Preporuka Europskog ombudsmana [1] (2016.)

1. Ombudsmanica je u svojoj preporuci zatražila od Komisije da više ne zahtijeva od svih podnositelja zahtjeva da dostave svoju poštansku adresu ako se dostavi odgovarajuća alternativna adresa za korespondenciju.

2. Također je preporučila da bi Komisija trebala registrirati zahtjev podnositelja pritužbe i brzo ga obraditi.

3. Naposljetku, predložila je poboljšanje da Komisija razmotri alternativne internetske sustave ili elektronička sredstva za priopćavanje svojih odluka o zahtjevima za javni pristup dokumentima.

Procjena Europskog ombudsmana nakon preporuke

4. Komisija je odbila preporuku Europskog ombudsmana da se od svih podnositelja zahtjeva više ne zahtijeva da dostave svoju poštansku adresu ako se dostavi odgovarajuća alternativna adresa za korespondenciju. U biti je ponovio argumente iz svojih prethodnih podnesaka i naglasio da „Komisija s poštovanjem ističe da može slobodno odlučiti o upotrebi najprikladnijeg sustava za obavješćivanje o odlukama na temelju Uredbe 1049/2001, pod uvjetom da je taj sustav u skladu s pravnim zahtjevima...”.

5. Komisija je obavijestila Ombudsmana da nije postupila u skladu s preporukom Ombudsmana da se zahtjev podnositelja pritužbe registrira i brzo obradi. Međutim, navela je da će to sada učiniti ako podnositelj pritužbe i dalje bude zainteresiran za registraciju svojeg zahtjeva.

6. Komisija je odgovorila na prijedlog Ombudsmana za alternativne internetske sustave navodeći da „[k]ada Komisija ne isključi moguće buduće promjene u načinu na koji obavješćuje o svojim administrativnim odlukama, trenutačno ne postoje zadovoljavajući alternativni načini osiguravanja pravne sigurnosti, izbjegavanja zlouporabe prava na javni pristup...”.

7. Ukratko, Komisija nije prihvatila preporuke Europskog ombudsmana ni njegov prijedlog za poboljšanje.

8. Ombudsmanica žali zbog stajališta Komisije u ovom predmetu koje smatra pogrešnim u pogledu činjenica i zakona. Posebno je zabrinuta zbog toga što je odgovor Komisije u suprotnosti s njezinim savjetima da sama uprava EU-a u potpunosti prihvaća digitalno doba i maksimizira upotrebu elektroničke komunikacije.

9. Ombudsmanica je u potpunosti podržala praksu provjere, na pojedinačnoj osnovi, identiteta osoba koje podnose zahtjeve za javni pristup dokumentima ako postoje razlozi za sumnju da se to pravo zloupotrebljava. Međutim, postupanje na toj osnovi u svakom je slučaju nepoštovanje građana i njihovih temeljnih prava na temelju Povelje EU-a. Ombudsmanica je u toj istrazi dala savjete o alternativnim metodama rada te je to učinila u okviru izvršavanja svojeg mandata na temelju Ugovora kako bi otkrila nepravilnosti u postupanju i dala preporuke s ciljem njihova okončanja. Ombudsmanica duboko žali zbog toga što je Europska komisija opovrgnula taj savjet, jasno implicirajući da, sve dok su njezini sustavi i postupci „pravni”, smatra da nema potrebe razmatrati poboljšanja u korist građana i u skladu s općim načelima dobre uprave.

10. Pri zaključenju ove istrage Ombudsmanica, osim što potvrđuje svoje nalaze o nepravilnostima u postupanju, daje i dodatni prijedlog za poboljšanje.

11. Kad je riječ o posebnom zahtjevu za javni pristup dokumentima podnesenom u ovom predmetu, Ombudsman može potvrditi da je podnositelj pritužbe i dalje zainteresiran za zatražene dokumente. Ombudsmanica još jednom izražava duboko žaljenje zbog toga što je Komisija odlučila zanemariti sve vrlo jasne naznake stalne želje za javnim pristupom traženim dokumentima. Ustrajanje na obnovljenim zahtjevima i postupovnim formalnostima, kada su nepotrebni i nemaju očitu korisnu svrhu, pokazuje nedostatak poštovanja temeljnih prava građana. Stoga se od Komisije ljubazno traži da službeno registrira zahtjev nakon primitka ove odluke te da ga brzo i u svakom slučaju obradi u roku predviđenom Uredbom 1049/2001.

Zaključci

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključcima:

Komisijin zahtjev da sve osobe koje traže javni pristup dokumentima moraju dostaviti svoju poštansku adresu za slanje pismena u papirnatom obliku predstavlja nepravilnost u postupanju.

T. Komisijin propust da se registrira i odgovori na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima bio je slučaj nepravilnosti u postupanju.

Osim navedenih zaključaka, ombudsmanica daje sljedeći prijedlog za poboljšanje:

Ombudsmanica traži od Komisije da zatraži stručni pregled pitanja u ovom predmetu u međuinstitucijskom odboru predviđenom u članku 15. Uredbe 1049/2001.

Članak 15. glasi:

„1. Institucije razvijaju dobre administrativne prakse kako bi olakšale ostvarivanje prava na pristup zajamčenog ovom Uredbom.

2. Institucije osnivaju međuinstitucijski odbor za ispitivanje najbolje prakse, rješavanje mogućih sukoba i raspravu o budućem razvoju događaja u vezi s javnim pristupom dokumentima.”

Ombudsmanica predlaže da se u pogledu zahtjeva zaprimljenih e-poštom dogovori da odgovornost za pouzdanost tog sredstva komunikacije snosi osoba koja podnosi zahtjev, što znači, na primjer, da je tom pošiljatelju prepušteno da odabere pouzdan sustav e-pošte, da obavijesti instituciju o mogućim problemima u pogledu količinskih ograničenja i da provjeri je li korespondencija koju je primila institucija filtrirana kao neželjena pošta. Time bi se trebala ublažiti zabrinutost koju institucije mogu imati u pogledu obavješćivanja o predmetnim odlukama.

Ako i dalje smatra da slanje odluka e-poštom nije u skladu s pravnim zahtjevima, Ombudsman predlaže da se u Odboru iz članka 15. stavka 2. provede istorazinska ocjena tog stajališta, čime bi se također mogla posebno razmotriti tvrdnja da trenutačno ne postoji alternativa slanju odluka poštom u papirnatom obliku. Pritom se Komisiju potiče da uzme u obzir, primjerice, ambiciozan „Digitalni program” EU-a koji je Komisija pokrenula prije sedam godina. Nadalje, potiče se da se uzme u obzir raširena upotreba internetskih elektroničkih komunikacijskih sustava, uključujući elektroničke potpise, kojima se javne uprave koriste diljem Europe.

Ombudsmanica bi željela biti obaviještena o ishodu takvog stručnog pregleda do kraja prvog tromjesečja 2018.

Ostali sudionici navedenog Odbora iz članka 15. stavka 2. (Parlament i Vijeće) bit će zasebno obaviješteni o ovoj odluci i prijedlozima.

Podnositelj pritužbe i predsjednik Europske komisije bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Europski ombudsman

Strasbourg, 19.12.2017.

[1] Dodatne informacije o pozadini pritužbe, argumentima stranaka i istrazi Europskog ombudsmana potražite u cjelovitom tekstu prijedloga Europskog ombudsmana za rješenje i preporuku te povezanim mišljenjima i primjedbama, koji je dostupan na:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/caseopened.faces/en/54427/html.bookmark

Preporuka je uslijedila nakon pokušaja rješavanja predmeta prijedlogom rješenja, čiji je glavni dio Komisija, međutim, odbila. Komisija je samo odustala od zahtjeva da se od osoba zatraži da pri podnošenju zahtjeva za dostavu dokumenata navedu svoje područje profesionalne djelatnosti.