Okolnosti pritužbe

1. Pritužba Europskom ombudsmanu odnosi se na EPSO-ovo odbijanje da podnositelju pritužbe dostavi primjerak evaluacijskog lista povjerenstva za odabir.

2. Podnositelj pritužbe sudjelovao je u otvorenom natječaju EPSO/AD/181-182/. Nije bila pozvana na sudjelovanje u fazi centra za procjenu jer je za svoje kvalifikacije dobila samo 40 bodova (prolazna ocjena bila je 41 bod).

3. Podnositeljica pritužbe zatražila je preispitivanje rezultata i presliku evaluacijskog lista koji se odnosi na njezine kvalifikacije. EPSO je odgovorio da je njezin zahtjev podnesen nakon isteka roka za podnošenje zahtjeva za informacije ili zahtjeva za preispitivanje (EPSO je naveo da su zahtjevi trebali biti podneseni u roku od 10 kalendarskih dana od datuma objave rezultata).

Predmet istrage

4. Podnositeljica pritužbe tvrdila je [1] da joj je EPSO pogrešno odbio pristup ocjenjivačkom listu povjerenstva za odabir koji se odnosi na njezine kvalifikacije.

5. Podnositeljica pritužbe tvrdila je da bi joj EPSO trebao dostaviti primjerak obrasca za ocjenjivanje koji je odbor za odabir upotrijebio za ocjenjivanje njezine prijave.

Istraga

6. Ombudsmanica je 23. svibnja 2012. pokrenula istragu i zatražila od EPSO-a da dostavi mišljenje o pritužbi do 30. rujna 2012. Mišljenje je proslijeđeno podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje do 30. studenoga 2012. Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe.

7. U svojem dopisu o pokretanju istrage ombudsmanica je od EPSO-a zatražila da pri pripremi svojeg mišljenja razmotri je li rok od deset dana za podnošenje zahtjeva za informacije opravdan s obzirom na sljedeća razmatranja.

8. Prvo, iako se desetodnevni rok za podnošenje zahtjeva za preispitivanje čini opravdanim iz praktičnih razloga ,, ne postoji takvo opravdanje za određivanje kratkog roka za traženje informacija.

9. Drugo, vremensko ograničavanje prava osobe na pristup svojem spisu izravno ograničava dva temeljna prava, odnosno pravo na pristup vlastitom spisu, utvrđeno u članku 41. Povelje o temeljnim pravima, i pravo na pristup prikupljenim podacima koji se odnose na nju i (prema potrebi) na njihovo ispravljanje, utvrđeno u članku 8. stavku 2. Povelje o temeljnim pravima.

10. Kao treće, kratkim rokom za traženje informacija također se neizravno ograničavaju temeljna prava na traženje sudskog preispitivanja i podnošenje pritužbe Ombudsmanu. Ombudsmanica je u tom pogledu napomenula da kandidat nije dužan zatražiti interno preispitivanje prije pokretanja sudskog postupka ili obraćanja Ombudsmanu. Odgovarajući rok od dva mjeseca ili dvije godine primjenjuje se u pogledu ostvarivanja tih temeljnih prava.

11. Ombudsmanica je napomenula da, ako kandidat zatraži informacije u roku od 10 dana, odgovor vjerojatno neće stići dovoljno brzo kako bi kandidat mogao donijeti utemeljenu odluku o tome hoće li zatražiti preispitivanje. Budući da je kratak rok za podnošenje zahtjeva za preispitivanje razuman, jedini način da postupak preispitivanja postane učinkovit bio bi da se svim kandidatima automatski dostavi obrazac za ocjenjivanje njihovih kvalifikacija (u pogledu faze prihvata) i odgovori na njihove pisane/praktične testove (u pogledu faze centra za procjenu).

12. Osim toga, s obzirom na kratak rok za podnošenje zahtjeva za preispitivanje, Ombudsman je od EPSO-a zatražio da ga obavijesti o tome je li razmotrio uspostavu sustava automatskog slanja poruka e-pošte kandidatima u kojem ih se obavješćuje o novim informacijama koje su navedene u njihovim EPSO profilima.

13. Ombudsman je 8. srpnja 2013. EPSO-u dao nacrt preporuke u vezi s pritužbom, tražeći detaljno mišljenje EPSO-a. EPSO je svoje detaljno mišljenje poslao 30. rujna 2013., a dodatne informacije dostavio je 29. listopada 2013. Detaljno mišljenje EPSO-a o nacrtu preporuke proslijeđeno je podnositelju pritužbe sa zahtjevom da dostavi svoje primjedbe, ako ih ima, do 30. studenoga 2013. Ombudsmanica nije primila primjedbe od podnositelja pritužbe.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

A. Odbijanje pristupa obrascu za ocjenjivanje

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

14. Podnositeljica pritužbe tvrdila je da bi joj trebalo omogućiti pristup obrascu za ocjenjivanje koji se upotrebljava za ocjenu njezine prijave kako bi mogla vidjeti za koje se kriterije smatra da nisu ispunjeni.

15. EPSO je u svojem mišljenju naveo da je tužiteljica 20. kolovoza 2010. obaviještena da nije bila pozvana u fazu natječaja u centru za procjenu jer joj je povjerenstvo za odabir pri ocjenjivanju kvalifikacija dodijelilo manje bodova od potrebnog minimuma. Nakon što je zatražila preispitivanje i presliku obrasca za ocjenjivanje te nakon što je obaviještena da su njezini zahtjevi zastarjeli, podnositeljica pritužbe ponovno je e-poštom od 15. rujna 2010. zatražila da joj se dostavi obrazac za ocjenjivanje koji je povjerenstvo za odabir upotrijebilo za ocjenu njezine prijave. Porukom elektroničke pošte od 12. studenoga 2010. EPSO je obavijestio podnositelja pritužbe da je njegov zahtjev proslijeđen tajništvu natječaja.

16. Prema EPSO-ovu mišljenju, argumenti podnositelja pritužbe upućuju na to da smatra da joj nisu pruženi dostatni razlozi za odbijanje pristupa obrascu za ocjenjivanje. Međutim, obveza obrazlaganja iz članka 296. Ugovora o funkcioniranju Europske unije mora se uskladiti s poštovanjem tajnosti koja se primjenjuje na rad povjerenstava za odabir na temelju članka 6. Priloga III. Pravilniku o osoblju. Zaštita te tajne sprečava otkrivanje stajališta pojedinačnih članova povjerenstava za odabir ili bilo kakvih pojedinosti povezanih s osobnim ili usporednim procjenama kandidata.

17. EPSO je zatim pojasnio da je, kada se razmatra prikladnost kandidata, rad povjerenstva za odabir prije svega komparativne prirode i stoga obuhvaćen tajnošću takvog postupka. Stoga, prema ustaljenoj sudskoj praksi, priopćavanje dobivenih ocjena predstavlja dostatno obrazloženje odluka povjerenstava za odabir i omogućuje sudovima Unije da provedu odgovarajući sudski nadzor. Osim toga, u skladu s ustaljenom sudskom praksom, od povjerenstva za odabir ne može se zahtijevati da, kada navodi razloge zbog kojih kandidat nije prošao test, navede koji se od odgovora kandidata smatra neodgovarajućim ili da objasni zašto. Takvi detaljni razlozi nisu potrebni kako bi se Sudu (a time i tijelu za imenovanje) omogućilo izvršavanje njegove ovlasti nadzora i, slijedom toga, kako bi se kandidatu omogućilo da utvrdi je li prikladno podnijeti pritužbu ili, ako je potrebno, podnijeti tužbu sudu.

18. EPSO je stoga smatrao da je podnositelj pritužbe primio sve informacije koje su u primjenjivom pravu definirane kao potrebne za ispunjavanje obveze obrazlaganja. Međutim, EPSO se ispričao jer nije odgovorio na e-poruku podnositelja pritužbe od 12. studenoga 2010.

19. Kao odgovor na zabrinutost Europskog ombudsmana u vezi s rokom od 10 dana, EPSO je naveo da se pravom kandidata na informacije predviđa da neuspješni kandidati mogu dobiti, a da se pritom ne ugrozi tajnost rada povjerenstva za odabir, informacije i dokumente koji im omogućuju donošenje utemeljene odluke o korisnosti osporavanja odluke povjerenstva za odabir. U skladu s novijom sudskom praksom, rok od 10 dana opravdan je jer neuspješnim kandidatima omogućuje dobivanje informacija i dokumenata najmanje mjesec dana prije isteka roka za podnošenje žalbe Sudu ili roka za podnošenje pritužbe EPSO-u [2]. EPSO stoga nije vidio nikakvo neizravno ograničenje temeljnog prava na podnošenje zahtjeva za sudsko preispitivanje ili pritužbe Europskom ombudsmanu.

20. EPSO smatra da to ne može utjecati na pravo na pristup prikupljenim podacima koji se odnose na njega i na njihovo ispravljanje, utvrđeno u članku 8. stavku 2. Povelje o temeljnim pravima, s obzirom na to da u skladu s člankom 14. Uredbe 45/2001 o zaštiti osobnih podataka [3] ispitanik ima pravo bez odgode ispraviti netočne ili nepotpune osobne podatke. U skladu s točkom 3.9. mišljenja Europskog nadzornika za zaštitu podataka [4] „Mišljenje o obavijesti za prethodnu provjeru koju je primio od službenika za zaštitu podataka Europske komisije o sustavu ‚Zapošljavanja, na temelju natječaja, stalnog osoblja europskih institucija ili tijela, ureda i agencija Zajednice’” od 24. veljače 2006. „pravo na ispravak [...] očito se može primijeniti samo na činjenične podatke. Dodijeljeni znakovi ni u kojem slučaju ne mogu biti podložni pravu ispitanika na ispravak.”

21. Kad je riječ o prijedlogu da se svim kandidatima automatski dostave evaluacijski listovi koji se odnose na njihove kvalifikacije u fazi prijema, kao i odgovori na njihove pisane ili praktične testove u fazi centra za procjenu, EPSO je ponovno tvrdio da je, kada se utvrdi prikladnost kandidata, rad povjerenstva za odabir komparativne prirode i stoga obuhvaćen tajnošću takvog postupka.

22. Kad je riječ o prijedlogu da se mogu generirati automatske poruke e-pošte kako bi se kandidate obavijestilo da u njihovim EPSO profilima postoje nove informacije, EPSO je naveo da je sastavio „robomail” obavijest kojom se kandidati upozoravaju kada na svojem EPSO računu imaju novu poruku. Međutim, EPSO je istaknuo da je riječ o dodatnoj službi na temelju koje kandidati ne mogu ostvariti nikakva prava.

Procjena Europskog ombudsmana na temelju koje je izrađen nacrt preporuke

23. EPSO je ukratko tvrdio da se podnositelju pritužbe ne može odobriti pristup obrascu za ocjenjivanje njegovih kvalifikacija zbog tajnosti rada povjerenstava za odabir na temelju članka 6. Priloga III. Pravilniku o osoblju. U tom je pogledu Ombudsman ponovio zaključak koji je iznio u kontekstu svoje istrage na vlastitu inicijativu OI/5/2005/PB [5]: odredba Pravilnika o osoblju kojom se propisuje tajnost rada povjerenstava za odabir ne sprečava da se kandidatima otkriju kriteriji za ocjenjivanje ili detaljna raščlamba ocjena za određeni test. Ishod te istrage na vlastitu inicijativu bio je taj da se EPSO obvezao kandidatima dostaviti evaluacijski list u kojem se navodi ne samo ukupna konačna ocjena, nego i primijenjeni evaluacijski kriteriji i djelomični bodovi dodijeljeni za svaki kriterij.

24. Ombudsmanica je u tom pogledu nadalje napomenula da, u skladu s bilješkom 1. relevantne obavijesti o natječaju, „[c]iidati koji nisu pozvani u centar za procjenu mogu dobiti presliku evaluacijskog lista povjerenstva za odabir koji se odnosi na njihove kvalifikacije podnošenjem zahtjeva u roku od 10 dana od primitka obavijesti o rezultatima.„U skladu s tim, sam EPSO zauzeo je stajalište da evaluacijski list nije bio obuhvaćen tajnošću rada povjerenstva za odabir tijekom razdoblja od 10 dana nakon što su kandidati obaviješteni o svojim rezultatima. Ako ocjenjivački list nije bio obuhvaćen tajnošću rada povjerenstva za odabir tijekom tog razdoblja, logično i nužno, Ombudsman nije razumio postupak rasuđivanja kojim bi se mogao obuhvatiti tajnošću rada povjerenstva za odabir nakon tog razdoblja.

25. Kad je riječ o EPSO-ovu upućivanju na nedavnu sudsku praksu, ombudsmanica je napomenula da se u presudi na koju se EPSO pozvao ističe obveza EPSO-a da poštuje rokove za odgovor na zahtjeve kandidata za informacije kako bi im se omogućilo da ostvare pravo na donošenje informirane odluke o tome hoće li osporiti odluke koje su donijela povjerenstva za odabir [6]. Iako se u presudi upućuje i na kratak rok u kojem kandidati moraju podnijeti zahtjeve za informacije [7], ona ne upućuje na to da bi pravo kandidata na dobivanje informacija nakon tog roka bilo isključeno.

26. Na temelju prethodno navedenog Ombudsmanica nije pronašla uvjerljive EPSO-ove argumente u prilog svojem odbijanju da podnositelju pritužbe omogući pristup obrascu za ocjenjivanje povjerenstva za odabir koji se odnosi na njezine kvalifikacije, čime je ograničila svoje temeljno pravo na pristup svojem spisu [8] i na podatke prikupljene o njoj [9]. Ombudsmanica se osvrnula na neopravdano odbijanje EPSO-a, koje predstavlja nepravilnost u postupanju, tako što je izradila sljedeći nacrt preporuke:

Uzimajući u obzir nalaze Europskog ombudsmana, EPSO bi podnositelju pritužbe trebao dostaviti presliku njezina evaluacijskog lista koji se odnosi na njezine kvalifikacije.

27. Ombudsmanica je potvrdila poboljšanje sustava „robomail” u pogledu obavješćivanja kandidata. Međutim, nije isključio mogućnost daljnjih poboljšanja. S obzirom na to da EPSO nije iznio valjane razloge za tajnost evaluacijskog lista te kako bi se kandidatima omogućilo najpotpunije moguće pravo na preispitivanje, EPSO bi mogao ponovno razmotriti mogućnost da svim kandidatima automatski dostavi svoje evaluacijske listove. Ombudsman je izjavio da će dodatno razmotriti to pitanje pri ocjenjivanju obrazloženog mišljenja EPSO-a o nacrtu preporuke te da će pozdraviti stajalište EPSO-a i u tom pogledu.

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu nakon nacrta preporuke

28. EPSO je u svojem detaljnom mišljenju o nacrtu preporuke naveo da trenutačno provodi projekt usmjeren na poboljšanje kvalitete komunikacije s kandidatima. To uključuje utvrđivanje jasnih i javnih smjernica za, među ostalim, slučajeve kao što su slučajevi podnositelja pritužbe. EPSO naglašava da smatra da je transparentnost u njegovim postupcima od najveće važnosti. To je vidljivo iz uvođenja nove metodologije natječaja, s novim modelom obavijesti o natječaju i Vodičem za otvorene natječaje, koji sadržava zajednička pravila koja se primjenjuju na sve postupke natječaja.

29. EPSO je naveo da je nakon organizacije natječaja u kojem je sudjelovao podnositelj pritužbe revidirao svoju politiku i da sada kandidatima koji se prijavljuju na otvorene natječaje automatski pruža informacije o procjeni njihovih stručnjaka za provjeru talenata. EPSO je naveo da će stoga uzeti u obzir nacrt preporuke Europskog ombudsmana i podnositelju pritužbe poslati tražene informacije.

30. EPSO je zatim Ombudsmanu dostavio primjerak svojeg dopisa podnositelju pritužbe kojim mu je dostavio evaluacijski list u kojem su navedeni kriteriji, ponderi i bodovi dodijeljeni za njegove kvalifikacije.

Procjena Europskog ombudsmana nakon nacrta preporuke

31. EPSO je podnositelju pritužbe dostavio presliku njezina evaluacijskog lista koji se odnosi na njezine kvalifikacije. EPSO je promijenio i svoju opću politiku u tom pogledu te sada kandidatima automatski pruža informacije o procjeni njihovih kvalifikacija. EPSO je stoga u potpunosti prihvatio nacrt preporuke i obavijestio kandidate o zabrinutosti Europskog ombudsmana u vezi s informacijama. Ombudsmanica zahvaljuje EPSO-u na konstruktivnom i transparentnom pristupu tom pitanju.

B. Zaključci

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom:

EPSO je prihvatio nacrt preporuke Europskog ombudsmana.

Podnositelj pritužbe i EPSO bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly

Sastavljeno u Strasbourgu 23. siječnja 2014.

[1] Podnositeljica pritužbe također je tvrdila da ju je EPSO pogrešno isključio iz sudjelovanja u otvorenom natječaju te je od EPSO-a zatražila da: (1) ponovno ocijeniti njezin zahtjev; i 2. Ako bi ponovna procjena zatražena na temelju zahtjeva (1) pokazala da je trebala biti pozvana u tu fazu natječaja, dopusti joj da sudjeluje u fazi centra za procjenu. Međutim, Ombudsman je utvrdio da nije bilo dovoljno razloga da se ta tvrdnja i te tvrdnje uključe u njegovu istragu iz sljedećih razloga. S obzirom na organizacijska i vremenska ograničenja povezana s organizacijom natječaja, Ombudsmanica je smatrala razumnim da EPSO odredi stroge i kratke rokove za zahtjeve za preispitivanje u različitim fazama natječaja. Cilj navoda i povezanih zahtjeva mogao se postići samo ukidanjem tih valjanih razloga za određivanje strogih rokova.

[2] Predmet F-96/09 Martorell protiv Komisije, presuda od 18. rujna 2012., još nije objavljena u ECR-u, točka 47.

[3] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000.

o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u Zajednici

institucije i tijela te o slobodnom kretanju takvih podataka, SL 2001 L 8, str. 1.

[4] Europski nadzornik za zaštitu podataka.

[5] Odluka je dostupna na: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Predmet F-96/09 Martorell protiv Komisije, naveden u bilješci 3. Točka 48. te presude glasi kako slijedi: „Iz upravo provedene analize proizlazi da EPSO-ovo strogo poštovanje posebnog prava priznatog kandidatima, kako u pogledu sadržaja tog prava tako i u pogledu roka za odgovor, odražava dužnosti koje proizlaze iz načela dobre uprave, prava javnosti na pristup dokumentima i prava na djelotvoran pravni lijek, u skladu s člancima 41., 42. i 47. Povelje Europske unije o temeljnim pravima. U skladu s tim, osim što može dovesti do toga da eliminirani kandidati podnesu tužbu ili pritužbu bez dostatnih informacija, EPSO-ovo nepoštovanje posebnog prava priznatog u korist kandidata može predstavljati protupravno postupanje u obavljanju javnih dužnosti koje bi u određenim okolnostima moglo dovesti do prava kandidata na naknadu štete" (neslužbeni prijevod i isticanje).

[7] Predmet F-96/09 Martorell protiv Komisije, naveden u bilješci 3., točka 47.

[8] Članak 41. stavak 2. točka (b) Povelje Europske unije o temeljnim pravima.

[9] Članak 8. stavak 2. Povelje Europske unije o temeljnim pravima