személyes adatok weboldalon való elhelyezése nem minősül személyes adatok továbbításának (lásd a Bíróság C-101/01. sz. Lindqvist-ügyben 2003. november 6-án hozott ítéletét).

[6] Elérhető az európai ombudsman honlapján: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Lásd: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.