Okolnosti pritužbe

1. U rujnu 2013. njemački državljanin zatražio je pristup određenim dokumentima u posjedu Europskog ureda za borbu protiv prijevara („OLAF”) i Europske komisije u skladu s pravilima EU-a o javnom pristupu dokumentima [1]. Međutim, OLAF i Komisija sumnjali su u njegov identitet. OLAF i Komisija stoga su privremeno obustavili obradu zahtjeva za pristup jer za ostvarivanje prava na pristup dokumentima morate biti fizička ili pravna osoba koja boravi u državi članici EU-a ili je njezin državljanin.

2. Zbog činjenice da su OLAF i Komisija privremeno obustavili obradu zahtjeva za pristup podnositelj zahtjeva podnio je pritužbu Ombudsmanu (predmeti 2309/2013/JAS i 2310/2013/JAS protiv OLAF-a i Komisije [2]). Tijekom istraga Ombudsmana o tim pritužbama podnositelj pritužbe saznao je da su Komisija ili OLAF kontaktirali ono što su smatrali njegovim poslodavcem, njemačkim sveučilištem, kako bi provjerili je li on stvarna osoba i uspostavili svoju profesiju [3].

3. Podnositelj pritužbe bio je nezadovoljan time što je Komisija ili OLAF kontaktirao sveučilište za koje nikad nije rekao da radi te se žalio Ombudsmanu i na to pitanje. Podnio je jednu pritužbu - sadašnju protiv Komisije i sličnu pritužbu protiv OLAF-a [4].

Istraga

4. Ombudsmanica je pokrenula istragu o tvrdnji da je Komisija nezakonito obradila osobne podatke podnositelja pritužbe.

5. Tijekom istrage ombudsmanica je primila mišljenje Komisije o pritužbi, a zatim i primjedbe podnositelja pritužbe kao odgovor na mišljenje Komisije. Pri provođenju istrage Ombudsman je uzeo u obzir argumente i mišljenja stranaka.

Navod o nezakonitoj obradi osobnih podataka podnositelja pritužbe

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

6. U prilog svojoj tvrdnji podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija a) pogrešno registrirala informacije o njegovoj profesionalnoj djelatnosti, b) prenijela njegove osobne podatke trećoj strani bez njegove suglasnosti i c) zadržala osobne podatke u svojoj bazi podataka tijekom nerazmjerno dugog razdoblja.

7. Komisija je u svojem mišljenju navela da informacije o profesiji nisu uvjet za ostvarivanje prava na pristup dokumentima. Komisija je te informacije zatražila isključivo u statističke svrhe. U budućnosti će biti neobvezno pružati takve informacije.

8. Netočne informacije o profesionalnim vezama podnositelja pritužbe s njemačkim sveučilištem unesene su u bazu podataka za zahtjeve OLAF-a za pristup, vjerojatno zbog administrativne pogreške. Komisija je izjavila da OLAF žali zbog bilo kakvih neugodnosti prouzročenih podnositelju pritužbe i da je OLAF ispravio podatke.

9. Međutim, Komisija želi zadržati pravo provjere identiteta i adrese podnositelja zahtjeva koji traži javni pristup dokumentima. Komisija navodi da te provjere provodi na temelju javno dostupnih informacija kako bi utvrdila jesu li podnositelji zahtjeva fizičke osobe koje borave u državi članici EU-a ili su njezini državljani.

10. Kad je riječ o navodno nerazmjernom razdoblju zadržavanja podataka, Komisija je tvrdila da pohranjuje osobne podatke u skladu s pravilima EU-a o zaštiti podataka. Opravdano je čuvati osobne podatke podnositelja zahtjeva nakon završetka obrade zahtjeva za pristup kako bi se osigurala pravna i postupovna dosljednost. Komisija mora znati je li obradila prethodne zahtjeve za pristup istog podnositelja zahtjeva ili zahtjeve koji se odnose na iste ili slične dokumente kako bi utvrdila može li se smatrati da su ti dokumenti već „u javnoj domeni”. Osim toga, odluke kojima se odbija pristup dokumentima mogle bi se podnijeti Europskom ombudsmanu ili Sudu. Osobni podaci o podnositeljima zahtjeva potrebni su Komisiji za ispravno rješavanje zahtjeva i uz potpuno poznavanje svih okolnosti, primjerice pri odlučivanju o tome hoće li neformalno stupiti u kontakt s podnositeljima zahtjeva kako bi se pronašlo pravedno rješenje u slučaju da je zahtjev podnesen za vrlo dugačak dokument ili za vrlo velik broj dokumenata [5].

11. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima izrazio razočaranje time što se Komisija nije ispričala što je pogrešno registrirala njegovu profesiju u svojoj bazi podataka.

12. Podnositelj pritužbe proslijedio mu je dopis Komisije u kojem je Komisija navela da je otkrila njegovo ime sveučilištu [6].

13. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je opravdano da Komisija čuva osobne podatke samo do isteka rokova za odlazak na Sud ili Ombudsmana. U prilog svojem stajalištu priložio je odluku Europskog nadzornika za zaštitu podataka (EDPS) u kojoj je utvrđeno da je OLAF-ova praksa zadržavanja osobnih podataka u svojoj bazi podataka istraga tijekom 15 godina bila nerazmjerna.

Procjena Europskog ombudsmana

14. Vjerojatno je da su netočne informacije o podnositelju pritužbe koji radi za njemačko sveučilište unesene u bazu podataka zbog administrativne pogreške OLAF-a. S obzirom na to da je OLAF izrazio žaljenje zbog pogreške i ispravio podatke, Ombudsman smatra da je taj aspekt tvrdnje podnositelja pritužbe riješen. Ombudsmanu nije jasno zašto bi se Komisija trebala ispričati zbog pogreške koju je počinio OLAF.

15. Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da područje profesionalnih aktivnosti više nije obvezno za javni pristup obrascu zahtjeva za pristup dokumentima na internetskim stranicama Komisije [7].

16. Komisija nije opovrgnula niti potvrdila da je osobne podatke podnositelja pritužbe, to jest njegovo ime, prenijela na njemačko sveučilište na kojem je mislila da radi. Zapravo, Komisija se u svojem mišljenju uopće nije bavila tim pitanjem, iako je podnositelj pritužbe iznio taj argument u prilog svojoj tvrdnji. Međutim, dopis Komisije od 4. veljače 2014. upućen podnositelju pritužbe ne ostavlja mjesta dvojbi u pogledu pitanja je li Komisija stupila u kontakt sa sveučilištem i priopćila mu ime podnositelja pritužbe. U dopisu, koji je prethodio mišljenju Komisije Europskom ombudsmanu, izričito se navodi da ste „u vezi sa svojom profesionalnom aktivnošću OLAF-u naveli da radite za Institut za međunarodno i europsko pravo [njemačkog sveučilišta]. Međutim, ovaj institut ne postoji pod navedenim imenom. Nakon našeg [tj. zahtjeva Komisije] sveučilište je napomenulo da nema zaposlenika s imenom [„g. X”]”[8], tj. s imenom podnositelja pritužbe.

17. Komisijin kontakt s njemačkim sveučilištem nije bio predviđen njezinim internim pravilima o pitanjima zaštite podataka (obavješćivanje službenika za zaštitu podataka o obradi osobnih podataka u kontekstu postupanja sa zahtjevima za javni pristup dokumentima [9]). Tim internim pravilima nije predviđen prijenos osobnih podataka trećim stranama [10].

18. U svojem je mišljenju samo uputio na svoje navodno pravo na provjeru identiteta i adrese koristeći se javno dostupnim informacijama.

19. Ombudsmanica smatra da se ustrajnost Komisije u potvrđivanju identiteta podnositelja zahtjeva ne temelji ni na jednoj konkretnoj odredbi niti se njome promiče bilo koji od ciljeva pravila EU-a o javnom pristupu dokumentima.

20. Osim toga, kontaktiranje s onim što Komisija smatra poslodavcem neke osobe nadilazi savjetovanje s javno dostupnim informacijama na koje Komisija upućuje u svojem mišljenju. Može se tvrditi da bi takva tužba mogla imati negativne učinke na podnositelja zahtjeva jer bi njegov poslodavac posumnjao u razlog zbog kojeg institucija Unije želi potvrditi identitet podnositelja zahtjeva, što bi predstavljalo ozbiljno zadiranje u njegov osobni život.

21. Stoga je Komisija, time što je sveučilište bez valjanog obrazloženja obavijestila o imenu podnositelja pritužbe, počinila nepravilnosti u postupanju. S obzirom na to da je zaštita osobnih podataka temeljno pravo [11] i zbog nametljive prirode djelovanja Komisije, nepravilnosti u postupanju u ovom su slučaju posebno ozbiljne.

22. Nakon što je utvrdio nepravilnosti u postupanju, Ombudsman se ne mora baviti pitanjem je li Komisija posebno prekršila pravila EU-a o zaštiti podataka [12]. Ako podnositelj pritužbe želi dodatno razmotriti taj aspekt, i dalje može podnijeti pritužbu Europskom nadzorniku za zaštitu podataka, koji ima stručno znanje i odgovornost u području zaštite podataka.

23. Kad je riječ o navodno nerazmjernom razdoblju čuvanja osobnih podataka u bazi podataka Komisije o pristupu dokumentima, ombudsmanica napominje da se odluka Europskog nadzornika za zaštitu podataka na koju upućuje podnositelj pritužbe odnosi na OLAF, a ne na Komisiju. Komisijina baza podataka o pristupu dokumentima ima i drugu svrhu osim OLAF-ove. Iako Komisijina baza podataka sadržava osobne podatke koji se odnose samo na zahtjeve za javni pristup dokumentima, OLAF-ova baza podataka sadržava informacije o njegovim istragama.

24. U obavijesti Komisije svojem službeniku za zaštitu podataka o obradi osobnih podataka u kontekstu postupanja sa zahtjevima za javni pristup dokumentima navodi se da se osobni podaci podnositelja zahtjeva pohranjuju najdulje pet godina te se nakon toga obično brišu [13]. Razdoblje zadržavanja stoga se u određenim slučajevima može produljiti.

25. U obavijesti Komisijinu službeniku za zaštitu podataka, kao i u mišljenju Komisije u ovom predmetu, objašnjava se da je to razdoblje čuvanja podataka potrebno jer se odluke kojima se odobrava nikakav ili samo djelomičan pristup mogu podnijeti Sudu ili Europskom ombudsmanu. Europski ombudsman smatra da je razdoblje zadržavanja od pet godina razmjerno ciljevima koji se žele postići, s obzirom na to da postupci pred sudovima EU-a mogu trajati nekoliko godina. U dopisu Komisije od 4. veljače 2014. upućenom podnositelju pritužbe upućuje se, među ostalim, na zahtjev za pristup dokumentima koji je podnositelj pritužbe podnio 2007.[14]. Stoga je jasno da je Komisija 2014. još uvijek pohranjivala osobne podatke podnositelja pritužbe koje je on podnio prije šest ili sedam godina. U skladu s tim, u predmetu podnositelja pritužbe Komisija je zadržala njegove osobne podatke dulje od pet godina.

26. Komisija nije pružila nikakvo obrazloženje zašto nije izbrisala osobne podatke podnositelja pritužbe koji se odnose na zahtjev za pristup dokumentima podnesen 2007. S obzirom na to da pitanje je li Komisija trebala pružiti opravdanje za čuvanje osobnih podataka podnositelja pritužbe od 2007. nije izričito obuhvaćeno ovom istragom, Ombudsman ne smatra primjerenim utvrditi je li Komisija držala osobne podatke podnositelja pritužbe nerazmjerno dugo i kršeći svoju obavijest.

27. Ombudsman ponovno obavještava podnositelja pritužbe o mogućnosti podnošenja pritužbe Europskom nadzorniku za zaštitu podataka ako želi imati specijaliziranu odluku o tome krši li se Komisijinim razdobljem čuvanja podataka izričito pravila EU-a o zaštiti podataka. Stoga smatra da daljnja ispitivanja tog aspekta pritužbe nisu opravdana.

28. Nepravilnosti u postupanju Komisije sada se ne mogu ispraviti, a podnositelj pritužbe nije iznio nijednu tvrdnju kojom bi želio da Komisija poduzme određene mjere. Ombudsman će stoga taj aspekt pritužbe zaključiti kritičkom primjedbom upućenom Komisiji.

Zaključak

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim nalazima:

Ispravkom netočno upisanih informacija o profesionalnoj djelatnosti podnositelja pritužbe u relevantnoj bazi podataka riješen je taj aspekt pritužbe podnositelja pritužbe.

Kad je riječ o razdoblju čuvanja osobnih podataka u bazi podataka Komisije, Ombudsmanica smatra da daljnje istrage nisu opravdane.

Kritična primjedba

Prenošenjem osobnih podataka podnositelja pritužbe trećoj strani bez valjanog obrazloženja Komisija je počinila nepravilnosti u postupanju. S obzirom na to da je zaštita osobnih podataka temeljno pravo predviđeno Poveljom EU-a o temeljnim pravima i s obzirom na to da je djelovanje Komisije u ovom slučaju bilo vrlo nametljivo, nepravilnosti u postupanju posebno su ozbiljne.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 12.7.2016.

[1] Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije SL L 145/43 od 31.5.2001.;

[2] Odluke OLAF-a i Komisije o prekidu obrade zahtjeva za pristup stoga su obrađene zasebno i stoga nisu obuhvaćene ovom istragom.

[3] Komisija je od podnositelja zahtjeva zatražila te podatke kako bi obradila njihove zahtjeve za javni pristup dokumentima.

[4] Rješava se zasebno pod brojem predmeta 139/2015/PMC.

[5] Vidjeti u tom pogledu članak 6. stavak 3. Uredbe 1049/2001.

[6] Komisija je taj dopis poslala i podnositelju pritužbe u kontekstu istrage Ombudsmana o pritužbi 2310/2013/JAS.

[7] https://ec.europa.eu/transparency/regdoc/index.cfm?fuseaction=fmb&&CFID=6076842&CFTOKEN=2e4472e118d31678-CA79D075-9960-F842-29FFB98461CB0B5B

[8] Dopis Komisije napisan je na njemačkom jeziku.

[9] Vidjeti obavijest „DPO-1225.2 GestDem” o obradi osobnih podataka u vezi s Komisijinom bazom podataka o javnom pristupu dokumentima, koja je dostupna na internetu: http://ec.europa.eu/dpo-register/details.htm?id=35247

[10] Vidjeti u tom pogledu točku 16.

[11] Članak 8. Povelje Europske unije o temeljnim pravima.

[12] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL L 8/1 od 12.1.2001.

[13] Točka 13.

[14] Gestdem 2007/4845.