Europski ombudsman P. Nikiforos Diamandouros kritizirao je Europsku komisiju jer je odbila nadoknaditi troškove tajničkih usluga koje pruža nizozemski institut. Ombudsmanica smatra da je ta odluka nepoštena. Komisija nije u razumnom roku te na odgovarajući i nedvosmislen način obavijestila podnositelja pritužbe o svojoj odluci da neće sklopiti ugovor za te usluge. Argument Komisije o navodnom znanju podnositelja pritužbe o njegovim uobičajenim postupcima nije bio ni zakonit ni uvjerljiv, rekao je. Troškovi koje je Institut potraživao iznosili su ukupno više od 170 000 EUR.

Institut je bio jedan od foruma u Europskoj mreži urbanih foruma za održivi razvoj, programu kojim upravlja Komisija. Iako joj je Komisija dala usmena jamstva da će joj troškovi nastali pružanjem tajničkih usluga Mreže biti nadoknađeni, Komisija je konačno odbila njezin zahtjev. Institut se obratio Ombudsmanu ističući da je nekoliko puta pisao Komisiji tražeći od nje da sklopi službeni ugovor za tajničku pomoć koju pruža.

Komisija je tvrdila da uvijek rješava ugovorna pitanja u pisanom obliku. Navela je i da je podnositelj pritužbe usmeno obaviješten da se njegov prijedlog ne može uzeti u obzir. Iako je izrazio žaljenje zbog izostanka pisanog odgovora na dopise podnositelja pritužbe, izjavio je da zbog saznanja podnositelja pritužbe o uobičajenim postupcima Komisije nije mogao vjerovati da je Komisija preuzela obveze.

Ombudsmanica je zaključila da se Komisijino odbijanje zahtjeva za povrat čini nepravednim i da se temelji na nejasnim informacijama. Iako je Komisija navela da uvijek rješava ugovorna pitanja u pisanom obliku, nije dostavila pisani odgovor na dopise podnositelja pritužbe od 4. srpnja i 7. listopada 1997. Ombudsmanica je pozvala Komisiju da ponovno razmotri svoje stajalište s ciljem postizanja prijateljskog rješenja, dodajući da bi to moglo uključivati razumnu ponudu koja bi mogla biti manja od traženog iznosa.

Budući da je Komisija odbila nadoknaditi troškove institutu, Ombudsman je zaključio predmet kritičkom napomenom. Njegovu odluku možete pronaći na njegovoj internetskoj stranici na sljedećoj adresi: