(Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana (1))

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe smatra da su relevantne činjenice sljedeće:

Podnositelj pritužbe bio je dužnosnik Europske komisije. Između 11. i 16. lipnja 2002. otišao je na službeno putovanje i putovao iz Beča u Kopenhagen. Financijski izvještaj koji odgovara njegovu nalogu za službeno putovanje nije bio u skladu s Vodičem o službenim putovanjima, a iznos povrata nije odgovarao onome što je potrošio.

Podnositelj pritužbe podnio je 14. ožujka 2003. žalbu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. Žalba nikada nije proslijeđena nadležnim službama. Podnositelj pritužbe Komisiji je 19. kolovoza 2003. ponovno podnio žalbu na temelju članka 90. stavka 2. Tu je žalbu 28. kolovoza 2003. registrirala Glavna uprava Komisije za osoblje i administraciju.

Između prosinca 2003. i veljače 2004. podnositelj pritužbe imao je nekoliko kontakata s osobom odgovornom za njegov spis kako bi ga dovršio. Tijekom tih rasprava podnositelj pritužbe obaviješten je da će dobiti obrazloženi odgovor na svoju žalbu.

U svibnju 2004. podnositelj pritužbe stupio je u kontakt s osobom zaduženom za njegov spis. Ponovno je obaviješten da će dobiti obrazloženi odgovor na svoju žalbu podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju.

Podnositelj pritužbe podnio je 15. srpnja 2004. pritužbu Europskom ombudsmanu. Naveo je da mu Komisija nije dala obrazloženi odgovor na njegovu žalbu podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. Nadalje je tvrdio da mu je ponašanje Komisije oduzelo pravo na podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu Europskih zajednica.

Podnositelj pritužbe zatražio je da mu se dostavi obrazloženi odgovor na njegovu žalbu podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Mišljenje Europske komisije o pritužbi bilo je sažeto kako slijedi:

Kako bi prisustvovao sastanku u Kopenhagenu u srijedu 12. i četvrtak 13. lipnja 2002., podnositelj pritužbe odlučio je upotrijebiti zrakoplovnu kartu s tarifom APEX u iznosu od 396,21 EUR, što je iznos koji je bio niži od standardne snižene cijene, ali koji je podrazumijevao provođenje vikenda na licu mjesta. Podnositelj pritužbe slijedio je postupak koji je bio na snazi za utvrđivanje njegova putnog naloga.

Nakon što je 18. siječnja 2003. primio financijski izvještaj koji odgovara njegovu nalogu za službeno putovanje, podnositelj pritužbe podnio je 14. ožujka 2003. žalbu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju preko svojeg neposredno nadređenog. Podnositelj pritužbe u toj je žalbi osporio odluku Komisije da mu ne isplati dnevnice za petak 14. lipnja, subotu 15. lipnja i nedjelju 16. lipnja 2002., u skladu s odredbama iz članka VIII.1. Vodiča o službenim putovanjima.

Četvrti mjesec kasnije, nakon što je primijetio da Odjel za žalbe Komisije, zadužen za rješavanje pritužbi podnesenih na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju, nikada nije zaprimio njegovu žalbu, podnositelj pritužbe podnio je drugu žalbu nadležnom odjelu u vezi s istim činjenicama kao što su one iznesene u njegovoj prvoj žalbi. Ta druga žalba upisana je pod brojem R/517/03 28. kolovoza 2003. Potvrda o primitku poslana je podnositelju pritužbe 1. listopada 2003.

U lipnju 2004. podnositelj pritužbe obratio se nadležnoj službi elektroničkom poštom, a zatim telefonom kako bi dobio informacije o napretku u rješavanju svoje žalbe. Podnositelj pritužbe obaviješten je da se, kako je već objašnjeno u potvrdi o primitku od 1. listopada 2003., izostanak odgovora tijela za imenovanje u roku od četiri mjeseca od datuma podnošenja žalbe smatrao implicitnom odlukom o odbijanju žalbe.

Žalosno je da prva žalba podnositelja pritužbe upućena njegovu neposrednom nadređenom nikada nije proslijeđena Odjelu za žalbe koji je bio odgovoran za žalbe podnesene na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. Nakon što je taj odjel obaviješten o toj činjenici, odlučio je razmotriti drugu žalbu podnositelja pritužbe, u njegovu interesu i kako bi se osiguralo pravedno postupanje sa žalbama, četiri mjeseca nakon isteka zakonskog roka. Stoga su poduzete odgovarajuće mjere kako bi se ispravila pogreška koja je posljedica neodgovarajućeg prijenosa prve žalbe podnositelja pritužbe među relevantnim službama Komisije.

Podnositelju pritužbe zatim je poslana potvrda o primitku u kojoj ga se obavješćuje i. da je tijelo za imenovanje imalo rok od četiri mjeseca od datuma podnošenja žalbe za dostavu obrazložene odluke; ii. da se, ako na kraju tog razdoblja nije primljen odgovor na pritužbu, to smatra implicitnom odlukom o njezinu odbijanju; i iii. da može podnijeti žalbu prvostupanjskom sudu protiv prešutne ili izričite odluke, pod uvjetima iz članka 91. Pravilnika o osoblju (tj. u roku od tri mjeseca od datuma obavijesti o odluci ili datuma prešutne odluke). U tim okolnostima podnositelj pritužbe, koji je trebao znati za ta pravila, nije mogao zanemariti činjenicu da se nepostojanje obrazložene odluke Komisije do 28. prosinca 2003. smatralo implicitnom odlukom o odbijanju njegove žalbe te je otvorio zakonski rok za podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu. Stoga je druga žalba podnositelja pritužbe riješena u skladu s važećim pravilima. Podnositelju pritužbe nije uskraćeno pravo na podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu Europskih zajednica.

Ne dovodeći u pitanje iskrenost podnositelja pritužbe, valja istaknuti da on nije podnio nijedan dokaz kojim bi dokazao da ga je dužnosnik zadužen za njegov spis izričito obavijestio da će o njegovoj žalbi biti donesena obrazložena odluka. U relevantnom spisu koji je Komisija posjedovala nije bilo dokaza o takvom preuzimanju obveze.

Valja podsjetiti na to da, iako ga Pravilnik o osoblju ne obvezuje na to, Komisija je nastojala donijeti obrazloženu odluku u svim žalbama koje su joj podnesene. Međutim, s obzirom na ograničene resurse i velik broj žalbi, može se iznimno dogoditi da se ta praksa ne slijedi. Komisija se ispričala zbog te situacije.

Daljnje istrage
Zahtjev Europskog ombudsmana za informacije od Europske komisije

Podnositelj pritužbe poslao je 19. listopada 2004. Ombudsmanu dodatno pismo u vezi sa svojom pritužbom. U tom je dopisu istaknuo da prvi prigovor njegove pritužbe treba glasiti kako slijedi:

„Komisija podnositelju pritužbe nije dala obrazloženi odgovor na njegovu pritužbu podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju, unatoč njegovoj predanosti i očitoj namjeri da to učini.”

Ombudsman je stoga 9. studenoga 2004. pisao Komisiji kako bi je zamolio da se očituje o tvrdnji podnositelja pritužbe kako ju je podnositelj pritužbe preformulirao.

Odgovor Komisije

Komisija je u svojem odgovoru ukratko iznijela sljedeće izjave:

Kao što je to navedeno u njegovu prvom mišljenju, može se samo istaknuti da podnositelj pritužbe nije podnio nijedan dokaz kojim bi dokazao da ga je dužnosnik zadužen za njegov spis izričito obavijestio da će o njegovoj žalbi biti donesena obrazložena odluka. U tom pogledu nije bilo dokaza, ni u relevantnom spisu u posjedu Komisije ni u spisu podnesenom Europskom ombudsmanu.

Komisija je željela ponovno izraziti svoju spremnost da donese obrazloženu odluku u svim žalbama koje su joj podnesene te se ispričala i Ombudsmanu i podnositelju pritužbe zbog činjenice da se ta praksa iznimno nije slijedila zbog razloga navedenih u njezinu prvom mišljenju o pritužbi.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe do datuma utvrđenog u tu svrhu.

ODLUKA

1 Navodni propust Komisije da pruži obrazloženi odgovor na pritužbu podnositelja pritužbe podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju

1.1 Podnositelj pritužbe bio je dužnosnik Europske komisije. Između 11. i 16. lipnja 2002. otišao je na službeno putovanje i putovao iz Beča u Kopenhagen. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, financijski izvještaj koji odgovara njegovu nalogu za službeno putovanje nije bio u skladu s Vodičem o službenim putovanjima, a iznos povrata nije odgovarao onome što je potrošio. Podnositelj pritužbe podnio je 14. ožujka 2003. žalbu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. Njegova žalba nikada nije proslijeđena nadležnim službama. Podnositelj pritužbe ponovno je 19. kolovoza 2003. Komisiji podnio žalbu na temelju članka 90. stavka 2. Komisija je njegovu žalbu registrirala 28. kolovoza 2003.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da mu Europska komisija nije dala obrazloženi odgovor na njegovu žalbu podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju.

1.2 Komisija je u svojem mišljenju navela da je žalosno što prva žalba podnositelja pritužbe upućena njegovu neposredno nadređenom nikada nije proslijeđena Odjelu za žalbe koji je nadležan za žalbe podnesene na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju. Nakon što je taj odjel obaviješten o toj činjenici, odlučio je razmotriti drugu žalbu podnositelja pritužbe, u njegovu interesu i kako bi se osiguralo pravedno postupanje sa žalbama, četiri mjeseca nakon isteka zakonskog roka. Stoga su poduzete odgovarajuće mjere kako bi se ispravila pogreška koja je posljedica neodgovarajućeg prijenosa prve žalbe podnositelja pritužbe među relevantnim službama Komisije.

Komisija je objasnila da je podnositelju pritužbe poslana potvrda o primitku i obavijestila ga i. da tijelo za imenovanje ima rok od četiri mjeseca od datuma podnošenja žalbe za dostavu obrazložene odluke; ii. da se, ako na kraju tog razdoblja nije primljen odgovor na pritužbu, to smatra implicitnom odlukom o njezinu odbijanju; i iii. da može podnijeti žalbu prvostupanjskom sudu protiv prešutne ili izričite odluke, pod uvjetima iz članka 91. Pravilnika o osoblju. U tim okolnostima podnositelj pritužbe nije mogao zanemariti činjenicu da se nepostojanje obrazložene odluke Komisije do 28. prosinca 2003. smatralo implicitnom odlukom o odbijanju njegove žalbe te je otvorio zakonski rok za podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu.

1.3 Podnositelj pritužbe poslao je 19. listopada 2004. Europskom ombudsmanu dodatno pismo u vezi sa svojom pritužbom. U tom je dopisu istaknuo da prvi prigovor njegove pritužbe treba glasiti kako slijedi:

„Komisija podnositelju pritužbe nije dala obrazloženi odgovor na njegovu pritužbu podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju, unatoč njegovoj predanosti i očitoj namjeri da to učini.”

1.4 Ombudsman je stoga 9. studenoga 2004. pisao Komisiji kako bi je zamolio da se očituje o tvrdnji podnositelja pritužbe kako ju je podnositelj pritužbe preformulirao.

1.5 Komisija je u svojem daljnjem mišljenju tvrdila da se, kao što je to navedeno u njezinu prvom mišljenju, može samo istaknuti da podnositelj pritužbe nije podnio nijedan dokaz kojim bi dokazao da ga je dužnosnik zadužen za njegov spis izričito obavijestio o postojanju obrazložene odluke o njegovoj žalbi. Komisija smatra da nije bilo dokaza u pogledu izjave podnositelja pritužbe, u relevantnom spisu koji je Komisija posjedovala ili u spisu podnesenom Europskom ombudsmanu.

1.6 Europski ombudsman napominje da u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju "(…) Tijelo obavješćuje dotičnu osobu o svojoj obrazloženoj odluci u roku od četiri mjeseca od datuma podnošenja pritužbe. Ako na kraju tog razdoblja nije primljen odgovor podnositelju pritužbe, to se smatra implicitnom odlukom o njegovu odbijanju, protiv koje se može podnijeti žalba u skladu s člankom 91.”

1.7 U svojim odlukama o pritužbama 1479/99/(OV)MM i 729/2000/OV (2) Ombudsman je smatrao da je dobra upravna praksa da tijelo za imenovanje izričito odgovori na žalbe koje je osoblje Zajednice podnijelo na temelju članka 90. Pravilnika o osoblju. Nadalje je napomenuo da je, ako tijelo za imenovanje to ne učini, dotična osoba zaštićena od daljnjeg kašnjenja pravilom da izostanak odgovora predstavlja negativnu odluku. Ombudsmanica smatra da je cilj tog pravila osigurati pravni lijek za dužnosnika ako tijelo za imenovanje ne daje izričit odgovor, ali ne ovlašćuje tijelo za imenovanje da odstupi od svoje obveze poštovanja načela dobre uprave.

1.8 U ovom je slučaju Komisija trebala odgovoriti podnositelju pritužbe do 28. prosinca 2003. Ombudsmanica napominje da je Komisija u svojem mišljenju navela da je, iako je Pravilnik o osoblju ne obvezuje na to, nastojala donijeti obrazloženu odluku u svim žalbama koje su joj podnesene. Međutim, s obzirom na njegova ograničena sredstva i velik broj žalbi, moglo bi se dogoditi da se u iznimnim okolnostima ta praksa ne slijedi. Komisija se ispričala zbog te situacije. Ombudsmanica smatra da ograničeni resursi Komisije i potencijalno velik broj žalbi koje treba riješiti nisu odgovarajući razlozi koji bi mogli opravdati propust Komisije da donese obrazloženu odluku o žalbi podnositelja pritužbe. Ombudsmanica napominje da se Komisija u svojim dvama mišljenjima ispričala i podnositelju pritužbe i Ombudsmanu zbog toga što nije donijela obrazloženu odluku o žalbi podnositelja pritužbe. Međutim, Ombudsman nadalje napominje da Komisija u tim mišljenjima nije raspravljala o razlozima za svoju odluku o odbijanju žalbe podnositelja pritužbe. Ombudsmanica stoga smatra da podnositelj pritužbe još uvijek nije obaviješten o tim razlozima. S obzirom na tu činjenicu, Ombudsmanica smatra da izostanak obrazloženog odgovora Komisije na žalbu podnositelja pritužbe podnesenu 19. kolovoza 2003. na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju predstavlja nepravilnost u postupanju.

1.9 Ombudsman napominje da, u vezi s navodima podnositelja pritužbe prema kojima "Komisija podnositelju pritužbe nije dala obrazloženi odgovor na njegovu pritužbu podnesenu u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju, unatoč njegovoj predanosti i očitoj namjeri da to učini ", Ombudsman napominje da je Komisija izjavila da podnositelj pritužbe nije podnio dokaze kojima bi dokazao da ga je dužnosnik zadužen za njegov spis izričito obavijestio da će biti obrazložena odluka o njegovoj žalbi. Ombudsman smatra da iz dokumenata koji su mu podneseni nije očito da ga je dužnosnik zadužen za spis podnositelja pritužbe izričito obavijestio da će o njegovoj žalbi biti donesena obrazložena odluka. Međutim, s obzirom na njegov zaključak iz prethodno navedenog stavka 1. točke 8., Ombudsman smatra da ne postoje razlozi za daljnje istrage tog aspekta navoda podnositelja pritužbe.

2 Tvrdnja da je postupanje Komisije podnositelju pritužbe oduzelo pravo na podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu Europskih zajednica

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da mu je ponašanje Komisije oduzelo pravo na podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu Europskih zajednica.

2.2 Komisija je navela da je 1. listopada 2003. podnositelju pritužbe poslana potvrda o primitku te ga je obavijestila i. da je tijelo za imenovanje imalo rok od četiri mjeseca od datuma podnošenja žalbe za dostavu obrazložene odluke; ii. da se, ako na kraju tog razdoblja nije primljen odgovor na pritužbu, to smatra implicitnom odlukom o njezinu odbijanju; i iii. da dužnosnik može podnijeti žalbu Prvostupanjskom sudu protiv prešutne ili izričite odluke, pod uvjetima iz članka 91. Pravilnika o osoblju.

2.3 Ombudsmanica smatra da je podnositelj pritužbe u potvrdi o primitku dobio dovoljno informacija o svojem pravu na podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu. Stoga smatra da je podnositelj pritužbe mogao podnijeti žalbu Prvostupanjskom sudu nakon 28. prosinca 2003. da je to želio učiniti. Ombudsman napominje da je podnositelj pritužbe tvrdio da je između prosinca 2003. i veljače 2004. imao nekoliko kontakata s osobom odgovornom za njegov spis u Komisiji i da je u tim slučajevima bio obaviješten da će dobiti obrazloženi odgovor na svoju žalbu. Međutim, jedini relevantni dokaz koji je Ombudsmanu stavljen na raspolaganje jest preslika e-poruke podnositelja pritužbe od 9. lipnja 2004. U toj e-poruci podnositelj pritužbe uputio je na razgovor sa službenikom odgovornim za njegov spis koji se održao tri tjedna prije. Prilikom tog razgovora podnositelj pritužbe obaviješten je, u skladu sa svojom porukom elektroničke pošte od 9. lipnja 2004., da je obrazložena odluka o njegovoj žalbi spremna za potpisivanje. Čak i pod pretpostavkom da se ta poruka elektroničke pošte može smatrati dokazom da je Komisija navela da će dati pisani odgovor na žalbu podnositelja pritužbe podnesenu na temelju članka 90. Pravilnika o osoblju, treba napomenuti da su te informacije dostavljene podnositelju pritužbe u svibnju 2004., tj. nakon isteka tromjesečnog roka za podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu. U tim okolnostima Ombudsman smatra da podnositelj pritužbe nije dostavio dostatne dokaze da ga je ponašanje Komisije lišilo prava na podnošenje žalbe Prvostupanjskom sudu Europskih zajednica. Ombudsmanica stoga zaključuje da se čini da Europska komisija nije počinila nepravilnosti u postupanju u vezi s tom tvrdnjom.

Zaključak

Europski ombudsman stoga u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisiji podnosi sljedeći nacrt preporuke:

Nacrt preporuke

Europska komisija trebala bi 19. kolovoza 2003. dati obrazloženi odgovor na žalbu podnositelja pritužbe podnesenu na temelju članka 90. stavka 2. Pravilnika o osoblju.

Komisija i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o tom nacrtu preporuke. U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana, Komisija šalje detaljno mišljenje do 31. listopada 2005. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja odluke Europskog ombudsmana i opisa mjera poduzetih za provedbu nacrta preporuke.

Strasbourg, 22. srpnja 2005.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Odluka Europskog parlamenta 94/262 od 9. ožujka 1994. o uredbama i općim uvjetima koji uređuju obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana, SL 1994., L 113, str. 15.

(2) Te su odluke dostupne na internetskim stranicama Europskog ombudsmana na sljedećoj adresi: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/default.htm