Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana [1]

Pozadina posjeta

1. Europski ombudsman pokrenuo je program posjeta agencijama EU-a u svibnju 2011. s ciljem promicanja dobre uprave i razmjene najbolje prakse među tim subjektima EU-a. Ti se posjeti službeno provode na temelju nadležnosti Europskog ombudsmana za provođenje istraga na vlastitu inicijativu u skladu s člankom 228. Ugovora o funkcioniranju Europske unije. Pružaju priliku Ombudsmanu i agencijama da se uključe u konstruktivan dijalog s ciljem njegovanja i jačanja administrativne kulture služenja građanima [2].

2. Dopisom od 30. siječnja 2012. Ombudsman je obavijestio Cedefop da je u okviru svojeg programa posjeta agencijama odlučio posjetiti Centar 22. veljače 2012.

3. Cedefop je osnovan Uredbom Vijeća (EEZ) br. 337/75 od 10. veljače 1975. o osnivanju Europskog centra za razvoj strukovnog osposobljavanja [3], koja je posljednji put izmijenjena Uredbom Vijeća (EZ) br. 2051/2004 [4]. Njegova je misija poduprijeti razvoj europskih politika strukovnog obrazovanja i osposobljavanja (SOO) te doprinijeti njihovoj provedbi. Njegov je strateški cilj ojačati europsku suradnju i poduprijeti Komisiju, države članice i socijalne partnere u osmišljavanju i provedbi politika za privlačno strukovno obrazovanje i osposobljavanje kojim se promiču izvrsnost i socijalna uključenost. Zadaće Cedefopa su: sastaviti odabranu dokumentaciju i analize podataka; doprinos razvoju i koordinaciji istraživanja; iskorištavati i širiti informacije; poticati zajedničke pristupe problemima strukovnog obrazovanja i osposobljavanja; osigurati forum za raspravu i razmjenu ideja.

4. Cedefopu je poslan prijedlog dnevnog reda s posebnim pitanjima o kojima je Ombudsman želio raspravljati. Nadalje, Ombudsman je obavijestio Cedefop da će se, kao odgovor na obvezu koju je preuzeo na zahtjev Skupštine odbora osoblja Agencije (AASC), tijekom posjeta sastati i s Odborom osoblja Cedefopa. U odsutnosti izabranog odbora osoblja ombudsmanica je primila zahtjev za sastanak predstavnika sindikata u Cedefopu, SAD-Cedefop. Ombudsmanica je pristala sastati se sa sindikalnim predstavnicima. 

Posjet

5. Sastanak s upravom Cedefopa održan je 22. veljače 2012. Započelo je kratkim izlaganjem vršitelja dužnosti direktora, koji je Ombudsmanu pružio neke opće informacije o Cedefopu, njegovoj misiji i organizaciji. Ombudsman je pak pojasnio da se njegovi posjeti službeno provode na temelju njegove nadležnosti za provođenje istraga na vlastitu inicijativu. Istaknuo je da istraga na vlastitu inicijativu podrazumijeva, među ostalim, da se primjenjuju uobičajena postupovna jamstva u vezi s takvim istragama. To uključuje pravo agencije da od Europskog ombudsmana zatraži povjerljivo postupanje s informacijama i dokumentima [5]. Nakon tih početnih prezentacija voditelji različitih odjela održali su prezentacije kako bi odgovorili na pitanja koja je Ombudsman postavio u svojem dopisu od 30. siječnja 2012. Ombudsmanu su također dostavljeni prezentacija u PowerPointu i popratni dokumenti.

6. O sljedećim temama raspravljalo se između Europskog ombudsmana i uprave Cedefopa:

• Usklađenost s Kodeksom dobrog administrativnog ponašanja i etičkim standardima
• Transparentnost, dijalog i odgovornost
• Odabir i zapošljavanje
• Ponude
• Sukobi interesa
• Nepostojanje odbora osoblja

7. Nakon sastanka s upravom ombudsmanica se sastala s dva predstavnika SAD-a i Cedefopa. Sindikat je postavio pitanja o nepostojanju odbora osoblja i problemima u protoku informacija od uprave do osoblja. Istaknuli su da osoblje Cedefopa nije obaviješteno o posjetu Ombudsmana. Također su postavili pitanja o pristupu dokumentima i primjeni Uredbe 1049/20001. 

Nalazi i prijedlozi Europskog ombudsmana nakon posjeta

8. Ombudsman je 27. travnja 2012. Cedefopu poslao izvješće s nalazima posjeta i sljedećim prijedlozima [6]:

a) Osim što se obvezao stvoriti posebnu stranicu za zahtjeve za pristup dokumentima i izraditi godišnje izvješće o postupanju s takvim zahtjevima, Cedefop bi mogao razmotriti donošenje službenih postupaka za rješavanje zahtjeva za pristup dokumentima. Takvi postupci trebali bi uključivati i početne zahtjeve i ponovne zahtjeve. Na taj bi način Cedefop mogao poštovati rokove utvrđene u Uredbi 1049/2001. Sudjelovanje pravnog savjetnika u obradi zahtjeva za pristup dokumentima bilo bi najprikladnije i preporučljivo. Ombudsman je dodao da će rado pomoći Cedefopu u daljnjem osposobljavanju o pristupu dokumentima i primjeni Uredbe 1049/2001.

Europski ombudsman potaknuo je Cedefop da barem početnu stranicu svoje internetske stranice, kao i informacije o svojim funkcijama i jezičnoj politici, učini dostupnom na sva 23 jezika Ugovora. Pozdravljajući građane koji posjećuju internetsku stranicu na vlastitom jeziku i objašnjavajući im njezine funkcije, Cedefop bi jasno pokazao da priznaje da svi građani Europske unije imaju legitiman interes za njezin rad.

c) Kako bi se dodatno poboljšale informacije koje se pružaju kandidatima u postupcima odabira, Ombudsman je potaknuo Cedefop da obavijesti kandidate o svim mogućnostima koje su im dostupne za osporavanje odluke o njihovu isključenju iz natječaja. Mogućnosti vanjskog osporavanja jesu pravo na pritužbu Europskom ombudsmanu i pravo na pokretanje postupka za poništenje pred sudovima EU-a.

d) Ombudsmanica je predložila da Cedefop ponovno razmotri svoje stajalište o objavljivanju imena članova povjerenstva za odabir. 

e) Cedefop bi mogao razmotriti obavješćivanje ponuditelja o mogućnosti traženja pravne zaštite podnošenjem pritužbe Europskom ombudsmanu.

f) Ombudsman je potaknuo Cedefop da poduzme sve potrebne mjere kako bi osigurao da se izabere odbor osoblja koji će zastupati interese osoblja.

Daljnje postupanje Cedefopa u vezi s prijedlozima Europskog ombudsmana

9. Cedefop je 18. srpnja 2012. poslao svoj akcijski plan za daljnje postupanje u vezi s prijedlozima Europskog ombudsmana.

10. Konkretno, Cedefop je obavijestio Ombudsmana da na svojim internetskim stranicama namjerava izraditi poseban odjeljak za zahtjeve za pristup dokumentima. Internetska stranica, koja će biti dostupna na engleskom, njemačkom i francuskom jeziku, omogućit će neposredan pristup „najtraženijim dokumentima” Cedefopa i sadržavat će obrazac zahtjeva koji će se upotrebljavati u slučajevima u kojima traženi dokument nije dostupan na internetu. Zahtjevi za koje je za odgovor potreban pravni savjet proslijedit će se pravnom savjetniku. Agencija se obvezala i na objavljivanje godišnjeg izvješća o postupanju sa zahtjevima za pristup dokumentima.

11. Cedefop je obavijestio Ombudsmana da od kolovoza 2012. namjerava na engleskom, njemačkom i francuskom jeziku staviti na raspolaganje statične informacije svoje službene internetske stranice, kao što su informacije o svojoj misiji i glavnim područjima aktivnosti te navigacijski izbornik. U okviru mogućeg prelaska na novo tehnološko rješenje za svoj internetski portal, također se obvezao istražiti mogućnost postojanja višejezične internetske stranice s informacijama na 23 službena jezika. Međutim, zbog proračunskih ograničenja taj projekt nije mogao započeti prije 2014.

12. Cedefop je dodao da je od srpnja 2012. počeo obavješćivati i natjecatelje u postupcima odabira i neuspješne ponuditelje o njihovu pravu na podnošenje pritužbe Ombudsmanu te je istaknuo da je izjava u tom smislu sada uključena u sve relevantne dokumente i komunikacije. Cedefop je zadržao svoje stajalište da ne objavljuje imena članova povjerenstva za odabir.

13. Naposljetku, obavijestila je Ombudsmana da je nakon izbora 12. lipnja 2012. novi odbor osoblja preuzeo svoje dužnosti.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

14. Ombudsman pozdravlja konstruktivan pristup i spremnost Cedefopa da provede većinu svojih prijedloga. Konkretno, sa zadovoljstvom primjećuje da je Cedefop već proveo svoje prijedloge u pogledu pružanja informacija ponuditeljima i natjecateljima u postupcima odabira osoblja. U tom pogledu napominje da oglasi za slobodna radna mjesta koji su nedavno objavljeni na internetskim stranicama Cedefopa sadržavaju informacije o mogućnosti podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu pod naslovom „Žalbeni postupci”. Smatra da su slične informacije uključene u dopise poslane neuspješnim ponuditeljima.

15. Ombudsmanica također pozdravlja proaktivan pristup Cedefopa u pogledu pristupa dokumentima. Kao što je Ombudsman više puta naglasio, dobra uprava zahtijeva da se pravo na javni pristup dokumentima tumači tako da se odnosi ne samo na potrebu da institucije, tijela, uredi i agencije EU-a pravilno obrađuju zahtjeve za javni pristup dokumentima, već i na zahtjev da se informacije i dokumenti proaktivno stave na raspolaganje javnosti [7]. Vrlo je dobrodošla predanost Cedefopa pružanju izravnog pristupa nizu dokumenata za koje je utvrđeno da su od interesa za javnost.  

16. Ombudsmanica je također zadovoljna Cedefopovim obvezama u pogledu svoje jezične politike. Srdačan je zbog nastojanja Agencije da početnu stranicu svoje internetske stranice učini dostupnom na sva 23 službena jezika. Stajalište je Europskog ombudsmana da bi, kad je riječ o vanjskoj komunikaciji europskih institucija s građanima, bilo idealno da se materijali namijenjeni za te svrhe objavljuju na svim službenim jezicima. Kako bi ta vanjska komunikacija bila učinkovita, nužno je da građani razumiju informacije koje su im pružile institucije [8].  

17. Nadalje, s obzirom na to da smatra da je uloga odbora osoblja kao glavnog službenog kanala komunikacije između uprave i osoblja iznimno važna, Ombudsman pozdravlja vijest o izboru odbora osoblja.

18. Kad je riječ o objavljivanju imena članova povjerenstva za odabir, Cedefop je tijekom posjeta Ombudsmana tvrdio da je cilj neotkrivanja zaštititi članove povjerenstva za odabir od vanjskog pritiska. Zatražio je od Ombudsmana da ima na umu malu veličinu agencije i njezinu lokaciju. Napomenula je da će članovi njezina osoblja oklijevati sudjelovati u odborima za odabir ako se objave njihova imena.

19. U svojem izvješću od 27. travnja 2012. nakon posjeta Ombudsman je pažljivo razmotrio te argumente i odgovorio na njih na sljedeći način.

31. Kad je riječ o politici Cedefopa da ne otkriva imena članova svojih povjerenstava za odabir, Ombudsman podsjeća da je, u skladu s ustaljenom sudskom praksom, tajnost koja se odnosi na vijećanja i rad povjerenstava za odabir uvedena kako bi se zajamčila neovisnost tih povjerenstava i objektivnost njihova rada, štiteći ih od svih vanjskih uplitanja i pritisaka.[9] Poštovanje te tajne stoga isključuje otkrivanje stajališta koja su usvojili pojedinačni članovi povjerenstava za odabir. Ombudsmanica je dosljedno zauzela stajalište da pravo na čuvanje tajnosti pojedinačnih stajališta članova povjerenstva za odabir nije, međutim, isto kao i čuvanje tajnosti njihovih identiteta [10].

32. Ombudsmanica napominje da su se stajališta institucija o ispravnoj ravnoteži između otvorenosti i legitimnih potreba za povjerljivošću u radu povjerenstava za odabir promijenila u smjeru davanja veće važnosti otvorenosti [11]. Podsjeća da i EPSO i Komisija imaju ustaljenu praksu prema kojoj objavljuju imena članova povjerenstva za odabir. Ombudsmanica smatra da takva praksa jamči transparentnost postupaka odabira, pomaže u izgradnji i održavanju povjerenja javnosti u institucije, tijela, urede ili agencije EU-a te uvjerava kandidate da postupak odabira nije zahvaćen sukobima interesa.

20. U odgovoru Cedefopa na prijedloge Ombudsmana nisu razmotrene prethodno navedene točke. Agencija je samo ponovila da ne želi objaviti imena članova povjerenstava za odabir.

21. Ombudsmanica žali zbog stajališta koje je zauzela Agencija i smatra da, kad je riječ o objavljivanju imena članova povjerenstva za odabir, djelovanje Cedefopa, odnosno neuzimanje u obzir argumenata koje je Ombudsman iznio o tom pitanju i sam odgovor, pokazuje nespremnost na konstruktivan dijalog s Ombudsmanom na način kojim se potiče njegovanje i jačanje administrativne kulture usluga građanima.

22. Ombudsman je stoga dodatno ispitao meritorno pitanje i ostaje pri analizi navedenoj u točki 15. ove presude. Osim toga, pučki pravobranitelj ističe da svaki pripadnik javnosti koji se bavi javnim službenikom ima pravo znati ime tog službenika. To je temeljno načelo dobre uprave. Administracija bez lica i imena otuđuje [12]. Nadalje, čuvanje tajnosti stajališta članova povjerenstava za odabir nije isto što i čuvanje tajnosti njihovih identiteta. Prvi štiti članove povjerenstava za odabir od vanjskog pritiska, dok drugi doprinosi ozračju tajnosti i nepovjerenja.

23. Ombudsmanica također napominje da otkrivanje imena članova povjerenstava za odabir uključuje obradu osobnih podataka od strane dotične institucije, tijela, ureda ili agencije EU-a te stoga dovodi do primjenjivosti Uredbe 45/2001. Ombudsmanica smatra da bi otkrivanje imena bilo u skladu s pravom na zaštitu podataka pod uvjetom da dotična institucija ispunjava niz pravnih zahtjeva. To uključuje i. donošenje odluke kojom se utvrđuju pravna osnova te svrha i načini takvog otkrivanja i ii. osiguravanje zaštite prava ispitanika, uključujući pravo na prethodno dobivanje jasnih i potpunih informacija o otkrivanju i pravu na prigovor u skladu s člankom 18. Uredbe [13].

24. S obzirom na navedeno, Europski ombudsman Cedefopu daje nacrt preporuke u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana.

Nacrt preporuke

Na temelju navedenih nalaza Ombudsman Cedefopu daje sljedeći nacrt preporuke:

Kako bi se osigurala transparentnost postupaka odabira, Cedefop bi trebao donijeti novu politiku koja mu omogućuje da objavi imena članova povjerenstva za odabir na način koji je u skladu s pravilima o zaštiti podataka.

Cedefop će biti obaviješten o tom nacrtu preporuke.  U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana, Cedefop šalje detaljno mišljenje do 31. siječnja 2013. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja nacrta preporuke i opisa njezine provedbe.

P. Nikiforos Diamandouros

Sastavljeno u Strasbourgu 17. listopada 2012.