Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe španjolski je državljanin koji se prijavio za sudjelovanje u postupku zapošljavanja koji je organizirao EPSO.[1] Podnositelj pritužbe propustio je rok za rezervaciju računalnog testa (CTB), navodno zato što mu EPSO nije na vrijeme poslao automatski poziv. Kad se obratio EPSO-u u vezi s tim pitanjem, EPSO je obavijestio podnositelja pritužbe o datumu kada je predmetni poziv stavljen na raspolaganje na njegovu EPSO računu [2] te je naveo da su za provjeru EPSO računa odgovorni kandidati koji sudjeluju u postupcima zapošljavanja.

2. Podnositelj pritužbe zatim je pitao EPSO kako može biti sigurno da mu je poruka poslana tog dana. Naime, tijekom razdoblja rezervacije dvaput se prijavio na svoj EPSO profil kako bi radio na drugoj prijavi. Međutim, pozivnicu je vidio tek nakon isteka roka za rezervaciju CBT-a. EPSO je odgovorio da su pozivi na rezervaciju CBT-a istog dana bili dostupni na računima svih kandidata i da više nije bilo moguće izvršiti rezervaciju.

Istraga

3. Ombudsmanica je pokrenula istragu o pritužbi i utvrdila sljedeće navode i tvrdnje:

Tvrdnja

EPSO nije pravodobno poslao automatski poziv za rezervaciju računalnog testa (CBT) na EPSO profil podnositelja pritužbe kao što je to učinio drugim kandidatima, što je dovelo do toga da je on nepravedno isključen iz postupka zapošljavanja.

Zahtjevi

1. U EPSO-ovim automatskim porukama kandidatima trebalo bi jasno navesti datum i vrijeme njihova slanja, dostave i čitanja na EPSO profilu.

2. EPSO bi trebao pozvati podnositelja pritužbe da sudjeluje u CBT-u.

4. Ombudsmanica je smatrala primjerenim, kao prvi korak, pregledati EPSO-ov spis o tom predmetu kako bi se ocijenila valjanost navoda podnositelja pritužbe.

Pregled dokumentacije

5. Istražni tim Europskog ombudsmana proveo je inspekciju 9. rujna 2015. u prostorijama EPSO-a. Preliminarni zaključak istražnog tima nakon inspekcije bio je da EPSO nije propustio poslati podnositelju pritužbe automatski poziv za pravodobno polaganje CBT-a [3].

6. Izvješće o inspekciji dostavljeno je podnositelju pritužbe na očitovanje, koji se nije složio s preliminarnom ocjenom, tvrdeći da bi EPSO trebao dokazati da je mogao pregledati poruku.

Procjena Europskog ombudsmana

7. Ombudsmanica smatra da je poruka kojom se kandidati pozivaju na rezervaciju CBT-a nesumnjivo stvorena i zatim istodobno aktivirana u svim profilima kandidata, među ostalim u profilima podnositelja pritužbe. Dokumenti koje je EPSO dostavio tijekom inspekcije jasno pokazuju poziv na EPSO profil podnositelja pritužbe u odjeljku relevantnog postupka odabira. Čini se da je EPSO-ov profil zatvoreno informatičko okruženje (za razliku od usluga elektroničke pošte koje funkcioniraju putem različitih poslužitelja, što ponekad objašnjava kašnjenje u prijenosu elektroničkih poruka), u kojem slanje i primanje poruka čini jedan te isti tehnički korak. Stoga aktivacija poruke u profilu kandidata podrazumijeva trenutačno primanje te iste poruke u EPSO profilu kandidata.

8. Iako podnositelj pritužbe tvrdi da nije mogao vidjeti pozivnu poruku u svojem EPSO profilu tijekom razdoblja za rezervaciju CBT-a, Ombudsman stoga nije pronašao ništa što bi potkrijepilo taj argument. Ombudsmanica smatra da su informacije koje je EPSO dostavio tijekom inspekcije zajedno dovoljan dokaz da je podnositelju pritužbe pravodobno poslao odgovarajući poziv. Činjenica da se podnositelj pritužbe dvaput prijavio na svoj EPSO račun tijekom razdoblja u kojem je mogao rezervirati svoj CBT ne dokazuje da relevantna poruka nije bila vidljiva, nego samo potvrđuje činjenicu da nije primio obavijest o pozivu (prijavljeni EPSO profil podnositelja pritužbe sastoji se od nekoliko postupaka zapošljavanja koje je potrebno kliknuti i otvoriti kako bi se pregledale povezane poruke).

9. S obzirom na navedeno, Ombudsmanica ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju EPSO-a u vezi s navodima podnositelja pritužbe. Tvrdnja podnositelja pritužbe da bi ga EPSO trebao pozvati da zauzme CBT stoga se ne može prihvatiti.

10. Kad je riječ o tvrdnji podnositelja pritužbe o sljedivosti poruka u profilima kandidata, Ombudsmanica napominje da EPSO još nije riješio to pitanje. Međutim, EPSO se u okviru inspekcije obvezao pravodobno odgovoriti na pitanje podnositelja pritužbe. S obzirom na to da to pitanje nije izravno povezano s glavnim prigovorom podnositelja pritužbe u vezi s njegovim isključenjem iz postupka zapošljavanja, Ombudsman smatra da nije opravdano nastaviti s tim pitanjem u kontekstu ove istrage. Vjeruje da će EPSO postupiti u skladu sa svojim jamstvom da će odgovoriti podnositelju pritužbe. Međutim, ako podnositelj pritužbe ne primi zadovoljavajući odgovor u razumnom roku, mogao bi razmotriti podnošenje nove pritužbe Ombudsmanu u tom pogledu.

Zaključak

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom:

Ombudsmanica nije utvrdila nepravilnosti u postupanju EPSO-a.

Podnositelj pritužbe i EPSO bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 28. listopada 2015.

PRILOG: Izvadak iz izvješća o inspekcijskom pregledu

Pregledana datoteka

Predstavnici EPSO-a dostavili su na inspekciju sljedeće dokumente:

(a) ispisi EPSO-ova prikaza pozadinskog ureda EPSO-ova profila podnositelja pritužbe, kao i njegova vlastitog EPSO-ova prikaza profila;

(b) popis EPSO-ovih kandidata koji sudjeluju u otvorenom natječaju EPSO/AD/301/15 (uključujući podnositelja pritužbe); i

(c) ispisi podstranica EPSO profila podnositelja pritužbe na kojima su prikazane poruke povezane s otvorenim natječajem EPSO/AD/301/15.

Opće napomene

Kao dokument (a) – ispis EPSO-ova prikaza pozadinskog ureda

Ovaj dokument sadržava pregled identifikacijskih podataka i podataka za kontakt podnositelja pritužbe te EPSO-ovih postupaka zapošljavanja za koje je podnio zahtjev. U njemu su navedeni i posjeti podnositelja pritužbe njegovu EPSO profilu.

Nakon što je pregledao dokument, jasno je da je tijekom razdoblja u kojem su kandidati bili pozvani da rezerviraju svoj CBT (odnosno između 6. i 18. svibnja 2015.) podnositelj pritužbe prijavio se na svoj EPSO profil 8. i 12. svibnja 2015.

Dokument (b) – Popis EPSO-ovih kandidata koji sudjeluju u otvorenom natječaju EPSO/AD/301/15 (odabir)

Dokument pokazuje da je podnositelj pritužbe pročitao poziv 22. svibnja 2015. u 10:32, odnosno četiri dana nakon isteka roka za rezervaciju ispita.

Na popisu je prikazan i datum izrade poruke s pozivnicom (24. travnja 2015.). U tom su pogledu predstavnici EPSO-a objasnili da je pozivna poruka stvorena u sustavu prije nego što su je kandidati aktivirali i vidjeli. Čini se da popis pokazuje da je poruka pravilno sastavljena na EPSO profilima kandidata 24. travnja 2015. i da su drugi kandidati EPSO-a počeli čitati poruku 5. svibnja 2015. Samo podnositelj pritužbe nije pročitao poruku na vrijeme. Na popisu se ne navodi od kojeg je trenutka poruka bila vidljiva.

Dokument (c) – Poruke povezane s otvorenim natječajem EPSO/AD/301/15

U navedenom polju za poruke na EPSO profilu podnositelja pritužbe jasno je prikazan EPSO-ov poziv na rezervaciju CBT-a.

Predstavnici EPSO-a izjavili su da će EPSO dati odgovor i isprike u pismu koje će poslati podnositelju pritužbe. EPSO-ovo pismo proslijedit će se Ombudsmanu radi obavijesti.

Preliminarni zaključak

Iz pregledanih dokumenata i na temelju očitovanja predstavnika EPSO-a čini se da se podnositelj pritužbe prijavio na svoj EPSO račun tijekom razdoblja u kojem je mogao rezervirati CBT (odnosno 8. i 12. svibnja 2015.).

Ništa ne upućuje na to da je činjenica da podnositelj pritužbe nije vidio poziv na CBT u otvorenom natječaju EPSO/AD/301/15 posljedica tehničke pogreške. Naime, nema dokaza koji bi upućivali na to da je EPSO imao tehničkih problema u pogledu slanja poziva kandidatima da sudjeluju u CBT-u na otvorenom natječaju EPSO/AD/301/15. Dokazi dostavljeni predstavnicima Europskog ombudsmana upućuju na to da je EPSO 24. travnja 2015. pripremio pozivnicu za sve kandidate, koja je nakon toga bila čitljiva na EPSO profilu kandidata od 5. svibnja 2015.

S obzirom na prethodno navedeno, čini se da EPSO nije propustio poslati podnositelju pritužbe automatski poziv za pravodobno polaganje CBT-a.

[1] Otvoreni natječaj EPSO/AD/301/15.

[2] EPSO račun osobni je prostor kandidata koji se prijavljuju na otvoreni natječaj. Sadržava podatke o njihovu osobnom profilu, kao što su ime i kvalifikacije, te poruke koje šalje EPSO.

[3] Za više informacija vidjeti priloženi izvadak izvješća o inspekcijskom pregledu.