# Izvješće o sastanku istražnog tima Europskog ombudsmana s predstavnicima Europskog ureda za odabir osoblja (EPSO)
- Autor: Europski ombudsman
- Datum: 2024-06-26T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hr/doc/correspondence/hr/180852)
---
++Prvi sastanak++
-----------------

Datum: četvrtak, 28. rujna 2023.

Sastanak na daljinu putem Webexa

Prisutni

**Europski ured za odabir osoblja:**

· Voditelj sektora, pravni poslovi;

Načelnik odjela za testiranje operacija;

Načelnik Odjela za odnose s javnošću i vanjske odnose

**Europski ombudsman:**

Tina Nilsson, načelnica Odjela za rješavanje predmeta;

Valentina Stoeva, službenica za upite;

Christophe Lesauvage, pravni stručnjak;

· Zoé Lejeune, upiti pripravnik

Svrha sastanka
--------------

Svrha sastanka bila je da istražni tim Europskog ombudsmana razumije kako je Europski ured za odabir osoblja (EPSO) pripremio i utvrdio uvjete testova na daljinu te kako se bavio raznim praktičnim i tehničkim pitanjima s kojima se suočavaju kandidati. Nakon sastanka uslijedit će drugi sastanak u prostorijama EPSO-a, koji će se sastojati od video demonstracije testiranja na daljinu i nastavka rasprave o navedenim pitanjima.

Uvod i postupovne informacije
-----------------------------

Istražni tim Ombudsmana predstavio se, zahvalio predstavnicima EPSO-a na sastanku s njima i iznio svrhu sastanka. Naveli su pravni okvir koji se primjenjuje na sastanke Europskog ombudsmana, a posebno da Europski ombudsman bez prethodne suglasnosti EPSO-a neće otkriti nikakve informacije koje je EPSO utvrdio kao povjerljive.[^\[1\]^](#_ftn1){#_ftnref1}

Istražni tim objasnio je da će sastaviti nacrt izvješća o sastanku koji će se poslati EPSO-u kako bi se osiguralo da je sadržaj činjenično točan i potpun. Povjerljive informacije ne bi bile uključene u izvješće ili na drugi način dostavljene bilo kojoj trećoj strani.

Istražni tim pojasnio je da se sastanak odnosi na istragu na vlastitu inicijativu Europskog ombudsmana. Ombudsmanica je zaprimila znatan broj pritužbi u vezi s upotrebom testiranja na daljinu samo za „testove prije odabira" u postupku odabira za zapošljavanje javnih službenika EU-a (pomoćnici AST3 -- EPSO/AST/154/22), koji je organizirao EPSO. Pritužbe su se odnosile na praktične posljedice odluke da se testovi trebaju provoditi samo na daljinu, kao i na način na koji se EPSO bavio praktičnim i tehničkim pitanjima koja su se pojavila. Iako je EPSO nakon toga otkazao postupak odabira, Ombudsmanica je odlučila nastaviti svoju istragu, među ostalim s obzirom na znatan broj pritužbi povezanih s naknadnim postupcima odabira koji su također imali samo testiranje na daljinu. Istraga se stoga ne odnosi samo na jedan postupak odabira, nego joj je cilj provjeriti uključena pitanja, pomoći EPSO-u da definira dobre administrativne prakse u svojim aktivnostima testiranja, komunikaciji s kandidatima i načinu na koji postupa s pritužbama.

Razmijenjene informacije
------------------------

***++1) Raznolikost kandidata++***

Predstavnici EPSO-a objasnili su da EPSO na temelju internetskog testiranja može doći do većeg broja kandidata. To je zato što su se u prošlosti mnogi kandidati suočavali s financijskim ili praktičnim preprekama pri polaganju testova u centru za fizičke testove. Kandidati su morali putovati u gradove u kojima se nalaze ispitni centri (u većini država članica, samo u glavnom gradu) ili čak, u kasnijoj fazi postupka odabira, u Bruxelles. Testiranjem na daljinu uklanjaju se putni troškovi i troškovi smještaja, za koje su kandidatima samo djelomično nadoknađeni troškovi. Nema dovoljno „povijesti" da bi se moglo zaključiti da je, statistički gledano, novi model doveo do veće raznolikosti među kandidatima. Testiranje na daljinu uvedeno je tek 2022. Međutim, predstavnici EPSO-a smatraju da testiranje na daljinu stvara više jednakih mogućnosti i olakšava sudjelovanje većeg broja ljudi.

EPSO ne zahtijeva od kandidata da dostave informacije i stoga ne prati postoji li raznolikost na temelju podrijetla kandidata, primjerice u vezi s rodom, etničkom pripadnošću, seksualnom orijentacijom i socioekonomskim statusom. EPSO je u svibnju 2022. donio Akcijski plan za ravnopravnost i raznolikost, u kojem su utvrđeni ciljevi za promicanje raznolikosti. Međutim, drugi prioriteti osim prikupljanja informacija o jednakosti i raznolikosti prvi su se razmatrali u razvoju novog modela, posebno operativni aspekti. Nadalje, EPSO za praćenje aspekata raznolikosti ovisi o Glavnoj upravi za informacijske tehnologije (DIGIT). Predstavnici EPSO-a spomenuli su i da je EPSO 2021. pokrenuo anketu o raznolikosti na temelju dobrovoljnog sudjelovanja i objavio rezultate na svojim internetskim stranicama 2022.

EPSO prikuplja podatke o geografskoj ravnoteži kandidata jer kandidati u postupku prijave moraju navesti svoje državljanstvo. EPSO te informacije dostavlja državama članicama, ali ne i javno.

Predstavnici EPSO-a dodali su da u okviru postupka prijave kandidati sada mogu odabrati navesti svoj spol u sljedećim kategorijama: ženski, muški, nebinarni, drugi ili ne žele reći.

***++2) Kako EPSO rješava pritužbe++***

Predstavnici EPSO-a objasnili su da EPSO prima nekoliko vrsta pritužbi: pritužbe pravne prirode, pritužbe tehničke prirode i poruke e-pošte kandidata u kojima se samo navodi da im se ne sviđa novi model. Potonje se ne smatraju upravnim pritužbama. EPSO ne prati broj pritužbi u širem smislu.

Ne postoji sustav praćenja i ne postoje statistički podaci o postotku pritužbi koje se odnose na testiranje na daljinu. Općenito, ne postoji poseban sustav za praćenje pritužbi po temama. Pritužbe su vrlo raznolike i operativno ih nije moguće pratiti po temama.

Predstavnici EPSO-a objasnili su da EPSO-ova internetska stranica razlikuje pitanja i pritužbe te da u skladu s time pruža dva različita obrasca. Pritužbe i upiti prvo prolaze kroz recepciju, zaduženu za „trijažu" pritužbi. Recepcija se bavi određenim pritužbama odmah kada istraga nije potrebna. Ako je potrebna istraga, pritužbe se šalju operativnoj jedinici ili pravnoj jedinici. U tom smislu EPSO šalje pritužbe po temama. EPSO može pratiti i pritužbe i upite s obzirom na to da su registrirani na ulaznicama. Predstavnici EPSO-a napomenuli su da ista osoba može nekoliko puta slati različite pritužbe ili iste pritužbe. Stoga je broj pritužbi veći od broja podnositelja pritužbe.

***++3) EPSO-ova upotreba karata, obrazaca za kontakt i obrazaca za pritužbe++***

Predstavnici EPSO-a objasnili su da kandidati koji pošalju upit ili pritužbu dobivaju broj karte. Kandidati se zatim mogu ponovno obratiti EPSO-u i dodati nove elemente. EPSO će nove elemente registrirati s novim brojem karte. Na primjer, osoba može imati poteškoća s povezivanjem i žalbom na to pitanje. Ista osoba može dodati i druge elemente koji zahtijevaju drugu istragu. S operativnog stajališta, druga pritužba mogla bi se dodijeliti drugom članu osoblja EPSO-a. Predstavnici EPSO-a nadalje su napomenuli da EPSO prima više ili manje od 100 pritužbi ili upita dnevno.

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da postoji interni sustav praćenja povezan s pritužbama. Ako se isti kandidat žali nekoliko puta, kolege će vidjeti sve pritužbe.

Predstavnici EPSO-a nadalje su napomenuli da kandidati mogu odgovoriti e-poštom na EPSO-ove e-poruke, ali da će njihovi odgovori biti registrirani s novom kartom. EPSO mora dodijeliti karte za operativne svrhe. Bez broja ulaznice, pritužbe i upiti bi se izgubili. Podnositelji pritužbi također mogu razgovarati e-poštom s EPSO-om bez upotrebe internetskog obrasca za pritužbe. Na primjer, ako je EPSO e-poštom od kandidata zatražio dokaze, kandidat ih može dostaviti samo odgovaranjem na e-poruku. Izdavanje broja karte relevantno je samo za interne potrebe („stražnji ured").

Naposljetku, EPSO je pojasnio da će pritužba biti registrirana kao takva čak i ako podnositelj pritužbe upotrijebi pogrešan obrazac (obrazac za kontakt umjesto obrasca za pritužbu). Svi obrasci prolaze kroz EPSO-ovu službu za kontakt s kandidatima neovisno o odabranom obrascu. Ta služba utvrđuje kvalificiraju li se poruke kao pritužbe.

***++4) Razlike između početnih i ažuriranih uputa koje je EPSO dao kandidatima (verzije tehničkih uputa iz studenoga 2022. i rujna 2023.)++***

Predstavnici EPSO-a napomenuli su da je glavna razlika između dva skupa uputa „način provedbe" ispita, tj. način na koji se sadržaj ispita predstavlja kandidatima i način na koji se kandidati nadziru. U početku, krajem studenoga i početkom prosinca prošle godine, kandidati su primili upute povezane s „načinom isporuke" uživo. Kandidate su tijekom ispita vodili članovi osoblja EPSO-ova ugovaratelja. Uloga proktora bila je da kandidate usmjeravaju provjerama prije ispitivanja i da ih osnažuju tijekom ispita.

U ažuriranim uputama opisuje se još jedan „način isporuke": automatizirano probno ispitivanje. EPSO je u rujnu 2023. počeo upotrebljavati novi model: automatizirano probno testiranje. Nedavno je završen prvi krug automatiziranih probnih ispita. U tom se načinu kandidati kroz provjere vode automatiziranim alatom, uz manji broj provjera (u osnovi samo provjere identiteta). Kandidati se bilježe tijekom ispita. Snimke se pohranjuju na portalu za preispitivanje kojem EPSO ima pristup. Nakon ispita EPSO će pratiti snimke i može odlučiti da neće obraditi ispit kandidata ako primijeti problematično ponašanje. Na primjer, EPSO bi isključio kandidata iz postupka ako bi rekodiranje pokazalo da je kandidat radio s drugom osobom tijekom ispita.

***++5) Mogućnost da kandidati polažu test u prostoru koji nije privatan i da koriste korporativno računalo++***

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da kandidati ne moraju polagati testove u privatnoj rezidenciji. Kandidati moraju pronaći prostor prikladan za testiranje. EPSO ne provjerava je li odabrani prostor privatni ili javni. Međutim, EPSO zahtijeva određenu razinu privatnosti: u prostoriji ne bi smjelo biti vanjskih zvukova i drugih ljudi. Privatnost se ne smije miješati s privatnim prostorom u smislu prostora koji se nalazi u privatnoj rezidenciji. Kandidati mogu polagati test u privatnom prostoru koji se nalazi u korporativnoj zgradi, na primjer. Sve dok je prostor privatan, EPSO neće provjeravati nalazi li se prostor u privatnoj rezidenciji.

Predstavnici EPSO-a objasnili su i da je za polaganje testova moguće koristiti korporativno računalo. Naime, EPSO ne zahtijeva od kandidata da posjeduju računalo na kojem testiraju. Međutim, EPSO obavješćuje kandidate da određeni tehnički zahtjevi ograničavaju upotrebu korporativnih prijenosnih računala. Za pokretanje ispita kandidati moraju preuzeti aplikaciju ProProctor. Tijekom ispita tim se zahtjevom zaključavaju računala kandidata kako bi im se onemogućio pristup prozorima koji nisu ispitni prozor. Većinu vremena, korporativna računala imaju politiku vatrozida koja je u sukobu s funkcijom u aplikaciji za zaključavanje računala. To bi postalo očito tek nakon što aplikacija uđe u taj način rada. Kandidati mogu onemogućiti vatrozid samo ako imaju administratorska prava na računalu. Vlasnik računala (npr. informatička služba poslodavca) također može odobriti aplikaciju ProProctor. EPSO-ova uloga nije kontaktirati informatičke službe svakog poslodavca kako bi se dogovorio s njima. Informacije o upotrebi korporativnih prijenosnih računala dostupne su na EPSO-ovim internetskim stranicama od veljače 2023.

Predstavnici EPSO-a dodali su da većinu pritužbi na upotrebu korporativnih prijenosnih računala podnosi osoblje EU-a s ugovorima na određeno vrijeme. Imaju poteškoća s razumijevanjem da ne mogu polagati testove na računalu koje svakodnevno upotrebljavaju za rad. Ipak, ova praksa je uobičajena: poslodavci posjeduju korporativna prijenosna računala i imaju pravo odlučiti što se može učiniti s njima.

***++6) Zahtjev za pružanje dokaza o rješavanju problema++***

Predstavnici EPSO-a napomenuli su da se u uputama koje su dane kandidatima opisuju zahtjevi koji se odnose na „karte za slučaj nesreće". EPSO zahtijeva da kandidati na licu mjesta dokažu da su pokušali riješiti svoj tehnički problem. Kada se pojavi tehnički problem, kandidati prvo moraju otići na Prometric i koristiti se tehničkom linijom za pomoć ili okvirom za razgovor. EPSO želi da kandidati prvo idu na Prometric zbog učinkovitosti. Na taj način EPSO pri ocjenjivanju pritužbi ne počinje ispočetka i već raspolaže informacijama od ugovaratelja. Predstavnici EPSO-a pojasnili su da prihvaćaju i druge vrste dokaza, ali da je izdavanje karte za slučaj incidenta najbolji dokaz.

Na zahtjev istražnog tima predstavnici EPSO-a potvrdili su da se različite formulacije koje se upotrebljavaju, kao što su ulaznice za slučaj incidenta, ulaznice za predmet i prometrijske ulaznice, odnose na istu stvar, ali ih ne treba miješati s EPSO-ovim vlastitim ulaznicama. Uvijek je Prometric taj koji kandidatu daje broj ulaznice za incident. Sami kandidati ne mogu generirati broj karte.

EPSO prihvaća druge dokaze osim brojeva ulaznica za slučaj incidenta jer bi se moglo dogoditi da kandidat nema broj ulaznice ili da nije mogao koristiti polje za razgovor ili tehničku telefonsku liniju za pomoć. Kandidati mogu napraviti snimku zaslona okvira za razgovor ili koristiti svoj telefon za fotografiranje okvira za razgovor prije početka ispita. EPSO će te slike prihvatiti kao dokaz rješavanja problema. Većina tehničkih problema događa se prije početka ispita i odnosi se na nemogućnost pokretanja ispita. U ovoj fazi aplikacija još nije zaključala računalo i spriječila pristup drugim prozorima, a moguće je snimiti snimku zaslona okvira za razgovor. Ukratko, EPSO će ispitati sve vrste dokaza i kandidatima dati pravo na sumnju.

Predstavnici EPSO-a zatim su pojasnili da tijekom ispita ne postoji poveznica na okvir za razgovor. Ako kandidati imaju tehničkih problema tijekom ispita, moraju napustiti ispit prije nego što mogu zatražiti pomoć od Prometrica. Nakon razmjene s chat botom, mogu doći do agenta ljudske službe za pomoć. Kandidati mogu iskusiti dvije vrste problema tijekom ispita. Prvo, njihova veza može privremeno pasti. Drugo, kandidati bi mogli imati spore rezultate, npr. prelazak s jednog pitanja na drugo vrlo je spor. U tom se slučaju ne mogu obratiti Prometricu na licu mjesta, ali moraju podnijeti ispit i kasnije se žaliti EPSO-u da su spori rezultati utjecali na njihove rezultate. EPSO ima pristup tehničkoj evidenciji i može vidjeti, na primjer, je li ispit trajao dulje. Postoje i korektivne mjere kada je poslužitelj spor. Kada se veza zamrzne pet minuta ili više, vrijeme ispita također se zamrzava.

Naposljetku, predstavnici EPSO-a zaključili su da je EPSO svjestan da kandidat možda nema broj ulaznice za slučaj incidenta i da to nije nužno njegova krivnja. Ponekad, Prometric ne može dati broj ulaznice. Podnositelji pritužbe nisu automatski isključeni ako nemaju broj karte. Osim toga, ako EPSO bude svjestan općenitijeg tehničkog problema, objavit će javnu poruku i dati objašnjenja o planovima za ponovno testiranje.

***++7) EPSO-ov pristup „obradi podataka"++***

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da za svaki „ispitni događaj" Prometric dostavlja početno tehničko izvješće. Izvješće sadržava samo opće informacije, uključujući broj i identitet kandidata koji se nisu pojavili na testu ili su otkazali test dok su ga polagali (ako ljudi otkažu test tijekom ispita, provodi se druga provjera u kojoj moraju potvrditi da žele otkazati test). U izvješću se ne spominju svi tehnički problemi s kojima su se pojedini kandidati mogli susresti, kao što su spori rezultati ili problemi pri polaganju ispita. Međutim, na temelju pojedinačnih pritužbi EPSO će od Prometrica zatražiti pristup informacijama o testu podnositelja pritužbe. Na primjer, Prometric bi mogao osigurati zapisnike razgovora kandidata.

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da Prometric pruža uslugu „obrade podataka", ali samo na zahtjev. Prometric ne pruža EPSO-u automatski opsežne informacije o problemima svakog pojedinog kandidata tijekom testiranja. Kad EPSO rješava pritužbu, najprije interno odlučuje čini li se pritužba legitimnom. Ako je odgovor potvrdan, EPSO će pokrenuti istragu i zatražiti od Prometrica konkretne informacije o testu podnositelja pritužbe.

Predstavnici EPSO-a objasnili su i da se EPSO različito bavi važnim tehničkim pitanjima. Na primjer, problem bi bio velik ako se više od 5 % karata koje je primio operativni tim odnosi na isti tehnički problem. U tom će se slučaju EPSO proaktivno obratiti Prometricu jer bi problem mogao biti na njihovoj strani. Prometric bi mogao obavijestiti EPSO i ako primijeti problem. Na primjer, u postupku odabira Prometric je naišao na probleme sa svojim sustavom rezervacija. Mnogi kandidati nisu mogli rezervirati test i žalili su se EPSO-u. To je bio veliki problem.

***++8) Odluka da pojedina pritužba zaslužuje daljnju istragu++***

EPSO smatra da su pritužbe zakonite ako je potrebna istraga. Služba za kontakt kandidata pregledava svaku kartu i provjerava je li potrebna istraga. Pritužbe kojima se samo izražava nezadovoljstvo kandidata testiranjem na daljinu obično neće zahtijevati istragu. U tom će slučaju Služba za kontakt s kandidatima obavijestiti podnositelje pritužbi da ne može obraditi njihovu pritužbu. Služba za kontakt za kandidate može prema potrebi stupiti u kontakt s kandidatima kako bi zatražila dodatne informacije i kasnije priopćila pritužbu operativnom timu. Više informacija o testu kandidata može se zatražiti i od Prometrica. Ako se istragom otkrije da kandidat ne pruža točne informacije, EPSO će ih obavijestiti da ne može obraditi pritužbu. Na primjer, EPSO je zaprimio pritužbe u kojima su kandidati tvrdili da im je veza prekinuta tijekom ispita. Nakon pregleda tehničke evidencije EPSO je otkrio da su kandidati dobrovoljno završili ispite. EPSO je zaprimio i pritužbe u kojima je jasno da kandidat nije slijedio osnovne upute, kao što je preuzimanje aplikacije ProProctor. U tom će slučaju Služba za kontakt s kandidatima također odgovoriti podnositelju pritužbe i neće poslati pritužbu odjelu za operacije.

Zaključak prvog sastanka
------------------------

Istražni tim zahvalio je predstavnicima EPSO-a na njihovu vremenu i pruženim objašnjenjima. Istražni tim dodao je kako će drugi sastanak za nastavak rasprave uskoro biti zakazan. Sjednica je završila.

++Drugi sastanak++
------------------

Datum: četvrtak, 26. listopada 2023.

Fizička lokacija u EPSO-ovim prostorijama

Prisutni

**Europski ured za odabir osoblja:**

· Voditelj sektora, pravni poslovi;

· Načelnik odjela za testiranje operacija

**Europski ombudsman:**

Tina Nilsson, načelnica Odjela za rješavanje predmeta;

Valentina Stoeva, službenica za upite;

Christophe Lesauvage, pravni stručnjak;

· Zoé Lejeune, upiti pripravnik

Kevin Crespo, IT podrška

Svrha sastanka
--------------

Sjednica je nastavljena 26. listopada 2023. Svrha sastanka bila je da istražni tim Europskog ombudsmana pregleda video demonstraciju i dobije dodatne informacije o uvjetima testiranja na daljinu i načinu na koji EPSO rješava tehnička pitanja s kojima se suočavaju kandidati.

Uvod i postupovne informacije
-----------------------------

Istražni tim Ombudsmana zahvalio je predstavnicima EPSO-a na sastanku.

Istražni tim objasnio je da će sastaviti nacrt izvješća o oba sastanka koji će se poslati EPSO-u kako bi se osiguralo da je sadržaj činjenično točan i potpun. Povjerljive informacije ne bi bile uključene u izvješće ili na drugi način dostavljene podnositelju pritužbe ili bilo kojoj trećoj strani.

Razmijenjene informacije
------------------------

Predstavnici EPSO-a predstavili su video demonstraciju testiranja na daljinu u načinu rada uživo. Demonstracija je izvedena u suradnji s izvođačem, Prometricom. Izvorno je pripremljen za sastanak s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka (EDPS).

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da se način provedbe testova promijenio od podnošenja dokaza. Međutim, predstavnici EPSO-a smatraju da je prezentacija i dalje korisna za Ombudsmana s obzirom na to da se zaprimljene pritužbe odnose na prethodni način dostave. Predstavnici EPSO-a podsjetili su na to da je glavna razlika između načina isporuke koji se provodi uživo i automatiziranog načina isporuke koji se provodi uživo odsustvo živih proktora koji potiču ispite.

Prije početka demonstracije predstavnici EPSO-a ukratko su objasnili korake koji prethode ispitu. Kandidati dobivaju poziv na ispit na svojem EPSO računu, koji je službeni komunikacijski kanal između EPSO-a i kandidata. Kandidati mogu slati obavijesti sa svojeg EPSO računa u svoj poštanski sandučić. Poziv već sadržava informacije o tehničkim zahtjevima. Prije slanja poziva EPSO učitava i sadržaj testiranja na platformu Prometric, kao i popis kandidata. Time se osigurava da, kada kandidat rezervira test putem sustava za rezervaciju Prometrica, Prometric ima pristup kandidatima koje bi trebalo testirati. Prometric zatim kandidatima daje broj potvrde nakon što rezerviraju test. Na dan testiranja kandidati za upis na ispit moraju upotrijebiti taj broj potvrde.

Predstavnici EPSO-a nadalje su objasnili da kandidati prije polaganja ispita moraju proći provjeru sustava. Moguće je napraviti provjeru sustava prije dana ispita. U prethodnom načinu isporuke kandidati su morali napraviti temeljitiju provjeru spremnosti i lažni ispit. Da nisu položili lažni ispit, EPSO ne bi rješavao njihove tehničke pritužbe. Cilj je bio da kandidati predvide tehničke probleme prije ispita i, ako je potrebno, potraže pomoć stručnjaka ili pronađu drugo računalo. Prometric je uklonio poboljšanu provjeru spremnosti i lažni ispit iz automatiziranog proktoriranog načina isporuke. Predstavnici EPSO-a pojasnili su da su ta dva koraka važna jer kandidatima omogućuju testiranje u gotovo stvarnim uvjetima prije ispita. EPSO je sada od Prometrica zatražio znatna poboljšanja sustava, uključujući ponovno uvođenje poboljšane provjere spremnosti i lažnog ispita.

***++1) Video demonstracija++***

Predstavnici EPSO-a pokazali su demonstraciju i dali niz pojašnjenja.

**A. Pokretanje ispita**

Predstavnici EPSO-a objasnili su da kandidati moraju preuzeti prijavu ProProctor. Kandidati moraju rezervirati i pokrenuti ispite pomoću aplikacije. Aplikaciju može preuzeti svatko i ona se pojavljuje kao ikona na radnoj površini računala.

Predstavnici EPSO-a napomenuli su da aplikacija ProProctor ulazi u režim ograničenja kretanja pri polaganju ispita. Od te faze kandidati više ne mogu otvarati druge aplikacije ni druge prozore, a aplikacija prati internetsku vezu i aktivnosti na računalu. Prometric prikuplja te podatke i EPSO im može pristupiti u slučaju pritužbe. Na primjer, aplikacija će prikupljati podatke o računalu koje koristi kandidat. U slučaju pritužbe EPSO će provjeriti ispunjava li upotrijebljeno računalo tehničke zahtjeve.

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da mogu pristupiti i evidenciji iz koje je vidljivo koji su kandidati položili provjeru sustava i lažni ispit. Predstavnici EPSO-a spomenuli su pritužbu u kojoj je kandidat naišao na tehničke probleme tijekom ispita. Provjeravanjem zapisnika EPSO je utvrdio da je podnositelj pritužbe proveo samo dio pojačane provjere spremnosti prije testiranja. Problem s kojim se susreo tijekom testiranja odnosio se na dio provjere sustava koji nije poduzeo.

**B. Identifikacijski pregledi i nadzor ispita**

Predstavnici EPSO-a napomenuli su da su provoditelji provjere identiteta provodili provjere u stvarnom vremenu. U automatiziranom proktoriranom načinu isporuke UI provodi provjere identiteta uspoređujući sliku kandidata sa slikom osobne iskaznice kandidata. Ako kandidat ne prođe provjeru identiteta u skladu s umjetnom inteligencijom, kandidat će i dalje nastaviti s testiranjem. Međutim, sustav će označiti problem i omogućiti članu osoblja EPSO-a da u kasnijoj fazi provjeri podudarnost tih dviju slika.

Predstavnici EPSO-a dodali su da umjetna inteligencija u automatiziranom proktoriranom „načinu isporuke" može upozoriti i na probleme tijekom ispita. Na primjer, sustav detektira glasove, više lica ili kandidate koji gledaju daleko. Snimke ispita objavljuju se na portalu za preispitivanje kojem EPSO ima pristup. EPSO je odgovoran za provjeru snimki i zastavica. Predstavnici EPSO-a također su naveli da se, kad god se podigne nova zastava, na zaslonu kandidata privremeno pojavljuje poruka. Broji se i broj zastava na kutu zaslona kandidata.

**C. Zadržavanje evidencije i zaštita podataka**

Predstavnici EPSO-a objasnili su da se snimke čuvaju 30 dana. EPSO namjerava produljiti trajanje nakon što se operacije nastave. Postoje različita razdoblja zadržavanja. U slučaju administrativne pritužbe (članak 90. stavak 2. Pravilnika o osoblju EU-a) EPSO dulje čuva snimke. Upravna pritužba mogla bi dovesti do sudskih postupaka, što opravdava dulje razdoblje zadržavanja. Predstavnici EPSO-a pojasnili su da EPSO dulje čuva snimke samo ako je kandidat podnio pritužbu. Kad je riječ o veličini podataka, ne bi bilo moguće čuvati sve snimke dulje od 30 dana. Predstavnici EPSO-a objasnili su da su u načinu dostave uživo zabilježeni i kandidati, a snimke su također čuvane 30 dana. Ispiti su, međutim, bili osnaženi od strane živih proktora.

Kad je riječ o zaštiti podataka, predstavnici EPSO-a izjavili su da je EDPS proveo reviziju EPSO-ova testiranja na daljinu i da trenutačno priprema svoje izvješće.

**D. Provjere utjecaja na okoliš**

Predstavnici EPSO-a objasnili su da su „službenici za spremnost" u načinu rada uživo zatražili od kandidata da pomaknu svoju kameru i prikažu svoje okruženje za testiranje. Te se provjere nazivaju „ekološkim provjerama". Agenti za spremnost također su zatražili od kandidata da pokažu određene dijelove tijela, na primjer da zamotaju rukave. To se naziva „osobne provjere". Ovaj aspekt izazvao je mnoge pritužbe i kandidati su bili vrlo nesretni s agentima za spremnost. Osim toga, upravni odbor EPSO-a smatrao je da su osobne provjere previše invazivne. EPSO je obustavio sve osobne i okolišne provjere trenutačnih testova u automatiziranom izvođenju testova. EPSO namjerava u budućnosti ponovno integrirati osnovne provjere utjecaja na okoliš, posebno u pogledu prostorije i stola.

**E. Trajanje EPSO-ovih istraga**

Predstavnici EPSO-a objasnili su da EPSO rješava tehničke pritužbe što je prije moguće. Ispitni događaji uvijek se sastoje od dva testna prozora. EPSO nastoji riješiti sve tehničke pritužbe prije početka drugog razdoblja testiranja („prozor za nepredviđene situacije") kako bi mogao zakazati ponovna testiranja u drugom razdoblju testiranja. EPSO pokušava rezervirati sve kandidate koji su se susreli s valjanim tehničkim problemima tijekom razdoblja početnog testiranja u drugom prozoru za testiranje ili, ako je moguće, na kraju razdoblja početnog testiranja. Uobičajeno trajanje istrage je pitanje dana. Na kraju ispitnog prozora Prometric priprema početno izvješće s generičkim informacijama. Međutim, EPSO ne pokreće istrage na temelju izvješća, nego samo na temelju pritužbi.

**D.** **Mogućnosti ponovnog ispitivanja**

Predstavnici EPSO-a napomenuli su da EPSO zahtijeva podnošenje tehničkih pritužbi u roku od tri dana od ispita jer se time EPSO-u omogućuje ponovno testiranje kandidata u istom razdoblju testiranja ili u planiranom razdoblju za testiranje u nepredvidivim situacijama. Za tri postupka odabira organizirana u okviru novog modela testiranja EPSO je automatski rezervirao ponovno testiranje za sve kandidate koji su podnijeli tehničku pritužbu. To je zbog velikog broja pritužbi. Približno 36 % kandidata koji su rezervirali test u prvom postupku odabira podnijelo je pritužbu, a otprilike 20--25 % u drugom i trećem postupku odabira. Uobičajena stopa pritužbi trebala bi biti oko 7 do 10 %. Od tih pritužbi EPSO bi odbio niz neutemeljenih pritužbi. Međutim, budući da je broj pritužbi bio tako velik, EPSO je rezervirao ponovno testiranje za sve podnositelje pritužbi. EPSO je čak pomaknuo razdoblje za nepredviđene situacije na kasnije datume u određenim postupcima odabira kako bi EPSO mogao rješavati sve tehničke pritužbe prije početka razdoblja za nepredviđene situacije.

Predstavnici EPSO-a dodatno su pojasnili svoju politiku ponovnog testiranja. Kandidati koji se ponovno testiraju ne mogu zadržati svoje početne rezultate. Međutim, kandidati mogu odlučiti da neće ponovno testirati i zadržati početne rezultate. Predstavnici EPSO-a napomenuli su i da su neki kandidati nezadovoljni jer se nisu žalili u roku od tri dana te su naknadno saznali da su se drugi kandidati žalili i rezervirali za novi test.

**E. Sigurnosni agenti i proktori**

Predstavnici EPSO-a objasnili su da bi u živo probnom načinu dostave proktori koji provode ispite mogli „eskalirati" problem službeniku za sigurnost. Samo agenti osiguranja mogu odlučiti završiti ispit. Sigurnosni agenti nisu aktivno pratili kandidate, ali su ih u slučaju sumnje pozvali proktori. Proktori su imali do osam kandidata za okrijepu. Predstavnici EPSO-a napomenuli su da su proktori radili za izvođače društva Prometric sa sjedištem u Kolumbiji i Maroku. To je imalo ulogu u EPSO-ovoj odluci da prijeđe na automatiziranu proceduru dostave jer su proktori sa sjedištem izvan Europe imali pristup osobnim podacima kandidata.

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da je Prometric američko društvo, ali da EPSO radi sa svojom irskom podružnicom. Prije ljeta 2023. došlo je do prijenosa podataka na američke poslužitelje, uz prijenose podataka proktorima sa sjedištem u Kolumbiji i Maroku. Od novog ugovora potpisanog u prosincu 2022. Prometric radi na uspostavi nove „podatkovne petlje" u EU-u sa svim poslužiteljima koji se nalaze u Irskoj. Ta je petlja aktivirana u rujnu 2023. EPSO-ovi predstavnici dodali su da je u ugovoru od početka bilo navedeno da Prometric mora poštovati uredbe EU-a i upotrebljavati samo poslužitelje sa sjedištem u EU-u. Kad je EPSO utvrdio da Prometric to nije u potpunosti ispunio, zatražio je poboljšanja koja su sada provedena.

*++2) Pitanja++*

Video demonstracija je završena. Istražni tim postavio je niz pitanja na temelju prethodnog sastanka i nedavnih pritužbi koje je zaprimio Ombudsman.

**A.** **Operativni sustavi i preglednici**

Predstavnici EPSO-a pojasnili su zašto operativni sustav MacOS Ventura 13.0 do 13.2.1 nije podržan. Sustavi se stalno ažuriraju. Aplikacija ProProctor nije uvijek ažurirana najnovijim ažuriranjima. Predstavnici EPSO-a potvrdili su da prijava obično zaostaje u odnosu na najnovija ažuriranja MacOs-a. EPSO je od Prometrica zatražio da redovito ažurira svoj sustav za MacOS. Predstavnici EPSO-a pojasnili su i da kandidati od Prometrica dobivaju najnovije informacije o operativnim sustavima koji se podupiru pri rezervaciji testa. Zbog ograničenih resursa EPSO ne može sustavno provjeravati koji su sustavi kompatibilni sa zahtjevom.

Nakon napomene istražnog tima predstavnici EPSO-a napomenuli su da bi moglo doći do određenih razlika između uputa i EPSO-ovih internetskih stranica u pogledu najnovijih sustava koji se podupiru. To je vjerojatno zbog problema s internom komunikacijom. Prije toga samo je jedan tim bio odgovoran za komunikaciju s kandidatima, a sva komunikacija s kandidatima odvijala se pozivnim pismom i poveznicom na upute. EPSO je nedavno otvorio još jedan komunikacijski kanal s kandidatima objavom informacija na svojim internetskim stranicama kako bi se budućim kandidatima omogućilo da se bolje upoznaju s postupcima testiranja, čak i prije nego što se prijave na natječaj. Nepodudaranja su vjerojatno posljedica problema koordinacije između dvaju timova koji su sada zaduženi za pružanje informacija kandidatima.

Predstavnici EPSO-a također su priznali da se u uputama Google Chrome navodi kao jedini podržani preglednik. Predstavnici EPSO-a objasnili su da se testovi ne provode na Google Chromeu, nego na prijavi. Nisu mogli dati konkretan odgovor na pitanje zašto je upotreba Google Chromea dio tehničkih zahtjeva, ali su pojasnili da je Google Chrome internetski preglednik koji je preporučio Prometric za najbolju moguću učinkovitost aplikacije ProProctor, koja se mora povezati putem interneta.

**B. Zahtjevi u pogledu zaslona**

U uputama se navodi da su grafika i tekst dizajnirani za jedan 19-inčni ili veći monitor. Predstavnici EPSO-a objasnili su da problemi nastaju tek nakon što kandidati polože ispit. Konkretno, u nekim pitanjima u vezi s esejima od kandidata se zahtijeva da otvore nekoliko dokumenata. Zbog strukture ispita teško je pročitati sve dokumente na manjim zaslonima. Grebalica i kalkulator mogu uzrokovati druge poteškoće u čitanju dokumenata na manjim zaslonima. Predstavnici EPSO-a zaključili su da je EPSO svjestan tog problema, posebno zato što prijenosna računala često imaju manje zaslone. Međutim, predstavnici EPSO-a napomenuli su da ne postoje planovi za prilagodbu ispitne strukture za manje zaslone u bliskoj budućnosti.

**C. Mogućnost promjene termina ispitivanja**

Predstavnici EPSO-a pojasnili su da u trenutačnoj situaciji kandidati ne mogu birati datume u terminu promjene rasporeda zbog tehničkih problema. EPSO je imao toliko kandidata za promjenu rasporeda da im je osigurao fiksni datum i vrijeme. EPSO surađuje sa svojim ugovarateljem na reviziji postupka promjene rasporeda. Trenutačno Prometric mora ručno izraditi novi „broj prihvatljivosti" za kandidate koji su odgođeni. EPSO bi želio da Prometric upotrijebi isti broj podobnosti kao i za prvi test te da proširi njegovu valjanost na razdoblje za krizno testiranje. Tim bi se rješenjem EPSO-u omogućilo da brzo obavijesti Prometric o tome koji će kandidati ponovno testirati. Kandidati će zatim moći rezervirati svoj datum i vrijeme u prozoru za nepredviđene situacije. Kao i u početnom razdoblju testiranja, kandidati će moći izmijeniti ili otkazati rezervaciju do 24 sata prije zakazanog ispita. EPSO se nada da će sustav za krizna razdoblja biti uspostavljen u studenome[\[2\].](#_ftn2){#_ftnref2} Međutim, EPSO ne može jamčiti da će sustav biti spreman.

Predstavnici EPSO-a potvrdili su da je promjena termina dopuštena samo jednom u slučaju tehničkih problema. Razlog je taj što su za svaki postupak odabira razvijena samo dva sadržaja testiranja: jedan za početni prozor i jedan za prozor za nepredviđene situacije. Razvoj testnog sadržaja traje mjesecima. Mogućnosti promjene rasporeda stoga su ograničene. Ako EPSO dopusti promjenu termina više puta, to bi mogao ponuditi samo kandidatima koji nisu bili izloženi sadržaju testa. Predstavnici EPSO-a nadalje su objasnili da je u uobičajenim uvjetima samo nekolicina podnositelja pritužbe imala tehnički problem u svojem testu za promjenu rasporeda. U tom se slučaju kandidati mogu žaliti EPSO-u, a EPSO-ov pravni tim ili povjerenstvo za odabir mogu odlučiti da se kandidat mora ponovno testirati treći put. Kandidat će zatim biti ponovno testiran na *ad hoc* način, na EPSO-u ili na daljinu. Kandidat će napredovati u potpuno odvojenom smjeru jer postupak odabira neće biti zaustavljen. Predstavnici EPSO-a napomenuli su da će se postupak odabira obustaviti ako se problemi odnose na znatan broj podnositelja pritužbe. Konkretno, postupci odabira koji uključuju rangiranje kandidata morat će se obustaviti.

Na zahtjev istražnog tima predstavnici EPSO-a pojasnili su razlike između ponovnog testiranja kandidata i promjene rasporeda kandidata. Organizira se reprogramiranje za kandidate koji su *imali tehničkih problema prije* polaganja ispita. Ti kandidati još nisu položili test. Organizirat će se ponovno testiranje kandidata koji su iskusili probleme *usred testa*. Ti su kandidati bili izloženi ispitu. Ipak, praktično praćenje - promjena rasporeda i ponovno testiranje - je isto. Predstavnici EPSO-a također su potvrdili da članovi osoblja EPSO-a obično upotrebljavaju te pojmove naizmjenično.

**D. Upute za korištenje drugog računala**

Porukom koju EPSO šalje kandidatima o njihovu ponovnom testiranju savjetuje im se da imaju na raspolaganju drugo računalo. Predstavnici EPSO-a pojasnili su da je, ovisno o tehničkom problemu, moguće da kandidati koji drugi put polažu test imaju isti tehnički problem, uzrokovan njihovim računalom. EPSO im stoga savjetuje da se koriste drugim računalom kako bi povećali svoje izglede da ne dožive isti problem. Predstavnici EPSO-a objasnili su da bi jedno od rješenja moglo biti da se kandidatima koji su naišli na tehničke probleme tijekom prvog testa omogući da budu premješteni u centar za testiranje. To se rješenje ne očekuje u bliskoj budućnosti jer EPSO-ov ugovor s Prometricom ne zahtijeva da Prometric pruža centre za testiranje. EPSO trenutačno radi na pripremi novog poziva na podnošenje ponuda kojim će se od ugovaratelja zahtijevati da ima nekoliko ispitnih centara. Ideja je da bi ugovaratelj trebao imati određene kapacitete za organizaciju fizičkih ispitivanja u slučaju posebnih potreba.

U uputama se navodi i da bi kandidati, ako naiđu na tehnički problem pri provedbi pojačane provjere sustava prije dana testiranja i ako Prometric ne može pronaći pravodobno rješenje, trebali organizirati polaganje testa s drugog računala. Predstavnici EPSO-a pojasnili su da to nije obvezna uputa. EPSO ne može prisiliti kandidate da imaju na raspolaganju dva računala. Cilj je obavijestiti kandidate da će, ako naiđu na tehnički problem koji se ne može riješiti određenim računalom, vjerojatno na dan ispita naići na isti problem.

Predstavnici EPSO-a podsjetili su da poboljšana provjera spremnosti i lažni ispit nisu dio automatiziranog probnog načina dostave, ali da je od Prometrica zatražio da uvede izmjene kako bi ih uključio u novu verziju. EPSO će u budućnosti preporučiti kandidatima da najmanje tjedan dana prije ispita polože poboljšanu provjeru spremnosti i lažni ispit. Ako kandidati dožive tehničke probleme povezane sa svojim računalom, savjetovat će im se da isprobaju drugo računalo. EPSO je svjestan problema s formulacijom uputa koje se daju kandidatima. EPSO je već pokušao pojasniti upute, ali je potvrdio da još ima prostora za poboljšanje.

**E. Razdoblje tolerancije za polaganje ispita.**

U uputama se podebljanim slovima navodi „ne*pokrenite ispit prije 30 minuta prije početka ispita".* U prethodnim uputama navedeno je da kandidati koji su polagali ispit više od 30 minuta prije predviđenog vremena neće moći ponovno testirati. Predstavnici EPSO-a pojasnili su da je cilj sustava rezervacija ravnomjerna raspodjela kandidata tijekom dana kako bi se izbjeglo preopterećenje sustava. Predstavnici EPSO-a pojasnili su da nisu sigurni zašto se u prethodnim uputama navodi da EPSO neće organizirati ponovno testiranje kandidata koji su polagali ispit više od 30 minuta prije predviđenog vremena.

**F. Ispitno okruženje.**

U uputama se zahtijeva da mjesto ispitivanja bude u zatvorenom prostoru „zidovi, a ne staklene stijene". Predstavnici EPSO-a objasnili su da je to dio standardnih sigurnosnih značajki za testiranje na daljinu. Obrazloženje zabrane staklenih zidova je da ljudi mogu pogledati sadržaj ispita izvan sobe. Upute za pokrivanje prozora bile su namijenjene za pomoć u kvaliteti rasvjete unutar prostorije. Ako se kandidati suoče sa sunčevom svjetlošću, kvaliteta snimaka neće biti dovoljna. EPSO namjerava zadržati te zahtjeve jer EPSO mora moći provjeriti snimke i odlučiti isključiti kandidata iz postupka ako se snimkama otkriju problemi. Ako neke snimke nisu dovoljno vidljive, ne može se osigurati jednako postupanje prema kandidatima. Predstavnici EPSO-a nadalje su objasnili da EPSO primjenjuje standarde koji su uobičajeni u industriji testiranja. EPSO je već prilagodio standarde koje je smatrao prestrogima. Na primjer, EPSO je prestao od kandidata zahtijevati da isprazne džepove ili prikažu uši.

Predstavnici EPSO-a nadalje su objasnili da kandidati na radnom stolu mogu imati samo tkiva i prozirnu posudu za vodu. Ovaj dio uputa potječe iz live proctored načina isporuke. Proktori su provjeravali imaju li kandidati samo te stavke na stolu (osim u slučaju posebnih potreba). Provjere će uskoro biti automatizirane. Kandidati će morati pokazati svoj stol i to će biti snimljeno. Osoblje EPSO-a može pregledati snimke i donijeti odluku nakon ispita. Te automatizirane provjere utjecaja na okoliš još nisu uspostavljene, ali su predviđene u poboljšanjima sustava.

Kandidati u slučaju tehničkog problema ne mogu imati pristup EPSO-ovim uputama na svojem stolu. Predstavnici EPSO-a objasnili su da kandidati mogu pristupiti uputama na svojem računalu samo ako računalo nije u režimu ograničenja kretanja.

Istražni tim napomenuo je da bi kandidatima bilo korisno imati pristup uputama tijekom samog ispita. Situacija može biti stresna za kandidate i možda će zaboraviti da moraju pisati u okvir za razgovor, a kasnije možda doći do korisničke službe. Predstavnici EPSO-a istaknuli su zabrinutost, ali su objasnili da zahtjev društva Prometric upotrebljavaju i druga poduzeća. Stoga je prostor u kojem EPSO može zahtijevati posebnu verziju prijave ograničen.

EPSO-ov zastupnik zatim je detaljno opisao zahtjeve u pogledu fizičkog okruženja, odnosno prostorije i namještaja. Kandidati ne mogu imati kamere, druga računala ili pametne telefone koji bi mogli snimati zaslon. Stavke pričvršćene na zidove nisu zabranjene, ali EPSO savjetuje da ih pokrije. Predstavnici EPSO-a priznali su da su voditelji prestrogo tumačili upute. Ponovno su ispitani kandidati čiji su ispiti završeni na temelju strogog tumačenja zahtjeva u pogledu okoliša. Predstavnici EPSO-a nadalje su objasnili da EPSO namjerava biti razuman pri provjeri oznaka testova u okviru automatiziranog testiranja. Kandidati će u pravilu biti isključeni iz postupka odabira ako treća osoba uđe u prostoriju za ispite. Predstavnici EPSO-a napomenuli su da EPSO namjerava biti razuman i da neće otkazati ispit jer je mačka, malo dijete ili čak odrasla osoba ušla u prostoriju za ispit ako snimka pokaže da je riječ o iskrenoj pogrešci.

**G. Pružanje dokaza o rješavanju problema i dobivanje brojeva karata**

Predstavnici EPSO-a potvrdili su da kandidat neće moći snimiti zaslon nakon aktivacije režima ograničenja kretanja. Ipak, zapisnici će pokazati da je kandidat napisao u okviru za razgovor i/ili da je bio u kontaktu s agentom službe za pomoć korisnicima. Ako kandidati dožive problem prije aktivacije zaključanog načina rada, mogu snimiti snimke zaslona. Na temelju napomene istražnog tima predstavnici EPSO-a složili su se da upute u tom pogledu zahtijevaju bolju formulaciju.

Predstavnici EPSO-a podsjetili su i na to da će EPSO, ako ne postoje dokazi o otklanjanju poteškoća, kandidatu dati korist od sumnje. Ako kandidat podnese opću pritužbu, EPSO je neće razmatrati. Međutim, ako je pritužba dovoljno određena i kandidat objasni korake poduzete tijekom ispita, EPSO će je istražiti. EPSO-ova služba za kontakt s kandidatima prima sve pritužbe. Ako se u pritužbi navede opis tehničkog problema bez ikakvih informacija, Služba za kontakt kandidata zatražit će od kandidata dodatne informacije. Nakon što Služba za kontakt s kandidatima primi konkretne informacije, izdat će kartu tehničkom timu.

Predstavnici EPSO-a potvrdili su i da tehnička podrška Prometrica kandidatima automatski i proaktivno daje broj karte kada prijave problem. Dio je protokola za službenike za tehničku potporu. Istražni tim zatražio je od EPSO-a da dostavi dokument u kojem se opisuje taj protokol. Predstavnici EPSO-a složili su se da će ga dostaviti nakon sastanka.

**H. Komunikacija između EPSO-a i podnositelja pritužbi**

U skladu s uputama „Ako*je u iznimnim okolnostima potrebno promijeniti termin testiranja ili ponovno testirati kandidata, s komunikacijom između EPSO-a i kandidata izravno postupa pružatelj usluga testiranja putem e-pošte".* Predstavnici EPSO-a potvrdili su da pružatelj usluga testiranja ne rješava pritužbe u ime EPSO-a. EPSO sam odgovara podnositeljima pritužbe. Nakon što služba za kontakt za kandidate izda broj karte, te će karte poslati relevantnim timovima u okviru EPSO-a. EPSO će se prema potrebi obratiti Prometricu kako bi dobio više informacija. Na temelju napomene istražnog tima predstavnici EPSO-a potvrdili su da tekst uputa nije u potpunosti jasan.

**I. Trajanje tehničkih istraga**

Predstavnici EPSO-a potvrdili su da EPSO rješava sve tehničke pritužbe prije početka drugog razdoblja testiranja. Pritužbe prvo stižu u službu za kontakt s kandidatima. Budući da je većina tehničke prirode, šalju se tehničkom timu. Tehničke pritužbe rješavaju se što je prije moguće, a u svim slučajevima prije početka razdoblja za ispitivanje u nepredvidivim situacijama. Predstavnici EPSO-a dodali su da se u roku od tri dana moraju podnijeti dvije kategorije pritužbi: tehničke pritužbe i pritužbe koje se odnose na sadržaj ispita, na primjer u pogledu pogrešnog prevođenja ispitnog pitanja. Te će se pritužbe također rješavati što je prije moguće, a podnositelji pritužbi imat će mogućnost ponovnog uključivanja u postupak odabira. Međutim, opće pritužbe kojima se izražava samo nezadovoljstvo testiranjem na daljinu neće se smatrati tehničkim pritužbama koje treba riješiti prije drugog razdoblja testiranja.

Kad je riječ o nedavnim pritužbama koje je zaprimio Europski ombudsman, predstavnici EPSO-a objasnili su da su svjesni da neki kandidati smatraju da je nepošteno da su drugi kandidati imali mogućnost ponovnog testiranja, a nemaju tu mogućnost jer nisu podnijeli pritužbu u roku od tri dana. Odluka o ponovnom ispitivanju izdaje se nakon trodnevnog roka za podnošenje tehničke pritužbe. Zakašnjeli podnositelji pritužbe neće biti ponovno ispitani i bit će obaviješteni da nisu podnijeli pritužbu u zadanom roku. Međutim, kandidat može podnijeti upravnu pritužbu (u skladu s člankom 90. stavkom 2. Pravilnika o osoblju EU-a) protiv odluke kojom se okončava njegovo sudjelovanje u natječaju. U tom slučaju EPSO i dalje može pregledavati zapisnike kako bi utvrdio je li osoba imala tehničkih problema i upotrebljavala okvir za razgovor i/ili je li bila u kontaktu sa službom za pomoć korisnicima. Ako je pritužba kandidata potkrijepljena, kandidat bi se mogao ponovno uključiti u postupak odabira.

Predstavnici EPSO-a objasnili su i da je tehnički tim kandidatima u serijama poslao odluke o ponovnom testiranju. Moguće je da su se kandidati žalili Ombudsmanu jer su čuli da se drugi ponovno ispituju. Do sada su svi ti kandidati trebali dobiti odluku o svojim pritužbama.

**J. Postupci službe za kontakt kandidata**

Istražni tim napomenuo je da je EPSO Ombudsmanu poslao dokument pod nazivom „Postupci Službe za kontakt za kandidate". Istražni tim razumije da je dokument sastavljen za potrebe istrage i pitao EPSO ima li interni postupak ili protokol upućen članovima službe za kontakt s kandidatima.

Predstavnici EPSO-a odgovorili su da je voditelj tima Službe za kontakt kandidata dostavio dokument za potrebe istrage. Međutim, naknadno su pojasnili da tim Službe za kontakt s kandidatima ima dobro dokumentiranu internetsku stranicu SharePoint Online sa smjernicama, predlošcima i uputama koje tim treba slijediti, prema potrebi.

Zaključak sastanka
------------------

Istražni tim zahvalio je predstavnicima EPSO-a na njihovu vremenu i pruženim objašnjenjima. Sjednica je završila.

Bruxelles, 26. listopada 2023.

Tina Nilsson Valentina Stoeva

Načelnik službenika za istrage odjela za rješavanje predmeta

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Članak 4. stavak 8. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana.

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Ti su testovi sada odgođeni za neodređeni trenutak u budućnosti.