Pozadina

1. Ombudsman je 16. prosinca 2013. pokrenuo istragu na vlastitu inicijativu pozivajući Izvršnu agenciju za konkurentnost i inovacije (EACI) da razmotri uspostavu postupka kojim bi se podnositeljima zahtjeva koji su nezadovoljni načinom postupanja s pozivima na podnošenje prijedloga omogućilo da se obrate neovisnom Odboru za reviziju ili pravnu zaštitu. Ombudsmanica je istaknula da bi se EACI mogao osloniti na postupke preispitivanja uspostavljene u Izvršnoj agenciji za istraživanje (REA) i Izvršnoj agenciji Europskog istraživačkog vijeća (ERCEA). S učinkom od 1. siječnja 2014. EACI je zamijenjen i zamijenjen EASME-om [2].

Uspostava postupka preispitivanja u okviru EASME-a

Nacrt preporuke Europskog ombudsmana

2. Europski ombudsman smatra da bi svaka institucija EU-a koja je u čestom kontaktu s osobama koje bi mogle imati razloga za pritužbu trebala uspostaviti postupak kojim se predviđa da sama institucija brzo rješava i rješava pritužbe prije nego što se te osobe koriste drugim mehanizmima pravne zaštite, kao što su Europski ombudsman i sudovi. EASME je zbog svojeg mandata u čestom kontaktu s podnositeljima zahtjeva koji odgovaraju na pozive na podnošenje prijedloga u okviru nekoliko programa EU-a (program Obzor 2020., program COSME, program LIFE i program EFPR).

3. Kad je riječ o opsegu preispitivanja, ombudsmanica je napomenula da je postupak preispitivanja predviđen člankom 16. Uredbe o Obzoru 2020. sličan onima koje su utvrdili ERCEA i REA, a koji su ograničeni na „postupovne aspekte” i ne obuhvaćaju procjenu osnovanosti prijedloga. Činjenica da se tom odredbom preispitivanje koje provodi odbor za preispitivanje evaluacije ograničava na „postupovne aspekte” ne bi, međutim, trebala značiti da bi preispitivanje trebalo biti ograničeno na isključivo formalističke elemente. Da je to slučaj, pravo na preispitivanje očito ne bi imalo veliku vrijednost. U tom je kontekstu ombudsmanica istaknula da postoje tri razloga koji bi trebali dovesti do potpune ponovne procjene prijedloga: (i) ako podnositelj zahtjeva predoči dokaze o postupovnim pogreškama, na primjer, ako je jasno da je neki korak u postupku zanemaren; ii. ako podnositelj zahtjeva predoči dokaze o činjeničnim pogreškama, na primjer, ako stručnjaci upućuju na pogrešan prijedlog; ili iii. ako podnositelj zahtjeva podnese dokaz o očitoj pogrešci u ocjeni. Ombudsmanica je smatrala da bi postupak preispitivanja koji EASME treba uspostaviti u kontekstu programa Obzor 2020. trebao obuhvaćati te tri situacije. Ombudsmanica je također smatrala da bi EASME trebao poduzeti potrebne korake za uspostavu sličnog postupka preispitivanja poziva na podnošenje prijedloga u okviru drugih programa EU-a.

4. Ombudsman je stoga 17. listopada 2014. EASME-u dao sljedeća dva nacrta preporuka:

„1. U skladu s člankom 16. Uredbe 1290/2013 i Prilogom I. Odluci Komisije C(2013) 9414 final, EASME bi trebao, što je prije moguće, poduzeti potrebne korake za uspostavu postupka preispitivanja evaluacije za podnositelje zahtjeva koji odgovaraju na pozive na podnošenje prijedloga u okviru programa Obzor 2020. i obavijestiti Europskog ombudsmana o datumu do kojeg će postupak preispitivanja biti uspostavljen.

Taj bi postupak preispitivanja trebao obuhvaćati slučajeve u kojima podnositelji zahtjeva ističu i. postupovne pogreške, ii. činjenične pogreške ili iii. očitu pogrešku u ocjeni.

2. EASME bi trebao poduzeti potrebne korake kako bi uspostavio sličan postupak preispitivanja za podnositelje zahtjeva koji odgovaraju na pozive na podnošenje prijedloga pokrenute u okviru drugih programa EU-a i obavijestiti Europskog ombudsmana o datumu do kojeg će postupak preispitivanja biti uspostavljen.

5. Pri upućivanju nacrta preporuka EASME-u Ombudsman je uzeo u obzir argumente i mišljenje EASME-a.

6. EASME je prihvatio oba nacrta preporuka i opisao mjere koje je poduzeo za njihovu provedbu:

7. Kad je riječ o prvom nacrtu preporuke o programu Obzor 2020., EASME je naveo da je uspostavio dva postupka preispitivanja: i. Odbor za preispitivanje prihvatljivosti i prihvatljivosti te ii. Odbor za preispitivanje evaluacije:

(i) Odbor za provjeru dopuštenosti i prihvatljivosti

8. Odbor za preispitivanje dopuštenosti i prihvatljivosti osnovan je Odlukom direktora EASME-a od 30. srpnja 2014. Taj se interni odbor saziva nakon zaprimanja pritužbi ili zahtjeva za preispitivanje dopuštenosti i prihvatljivosti prijedloga. Odbor ispituje samo one pritužbe podnesene prije evaluacije, u slučaju neispunjavanja kriterija dopuštenosti ili prihvatljivosti. Podnositelj zahtjeva koji nije uspio u postupku ima 30 dana od slanja EASME-ova dopisa o odbijanju da podnese pritužbu ili zatraži preispitivanje putem posebne internetske poveznice (https://webgate.ec.europa.eu/redress-frontoffice/work.iface).

9. Odbor se sastoji od načelnika odjela ili koordinatora poziva, pravnog službenika i koordinatora poziva na drugi poziv. U skladu s člankom 6. Odluke Odbor će dužnosniku za ovjeravanje izdati obrazloženu preporuku. Ako Odbor smatra da je prijedlog u skladu sa svim kriterijima prihvatljivosti i/ili prihvatljivosti, preporučit će da se ocijeni osnovanost prijedloga (članak 8.). Dužnosnik za ovjeravanje donosi konačnu odluku na temelju preporuke Odbora.

10. Dopis podnositelju pritužbe o ishodu zahtjeva za preispitivanje sadržavat će informacije o pravnim sredstvima, uključujući obraćanje Europskom ombudsmanu ili Općem sudu. EASME je istaknuo i da njegov Priručnik o postupanju za program Obzor 2020. sadržava posebno poglavlje o Odboru za preispitivanje dopuštenosti i prihvatljivosti.

ii. Odbor za ocjenu

11. Odbor za preispitivanje evaluacije osnovan je Odlukom direktora EASME-a od 31. srpnja 2014. Taj interni odbor razmatra zahtjeve za preispitivanje zaprimljene nakon evaluacije prijedloga. U skladu s člankom 4. Odluke zahtjevi za preispitivanje mogu se temeljiti samo na postupovnim nedostacima (procjena osnovanosti prijedloga nije obuhvaćena područjem primjene Odbora). U relevantnom poglavlju Priručnika o postupanju EASME-a navode se primjeri postupovnih nedostataka kao što su i. nedostatak tehničke stručnosti stručnjaka, ii. činjenične pogreške u sažetom izvješću o evaluaciji; iii. sukoba interesa i iv. nedostatka dosljednosti između ocjena i primjedbi. Međutim, EASME je istaknuo da, kako je istaknuo Ombudsman, pojam postupovnih nedostataka nije ograničen samo na formalističke elemente i obuhvaća vrste pogrešaka navedene u nacrtu preporuke, odnosno i. postupovne pogreške, ii. činjenične pogreške ili iii. očitu pogrešku u ocjeni.

12. Podnositelj zahtjeva koji nije uspio u postupku ima rok od 30 dana nakon što mu se dostave rezultati evaluacije da podnese pritužbu ili zatraži preispitivanje putem posebne internetske poveznice. Odbor se sastoji od najmanje četiri člana, odnosno dva stalna člana (pravni službenik i voditelj Sektora za financije) i dva plutajuća člana. U skladu s člankom 8. Odluke Odbor će dužnosniku za ovjeravanje izdati obrazloženu preporuku. Postoje tri moguća ishoda: a) nedostatak dokaza o navodnom postupovnom propustu; b) dokaz o propustu u postupku, ali nema uzročno-posljedične veze s navodnim rezultatom evaluacije; i c) dokaz o postupovnom neuspjehu uzročno-posljedične veze s rezultatom evaluacije. U skladu s preporukom Europskog ombudsmana, u slučaju da Odbor pronađe dokaze o postupovnom propustu (kao što su postupovna pogreška, činjenična pogreška ili očita pogreška u ocjeni), neovisni ocjenjivači ponovno će ocijeniti osnovanost prijedloga. Dužnosnik za ovjeravanje donijet će konačnu odluku na temelju preporuke Odbora.

13. Dopis podnositelju pritužbe o ishodu zahtjeva za preispitivanje sadržavat će informacije o pravnim sredstvima, uključujući obraćanje Europskom ombudsmanu ili Općem sudu. EASME je istaknuo i da je Središnja služba Komisije za pravnu pomoć i potporu sastavila Priručnik (priručnik/priručnik) koji sadržava relevantne informacije za postupak preispitivanja u okviru programa Obzor 2020. i koji je obvezujući za EASME. Ako postoji nepodudarnost između Priručnika Komisije i Priručnika EASME-a, prevladavaju uvjeti Priručnika.

14. Kad je riječ o drugom nacrtu preporuke koji se odnosi na postupak preispitivanja poziva na podnošenje prijedloga u okviru programa COSME, LIFE i EFPR, EASME je naveo da je dopisom od 16. prosinca 2014. direktor zatražio mišljenje i odobrenje relevantnih glavnih uprava Komisije da osnuju interni odbor za preispitivanje tih programa. U obavijesti se upućuje na preporuku Europskog ombudsmana. Relevantne glavne uprave podržale su osnivanje odbora za preispitivanje. Nacrt „Odluke o osnivanju Odbora za preispitivanje evaluacije programa COSME, LIFE i EFPR”(koji se odnosi na istragu na vlastitu inicijativu Europskog ombudsmana) sličan je Odluci o postupku preispitivanja programa Obzor 2020.

15. Odbor za preispitivanje evaluacija ispitat će pritužbe i zahtjeve za preispitivanje neuspješnih podnositelja zahtjeva čiji su prijedlozi odbijeni nakon evaluacije. Preispitivanje će biti ograničeno na postupovne aspekte evaluacije. EASME je naveo da će odluka o osnivanju odbora za preispitivanje za ta tri programa biti donesena u veljači 2015., a provedba će započeti odmah nakon toga.

Procjena Europskog ombudsmana nakon nacrta preporuka

16. Ombudsmanica pozdravlja činjenicu da je EASME prihvatio njezin nacrt preporuka i smatra da je EASME poduzeo pravodobne i odgovarajuće mjere za njihovu provedbu, kako u pogledu poziva na podnošenje prijedloga u okviru programa Obzor 2020. tako i u pogledu poziva u okviru programa COSME, LIFE i EFPR. Brzina kojom je EASME poduzeo te mjere sama je po sebi primjer dobre uprave i zaslužuje punu pohvalu. To je još hvalevrijednije s obzirom na to da je EASME osnovan tek nedavno.

17. EASME je na taj način pokazao da je predan istinskom postupku preispitivanja za nezadovoljne podnositelje zahtjeva.

18. Međutim, Ombudsmanica napominje da je za program Obzor 2020. EASME osnovao i Odbor za preispitivanje prihvatljivosti i prihvatljivosti i Odbor za preispitivanje evaluacije, dok se za ostala tri programa (COSME, LIFE i EFPR) poziva samo na Odbor za preispitivanje evaluacije. Ombudsmanica smatra da bi, radi dosljednosti, imalo smisla da EASME, također i za te druge programe, razmotri osnivanje Odbora za provjeru prihvatljivosti i prihvatljivosti. Stoga će u nastavku iznijeti dodatnu primjedbu.

19. Ombudsman nadalje napominje da je EASME u svojem mišljenju Ombudsmanu objasnio da pojam „postupovni nedostaci” nije ograničen samo na formalističke elemente te da obuhvaća i. postupovne pogreške, ii. činjenične pogreške ili iii. očite pogreške u ocjeni. Međutim, podnositelji zahtjeva za pozive na podnošenje prijedloga možda nisu svjesni da pojam postupovnih nedostataka može obuhvaćati i očite pogreške u ocjeni. Stoga bi ih bilo korisno o tome obavijestiti i jasno ih navesti u odgovarajućem poglavlju EASME-ova Priručnika o postupanju (odjeljak 2.6. „Ishod Odbora za preispitivanje”), kao i u svim drugim dokumentima namijenjenima podnositeljima zahtjeva. Ombudsmanica će u nastavku iznijeti drugu dodatnu primjedbu.

Zaključak

Ombudsman tu istragu na vlastitu inicijativu zaključuje sljedećim zaključkom:

EASME je usvojio dva nacrta preporuka Europskog ombudsmana i poduzeo odgovarajuće i pravodobne mjere za njihovu provedbu.

EASME će biti obaviješten o toj odluci.

Dodatne napomene

1. Radi dosljednosti s programom Obzor 2020. EASME bi mogao razmotriti i osnivanje Odbora za preispitivanje prihvatljivosti i prihvatljivosti za programe COSME, LIFE i EFPR.

2. EASME bi mogao razmotriti izmjenu relevantnih poglavlja Priručnika o postupanju i drugih dokumenata namijenjenih podnositeljima zahtjeva kako bi se pojasnilo da preispitivanje navodnih „postupovnih nedostataka” može obuhvaćati i očite pogreške u ocjeni.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 25. ožujka 2015.

[1] COSME je program EU-a za konkurentnost poduzeća te malih i srednjih poduzeća; LIFE je program EU-a za okoliš i djelovanje u području klime; EFPR je Europski fond za pomorstvo i ribarstvo.

[2] Dodatne informacije o pozadini pritužbe, argumentima stranaka i istrazi Europskog ombudsmana potražite u cjelovitom tekstu nacrta preporuke Europskog ombudsmana dostupnom na: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/58120/html.bookmark