Strasbourg, 17. rujna 2012.

Posjet Agencije OI/12/2012/EIS – posjet Europskoj agenciji za kemikalije (ECHA)

Poštovani gospodine Dancet,

U svibnju 2011. pokrenuo sam program posjeta agencijama EU-a s ciljem utvrđivanja i širenja najboljih praksi u njihovim odnosima s građanima. Prvotno sam obavio tri „pilot” posjeta agencijama EU-a u Ujedinjenoj Kraljevini, odnosno Europskom nadzornom tijelu za bankarstvo, Europskoj agenciji za lijekove i Europskoj policijskoj akademiji. Nakon toga, 1. lipnja 2011., sastao sam se s čelnicima svih agencija EU-a u Bruxellesu i imao sam priliku detaljnije ih upoznati s tom inicijativom. U listopadu i studenome 2011. posjetio sam Europsku agenciju za okoliš u Kopenhagenu i Europski centar za praćenje droga i ovisnosti o drogama te Europsku agenciju za pomorsku sigurnost u Lisabonu. U veljači 2012. posjetio sam Europski centar za razvoj strukovnog osposobljavanja u Solunu, a u svibnju sam posjetio Europsku zakladu za poboljšanje životnih i radnih uvjeta u Dublinu. U lipnju 2012. posjetio sam EUROJUST i EUROPOL u Haagu te Europski odbor za sistemske rizike u Frankfurtu. Naposljetku, u srpnju 2012. posjetio sam Europsku agenciju za mrežnu i informacijsku sigurnost (ENISA) u Iraklionu na Kreti. Informacije o mojim prethodnim posjetima agencijama EU-a dostupne su na sljedećoj stranici mojih internetskih stranica:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Bit ću u Helsinkiju 5. listopada 2012. i želio bih iskoristiti ovu priliku da posjetim ECHA-u te bih se rado susreo s relevantnim članovima upravljačkog tima Agencije. S obzirom na prirodu takvog posjeta, čini se primjerenim obratiti vam se kao izvršnom direktoru ECHA-e. Kako bih vam pomogao u pripremi za ono za što sam siguran da će se pokazati korisnom i konstruktivnom razmjenom mišljenja, ovom dopisu prilažem prilog koji sadržava (a) nacrt programa našeg sastanka i (b) informacije o postupovnim aspektima te vrste posjeta.

Primjećujem da je, nakon neformalnih kontakata između naših ureda, petak 5. listopada 2012. (9:30 – 12:30 sati) dogovoren kao uzajamno prikladan datum za naš sastanak, na kojem će, koliko shvaćam, vaš zamjenik direktora, g. Jukka Malm, u vašoj odsutnosti, predstavljati upravu ECHA-e.

Tijekom posjeta ECHA-i bit ću u pratnji gđe Eije Salonen, pravne službenice, koja će djelovati kao osoba za kontakt za organizacijske aspekte našeg sastanka. Njezini podaci za kontakt su: [e-pošta], tel: + 33 3 88 17 24 29. Iz neformalnih kontakata između naših ureda također razumijem da će gđa Minna Heikkilä iz vaše agencije služiti kao osoba za kontakt u ECHA-i koja će se povezati s gđom Salonen za sve potrebne pripreme.

Napominjemo da se nakon našeg sastanka želim sastati i s Odborom osoblja ECHA-e. To je uslijedilo nakon zahtjeva Skupštine odbora osoblja Agencije (AASC) da se sustavno sastajem s odborima osoblja agencija EU-a koje posjećujem u kontekstu istraga na vlastitu inicijativu.

Želio bih Vam još jednom zahvaliti što ste pristali organizirati ovaj posjet i radujem se sastanku (u vašoj odsutnosti) s Vašim zamjenikom direktora i kolegama te suradnji sa svima vama u onome za što sam siguran da će biti plodonosna razmjena mišljenja o raznim pitanjima sadržanima u prijedlogu dnevnog reda našeg sastanka. Nadalje, zahvaljujem upravi ECHA-e na organizaciji praktičnih aspekata mojeg sastanka s Odborom osoblja Agencije.

Tvoje iskreno,

P. Nikiforos Diamandouros

Privitak: 1

PRILOG: Postupovni aspekti i prijedlog dnevnog reda posjeta

Kad je riječ o postupovnim aspektima

Posjeti Europskog ombudsmana službeno se provode na temelju njegove nadležnosti za provođenje istraga na vlastitu inicijativu. Korespondencija povezana s ovim posjetom stoga će imati registracijski referentni broj za takve istrage na vlastitu inicijativu (OI/12/2012/EIS). Ombudsmanica bi bila zahvalna kad bi ECHA mogla navesti taj referentni broj u svojoj korespondenciji o posjetu.

Istraga na vlastitu inicijativu podrazumijeva, među ostalim, da se primjenjuju uobičajena postupovna jamstva u vezi s takvim istragama. To uključuje pravo agencije da od Europskog ombudsmana zatraži povjerljivo postupanje s informacijama i dokumentima – vidjeti članke 5.1., 5.2. i 14.2. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Osim što obavješćuje agenciju koju će posjetiti o pitanjima koja namjerava istaknuti, Europski ombudsman može od nje zatražiti i da unaprijed dostavi određene relevantne informacije i/ili dokumente.

Nakon svakog posjeta Europski ombudsman pisanim će putem obavijestiti agenciju o svojim nalazima. Ako iznese konkretne prijedloge, obično će od agencije zatražiti da ga obavijesti o svim daljnjim mjerama koje namjerava poduzeti. Ovisno o odgovoru agencije, Europski ombudsman razmotrit će zatvaranje istrage ili poduzimanje daljnjih koraka, primjerice izdavanjem službenih preporuka.

Napominjemo da će pripremno pismo za ovaj posjet i ovaj prilog biti objavljeni na internetskim stranicama Europskog ombudsmana. Ako Europski ombudsman odluči dati prijedloge Agenciji nakon posjeta, na toj će se stranici objaviti i komunikacija s takvim prijedlozima, kao i odgovor Agencije, sva daljnja korespondencija i konačni pisani zaključci Europskog ombudsmana. Te će se razmjene pojaviti na sljedećoj stranici internetskih stranica Europskog ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

O pitanjima na dnevnom redu

 Što se tiče sadržaja posjeta od 5. listopada 2012., Europski ombudsman želi raspravljati o sljedećim temama:

• načela javnih usluga;
• početni kontakti ECHA-e s javnošću;
• Transparentnost, dijalog i odgovornost ;
• zapošljavanje;
• Ponude i ugovori;
• Sukobi interesa; i
• Zviždanje.

Posebna pitanja koja Ombudsman želi razmotriti u okviru svake teme su sljedeća:

1.Načela javne službe

Dana 10. srpnja 2012. obavijestio sam ECHA-u o objavi pet načela javne službe kojima bi se trebalo voditi ponašanje javnih službenika Unije. Zanima me je li Agencija poduzela ili namjerava poduzeti korake kako bi osigurala (a) da su svi članovi njezina osoblja obaviješteni o načelima i (b) da načela budu dostupna na njezinim internetskim stranicama kako bi javnost bila obaviještena o tome da se Agencija na njih pretplatila.

2. Početni kontakti s javnošću

Jedna je od temeljnih zadaća Ombudsmana osigurati da administracija EU-a bude otvorena, uslužna i učinkovita u postupanju s kontaktima s građanima. Relevantna osnovna načela utvrđena su u Europskom kodeksu dobrog administrativnog postupanja (ECGAB). To je pitanje i dalje važno u našem svakodnevnom radu, što upućuje na to da se uprava EU-a i dalje suočava s određenim izazovima u tom području. Prema potrebi, Europski ombudsman pokušava pronaći brzo rješenje za pritužbe koje se odnose na pritužbe u vezi s početnim kontaktima građana s upravom. Obično to uključuje kontaktiranje relevantne osobe putem telefona od strane mojih službi.

Razumijem da su se sve agencije EU-a složile da će usvojiti Europski kodeks dobrog administrativnog postupanja na sastanku čelnika agencija održanom u Lisabonu u listopadu 2008. Na internetskim stranicama ECHA-e pronašao sam poveznicu na vlastiti Kodeks dobrog administrativnog postupanja [1] (dalje u tekstu: „Kodeks ECHA-e”). Na prvi se pogled čini da ECHA-in Kodeks uglavnom odražava načela sadržana u Europskom kodeksu dobrog administrativnog postupanja (ECGAB). Međutim, primjerice, u Kodeksu ECHA-e nedostaje upućivanje na Ombudsmana u pogledu odredbe koja odgovara članku 19. ECGAB-a (navođenje mogućnosti žalbe). U tom bih pogledu bio zahvalan kad bi ECHA mogla pojasniti na koji način vidi odnos između tih dvaju kodova i namjerava li objaviti i ECGAB na svojoj internetskoj stranici. Također bih bio zahvalan što sam saznao više o tome kako ECHA nastoji osigurati da osoblje ECHA-e poštuje načela utvrđena u Kodeksu. Upućivanja na to pitanje nisam mogao pronaći na ECHA-inim internetskim stranicama te bih stoga bio zahvalan na prezentaciji o toj temi.

3. Transparentnost, dijalog i odgovornost

Europski ombudsman također daje prednost promicanju transparentnosti i povećanju odgovornosti u upravi EU-a. Taj se zahtjev, među ostalim, odražava u zakonodavstvu EU-a o javnom pristupu dokumentima, u kojem se Europski ombudsman izričito spominje kao tijelo za preispitivanje. To se odražava i u opsežnim istražnim ovlastima Ombudsmana, koje nam omogućuju da temeljito razjasnimo činjenice i pitanja postavljena u našim istragama.

Stoga bih bio zahvalan znati više o sljedećim pitanjima:

a) Napominjem da ECHA-ina internetska stranica sadržava odjeljak o pristupu dokumentima u posjedu agencije. Međutim, bio bih zahvalan znati kako ECHA u praksi postupa sa zahtjevima za javni pristup dokumentima. Koja su njezina pravila, smjernice i/ili praktična rješenja za rješavanje takvih zahtjeva? Navedite primjere, kao što je glavna korespondencija u postupanju Agencije s posljednja tri zahtjeva za javni pristup dokumentima obrađenima u skladu s relevantnim pravilima ECHA-e i/ili Uredbom 1049/2001. (Sadržaj ECHA-inih odluka u tim primjerima neće se razmatrati jer to nije svrha ovog posjeta.)

izrađuje li ECHA godišnje izvješće (unutarnje ili vanjsko) o postupanju s javnim pristupom dokumentima?

upravlja li ECHA ili namjerava upravljati javnim registrom u smislu članka 11. Uredbe 1049/2001?

d) ECHA obrađuje veliku količinu informacija i podataka. Njegova internetska stranica prilagođena je korisnicima i sadržava veliku količinu podataka, publikacija i informacija povezanih s glavnim aktivnostima ECHA-e. Uredba 1049/2001 strogo se primjenjuje samo na „dokumente”. Kako ECHA postupa sa zahtjevima za informacije? Navedite nam informacije o povratnim informacijama koje ECHA-ine službe dobivaju od korisnika i dionika u vezi s pristupom informacijama.

4. Odabir i zapošljavanje

Kad je riječ o sadržaju odluka o odabiru i zapošljavanju, Ombudsman primjenjuje pristup sličan onom sudova EU-a. To znači, među ostalim, da priznaje vrlo široke diskrecijske ovlasti uprave pri odabiru njezina osoblja.

Kad je riječ o postupovnim aspektima odabira i zapošljavanja, Ombudsman je vrlo aktivno radio na povećanju transparentnosti zapošljavanja u EU-u. To je, primjerice, dovelo do veće transparentnosti u pogledu imena članova povjerenstava za odabir i detaljnijih evaluacijskih listova koji kandidatima omogućuju bolji uvid u način na koji su ocijenjeni.

ECHA je na svojim internetskim stranicama, u odjeljku "Poslovi", objavila informacije o svojoj politici zapošljavanja i postupcima zapošljavanja privremenog i ugovornog osoblja (ECHA trenutačno nema stalne dužnosnike). Bio bih Vam zahvalan na dodatnom pojašnjenju sljedećih pitanja:

a) Kako ECHA osigurava učinkovitu komunikaciju s kandidatima o postupcima odabira u vezi sa statusom njihovih prijava i/ili ishodom postupka odabira?

b) Jesu li kandidatima poznata imena članova povjerenstva za odabir?  U kojoj mjeri ECHA kandidatima omogućuje pristup procjenama njihovih prijava?

c) U kojoj mjeri ECHA traži brža i manje formalna sredstva za rješavanje sporova o odlukama o odabiru i zapošljavanju od onih predviđenih člankom 90. Pravilnika o osoblju?

d) Obavješćuje li ECHA sustavno kandidate u svojoj korespondenciji da se mogu žaliti Ombudsmanu, kako je predviđeno člankom 19. prethodno navedenog Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja i ECHA-inog Kodeksa dobrog administrativnog ponašanja?

5. Ponude i ugovori

Na razini preispitivanja sporove povezane s odlukama o natječajima i ugovornim odnosima najčešće rješavaju sudovi. Međutim, znatan udio slučajeva Ombudsmana tijekom godina odnosio se i na ta područja. Kad je riječ o natječajima, Ombudsman se nadahnjuje pristupom Suda, kojim se priznaju široke diskrecijske ovlasti uprave u procjeni materijalnih aspekata prijedloga natječaja, pri čemu se pažljivo provjerava je li dao valjane i odgovarajuće razloge za svoje odluke te je li na odgovarajući način poštovao primjenjive postupke i prava na informiranje. Kad je riječ o ugovornim sporovima, Ombudsman kao takav ne procjenjuje je li došlo do kršenja ugovora. Međutim, temeljito ispituje je li uprava iznijela dobre razloge za svoje stajalište te razmatra i pravednost upravnih radnji ili propusta.

Napominjem da web-mjesto ECHA-e sadržava odjeljak „Nabava”. U tom smislu, moja pitanja su:

a) Kako ECHA rješava sporove u vezi s tim područjima?

b) Jesu li ponuditelji i ugovaratelji obaviješteni da se mogu žaliti Ombudsmanu?

6. Sukobi interesa

Izbjegavanje sukoba interesa važan je aspekt drugog načela javne usluge: integritet. Sukobi interesa nastaju kada se može smatrati da osobe koje rade za javnu upravu imaju neprimjeren osobni interes u pitanju s kojim se bave. Takve sukobe treba rješavati na odgovarajući način kako bi se osiguralo objektivno donošenje odluka i povećalo povjerenje javnosti u upravu. Nedavni događaji i slučajevi pokazuju da uprava EU-a očito nema potpuno povjerenje javnosti u vezi s tim pitanjem.

Napominjem da je ECHA na svojim internetskim stranicama u odjeljku „Postupci i politike” objavila svoju politiku upravljanja mogućim sukobima interesa [2], kao i godišnje izjave o financijskim interesima direktora, rukovoditelja i drugih članova osoblja na višoj razini ECHA-e.

S obzirom na ta razmatranja, zanima me koje se daljnje konkretne mjere ECHA primjenjuje kako bi se izbjegli sukobi interesa u odnosu na sljedeća područja:

a) Zapošljavanje osoblja, uključujući više osoblje

b) sadašnji i bivši članovi osoblja, posebno u pogledu vanjskih aktivnosti tijekom i nakon njihove službe u ECHA-i (vidjeti, na primjer, članke 11., 11.a, 12.b i 16. Pravilnika o osoblju).

7. Zviždanje

Članci 22.a i 22.b Pravilnika o osoblju obično se nazivaju "odredbama o zviždačima". Te odredbe imaju dvostruku strukturu koja se sastoji od (a) obveze prijavljivanja ozbiljnih prijestupa vlastitoj instituciji zviždača ili, pod određenim uvjetima, OLAF-u i (b) prava prijavljivanja predmeta i dužnosnicima određenih drugih institucija EU-a, pod uvjetom da su ispunjeni posebni zahtjevi [3]. Člancima 22.a i 22.b definiraju se okolnosti u kojima su zviždači zaštićeni od osvete institucije za koju rade. U skladu s člankom 22.a dotična institucija ne smije djelovati na štetu dužnosnika koji je otkrio informacije ako je postupao razumno i pošteno. Člankom 22.b ta se zaštita proširuje na dužnosnika koji dalje otkriva informacije jednom ili više od pet u njemu navedenih dužnosnika, odnosno predsjednicima Europskog parlamenta, Komisije, Vijeća, Revizorskog suda ili Europskog ombudsmana.

Bio bih zahvalan kad bi ECHA mogla pružiti informacije o svim mehanizmima koje je uspostavila za interno zviždanje i o svim iskustvima sa zviždačima.