Izvješće

o inspekciji dokumenata Europskog ombudsmana u istrazi na vlastitu inicijativu OI/5/2016/AB o Komisijinu postupanju s pritužbama zbog povrede u okviru „EU Pilot”

Predmetna institucija ili tijelo: Europska komisija

Datum i vrijeme: 29. lipnja 2016., 14:00-16:00

Lokacija: BERL, Rue de la Loi 200, 1040 Bruxelles

Inspekcija koju je provela: gđa Rosita Agnew, načelnica Odjela za strateške istrage

gđa Alice Bossière, Odjel za strateške istrage

gđa Diana Riochet, Odjel za upite 3

1. Uvod i postupovni aspekti

Predstavnici Ombudsmana predstavili su se i predstavili svrhu istrage na vlastitu inicijativu o Komisijinu postupanju s pritužbama zbog povrede u okviru „EU Pilota”. Istraga je pokrenuta kako bi se utvrdilo postoje li sustavni nedostaci na kojima se temelje kašnjenja te kako bi se ispitala pitanja informiranja podnositelja pritužbe i javnosti.

Predstavnici Ombudsmana objasnili su da sastanak ima dvostruku svrhu: i. da služi kao inspekcija određenih dokumenata i ii. da bolje razumije kako EU Pilot djeluje u praksi. Namjera je objaviti izvješće o inspekciji na internetskoj stranici Europskog ombudsmana. U skladu s Provedbenim odredbama Europskog ombudsmana [1] Europski ombudsman ne može odobriti pristup preslikama pregledanih dokumenata za koje je Komisija utvrdila da su povjerljivi.

Predstavnici Ombudsmana predstavili su i sljedeće korake istrage, koji će vjerojatno uključivati pregled pojedinačnih spisa i zahtjev za informacije.

2. Razmjena gledišta

Predstavnici Komisije dostavili su opće informacije o tome kako službe Komisije upravljaju predmetima u okviru sustava EU Pilot. Predstavili su uloge Glavnog tajništva i glavnih uprava te dostupne statističke podatke.

Naveli su da Glavno tajništvo glavnim upravama pruža smjernice i predloške za obavješćivanje podnositelja pritužbi.

3. Pregled dokumentacije

Dokumenti pregledani

Predstavnici Europskog ombudsmana pregledali su i uzeli preslike sljedećih dokumenata:

(i) Statistički list: ukupan broj neriješenih predmeta u okviru sustava EU Pilot starijih od jedne godine na dan 31. prosinca 2015.; ukupan broj otvorenih predmeta u okviru sustava EU Pilot na kraju 2015.; prosječno vrijeme (u danima) tijekom kojeg države članice trebaju odgovoriti na pitanja Komisije u 2015.; prosječno vrijeme (u danima) tijekom kojeg je Komisija trebala ocijeniti odgovore država članica u 2015. (povjerljivo).

ii. Popis neriješenih predmeta u okviru sustava EU Pilot starijih od jedne godine na dan 31. prosinca 2015. (povjerljivo).

iii. Standardni dopis podnositeljima pritužbe u kojem ih se obavješćuje da je njihova pritužba prenesena u aplikaciju EU Pilot (povjerljivo).

iv. Smjernice za sastavljanje dopisa podnositeljima pritužbe u kojima ih se obavješćuje da službe Komisije namjeravaju zaključiti predmet/predložiti Kolegiju da ga zaključi, veljača 2016. (povjerljivo).

v. Standardni dopis podnositeljima pritužbe u kojem ih se obavješćuje o konačnom zaključenju predmeta pritužbe (povjerljivo).

vi. Komunikacija Komisije Vijeću i Europskom parlamentu, „Ažuriranje odnosa s podnositeljem pritužbe u pogledu primjene prava Unije” (COM(2012) 154 final).

vii. Komunikacija Komisije „Europa rezultata – primjena prava Zajednice” (COM(2007) 502 final).

Povjerljivost pregledanih dokumenata

Kako je navedeno u prethodnom popisu, predstavnici Komisije utvrdili su da su neki od pregledanih dokumenata „povjerljivi” u skladu s člankom 5. stavkom 2. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana. Primjerci relevantnih dokumenata označeni su oznakom „povjerljivo” i potpisali su ih predstavnik Komisije i predstavnik Ombudsmana.

Bruxelles, 6. srpnja 2016.

gđa Alice Bossière gđa Rosita Agnew

Službenik za istrage na vlastitu inicijativu Voditelj strateških istraga

(rukovoditelj predmeta)

[1][1] Članak 14. stavak 2. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana.