(Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana (1))

COMPLAINT

Uvod

Ova je pritužba povezana s drugom pritužbom (pritužba 402/2004/GG) koju je podnio isti podnositelj pritužbe, njemačko društvo.

Pritužba 402/2004/GG

Komisija je 3. kolovoza 1999. sklopila ugovor o uslugama s društvom RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, njemačko društvo) kao voditeljem konzorcija koji uključuje podnositelja pritužbe. Ugovor je bio namijenjen za angažiranje dvaju stručnjaka iz EU-a, sudirektora i financijskog/administrativnog upravitelja za tehničku pomoć u projektu „Liaoning Integrated Environment Project” (LIEP) između EU-a i Kine, i to: Upravljanje Programskim uredom i Projektom podizanja svijesti o okolišu. G. W., stručnjak zaposlen kod podnositelja pritužbe, postao je financijski/administrativni upravitelj u rujnu 2000. Nakon dopune ugovora potpisanog u rujnu 2001., W. je postao zamjenik sudirektora.

Delegacija Komisije u Pekingu 15. rujna 2003. preporučenim je pismom obavijestila RRI da je odlučila raskinuti ugovor na temelju njegova članka 15. i zbog toga što zamjenik sudirektora nije ispunio svoje zadaće kako su izmijenjene u Dopuni br. 2. Komisija je objasnila da je u dvama dopisima poslanima 6. lipnja 2002. i 30. siječnja 2003. istaknula da usluge koje je pružio podnositelj pritužbe nisu pružene na zadovoljstvo Komisije te je upozorila da će, ako zamjenik sudirektora ne ispuni svoje dužnosti, smatrati da konzorcij pod vodstvom RRI-ja krši ugovor.

U dopisu poslanom 22. rujna 2003. RRI je osporio tu odluku i zatražio od Komisije da pruži preciznije informacije o njezinim razlozima. Delegacija je u svojem odgovoru od 26. rujna 2003. istaknula da zamjenik sudirektora, među ostalim, ima „odgovornost za nabavu i ugovaranje”. Delegacija smatra da stručnjak podnositelja pritužbe nije ispunio tu dužnost.

RRI je 10. studenoga 2003. uputio dodatno pismo Delegaciji. Delegacija u svojem odgovoru od 18. studenoga 2003. nije dostavila dodatne pojedinosti o razlozima za svoju odluku o raskidu ugovora.

Nakon raskida ugovora o tehničkoj pomoći podnositelj pritužbe smatrao je potrebnim raskinuti ugovor o radu s W. Potonji je protiv te odluke podnio žalbu Arbeitsgerichtu (Radni sud) u Bonnu (Njemačka). Činilo se da je tijekom ovog postupka podnositelj pritužbe morao dostaviti detaljne informacije o navodnom odbijanju W.-a da obavlja svoje dužnosti.

U pritužbi 402/2004/GG podnositelj pritužbe u osnovi je tvrdio da Komisija nije dostavila dovoljno precizne informacije o razlozima raskida ugovora o tehničkoj pomoći.

Ombudsmanica je odlučila da bi trebalo provesti istragu. Stoga je pritužbu proslijedio Komisiji kako bi ona dala svoje mišljenje. To je mišljenje zatim proslijeđeno podnositelju pritužbe na očitovanje. Na temelju rezultata tih istraga Ombudsmanica je smatrala da je Komisija pružila dovoljno precizne informacije o razlozima raskida ugovora i da stoga nije bilo nepravilnosti u postupanju u pogledu navoda podnositelja pritužbe. Predmet je stoga zaključen odlukom od 12. kolovoza 2004.(2).

Dopis podnositelja pritužbe od 19. ožujka 2004.

U svojoj pritužbi podnositelj pritužbe naveo je da je na temelju Uredbe 1049/2001 Komisiji podnio zahtjev za pristup dokumentima koji se odnose na raskid ugovora na dan kada je pisao Ombudsmanu (5. veljače 2004.).

U dodatnom dopisu od 19. ožujka 2004. podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da je taj zahtjev odbijen 26. veljače 2004., da je ponovni zahtjev podnesen 4. ožujka 2004. i da istragu Ombudsmana treba proširiti kako bi se obuhvatilo odbijanje Komisije da odobri pristup.

S obzirom na to da rok u kojem je Komisija morala obraditi ponovni zahtjev u skladu s Uredbom 1049/2001 (15 radnih dana nakon registracije) još nije istekao u trenutku kada je podnositelj pritužbe napisao ovaj dopis, Ombudsman je obavijestio podnositelja pritužbe da još nije u mogućnosti obraditi tu dodatnu tvrdnju, ali da podnositelj pritužbe može ponovno podnijeti to pitanje čim relevantni rok istekne.

Ovaj prigovor

U dopisu od 3. svibnja 2004. podnositelj pritužbe ponovio je svoju pritužbu u pogledu pitanja pristupa dokumentima ističući da je ponovni zahtjev odbijen 26. travnja 2004. Stoga je taj dopis evidentiran kao nova pritužba (pritužba 1368/2004/GG).

Komisija je u svojoj odluci razlikovala tri kategorije dokumenata. Dokumenti koji pripadaju prvim dvjema kategorijama (1: ugovorni dokumenti; 2: Navedena je korespondencija o provedbi ugovora, dok je kategorija 3. navedena samo općenito („različita korespondencija, uglavnom e-poštom, između različitih osoba u vezi s provedbom ugovora”). Komisija je tvrdila da se pitanje pristupa ne može razmotriti u pogledu određenih podnositelja zahtjeva, s obzirom na to da otkriveni dokumenti pripadaju javnoj domeni i stoga su dostupni svima.

Nakon što je izrazila stajalište da bi podnositelj pritužbe već trebao posjedovati dokumente koji pripadaju prvim dvjema kategorijama, Komisija je iznijela sljedeće primjedbe u pogledu svih dokumenata:

Dokumenti su sadržavali informacije komercijalne prirode o trgovačkim društvima, stručnjacima i uključenim osobama. Odobravanje pristupa tim dokumentima stoga je spriječeno člankom 4. stavkom 2. Uredbe prema kojem se pristup odbija ako bi se otkrivanjem ugrozila zaštita komercijalnih interesa.

Otkrivanjem bi se ugrozila i zaštita privatnosti i integriteta pojedinaca. To je posebno vrijedilo za dokumente koji sadržavaju imena određenih osoba (u nekim slučajevima čak i životopis). Stoga se primjenjivala i iznimka iz članka 4. stavka 1. točke (b) Uredbe.

Nije bilo moguće odobriti djelomičan pristup s obzirom na to da su sve informacije koje su ti dokumenti sadržavali u pogledu provedbe ugovora bile obuhvaćene potrebom zaštite komercijalnih interesa dotičnih osoba. Ništa nije upućivalo na to da postoji prevladavajući javni interes za otkrivanje.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe priznao je da posjeduje dokumente koji pripadaju prvim dvjema kategorijama, ali ne i dokumente koji pripadaju trećoj kategoriji. Naglasio je da nije zainteresiran za dokumente koji se odnose na treće strane, već samo za one koji se odnose na raskid njegova „vlastitog” ugovora. Podnositelj pritužbe tvrdio je i da je obrazloženje Komisije u pogledu zaštite privatnosti i integriteta g. W.-a bilo „groteskno”. Naglasio je da je Komisija svoj raskid ugovora opravdala navodnim protupravnim postupanjem W.-a te je time ugrozila njegov integritet na mnogo gori način nego što bi se to moglo učiniti bilo kakvim pristupom dokumentima.

Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da bi pristup Komisije učinio Uredbu 1049/2001 bespredmetnom s obzirom na to da se većina dokumenata odnosi na osobne ili komercijalne interese trećih strana.

Podnositelj pritužbe stoga je u bitnome tvrdio da Komisija nije postupila u skladu s Uredbom 1049/2001 time što je odbila odobriti pristup dokumentima koje je zatražila dopisima od 5. veljače 2004. i 4. ožujka 2004. Tvrdio je da bi Komisija trebala odobriti pristup relevantnim dokumentima.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće primjedbe:

Izmijenjene odgovornosti osobe W. utvrđene su u dodatku ugovoru. Međutim, osoba W. nikada nije preuzela nove odgovornosti, možda zato što njezin ugovor o radu s konzorcijem nije izmijenjen kako bi odražavao novi mandat. Delegacija je pokušala razjasniti to pitanje, ali nikad nije dobila jasan odgovor. Ta je situacija dovela do pritužbi novozaposlenog sudirektora i kineskog direktora. Naposljetku, Komisija je odlučila raskinuti ugovor.

Zahtjev za pristup odnosio se na razmjene, uglavnom elektroničkom poštom, između drugih osoba uključenih u provedbu programa, ističući činjenicu da W. nije preuzeo nove odgovornosti koje proizlaze iz nadogradnje njegova radnog mjesta u izmijenjenom opisu poslova. Otkrivanje tih poruka bilo bi štetno za gospodina W.-a kao pojedinca. To bi utjecalo i na njegov osobni integritet i na njegove komercijalne interese u pogledu njegova položaja na tržištu rada. Komisija je smatrala da je bila dužna zaštititi komercijalni interes W.-a, a ne interes bilo koje druge stranke. Nije bilo razloga pretpostaviti da je osoba W. osobno odgovorna za činjenicu da se novi mandat nije poštovao. Njegovo odbijanje preuzimanja novih odgovornosti moglo je biti posljedica njegova ugovornog položaja s RRI-jem ili podnositeljem pritužbe.

Nakon što je dokument objavljen podnositelju zahtjeva, postao je javno dostupan i pristup bi trebao biti odobren svakom drugom podnositelju zahtjeva. Bilo je očito da se dokumenti kojima je podnositelj pritužbe zatražio pristup ne mogu staviti u javnu domenu. Svrha zahtjeva bila je upotreba dokumenata u sudskom postupku protiv osobe W. To nije imalo nikakve veze s otvorenošću i javnim interesom za otkrivanje dokumenata u posjedu institucija.

Na temelju prethodno navedenih razmatranja Komisija je zadržala svoju odluku o neotkrivanju dokumenata podnositelju pritužbe. Dodao je da se dokumenti mogu staviti na raspolaganje pravosudnom tijelu tek nakon sudskog naloga za njihovo podnošenje.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima zadržao svoju pritužbu i iznio sljedeće dodatne primjedbe:

Komisijina nagađanja da se ponašanje g. W.-a trebalo objasniti njegovim navodno nezadovoljavajućim ugovorom o radu s podnositeljem pritužbe bila su čista nagađanja. Već je 11. travnja 2002. (podnositelj pritužbe) obavijestio Komisiju, nakon što je stupio u kontakt s W.-om, da je potonji bio svjestan svojih odgovornosti. Međutim, odbijen je njegov zahtjev da mu se omogući pristup izvješćima o misiji koja se odnose na projekt ili barem njihovim izvadcima u vezi s navodno lošim rezultatima W.-a. Konzorcij je 5. veljače 2003. na zahtjev delegacije izjavio: „Imajte na umu da ugovorni sporazum između g. [W.-a] i [podnositelja pritužbe] ne može prouzročiti nikakve prepreke projektu.”

Podnositelj pritužbe istaknuo je da ga je stajalište koje je Komisija zauzela u pogledu pristupa dokumentima navelo na zaključak da raskid relevantnog ugovora zbog navodne neaktivnosti W.-a nije u skladu sa zakonom. Stoga je zatražio od Ombudsmana da to pitanje uključi u svoju istragu. U tom je kontekstu podnositelj pritužbe tvrdio da je čudno da je odluka o raskidu ugovora donesena nakon što su novi sudirektor i kineski direktor podnijeli pritužbu. Podnositelj pritužbe naglasio je da je novi sudirektor zaposlenik društva koje se natječe s konzorcijem.

Daljnje istrage

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe činilo se da su potrebne dodatne istrage.

Zahtjev za dodatne informacije i dodatno mišljenje

Ombudsman je stoga zatražio od Komisije (1) da objasni zašto bi činjenica da podnositelj pritužbe namjerava upotrijebiti dokumente kojima je zatražio pristup u sudskim postupcima trebala biti relevantna za Komisijino postupanje sa zahtjevima podnesenima na temelju Uredbe 1049/2001 i (2) da mu dostavi popis dokumenata iz kategorije 3. zajedno s naznakom, za svaki dokument ili kategoriju dokumenata, izuzeća utvrđenih u Uredbi 1049/2001 na temelju kojih Komisija smatra da se podnositelju pritužbe ne može odobriti pristup.

Ombudsmanica je također zatražila od Komisije da dostavi mišljenje o dodatnoj tvrdnji podnositelja pritužbe prema kojoj raskid relevantnog ugovora zbog ponašanja g. W.-a nije bio u skladu sa zakonom.

Odgovor Komisije

Komisija je u svojem odgovoru iznijela sljedeće primjedbe:

U pogledu pitanja pristupa dokumentima

U skladu s člankom 6. stavkom 1. Uredbe 1049/2001 podnositelj zahtjeva nije morao obrazložiti zahtjev za pristup dokumentima. Interes tužitelja stoga nije bio relevantan u tom kontekstu. Ono na što je Komisija mislila pozivajući se na način na koji je podnositelj pritužbe namjeravao upotrijebiti relevantne dokumente bilo je to da se ta svrha ne može smatrati prevladavajućim javnim interesom koji bi prevladao nad potrebom zaštite komercijalnih interesa druge stranke u postupku.

Treća kategorija dokumenata kojima je podnositelj pritužbe zatražio pristup obuhvaćala je 16 dokumenata (3). Otkrivanje tih dokumenata ugrozilo bi zaštitu „privatnosti i integriteta pojedinca, posebno u skladu sa zakonodavstvom Zajednice o zaštiti osobnih podataka” (članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001). Diskriminacija takvih podataka mogla bi se provesti samo ako su ispunjeni uvjeti za postupanje s osobnim podacima utvrđeni u Uredbi 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (4). Člankom 8. točkom (b) ove Uredbe od podnositelja zahtjeva zahtijevalo se da utvrdi potrebu za prijenosom osobnih podataka te se od institucije zahtijevalo da se uvjeri da prijenos ne dovodi u pitanje legitimne interese ispitanika.

Kad je riječ o dodatnoj tvrdnji podnositelja pritužbe

Ugovor o uslugama, koji se odnosio na pružanje usluga dvama stručnjacima iz EU-a (sudirektoru i financijskom/administrativnom upravitelju), potpisan je 3. kolovoza 1999. RRI je 8. rujna 2000. objavio da zbog obiteljskih razloga financijski/administrativni stručnjak mora podnijeti ostavku krajem listopada 2000. te je predložio g. W.-a kao njegovu zamjenu. Komisija se s time složila.

Zbog zamjene sudirektora Komisija je dopisom od 10. kolovoza 2001. RRI-ju predložila da se status i odgovornosti g. W.-a unaprijede. RRI je to prihvatio. To je dovelo do dopune (addendum br. 2) ugovoru o uslugama koji je potpisan 3. rujna 2001. U ovoj dopuni odgovornosti financijskog/administrativnog upravitelja povećane su na vrlo detaljan način, uključujući odredbu (u članku 1.2.2. opisa poslova) da će „odgovornost za potpisivanje (u pogledu, primjerice, aspekata nabave, zahtjeva za prijenose, upravljanja računima i ugovorima) podijeliti s kineskim direktorom”. Među odgovornostima i funkcijama koje su mu povjerene bile su "odgovornost za nabavu i ugovaranje". Druga važna funkcija bila je „zamjena, ad interim, sudirektora Europske komisije, voditelja tima” (članak 4. stavak 1. opisa poslova). Financijski/administrativni upravitelj (g. W.) tako je zapravo postao zamjenik sudirektora te je povećana njegova stopa naknade.

Komisija je 2. travnja 2002. pisala RRI-ju kako bi mu prigovorila da W. ne ispunjava svoje nove dužnosti i dužnosti. RRI je, u skladu s člankom 6. ugovora, bio jedina kontaktna točka za komunikaciju o ugovoru. Ta je zabrinutost ponovno izražena 6. lipnja 2002. Međutim, situacija se nije promijenila.

Komisija je 30. siječnja 2003. ponovno upozorila RRI da će se smatrati da krši ugovor ako se ta situacija ne promijeni. U svojem odgovoru od 5. veljače 2003. RRI je obećao pojasniti to pitanje čim se W. vratio sa svojih praznika. Međutim, situacija se nije promijenila i W. je nastavio odgađati preuzimanje svih novih odgovornosti. Pritužbe na to stalno su dolazile u Delegaciju od svih uključenih strana (kineski sudirektor i sudirektor EU-a) koje su bile prisiljene preuzeti to dodatno radno opterećenje.

Delegacija je 15. rujna 2003. raskinula ugovor u skladu s njegovim člankom 15.

Komisija je zaključila navodeći da smatra da je postupila u skladu s odredbama ugovora koji je sklopila s konzorcijem pod vodstvom RRI-ja.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naglasio da je šest od osam dokumenata iz kategorije 3 iz 2003. potječe od sudirektora iz EU-a, zaposlenika konkurentnog društva. Podnositelj pritužbe nadalje je istaknuo da, ako bi relevantni dokumenti doista trebali sadržavati privatne podatke, Komisija može izbrisati te dijelove dokumenata. Međutim, tvrdio je da osoba W. nije djelovala kao privatna osoba u okviru relevantnog ugovora, nego kao zaposlenik podnositelja pritužbe.

Pregled spisa Komisije

Službe Europskog ombudsmana pregledale su 22. veljače 2005. spis Komisije. Tom je prilikom osoblje Ombudsmana istaknulo da je Komisija utvrdila da su dokumenti u spisu povjerljivi i da stoga neće biti preslika. U odgovoru na pitanje koje im je u tu svrhu uputilo osoblje Ombudsmana, predstavnici Komisije prisutni tijekom pretrage objasnili su da Komisija ostaje pri svojem stajalištu da se pristup relevantnim dokumentima mora uskratiti i na temelju članka 4. stavka 1. točke (b) i na temelju članka 4. stavka 2. Uredbe 1049/2001, neovisno o činjenici da je samo prva od tih iznimaka navedena u dopisu Komisije od 2. prosinca 2004.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Primjerak izvješća o inspekciji poslan je podnositelju pritužbe na očitovanje.

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima istaknuo da je njegovo stajalište ostalo nepromijenjeno. S obzirom na to da je Ombudsman sada vidio relevantne dokumente, podnositelj pritužbe pitao ga je 1. sadržavaju li ti dokumenti dostatne elemente koji opravdavaju raskid ugovora, 2. jesu li se na navode koji bi mogli biti sadržani u tim dokumentima mogli odgovoriti i opovrgnuti da je Komisija pravodobno odobrila pristup tim dokumentima, 3. sadržavaju li dokumenti osobne podatke o trećim osobama i je li Komisija u dovoljnoj mjeri smatrala da je g. W. djelovao kao njegov zaposlenik (podnositelj pritužbe), 4. postoje li razlozi ili obrazloženja za to da se dokumenti smatraju povjerljivima, 5. je li Komisija uzela u obzir da je, u skladu s člankom 9. stavkom 1. Uredbe 1049/2001, pristup dokumentima bio dopušten samo ako su se ti dokumenti odnosili na pitanja javne sigurnosti, obrane ili vojske i 6. postoje li naznake koje upućuju na to da Komisija pokušava prikriti nepravilnosti u postupanju ili nepovoljan utjecaj konkurenata.

ODLUKA

1 Uvodne napomene

1.1 Ovaj prigovor podnijelo je njemačko društvo. Komisija je 1999. sklopila ugovor o uslugama s društvom RRI (Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH, njemačko društvo) kao voditeljem konzorcija koji uključuje podnositelja pritužbe. Ugovor je sklopljen za dva stručnjaka iz EU-a, sudirektora i financijskog/administrativnog voditelja projekta u Kini. G. W., stručnjak zaposlen kod podnositelja pritužbe, imenovan je financijskim/administrativnim upraviteljem u rujnu 2000. Nakon dopune (addendum br. 2) ugovoru potpisanom u rujnu 2001., W. je zapravo postao zamjenik sudirektora. Delegacija Komisije u Pekingu 15. rujna 2003. obavijestila je RRI da je odlučila raskinuti ugovor uz obrazloženje da zamjenik sudirektora nije ispunio svoje zadaće kako su izmijenjene dopunom br. 2. Podnositelj pritužbe zatim je od Komisije zatražio pristup dokumentima na kojima se temeljio taj raskid. Komisija je taj zahtjev odbila.

1.2 U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnesenoj u svibnju 2004. podnositelj pritužbe u biti je tvrdio da Komisija nije poštovala Uredbu (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (5) time što je odbila odobriti pristup relevantnim dokumentima.

1.3 U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije o toj pritužbi podnositelj pritužbe podnio je dodatnu tvrdnju prema kojoj raskid relevantnog ugovora zbog ponašanja g. W.-a nije bio u skladu sa zakonom. Ombudsman je odlučio tu tvrdnju uključiti u svoju istragu te je od Komisije zatražio dodatno mišljenje.

1.4 Ombudsmanica je nakon toga obavila uvid u spis Komisije. U svojim očitovanjima na izvješće o toj inspekciji podnositelj pritužbe pitao je Ombudsmana (1) sadržavaju li ti dokumenti dostatne elemente kojima se opravdava raskid ugovora, (2) jesu li se na navode koji bi mogli biti sadržani u tim dokumentima mogli odgovoriti i opovrgnuti da je Komisija pravodobno odobrila pristup tim dokumentima, (3) jesu li dokumenti sadržavali osobne podatke o trećim osobama i je li Komisija u dovoljnoj mjeri smatrala da je g. W. djelovao kao njegov zaposlenik (podnositelj pritužbe), (4) postoje li razlozi ili obrazloženja za to da se dokumenti smatraju povjerljivima, (5) je li Komisija uzela u obzir da se povjerljivim dokumentima, u skladu s člankom 9. stavkom 1. Uredbe 1049/2001, odobrava pristup samo ako se ti dokumenti odnose na pitanja javne sigurnosti, obrane ili vojske i (6) postoje li naznake koje upućuju na to da Komisija pokušava prikriti nepravilnosti u postupanju ili nepovoljan utjecaj konkurenata.

1.5 Treba napomenuti da je uloga Europskog ombudsmana ispitati navode o nepravilnostima u postupanju, a ne odgovoriti na konkretna pitanja koja su mu postavili podnositelji pritužbi. Ombudsman u svakom slučaju ne bi mogao odgovoriti na hipotetska pitanja kao što je drugo od pitanja koja je postavio podnositelj pritužbe. Međutim, čini se da je većina drugih pitanja povezana s navodima koji su predmet ove istrage. Stoga će na ta pitanja odgovoriti i Ombudsmanovo ispitivanje tih navoda.

1.6 Međutim, Ombudsman smatra prikladnim dodati pojašnjenje činjenica na kojima se čini da se temelje četvrto i peto pitanje podnositelja pritužbe. Upućivanje na „povjerljivu” prirodu predmetnih dokumenata u izvješću o inspekciji spisa imalo je za cilj ukazati na to da je Ombudsman primio na znanje stajalište Komisije da se relevantni dokumenti ne bi trebali otkriti podnositelju pritužbe. Upotreba tog izraza od strane Ombudsmana ne znači da je Komisija podnijela dodatne argumente kako bi potkrijepila svoje stajalište da se dokumenti ne bi trebali otkrivati. Kad je riječ o upućivanju podnositelja pritužbe na članak 9. stavak 1. Uredbe 1049/2001, treba napomenuti da ta odredba obuhvaća „osjetljive” dokumente (a ne „povjerljive” dokumente).

2 Navodno nezakonit raskid ugovora

2.1 U svojim očitovanjima o mišljenju Komisije podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisijina odluka o raskidu ugovora zbog ponašanja W.-a nije bila u skladu sa zakonom.

2.2 Komisija je objasnila da je ugovorom o uslugama bilo predviđeno angažiranje dvaju stručnjaka iz EU-a, sudirektora i financijskog/administrativnog upravitelja, te da je 2000. g. Dopuna ugovoru potpisana je u rujnu 2001. Komisija smatra da su tom dopunom znatno povećane odgovornosti financijskog/administrativnog upravitelja, uključujući odredbu (u članku 1.2.2. opisa poslova) da će „odgovornost za potpisivanje (u pogledu, primjerice, aspekata nabave, zahtjeva za prijenose, upravljanja računima i ugovorima) podijeliti s kineskim direktorom”. Komisija je navela da su među odgovornostima i funkcijama povjerenima g. W.-u „odgovornost za nabavu i ugovaranje” i obveza „zamjene, ad interim, sudirektora Europske komisije, voditelja tima” (članak 4.1. opisa poslova).

Komisija je 2. travnja 2002. pisala RRI-ju kako bi mu prigovorila da W. ne ispunjava svoje nove dužnosti i dužnosti. Ta je zabrinutost ponovno izražena 6. lipnja 2002. Međutim, prema mišljenju Komisije, situacija se nije promijenila.

Komisija je 30. siječnja 2003. ponovno upozorila RRI da će se smatrati da krši ugovor ako se ta situacija ne promijeni. U svojem odgovoru od 5. veljače 2003. RRI je obećao pojasniti to pitanje čim se W. vratio sa svojih praznika. Međutim, prema Komisijinu mišljenju, situacija se nije promijenila i osoba W. nastavila je odgađati preuzimanje svih novih odgovornosti. Komisija je tvrdila da su pritužbe na to stalno dolazile u Delegaciju od svih uključenih strana (kineski sudirektor i sudirektor EU-a) koje su bile prisiljene preuzeti to dodatno radno opterećenje.

Komisija je stoga tvrdila da je njezina odluka o raskidu ugovora u skladu s njezinim člankom 15. bila ispravna.

2.3 Prije nego što se pozabavi ovom tvrdnjom, Ombudsman smatra korisnim naglasiti da nije ovlašten ispitivati ponašanje g. W. Njegova je istraga stoga ograničena na provjeru je li odluka Komisije o raskidu ugovora zbog ponašanja g. W.-a bila ili nije bila u skladu sa zakonom.

2.4 Ombudsmanica napominje da podnositelj pritužbe ne osporava da su odgovornosti g. W.-a povećane navedenom dopunom ugovora i da su te dužnosti uključivale odgovornost u području "nabave i ugovaranja".

2.5 Ombudsmanica je u ovom slučaju pregledala spis Komisije. Dokumenti pregledani tom prilikom pokazali su da je osoba W. doista pretpostavila da ne snosi nikakvu odgovornost u području „nabave i ugovaranja” te da je nekoliko predmeta koji spadaju u to područje stoga trebalo obraditi od strane drugih osoba uključenih u provedbu projekta. Točno je da je podnositelj pritužbe naglasio da neki relevantni dokumenti potječu od sudirektora EU-a, zaposlenika konkurentnog društva. Međutim, valja istaknuti da relevantni dokumenti sadržavaju i poruke samog W.-a te da sadržaj tih poruka također podupire Komisijino stajalište.

2.6 U tim okolnostima i uzimajući u obzir napore koje Komisija ulaže u rješavanje problema, stajalište Komisije čini se razumnim. Stoga se ne mogu utvrditi nepravilnosti u postupanju u pogledu odluke Komisije o raskidu ugovora.

3 Navodno uskraćivanje pristupa dokumentima

3.1 U veljači 2004. podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije pristup dokumentima koji se odnose na raskid ugovora. Komisija je taj zahtjev odbila. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija time nije postupila u skladu s Uredbom 1049/2001. Podnositelj pritužbe jasno je naveo da se njegova pritužba odnosi samo na treću od triju kategorija dokumenata koje je Komisija utvrdila u tom kontekstu. Komisija je tu kategoriju opisala kao „različita korespondencija, uglavnom e-poštom, između različitih osoba u vezi s provedbom ugovora”.

3.2 Komisija je u svojem mišljenju smatrala da bi otkrivanje tih poruka bilo štetno za W.-a kao pojedinca, s obzirom na to da bi to utjecalo i na njegov osobni integritet i na njegove komercijalne interese u pogledu njegova položaja na tržištu rada. Komisija je istaknula da ne postoji nijedan razlog na temelju kojeg bi se moglo pretpostaviti da je osoba W. osobno odgovorna za nepoštovanje novog mandata. Njegovo odbijanje preuzimanja novih odgovornosti moglo je biti posljedica njegova ugovornog položaja s RRI-jem ili podnositeljem pritužbe.

3.3 U svojem odgovoru na zahtjev Ombudsmana za dodatnim informacijama Komisija je istaknula da se relevantna kategorija dokumenata sastoji od 16 dokumenata. Komisija je tvrdila da bi otkrivanje tih dokumenata ugrozilo zaštitu „privatnosti i integriteta pojedinca, posebno u skladu sa zakonodavstvom Zajednice o zaštiti osobnih podataka” (članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001). Nadalje je naveo da se otkrivanje takvih podataka može provesti samo ako su ispunjeni uvjeti za postupanje s osobnim podacima predviđeni Uredbom 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka (6). Komisija je napomenula da se člankom 8. točkom (b) ove Uredbe od podnositelja zahtjeva zahtijeva da utvrdi potrebu za prijenosom osobnih podataka i da se institucija uvjeri da prijenos ne dovodi u pitanje legitimne interese ispitanika. Prilikom uvida u spis Komisija je pojasnila da i dalje smatra da je njezina odluka opravdana i na temelju članka 4. stavka 2. Uredbe 1049/2001.

3.4 Ombudsman se ne može složiti sa stajalištem Komisije u pogledu članka 4. stavka 1. točke (b) Uredbe 1049/2001. Najprije treba napomenuti da se relevantni dokumenti odnose na provedbu projekta koji financira EU. Osoba W. bila je jedna od osoba koje su zaposlene u tu svrhu. Stoga je teško vidjeti kako bi otkrivanje dokumenata koji se odnose na provedbu tog projekta moglo ugroziti zaštitu „privatnosti” ili „cjelovitosti” g. W. Ombudsman nadalje napominje da, kako je prethodno utvrđeno (vidjeti točku 2.4.), relevantni dokumenti samo potvrđuju argument Komisije da g. W. nije ispunio sve odgovornosti koje su mu povjerene ugovorom. S obzirom na to da je Komisija iznijela svoje argumente u svojem mišljenju, javno dostupnom dokumentu, teško je vidjeti što bi daljnje otkrivanje relevantnih dokumenata moglo naštetiti pravu W.-a na privatnost i integritet. Međutim, čak i pod pretpostavkom da bi otkrivanje dokumenata moglo utjecati na privatnost ili integritet osobe W., ombudsmanica smatra da Komisija nije na odgovarajući način razmotrila mogućnost odobravanja djelomičnog pristupa, primjerice odobravanjem pristupa verzijama dokumenata u kojima je ime osobe W. izbrisano.

3.5 Općenitije, stajalište koje je Komisija zauzela u ovom predmetu moglo bi se shvatiti na način da se, kad god se ime osobe (koja predstavlja osobne podatke) spominje u dokumentu koji posjeduje Komisija, taj dokument može otkriti samo ako osoba koja traži pristup dokaže da joj je potrebno prenijeti osobne podatke, u skladu s člankom 8. točkom (b) Uredbe 45/2001. S obzirom na to da većina dokumenata sadržava imena, tim bi se tumačenjem pravo na javni pristup dokumentima, temeljno pravo priznato člankom 42. Povelje Europske unije o temeljnim pravima, lišilo većine njegova značenja. U tom kontekstu posebno treba napomenuti da se člankom 6. stavkom 1. Uredbe 1049/2001 predviđa da podnositelj zahtjeva koji traži pristup dokumentima u posjedu institucije Zajednice ne mora dati nikakve razloge. Stajalište Komisije da osoba koja traži pristup dokumentu mora utvrditi potrebu za davanjem imena kad god relevantni dokument sadržava takvo ime teško je pomiriti s tom odredbom.

3.6 Kako bi se izbjegla svaka sumnja, Ombudsman želi naglasiti da je suglasan da potreba za zaštitom privatnosti osobe može zahtijevati da institucija Zajednice ne otkriva ime te osobe kada se od nje zatraži pristup dokumentu koji sadrži ime te osobe. Međutim, Ombudsman smatra da se takva odluka mora temeljiti na činjenicama pojedinačnog slučaja i da ju je potrebno donijeti uzimajući u obzir činjenicu da se iznimke od prava na pristup moraju usko tumačiti. Nadalje, smatra da je u takvim slučajevima potrebno posebno pažljivo razmotriti mogućnost odobravanja djelomičnog pristupa.

3.7 Komisija se također pozvala na članak 4. stavak 2. prvu alineju Uredbe 1049/2001, prema kojem se pristup može odbiti ako bi se otkrivanjem ugrozili komercijalni interesi fizičke ili pravne osobe. U tom kontekstu valja istaknuti da je Komisija naglasila da je to bio komercijalni interes osobe W. i nijedne druge osobe koju je imala na umu. Međutim, teško je utvrditi koji bi mogli biti komercijalni interesi osobe W. koje Komisija namjerava braniti. Kako je prethodno navedeno, relevantni dokumenti samo potkrepljuju Komisijin argument prema kojem osoba W. nije ispunila sve odgovornosti koje su joj povjerene ugovorom. Budući da je Komisija iznijela svoju argumentaciju u svojem mišljenju, koje je javno dostupan dokument, teško je utvrditi na koji bi način otkrivanje relevantnih dokumenata moglo dodatno naštetiti pretpostavljenim komercijalnim interesima W. W.sa. Nadalje, valja istaknuti da je Komisija naglasila da nema razloga pretpostaviti da je osoba W. osobno odgovorna za činjenicu da se novi mandat nije poštovao. S obzirom na to, još je teže razumjeti kako bi otkrivanje dokumenata moglo ugroziti komercijalne interese W.-a.

3.8 Uzimajući u obzir prethodna razmatranja, Ombudsmanica smatra da Komisija nije pružila razumno objašnjenje za svoje odbijanje pristupa relevantnim dokumentima. To je primjer nepravilnosti u postupanju.

4 Zaključak

S obzirom na navedeno, Europski ombudsman u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisiji podnosi sljedeći nacrt preporuke:

Nacrt preporuke

Komisija bi trebala ponovno razmotriti zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima.

Komisija i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o tom nacrtu preporuke. U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana, Komisija šalje detaljno mišljenje do 31. srpnja 2005. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja odluke Europskog ombudsmana i opisa mjera poduzetih za provedbu nacrta preporuke.

Strasbourg, 29. travnja 2005.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Odluka Europskog parlamenta 94/262 od 9. ožujka 1994. o uredbama i općim uvjetima koji uređuju obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana, SL 1994., L 113, str. 15.

(2) Dostupno na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu).

(3) Komisija je dostavila popis tih dokumenata.

(4) SL 2001., L 8, str. 1. (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 8., svezak 2., str.

(5) SL 2001., L 145, str. 43.

(6) SL 2001., L 8, str. 1. (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 8., svezak 2., str.