(Izrađeno u skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana.(1)) Dopisom
od 7. studenoga 1997. Europski ombudsman pokrenuo je istragu na vlastitu inicijativu o tajnosti koja je dio postupaka zapošljavanja Komisije. Ombudsman je u svojem pismu zatražio od Komisije da ga obavijesti o tome namjerava li poduzeti mjere kako bi predanost Zajednice transparentnosti u tom području postala opipljivija. Osobito je želio znati namjerava li Komisija dopustiti kandidatima da s njima polažu ispitna pitanja iz ispitne dvorane, priopćiti kriterije ocjenjivanja kandidatima koji ih zatraže, priopćiti kandidatima imena članova povjerenstva za odabir i omogućiti otkrivanje ispravljenih preslika ispita dotičnim kandidatima.
Razlozi za pokretanje istrage u biti su navedeni kako slijedi:
Ključni dio dužnosti Europskog ombudsmana jest rad na unapređenju odnosa između institucija Zajednice i europskih građana. Čini se da se prvi kontakt mnogih građana s institucijama Zajednice odvija u kontekstu zapošljavanja. Za institucije bi bilo korisno da prvi dojmovi koje građani imaju u tom prvom susretu s upravom Zajednice budu pozitivni. Nadalje, čini se u suprotnosti s predanošću Zajednice transparentnosti da bi ti prvi kontakti za moguće buduće državne službenike trebali biti obilježeni nedostatkom transparentnosti.
Europski ombudsman zaprimio je niz pritužbi u području zapošljavanja, posebno u pogledu nedostatka transparentnosti u postupcima. U pritužbi 46/27.7.95/FVK/B-DE tužiteljica nije mogla dobiti nikakvu obavijest o razlozima zbog kojih je njezin zahtjev odbijen. U pritužbi 252/22.11.95/Tfr/ES podnositelju pritužbe nisu se mogla dati imena članova povjerenstva za odabir. U pritužbama 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH i 850/3.9.96/JIA/FIN/KT nisu objavljena ni imena ni kvalifikacije članova povjerenstva za odabir. U pritužbi 216/08.11.95/MH/A podnositelj pritužbe nije mogao znati imena korektora koji su pomagali povjerenstvu za odabir. U pritužbi 142/97/PD podnositelju pritužbe nije bilo dopušteno da iz ispitne dvorane ponese presliku postavljenih pitanja, a u odgovoru na njegov zahtjev za preispitivanje ocjena ispita rečeno mu je da ocjene koje su mu priopćene odgovaraju onima koje mu je dalo povjerenstvo za odabir. U pritužbi 773/29.7.96/SS/FIN/PD četiri podnositelja zahtjeva obratila su se Komisiji kako bi zatražila presliku svojih označenih ispita i zatražila preispitivanje danih žigova; njihov je zahtjev odbijen i s obzirom na zahtjev za preispitivanje, nadležno povjerenstvo za odabir jednostavno je izjavilo da je utvrdilo da je „ocjenjivanje vašeg ispita provedeno na ispravan i pravedan način”, bez dodatnih pojedinosti. U pritužbama 105/97/PD, 675/1.7.96/AL/FIN/KT i 940/11.10.96/AS/SW/BB zahtjev za dostavu ovjerenog primjerka ispita također je odbijen. Nadalje, u pritužbama 675/2.7.96/AL/FIN/KT i 659/24.6.96/AEKA/FIN/IJH podnositelji pritužbe zatražili su dostavu kriterija za ocjenjivanje. U pritužbi 940/11.10.96/AS/SW/BB podnositelj pritužbe zatražio je dostavu evaluacijskih kriterija povezanih s procjenom radnog iskustva.
Primjedbe institucija Zajednice na takve vrste pritužbi ponavljale su se u dvama elementima. Riječ je o upućivanju na članak 6. Priloga III. Pravilniku o osoblju. U toj se odredbi navodi da je „postupak povjerenstva za odabir tajan”. Drugi su element široke diskrecijske ovlasti povjerenstava za odabir.
Članak 6. uspostavljen je kako bi se zajamčila neovisnost povjerenstava za odabir, štiteći ih od uplitanja i pritisaka. Čini se da to legitimno razmatranje ne ometa razvoj postupovnih jamstava za podnositelje zahtjeva, u skladu sa zahtjevima iz članka 6.
Točno je da, u skladu sa sudskom praksom Suda, povjerenstva za odabir imaju široke diskrecijske ovlasti. Takve ovlasti podrazumijevaju da je opseg sudskog nadzora ograničen; čini se da dodjela takvih ovlasti ne sprečava javna tijela da poštuju načela dobre uprave.
Ne dovodeći u pitanje diskrecijske ovlasti povjerenstava za odabir i članak 6., čini se da bi Komisija mogla sama odlučiti razviti postupovna jamstva za kandidate kao pitanje dobrog administrativnog ponašanja. Za sada se čini da je odredbi dana mjera u kojoj njezin temeljni cilj možda nije opravdan i koju građani smatraju nerazumljivom u demokratskoj i odgovornoj upravi koja je predana transparentnosti. S obzirom na široke diskrecijske ovlasti koje imaju povjerenstva za odabir, tim je važnije da se te ovlasti izvršavaju u skladu s načelima dobrog administrativnog ponašanja. Priopćavanje označenog ispita i kriterija ocjenjivanja dotičnom kandidatu koji ih zatraži također bi moglo olakšati rad povjerenstava za odabir u rješavanju upita i pritužbi kandidata.
Stoga je to bio kontekst u kojem se Ombudsman obratio Komisiji.
Mišljenje Komisije
Mišljenje Komisije podijeljeno je u tri dijela. Komisija je u biti navela sljedeće:
Prvo, Komisija je smatrala da su postupci zapošljavanja prvi i za mnoge kandidate jedini izravni kontakt s upravom Zajednice te je stoga važno da je taj kontakt pozitivan. Komisija je smatrala da je broj pritužbi koje se odnose na nedostatak transparentnosti bio vrlo nizak u usporedbi s ukupnim brojem podnositelja zahtjeva za različite natječaje koje je organizirala Komisija.
Drugo, Komisija je podsjetila na pravni okvir za operacije zapošljavanja: Natječaji koje organizira uprava Zajednice uređeni su Pravilnikom o osoblju i općim načelima prava Zajednice kako je utvrđeno sudskom praksom sudova Zajednice. Natječaji su postupci zapošljavanja uređeni zakonom, a samo su sudovi Zajednice nadležni za nadzor pravilne primjene prava.
Komisija je naglasila da je natječaj obično ispitni postupak, ali da ispiti nisu ispiti u tradicionalnom smislu tog pojma. Iako su ispiti i natječaji slični u mjeri u kojoj su oboje usmjereni na odabir kandidata, ipak postoji temeljna razlika između ispita i natječaja u pogledu ocjene zasluga sudionika. Uspjeh na ispitu ovisi samo o zadržavanju prolazne ocjene; sudionici se ocjenjuju prema „objektivnim” kriterijima. S druge strane, kandidati na natječaju ocjenjuju se međusobno, tj. ocjena je usporedna.
Prema Komisijinu mišljenju, to je razlog na kojem se temelji članak 6. Priloga III. Pravilniku o osoblju, koji se odnosi na tajnost rada povjerenstava za odabir i pravila koja iz toga proizlaze, osobito onaj koji se odnosi na neovisnost povjerenstva za odabir, čiji je cilj zaštititi povjerenstvo od svake intervencije ili pritiska, neovisno o tome odakle dolazi.
Kad je riječ o sudskom nadzoru rada povjerenstva za odabir, Komisija je navela da treba razlikovati dvije vrste odluka:
- s jedne strane, odluke koje se odnose na sudjelovanje na natječaju za koji je sudski nadzor iznimno strog.
- S druge strane, odluke koje se odnose na usporednu procjenu podnositelja zahtjeva. Te odluke podrazumijevaju veliku marginu prosudbe u skladu sa sudskom praksom sudova Zajednice, na koju Europski ombudsman također upućuje u svojim odlukama. Ta je margina prosudbe razumljiva jer samo Odbor može ocijeniti pojedinačnog podnositelja zahtjeva jer samo Odbor ima saznanja o svim podnositeljima zahtjeva i stoga ih može usporediti. To je razlog zašto se samo "čista" preslika ispita - tj. preslika bez oznake markera - dostavlja dotičnom podnositelju zahtjeva u zemljama koje dopuštaju takvu komunikaciju na natjecanjima. Naime, priopćavanje ovjerene preslike ili detaljno ocjenjivanje usmenog ispita ne bi bilo svrsishodno jer bi ocjena treće osobe, koja nije ocijenila ostale tužitelje, bila lišena smisla. Ta margina prosudbe koja se može smatrati diskrecijskom, ali svakako ne proizvoljnom, podliježe sudskom nadzoru u mjeri u kojoj sudovi Zajednice osiguravaju da povjerenstva za odabir nisu povrijedila nijedno pravilo ili načelo koje ih obvezuje.
Kao treće, Komisija je navela da je tužiteljima nedavno bilo dopušteno da polože ispitna pitanja s njima prilikom napuštanja prostorije za ispite, osim ako to nije ometalo autorsko pravo. Kad je riječ o priopćavanju evaluacijskih kriterija, Komisija je navela da se ti kriteriji priopćavaju na zahtjev. Kad je riječ o mogućnosti da imena članova povjerenstava za odabir budu poznata kandidatima, Komisija je smatrala primjerenim da se imena ne objavljuju kako bi se očuvala neovisnost članova i pravilno odvijanje natječaja. Što se tiče mogućnosti otkrivanja preslike označenih ispitnih dokumenata predmetnom tužitelju, Komisija je navela da bi to bilo besmisleno s obzirom na prirodu postupka tržišnog natjecanja, kako je prethodno objašnjeno. Nadalje, Komisija je navela da bi, s obzirom na tisuće podnositelja prijava za natječaje, često iz svih država članica, otkrivanje preslike označenih ispitnih dokumenata moglo dovesti do administrativnih i financijskih troškova.

ODLUKA

1 Ispitna pitanja
1.1 Što se tiče ispitnih pitanja, Komisija se obvezala dopustiti podnositeljima zahtjeva da ponesu ta pitanja s njima kada napuste prostoriju za ispitivanje, osim ako autorska prava to sprečavaju. Ombudsman stoga ne smatra da postoje razlozi za daljnje ispitivanje tog pitanja.
2 Kriteriji za ocjenjivanje
2.1 Kad je riječ o priopćavanju kriterija za ocjenjivanje, Komisija je navela da se oni priopćuju podnositeljima zahtjeva. Ombudsman stoga ne smatra da postoje razlozi za daljnje ispitivanje tog pitanja.
3 Imena članova povjerenstva za odabir
3.1 Kad je riječ o pitanju treba li kandidatima dopustiti da znaju imena članova povjerenstva za odabir, Europski ombudsman promatra sljedeće: Komisija je dosad smatrala primjerenim da se imena članova ne objavljuju kako bi se očuvala njihova neovisnost i spriječio pritisak na članove. Ombudsman smatra da je to razmatranje relevantno. Međutim, Ombudsman također mora podsjetiti da je temeljno načelo dobre uprave da svaki građanin koji se bavi javnim službenikom ima pravo znati ime tog službenika. Administracija bez lica i imena je otuđujuća. Ombudsman stoga smatra neprihvatljivim da podnositelji zahtjeva koji sudjeluju na usmenim ispitima nemaju pravo znati imena osoba koje ih ispituju.
4.1
Kad je riječ o pitanju hoće li podnositelji zahtjeva imati pristup vlastitim ispitnim dokumentima, nakon što budu označeni, Ombudsman napominje da Komisija svoje uskraćivanje pristupa dotičnom podnositelju zahtjeva temelji na razmatranju da bi takvo otkrivanje bilo lišeno smisla s obzirom na prirodu natječaja, tj. usporednu procjenu podnositelja zahtjeva. Osim toga, Komisija je tvrdila da bi otkrivanje ispitnih dokumenata moglo dovesti do administrativnih i financijskih troškova.
4.2 Kao prvo, Europski ombudsman primjećuje da Komisija svakako ima pravo da povjerenstva za odabir raspolažu širokom marginom prosudbe pri ocjenjivanju kandidata. Ocjena povjerenstva za odabir konačna je i u stvarnosti je neuspješan kandidat ne može osporiti. Stoga je još važnije da javnost ima puno povjerenje u rad povjerenstava za odabir.
4.3 Nakon ove uvodne napomene, treba primijetiti da se označeni primjerak ispitnog rada sastoji od dva sastavna dijela, samog ispitnog rada i oznaka. Mora se utvrditi da se zainteresiranoj tužiteljici, koja je autorica ispitnog rada, ne može uskratiti pristup tom istom radu.
4.4 Što se tiče druge komponente, Ombudsman mora podsjetiti da je temeljno načelo transparentnosti da građani, a ne uprava, odlučuju je li razumno zatražiti informacije. Uprava može odbiti zahtjev građanina na temelju povjerljivosti, ali ne može ga odbiti na temelju toga što zahtjev nema smisla za zainteresiranog građanina. Neovisno o pitanju mogu li se žigovi pobijati ili ne, tužitelj ima temeljni interes poznavati pogreške koje je počinio. Stoga Ombudsman ne može prihvatiti da Komisija odbije otkriti ovjerene ispitne dokumente dotičnog podnositelja zahtjeva koji ih zahtijeva, uz obrazloženje da oni nemaju nikakvu svrhu.
4.5 Što se tiče administrativnih i financijskih troškova, Europski ombudsman primjećuje da Komisija to nije potkrijepila dokazima. Ako se čini da velik broj podnositelja zahtjeva traži preslike svojih ispitnih dokumenata, Komisija bi mogla razmotriti naplaćivanje razumne naknade za troškove.
4.6 U tom kontekstu Ombudsman mora zaključiti da se Komisija nije pozvala ni na jedan razlog koji opravdava njezino odbijanje da dotičnom podnositelju zahtjeva dostavi preslike označenih ispitnih dokumenata. U interesu povećanja transparentnosti i povjerenja javnosti u aktivnosti povjerenstava za odabir, Komisija bi stoga predmetnom podnositelju zahtjeva koji to zatraži trebala omogućiti pristup vlastitim označenim ispitnim dokumentima. Kako bi se Komisiji omogućilo da poduzme potrebne korake u organizaciji takve objave, taj je nalaz ograničen na buduće natječaje koje Komisija organizira.
5 Nacrt preporuke
5.1 U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta Europskog ombudsmana Europski ombudsman stoga Komisiji podnosi sljedeći nacrt preporuke:

Komisija kandidatima na usmenim ispitima objavljuje imena članova povjerenstva za odabir.

U svojim budućim natječajima Komisija podnositeljima zahtjeva na zahtjev daje pristup vlastitim označenim ispitnim dokumentima.

U skladu s člankom 3. stavkom 6. Statuta, Komisija dostavlja detaljno mišljenje do 30. lipnja 1999. Detaljno mišljenje moglo bi se sastojati od prihvaćanja nacrta preporuke Europskog ombudsmana i opisa njezine provedbe.
Strasbourg, 8. ožujka 1999.
Jacob SÖDERMAN

---

(1) Odluka 94/262 Europskog parlamenta od 9. ožujka 1994. o uredbama i općim uvjetima kojima se uređuje obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana, 1994., SL L 113/15.