# Snimanje tekstualnih i trenutačnih poruka koje šalju/primaju članovi osoblja u profesionalnom svojstvu – praktične preporuke za administraciju EU-a
- Autor: Europski ombudsman
- Datum: 2022-07-14T00:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hr/doc/correspondence/hr/158302)
---
> Te praktične preporuke mogu poslužiti kao smjernice upravi EU-a pri bilježenju tekstualnih i trenutačnih poruka u budućnosti. One su rezultat prikupljanja informacija koje je proveo Europski ombudsman i odražavaju dobre prakse koje je ona utvrdila u tom kontekstu.
> 
**Institucije, tijela, uredi i agencije EU-a trebali bi:**

* **Uzmite u obzir,** u pravilima i praksama upravljanja dokumentima, **sve veću upotrebu teksta i trenutačnih poruka .** Konkretno, to podrazumijeva da odluka o bilježenju određene informacije u sustav upravljanja dokumentima uprave ne bi trebala ovisiti o mediju, bilo da je riječ o pismu, e-poruci, tekstu ili trenutačnoj poruci, nego o njegovu sadržaju.
* **Uspostaviti tehnološka rješenja** kako bi se omogućilo jednostavno bilježenje tekstualnih i instant poruka u sustavima za upravljanje dokumentima. U međuvremenu, predvidjeti alternativne načine bilježenja takvih poruka.
* **izdati jasne smjernice osoblju o tome kako izdvojiti,**prenijeti i zabilježiti tekstualne i trenutačne poruke koje ispunjavaju kriterije za snimanje dokumenata. Sve osoblje koje upotrebljava elektroničke uređaje za rad trebalo bi moći razumjeti kako izdvojiti i prenijeti tekstualne i trenutačne poruke iz aplikacija ili platformi za razmjenu poruka u relevantni sustav za upravljanje dokumentima.
* **Podizanje svijesti među osobljem**o potrebi osiguravanja redovitog i rutinskog izdvajanja, prijenosa i bilježenja tekstualnih i trenutačnih poruka koje ispunjavaju kriterije za bilježenje. Osim standardnih internih komunikacijskih poruka, to bi se moglo postići pružanjem osposobljavanja postojećim članovima osoblja i, primjerice, u okviru uvodnih programa za nove članove osoblja.
* **Pobrinite** se da **su razdoblja čuvanja** tekstualnih i trenutačnih poruka na elektroničkim uređajima koji se upotrebljavaju za rad **u skladu s politikom zadržavanja.**
* **uspostaviti postupak kojim se osigurava da se** u trenutku odlaska člana osoblja **zabilježe svi dokumenti koje član osoblja posjeduje, uključujući sve tekstualne i trenutačne poruke koje ispunjavaju kriterije za bilježenje.**
* **Prepoznati da su tekstualne i trenutačne poruke povezane s poslom „dokumenti"** u smislu Uredbe 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima.
* Pri rješavanju zahtjeva za javni pristup dokumentima koji bi mogli obuhvaćati tekstualne i trenutačne poruke, **razmotrite sve lokacije na kojima bi se takve poruke mogle pohraniti,** uključujući elektroničke uređaje kojima se koristi osoblje, i pomognite osoblju koje potencijalno drži takve poruke u svojim pretragama, na primjer davanjem uputa.
* **Osigurati da njihov standardni alat za pretraživanje omogućuje identifikaciju tekstualnih i trenutačnih poruka**(kao takvih) nakon što su registrirane u njihovu sustavu za upravljanje dokumentima.