Kontekst pritužbe

1. U listopadu 2015. podnositelj pritužbe zatražio je od Izvršne agencije Europskog istraživačkog vijeća [2] („Agencija”) da mu odobri pristup određenim dokumentima na temelju Uredbe 1049/2001. Agencija je odobrila djelomičan pristup sedam dokumenata i potpuni pristup jednom dokumentu. Navela je da se na temelju Uredbe 1049/2001 mogu uzeti u obzir samo dokumenti koje posjeduje Agencija, odnosno dokumenti koji potječu od Agencije ili koje je ona zaprimila i koji su u njezinu posjedu.

2. U studenome 2015. podnositelj pritužbe zatražio je od Agencije da mu odobri pristup, među ostalim dokumentima, dvjema porukama e-pošte poslanim članovima Znanstvenog vijeća s privatnog računa e-pošte predsjednika Znanstvenog vijeća Agencije [3].

3. Agencija je u prosincu 2015. podnositelju pritužbe odgovorila da dvije predmetne poruke elektroničke pošte nisu u njezinu posjedu jer su poslane s predsjednikova privatnog računa elektroničke pošte. Stoga Agencija podnositelju pritužbe nije mogla odobriti pristup toj korespondenciji.

4. Nezadovoljni odgovorom Agencije i s obzirom na to da su poruke elektroničke pošte poslane s privatnog računa elektroničke pošte predsjednika bile povezane s poslom, podnositelj pritužbe obratio se Europskom ombudsmanu kako bi se žalio na odbijanje Agencije da otkrije te poruke elektroničke pošte.

Istraga

5. Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećim pitanjima koja je istaknula pritužba:

1) ERCEA bi trebala zatražiti sporne e-poruke poslane s privatnog računa e-pošte predsjednika članovima Znanstvenog vijeća.

2) ERCEA bi nakon toga trebala podnositelju pritužbe odobriti pristup tim e-porukama.

6. Tijekom istrage Agencija je od predsjednika dobila preslike dviju predmetnih poruka elektroničke pošte te im je potom odobrila djelomičan pristup. Nakon što su te informacije priopćene Ombudsmanu, istražni tim Ombudsmana proveo je inspekciju u prostorima Agencije.

Procjena Europskog ombudsmana

7. U skladu s načelima dobre uprave Agencija je od predsjednika dobila preslike dviju predmetnih poruka elektroničke pošte i dostavila ih podnositelju pritužbe, iako u redigiranoj verziji. Agencija je kao takva riješila prvotno utvrđena pitanja.

8. Međutim, ostaje pitanje je li Agencija pravilno podnositelju pritužbe odobrila samo djelomičan pristup dvjema predmetnim porukama elektroničke pošte.

9. Agencija je navela da je djelomično otkrivanje opravdano na temelju članka 4. stavka 1. točke (b) Uredbe 1049/2001. U toj se odredbi navodi da institucije odbijaju pristup dokumentu ako bi njegovo otkrivanje ugrozilo zaštitu privatnosti i integriteta pojedinca, posebno u skladu sa zakonodavstvom EU-a o zaštiti osobnih podataka. Nakon što je dobila preslike tih dviju poruka elektroničke pošte, Agencija se savjetovala s predsjednikom u vezi s njihovim mogućim otkrivanjem. Predsjednik se načelno složio s otkrivanjem poruka e-pošte. Nadalje, Agencija je morala redigirati određene dijelove e-pošte kako bi zaštitila osobne podatke drugih osoba, posebno imena i adrese e-pošte primatelja e-pošte, kao i imena osoba navedenih u tekstu e-pošte.

10. U svojim očitovanjima na prethodni odgovor Agencije podnositelj pritužbe potvrdio je primitak dviju e-poruka u redigiranoj verziji. Mislio je, međutim, da su dvije poruke e-pošte toliko redigirane da ih je teško razumjeti. Također je sumnjao da je mnogo više redigirano od osobnih podataka te je stoga želio u potpunosti dobiti e-poštu, osim osobnih podataka, s obzirom na javni interes za to pitanje.

11. Istražni tim Ombudsmana zatim je proveo uvid u spis Agencije koji je sadržavao neredigirane verzije dviju predmetnih poruka elektroničke pošte te je održao sastanak s predstavnicima Agencije kako bi postavio određena pitanja povezana s inspekcijom.

12. Nakon što je pregledao potpunu verziju tih dviju poruka elektroničke pošte, Ombudsman napominje da redigirani dijelovi doista predstavljaju vrstu informacija i izjava koje mogu biti obuhvaćene iznimkom namijenjenom zaštiti privatnosti i integriteta pojedinaca. U tom kontekstu treba napomenuti da je to obvezno te su institucije stoga obvezne odbiti pristup dokumentima koji su u njemu sadržani. Što se tiče obveze obrazlaganja u pogledu primjenjivosti navedene iznimke, Ombudsman ističe da, iako je na dotičnoj instituciji da dokaže da su dokumenti kojima se traži pristup doista obuhvaćeni navedenom iznimkom, ponekad može biti nemoguće pružiti potpune razloge kojima se opravdava potreba za povjerljivošću bez otkrivanja izuzetog sadržaja dokumenta i time lišiti iznimku same njegove svrhe.

13. Kad je riječ o želji podnositelja pritužbe da se te dvije poruke e-pošte otkriju u cijelosti s obzirom na javni interes u tom području, Ombudsman napominje da relevantna iznimka iz članka 4. stavka 1. točke (b), za razliku od nekih drugih iznimaka iz Uredbe 1049/2001, ne podliježe prevladavajućem javnom interesu za otkrivanje. To je apsolutna iznimka.[4]

14. Stoga Ombudsman smatra da je Agencija pravilno primijenila odredbe Uredbe 1049/2001 kada je odlučila odobriti samo djelomičan pristup dvjema predmetnim e-porukama. Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Agencije.

15. Naposljetku, Ombudsmanica napominje da je Agencija ispravno postupala s porukama e-pošte koje su poslane i primljene s privatnih računa e-pošte kao da su obuhvaćene Uredbom 1049/2001 ako se odnose na profesionalna pitanja povezana s funkcijama Agencije. Pozdravlja iskazanu predanost Agencije načelima otvorenosti i transparentnosti.

Zaključak

Na temelju istrage Europski ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju Agencije.

Podnositelj pritužbe i Izvršna agencija Europskog istraživačkog vijeća bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily OLYReilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 21. prosinca 2017.

[1] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije, SL L 145/43 od 31.5.2001. Dostupno na: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] Izvršna agencija Europskog istraživačkog vijeća (ERCEA) provodi strategiju Europskog istraživačkog vijeća (ERC), kako ju je utvrdilo Znanstveno vijeće, i zadužena je za svakodnevno upravljanje bespovratnim sredstvima. Dodatne informacije dostupne su na: https://erc.europa.eu/about-erc/erc-executive-agency-ercea.

 [3] Znanstveno vijeće upravljačko je tijelo Europskog istraživačkog vijeća i definira strategiju i metodologije znanstvenog financiranja. Djeluje u ime znanstvene zajednice u Europi radi promicanja kreativnosti i inovativnog istraživanja. Članove Znanstvenog vijeća imenuje Europska komisija na temelju preporuka neovisnog odbora. Predsjednik Znanstvenog vijeća predsjednik je Europskog istraživačkog vijeća. Izvršna agencija ERC-a provodi strategiju ERC-a kako ju je utvrdilo Znanstveno vijeće i zadužena je za svakodnevno upravljanje bespovratnim sredstvima.

[4] Objava se može izvršiti ako je u skladu s Uredbom 45/2001 o zaštiti podataka.