Predgovor

Zadovoljstvo mi je predstaviti ovogodišnje izvješće „Putting it Right Report” u kojem se razmatra usklađenost institucija s mojim odlukama donesenima 2016. Stopa usklađenosti u 2016. iznosila je 85 %, što je neznatno povećanje u odnosu na rezultat od 83 % koji smo postigli 2015.

Institucije su pozitivno reagirale na 77 od 91 prijedloga koje sam iznio kako bi ispravile ili poboljšale svoje ponašanje u predmetima zaključenima 2016. Bilo je još 132 slučaja u kojima sam smatrao da su institucije poduzele korake kako bi poboljšale svoj rad. 12 od 14 ispitanih institucija ostvarilo je 100 % bodova, dok je Komisija, koja je u većini slučajeva pred mojim Uredom, ostvarila 77 %.

Ove godine dolazi do promjena u načinu na koji pokušavamo obuhvatiti utjecaj našeg rada i način na koji ga predstavljamo.

Ovo je prvo izvješće koje uključuje predmete zaključene u skladu s novim „provedbenim odredbama”. Novi IP-ovi revidirani su kako bi nam se omogućilo učinkovitije rješavanje predmeta i nastojanje da se stvari ubrzaju. Primarni je naglasak na osiguravanju da upotrijebljene istražne mjere odražavaju posebne potrebe svake istrage. Nadalje, Europskom ombudsmanu omogućuju veću fleksibilnost u pogledu dobivanja informacija ili dokumenata. Novi IP-ovi olakšavaju i ubrzavaju pronalaženje rješenja kojima se uklanjaju nepravilnosti u postupanju i nastoje osigurati da se preporuke obično upotrebljavaju za rješavanje svih nalaza nepravilnosti u postupanju prije zaključenja istrage. U kontekstu mjerenja usklađenosti, novi IP-ovi donijeli su promjene u terminologiji koju upotrebljavamo.

Osim toga, ovo je prvo izvješće kojem se ne prilaže prilog. Prilog je u prošlosti sadržavao sažetke svih predmeta zaključenih u relevantnoj godini. Sud je sada odlučio u tekst ovog izvješća uključiti samo sažetke odabranih „slučajeva zvijezda”. 

Uveli smo i odjeljke u kojima je prikazan učinak našeg rada u područjima koja se ne odražavaju u stopi usklađenosti, kao što su strateške inicijative.

Iako sa zadovoljstvom primjećujem da je stopa usklađenosti i dalje visoka, želio bih ponoviti da svako odbijanje institucije da postupi u skladu s prijedlogom Ombudsmana treba smatrati propuštenom prilikom za rješavanje administrativnih nedostataka.

Emily O'Reilly

prosinac 2017.

 

Izvješće

1. Uvod

U ovom se izvješću opisuje u kojoj su mjeri institucije EU-a [1] odgovorile na prijedloge Ombudsmana iz 2016. Ti su prijedlozi u obliku rješenja, preporuka, prijedloga/dodatnih primjedbi i kritičkih primjedbi.

U odjeljku 3. (u nastavku) o učinku rada Europskog ombudsmana objašnjava se što podrazumijevaju rješenja, preporuke, prijedlozi/dodatne primjedbe i kritičke primjedbe/nalazi o nepravilnostima u postupanju Europskog ombudsmana. Novi IP-ovi [2], koji su stupili na snagu 1. rujna 2016., u određenoj mjeri utječu na upotrebu tih uvjeta. Na primjer, pojmovi „dodatne napomene” i „kritične napomene” više se neće upotrebljavati. Objašnjavamo sve promjene u nastavku u relevantnim dijelovima odjeljka. Brojne istrage u ovom izvješću zaključene su nakon datuma stupanja na snagu novih sporazuma o integritetu. Stoga je u tim slučajevima upotrijebljena nova terminologija.

U odjeljku 3. opisuje se i učinak rada Europskog ombudsmana u drugim slučajevima; ako predmet riješi institucija ili ako Europski ombudsman odluči pokrenuti stratešku inicijativu.

U prošlosti je ovo izvješće objavljeno zajedno s prilogom u kojem su sažeti slučajevi u kojima su prihvaćeni prijedlozi rješenja, preporuke, kritike i daljnje primjedbe. Od ove godine više nećemo objavljivati prilog. Međutim, u ovom izvješću nalaze se sažeci predmeta koje je potrebno posebno navesti kao „zvjezdane predmete” za svaku kategoriju daljnjeg postupanja.

2. Ovlasti i postupci Europskog ombudsmana

Europski ombudsman pomaže pojedincima, poduzećima i udrugama koji imaju problema s institucijom EU-a [3]. Istodobno služi javnom interesu pomažući institucijama da poboljšaju kvalitetu usluge koju pružaju. Osim što istražuje pritužbe, Ombudsmanica može pokrenuti i istrage na vlastitu inicijativu.

Europski ombudsman može od dotične institucije zatražiti da dostavi informacije, pregleda svoje spise i uzme iskaze dužnosnika. Te su ovlasti sadržane u Statutu Europskog ombudsmana [4] („Statut”). Ako smatra da je to primjereno u određenom slučaju, Europski ombudsman poziva instituciju da revidira svoje stajalište, osigura pravnu zaštitu ili uvede opće promjene za budućnost. Ako institucija odbije surađivati, može skrenuti političku pozornost na slučaj podnošenjem posebnog izvješća Europskom parlamentu.

3. Učinak rada Europskog ombudsmana

a. Rješenja

Ako Ombudsman smatra da se pritužba može brzo riješiti, može predmetnoj instituciji podnijeti prijedlog rješenja na temelju članka 3. stavka 5. Statuta [5]. Novim intelektualnim vlasništvom Ombudsmana olakšava se i ubrzava pronalaženje rješenja kojima se uklanjaju nepravilnosti u postupanju.

b. Preporuke

Nove preporuke o stanju intelektualnog vlasništva mogu se dati kad god Ombudsman utvrdi nepravilnosti u postupanju. Preporuke upućene institucijama istodobno se objavljuju na internetskoj stranici Europskog ombudsmana.

Ako institucija odbije preporuku, Europski ombudsman zaključuje predmet potvrđivanjem nalaza nepravilnosti u postupanju. Ako se preporuka prihvati, Europski ombudsman zaključit će predmet kako ga je riješila dotična institucija.

c. Prijedlozi i daljnje napomene

Novim IP-ovima pojam „daljnje napomene” zamjenjuje se jasnijim i korisnijim pojmom „prijedlozi za poboljšanje”, kojim se nastoji osigurati sustavno poboljšanje uprave EU-a. Kao i druge napomene, prijedlozi za poboljšanje ne temelje se na utvrđenju nepravilnosti u postupanju i ne podrazumijevaju cenzuru institucije kojoj su upućeni.

d. Kritične napomene i nalazi o nepravilnostima u postupanju

Ombudsmanica je u prošlosti upotrebljavala izraz „kritična napomena” kad god je zaključila predmet u kojem su utvrđene nepravilnosti u postupanju. Kritična primjedba obavijestila je instituciju o tome što je učinila pogrešno u konkretnom slučaju. U napomeni je utvrđeno pravilo ili načelo koje je prekršeno i (osim ako je bilo očito) objašnjeno kako je institucija trebala djelovati u kontekstu predmeta. Institucija je o tome izvijestila u roku od šest mjeseci, ako to zatraži ombudsman.

Novim IP-ovima pojam „kritične napomene” zamjenjuje se jednostavnim i jasnim pojmom „nalazi nepravilnosti u postupanju”.  Ako institucija odbije preporuku, predmet se zaključuje nalazom o nepravilnostima u postupanju.

e. Predmeti koje su riješile institucije

Ombudsman može zaključiti istragu u ranoj fazi bez predlaganja rješenja ako institucija spontano riješi slučaj podnositelja pritužbe tijekom istrage.

Predmet 253/2016/MDC: Odbijanje Europske komisije da prihvati određene stavke rashoda kao prihvatljive troškove u skladu s uvjetima sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava

Podnositelj pritužbe bio je koordinator projekta koji je Komisija sufinancirala u kontekstu sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava. Međutim, nakon uspješnog dovršetka projekta Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da mnogi troškovi nastali u okviru projekta koji se odnose na troškove osoblja, putovanja i savjetovanja nisu prihvatljivi.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da je odluka Komisije nepoštena. Ombudsmanica je pokrenula istragu i zatražila od Komisije da odgovori na navode podnositelja pritužbe. Kad je riječ o troškovima osoblja, Komisija je napomenula da ju je podnositelj pritužbe trebao obavijestiti o znatnom povećanju radnog opterećenja nekih svojih članova osoblja i da je za to imao dovoljno vremena. Kad je riječ o putnim troškovima i troškovima dnevnica, Komisija je smatrala da prakse, za koje je podnositelj pritužbe tvrdio da su u skladu s njegovom uobičajenom praksom, nisu dokumentirane ni dovoljno dokazane.

Međutim, kad je riječ o odbijenim troškovima savjetovanja, Komisija je navela da je spremna ponovno razmotriti svoje stajalište zbog objašnjenja podnositelja pritužbe, koja su upućivala na to da je pogrešno razvrstavanje tih troškova posljedica stvarne pogreške. Ombudsmanica izražava zadovoljstvo zbog toga što je Komisija ponovno razmotrila svoje stajalište.

f. Strateške inicijative

Ombudsman također može odlučiti baviti se strateški važnim temama bez pokretanja istrage pokretanjem takozvane „strateške inicijative”. Svrha je tih strateških inicijativa s institucijama podijeliti prijedloge o važnim temama, skrenuti pozornost na pitanja od javnog interesa i saznati više o određenom pitanju prije nego što se odluči je li potrebno pokrenuti istragu. Ombudsmanica je 2016. pokrenula deset strateških inicijativa.

SI/5/2016/EA: Transparentnost Euroskupine

U ožujku 2016. Ombudsman je pisao predsjedniku Euroskupine kako bi pozdravio njegovu inicijativu za podnošenje niza proaktivnih mjera transparentnosti, na koje su se neki članovi Euroskupine već složili. Nakon tog pisma uslijedila je daljnja razmjena prepiske između Ombudsmana i predsjednika Euroskupine tijekom 2016.

U toj korespondenciji ombudsmanica je postavila pitanja kao što su postupanje sa zahtjevima za pristup dokumentima Euroskupine, uključujući dokumente koje ne posjeduju institucije EU-a, i transparentnost skupina uključenih u pripremu sastanaka Euroskupine, posebno Radne skupine Euroskupine. Ombudsmanica je napomenula da njezin ured nije mogao identificirati nijednog dužnosnika.

dokument koji se odnosi na Poslovnik EWG-a i da se, iako se „metode rada Euroskupine” vjerojatno odnose na EWG, ni taj dokument nije činio javnim.

Predsjednik Euroskupine pojasnio je da će zahtjeve za pristup dokumentima Euroskupine rješavati institucija EU-a koja posjeduje relevantne dokumente ili da će oni biti preusmjereni na relevantnu nacionalnu instituciju i obrađeni u skladu s nacionalnim zakonodavstvom o transparentnosti. „Metode rada Euroskupine” objavljene su 2017. na internetskoj stranici Euroskupine.

4. Kako su institucije odgovorile Ombudsmanu u 2016.

a. Prijedlozi i preporuke za rješenja prihvaćeni 2016.

Institucije EU-a prihvatile su 2016. ukupno devet prijedloga rješenja. Komisija je odbila jedan prijedlog rješenja.[6]

U 2016. institucije EU-a također su prihvatile ili djelomično prihvatile ukupno 14 preporuka.[7] Komisija je odbila dvije preporuke, a Europski ured za odabir osoblja (EPSO) odbio je dvije preporuke [8], iako su institucije u tri slučaja pozitivno reagirale na naknadne kritike. Drugi predmet koji se odnosi na Komisiju doveo je do utvrđenja nepravilnosti u postupanju.

Institucija	Rješenja Prihvaćeno	Preporuke prihvaćene
Europski parlament	1
Vijeće Europske unije	1
Europska komisija	6	6
Europski ured za odabir osoblja (EPSO)		4
Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)		3
Agencija za temeljna prava (FRA)	1
Izvršna agencija za istraživanje (REA)		1
Ukupno	9	14

Predmet 946/2014/PL: Jezična politika Agencije za temeljna prava (FRA) u pogledu njezinih internetskih stranica i publikacija

Podnositelj pritužbe, španjolski državljanin, zatražio je od FRA-e informacije o svojoj jezičnoj politici koja se odnosi na upotrebu službenih jezika na njezinim internetskim stranicama, posebno u pogledu publikacija. Napomenuo je da je većina publikacija dostupna samo na engleskom i francuskom jeziku, a ponekad i na njemačkom i talijanskom jeziku. FRA je objasnila da je različito postupanje prema službenim jezicima posljedica proračunskih ograničenja i ograničenja u pogledu ljudskih resursa, kao i vremena potrebnog za dovršetak postupka prevođenja.

Ombudsmanica je smatrala da su ograničeni ljudski i financijski resursi nedovoljno opravdanje za prakse FRA-e u pogledu prevođenja njezinih publikacija. Ombudsmanica je sa zadovoljstvom primijetila da se Agencija za temeljna prava obvezala osigurati statičnu stranicu portala koja sadržava osnovne informacije o Agenciji za temeljna prava na svim jezicima. Iako bi u određenim okolnostima prevođenje svih dokumenata na sve službene jezike EU-a bilo nerazmjerno, Ombudsmanica je napomenula da postoje manje ograničavajuća sredstva kojima se građanima u najvećoj mogućoj mjeri osigurava pristup publikacijama na njihovu jeziku. Stoga je predložila da FRA utvrdi i objavi jasnu politiku u pogledu jezika EU-a na kojima će njezine publikacije biti dostupne.

Ombudsmanica je bila zadovoljna time što je Agencija Europske unije za temeljna prava prihvatila njezino rješenje. FRA trenutačno ima jezičnu politiku na internetu i politiku publikacija dostupne na njezinim internetskim stranicama. Osim toga, FRA je uvela i mjere kojima se osigurava da se publikacije prevode na što više jezika.

Predmet 1398/2013/ANA: Odbijanje Europske komisije da omogući pristup dokumentima koji se odnose na američki Zakon o izvršenju poreznih obveza s obzirom na račune u inozemnim financijskim institucijama („FATCA”)

Zastupnik u Europskom parlamentu podnio je zahtjev za javni pristup dokumentima Komisije o pregovorima između određenih država članica EU-a i SAD-a o posljedicama FATCA-e, zakonodavstva SAD-a kojim se od financijskih institucija izvan SAD-a zahtijeva da o svojim klijentima izvješćuju Službu za unutarnje prihode.

Komisija je dala potpun ili djelomičan pristup nekoliko dokumenata, dok je drugima odbila pristup. Komisija je smatrala da je dio zahtjeva zastupnika u Europskom parlamentu vrlo širok i zatražila od nje da suzi opseg zahtjeva. Zastupnik u Europskom parlamentu bio je nezadovoljan stajalištem Komisije i obratio se Ombudsmanu.

Ombudsmanica je preporučila Komisiji da ponovno pokuša definirati opseg traženih dokumenata i da u konačnici odluči trebaju li se ti dokumenti dati bez nepotrebne odgode. S druge strane, Komisija je utvrdila broj dokumenata obuhvaćenih zahtjevom, provela procjenu i objavila mnoge od tih dokumenata. Ombudsmanica potvrđuje da je Komisija slijedila njezin prijedlog i uložila znatne napore u provedbu te preporuke.

Ombudsmanica je također preporučila da Komisija preispita zahtjev za pristup neobjavljenim dokumentima s ciljem odobravanja

širi javni pristup. Komisija je ili dala pristup dodatnim dokumentima ili pružila detaljnija i uvjerljivija objašnjenja za svoje odbijanje da to učini. Ombudsmanica je ispitala odluku Komisije i smatra da je točna.

Predmet 852/2014/LP: Usklađenost Europske komisije s Konvencijom o nadzoru nad duhanom

Ovaj se predmet odnosio na to da Komisija nije ispunila svoju obvezu iz članka 5. stavka 3. Okvirne konvencije Svjetske zdravstvene organizacije (WHO) o nadzoru nad duhanom (u daljnjem tekstu: Konvencija), čija je Unija stranka. Podnositelj pritužbe, nevladina organizacija Corporate Europe Observatory, posebno je tvrdio da Komisija, osim svoje Glavne uprave za zdravlje (GU za zdravlje), nije proaktivno objavljivala sve informacije o sastancima s duhanskom industrijom.

Ombudsmanica je pokrenula istragu i utvrdila da je trenutačna praksa Komisije (osim Glavne uprave za zdravlje) nezadovoljavajuća i neodgovarajuća. Ombudsmanica je smatrala da se člankom 5. stavkom 3. Konvencije i smjernicama kojima se ona provodi zahtijeva da javna tijela zauzmu proaktivan, a ne reaktivan ili pasivan pristup kako bi se osigurala transparentnost u interakciji s duhanskom industrijom. Također je smatrala da obveza transparentnosti obuhvaća sve sastanke između Pravne službe Komisije i duhanske industrije. Nije uvidjela ni zašto bi se zahtjevi u pogledu transparentnosti trebali primjenjivati samo na najviše dužnosnike Komisije. Ombudsmanica je stoga preporučila Komisiji da na internetu proaktivno objavljuje sve sastanke s lobistima duhana ili njihovim pravnim zastupnicima, kao i zapisnike s tih sastanaka, te da se ta politika primjenjuje na sve dužnosnike Komisije, bez obzira na njihov radni staž.

Komisija je u svojem odgovoru ostala pri svojem početnom stajalištu da ne mora proširiti proaktivnu praksu Glavne uprave za zdravlje na ostatak Komisije. Prema njegovu mišljenju, trenutačna opća etička pravila i pravila o transparentnosti bila su dovoljna za sprečavanje neprimjerenog utjecaja duhanske industrije i osiguravanje usklađenosti s Konvencijom.

Ombudsmanica izražava duboko žaljenje zbog toga što Komisija nije iskoristila priliku da utvrdi standarde koji su u skladu sa zahtjevima iz članka 5. stavka 3. i osigura da se proaktivna politika transparentnosti u pogledu sastanaka s lobistima duhana primjenjuje na sve službe i osoblje Komisije. Stoga je zaključila predmet utvrđenjem nepravilnosti u postupanju, naglašavajući da Komisija nije navela nijedan dobar razlog za odbijanje poduzimanja mjera koje je predložio njezin ured.

b. Daljnje postupanje u vezi s kritičkim primjedbama i prijedlozima/daljnjim primjedbama iz 2016.

U 2016. u 11 odluka izneseno je 16 kritičkih primjedbi, dok je u 26 odluka izneseno 47 prijedloga/dodatnih primjedbi. [9] Jedna odluka može sadržavati više primjedbi, a i kritičke primjedbe i prijedlozi/dodatne primjedbe mogu se uključiti u istu odluku.

Ombudsmanica je prijedloge za poboljšanje uglavnom koristila u svojim odlukama o zatvaranju istraga na vlastitu inicijativu.

Institucije su pozvane da odgovore na primjedbe/prijedloge u roku od šest mjeseci. Primljeni su odgovori na sve primjedbe/prijedloge iz 2016. iako je u nekim slučajevima došlo do kašnjenja.

i) Daljnje postupanje u vezi s kritičkim primjedbama iz 2016.

Daljnje postupanje nakon kritičkih primjedbi iznosilo je 63 %. To je znatno više od prošlogodišnje stope od 41 %, koja je bila rekordno niska. Najviša dosad zabilježena brojka u vezi s pozitivnim daljnjim postupanjem nakon kritičkih primjedbi bila je stopa od 88 % u 2014. Pregled odgovora institucija na kritičke primjedbe upućuje na to da, čak i nakon završetka istrage, neke institucije i dalje osporavaju nalaze Ombudsmana i ponavljaju argumente koje su iznijele tijekom istrage. Iako je na neki način moguće razumjeti da je, nakon što se Ombudsman suočio s javnom kritikom, instituciji teško poduzeti konstruktivne mjere, važno je da su institucije voljne izvući pouke iz istraga Ombudsmana i nastojati smanjiti rizik od sličnih problema koji će se pojaviti u budućnosti.

Institucija	Kritična primjedbe	Zadovoljavajući odgovori	% od zadovoljavajući odgovori
Europska komisija	10	5	50%
Europski ured za odabir osoblja (EPSO)	3	2	67%
Europski centar za sprečavanje i kontrolu bolesti (ECDC)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Ukupno	16	10	63%

Predmet 2063/2014/PMC: Prijenos osobnih podataka podnositelja pritužbe trećoj strani bez njegove suglasnosti koji provodi Europska komisija

Slučaj se odnosio na Komisijino navodno nezakonito otkrivanje imena podnositelja pritužbe njegovu poslodavcu bez njegova pristanka. Komisija je to učinila kako bi provjerila je li podnositelj pritužbe stvarno postojao u svrhu rješavanja njegova zahtjeva za javni pristup dokumentima. S obzirom na posebno invazivnu prirodu mjere koju je poduzela Komisija, a koja je mogla prouzročiti štetu za ugled podnositelja pritužbe u odnosu na organizaciju za koju je radio, Ombudsman je utvrdio ozbiljne nepravilnosti u postupanju i zatvorio predmet kritičkom napomenom.

Nakon što je ombudsmanica iznijela kritičku napomenu, Komisija je potvrdila da kontaktiranje poslodavca podnositelja pritužbe bez prethodnog obavješćivanja možda nije bilo primjereno. Ispričavam se. Komisija je dodala da potvrđivanje identiteta pojedinca nije praksa koja se redovito primjenjuje.

Ombudsmanica prima na znanje priznanje Komisije da njezino djelovanje u ovom predmetu nije bilo primjereno.

Predmet 1409/2014/MHZ: Europska komisija pristaje provesti detaljnu procjenu učinka na ljudska prava u tekućim ili predstojećim trgovinskim pregovorima sa zemljama Udruženja država jugoistočne Azije (ASEAN)

Predmet se odnosio na to je li Komisija trebala provesti procjenu učinka na ljudska prava u kontekstu svojih pregovora o sklapanju sporazuma o slobodnoj trgovini s Vijetnamom. Komisija je smatrala da takva procjena nije potrebna, napominjući da je procjena učinka na održivost već provedena 2009. na predloženom sporazumu o slobodnoj trgovini između EU-a i ASEAN-a, koji je uključivao Vijetnam. Ombudsmanica je utvrdila da propust Komisije da provede posebnu procjenu učinka na ljudska prava predstavlja nepravilnost u postupanju. Preporučila je Komisiji da bez daljnje odgode provede takvu procjenu. Komisija je to odbila, a ombudsmanica je zaključila predmet s kritičkom napomenom.

Komisija je u svojem naknadnom odgovoru tvrdila da je opravdano ne provesti ex ante procjenu učinka na ljudska prava zbog posebnog vremenskog okvira pregovora. Komisija se istodobno složila da je sustavna ex ante analiza svih vjerojatnih učinaka na ljudska prava „ključni element boljeg oblikovanja trgovinske politike”. Komisija je obavijestila Ombudsmana da je u travnju 2016. Glavna uprava za trgovinu objavila revidiranu verziju Priručnika o SIA-i, koja sada sadržava poseban naglasak na osiguravanju provedbe detaljne analize učinaka na ljudska prava. Komisija se u Komunikaciji „Trgovina za sve” obvezala i da će dodatno poboljšati analizu učinka trgovinske politike na ljudska prava u procjenama učinka i ex post evaluacijama, na temelju nedavno izrađenih smjernica Glavne uprave za trgovinu.

Komisija je nadalje objasnila da je analiza za procjenu učinaka na ljudska prava proširena i ojačana. Kako bi to podržala, Komisija je uputila na nacrt završnog izvješća SIP-a za potporu pregovorima o sporazumu o zaštiti ulaganja između EU-a i Mjanmara, koji je objavljen 18. ožujka 2016. radi komentara. SIP s procjenom učinka na ljudska prava također se pripremao za pregovore s Filipinima i

Indonezija. Komisija je uvjerila Ombudsmana da će isto vrijediti i za nastavak pregovora s Malezijom i Tajlandom te slično s Indijom. Naposljetku, Komisija je izjavila da je uvjerena da je potrebno promicati ljudska prava prvenstveno putem angažmana i dijaloga kako bi se osigurao najveći učinak.

Ombudsmanica se slaže s Komisijom da su ex ante procjene učinka na ljudska prava ključan element boljeg oblikovanja trgovinske politike. Pozdravlja niz mjera najavljenih u odgovoru Komisije, koje bi trebale pomoći da se rizik od nepravilnosti u postupanju utvrđenih u ovom slučaju svede na najmanju moguću mjeru.

ii) Daljnje postupanje u vezi s prijedlozima/daljnjim napomenama iz 2016.

Daljnje postupanje u vezi s prijedlozima/dodatnim primjedbama bilo je zadovoljavajuće u 94 % slučajeva. To je više od prošlogodišnje stope od 92 %. Najviša dosad zabilježena brojka u vezi s pozitivnim praćenjem daljnjih primjedbi bila je stopa od 100 % u 2008.

Institucija	Prijedlozi/dodatne napomene	Zadovoljavajući odgovori	% od zadovoljavajući odgovori
Europska komisija	22	19	86%
Sud Europske unije	3	3	100%
Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD)	2	2	100%
Europski gospodarski i socijalni odbor (EGSO)	1	1	100%
Europski ured za odabir osoblja (EPSO)	9	9	100%
Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)	2	2	100%
Europski centar za sprečavanje i kontrolu bolesti (ECDC)	1	1	100%
Europska agencija za lijekove (EMA)	5	5	100%
Europska mreža za informacijsku sigurnost (ENISA)	2	2	100%
Ukupno	47	44	94%

Predmet OI/8/2015/JAS: Transparentnost trijaloga

Ta strateška istraga odnosila se na transparentnost trijaloga, neformalne pregovore između predstavnika Europskog parlamenta (Parlament) i Vijeća Europske unije (Vijeće) uz pomoć Komisije s ciljem postizanja dogovora o predloženom zakonodavstvu.

Ombudsmanica je ispitala koje bi se informacije mogle proaktivno staviti na raspolaganje i u kojem trenutku kako bi se povećala odgovornost i sudjelovanje javnosti u izradi zakonodavstva EU-a. Ombudsmanica je u svojoj završnoj odluci iznijela osam prijedloga o tome kako povećati transparentnost pregovora u okviru trijaloga.

Parlament, Vijeće i Komisija odgovorili su da su pokrenuli rasprave o objavi više informacija, uključujući kalendar trijaloga, dnevni red trijaloga, uključene donositelje političkih odluka i pregovaračke mandate institucija. Namjenska zajednička zakonodavna baza podataka, koja će se uspostaviti na temelju Međuinstitucijskog sporazuma o boljoj izradi zakonodavstva iz 2016., mogla bi pružiti takve informacije na lako dostupan način.

Kad je riječ o prijedlozima Ombudsmana o objavi ključnih dokumenata sastavljenih tijekom trijaloga, institucije su izjavile da će morati pričekati odluku Suda u povezanom aktualnom predmetu De Capitani protiv Parlamenta (T-540/15).

Ombudsmanica pozdravlja predanost Parlamenta, Vijeća i Komisije pokretanju rasprava o provedbi njezinih prijedloga. Posebno potiče njihovu inicijativu za stvaranje zajedničke zakonodavne baze podataka i pratit će njezin razvoj.

Predmet OI/10/2015/NF: EPSO-ov postupak za obradu zahtjeva za preispitivanje koje su podnijeli kandidati na otvorenim natječajima

Ta istraga na vlastitu inicijativu odnosila se na EPSO-ovo postupanje sa zahtjevima za preispitivanje koje su podnijeli neuspješni kandidati na natječajima za odabir. Konkretno, istraga je bila usmjerena na kašnjenja EPSO-a u odgovaranju na zahtjeve kandidata za preispitivanje. Svrha istrage bila je utvrditi postoje li sustavni problemi koji dovode do kašnjenja i, ako postoje, pomoći EPSO-u da poboljša postupak. Ombudsmanica je zaključila istragu sa šest prijedloga za poboljšanje.

Kad je riječ o prijedlogu da EPSO pruži bolju potporu povjerenstvima za odabir kako bi mogla detaljnije obrazložiti svoje odluke o zahtjevima za preispitivanje, EPSO je uveo novi predložak za evidentiranje odluka povjerenstva za odabir u fazi prijema te je poboljšao svoj program osposobljavanja za članove povjerenstva za odabir. EPSO dodatno razmatra kako poboljšati svoje smjernice o evidentiranju odluka povjerenstva za odabir.

EPSO je uspostavio novi IT sustav koji je pozitivno utjecao na učinkovitost obrade zahtjeva za preispitivanje te se sada koristi tehnologijom telekonferencije za provođenje sastanaka povjerenstva za odabir.

Kako je predložio Ombudsman, EPSO sada sustavno procjenjuje broj zahtjeva za preispitivanje koje očekuje primiti na natječajima koji su u tijeku kako bi mogao dodijeliti dostatna sredstva za njihovo rješavanje.

Četvrti i peti prijedlog odnosili su se na to da se kandidatima osiguraju jasne i točne informacije o zahtjevu za postupak preispitivanja. EPSO sada obavještava kandidate o očekivanim kašnjenjima i o činjenici da daje prednost slanju odgovora na uspješne zahtjeve. EPSO je ažurirao i

te je proširio svoju internetsku stranicu s najčešćim pitanjima s više informacija o postupcima podnošenja pritužbi.

Ombudsmanica pozdravlja niz mjera koje je EPSO pokrenuo kako bi iznio svoje prijedloge za poboljšanje.

Predmet OI/11/2015/EIS: Pravodobnost plaćanja Komisije

Ta se istraga odnosila na pravodobnost plaćanja koja je Komisija izvršila u okviru izravnog i neizravnog upravljanja, s naglaskom na plaćanja privatnim ugovarateljima i korisnicima. Uslijedile su četiri istrage o istoj temi.

Cilj je bio prikupiti statističke podatke o zakašnjelim plaćanjima Komisije i procijeniti uzroke tih kašnjenja i korektivne mjere koje je poduzela Komisija. Ombudsmanica je svoju istragu zaključila s dva prijedloga, potičući Komisiju da nastavi ulagati napore u određenim područjima i da u svojim godišnjim izvješćima o radu objavi dodatne informacije.

Komisija je u svojem odgovoru naglasila da je 2016. došlo do općeg poboljšanja u upravljanju postupkom plaćanja. Navela je da je to posebno posljedica strožeg praćenja računa i zahtjeva za plaćanje, razvoja internetskih alata za izvješćivanje te usporedne analize izvješća koju provode operativni i financijski agenti sa zajedničkim rokovima. Komisija je istaknula i da je 2016. podnijela prijedlog revizije Financijske uredbe i uvela odredbe kojima se potiče šira upotreba pojednostavnjenih obrazaca bespovratnih sredstava.

Kad je riječ o prijedlogu da se uključe informacije o bruto vremenu plaćanja Komisije, odnosno vremenu koje korisnici moraju pričekati prije primanja plaćanja, Komisija je pristala objaviti te informacije od 2017.

Ombudsmanica pozdravlja korake koje je Komisija poduzela u vezi sa svojim postupkom plaćanja. Pozdravlja napore Komisije, koji su doveli do poboljšanja njezinih statističkih podataka o upravljanju zakašnjelim plaćanjima i suspenzijama plaćanja u 2016.

iii) Daljnje postupanje u vezi s primjedbama/prijedlozima iz 2016.

Uzimajući zajedno kritične primjedbe i prijedloge/dodatne primjedbe, stopa zadovoljavajućeg daljnjeg postupanja iznosila je 86 %. To je više od prošlogodišnje stope od 81 % i manje od rekordne stope od 94 % iz 2014.

Institucija	Ključne napomene i prijedlozi / daljnje napomene	Zadovoljavajući odgovori	% od zadovoljavajući odgovori
Europska komisija	32	24	75%
Sud Europske unije	3	3	100%
Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD)	2	2	100%
Europski gospodarski i socijalni odbor (EGSO)	1	1	100%
Europski ured za odabir osoblja (EPSO)	12	11	92%
Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)	2	2	100%
Europski centar za sprečavanje i kontrolu bolesti (ECDC)	3	3	100%
Europska agencija za lijekove (EMA)	5	5	100%
Europska mreža za informacijsku sigurnost (ENISA)	2	2	100%
Eurojust	1	1	100%
Ukupno	63	54	86%

c. Stopa ukupne usklađenosti institucije u 2016.

Ukupna stopa usklađenosti s prijedlozima Europskog ombudsmana u 2016. iznosi 85 %. Institucije su pozitivno reagirale na 77 od 91 prijedloga koje je Ombudsman iznio kako bi ispravio ili poboljšao svoje ponašanje.[11] Stopa usklađenosti temelji se na broju pozitivnih odgovora na prijedloge rješenja, preporuke, kritike, prijedloge/dodatne primjedbe iznesene u predmetima zaključenima 2016. U 132 dodatna slučaja ombudsmanica je smatrala da su institucije poduzele korake kako bi poboljšale svoj rad.

Kao što je vidljivo iz tablice 5. u nastavku, stopa usklađenosti razlikuje se od jedne institucije do druge, od 100 % u mnogim slučajevima do 77 % u najgorem slučaju. Iako se ti statistički podaci često temelje na vrlo malom broju slučajeva, svaki rezultat manji od 100 % znači da institucija nije postupila u skladu s prijedlogom Ombudsmana.

Institucija	rješenja, preporuke, primjedbe i prijedlozi		Zadovoljavajući odgovori		% od Zadovoljavajući odgovori
Europski parlament		1		1 100%
Vijeće Europske unije		1		1 100%
Europska komisija		47		36 77%
Sud Europske unije		3		3 100%
Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD)		2		2 100%
Europski gospodarski i socijalni odbor (EGSO)		1		1 100%
Europski ured za odabir osoblja (EPSO)		18		15 83%
Europski ured za borbu protiv prijevara (OLAF)		5		5 100%
Europski centar za sprečavanje i kontrolu bolesti (ECDC)		3		3 100%
Europska agencija za lijekove (EMA)		5		5 100%
Europska mreža za informacijsku sigurnost (ENISA)		2		2 100%
Agencija za temeljna prava (FRA)		1		1 100%
Eurojust		1		1 100%
Izvršna agencija za istraživanje (REA)		1		1 100%
Ukupno		91		77 85%

5. Zaključak

Ovo izvješće predstavlja godišnji napor za mjerenje usklađenosti s prijedlozima Europskog ombudsmana sa statističkog stajališta. Međutim, u slučaju nekih aktivnosti Europskog ombudsmana učinak se ne može mjeriti na uobičajene načine. Na primjer, to je slučaj sa strateškim inicijativama Europskog ombudsmana, u okviru kojih sudjeluje u konstruktivnom dijalogu s institucijama o važnim temama. To bi moglo uključivati i niz predmeta koje institucije rješavaju svake godine, nakon intervencije Europskog ombudsmana, koja nije u obliku rješenja, preporuke, napomene ili prijedloga. Ove smo godine u izvješće dodali takve primjere kako bismo na bolji način prikazali učinak Ombudsmana. Osim toga, postoje slučajevi u kojima usklađenost s prijedlozima Europskog ombudsmana može uslijediti nešto kasnije od godine u kojoj je istraga zaključena.  

Treba imati na umu da je bitna promjena promjena u institucionalnoj kulturi. Teško je odrediti kada se uklopi značajna promjena u kulturi. Ombudsmanica nastoji postići tu kulturnu promjenu. Njezin kontinuirani utjecaj na dobru upravu ne odražava se nužno u stopama usklađenosti.

 

[1] Ukratko, u ovom se izvješću pojam „institucija” upotrebljava za sve institucije, tijela, urede i agencije EU-a.

[2] https://www.ombudsman.europa.eu/en/resources/provisions.faces

[3] Člankom 228. Ugovora o funkcioniranju Europske unije Europski ombudsman ovlašten je istraživati nepravilnosti u djelovanju institucija Unije, uz iznimku Suda Europske unije koji djeluje u okviru svoje pravosudne uloge.

[4] Odluka Europskog parlamenta 2008/587 od 18. lipnja 2008. o izmjeni Odluke 94/262 o propisima i općim uvjetima koji uređuju obnašanje dužnosti Europskog ombudsmana, SL 2008., L 189, str. 25.

[5] Člankom 3. stavkom 5. Statuta predviđa se sljedeće: „U mjeri u kojoj je to moguće, Europski ombudsman traži rješenje s dotičnom institucijom ili tijelom kako bi se uklonio slučaj nepravilnosti u postupanju i riješila pritužba.”

[6] U jednom je slučaju institucija odbila prijedlog rješenja, ali je prihvatila naknadnu preporuku. Kako bi se izbjeglo dvostruko računanje, statistički podaci uključuju samo preporuku u ovom slučaju, a ne prijedlog rješenja.

[7] Sud djelomično prihvaća preporuku ako je institucija zaista konstruktivno odgovorila na središnje točke preporuke.

[8] U jednom je slučaju institucija odbila preporuku i nakon toga nije na zadovoljavajući način odgovorila na kritičnu primjedbu. Opet, kako bi se izbjeglo dvostruko računanje, u statistiku je uključeno samo negativno praćenje kritične primjedbe.

[9] Statistički podaci u ovom izvješću ne uključuju:

i) četiri prijedloga iz odluke o zatvaranju zajedničke istrage u predmetima 1853/2013/TN & 2077/2012/TN, kako će se razmatrati u okviru tekuće istrage na vlastitu inicijativu Europskog ombudsmana o tome kako Komisija upravlja situacijama „rotirajućih vrata” koje se odnose na osoblje EU-a (OI/3/2017/AB),

ii. dva prijedloga u pogledu transparentnosti trijaloga (OI/8/2015/JAS) jer relevantne institucije čekaju odluku Suda kako bi osigurale daljnje postupanje.

[10] Čini se da su za potrebe statističkih podataka u ovom izvješću prijedlozi u pogledu transparentnosti trijaloga (OI/8/2015/JAS) upućeni samo Komisiji. Međutim, istraga se odnosila na tri institucije; Vijeće Europske unije, Europski parlament i Komisija. 

[11] Vidjeti bilješke 6.–8., 9.–10.