Okolnosti pritužbe

1. Ovaj se predmet odnosi na odluku Ureda za publikacije Europske unije (u daljnjem tekstu: Ured za publikacije) o neproduljenju ugovora o uslugama sklopljenog s podnositeljem pritužbe.

2. Podnositelj pritužbe poduzeće je za informacijsku i komunikacijsku tehnologiju. Godine 2007. dobio je poziv na podnošenje ponuda koji je objavio Ured za publikacije za razvoj, održavanje i potporu informacijskim sustavima koji se temelje na internetskoj tehnologiji („Ugovor”). Ugovor je potpisan u rujnu 2007. godine. Predviđeno je da će trajati dvije godine uz mogućnost, osim ako Ured za publikacije ne odluči drukčije, dvaju automatskih produljenja, svaki za jednu godinu. U rujnu 2009. ugovor je automatski obnovljen na godinu dana.

3. Zaposlenik podnositelja pritužbe zatražio je 23. travnja 2010. sastanak sa službenikom Ureda za publikacije odgovornim za upravljanje ugovorom. To je bilo kako bi se s njim preispitali planovi Ureda za publikacije i buduće aktivnosti povezane s Ugovorom, uključujući mogućnost dodavanja novih aktivnosti. Sjednica je održana 26. travnja 2010. Dana 4. svibnja 2010. voditelj poslovanja podnositelja pritužbe poslao je dužnosniku naknadni e-mail u kojem je zahvalio dužnosniku na sastanku, pružio neke tehničke informacije i rekao da je kolegama rekao o "Planovima Ureda za publikacije za normalan nastavak Ugovora, kao i njegovom planiranom uobičajenom produljenju u 2011. (nakon uobičajenog predviđenog programa produljenja Ugovora)".

4. Ured za publikacije obavijestio je 3. lipnja 2010. podnositelja pritužbe da, u skladu s člankom I.2.5. Ugovora, ne želi produljiti ugovor na još jednu godinu.

5. U razmjeni korespondencije koja je uslijedila podnositelj pritužbe izrazio je svoje iznenađenje odlukom Ureda za publikacije i zatražio od njega da pojasni razloge koji ga opravdavaju. Podnositelj pritužbe istaknuo je da je odluka u suprotnosti s informacijama primljenima na sastanku 26. travnja 2010. Podnositelj pritužbe uputio je i na uobičajenu praksu Ureda za publikacije da obnovi sve svoje okvirne ugovore na njihovo potpuno moguće trajanje.

6. Ured za publikacije potvrdio je 25. lipnja 2010. svoju odluku i naglasio da nema uobičajenu praksu u pogledu obnove okvirnih ugovora. Ured za publikacije istaknuo je da je odluka o neproduljenju ugovora donesena na temelju posebnih okolnosti slučaja i potreba institucije. Konkretno, odluka je donesena zbog iscrpljenja proračuna.

7. Podnositelj pritužbe obratio se 26. kolovoza 2010. Europskom ombudsmanu.

Predmet istrage

8. Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećim tvrdnjama:

Tvrdnja

Ured za publikacije povrijedio je načelo legitimnih očekivanja iz članka 10. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja time što podnositelju pritužbe nije pružio jamstva da će se Ugovor produljiti i time što nije poštovao svoju uobičajenu praksu u tom području.

Istraga

9. Ombudsmanica je 7. listopada 2010. zatražila od Ureda za publikacije da dostavi mišljenje o navodima podnositelja pritužbe do 31. siječnja 2011. Mišljenje Ureda za publikacije proslijeđeno je podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje, koji je podnositelj pritužbe poslao 31. svibnja 2011.

10. Nakon pomne analize mišljenja Ureda za publikacije i primjedbi podnositelja pritužbe, ombudsmanica je zaključila da je primjereno pregledati spis Ureda za publikacije o tom pitanju. Službe Europskog ombudsmana provele su inspekciju 9. srpnja 2013. Preslika izvješća o inspekciji poslana je Uredu za publikacije, a preslika je poslana podnositelju pritužbe s pozivom na podnošenje primjedbi. Podnositelj pritužbe dostavio je svoje primjedbe na izvješće o inspekcijskom pregledu 7. listopada 2013.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

Uvodne napomene

11. U svojim primjedbama na izvješće o inspekciji podnositelj pritužbe tvrdio je da je Ured za publikacije nerazumno dodijelio ugovor s vrlo niskim proračunom. Prema podnositelju pritužbe, proračun je bio nedostatan za usluge koje su se zahtijevale u skladu s natječajnim specifikacijama.

12. U tom pogledu ombudsmanica podsjeća da je predmet njezine istrage u ovom predmetu ograničen na procjenu je li Ured za publikacije prekršio legitimna očekivanja podnositelja pritužbe. Pitanje koje je podnositelj pritužbe istaknuo u točki 11. nova je tvrdnja o kojoj Ured za publikacije nije bio pozvan dati mišljenje. Iako Ombudsmanica ne smatra da bi ovu istragu trebalo produljiti traženjem dodatnog mišljenja, podsjeća da joj je podnositelj pritužbe i dalje slobodan poslati novu pritužbu o tom konkretnom pitanju.

13. U dopisu priloženom primjedbama na mišljenje Ureda za publikacije podnositelj pritužbe također je zatražio od Ombudsmana da pokrene novu istragu o općem ponašanju Ureda za publikacije. Podnositelj pritužbe u svojem je dopisu naveo niz primjera u vezi s načinom na koji je Ured za publikacije sklopio ili upravljao ugovorima s podnositeljem pritužbe i drugim ugovarateljima. Prema mišljenju podnositelja pritužbe, ti primjeri, koje je Ombudsman u nekim slučajevima istražio, kao u ovom slučaju, ili su izneseni pred Opći sud, potvrđuju sustavno neprijateljsko ponašanje Ureda za publikacije prema podnositelju pritužbe koje je namjerno usmjereno na raskid ugovora koje izvršava podnositelj pritužbe i na njegovo isključivanje iz novih ponuda.

14. Primjeri koje je naveo podnositelj pritužbe uključivali su: (i) odbijanje produljenja valjanih ugovora (kao u ovom slučaju); ii. odluku da se neće koristiti okvirnim ugovorom niti refinancirati njegov proračun; iii. prijenos ugovora sklopljenih s podnositeljem pritužbe na druge ugovaratelje; iv. prekomjernu uporabu ugovora sklopljenih s drugim ugovarateljima; i v. navodno postojanje sukoba interesa. Podnositelj pritužbe uputio je i na anonimni dopis poslan 2. lipnja 2010. u kojem ga je obavijestio da je Ured za publikacije donio odluku o isključenju podnositelja pritužbe iz svih ugovora i projekata koji se provode te o prijenosu tih ugovora na druge ugovaratelje. Podnositelj pritužbe ponovio je svoje stajalište u primjedbama na izvješće o inspekciji.

15. U dopisu od 20. lipnja 2013. kojim se najavljuje odluka o provođenju uvida u spis Ureda za publikacije, Ombudsman je obavijestio podnositelja pritužbe da će se donijeti odluka o tome hoće li se uključiti tvrdnja navedena u točki 14. To bi bio slučaj ako bi ocjena ovog predmeta dovela do zaključka da je Ured za publikacije počinio nepravilnosti u postupanju i da bi te nepravilnosti mogle biti dio općeg obrasca nepravilnosti u postupanju tog ureda. Ombudsmanica će stoga razmotriti to pitanje nakon procjene navoda iz točke 8.

16. U svojim primjedbama na izvješće Ombudsmana o inspekciji podnositelj pritužbe doveo je u pitanje odluku Ureda za publikacije da utvrdi da je nekoliko dokumenata koje je Ombudsman pregledao povjerljivo.

17. Ombudsman podsjeća da u skladu s člancima 13.3. i 14.2. Provedbenih odredbi Europskog ombudsmana ni podnositelj pritužbe ni javnost ne smiju imati pristup dokumentima ili informacijama dobivenima tijekom inspekcije koje je dotična institucija utvrdila kao povjerljive. Iz toga slijedi da institucije mogu zatražiti da se s dokumentima dobivenima tijekom inspekcije koju provode službe Europskog ombudsmana postupa povjerljivo. Budući da podnositelj pritužbe nije dostavio nikakve konkretne argumente koji bi upućivali na to da Ured za publikacije u ovom slučaju ne bi imao pravo zatražiti povjerljivost, stajalište podnositelja pritužbe nije održivo.

A. Tvrdnja o nepoštovanju jamstava danih podnositelju pritužbe i standardna praksa

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

18. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Ured za publikacije povrijedio načelo legitimnih očekivanja. Prema navodima podnositelja pritužbe, Ured za publikacije pružio je precizna jamstva u pogledu produljenja ugovora tijekom sastanka održanog 26. travnja 2010. Na tom je sastanku također zatražio od podnositelja pritužbe da unaprijed izvrši „važna i nepovratna ulaganja”. Podnositelj pritužbe stoga je bio uvjeren da će se ugovor obnoviti i da će se izvršiti znatna potrebna ulaganja kako bi se raspolagalo relevantnim resursima za obavljanje posla. Podnositelj pritužbe istaknuo je da su jamstva pružena tijekom sastanka od 26. travnja 2010. potvrđena u naknadnoj e-poruci koju je poslao Uredu za publikacije 4. svibnja 2010. Ta bi se poruka elektroničke pošte mogla smatrati zapisnikom sa sastanka i u njoj se jasno navode namjere Ureda za publikacije da produlji ugovor. Podnositelj pritužbe naglasio je da Ured za publikacije nikada nije reagirao na e-poruku od 4. svibnja 2010. niti je osporavao njezin sadržaj.

19. Podnositelj pritužbe tvrdio je i da legitimno očekivanje da će se ugovor obnoviti proizlazi iz standardne ugovorne prakse institucija EU-a, a posebno Ureda za publikacije, koji uvijek obnavlja okvirne ugovore na cijelo moguće trajanje. U ovom konkretnom slučaju očekivanje podnositelja pritužbe potkrijepljeno je činjenicom da se Ugovor aktivno upotrebljavao za pružanje usluga održavanja niza ključnih informatičkih aplikacija koje se upotrebljavaju u Uredu za publikacije.

20. Prema njegovu mišljenju, Ured za publikacije zanijekao je da je podnositelju pritužbe dao bilo kakvo jamstvo o obnovi ugovora tijekom sastanka od 26. travnja 2010. ili u bilo kojem drugom slučaju. Ured za publikacije naglasio je da se tijekom navedenog sastanka uopće nije raspravljalo o obnovi Ugovora, a jedina primjedba u vezi s Ugovorom bila je da je on „u uobičajenoj provedbi”. Ured za publikacije također je naveo da je 22. srpnja 2010. imao dokument sa sažetkom sadržaja sastanka.

21. Ured za publikacije nadalje je naglasio da se poruka e-pošte podnositelja pritužbe od 4. svibnja 2010. ne može smatrati zapisnikom sa sastanka jer nedostaje tipičan oblik zapisnika i odražava samo predodžbu podnositelja pritužbe o tome što se dogodilo i što je rečeno. Nadalje, Ured za publikacije nije odobrio sadržaj elektroničke pošte i njegova se šutnja ne može smatrati dokazom takvog odobrenja. Ured za publikacije podsjetio je i na to da, u skladu sa sudskom praksom Suda Europske unije („Sud”), „izostanak reakcije Komisije tijekom duljeg razdoblja ne može predstavljati jamstvo zbog kojeg podnositelj zahtjeva ima legitimna očekivanja”[1].

22. Kad je riječ o ulaganjima koja je navodno izvršio podnositelj pritužbe, Ured za publikacije opovrgnuo je da je uvijek ohrabrivao podnositelja pritužbe da ih provede te je naglasio da je podnositelj pritužbe obvezan imati na raspolaganju potrebna sredstva do isteka ugovora.

23. Ured za publikacije zaključio je da podnositelj pritužbe nije dokazao da je dobio precizna, bezuvjetna i dosljedna jamstva. Međutim, čak i pod pretpostavkom da su dana precizna jamstva, Ured za publikacije naglasio je da ta jamstva ne mogu stvoriti legitimna očekivanja. To je zato što bi bile u jasnoj suprotnosti s tekstom Ugovora kojim se izričito priznaje pravo Ureda za publikacije da ga ne obnovi i zahtijevala bi se svaka izmjena u pisanom obliku.

24. Ured za publikacije također je opovrgnuo da uvijek obnavlja svoje okvirne ugovore u skladu s uobičajenom praksom. Činjenica da Ured za publikacije u svoje ugovore sustavno uključuje klauzulu o produljenju ne znači da su produljenja automatska. Umjesto toga, one ovise o nizu okolnosti, uključujući, na primjer, postojanje proračuna ili potrebu za pruženim uslugama. U svakom slučaju, Ured za publikacije naglasio je da podnositelj pritužbe nije dokazao postojanje takve prakse i da su brojke kojima Ured raspolaže zapravo pokazale suprotno.

25. Osim toga, činjenica da se Ugovor aktivno koristio odražavala je samo uobičajeno ugovorno ponašanje tijekom njegove valjanosti te se ni u kojem slučaju nije moglo očekivati njegovo obnavljanje.

26. Naposljetku, kad je riječ o iscrpljenju relevantnog proračuna, Ured za publikacije naglasio je da prema vlastitom nahođenju ne može povećati proračun dodijeljen ugovoru o javnoj nabavi, nego to može učiniti samo ako su ispunjeni uvjeti propisani primjenjivim pravilima.

27. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima ustrajao na tome da se na sastanku 26. travnja 2010. detaljno raspravljalo o produljenju ugovora. Tvrdio je da je Ured za publikacije pružio precizna, bezuvjetna i dosljedna jamstva da će se ugovor produljiti za još jednu godinu. Prema podnositelju pritužbe, da se o tom pitanju uopće nije raspravljalo, kako je predložio Ured za publikacije, bilo je teško razumjeti zašto Ured za publikacije nije reagirao na e-poruku od 4. svibnja 2010. Podnositelj pritužbe istaknuo je da je bilješka o spisu od 22. srpnja 2010. koju je spomenuo Ured za publikacije napisana samo nekoliko mjeseci nakon sastanka i nakon zahtjeva podnositelja pritužbe za pojašnjenja. Podnositelj pritužbe sumnjao je da je obavijest sastavljena neko vrijeme kasnije u pokušaju da se opravda stajalište Ureda za publikacije te da je stoga nepouzdana.

28. Podnositelj pritužbe dodao je i da su jamstva pružena tijekom sastanka bila najnovija u nizu sličnih primljenih jamstava. Zbog važnosti pitanja produljenja podnositelj pritužbe nastavio ga je isticati od 2008., a Ured za publikacije stalno je uvjeravao podnositelja pritužbe da neće biti problema u obnovi ugovora.

29. Podnositelj pritužbe također je naglasio da se sudska praksa koju navodi Ured za publikacije o pravnom značaju izostanka reakcije institucije odnosi na različite okolnosti (na primjer, zahtjev za odobrenje) i stoga nije relevantna u ovom slučaju. Budući da je u e-poruci podnositelja pritužbe od 4. svibnja 2010. samo zabilježeno ono što je rečeno tijekom sastanka, šutnja Ureda za publikacije morala se smatrati prešutnim prihvaćanjem izvješća.

30. Podnositelj pritužbe ustrajao je na tome da je obnova okvirnih ugovora uobičajena praksa institucija i naglasio da Ured za publikacije nije dostavio dokaze o suprotnom. Prema podnositelju pritužbe, razumno je očekivati da će javni naručitelji obnoviti okvirne ugovore u nedostatku iznimnih okolnosti. Podnositelj pritužbe složio se da su iscrpljenje proračuna ili nepostojanje zahtjeva za usluge koje se pružaju na temelju ugovora okolnosti koje bi mogle opravdati odluku o neproduljenju ugovora. Međutim, također je naglasio da nijedna od tih dviju okolnosti nije nastupila u ovom slučaju.

31. Podnositelj pritužbe posebno je istaknuo da se Ugovor uglavnom upotrebljavao za pružanje usluga održavanja dvaju internetskih sustava (EU Bookshop i e-obavijesti) koji su bili od ključne važnosti za aktivnosti Ureda za publikacije. Nadalje, Ured za publikacije priznao je u kontekstu drugih istraga Europskog ombudsmana da je proračun dostupan za upravljanje tim dvama sustavima znatan.

Rezultati uvida u spis Ureda za publikacije

32. Tijekom inspekcije predstavnici pučkog pravobranitelja pregledali su dokumente uključene u spis Ureda za publikacije, a posebno bilješku o spisu od 22. srpnja 2010. Bilješka o spisu odnosila se na sastanak s podnositeljem pritužbe od 26. travnja 2010. i sve interne dokumente koji se odnose na odluku o neproduljenju ugovora.

33. Predstavnici Ureda za publikacije pojasnili su da se pozivi na podnošenje ponuda pripremaju znatno prije datuma isteka ugovora kako bi se osigurala koordinacija i kontinuitet između tih dvaju ugovora i omogućila neometana primopredaja. Naglasili su da se okvirni ugovori poput predmetnog obično sklapaju na razdoblje od jedne/dvije godine, uz mogućnost produljenja dvaput ili tri puta za jednu godinu, do maksimalnog mogućeg trajanja od četiri godine. Određeni proračun („opseg”) dodjeljuje se predmetnom ugovoru u skladu s odlukom o dodjeli. Obnova ugovora unutar četverogodišnjeg okvira razmatra se samo ako u omotnici ostane dovoljno novca da se to omogući. Kad je riječ o predmetu podnositelja pritužbe, rashodi su bili veći od prethodno predviđenih. Već je odlučeno o dodatnoj dodjeli sredstava kako bi se ugovor obnovio jednom na kraju druge godine. Predstavnici Ureda za publikacije naglasili su da je preostali novac u povećanoj omotnici nedovoljan za produljenje ugovora za još jednu godinu te da se u tim okolnostima ne može predvidjeti druga dodatna dodjela sredstava. Predstavnici Ureda za publikacije pojasnili su da je dodatna dodjela sredstava iznimna mjera. U takvim je okolnostima donesena odluka o neproduljenju ugovora i pokretanju novog poziva na podnošenje ponuda.

34. Predstavnici Ureda za publikacije također su pružili pojašnjenja u pogledu bilješke o predmetu od 22. srpnja 2010., razloga zbog kojih je sastavljena tek tri mjeseca nakon sastanka s podnositeljem pritužbe 26. travnja 2010. te pitanja o kojima se raspravljalo na tom sastanku. Konkretno, predstavnici Ureda za publikacije objasnili su da se zapisnici sa sastanaka poput predmetnog rijetko sastavljaju. U ovom predmetu sastanak se odnosio na nekoliko pitanja, uključujući povratne informacije o izvršenju postojećih ugovora s podnositeljem pritužbe. Međutim, nije se ni dotaknulo pitanja moguće obnove ugovora. Tijekom sastanka nije se raspravljalo o ugovornim pitanjima. Predstavnici Ureda za publikacije dodali su da je bilješka o predmetu sastavljena kao odgovor na telefaks podnositelja pritužbe od 3. lipnja 2010. u kojem je izrazio neslaganje s odlukom Ureda za publikacije da ne produlji ugovor. Cilj bilješke o predmetu bio je pojasniti o čemu se zapravo raspravljalo na sastanku.

35. Kad je riječ o razlogu zbog kojeg Ured za publikacije nije odgovorio na e-poruku podnositelja pritužbe od 4. svibnja 2010., njegovi su predstavnici pojasnili da Ured za publikacije ne smatra primjerenim objaviti predloženu odluku o neproduljenju ugovora jer tu odluku još uvijek treba konačno odobriti. Pojasnila je i da će odluka uskoro biti službeno priopćena.

36. U svojim primjedbama na izvješće Ombudsmana o inspekciji podnositelj pritužbe naglasio je da se, prema njegovu iskustvu, svi okvirni ugovori sklapaju na najmanje četiri godine, ako ne i dulje. Istaknuo je da je postupak koji vodi do dodjele okvirnog ugovora posebno težak kako za sudionike tako i za javnog naručitelja te je stoga apsolutno nužan rok od četiri godine kako bi se svim dionicima omogućio povrat ulaganja.

Procjena Europskog ombudsmana

37. Ombudsman podsjeća da su načela dobre uprave obvezujuća i za institucije kada djeluju u okviru ugovornih sporazuma sklopljenih s pojedincima. Iz toga slijedi da su institucije, čak i kada ostvaruju svoja prava koja proizlaze iz ugovornih odredbi, dužne to učiniti u skladu s načelima dobre uprave.

38. Međutim, Ombudsmanica podsjeća i na to da je opseg nadzora koji može provesti u ugovornim predmetima nužno ograničen. Ombudsmanica smatra da ne bi trebala pokušati utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u pogledu mjerodavnog prava i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima.

39. Ombudsmanica stoga smatra da je u predmetima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti svoju istragu na ispitivanje je li joj dotična institucija ili tijelo Unije pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za njezino djelovanje i zašto smatra da je njezino stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ako je to slučaj, ombudsmanica zaključuje da u njezinoj istrazi nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju. Taj zaključak ne bi utjecao na pravo stranaka da njihov ugovorni spor ispita i utvrdi nadležni sud.

40. Ombudsmanica napominje da načela dobre uprave uključuju načelo legitimnih očekivanja koje je sadržano u članku 10. Kodeksa dobrog administrativnog postupanja („Kodeks”). U skladu s tim načelom dužnosnici poštuju legitimna i razumna očekivanja koja građani imaju u pogledu načina na koji je institucija djelovala u prošlosti. Također moraju biti u skladu sa svojim administrativnim ponašanjem, kao i s administrativnim djelovanjem institucije.

41. Ombudsman podsjeća da, u skladu s ustaljenom sudskom praksom Suda [2], za ostvarivanje prava na zaštitu legitimnih očekivanja moraju biti ispunjena tri uvjeta. Prvo, tijela Unije moraju dotičnoj osobi dati precizna, bezuvjetna i dosljedna jamstva koja potječu iz ovlaštenih i pouzdanih izvora. S druge strane, ta jamstva moraju biti takva da kod osobe kojoj su upućena mogu stvoriti legitimna očekivanja. Treće, dana jamstva moraju biti u skladu s primjenjivim pravilima.

42. U ovom slučaju podnositelj pritužbe tvrdi da ima legitimna očekivanja u pogledu produljenja ugovora zbog: (i) jamstva koja je predstavnik Ureda za publikacije dao podnositelju pritužbe tijekom sastanka od 26. travnja 2010. i u više drugih navrata od 2008.; i ii. uobičajenu ugovornu praksu institucija EU-a, a posebno Ureda za publikacije, u pogledu obnove okvirnih ugovora.

43. Kad je riječ o i. jamstvima koja je navodno ponudio Ured za publikacije, Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe izjavio da je nekoliko njih primio u više navrata od 2008. Međutim, podnositelj pritužbe dostavio je samo pojedinosti o sastanku održanom 26. travnja 2010. i nije dostavio nikakve konkretne dokaze ili informacije o tome što je naveo kao dodatne primjere primljenih jamstava. Stoga će Ombudsman ograničiti svoju procjenu na postupanje Ureda za publikacije u vezi sa sastankom od 26. travnja 2010.

44. Ombudsmanica napominje da su podnositelj pritužbe i Ured za publikacije izrazili suprotna stajališta o tome o čemu se raspravljalo na sastanku.

45. U svojem mišljenju, a posebno tijekom inspekcije, Ured za publikacije navodi da je s predstavnicima podnositelja pritužbe raspravljao o nekoliko pitanja u vezi s izvršenjem postojećih ugovora, ali da nije bilo upućivanja na moguću obnovu ugovora. Ombudsmanica ističe da je stajalište Ureda za publikacije potvrđeno sadržajem bilješke o spisu od 22. srpnja 2010. koju su službe Ombudsmana pregledale.

46. Međutim, podnositelj pritužbe doveo je u pitanje pouzdanost bilješke o spisu od 22. srpnja 2010. koju je Ured za publikacije sastavio nekoliko mjeseci nakon sastanka. Podnositelj pritužbe naglasio je i da Ured za publikacije nije reagirao na svoju e-poruku od 4. svibnja 2010. koju bi trebalo smatrati implicitnom potvrdom da su tijekom sastanka dana jamstva.

47. Ombudsmanica smatra da bi činjenica da je bilješka o predmetu sastavljena više od dva mjeseca nakon sastanka doista mogla izazvati određene sumnje u pogledu njezine pouzdanosti. Međutim, uvidom u spis Ureda za publikacije pokazalo se da je prijedlog za neproduljenje ugovora podnesen znatno prije datuma sastanka s podnositeljem pritužbe i da je dovršen nekoliko dana kasnije. U tim okolnostima ombudsmanica smatra da nije vjerojatno da bi predstavnik Ureda za publikacije, koji je sudjelovao na sastanku i koji je morao biti dobro upoznat s unutarnjim postupkom koji je u tijeku, pružio jamstva da će se ugovor obnoviti.

48. Ombudsmanica također napominje da je tijekom inspekcije Ured za publikacije pružio objašnjenje razloga zbog kojih nije reagirao na e-poruku podnositelja pritužbe od 4. svibnja 2010. Konkretno, predstavnici Ureda za publikacije pojasnili su da od tog datuma konačna odluka još nije donesena, ali će uskoro biti donesena te stoga nisu smatrali primjerenim otkriti namjeru Ureda. Ombudsmanica smatra da je pojašnjenje Ureda za publikacije uvjerljivo i u skladu s dokumentiranim dokazima. Stoga smatra da se, u tim okolnostima, izostanak reakcije na e-poruku podnositelja pritužbe od 4. svibnja 2010. ne može smatrati prešutnim pristankom Ureda za publikacije na njezin sadržaj, kako je predložio podnositelj pritužbe.

49. Međutim, Ombudsmanica smatra da ništa ne bi spriječilo Ured za publikacije da odgovori na e-poruku podnositelja pritužbe od 4. svibnja 2010. U tom je odgovoru mogla obavijestiti podnositelja pritužbe o roku za donošenje odluke o produljenju ugovora. To se moglo učiniti bez otkrivanja internog postupka donošenja odluka koji je tada bio u tijeku. Ombudsmanica će stoga iznijeti dodatnu primjedbu u tom pogledu kako bi pružila smjernice ako se u budućnosti pojave slični slučajevi.

50. S obzirom na navedeno ombudsmanica zaključuje da stajalište podnositelja pritužbe da je Ured za publikacije pružio navodna jamstva tijekom sastanka od 26. travnja 2010. nije uvjerljivo.

51. U pogledu ii. upućivanja podnositelja pritužbe na ono što smatra standardnom ugovornom praksom institucija EU-a za obnovu okvirnih ugovora, Ombudsmanica napominje da je Ured za publikacije pružio razumno objašnjenje da takva praksa ne postoji. U tom pogledu treba napomenuti da je Ured za publikacije tvrdio da uključivanje klauzula o produljenju u ugovore isključuje mogućnost tumačenja produljenja kao automatskog. Ured za publikacije također je naveo da dostupne brojke ne upućuju na opću praksu obnavljanja okvirnih ugovora.

52. Ombudsmanica napominje da podnositelj pritužbe nije iznio nijedan konkretan argument kojim bi se dovelo u pitanje stajalište Ureda za publikacije. Za početak, podnositelj pritužbe samo je naveo da navodna praksa postoji, uputio na vlastito iskustvo i naveo gospodarske razloge zbog kojih bi, prema njegovu mišljenju, bila potrebna automatska obnova okvirnih ugovora. Nadalje, podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima potvrdio i da postoje slučajevi u kojima se okvirni ugovori ne produljuju, a posebno se složio da se odluka o neproduljenju okvirnog ugovora može opravdati u slučajevima u kojima više ne postoji potreba za ponuđenim uslugama ili u kojima je iscrpljen odgovarajući proračun. Ombudsmanica napominje da je u ovom slučaju Ured za publikacije odlučio da neće produljiti ugovor zbog iscrpljenja dodijeljenog proračuna. Ombudsman stoga zaključuje da se čini da argumenti koje je iznio podnositelj pritužbe potvrđuju, a ne proturječe, zaključku Ureda za publikacije da ne postoji uobičajena praksa u pogledu obnove okvirnih ugovora. Čini se korisnim dodati da na taj nalaz ne utječu stajališta podnositelja pritužbe da: i. ugovor se aktivno koristio za pružanje usluga koje su bile vrlo potrebne; i ii. potrebno je izvršiti određena ulaganja. Budući da se i. i ii. odnose na razdoblje valjanosti ugovora, ne mogu stvoriti legitimna očekivanja da će se ugovor obnoviti.

53. S obzirom na prethodno navedeno, Ombudsman zaključuje da se u ovom slučaju ne može utvrditi nikakva povreda načela legitimnih očekivanja. Iz toga slijedi da se tvrdnja podnositelja pritužbe ne može održati.

B. Tvrdnja o postojanju općeg obrasca nepravilnosti u primjeni

54. Kad je riječ o daljnjoj tvrdnji podnositelja pritužbe iznesenoj u njegovim očitovanjima (vidjeti točku 15.), odnosno sustavnom neprijateljskom ponašanju Ureda za publikacije prema podnositelju pritužbe, Ombudsmanica smatra da, s obzirom na to da nije pronašla slučaj nepravilnosti u postupanju u ovom predmetu, ne može to smatrati primjerom navodnog sustavnog i neprijateljskog ponašanja prema podnositelju pritužbe. Stoga smatra da, u nedostatku konkretnih dokaza, ne postoje dostatni razlozi za istragu te tvrdnje.

C. Zaključci

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi ombudsmanica je zaključuje sljedećim zaključkom:

Nije bilo nepravilnosti u djelovanju Ureda za publikacije.

Podnositelj pritužbe i Ured za publikacije bit će obaviješteni o toj odluci.

Daljnja primjedba

Podložno uvjetima ugovora, u budućim slučajevima u kojima ugovaratelji pitaju hoće li se njihov ugovor obnoviti, Ured za publikacije mogao bi navesti barem približan rok u kojem namjerava donijeti odluku.

 

Emily O'Reilly

Sastavljeno u Strasbourgu 19. prosinca 2013.

---

[1] Spojeni predmeti T-407/06 i T-408/06 Zhejiang Aokang Shoes protiv Vijeća [2010.] ECR-747, stavak 101.

[2] Predmet T-203/97 Forvass protiv Komisije [1999.] ECR-SC I-A-129 i II-705, stavak 70.; Predmet T-199/01 G protiv Komisije [2002.] ECR-SC I-A-217 i II-1085, stavak 38.; Predmet T-347/03 Branco protiv Komisije [2005.] ECR II-2555, stavak 102.