# Odluka Europskog ombudsmana o zatvaranju istrage o pritužbi 705/2012/BEH protiv Europske komisije
- Autor: Europski ombudsman
- Datum: 2014-02-04T10:00+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hr/decision/hr/53398)
---
> Tužitelj je njemački novinar. U studenome 2011. zatražio je od Komisije pristup dokumentima koji se odnose na razdoblje tijekom kojeg je Grčka primljena u europodručje (od 1. siječnja 1999. do 30. lipnja 2000.). Komisija je odobrila pristup određenim dokumentima. Obavijestila je podnositelja pritužbe i da će biti potrebno uložiti znatne napore u istraživanje kako bi se utvrdili i pronašli svi dodatni dokumenti koji bi mogli biti obuhvaćeni zahtjevom podnositelja pritužbe jer su ti dokumenti već arhivirani. Stoga je predložila da se konačni odgovor pošalje najkasnije do kraja veljače 2012. Podnositelj pritužbe prihvatio je taj prijedlog. Međutim, do lipnja 2012. podnositelj pritužbe još nije primio takav odgovor. Stoga se obratio Ombudsmanu tvrdeći da bi Komisija trebala pravilno obraditi njegov zahtjev i odobriti pristup traženim dokumentima.
>
> U svojim podnescima Ombudsmanu Komisija je naglasila složenost zahtjeva podnositelja pritužbe s obzirom na to da relevantni dokumenti potječu iz razdoblja u kojem u Komisiji nije postojao sustav elektroničke registracije i skeniranja. Dokumenti iz relevantnog razdoblja pohranjeni su u nekoliko stotina polja koja je trebalo pretraživati jedan po jedan. Komisija je potvrdila da je način na koji je postupala sa zahtjevom podnositelja pritužbe bio nezadovoljavajući. Naglasio je, međutim, da to nije bilo zbog bilo kakve nespremnosti s njegove strane.
>
> Ombudsmanica je pregledala spis Komisije. Pokazalo se da je Komisija prestala aktivno rješavati zahtjev početkom 2012. i da nije nastavila s ispitivanjem prije svibnja 2013. (kad je Ombudsman od nje zatražio dodatne informacije o predmetu), a da nije mogla iznijeti nikakve konkretne ili uvjerljive razloge kojima bi objasnila svoju neaktivnost.
>
> Međutim, Ombudsmanica je napomenula da je nakon zahtjeva Ombudsmana za dodatne informacije Komisija nastavila obrađivati zahtjev za pristup podnositelja pritužbe te je uložila snažne i strukturirane napore, uključujući sve predmetne službe Komisije, kako bi utvrdila dokumente obuhvaćene zahtjevom podnositelja pritužbe. Ti su napori doveli do utvrđivanja oko 140 dokumenata i njihove naknadne potpune objave. Podnositelj pritužbe izrazio je zadovoljstvo rezultatom koji je Ombudsman postigao. Ombudsmanica je stoga zaključila da je Komisija riješila predmet na zadovoljstvo podnositelja pritužbe.
>
Okolnosti pritužbe
------------------
**1.** Tužitelj je njemački novinar. Dana 8. studenoga 2011. zatražio je od Europske komisije pristup sljedećim dokumentima:
„Svi*dokumenti od 1. siječnja 1999. do 30. lipnja 2000. u vezi s ulaskom Grčke u eurozonu (uključujući, ne isključujući druge dokumente, sve dokumente o izvješćima o konvergenciji Grčke iz 1998. i 2000. u navedenom razdoblju, sve vrste pripremnih dokumenata o izdavanju ulaska Grčke u euro, pisma i elektroničke pošte između Komisije, grčkih vlasti i tijela drugih država članica) od sljedećih službi Komisije:*
* *GU Ecfin* [\[1\]](#_ftn1 ""){#_ftnref1}
* *GU Estat (Eurostat)* [\[2\]](#_ftn2 ""){#_ftnref2}
* *Ured povjerenika nadležnog za GU Ecfin i GU Estat*
* *Kabinet predsjednika Komisije*
* *Glavno tajništvo "*
**2.** Komisija je 9. studenoga 2011. potvrdila primitak zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup.
**3.** GU ECFIN i GU ESTAT naknadno su objavili određene dokumente koji su, prema podnositelju pritužbe, djelomično odgovarali njegovu zahtjevu za pristup.
**4.** Kad je riječ o zatraženim dokumentima iz kabineta predsjednika Komisije i Glavnog tajništva Komisije, Komisija je 30. studenoga 2011. podnositelju pritužbe rekla da je, zbog njihove dobi, većina tih dokumenata prenesena u povijesne arhive i da su raspoređeni u brojne spise. Stoga bi zahtjev podnositelja pritužbe zahtijevao znatan istraživački rad. Nakon toga Komisija bi mogla utvrditi broj predmetnih dokumenata i količinu posla koji je potreban za njihovo ispitivanje s ciljem mogućeg otkrivanja. Komisija je izjavila da „*možda nećemo moći dovršiti odgovor na vaš zahtjev u rokovima predviđenima člankom 7. Uredbe 1049/2001* [\[3\],](#_ftn3 ""){#_ftnref3}*čak ni nakon produljenja u skladu s njezinim trećim stavkom".* Stoga je „prijedlogom*za pravedno rješenje u skladu s člankom 6. stavkom 3. Uredbe 1049/2001"* Komisija predložila da se njezin odgovor pripremi „što*je prije moguće, s ciljem odgovora najkasnije do 29. veljače 2012.".*
**5.** Podnositelj pritužbe prihvatio je taj prijedlog.
**6.** Podnositelj pritužbe poslao je 28. ožujka 2012. dodatnu poruku e-pošte Komisiji u kojoj je zatražio da se zatraženi dokumenti odmah dostave.
7. Komisija nije odgovorila, a podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu 2. travnja 2012.
Predmet istrage
---------------
**8.** Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećim tvrdnjama i zahtjevima.
##### Tvrdnja
Komisija nije pravilno obradila zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima od 8. studenoga 2011.
##### Zahtjev
Komisija bi trebala na odgovarajući način obraditi zahtjev podnositelja pritužbe za pristup i odobriti pristup traženim dokumentima.
Istraga
-------
**9.** Ombudsmanica je 27. travnja 2012. od Komisije zatražila mišljenje o navodima i zahtjevima uključenima u istragu. Mišljenje Komisije proslijeđeno je podnositelju pritužbe na očitovanje koje je on poslao 28. rujna 2012.
**10.** Nakon analize mišljenja i primjedbi ombudsmanica je od Komisije zatražila dodatne informacije. Osim toga, Ombudsman je 7. i 8. studenoga 2013. pregledao spise Komisije. Primjerci izvješća o inspekciji poslani su Komisiji i podnositelju pritužbe koji je pozvan da podnese primjedbe. Odgovor Komisije na zahtjev Ombudsmana za dodatnim informacijama također je poslan podnositelju pritužbe na očitovanje do 30. studenoga 2013. Nije zaprimljeno nijedno očitovanje, ali je 23. siječnja 2014. podnositelj pritužbe telefonski raspravljao o razvoju događaja sa službama Ombudsmana.
Analiza i zaključci Europskog ombudsmana
----------------------------------------
### Uvodne napomene
**11.** Tvrdnja i tvrdnja podnositelja pritužbe razmotrit će se zajedno.
### A. Tvrdnja i tvrdnja podnositelja pritužbe
#### Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu
**12.** Komisija je tvrdila da je zahtjev podnositelja pritužbe za pristup podijeljen na različite usluge i da je podnositelj pritužbe obaviješten da će stoga primiti zasebne odgovore od svake predmetne usluge.
**13.** Komisija je istaknula da je podnositelj pritužbe primio dodatne dokumente od GU-a ECFIN nakon što je Ombudsman zatražio dodatne informacije. Budući da podnositelj pritužbe nije reagirao na odgovor GU-a ECFIN, Komisija je navela da je pretpostavila da je podnositelj pritužbe zadovoljan odgovorom tog GU-a. Komisija je izjavila da stoga smatra da se ovom pritužbom obuhvaćaju „dokumenti*kabineta predsjednika i povjerenika odgovornog za GU Ecfin i Eurostat, kao i dokumenti Glavnog tajništva."*
**14.** Komisija je zatim napomenula da je Glavno tajništvo 30. studenoga 2011. obavijestilo podnositelja pritužbe da njegov zahtjev obuhvaća arhivirane dokumente koji se ne nalaze u jednom spisu. Komisija je izjavila da „dosad" nisu utvrđeni relevantni dokumenti Glavnog tajništva ili kabineta predsjednika i povjerenika odgovornog za GU ECFIN i GU ESTAT. Iako je Komisija navela da to ne znači da takvi dokumenti ne postoje, naglasila je da je podnositelju pritužbe dala sve pronađene dokumente. Komisija je priznala da podnositelju pritužbe nije rekla da se drugi dokumenti ne mogu pronaći i ispričati. Komisija je istodobno istaknula da je spremna pretraživati papirnate arhive kako bi utvrdila relevantne dokumente. Međutim, „ uzimajući*u obzir poteškoće u pretraživanju tih arhiva, nije moguće odrediti rok do kojeg bi se podnositelju pritužbe mogao dati konačan odgovor."*
**15.** Podnositelj pritužbe primijetio je da je Komisiji trebalo gotovo pet mjeseci da dostavi mišljenje koje smatra neodgovarajućim i koje nije riješilo njegovu pritužbu.
**16.** Kad je riječ o dokumentima GU-a ECFIN, podnositelj pritužbe potvrdio je da mu je Komisija 10. svibnja 2012. odobrila pristup određenim dodatnim dokumentima, uglavnom informativnim bilješkama i bilješkama za govor. Međutim, osim jednog dokumenta, nijedan od objavljenih dokumenata nije prethodio nalazu Komisije od 3. svibnja 2000. da Grčka ispunjava konvergencijske kriterije, iako takvi dokumenti moraju jasno postojati. Podnositelj pritužbe istaknuo je da su mu i GU ESTAT i Ured njemačkog kancelara dostavili niz dokumenata GU-a ECFIN iz relevantnog razdoblja. Stoga je nedvojbeno da je GU ECFIN posjedovao niz dokumenata relevantnih za njegov zahtjev za pristup koje mu nije priopćio.
**17.** Podnositelj pritužbe istaknuo je i da je GU ESTAT objavio relevantan dokument iz kabineta povjerenika koji je tada bio zadužen za GU ECFIN i GU ESTAT. Podnositelj pritužbe izjavio je da bi bilo nezamislivo da ne postoje slični dokumenti koji potječu iz kabineta tadašnjeg predsjednika Komisije i Glavnog tajništva.
**18.** Podnositelj pritužbe napomenuo je da se Uredbom 1049/2001 od institucija zahtijeva da vode javni registar dokumenata. Iako Komisija na svojim internetskim stranicama predviđa tražilicu, to se, s obzirom na nepostojanje popisa dokumenata i nepotpunost dostavljenih informacija, ne može smatrati registrom. Podnositelj pritužbe izrazio je nadu da će Komisija imati interni registar koji omogućuje identifikaciju dokumenata na koje se odnosi njegov zahtjev. Ako je Komisija navela da sama ne može utvrditi relevantne dokumente, podnositelj pritužbe zatražio je da to učini. Ako ne, Komisija bi trebala objasniti zašto ne.
**19.** Podnositelj pritužbe naveo je i da, ako je tvrdnja Komisije o nemogućnosti preuzimanja dodatnih dokumenata točna, to znači da Komisija ili nije imala funkcionalan registar ili je uništila znatan broj dokumenata. Ako je to bio slučaj, Komisija bi to trebala javno priznati i omogućiti javnosti i drugim institucijama EU-a da na odgovarajući način reagiraju i inzistiraju na točnom čuvanju spisa.
**20.** Ombudsmanica je zatim Komisiji uputila zahtjev za dodatne informacije u kojem je pitala zašto otkrivanje od strane GU-a ECFIN očito nije potpuno te kako bi utvrdila sve dodatne relevantne dokumente koji potječu od GU-a ECFIN. Budući da je od podnošenja mišljenja Komisije prošlo više od šest mjeseci, ombudsmanica je zatražila da je se obavijesti o konačnom odgovoru Komisije podnositelju pritužbe.
**21.** Komisija je potvrdila da je od početnog zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup prošlo mnogo vremena. Komisija je također izjavila da se njezine službe "*suočavaju sa stvarnim poteškoćama višestruke prirode kako bi postigle napredak u rješavanju ovog vrlo složenog zahtjeva*".
**22.** Komisija je objasnila da je zahtjev podnositelja pritužbe registriran pod četiri različita registracijska broja koji odražavaju različite odgovorne službe na koje se zahtjev podnositelja pritužbe odnosio.
**23.** Kad je riječ o relevantnim dokumentima u posjedu GU-a ESTAT, oni su otkriveni podnositelju pritužbe u veljači 2012.
**24.** Kad je riječ o dokumentima GU-a ECFIN, Komisija je napomenula da je prva objava iz svibnja 2012. koju je podnositelj pritužbe kritizirao kao nepotpunu. Komisija je naglasila da su zbog toga GU ECFIN uložili dodatne napore u pronalaženje relevantnih dokumenata, što je bilo komplicirano činjenicom da relevantni dokumenti potječu iz razdoblja u kojem u Komisiji nije postojao sustav elektroničke registracije i skeniranja. Dokumenti iz relevantnog razdoblja pohranjuju se u nekoliko stotina polja, uz samo vrlo globalnu naznaku njihova sadržaja, što je zahtijevalo dulje pretraživanje. GU ECFIN također je morao pretraživati polja povjerenika zaduženih za tu službu u to vrijeme. Komisija je objasnila da je nedavno održan međuresorni sastanak između Glavnog tajništva i GU-a ECFIN kako bi se strukturiralo to istraživanje i dodala da se dio predviđenog arhiva pohranjuje u međuzalihe u uredima GU-a ECFIN, a drugi dio u središnjim povijesnim arhivima Komisije.
**25.** Kad je riječ o dokumentima iz arhiva kabineta tadašnjeg predsjednika i Glavnog tajništva, Komisija je navela da je utvrđen niz dokumenata pohranjenih u arhivu predsjednika Prodija (koji je preuzeo dužnost u rujnu 1999.). Službe Glavnog tajništva morale su pregledati te dokumente pojedinačno kako bi se utvrdilo ispunjavaju li kriterije zahtjeva. Komisija je dodala da bi, ako to učine, trebalo zatražiti odobrenje za njihovo oslobađanje od bivšeg voditelja kabineta predsjednika Prodija. Kad je riječ o dokumentima iz arhiva tadašnjeg predsjednika Marina, trebali bi se primjenjivati isti postupci.
**26.** Kad je riječ o dokumentima iz arhiva Glavnog tajništva, Komisija je opisala da je situacija slična onoj GU-a ECFIN.
**27.** Komisija je potvrdila da je postupanje sa zahtjevom podnositelja pritužbe i dalje nezadovoljavajuće. Međutim, Komisija je naglasila da do toga nije došlo zbog nespremnosti njezinih službi, nego zbog složenosti zahtjeva. Naglasio je da će brzo dovršiti posao na način koji će njegovim službama omogućiti da ispune sve svoje druge dužnosti.
##### Rezultati uvida u spis Komisije
**28.** Pregledom spisa Komisije pokazalo se da Glavno tajništvo Komisije koordinira postupanje sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup i da je do veljače 2012. više puta bilo u kontaktu s GU-om ESTAT i GU-om ECFIN u vezi s dokumentima obuhvaćenima zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup. Rad na zahtjevu podnositelja pritužbe za pristup zatim je zaustavljen bez bilješke o predmetu u kojoj se objašnjava zašto.
**29.** Nakon što je Ombudsman 3. svibnja 2013. Komisiji uputio dopis u kojem je zatražio dodatne informacije, nastavljen je rad na zahtjevu za pristup. To je dovelo do „akcijskog plana" za daljnje postupanje Komisije sa zahtjevom za pristup (na temelju zahtjeva glavnog tajnika), nakon kojeg je uslijedilo „privremeno izvješće" (podneseno glavnom tajniku).
**30.** Predstavnici Komisije prisutni tijekom pretrage istaknuli su da je Komisija uspjela utvrditi ukupno oko 140 dokumenata koji su obuhvaćeni zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup i da će uskoro biti donesena odluka o otkrivanju utvrđenih dokumenata.
**31.** Kad je riječ o GU-u ESTAT, predstavnici Komisije objasnili su da u okviru te službe nisu pronađeni nikakvi drugi dokumenti osim onih koji su već otkriveni podnositelju pritužbe.
**32.** Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe na odgovor Komisije na zahtjev Ombudsmana za dodatne informacije i izvješće o inspekciji.
**33.** Međutim, u telefonskom razgovoru sa službama Europskog ombudsmana 23. siječnja 2014. podnositelj pritužbe istaknuo je da mu je, nakon što su službe Europskog ombudsmana pregledale spis Komisije, odobren puni pristup zatraženim dokumentima. Stoga je smatrao da je to pitanje riješeno.
#### Procjena Europskog ombudsmana
**34.** Ombudsmanica potvrđuje da je Komisija bila suočena s teškim zahtjevom za pristup dokumentima jer se zahtjev podnositelja pritužbe odnosio na dokumente koji zbog svoje dobi nisu bili dostupni u elektroničkom obliku te su ih čuvale brojne službe Komisije. Stoga je za rješavanje zahtjeva podnositelja pritužbe bilo potrebno uložiti više napora u istraživanje i koordinaciju od onih koji su obično uključeni u obradu zahtjeva za pristup.
**35.** Ombudsmanica prima na znanje potvrdu Komisije da je njezino postupanje sa zahtjevom podnositelja pritužbe bilo nezadovoljavajuće. Istodobno nije uvjerena da bi sama složenost zahtjeva mogla uzeti u obzir opseg kašnjenja u obradi zahtjeva podnositelja pritužbe, kao što je predložila Komisija. Konkretno, kako je otkriveno uvidom u spis Komisije, Komisija je početkom 2012. prestala aktivno rješavati zahtjev podnositelja pritužbe i nije nastavila s ispitivanjem prije svibnja 2013., a da Komisija nije mogla iznijeti posebne ili uvjerljive razloge kojima bi objasnila svoju neaktivnost.
**36.** Međutim, Ombudsmanica napominje da je nakon pisma Ombudsmana Komisiji od 3. svibnja 2013. Komisija nastavila obrađivati zahtjev za pristup podnositelja pritužbe te je uložila snažne i strukturirane napore, uključujući sve predmetne službe Komisije, kako bi utvrdila dokumente obuhvaćene zahtjevom za pristup podnositelja pritužbe. Ti su napori doveli do utvrđivanja otprilike 140 dokumenata obuhvaćenih zahtjevom podnositelja pritužbe i njihove naknadne potpune objave. Ombudsman pozdravlja korake koje je Komisija poduzela kako bi uspješno okončala obradu zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe.
**37.** S obzirom na to da je Komisija ispunila tvrdnju podnositelja pritužbe, kako ju je priznao podnositelj pritužbe, ombudsmanica zaključuje da je Komisija riješila predmet na zadovoljstvo podnositelja pritužbe.
### B. Zaključci
Na temelju svoje istrage o toj pritužbi ombudsmanica je zaključuje sljedećim zaključcima:
**Komisija je riješila predmet na zadovoljstvo podnositelja pritužbe.**
Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.
Emily O'Reilly
Sastavljeno u Strasbourgu 31. siječnja 2014.
*** ** * ** ***
[\[1\]](#_ftnref1 ""){#_ftn1} Glavna uprava označava Glavnu upravu. GU ECFIN Komisijina je Glavna uprava za gospodarske i financijske poslove.
[\[2\]](#_ftnref2 ""){#_ftn2} Eurostat (GU ESTAT), glavna uprava Komisije, statistički je ured EU-a.
[\[3\]](#_ftnref3 ""){#_ftn3} Uredba (EZ) br. 1049/2001/EZ Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL 2001., L 145, str. 43.) (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 1., svezak 16., str. 70.)