Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana ^[1]

Predmet se odnosio na dva zahtjeva za pristup koja je podnositelj pritužbe podnio u veljači i ožujku 2017. Jedan se odnosio na dokumente o sigurnosnim istragama koje je Komisija provela u vezi s mogućim povredama sigurnosti („propuštanja”), a drugi na zapisnike s tjednih sastanaka šefova kabineta i glavnih direktora u vezi s pitanjem curenja informacija.

Nakon što je njezin istražni tim pregledao relevantne dokumente, Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija protumačila oba zahtjeva na pretjerano restriktivan način. Iz toga proizlazi da podnositelj pritužbe nije dobio pristup dokumentima ili dijelovima dokumenata koji su, prema njegovu mišljenju, bili obuhvaćeni njegovim zahtjevima. Stoga preporučuje da Komisija bez daljnje odgode preispita svoju odluku. 

Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe, istraživač na njemačkom sveučilištu, provodio je istraživanje o tome kako Europska komisija postupa s „propuštanjima”, odnosno neovlaštenim otkrivanjem dokumenata od strane vlastitog osoblja. Od Komisije je zatražio pristup relevantnim dokumentima od 2006. do 2016. Podnio je dva povezana zahtjeva.

Prvi zahtjev

2. U svojem prvom zahtjevu, registriranom 23. veljače 2017., uputio je na Odluku Komisije o sigurnosti u Komisiji [2], čiji članak 13. „predviđa moguće sigurnosne istrage u slučaju mogućeg curenja, pogrešnog postupanja ili ugrožavanja osjetljivih neklasificiranih podataka”, koja se u skladu sa stavkom 8. tog članka „mora dokumentirati”.  Podnositelj pritužbe zatražio je sve dokumente u kojima se izvješćuje o takvim ili sličnim istragama za razdoblje od 2006. do 2015. Umjesto toga, zatražio je od Komisije da mu dostavi relevantne statističke podatke o pregledu, kao što su broj istraga i broj uspješnih istraga. Komisija je isti dan evidentirala taj zahtjev i dala mu referentni broj GESTDEM 2017/1107. Komisija je 16. ožujka 2017. odbila pristup. Navela je da se to temelji na članku 9. Uredbe o pristupu dokumentima (koji se odnosi na osjetljive dokumente) i zaštiti svrhe sigurnosnih inspekcija, istraga i revizija (odnosno na izuzeću iz članka 4. stavka 2. Uredbe).

3. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da preispita tu odluku. Naveo je da „s obzirom na potencijalno veliku osjetljivost nekih zatraženih dokumenata i s obzirom na moguće administrativno opterećenje pri provjeri velike količine dokumenata u okviru mojeg zahtjeva…I sa zadovoljstvom ograničava moj zahtjev u skladu s Uredbom 1049/2001…na primjer navođenjem vremenskog okvira zahtjeva ili ograničavanjem zahtjeva na posljednji dio zahtjeva (dokumenti koji sadržavaju statističke podatke o pregledu, uključujući broj upita, broj (ne)uspješnih istraga) ako ti dokumenti postoje.”

4. Komisija je prvo obećala odgovor do 7. travnja 2017., ali je rok produljila do 4. svibnja 2017. Podnositelj pritužbe poslao je podsjetnik i dopis o zadržavanju. Komisija je 8. svibnja 2017. poslala poruku elektroničke pošte u kojoj je navela da je dovršila ocjenu, ali da je službeno odobrenje još u tijeku. Nadala se da će moći poslati odgovor do kraja svibnja. Podnositelj pritužbe poslao je još jedan podsjetnik. Komisija je 25. srpnja 2017. poslala još jedan dopis u kojem se ispričala zbog kašnjenja i obećala odgovor do sredine rujna. Podnositelj pritužbe zatim je poslao konačni podsjetnik u kojem je naveo da je pod vremenskim pritiskom da podnese svoj „konačni rezultat istraživanja” i pitao postoji li mogućnost da će u narednim danima primiti konačne odgovore na jedan ili oba zahtjeva.

5. Podnositelj pritužbe obratio se 22. rujna 2017. Ombudsmanu jer nije primio odgovor Komisije.

Drugi zahtjev

6. Drugi zahtjev podnositelja pritužbe, koji je evidentiran 3. ožujka 2017., bio je zahtjev za „svi zapisnici s tjednih sastanaka šefova kabineta i tjednih sastanaka glavnih direktora za razdoblje 2006. – 2015. tijekom kojih se raspravljalo o curenju informacija/dokumenata (ili slično, u vezi s neovlaštenim otkrivanjem) Komisije ili mjerama protiv curenja”. Dodao je da „traži pristup samo onim dijelovima dokumenata koji obuhvaćaju te slučajeve i/ili njihov kontekst”. Komisija je to zabilježila kao dva zahtjeva, jedan za tjedne sastanke voditelja kabineta (GESTDEM 2017/1381) i jedan za tjedne sastanke glavnih direktora (GESTDEM 2017/1493). Zahtjev podnositelja pritužbe evidentiran je 3. ožujka 2017.

7. Komisija je 30. ožujka 2017. odobrila širok djelomičan pristup tjednim sastancima glavnih direktora (GESTDEM 2017/1493).

8. Kad je riječ o GESTDEM-u 2017/1381 (sastanci voditelja kabineta), Komisija je produljila rok do 19. travnja 2017. Dana 14. travnja 2017. poslala je trajni odgovor bez navođenja datuma na koji bi podnositelj pritužbe mogao očekivati odgovor. Podnositelj pritužbe poslao je dva podsjetnika. Komisija je 29. svibnja 2017. poslala e-poruku u kojoj se ispričala zbog činjenice da je „istraživanju trebalo više vremena nego što smo mislili” i navela da je odgovor sada „potvrđen i potpisan” te da bi podnositelj pritužbe trebao stići „vrlo brzo”.

9. Komisija je svoj odgovor na početni zahtjev poslala 31. svibnja 2017.

10. U njemu je naveden popis od 72 dokumenta koji „sadržavaju dijelove obuhvaćene područjem primjene vaših zahtjeva”. Odbio je zahtjev za pristup tim dokumentima tvrdeći da su se oni odnosili na interna razmatranja o osjetljivom pitanju curenja Komisijinih dokumenata i internim mjerama za izbjegavanje takvog curenja. Podnositelj pritužbe nije tvrdio da postoji prevladavajući javni interes za objavu niti ga je Komisija utvrdila. Komisija se također oslonila na zaštitu javne sigurnosti, napominjući da se ona ne može zanemariti prevladavajućim javnim interesom.

11. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da preispita tu odluku.

12. Komisija je obećala odgovor do 4. srpnja 2017., ali je taj rok produljila do 26. srpnja 2017. Komisija je 25. srpnja 2017. poslala dopis o zadržavanju, ali nije odredila novi datum.

13. Podnositelj pritužbe poslao je podsjetnik 13. rujna 2017. Žalio se Ombudsmanu 22. rujna 2017. jer nije primio odgovor.

Istraga

14. Ombudsmanica je pokrenula istragu o pritužbi i utvrdila sljedeće navode podnositelja pritužbe:

1) Komisija nije poštovala rokove za obradu svih triju registriranih zahtjeva za pristup i u početnoj fazi i u fazi preispitivanja.

2) Komisijine početne odluke o odbijanju pristupa bile su pogrešne.

15. Podnositelj pritužbe izjavio je da bi Komisija trebala odobriti najširi mogući pristup zatraženim dokumentima pod referentnim brojevima GESTDEM 2017/1107 i GESTDEM 2017/1381 te to učiniti što je prije moguće.

16. Istražni tim Ombudsmana proveo je inspekciju relevantnih dokumenata i zatražio od Komisije određena pojašnjenja. Ombudsmanica je od Komisije zatražila da u roku od petnaest radnih dana, osim stajališta izraženog u njezinim odgovorima podnositelju pritužbe, iznese i dodatna stajališta. Komisija je odgovorila na zahtjeve podnositelja pritužbe za preispitivanje i proslijedila ih Ombudsmanu.

Neodobravanje najpotpunijeg mogućeg pristupa

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

GESTDEM 2017/1107 – pristup sigurnosnim upitima

17. U svojem odgovoru na zahtjev za reviziju koji je podnio podnositelj pritužbe Komisija je navela da je, „uzimajući u obzir prijedlog [podnositelja pritužbe] o sužavanju vremenskog područja primjene [njegova] zahtjeva (stupanja na snagu Odluke Komisije 443/2015 o sigurnosti u Komisiji od 13. ožujka 2015.)”, utvrdila šest sigurnosnih istraga „u razdoblju od ožujka 2015. do evidentiranja vašeg ponovnog zahtjeva”. Sljedeće vrste dokumenata obuhvaćene su „suženim područjem primjene” zahtjeva:

prima na znanje da su predmetne glavne uprave izvijestile o curenju osjetljivih informacija i zatražile potporu za procjenu navoda protiv članova osoblja Europske komisije;

2) interna korespondencija između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i Ureda Komisije za istrage i disciplinske postupke (IDOC),

3) interne bilješke Glavne uprave za ljudske resurse, Uprave za sigurnost predmetnim glavnim upravama o trenutačnom stanju istraga, o tehničkoj analizi, analizi dokaza, istrazi koju je ovlastio glavni direktor za ljudske resurse;

4) obavještajni dokumenti otvorenog koda („zajednički dokumenti”);

5) Napomene o istražnoj strategiji i sredstvima;

6) izjave svjedoka; i

7) Završna izvješća o istrazi i bilješke o prijenosu.”

18. Komisija im je odbila pristup na temelju članka 4. stavka 1. točke (a), prve alineje (zaštita javnog interesa u pogledu javne sigurnosti), članka 4. stavka 2., treće alineje (zaštita svrhe inspekcija, istraga i revizija), članka 4. stavka 3. (zaštita postupka odlučivanja) i članka 4. stavka 1. točke (b) (zaštita privatnosti i integriteta pojedinca) Uredbe o pristupu dokumentima.

19. Komisija je tvrdila da pojam javne sigurnosti uključuje „sigurnost osoba, imovine i informacija u Komisiji”. U njezinim sigurnosnim pravilima navodi se da je cilj sigurnosti „omogućiti Komisiji da djeluje u sigurnom i zaštićenom okruženju uspostavom usklađenog, integriranog pristupa u pogledu njezine sigurnosti, osiguravanjem odgovarajućih razina zaštite osoba, imovine i informacija razmjernih utvrđenim rizicima te osiguravanjem učinkovitog i pravodobnog pružanja sigurnosti”.

20. Traženi dokumenti odnose se na sigurnosne istrage povezane s neovlaštenim otkrivanjem osjetljivih, ali neklasificiranih podataka. Komisija je izjavila da je dužna zaštititi osjetljive informacije koje se „otpuštaju samo onim pojedincima, ovlaštenom osoblju Komisije, koji imaju „nužnost poznavanja”. To osoblje neovisno provodi svoje sigurnosne istrage i prikuplja informacije iz svih relevantnih izvora, uključujući svjedoke i počinitelje, kao i iz drugih institucija i država članica. Otkrivanjem dokumenata koji sadržavaju osjetljive informacije o sigurnosti u Komisiji „ozbiljno bi se ugrozila djelotvornost Komisije u obavljanju njezinih zadaća povezanih sa sigurnošću jer bi se otkrile protuobavještajne mjere Komisije kojima se štiti sigurnost njezinih informacija”.

21. Kad je riječ o zaštiti svrhe istraga, Komisija je navela da dokumenti „sadržavaju obavještajne podatke o predmetima/istragama, utvrđuju rizike za sigurnost te pružaju pregled sigurnosne istrage, detaljno opisuju njezine konkretne istražne korake ... posebne (osobne) podatke ... posebne metode, alate i formate ... primijenjene istražne tehnike, analizirane podatke, prikupljene dokaze ..., nalaze istrage, kao i poduzete i predložene sigurnosne mjere... [i] izjave svjedoka”. Dodao je da je svrha sigurnosnih istraga Komisije utvrditi treba li i koje sigurnosne mjere poduzeti kako bi se zajamčila sigurnost u Komisiji te kako bi se utvrdili, spriječili i ublažili rizici za navedenu sigurnost.

22. Komisija je navela da se sigurnosnim pravilima „ne predviđa pristup dokumentima” u spisu sigurnosne istrage, ni za osobe na koje se odnosi sigurnosna istraga ni za sve zainteresirane treće strane. To je zato što postoji „ozbiljan rizik da bi integritet provođenja sigurnosnih istraga bio ugrožen, a provedba (daljnjih) sigurnosnih mjera ugrožena ako bi dokumenti takvih istraga bili otkriveni javnosti”. Takvim bi se otkrivanjem, kao prvo, pružio „isključiv uvid u unutarnje funkcioniranje sigurnosne istrage i znanje i iskustvo upotrijebljeno tijekom tog postupka” te bi se osobama koje su predmet istrage omogućilo da „predvide način na koji će se provoditi slične sigurnosne istrage i [da] spriječe ili suzbiju navedene istrage”. Nadalje, „mogućnost otkrivanja” odvratila bi osobe koje provode istrage od „neovisnog izražavanja mišljenja”. Time bi se „ozbiljno ugrozila djelotvornost Komisije u obavljanju njezinih zadaća povezanih sa sigurnošću”. Kao drugo, Komisija je morala zaštititi povjerljivost izjava svjedoka i drugih informacija, također kako bi zaštitila pretpostavku nedužnosti.

23. Kad je riječ o zaštiti postupka donošenja odluka, Komisija je navela da svi dokumenti osim „obavještajnih dokumenata iz otvorenih izvora” i izjava svjedoka (članci 4. i 6.) sadržavaju preliminarne procjene i „odražavaju unutarnji postupak provođenja sigurnosnih istraga”. One „su dio preliminarnih rasprava tijekom postupka donošenja odluka”. Njihovo bi otkrivanje otkrilo metodologiju i strategiju Komisije te bi stoga ozbiljno ugrozilo postupak donošenja odluka u pogledu budućih postupovnih koraka koje će Komisija možda morati poduzeti.

24. Kad je riječ o zaštiti privatnosti, Komisija je tvrdila da su se svi dokumenti odnosili na pojedince čiji je identitet utvrđen ili se može utvrditi. Sadržavali su „imena, podatke za kontakt, profesionalnu i osobnu pozadinu, osobna mišljenja, kao i informacije o (elektroničkom) telekomunikacijskom ponašanju neviših članova osoblja Komisije i drugih pojedinaca.” Otkrivanje dokaza koje su dostavili svjedoci učinilo bi te svjedoke prepoznatljivima javnosti, uključujući osobe koje su predmet istrage. Komisija je uputila na sudsku praksu Europskog suda kako bi navela da je na podnositelju zahtjeva da dokaže potrebu za prijenosom osobnih podataka. Podnositelj pritužbe uputio je na svoje „istraživanje financirano javnim sredstvima”, ali time nije „utvrđena javna potreba za pristupom osobnim podacima”; njegov „navodni interes bio bi privatne, a ne javne prirode” i „nije bio dovoljan za utvrđivanje potrebe da se predmetni podaci stave na raspolaganje javnosti”.

25. Podnositelj pritužbe podnio je i alternativni zahtjev, odnosno zahtjev za „dokumente koji sadržavaju pregledne statističke podatke” o takvim upitima. Taj je zahtjev ponovio u svojem ponovnom zahtjevu. Međutim, Komisija je priopćila da nije pronašla takve dokumente. Budući da se Uredba o pristupu dokumentima primjenjivala samo na postojeće dokumente, nije mogla obraditi taj dio njegova zahtjeva. Međutim, uputila je podnositelja pritužbe na izvješće o ljudskim resursima za 2015. i godišnje izvješće o radu IDOC-a za 2016.

26. Nije mogla odobriti „svrhovit djelomičan pristup” bez ugrožavanja prethodno opisanih interesa. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je „pristup zatraženim dokumentima jedini način na koji to istraživanje od javnog interesa može biti razumno uspješno bez potrebe za poticanjem dužnosnika Komisije da tijekom intervjua otkriju informacije koje inače nisu javne”. Komisija je smatrala da je to „pojedinačni interes” koji se stoga ne može uzeti u obzir pri procjeni postojanja prevladavajućeg javnog interesa.

27. Glavni prigovor podnositelja pritužbe na odgovor Komisije bio je da je upotrijebio „ponudu koju sam iznio u svojem ponovnom zahtjevu kako bi ograničio svoj zahtjev” na način „koji učinkovito ponovno tumači moj zahtjev te je definirao razdoblje za koje pružaju povratne informacije bez savjetovanja sa mnom”. Napominje da je tu ponudu iznio „u duhu kompromisa”, ali se pita je li je Komisija protumačila na način na koji je to učinila kako bi ograničila pristup. Ističe da se njegov zahtjev izvorno odnosio na dokumente od 2006. do 2015. Umjesto toga, Komisija je ocijenila dokumente od 2015. do 2017. Podnositelj pritužbe napominje da se neke iznimke na koje se Komisija oslonila kako bi uskratila pristup, kao što su sigurnosni interes ili zaštita donošenja odluka, možda ne primjenjuju na dokumente koji su sada stariji od deset godina.

28. Podnositelj pritužbe također se protivi Komisijinu odbijanju tog „većeg argumenta za javni pristup” i upućivanju na njegov „pojedinačni” interes za dokumente. Istaknuo je da je svoje argumente morao iznijeti apstraktno i hipotetski jer Komisija u svojem odgovoru na prvotni zahtjev nije utvrdila dokumente.

GESTDEM 2017/1381 – pristup zapisnicima sa sastanaka voditelja kabineta

29. U svojem odgovoru na zahtjev podnositelja pritužbe za reviziju Komisija je navela da je Glavno tajništvo „preispitalo sadržaj 72 dokumenta utvrđena u početnoj fazi i utvrdilo da neki od tih dokumenata ne sadržavaju informacije o curenju ili neovlaštenom otkrivanju.” Stoga oni, kako je navela Komisija, nisu obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva.

30. Preostalih 27 dokumenata nije se odnosilo isključivo na curenja, već su se bavili i različitim i nepovezanim temama. U tom su slučaju dijelovi dokumenata koji nisu obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva uklonjeni iz dokumenata koji su dostavljeni podnositelju pritužbe.

31. Podnositelj pritužbe izjavio je da je spreman vjerovati da su provjere Odjela za transparentnost točne. Napomenuo je da je manji broj dokumenata bliži broju dokumenata koje je primio za svoj paralelni zahtjev za pristup zapisnicima tjednih sastanaka glavnih direktora. Međutim, nije mogao „zaobići način na koji bi se 45 dokumenata moglo pogrešno identificirati ako bi se provela pravilna provjera dokumenata, osim ako je [njegov] zahtjev sustavno bio pogrešno shvaćen ” u početnoj fazi.

32. Kad je riječ o sadržaju, podnositelj pritužbe naveo je da ima dojam da su dokumenti koje je izradila trenutačna Komisija (iz 2014. i kasnije) znatno redigirani od onih starijih te da pružaju manje konteksta za curenje od starijih dokumenata. Osim u jednom slučaju, bilo je nemoguće zaključiti, na temelju djelomičnog pristupa koji je dobio, s kojim su raspravama o politikama dotična curenja bila povezana ili je li to bio dio općih rasprava o curenju i mjerama protiv curenja. Tvrdio je da bi Komisija trebala odobriti pristup još jednom tom kontekstu, primjerice navođenjem naslova dnevnog reda ili cijelog stavka, kako bi se omogućilo razumijevanje predmetnog područja politike. Napomenuo je da je to učinjeno u starijim dokumentima. Podnositelj pritužbe napomenuo je da Komisija nije izričito objasnila zašto je redigirala taj kontekst. Smatrao je to iznenađujućim jer je izričito zatražio pristup kontekstu curenja. Stoga bi „očekivao barem malo veći pristup kako bi se osigurao potreban kontekst u kojem se raspravljalo o tim curenjima.”

33. Istražni tim Ombudsmana zatražio je od Komisije neredigirane verzije dvaju dokumenata koje su poslali podnositelju pritužbe u redigiranom obliku i dvaju dokumenata utvrđenih u početnoj fazi, ali koji su se zatim smatrali nevažećima. Također je zatražio od Odjela za transparentnost da objasni postupak kojim su smanjili broj dokumenata sa 72 na 27. Odjel za transparentnost odgovorio je da je pročitao sva 72 dokumenta.

Procjena Europskog ombudsmana koja je dovela do preporuke

GESTDEM 2017/1107 – sigurnosne istrage

34. Podnositelj pritužbe zatražio je pristup „svim dokumentima u kojima se navode te ili slične vrste istraga za razdoblje 2006. – 2015.”; riječ „ovo” u toj rečenici može se shvatiti kao „sigurnosne istrage” kako su definirane u odluci Komisije iz 2015., na koje se podnositelj pritužbe pozvao u istom stavku. U svojem zahtjevu za preispitivanje naveo je da je spreman ograničiti svoj zahtjev, „na primjer navođenjem vremenskog okvira zahtjeva”. Komisija je na to odgovorila „uzimajući u obzir Vaš prijedlog za sužavanje vremenskog područja primjene Vašeg zahtjeva (stupanja na snagu Odluke Komisije 443/2015 o sigurnosti u Komisiji od 13. ožujka 2015.)”

35. To je očito pretjeran odgovor na riječi podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe naveo je vremenski okvir – drugim riječima, ponudio je podnošenje prijedloga (ili razmatranje prijedloga Komisije). Odluka Komisije da njegovu ponudu tumači kao „prijedlog za sužavanje vremenskog područja primjene” njegova zahtjeva i jednostrano sužavanje njegova područja primjene bila je nerazumna i pogrešna. Bez savjetovanja s podnositeljem pritužbe odlučio je ograničiti svoju ocjenu na dokumente sastavljene nakon stupanja na snagu Odluke Komisije iz 2015. Podnositelj pritužbe jasno je izjavio da je zainteresiran za dokumente koji se odnose na istrage za razdoblje 2006. – 2015.

36. Člankom 6. stavkom 3. Uredbe o pristupu dokumentima institucijama se daje mogućnost „neformalnog savjetovanja s podnositeljem zahtjeva radi pronalaženja rješenja” ako se zahtjev odnosi na vrlo velik broj dokumenata. U sudskoj praksi pojašnjeno je da, ako podnositelj zahtjeva odbije razumne pokušaje pronalaženja takvog rješenja, institucije ga mogu provesti jednostrano. Međutim, u ovom slučaju nema dokaza da se Komisija „sklopila” s tužiteljem. Umjesto toga, Komisija je samo odlučila prihvatiti njegov prijedlog da se kao poziv na znatno smanjenje opsega zahtjeva odredi kraći vremenski okvir. 

37. Osim toga, u tom kontekstu nije bilo razloga vjerovati da je uzimanje u obzir dokumenata za razdoblje od 2015. do 2017. bilo u skladu sa zahtjevom za dostavu dokumenata za razdoblje od 2006. do 2015. Točno je da se podnositelj pritužbe pozvao na Odluku Komisije iz 2015., ali je jasno zatražio dokumente o sigurnosnim istragama provedenima na temelju Odluke iz 2015. „ili slične vrste istraga” za razdoblje 2006. – 2015. Odluka Komisije da ograniči opseg svoje ocjene na istrage na temelju Odluke iz 2015., a time i nakon nje, te da prijeđe razdoblje koje je podnositelj pritužbe prvotno odredio do 2017. bila je očito pogrešna. To je jasan primjer nepravilnosti u postupanju.

38. Nadalje, kad je riječ o Komisijinu tumačenju pojma javne sigurnosti kako bi se uključila „sigurnost osoba, imovine i informacija u Komisiji”, ono je preširoko.  „Javna sigurnost” odnosi se na društvene prijetnje, kao što je terorizam, i nacionalnu sigurnost država članica, a ne na rizike za unutarnju sigurnost unutar institucije ili organizacije.

GESTDEM 2017/1381 – pristup zapisnicima sa sastanaka voditelja kabineta

39. Kad je Komisija prvi put razmotrila zahtjev podnositelja pritužbe, utvrdila je 72 relevantna dokumenta. Nakon što je podnio zahtjev za preispitivanje odluke, ispravio je tu brojku na 27. Podnositelj pritužbe izrazio je iznenađenje zbog toga.

40. Kada Glavno tajništvo Komisije obrađuje zahtjev za preispitivanje, ono provodi ono što naziva „novim preispitivanjem” početnog odgovora. To uključuje preispitivanje prvotno utvrđenih dokumenata, što može dovesti do povećanja ili smanjenja broja dokumenata koji se smatraju relevantnima. Ombudsmanica u načelu ne vidi problem s tim pristupom. U tom se slučaju čini da je Komisija temeljito i ispravno provela tu ponovnu procjenu. Odjel za transparentnost potvrdio je da je pročitao sva 72 prvotno utvrđena dokumenta kako bi utvrdio jesu li doista relevantni. Zaključak Komisije potkrijepljen je inspekcijom dvaju dokumenata koju je obavio istražni tim Europskog ombudsmana, a za koje je Odjel za transparentnost smatrao da nisu obuhvaćeni područjem primjene. U jednom od tih zapisnika svima nazočnima na sastanku šalje se podsjetnik da su obvezani obvezom povjerljivosti; drugi, podsjetnik da tema o kojoj se raspravlja zahtijeva „kolegijnost, odlučnost i disciplinu, među ostalim u pitanjima javne komunikacije”. Iako je stoga razumljivo da su se ti dokumenti smatrali relevantnima u prvom stupnju, opravdana je i odluka da ih se nakon preispitivanja smatra izvan područja primjene zahtjeva. Ombudsman stoga ne smatra da su potrebne daljnje istrage o tom aspektu.  

41. Istražni tim Ombudsmana pregledao je i dva dokumenta kojima je Komisija odobrila djelomičan pristup, odnosno dokumente SEC_2010_1920 i RCC_2015_2139.  

SEC_2010_1920 - zapisnik sa sastanka šefova kabineta od 31. svibnja 2010.

42. Podnositelju pritužbe omogućen je pristup sljedećim dvjema rečenicama na sredini stranice 6. koje su se odnosile na curenje informacija: Voditelj kabineta predsjednika:  [Izvan područja primjene] „Naglasio je i potrebu za očuvanjem povjerljivosti pripremnog rada u takvim slučajevima. Naglasio je da su se u tu svrhu opetovano izdavali podsjetnici te je izrazio žaljenje zbog toga što bi daljnje curenje informacija moglo naštetiti imidžu institucije, koja je već bila pod znatnim pritiskom zbog krize.”[3]]»

43. Izvađeni tekst, označen kao izvan područja primjene, pruža kontekst u kojem su te primjedbe iznesene. Osim toga, nakon dijela kojem je podnositelju pritužbe odobren pristup slijede primjedbe drugih intervenijenata koje se također jasno odnose na curenje informacija.

RCC_2015_2139 – zapisnik sa sastanka šefova kabineta održanog 21. rujna 2015.

44. Podnositelju pritužbe omogućen je pristup jednoj rečenici sa stranice 14.: „Voditelj kabineta predsjednika naglasio je važnost izbjegavanja curenja informacija ”. Ta je rečenica dio odlomka u kojem se navodi kontekst područja politike u vezi s kojim je ta izjava dana te se navode relevantnije pojedinosti.

45. Ombudsman stoga mora zaključiti da je Komisija bila pretjerano restriktivna kada je utvrdila da dijelovi koje je redigirala nisu obuhvaćeni zahtjevom za pristup podnositelja pritužbe, u kojem se izričito navodi kontekst rasprava o curenju informacija. Ovo je primjer nepravilnosti u postupanju.

46. Ombudsmanica smatra da je Komisija pogrešno ograničila opseg obaju zahtjeva koji su predmet istrage. To je predstavljalo nepravilnosti u postupanju. Stoga daje odgovarajuću preporuku u nastavku, u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana.

Zaključak

47. Ombudsmanica je u više navrata pozitivno komentirala povećanu transparentnost Junckerove Komisije. Stoga smatra da je razočaravajuće što je građanin koji se bavi legitimnim akademskim radom do sada trebao imati tako loše iskustvo u svojem zahtjevu za pristup dokumentima. Podnositelj pritužbe pokazao je ustrajnost, ali drugi građani mogli su razumljivo odustati kada su se suočili s takvim kašnjenjima i zadržali nepovoljno stajalište o otvorenosti i odgovornosti ključne institucije EU-a. Komisija uvijek mora uzeti u obzir reputacijske rizike rješavanja legitimnih zahtjeva na način koji nije u skladu s očekivanim visokim standardima.

Preporuka

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman Komisiji daje sljedeću preporuku:

Komisija bi bez daljnje odgode trebala ponovno procijeniti zahtjeve podnositelja pritužbe s ciljem odobravanja šireg pristupa, na temelju ispravnog tumačenja opsega zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup dokumentima, što bi trebalo smanjiti samo uz savjetovanje s podnositeljem pritužbe i s obzirom na primjedbe Ombudsmana o iznimci u pogledu javne sigurnosti.

Komisija i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o toj preporuci.  U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisija dostavlja detaljno mišljenje do 15. ožujka 2018. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja preporuke i opisa njezine provedbe.

 

 

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 15.12.2017.

 

[1] Odluka Europskog parlamenta od 9. ožujka 1994. o propisima i općim uvjetima kojima se uređuje obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana (94/262/EZUČ, EZ, Euratom), SL 1994., L 113, str. 15.

[2] Odluka Komisije 2015/443 od 13. ožujka 2015. o sigurnosti u Komisiji, SL 2015., L 72, str. 41.

[3] Prevedeno iz izvornog francuskog teksta u kojem se navodi sljedeće: „Le chef de cabinet de M. le PRESIDENT: [izvan područja primjene] „Il insiste par ailleurs sur la nécessité de préserver la confidentialité des travaux de préparation de ce type de dossiers. Il souligne que des rappels à cet égard sont intervenus à plusieurs reprises et déplore que de nouvelles fuites risquent de porter préjudice à l’image de l’institution, alors même qu’avec la crise celle-ci est soumise à d’importantes pressions. »