# Izjava o zaštiti osobnih podataka u vezi s odabirom dužnosnika i drugih agenata u Uredu Europskog ombudsmana - Autor: Europski ombudsman - Datum: 2020-06-16T00:00+02:00[Europe/Paris] - [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hr/document/hr/117077) --- U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog prikupljanja i obrade podataka podnositelja zahtjeva, način na koji Europski ombudsman (EO) prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu dostavljenih podataka, način na koji se te informacije upotrebljavaju i koja prava kandidati mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima. Voditelj obrade je Europski ombudsman. 1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman? -------------------------------------------------------- Podnositelji zahtjeva dostavljaju svoje podatke putem internetskog aplikacijskog alata (internetske stranice). Za provedbu postupka odabira podaci se unose u informatički alat osmišljen za potporu i olakšavanje postupka. Ti podaci općenito uključuju, ali nisu ograničeni na: osnovne osobne podatke (ime, prezime, državljanstvo, telefonski broj); informacije sadržane u životopisu (obrazovanje, radno iskustvo, znanje jezika itd.); preslike dokumenta kojim se dokazuje državljanstvo podnositelja zahtjeva; ako je potrebno, izjavu o invaliditetu kako bi se osigurala uspostava potrebnih mjera pristupačnosti; za podnositelje zahtjeva koji su članovi osoblja EU-a, administrativni status (tj. imenovani dužnosnik, privremeni djelatnik itd.), instituciju u kojoj rade, naziv njihova trenutačnog radnog mjesta, njihov trenutačni razred; informacije sadržane u motivacijskom pismu; preslike diploma podnositelja zahtjeva; preslike izvješća osoblja podnositelja zahtjeva, ako je primjenjivo; preslike dokaza o profesionalnom iskustvu, ako je primjenjivo; odgovore na studije slučaja koje su poslali kandidati. Članovi osoblja sektora PAB -- HR odgovorni za postupke odabira obrađuju i podatke pohranjene u zajedničkoj mapi na poslužitelju Izvršnog naloga, kao što su: odluke o imenovanju savjetodavnih odbora za odabir, bilješke o prihvatljivosti koje je potpisao Savjetodavni odbor za odabir i odobrio Ombudsman; tablice za ocjenjivanje kandidata; bilješke o predodabiru podnesene Izvršnom nalogu. Zahtjevi za preispitivanje/informacije koje kandidati šalju e-poštom i odgovarajući odgovori pohranjuju se u zajedničku adresu e-pošte „Career". 2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke? ------------------------------------------------------- Svrha je obrade podataka utvrditi kandidate za popunjavanje slobodnih radnih mjesta u Uredu za vanjske poslove i provesti odgovarajući postupak odabira. 3. Koja je pravna osnova i nužnost obrade tih podataka? ------------------------------------------------------- Pravna osnova postupka na kojem se temelji odabir dužnosnika i drugih djelatnika jest Pravilnik o osoblju (a posebno članci od 27. do 34.), Uvjeti zaposlenja ostalih službenika EU-a i Odluka Europskog ombudsmana od 1. prosinca 2014. o donošenju općih provedbenih odredaba koje se odnose na zapošljavanje i korištenje ugovornog osoblja. Obrada je nužna za izvršavanje zadaće od javnog interesa (članak 5. stavak 1. točka (a) Uredbe 2018/1725). 4. Tko je odgovoran za obradu podataka? --------------------------------------- Sektor za informacijske i komunikacijske tehnologije (IKT) Europskog ombudsmana upravlja podacima dostavljenima na internetskoj stranici. Odjel za osoblje, administraciju i proračun (PAB) (Sektor ljudskih resursa) i sektor IKT-a upravljaju alatom za odabir. 5. Tko će biti primatelji podataka? ----------------------------------- Europski ombudsman, glavni tajnik, članovi osoblja sektora IKT-a odgovorni za upravljanje podacima dostavljenima putem interneta, članovi osoblja odjela PAB-a odgovorni za postupke odabira (sektor ljudskih resursa) i članovi Savjetodavnog odbora za odabir. Na zahtjev upućen sektoru ljudskih resursa, tim glavnog tajnika može pregledati životopis, motivacijska pisma i odgovore na studije slučaja uspješnih kandidata. 6. Koliko dugo će se podaci čuvati? ----------------------------------- Podaci o podnositeljima zahtjeva dostavljeni na internetsku stranicu čuvaju se na njihovu osobnom računu na internetu dvije godine ako se podnositelji zahtjeva žele prijaviti za buduća slobodna radna mjesta. Ako se podnositelji zahtjeva ne povežu sa svojim računom u roku od dvije godine, račun i podaci sadržani u njemu automatski se brišu nakon što se podnositelju zahtjeva pošalje poruka e-pošte s obavijesti. Podaci o neuspješnim kandidatima brišu se iz alata za odabir, iz zajedničke mape na poslužitelju gospodarskog subjekta i iz funkcionalnog poštanskog sandučića „Career" dvije godine nakon završetka postupka odabira. Podaci o zaposlenim kandidatima čuvaju se 10 godina od prestanka radnog odnosa ili od posljednje isplate mirovine nakon koje je ona uništena. Dio podataka (državljanstvo, spol, zemlja boravišta, datumi prijave, registracijski broj prijave, referentni broj postupka odabira, godina rođenja i jezici kojima se govori) anonimizira se i čuva samo u statističke svrhe. 7. Kako štitimo podatke ispitanika? ----------------------------------- Podaci se prikupljaju online u sigurnom načinu rada. Pristup podacima na internetskoj stranici zaštićen je lozinkom koju je odabrao podnositelj zahtjeva. Elektronički podaci pohranjuju se na internetskoj stranici i na poslužiteljima Ombudsmana (alat za odabir i zajednička mapa). Podaci su zaštićeni brojnim sigurnosnim mjerama koje je uspostavio sektor informacijskih i komunikacijskih tehnologija radi zaštite cjelovitosti i povjerljivosti elektroničke imovine institucije. Pristup osobnim podacima zaštićen je upravljanjem pravima pristupa, koja su u skladu s načelom nužnog pristupa strogo ograničena nadležnošću korisnika. 8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti? ------------------------------------------------- Imate pravo pristupa svojim osobnim podacima i relevantnim informacijama o tome kako ih koristimo. Također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas, pod uvjetom da je zajamčena povjerljivost rasprava i donošenja odluka savjetodavnog odbora za odabir, kao i prava drugih kandidata. Podnositelji zahtjeva mogu ispraviti identifikacijske podatke u bilo kojem trenutku tijekom postupka. Kad je riječ o podacima koji se odnose na kriterije dopuštenosti ili ocjene, pravo na ispravak može se ostvariti do krajnjeg roka za podnošenje zahtjeva. Imate pravo u bilo kojem trenutku uložiti prigovor na to da Europski ombudsman upotrebljava vaše podatke na temelju vaše posebne situacije. Pod određenim uvjetima imate pravo zatražiti da izbrišemo vaše osobne podatke ili ograničimo njihovu upotrebu. Europski ombudsman odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana. 9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka? ------------------------------------------------------------------------------------- Pitanja povezana sa zaštitom podataka koja se odnose na postupak odabira dužnosnika i drugih službenika u Uredu možete u svakom trenutku poslati Europskom ombudsmanu na sljedeću adresu: [career@ombudsman.europa.eu](mailto:career@ombudsman.europa.eu) Načelnik Odjela za osoblje, administraciju i proračun Europski ombudsman 1 avenue du Président Robert Schuman CS 30403 F-67001 Strasbourg Cedex Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: [DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu](mailto:DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu) Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: [EDPS@edps.europa.eu](mailto:EDPS@edps.europa.eu)