(Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana (1))

SAŽETAK

Pritužba u ovom predmetu odnosi se na odbijanje Komisije da korisniku programa potpore zajedničkom pothvatu (Joint Venture Programme Phare – „JOP Phare”) isplati dogovorena sredstva. Službe Komisije provele su 13. lipnja 2000. reviziju nad društvom podnositelja pritužbe. Revizija još nije dovršena. Osim toga, pritužba se odnosi na Komisijino odbijanje da podnositelju pritužbe vrati knjigu koja je uzeta u obzir tijekom revizije. Tijekom ove istrage podnositelj pritužbe tvrdio je i da je njegovo društvo uvršteno na crnu listu.

Komisija tvrdi da revizija nije mogla biti dovršena jer podnositelj pritužbe nije dostavio potrebne dokumente. Nadalje, knjiga preuzeta tijekom revizije nije bila izvorna. Naposljetku, podnositelj pritužbe nije upisan na crnu listu, već u Komisijin interni sustav ranog upozoravanja (EWS).

Na temelju dostupnih dokaza Ombudsman smatra da Komisija nije na odgovarajući način obavijestila podnositelja pritužbe o dokumentima koje je morao dostaviti kako bi Komisiji omogućila da dovrši reviziju i donese pravodobnu odluku u pogledu isplate sredstava. Nadalje, Ombudsman smatra da mu Komisija nije pružila razumno objašnjenje za odbijanje vraćanja knjige. Naposljetku, Ombudsman vjeruje da će Komisija ponovno razmotriti registraciju poduzeća podnositelja pritužbe u sustavu ranog upozoravanja s obzirom na rezultate revizije.

U tim okolnostima Ombudsman sastavlja nacrt preporuke. Traži od Komisije da podnositelja pritužbe obavijesti o dokumentima koje bi trebao dostaviti za reviziju i da vrati knjigu.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe izvršni je direktor GERE-a; društvo registrirano u Luksemburgu. GERE se prijavio za sredstva EU-a u okviru programa JOP Facility 2. U skladu s postupkom podnošenja zahtjeva zahtjev je morao podnijeti financijski posrednik. Prema podnositelju pritužbe Komisija je prihvatila projekt u listopadu 1998. U kolovozu 1999. popratna dokumentacija proslijeđena je Komisiji putem FI-ja, a društvo je očekivalo da će biti plaćena u roku od 60 dana. Komisija je ponovno preko FI-ja u nekoliko navrata zatražila dodatne informacije. Čini se da nijedna od dostavljenih informacija nije zadovoljila Komisiju te je stoga odlučila provesti reviziju društva. To je učinjeno 13. lipnja 2000. Do kraja listopada 2000. trgovačko društvo nije bilo plaćeno i unatoč nekoliko kontakata s Komisijom nije bilo obaviješteno o ishodu revizije niti mu je vraćeno nekoliko izvornih dokumenata koje je Komisija uzela od njega tijekom revizije.

Podnositelj pritužbe stoga je odlučio podnijeti pritužbu protiv Europske komisije i iznio sljedeće navode:

1. Ugovorna situacija društava koja podnose zahtjev za sredstva zajedničke operativne operacije u odnosu na Komisiju nije jasna. Iako GERE nikada nije potpisao ugovor s Komisijom, Komisija mu nameće obveze.

2. Način na koji se informacije šire je kontraproduktivan. Odnosi između GERE-a i Komisije uglavnom su se odvijali preko financijskog instrumenta. Stoga nije jasno je li od podnositelja pritužbe zatraženo da dostavi informacije koje su Komisiji stvarno potrebne.

3. Pri provedbi kontrola Komisija je trebala ograničiti svoje istrage na elemente povezane s financiranim projektom bez kontrole cjelokupnog poslovnog računovodstva poduzeća.

4. GERE nikada nije obaviješten o rezultatima revizije provedene 13. lipnja 2000.

5. Komisija je odbila vratiti izvorne dokumente koje je dala za potrebe prethodno navedene revizije.

Podnositelj pritužbe zatražio je isplatu sredstava i povrat izvornih dokumenata koji su Komisiji povjereni.

INQUIRY

Mišljenje Europske komisije

Mišljenje Europske komisije o pritužbi sažeto je glasilo:

1. Komisija i FI potpisali su Okvirni sporazum 18. siječnja 1996. Za svaki projekt Komisija i FI potpisuju poseban sporazum. Potonji pak potpisuju sporazum o financiranju s korisnikom sredstava. U slučaju GERE-a, SA i FinA potpisani su 26. listopada 1998. FinA je izričito uputila na FA i nadzorno tijelo. Obje sadržavaju odredbe kojima se stvaraju obveze korisnika prema Komisiji. Podnositelj pritužbe stoga nije mogao tvrditi da nije svjestan situacije i svojih obveza prema Komisiji.

2. U načelu svi kontakti s korisnicima prolaze kroz financijski instrument, Komisija to ne smatra kontraproduktivnim. Naprotiv, time se potencijalnim korisnicima diljem Europe nudi mogućnost da iskoriste pomoć iskusnih stručnjaka. Čini se da u ovom slučaju problemi proizlaze iz odnosa između FI-ja i podnositelja pritužbe.

3. FinA se odnosi na odredbe FA-a i SA-a kojima se Komisiji daje pravo da provodi „…any i sve kontrole…”. Provedene kontrole bile su usmjerene na utvrđivanje prihvatljivosti GERE-a za financiranje i kontrolu samog financiranog djelovanja. To je zahtijevalo pristup svim datotekama tvrtke.

4. Revizori Komisije obavijestili su 13. lipnja 2000. GERE o privremenim zaključcima. Međutim, od korisnika je zatraženo da dostavi dodatnu popratnu dokumentaciju prije dovršetka revizije. Jedna od izjava koju je odvjetnik podnositelja pritužbe poslao 16. kolovoza 2000. nije bila zadovoljavajuća. Komisija otad od osobe koja je izdala izjavu pokušava dobiti odgovarajući dokument. Podnositelj pritužbe nikada nije ispunio svoje obveze, odgovarajuća popratna dokumentacija nikad nije dostavljena, stoga se nije mogla odobriti i stoga se sredstva nisu mogla isplatiti.

5. Knjiga (Grand Livre) koju posjeduje Komisija datira od 13. lipnja 2000., dana revizije, a tiskao ju je GERE-ov knjigovođa na zahtjev revizora H. Računovodstveni službenik GERE-a dostavio je računovodstvenu dokumentaciju za 1999. godinu 13. travnja 2000.; stoga je izvorna knjiga nužno bila sastavljena prije tog datuma. Naposljetku, Komisija je odvjetniku podnositelja pritužbe ponudila mogućnost uvida u dokumente koje posjeduje. Ova prilika nikada nije iskorištena.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Europski ombudsman proslijedio je mišljenje Europske komisije podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje. Podnositelj pritužbe u svojem je odgovoru ukratko naveo sljedeće:

1. Unatoč svojim zahtjevima, GERE nikada nije bio objavljen u kopijama niti mu je FI dopustio da se savjetuje s FA-om i SA-om. Iako se ti dokumenti spominju kao prilozi FinA-i, GERE ih nikada nije vidio. Komisija je obaviještena o toj situaciji. Međutim, GERE prihvaća vlastitu odgovornost u tom pogledu.

2. Ova vrsta ugovora s upućivanjima na druge ugovore koji uključuju treće strane zbunjujuća je. Suprotno očekivanjima Komisije, podnositelj pritužbe ne smatra predmetni financijski instrument visokokvalificiranim stručnjakom. GERE se mogao nadati boljem praćenju spisa i smatra da bi Komisija trebala pratiti aktivnosti financijskih posrednika.

3. GERE se nikada nije protivio reviziji. Međutim, tehnička i financijska izvješća dostavljena su 5. kolovoza 1999. Od tada GERE nikada nije primio nikakve pisane primjedbe ili plaćanja Komisije. Iako su, u skladu s dobrom upravnom praksom, sve dodatne informacije mogle biti zatražene u pisanom obliku, izravno od Komisije ili od FI-ja, od GERE-a su se tražile informacije usmeno i u nekoliko izoliranih navrata. Nadalje, ti su zahtjevi podneseni tek nakon što je GERE postavio upit o napretku spisa.

4. GERE nije primio nikakve pisane zaključke ni privremene zaključke o reviziji. Pisani zahtjevi Komisije za informacije bili su uzastopni u odnosu na pisane zahtjeve GERE-a u vezi s povratom njegove glavne knjige. Iako je GERE u više navrata od Komisije tražio rezultate revizije i isplatu sredstava, podnositelj pritužbe i dalje nije svjestan razloga zbog kojih Komisija nije dovršila reviziju.

5. Podnositelj pritužbe smatra da nije na Komisiji da odluči je li dostavljeni dokument originalan. Zapravo, svaki put kada je knjiga tiskana, ona se fakturira GERE-u. Međutim, svako trgovačko društvo s poslovnim nastanom u Luksemburgu mora voditi evidenciju u svojim poslovnim prostorima. Odbijanje Komisije da vrati evidenciju košta GERE najmanje 100 EUR.

Naposljetku, podnositelj pritužbe žali zbog toga što sve posljedice nedostataka u tom projektu treba snositi najslabija strana, tj. GERE. Iako GERE nije bio obaviješten o svim uvjetima ugovora, nikada nije odbio surađivati. Podnositelj pritužbe žali što je presuda za GERE donesena prije presude i što je stavljena na crnu listu.

Daljnje istrage

Podnositelj pritužbe dostavio je 2. svibnja 2001. Ombudsmanu dokaze o upisu GERE-a na crnu listu Komisije. Podnositelj pritužbe primio je telefaks Zajedničkog istraživačkog centra (JRC) Europske komisije u Ispri kojim ga je obavijestio da je plaćanje za drugi projekt blokirano jer se GERE pojavio na "crnoj listi Europske unije ".

Nakon pažljivog razmatranja ovog novog elementa, činilo se da su potrebne daljnje istrage. Ombudsmanica je stoga od Komisije zatražila da je obavijesti o tome je li Komisija blokirala plaćanja GERE-u na temelju neospornih ugovora. Nadalje, ombudsmanica je postavila pitanje o funkcioniranju crne liste koju spominje dužnosnik Komisije.

Komisija je izrazila žaljenje zbog formulacije koju je jedan od njezinih dužnosnika upotrijebio kako bi spomenuo svoj interni sustav ranog upozoravanja (EWS) uspostavljen na zahtjev Europskog parlamenta. Cilj je sustava ranog upozoravanja utvrditi korisnike sredstava Zajednice koji su počinili administrativne pogreške ili prijevare. Sustav ranog upozoravanja ne zaustavlja plaćanje; to samo otežava i zahtijeva daljnje provjere od strane nadležnih službi. U GERE-ovom slučaju došlo je do žalosnih kašnjenja. Komisija se u srpnju ispričala za to i platila iznose koji se duguju u okviru neosporenog projekta, kao i zakašnjele kamate.

Podnositelj pritužbe smatrao je da GERE nikada nije bio obaviješten ni o kakvoj prijevari ili administrativnoj pogrešci koja bi potaknula njegovu registraciju u sustavu ranog upozoravanja. Podnositelj pritužbe tvrdi da dužnosnici Komisije obično određuju sustav ranog upozoravanja kao crnu listu i da je njegov učinak blokiranje plaćanja. Nadalje, ako sustav ranog upozoravanja nije bio crna lista, njime se ne bi trebalo rukovati kao takvim, a registrirana trgovačka društva trebala bi biti obaviještena u pisanom obliku.

ODLUKA

1 Navodna nejasna ugovorna situacija u odnosu na Komisiju

1.1 Podnositelj pritužbe smatrao je da je ugovorni položaj društava koja podnose zahtjev za sredstva zajedničke operativne operacije u odnosu na Komisiju nejasan. GERE nikada nije potpisao ugovor s Komisijom i njime se nameću obveze.

1.2 Komisija je tvrdila da podnositelj pritužbe nije mogao biti nesvjestan svojih ugovornih obveza prema Komisiji. Sve su odredbe jasno utvrđene u sporazumu o financiranju te u njemu priloženim okvirnim i posebnim sporazumima.

1.3 Ombudsmanica napominje da podnositelj pritužbe smatra da FI nije na odgovarajući način obavijestio GERE o svim ugovornim odredbama koje se primjenjuju na sporazum o financiranju. Podnositelj pritužbe priznao je i vlastitu odgovornost za taj aspekt predmeta. Čini se da je GERE sklopio ugovor bez upoznavanja s prilozima ovom ugovoru, koji su sadržavali odredbe kojima se stvaraju obveze prema Komisiji. Ombudsman stoga smatra da ne postoje dokazi o nepravilnostima u postupanju Komisije u pogledu tog aspekta predmeta.

2 Slanje informacija između GERE-a i Komisije

2.1 Podnositelj pritužbe smatrao je da je način prosljeđivanja informacija kontraproduktivan. Odnosi između GERE-a i Komisije uglavnom su se odvijali preko financijskog instrumenta. Stoga nije jasno je li od podnositelja pritužbe zatraženo da dostavi informacije koje su Komisiji stvarno potrebne.

2.2 Komisija je tvrdila da se upotrebom financijskog instrumenta jamči da se spisom bavi iskusni stručnjak.

2.3 Ombudsmanica napominje da u spisu nema dokaza da je sustav korištenja financijskih posrednika kao takav odgovoran za poteškoće u odnosima između GERE-a i Komisije. Čini se da i Komisija i podnositelj pritužbe dio odgovornosti za nedostatke u protoku informacija pripisuju FI-ju. Ombudsmanica stoga zaključuje da ne postoje dokazi o nepravilnostima u postupanju Komisije u pogledu tog aspekta predmeta.

3 Opseg revizije

3.1 Podnositelj pritužbe smatrao je da je Komisija pri provedbi revizije trebala ograničiti svoje istrage na elemente povezane s financiranim projektom bez kontrole cjelokupnog poslovnog računovodstva društva.

3.2 Komisija je tvrdila da je opseg revizije u skladu s ugovornim obvezama GERE-a.

3.3 S obzirom na ugovorne odredbe, osobito s obzirom na relevantni okvirni sporazum, čini se da Komisija nije prekoračila svoje ovlasti pri provedbi revizije GERE-a. Ombudsman stoga zaključuje da ne postoje nepravilnosti u postupanju u pogledu tog aspekta predmeta.

4 Neobavješćivanje GERE-a o rezultatima revizije

4.1 Prema navodima podnositelja pritužbe GERE nikada nije obaviješten o rezultatima revizije provedene 13. lipnja 2000.

4.2 Komisija je smatrala da su revizori Komisije 13. lipnja 2000. obavijestili GERE o privremenim zaključcima. Međutim, od korisnika je zatraženo da dostavi dodatnu popratnu dokumentaciju prije dovršetka revizije. Unatoč opetovanim zahtjevima podnositelj pritužbe nikad nije ispunio svoje obveze, ti dokumenti nikad nisu dostavljeni, stoga se nisu mogli odobriti i stoga se sredstva nisu mogla isplatiti.

4.3 Ombudsmanica napominje da se čini da Komisija iz predmetnih dokumenata nije obavijestila podnositelja pritužbe o dokumentima koje bi trebao dostaviti kako ne bi odgodila odluku Komisije u pogledu isplate sredstava. To bi mogao biti slučaj nepravilnosti u postupanju te će Europski ombudsman stoga izraditi nacrt preporuke u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana.

5 Odbijanje vraćanja izvornih dokumenata uzetih tijekom revizije

5.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija odbila vratiti izvorne dokumente koje je dobila za potrebe prethodno navedene revizije.

5.2 Komisija je tvrdila da knjiga koju je GERE dao revizorima i koju čuvaju službe Komisije nije izvorni dokument. Objavljen je na dan revizije.

5.3 Ombudsmanica razumije da Komisija od 13. lipnja 2000., ažurno, koristi GERE-ovu knjigu za 1999. godinu u svrhu kontrole. Iako je dokument tiskan posebno za reviziju, podnositelj pritužbe tvrdi da je njegovu društvu naplaćena znatna naknada za ponovno izdavanje tog dokumenta. Podnositelj pritužbe stoga je zatražio da mu se vrati knjiga koju smatra vlasništvom GERE-a.

5.4 Komisija Ombudsmanu nije pružila razumno objašnjenje za odbijanje nastavka rada na fotokopiji knjige i vraćanja GERE-u dokumenta tiskanog 13. lipnja 2000. Europski ombudsman stoga će izraditi nacrt preporuke u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana.

6 Navodna registracija GERE-a na crnu listu i njezine posljedice

6.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da se GERE nalazi na crnoj listi Komisije. Time su blokirana sva plaćanja koja Komisija treba izvršiti GERE-u čak i na temelju neospornih ugovora.

6.2 Komisija je objasnila da su plaćanja odgođena zbog Komisijina internog sustava ranog upozoravanja. Taj sustav zahtijeva daljnje provjere prije izvršenja plaćanja korisnicima koji su registrirani u sustavu ranog upozoravanja zbog administrativnih pogrešaka ili prijevara. U ovom je slučaju GERE registriran u SRU-u zbog poteškoća povezanih s ugovorom potpisanim u okviru projekta JOP.

6.3 Ombudsmanica napominje da su se tijekom ove istrage mogla izvršiti plaćanja GERE-u na temelju neospornih ugovora. Komisija je Ombudsmanu pružila razumno objašnjenje u pogledu razloga za registraciju GERE-a u sustav ranog upozoravanja. Ombudsmanica je stoga zaključila da ne postoje dokazi o nepravilnostima u postupanju u pogledu tog aspekta predmeta.

6.4 Ombudsmanica napominje da se čini da neki dužnosnici Komisije smatraju sustav ranog upozoravanja crnom listom, iako je Komisija izjavila da to nije slučaj. Europski ombudsman stoga može kasnije razmotriti istragu općeg rada sustava ranog upozoravanja u okviru istrage na vlastitu inicijativu.

Zaključak

Ombudsmanica smatra da je pristup Komisije u ovom predmetu doveo do nepravilnosti u postupanju. Europski ombudsman stoga u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Komisiji podnosi sljedeći nacrt preporuke:

Nacrt preporuke

Komisija bi trebala pisanim putem obavijestiti podnositelja pritužbe o dokumentima koje bi trebala dostaviti kako bi Komisiji omogućila da donese odluku o plaćanju u razumnom roku. Nadalje, Komisija bi trebala vratiti knjigu podnositelja pritužbe GERE-a za 1999., tiskanu 13. lipnja 2000.

Komisija i podnositelj pritužbe bit će obaviješteni o tom nacrtu preporuke. U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana, Komisija šalje detaljno mišljenje prije 28. veljače 2002. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja nacrta preporuke Europskog ombudsmana i opisa njezine provedbe.

 

Jacob SÖDERMAN

Strasbourg, 4. prosinca 2001.

---

(1) Odluka 94/262 Europskog parlamenta od 9. ožujka 1994. o propisima i općim uvjetima koji uređuju obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana, SL 1994 L 113/15.