Pritužbe 488/2018/KR i 514/2018/KR

Naziv:

• Imenovanje novog glavnog tajnika od strane Europske komisije

Datumi:

• 6., 21., 22., 27., 28. i 29. lipnja 2018.
• 2., 3., 4., 5., 10., 12. srpnja 2018.

Lokacije:

• Glavna uprava za ljudske resurse, Bruxelles
• Sastanak 12. srpnja održan je u zgradi Berlaymont u Bruxellesu

Inspekcija koju provode:

• Fergal O’Regan, voditelj Koordinacije istraga od javnog interesa
• gđa Tanja Ehnert, strateška istraživanja
• Koen Roovers, strateške istrage (od 2. srpnja)

Svrha inspekcijskih sastanaka

Cilj inspekcije i sastanaka bio je da Ombudsman 21. veljače 2018. istraži imenovanje novog glavnog tajnika Europske komisije i povezana pitanja.

Inspekcijski sastanak od 6. lipnja 2018.

Predstavnici Ombudsmana predstavili su se, zahvalili predstavnicima Komisije na suradnji i utvrdili cilj i svrhu inspekcije u kontekstu istrage Ombudsmana o Komisijinu imenovanju novog glavnog tajnika.

Konkretno, predstavnici Ombudsmana iznijeli su pravni okvir koji se primjenjuje na ured Ombudsmana pri provođenju inspekcija i obavijestili osoblje Komisije da, ako utvrde da su svi dokumenti povjerljivi, primjenjivim pravilima predviđa se da se pristup ne može odobriti bez prethodne suglasnosti Komisije´s, ni podnositeljima pritužbi ni bilo kojoj drugoj osobi izvan ureda Ombudsmana´s. Informacije i dokumenti te vrste brišu se iz spisa Europskog ombudsmana ubrzo nakon završetka istrage. Predstavnici Ombudsmana nadalje su objasnili da će izvješće o inspekciji biti pripremljeno, poslano Komisiji, podnositeljima pritužbi i objavljeno na internetskoj stranici Ombudsmana.

Predstavnicima Europskog ombudsmana zatim je odobren pristup dvjema mapama i jednom dodatnom dokumentu. Predstavnici Komisije objasnili su strukturu i prirodu dokumenata prikazanih predstavnicima Europskog ombudsmana.

1. Folder

Prva mapa sadržavala je uglavnom zapisnike sa sastanaka kuhara kabineta od 19. veljače 2018. i zapisnike sa sastanka Komisije od 21. veljače 2018., kao i nekoliko razmjena poruka elektroničke pošte između glasnogovornika Komisije i novinara.

Detaljno, ova mapa sadržavala je:

• Demande de publication d’un avis de vacance od 31. siječnja 2018., PERS(2018) 6
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2241ème réunion du 31 janvier 2018., 31. siječnja 2018.
• Napomena à l’attention des membres de la Commission, Résultats de la réunion hebdomadaire des chefs de cabinet du 19 février 2018., 20. veljače 2018., RCC(2018) 2244 (povjerljivo)
• Décisions administratives et budgétaires prises par la Commission lors de sa 2244ème réunion du 21 février 2018., 21. veljače 2018.
• Razmjene e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 10. listopada 2017. do 26. veljače 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 27. veljače 2018. (povjerljivo)
• Zapisnik sa sastanka Komisije održanog u Bruxellesu u srijedu 21. veljače 2018., 7. ožujka 2018., PV(2018) 2244 final
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 5. ožujka 2018. do 7. ožujka 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 14. ožujka 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 14. i 15. ožujka 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 15. ožujka 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 29. ožujka 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 20. ožujka 2018. do 8. travnja 2018. (povjerljivo)
• Razmjene e-poruka između dvaju glasnogovornika Komisije i novinara od 20. ožujka 2018. do 13. travnja 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 16. i 17. travnja 2018. (povjerljivo)
• Razmjena e-pošte između glasnogovornika Komisije i novinara od 18. travnja 2018. (povjerljivo)
• Europska komisija, memorandum, Imenovanje glavnog tajnika Europske komisije – pitanja i odgovori, 27. veljače 2018. (povjerljivo)
• Europska komisija, Memo, Europska komisija potvrđuje: Imenovanje g. Selmayra glavnim tajnikom odlučilo se u potpunosti u skladu sa svim pravnim pravilima – pitanja i odgovori, 25. ožujka 2018.
• Europska komisija, memorandum, odgovori Europske komisije na dodatna pitanja Odbora Europskog parlamenta za proračunski nadzor o imenovanju njegova novog glavnog tajnika – pitanja i odgovori, 4. travnja 2018.

Predstavnici Ombudsmana dobili su preslike dokumenata sadržanih u mapi. Osoblje Komisije navelo je da su za potrebe pretrage dokumenti koji su prethodno označeni kao "povjerljivi" povjerljivi. Primjenjivim pravilima predviđa se da Europski ombudsman ne može odobriti pristup tim dokumentima. Time se ne dovodi u pitanje pravo građana da od Komisije zatraže da odobri javni pristup tim dokumentima u skladu s Uredbom 1049/2001.

2. Folder

Druga mapa sastojala se uglavnom od spisa Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost („GU HR”) o postupku odabira za slobodno radno mjesto zamjenika glavnog tajnika (COM/2018/292).

Detaljno, ova mapa sadržavala je:

• Dokumentacija o postupku odabira za radno mjesto zamjenika glavnog tajnika (COM/2018/292), uključujući prijave i povlačenje, izvješća centra za procjenu koja sadržavaju zaključke ocjenjivača centra za procjenu i mišljenje Savjetodavnog odbora za imenovanja
• Unutarnji pripremni dokumenti za sastanak Kolegija 2244, 21. veljače 2018.
• Obavijest g. Italianera od 21. veljače 2018. o njegovu umirovljenju (Ares(2018)1038134)
• Akt kojim se g. Selmayru priopćuje odluka Europske komisije od 21. veljače 2018. o njegovu imenovanju zamjenikom glavnog tajnika
• Akt kojim se g. Selmayru priopćuje odluka Europske komisije od 21. veljače 2018. o njegovu premještaju na dužnost glavnog tajnika
• Razmjena poruka e-pošte između Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost i Glavnog tajništva od 21. veljače 2018. do 27. veljače 2018. o sastavljanju sažetka i zapisnika sa sastanka Komisije održanog 21. veljače 2018.
• Zapisnik sa sastanka Povjerenstva održanog 11. travnja 2018.

Predstavnici Ombudsmana nisu dobili preslike dokumenata sadržanih u mapi. Međutim, dokumenti su tijekom inspekcije stavljeni na raspolaganje službama Ombudsmana u sigurnoj čitaonici u Glavnoj upravi za ljudske resurse i sigurnost.

Komisija je navela da je cijeli spis o odabiru povjerljiv.

3. Dodatni dokument

Dodatni dokument koji je predstavljen osoblju Ombudsmana odnosio se na poseban zapisnik sa sastanka Komisije od 11. travnja 2018.

Predstavnici Ombudsmana nisu dobili presliku dokumenta s oznakom „povjerljivo”, već su pregledali dokument.

Daljnje postupanje nakon prvog inspekcijskog sastanka

Nakon pregleda dokumenata koje je dostavila Komisija, osoblje Ombudsmana u pisanom je obliku pojasnilo opseg zahtjeva za inspekciju koji je Komisiji poslan 8. svibnja 2018. Ombudsmanica je u tom pogledu navela da je odlučila da je potrebno pregledati „sve dokumente u elektroničkom ili papirnatom obliku, uključujući korespondenciju, bilješke, dopise, poruke e-pošte i sve pravne savjete, od 1. rujna 2017. do 18. travnja 2018., koji se odnose na imenovanje novog glavnog tajnika” (isticanje u izvorniku).

Predstavnici Ombudsmana objasnili su da bi taj zahtjev trebao obuhvaćati sve dokumente koji se odnose na imenovanje novog glavnog tajnika, za razliku od samo onih dokumenata koji su izravno povezani s postupkom zapošljavanja. Konkretno, trebao je uključivati korespondenciju, bilješke, dopise, poruke e-pošte i savjete unutar različitih službi Komisije i različitih službi Komisije povjerenicima i njihovim kabinetima, kao i između povjerenika i unutar njihovih kabineta, u vezi s imenovanjem novog glavnog tajnika Komisije. Predstavnici Ombudsmana podsjetili su Komisiju da je očekivani vremenski okvir bio do 18. travnja 2018., dana rezolucije Europskog parlamenta.

S obzirom na ta pojašnjenja odlučeno je da će se inspekcijski sastanak nastaviti kasnije.

Pretraga je zatim obustavljena dok Komisija nije mogla prikupiti relevantnu dokumentaciju.

Inspekcijski sastanak od 21. lipnja 2018.

Inspekcija je nastavljena 21. lipnja 2018. Nakon pojašnjenja opsega zahtjeva Ombudsmana za inspekciju predstavnicima Ombudsmana odobren je pristup 17 dodatnih mapa dokumenata.

Predstavnici Komisije objasnili su strukturu i prirodu 17 mapa predstavljenih predstavnicima Europskog ombudsmana.

• Glavna uprava za ljudske resurse sastavila je 15 mapa (osam mapa koje sadržavaju poruke e-pošte i dokumente načelnika odjela „Više rukovodstvo i CCA” te sedam mapa koje sadržavaju poruke e-pošte i dokumente direktora „Upravljanje talentima i raznolikost – Izvršno osoblje”); i
• Pravna služba Komisije sastavila je dvije mape.

Predstavnici Komisije dodatno su pojasnili sljedeće:

• Svi zahtjevi Ureda ombudsmana proslijeđeni su relevantnim službama i kabinetima te su svi zaprimljeni dokumenti predani. To uključuje korespondenciju između i unutar kabineta, Službe glasnogovornika i Pravne službe u mjeri u kojoj je ta korespondencija kopirana i s Glavnom upravom za ljudske resurse i/ili Pravnom službom.
• Svi dokumenti sadržani u 17 mapa datiraju od 21. veljače 2018. nadalje.
• Ne postoje dodatni dokumenti iz kabineta povjerenika Oettingera, predsjednika Junckera, prvog potpredsjednika Timmermansa ili službe glasnogovornika koji su obuhvaćeni područjem primjene zahtjeva Ombudsmana, osim onih dokumenata koji su već sadržani u 17 prethodno navedenih mapa.
• Ne postoje dodatni dokumenti koji se odnose na umirovljenje A. Italianera, osim onih koje je osoblje Ombudsmana pregledalo 6. lipnja 2018.
• Ne postoji službeno pravno mišljenje o imenovanju novog glavnog tajnika. Međutim, provedeno je savjetovanje s Pravnom službom (i ona je dala svoje primjedbe) o nacrtu odgovora na pitanja koja je postavio Parlament. Ta su savjetovanja sadržana u prethodno navedenim dvjema mapama.

Predstavnici Komisije na zahtjev predstavnika Europskog ombudsmana dostavili su dodatne posebne dokumente i pojasnili različite točke:

• Provedeno je savjetovanje s prvim potpredsjednikom Timmermansom o prijedlogu da se g. Martin Selmayr imenuje novim glavnim tajnikom 20. veljače 2018. tijekom ručka.
• Trenutačna praksa Komisije nije da se glavni savjetnici prenesu na položaje glavnog direktora/glavnog tajnika u skladu s člankom 7. Pravilnika o osoblju.

Dogovoreno je da predstavnici Ombudsmana neće dobiti preslike dokumenata u 17 mapa, već će pregledati dokumente u prostorijama Komisije.

Tijekom inspekcije od službi Ombudsmana zatraženo je da svoje elektroničke uređaje (telefone) ostave u sigurnom spremniku. Sigurnosni čuvar Komisije bio je prisutan u svakom trenutku.

Inspekcijski sastanci 22., 27., 28. i 29. lipnja 2018. te 2., 3., 4., 5. i 10. srpnja 2018.

S obzirom na vrlo opsežne spise koje treba pregledati, inspekcija se nastavila 22., 27., 28. i 29. lipnja 2018. te 2., 3., 4., 5. i 10. srpnja 2018.

Tijekom tih sastanaka predstavnici Ombudsmana pregledali su 17 mapa u prostorima Komisije u prisutnosti zaštitara iz Glavne uprave za ljudske resurse i sigurnost.

Procjenjuje se da je osoblje Ombudsmana pregledalo između 8500 i 11000 stranica, uključujući različite nacrte odgovora Komisije na upitnike Parlamenta. S obzirom na veliku količinu dokumenata, osoblje Ombudsmana nije moglo sastaviti sveobuhvatan popis svih pregledanih dokumenata.

Inspekcijski sastanak od 12. srpnja 2018.

Predstavnici Ombudsmana sastali su se s osobljem Komisije na završnom sastanku 12. srpnja 2018. kako bi razjasnili preostala pitanja koja su se pojavila tijekom pregleda dokumenata.

S obzirom na činjenicu da predstavnici Ombudsmana nisu dobili preslike dokumenata u 17 mapa, dogovoreno je da osoblje Ombudsmana može ponovno pregledati bilo koji od dokumenata u prostorijama Komisije, ako je to potrebno za potrebe istrage.

Predstavnici Ombudsmana zahvalili su Komisiji na suradnji, a sastanak je završio.

Bruxelles, 19.7.2018.

Fergal O’Regan
voditelj koordinacije istraga od javnog interesa  

Tanja Ehnert
pravna službenica, Strateške istrage

Koen Roovers voditelj
predmeta, strateške istrage