Okolnosti pritužbe

1. Ovaj se predmet odnosi na zahtjev EIB-u da dostavi informacije o radnom statusu osobe X. Podnositelj pritužbe tvrdi da ta osoba radi za EIB.

2. Društvo podnositelj pritužbe sudjelovalo je u postupku javne nabave u Grčkoj. Dana 2. lipnja 2011. obratio se EIB-u tražeći informacije o osobi X. Podnositelj pritužbe naveo je da je osoba X sudjelovala u postupku javne nabave kao član konzorcija iako je bila zaposlena u EIB-u. Zatražio je informacije o radnom statusu osobe X, uključujući trajanje njezina ugovora o radu.

3. Porukom elektroničke pošte od 10. lipnja 2011. podnositelj pritužbe ponovio je svoj zahtjev. Istog je dana EIB odgovorio da se njegov odjel za ljudske resurse bavi tim pitanjem i da će se uskoro vratiti podnositelju pritužbe. Nakon što nije dobio odgovor, podnositelj pritužbe obratio se Europskom ombudsmanu 16. prosinca 2011.

4. Nakon intervencije Ombudsmana putem telefonskog poziva EIB je 12. siječnja 2012. obavijestio podnositelja pritužbe da je predmet proslijeđen Odjelu EIB-a za istrage prijevara, da je pokrenuta unutarnja istraga i da će podnositelj pritužbe biti obaviješten o ishodu.

5. Podnositelj pritužbe primio je 30. siječnja 2012. poruku e-pošte od voditelja odjela za ljudske resurse EIB-a u kojoj se navodi da „s obzirom na primjenjive propise o zaštiti podataka EIB nije u mogućnosti pružiti vam zatražene informacije jer niste dokazali ni da je i. prijenos traženih podataka nužan u javnom interesu ili u vezi s aktivnošću javnog tijela ni da ii. prijenos traženih podataka nije štetan za legitimne interese dotične osobe. Ako budete mogli dokazati da su ti zakonski uvjeti ispunjeni, sa zadovoljstvom ćemo ponovno ispitati vaš zahtjev.” Podnositelj pritužbe osporio je EIB-ovo odbijanje da mu dostavi tražene informacije.

Predmet istrage

6. Ombudsmanica je odlučila od EIB-a zatražiti mišljenje o sljedećim tvrdnjama i zahtjevima:

EIB podnositelju pritužbe nije dostavio informacije o statusu i trajanju ugovora o radu između EIB-a i društva X.

EIB bi podnositelju pritužbe trebao dostaviti tražene informacije.

Istraga

7. U skladu s Memorandumom o razumijevanju između Europskog ombudsmana i Europskog nadzornika za zaštitu podataka [1], Europski ombudsman odlučio je savjetovati se i s Europskim nadzornikom za zaštitu podataka o primjeni načela zaštite podataka. EDPS je 25. travnja 2012. dostavio svoje mišljenje koje je proslijeđeno podnositelju pritužbe i EIB-u. EIB je 5. srpnja 2012. dostavio svoje mišljenje. Ombudsmanica je 24. rujna 2012. zaprimila primjedbe podnositelja pritužbe o tome.

8. Ombudsmanica je 1. veljače 2013. odlučila provesti daljnje istrage i pozvala EIB da ponovno procijeni zahtjev podnositelja pritužbe. EIB je svoj odgovor poslao 30. travnja 2013., koji je proslijeđen podnositelju pritužbe na očitovanje. Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

Uvodne napomene

9. Ombudsmanica napominje da je opseg ove istrage ograničen na pitanje pristupa informacijama koje se odnose na osobu X. Neće ispitati pitanje moguće teške povrede dužnosti tog člana osoblja EIB-a. Ombudsmanica napominje da je EIB pokrenuo unutarnju istragu o tom pitanju, za koju se čini da je u tijeku. Ombudsmanica vjeruje da će EIB provesti pažljivu i nepristranu procjenu tog pitanja, u skladu s načelima dobre uprave. Ombudsmanica smatra da je takva procjena potrebna kako bi se zadržalo povjerenje javnosti u aktivnosti EIB-a.

A. Navodno nedostavljanje traženih informacija i povezanih potraživanja

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

10. EIB je u svojem mišljenju naveo da zatražene informacije, odnosno radni status osobe X i trajanje njezina ugovora s EIB-om, predstavljaju osobne podatke u smislu Uredbe 45/2001 [2]. Napomenula je da su njezine službe provele postupak uravnoteženja uz savjetovanje sa službenikom EIB-a za zaštitu podataka. Prema EIB-u, podnositelj pritužbe nije dokazao nužnost ili legitiman javni interes za dostavljanje traženih informacija. Nije dostavio ni dokaze na temelju kojih bi se moglo utvrditi da podaci podliježu izvršavanju javnih ovlasti, kako bi se EIB-u omogućilo da odvagne različite interese dotičnih strana i utvrdi mogu li legitimni interesi ispitanika biti ugroženi. EIB je nadalje napomenuo da je u svojem odgovoru od 30. siječnja 2012. obavijestio podnositelja pritužbe da će njegove službe rado preispitati zahtjev pod uvjetom da podnositelj pritužbe može dokazati ispunjavanje prethodno navedenih uvjeta.

11. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima tvrdio da je EIB-u dostavio detaljne informacije i popratne dokaze te je objasnio razloge zbog kojih je sudjelovanje osobe zaposlene u EIB-u u konzorciju koji sudjeluje u postupku javne nabave dovelo do pitanja o zakonitosti tog postupka javne nabave u skladu s relevantnim grčkim zakonodavstvom. Također je Ombudsmanu poslala preslike dokumenata koje je dostavila EIB-u. Dokumenti su se odnosili na sudjelovanje društva X u konzorciju i sudjelovanje konzorcija u različitim postupcima javne nabave u Grčkoj. Podnositelj pritužbe dodao je da je EIB-ovo odbijanje pružanja zatraženih informacija dovelo do problema u pogledu mogućeg prikrivanja.

12. U odgovoru na zahtjev Ombudsmana za savjetovanje EDPS je istaknuo da, s obzirom na to da se ovaj predmet odnosi na zahtjev za javni pristup informacijama koje očito sadržavaju osobne podatke osobe X, treba ga obraditi u skladu s člankom 8. točkom (b) Uredbe 45/2001, kojim se određuju uvjeti pod kojima se može odobriti pristup osobnim podacima. Prema EDPS-u, EIB bi trebao uzeti u obzir pristup Općeg suda u presudi Dennekamp, „što dovodi do opterećenja [podnositelja pritužbe] da dokaže nužnost i proporcionalnost javnog pristupa [osobnim] podacima [X-a]” [3]. Ako bi EIB smatrao da je obrazloženje koje je dostavio podnositelj pritužbe dostatno, tada bi trebao tumačiti prvi uvjet iz članka 8. točke (b) s obzirom na drugi uvjet, koji obvezuje instituciju da utvrdi mogu li se prijenosom podataka ugroziti legitimni interesi ispitanika. U tom bi slučaju bilo razumno pozvati ispitanika da iznese svoja stajališta o mogućem prijenosu. EIB bi zatim trebao uravnotežiti predmetne interese i odlučiti treba li podatke objaviti ili ne. Europski nadzornik za zaštitu podataka dodao je da EIB pri donošenju takve odluke ima određenu diskrecijsku ovlast i da su posebne okolnosti slučaja ključne.

13. U svojem odgovoru na daljnje istrage Europskog ombudsmana EIB je obavijestio Europskog ombudsmana da je dopisom od 22. travnja 2013. podnositelju pritužbe dostavio tražene podatke. Objasnila je da su njezine službe ponovno ocijenile zahtjev podnositelja pritužbe i zauzela stajalište da dodatne informacije koje je dostavio podnositelj pritužbe omogućuju EIB-u da utvrdi potrebu za prijenosom podataka podnositelju pritužbe, u skladu s člankom 8. točkom (b) Uredbe br. 45/2001. Dodala je da je, nakon što je provela test ravnoteže između razloga koje je naveo podnositelj pritužbe i mišljenja ispitanika o tom pitanju, smatrala da otkrivanje ne bi bilo štetno za interese ispitanika.

Procjena Europskog ombudsmana

14. Ombudsmanica na početku napominje da su se informacije koje je podnositelj pritužbe želio dobiti odnosile na profesionalni status osobe X. Te su informacije osobni podaci [4] te je EIB stoga imao pravo pozvati se na članak 8. Uredbe 45/2001. U skladu sa sudskom praksom, primatelj mora, dajući izričita i legitimna opravdanja, dokazati potrebu za prijenosom traženih osobnih podataka, tako da institucija Unije tada može odvagnuti različite interese dotičnih stranaka i utvrditi postoji li ikakav razlog za pretpostavku da bi prijenos tih podataka mogao ugroziti legitimne interese ispitanika [5]. Stoga se podnositelju zahtjeva nameće određeni teret da obrazloži svoj zahtjev za primanje traženih osobnih podataka. Ako to ne učini, institucija može odbiti prijenos podataka, a da pritom ne mora provesti detaljnu analizu suprotstavljenih interesa o kojima je riječ.

15. U ovom je predmetu EIB prvotno smatrao da je, s obzirom na to da podnositelj pritužbe nije ispunio svoju obvezu da opravda svoj zahtjev, imao pravo odbiti otkrivanje zatraženih informacija. Ombudsmanica je izrazila sumnju u to je li EIB proveo odgovarajuću procjenu zahtjeva podnositelja pritužbe. Naime, Ombudsman je u svojem dopisu EIB-u u kojem je zatražio dodatne informacije istaknuo da se sudskom praksom od podnositelja zahtjeva zahtijeva da dostavi „izričita i legitimna obrazloženja”. Napomenuo je da, prema njegovu mišljenju, izraz „izričito” znači da bi podnositelj zahtjeva trebao precizno i izričito objasniti razloge zbog kojih je potrebno primiti tražene podatke. Time se predmetnoj instituciji pružaju sve potrebne informacije kako bi mogla odvagnuti sukobljene interese i na taj način donijeti uravnoteženu i informiranu odluku.

16. Ombudsmanica je nadalje napomenula da u ovom slučaju, kada se podnositelj pritužbe prvi put obratio EIB-u i zatražio informacije o statusu osobe X, nije na izričit i precizan način objasnio razloge zbog kojih je trebao dobiti te informacije. Međutim, nakon pokretanja unutarnje istrage i neformalne intervencije Ombudsmana, podnositelj pritužbe i službe EIB-a bili su u kontaktu u vezi s navodima koje je podnositelj pritužbe iznio protiv X-a. U tom je pogledu podnositelj pritužbe dostavio EIB-u niz relevantnih dokumenata. Ombudsmanica je stoga smatrala da iz korespondencije i podnesaka podnositelja pritužbe proizlazi da su podnositelju pritužbe potrebne zatražene informacije kako bi osporio zakonitost niza postupaka javne nabave u kojima je, čini se, društvo X sudjelovalo u Grčkoj.

17. Ombudsman je stoga smatrao da je teško prihvatiti da EIB, koji je raspolagao barem istim informacijama kojima su raspolagale njegove službe, nije mogao meritorno ocijeniti zahtjev podnositelja pritužbe provođenjem odvagivanja koje se zahtijeva člankom 8. točkom (b) Uredbe 45/2001. Stoga je pozvao EIB da ponovno procijeni zahtjev podnositelja pritužbe s obzirom na informacije koje je on dostavio EIB-u, uzimajući u obzir analizu Ombudsmana.

18. U svojem odgovoru na zahtjev Ombudsmana EIB je pristao ponovno ocijeniti zahtjev podnositelja pritužbe. Stoga je podnositelju pritužbe dostavio tražene podatke. Ombudsman pozdravlja konstruktivan pristup EIB-a i želi mu zahvaliti na aktivnoj suradnji u okviru njegove istrage. Također iz činjenice da podnositelj pritužbe nije podnio dodatna očitovanja zaključuje da je zadovoljan EIB-ovom tužbom. Stoga smatra da je EIB riješio to pitanje na zadovoljstvo podnositelja pritužbe.

B. Zaključak

Na temelju svoje istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključkom:

EIB je riješio to pitanje i time zadovoljio podnositelja pritužbe.

Podnositelj pritužbe i EIB bit će obaviješteni o toj odluci.

P. Nikiforos Diamandouros

Sastavljeno u Strasbourgu 25. srpnja 2013.

[1] SL 2007., C 27, str. 21.

[2] Uredba (EZ) br. 45/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. prosinca 2000. o zaštiti pojedinaca u vezi s obradom osobnih podataka u institucijama i tijelima Zajednice i o slobodnom kretanju takvih podataka, SL 2001 L 8, str. 1.

[3] Predmet T-82/09 G.J. Dennekamp protiv Europskog parlamenta, presuda od 23. studenoga 2011., još nije objavljena u ECR-u.

[4] Predmet T-300/10 Internationaler Hilfsfonds protiv Komisije, presuda od 22. svibnja 2012., još nije objavljena u ECR-u, točka 117., u kojoj je Opći sud prihvatio da se informacije povezane s profesionalnim aktivnostima mogu smatrati osobnim podacima ako se tim informacijama može neizravno identificirati fizička osoba u smislu članka 2. točke (a) Uredbe br. 45/2001.

[5] Predmet T-82/09 Dennekamp, naveden u bilješci 5., točka 30.