Kontekst istrage na vlastitu inicijativu

1. EPSO je 2010. uveo „novi model” natječaja za odabir stalnog osoblja za institucije EU-a, koji se sastoji od prijemnih CBT testova i testova u centru za procjenu (završni testovi). Ovaj novi model uveden je kako bi se ubrzao cijeli natječajni postupak.[1]

2. U natječajima „starog modela” dokazna dokumentacija kandidata provjerena je prije izdavanja poziva na završni ispit (pisani/usmeni ispit). To je značilo da svi kandidati koji su bili pozvani na završni ispit mogu biti uvršteni na popis uspješnih kandidata ako budu uspješni na tom ispitu.

3. EPSO-ov postupak u „novom modelu” natječaja jest da povjerenstva za odabir provjeravaju popratnu dokumentaciju samo onih kandidata koji su uspješni na završnim testovima natječaja, odnosno na testovima koji se provode u centru za procjenu. Ako povjerenstva za odabir ne prihvate popratne dokumente uspješnih kandidata, ti se kandidati odbijaju i ne uvrštavaju na popis uspješnih kandidata.

4. Moguće je da bi kandidati bili bolje obaviješteni o odluci povjerenstva za odabir o popratnim dokumentima prije polaganja testova u centru za procjenu, za koje obično pripremaju testove, te ulažu vrijeme, trud, pa čak i novac. To je osobito slučaj jer relevantnost radnog iskustva kandidata, na koju se upućuje u njihovim popratnim dokumentima, za poslove za koje se prijavljuju (uvjet prihvatljivosti u natječajima EPSO-a) nije uvijek objektivno očita. Ako kandidati nisu svjesni važnosti radnog iskustva za poslove, u konačnici će biti neuspješni u natječaju, čak i ako budu uspješni u centru za procjenu.

5. Također se čini da sudjelovanje na testovima u centru za procjenu kandidata koji su u konačnici odbijeni zbog nedostatka ili nedostatnosti popratnih dokumenata možda nije opravdano s ekonomskog stajališta. Pozivi centru za procjenu uključuju troškove EU-a koji bi se mogli izbjeći ako se popratni dokumenti kandidata provjere prije izdavanja poziva centru za procjenu.

6. U informacijama koje je EPSO dostavio na svojim internetskim stranicama [2] i u Vodiču za otvorene natječaje [3] ne pojašnjava se zašto je u trenutačnom postupku provjera popratne dokumentacije predviđena tek u posljednjem trenutku, odnosno ako su uspješni kandidati već identificirani nakon testiranja u centru za procjenu.

7. Ombudsmanica je stoga smatrala da EPSO mora razjasniti prethodno navedena pitanja. Člankom 228. UFEU-a Europski ombudsman ovlašćuje se da na vlastitu inicijativu provodi istrage o mogućim nepravilnostima u djelovanju institucija i tijela Zajednice. Ombudsmanica je stoga odlučila pokrenuti ovu istragu na vlastitu inicijativu kako bi EPSO-u pružila priliku da objasni vremenski okvir odbora za odabir za procjenu kvalifikacija kandidata na temelju popratnih dokumenata.

Predmet istrage na vlastitu inicijativu

8. Ombudsman je u svojem dopisu o pokretanju ove istrage na vlastitu inicijativu uputio na pritužbu protiv EPSO-a u vezi s otvorenim natječajem EPSO/AST/112/10 i naveo da su mu činjenice iz te pritužbe skrenule pozornost na pitanja koja su predmet ove istrage na vlastitu inicijativu. Zatražio je od EPSO-a da navede može li povjerenstvo za odabir na natječajima na kojima najviše 100 kandidata ispunjava uvjete za testiranje u centru za procjenu provjeriti popratne dokumente, posebno one koji se odnose na obrazovanje i radno iskustvo, prije izdavanja poziva centru za procjenu.

9. Ombudsmanica je od EPSO-a zatražila da u svojem odgovoru uzme u obzir i. moguće uštede u proračunu EU-a ostvarene takvim pristupom; ii. interes kandidata da budu obaviješteni ako se njihovo radno iskustvo ne smatra relevantnim prije nego što ulože vrijeme i trud u testiranje u centru za procjenu; i iii. činjenicu da su u „starom modelu” natječaja popratni dokumenti provjereni prije izdavanja poziva za pismene/usmene ispite.

Istraga

10. Ombudsmanica je 19. siječnja 2012. od EPSO-a zatražila mišljenje. EPSO je 31. svibnja 2012. dostavio svoj odgovor.

Analiza i zaključci Europskog ombudsmana

A. Vremenski raspored povjerenstva za odabir za procjenu kvalifikacija kandidata na temelju popratne dokumentacije

EPSO-ovi argumenti

11. EPSO je uputio na otvoreni natječaj EPSO/AST/112/10 („natječaj”). Pojasnila je da je povjerenstvo za odabir sastavilo popis kandidata koji su na pristupnim testovima bili među najboljima po ukupnom broju bodova i koji su, s obzirom na informacije navedene u njihovoj elektroničkoj prijavi, ispunjavali opće i posebne uvjete navedene u obavijesti o natječaju. Ti su kandidati zatim pozvani na testiranje u centru za procjenu. Prema EPSO-u „to znači da su svi kandidati pozvani na testiranje u centru za procjenu, na temelju informacija iz elektroničke prijave, ispunili opće i posebne uvjete propisane u obavijesti.”

12. Nakon provjere popratne dokumentacije povjerenstvo za odabir moglo bi smatrati da popratni dokumenti određenih kandidata ne potvrđuju ili ne potvrđuju u dovoljnoj mjeri informacije navedene u njihovoj elektroničkoj prijavi. Kad je riječ o navedenom natječaju, EPSO je objasnio: „Nije riječ o tome je li ili nije... radno iskustvo [kandidatâ] bilo je relevantno za poslove opisane u Obavijesti, ali se radilo o podnošenju dokaza o informacijama dostavljenima u elektroničkoj prijavi. Povjerenstvo za odabir već je odlučilo, na temelju tih informacija, da je njihovo radno iskustvo relevantno za primanje kandidata, ali pod uvjetom da su te informacije kasnije potkrijepljene potrebnim dokumentacijskim dokazima.„ EPSO smatra da su kandidati znali sastaviti informacije u svojoj elektroničkoj prijavi na način da uvjeri povjerenstvo za odabir da ispunjavaju uvjete za sudjelovanje u natječaju, ali neki te informacije nisu potkrijepili potrebnom dokumentacijom.

13. Faza provjere popratnih dokumenata može se promijeniti iz natječaja u natječaj, ali samo u vrlo iznimnim slučajevima institucija i dalje ustraje na tome da se obavijest sastavi tako da se dokumenti provjere u ranijoj fazi. Kad je riječ o natječajima s velikim brojem kandidata, isplativije je i vremenski učinkovitije provesti potpunu provjeru „samo prije uvrštavanja uspješnih kandidata na popis uspješnih kandidata”.

14. EPSO je usporedio troškove nastale zbog dvaju postupovnih pristupa: prvi pristup, u kojem su popratni dokumenti provjereni prije završnih testova; i trenutačni pristup, ako se provjeravaju tek nakon tih ispitivanja. U natječaju je ukupno 499 kandidata pozvano na testiranje u centru za procjenu, a samo 193 kandidata bilo je uspješno. U okviru postojećeg sustava, u kojem se provjeravaju popratni dokumenti samo kandidata uspješnih na testovima u centru za procjenu, povjerenstvo za odabir trebalo je provjeriti samo 193 dosjea umjesto 499 dosjea koje bi trebalo provjeriti u skladu s prijašnjim pristupom. To je dovelo do toga da je za provedbu provjere potrebno manje od polovine radnih sati. Provjera popratne dokumentacije vrlo je dugotrajna i zahtijeva mnogo rada. Iskustvo pokazuje da samo vrlo ograničen broj kandidata ne može dostaviti potrebne dokaze o informacijama koje su dostavili u svojoj elektroničkoj prijavi. Kad je riječ o natječaju, samo 11 kandidata (od 193) u konačnici nije moglo dostaviti potrebne popratne dokumente kojima se opravdavaju informacije navedene u njihovoj elektroničkoj prijavi. EPSO je uvjeren da se postojećom metodom ostvaruju stvarne uštede u proračunu EU-a u usporedbi s prethodnim pristupom.

15. Osim toga, u obavijesti o natječaju broj kandidata koji će biti pozvani na testiranje u centru za procjenu utvrđen je kao višestruki (2,5 puta) broj kandidata koji bi mogli biti uvršteni na popis uspješnih kandidata. Stoga je taj broj bio „više ili manje fiksan”. Zbog toga provjera popratnih dokumenata prije slanja poziva na testiranje u centru za procjenu ne bi smanjila broj pozvanih kandidata i stoga ne bi dovela do daljnjih ušteda za proračun EU-a. Za predmetni natječaj to bi dovelo do situacije u kojoj bi, umjesto jedanaest kandidata koji u konačnici nisu mogli dostaviti potrebne popratne dokumente, bilo pozvano još jedanaest kandidata.

16. EPSO je zaključio da je, kad je riječ o kandidatima koji su pozvani u centar za procjenu, povjerenstvo za odabir odlučilo o njihovu ispunjavanju uvjeta i da ih je prihvatilo na testovima u centru za procjenu na temelju informacija koje su dostavili u svojim internetskim prijavama. Ograničavanje provjere kriterija prihvatljivosti na dokumente onih kandidata koji se mogu uvrstiti na popis uspješnih kandidata podrazumijeva znatno povećanje vremena i stoga skraćuje trajanje faze pristupanja.

17. Prije nego što ulože vrijeme i trud u testiranje u centru za procjenu, kandidati žele biti obaviješteni o tome smatra li se njihovo radno iskustvo relevantnim. EPSO je uvjeren da je to slučaj u postojećem sustavu. Ako kandidati, u skladu s izjavom o časti koju potpisuju, dostave dokumente kojima se potkrepljuju informacije navedene na internetu, provjera tih dokumenata neće promijeniti njihovu prihvatljivost.

Procjena Europskog ombudsmana

18. Ombudsmanica najprije ističe da su, u skladu s važećim pravilima o natječajima, popratni dokumenti koje povjerenstvo za odabir mora provjeriti nakon testiranja u centru za procjenu uglavnom oni kojima se potvrđuju izjave koje kandidati daju u svojoj elektroničkoj prijavi u pogledu: i. državljanstvo; ii. radno iskustvo; i iii. akademske kvalifikacije.[4]

19. Ombudsman je već zaprimio pritužbe u kojima se navodi da, čak i ako se kandidat pozvao na popratne dokumente koje posjeduje i time u internetsku prijavu uključio informacije o svojim posebnim potvrdama [5] ili posebnim ugovorima o radu i/ili računima koji se odnose na razdoblja samozaposlenja [6] (na temelju kojih je naknadno prihvaćen u CBT), povjerenstvo za odabir pri provjeri popratnih dokumenata u završnoj fazi natječaja nije smatralo te dokumente dostatnim dokazom za potrebne kvalifikacije.

20. EPSO stoga u biti ne smatra u potpunosti uvjerenim da (i) navođenje relevantnog radnog iskustva/diploma u elektroničkoj prijavi i (ii) dostupnost istih podataka u popratnim dokumentima koje kandidati posjeduju predstavljaju stvarna jamstva za kandidate da će povjerenstvo za odabir te dokumente smatrati dostatnima pri njihovoj pojedinačnoj provjeri nakon testiranja. U tom kontekstu Ombudsman ovdje želi podsjetiti na argument koji je EPSO iznio u mnogim istragama Europskog ombudsmana (i koji on ne osporava), odnosno da povjerenstva za odabir imaju široku marginu prosudbe u pogledu relevantnosti popratnih dokumenata, što je margina prosudbe priznata sudskom praksom sudova EU-a.

21. Iz toga slijedi da kandidati koji odluče sudjelovati u natječaju i posjeduju posebne popratne dokumente ne moraju uvijek biti sigurni u konačnu ocjenu tih dokumenata koju provode povjerenstva za odabir. U tom kontekstu treba napomenuti da se kandidati moraju pripremiti za testove procjene. To uključuje ulaganje vremena i, često, novca. Stoga bi im bilo bolje da su prije takvog ulaganja mogli znati koja je konačna odluka povjerenstva za odabir o njihovim popratnim dokumentima.

22. Ista situacija može se promatrati i iz drugačije perspektive. Ako kandidat u svojoj elektroničkoj prijavi prvo dostavi informacije o svojim kvalifikacijama, zatim se na temelju tih informacija prihvati u CBT, uspješno prođe kroz CBT i postupak testiranja za procjenu te povjerenstvo za odabir na kraju odluči da njegovi popratni dokumenti nisu dostatni, taj kandidat zapravo u centru za procjenu dolazi na mjesto drugog kandidata čiji bi popratni dokumenti mogli biti dostatni, ali koji je na testovima CBT-a dobio rezultate koji su tek ispod utvrđenog praga za fiksni broj kandidata koji će biti pozvani u centar za procjenu. U tom pogledu Europski ombudsman u svojem mišljenju prima na znanje izjavu EPSO-a da je broj kandidata koji su primljeni u centar za procjenu „... više ili manje fiksan. Zbog toga provjera popratnih dokumenata prije slanja poziva na testiranje u centru za procjenu ne bi smanjila broj pozvanih kandidata i stoga ne bi dovela do daljnjih ušteda za proračun EU-a. Za predmetni natječaj to bi dovelo do situacije u kojoj bi, umjesto 11 kandidata koji u konačnici nisu mogli dostaviti potrebnu popratnu dokumentaciju, bilo pozvano 11 drugih kandidata. Ombudsmanica smatra da takva situacija, iako hipotetska, može izazvati sumnje u pogledu toga pruža li natječaj doista mogućnost da se najzaslužniji kandidati stave na popis uspješnih kandidata.

23. Ombudsmanica je zahvalna što je, prema njezinu mišljenju, EPSO slijedio njezin izvorni prijedlog i iznio argumente u prilog predmetnom postupku koji se odnose na i. moguće financijske prednosti za proračun EU-a i ii. moguću uštedu vremena. Međutim, ni Europski ombudsman nije u potpunosti uvjeren u sve te argumente.

24.  EPSO-ov argument (naveden u točki 22. ovog mišljenja) prema kojem je broj kandidata koji će biti pozvani na testiranje u centru za procjenu više ili manje određen ima zasluge dokazati da vrijeme provjere popratnih dokumenata ne utječe na troškove EU-a, kao što su oni povezani s putnim troškovima i dnevnicama kandidata. Bez obzira na to provjeravaju li se popratni dokumenti prije ili nakon testiranja u centru za procjenu, putni troškovi i troškovi boravka kandidata uvijek će biti isti jer će isti fiksni broj kandidata biti pozvan u centar za procjenu.

25. S druge strane, čak i ako na operativne troškove centra za procjenu ne utječe činjenica da se popratni dokumenti provjeravaju prije ili nakon poziva na testiranje u centru za procjenu jer centar za procjenu stalno radi u sjedištu EPSO-a u Bruxellesu, doista bi se moglo tvrditi da postoji loša upotreba vremena i novca ako članovi povjerenstva za odabir provedu testove procjene kandidata koji nisu trebali biti prihvaćeni da su njihovi popratni dokumenti prethodno provjereni i koji se u svakom slučaju ne bi mogli uvrstiti na popis uspješnih kandidata, čak i ako su bili uspješni na tim testovima.

26. Osim toga, EPSO je u biti tvrdio da je povjerenstvima za odabir potrebno više vremena za provjeru spisa svih kandidata pozvanih na testiranje u centru za procjenu nego samo onih koji su uspješni na tim testovima.

Međutim, ta se izjava EPSO-a mora analizirati u kontekstu trajanja postupka za cijeli natječaj, odnosno oko 6 – 8 mjeseci. U tom kontekstu ne postoji znatna razlika u pogledu vremena ako povjerenstvo za odabir provjeri popratnu dokumentaciju prije testiranja u centru za procjenu. Ombudsmanica smatra da je razumno pretpostaviti da bi jedan iskusni član stručnog povjerenstva za odabir trebao moći lako provjeriti oko 100 dosjea (potkrijepljenih dokumenata) tijekom jednog radnog dana. Iz toga slijedi da bi postojala prilično minimalna razlika između broja dana potrebnih za provjeru 499 dosjea (dosjei svih kandidata pozvanih na testiranje u centru za procjenu na natječaju na koji je EPSO uputio u mišljenju) umjesto samo 193 dosjea (dosjei svih kandidata uspješnih na tim testovima). Stoga se čini da je vrijeme spremljeno takvim načinom postupanja minimalno [7]. Očito, ako je više od jednog člana povjerenstva za odabir bilo zaduženo za te provjere (što bi trebao biti uobičajeni slučaj), uštedjelo bi se malo vremena, posebno u usporedbi s vremenom koje je bilo potrebno da „nedopušteni kandidati” prođu duge i skupe testove u centru za procjenu.

27. S obzirom na prethodno navedene nalaze, Ombudsmanica smatra da EPSO-ovo pojašnjenje prednosti postupka provjere popratne dokumentacije nakon testiranja za procjenu nije u potpunosti uvjerljivo. Međutim, s obzirom na to da se, kao što je to istaknuo EPSO, taj postupak provodi prema izričitim željama institucija za koje EPSO organizira natječaje, Ombudsman smatra da u ovom slučaju daljnje istrage koje se odnose na EPSO nisu opravdane.

B. Zaključci

Ombudsmanica stoga zaključuje ovu istragu na vlastitu inicijativu sljedećim zaključkom:

Daljnje istrage o tom pitanju nisu opravdane.

EPSO će biti obaviješten o toj odluci.

P. Nikiforos Diamandouros

Sastavljeno u Strasbourgu 19. prosinca 2012.

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] SL 2011., C 315A, str. 1.–14. Isto vrijedi i za najnoviju verziju Vodiča (SL 201270A).

[4] Vodič za otvorene natječaje, točka 6.1.4.

[5] Na primjer, pritužba 962/2011/AN odnosi se na popratne dokumente kojima se dokazuju akademske ili jednakovrijedne kvalifikacije. Podnositelj pritužbe sudjelovao je na EPSO-ovu natječaju za koji je bila potrebna diploma kojom se potvrđuje jednogodišnje osposobljavanje u relevantnom području. Podnositelj pritužbe posjedovao je potvrdu o stručnoj osposobljenosti iz relevantnog područja koju je izdao Institut du Monde Arabe. Spomenula je to u obrascu za prijavu. Nakon što je položila testove u centru za procjenu s izvrsnim ocjenama, bila je isključena s popisa uspješnih kandidata jer se njezina potvrda o stručnom osposobljavanju navodno nije mogla smatrati diplomom koju je izdala škola. Ombudsmanica je iznijela prijateljski prijedlog rješenja, koji je odbijen. Slučaj još nije zaključen.

[6] Pritužba 2518/2011/MHZ odnosi se na popratne dokumente kojima se dokazuje radno iskustvo. Podnositelj pritužbe bio je uspješan u testiranju u centru za procjenu. Međutim, povjerenstvo za odabir odlučilo je na temelju dostavljenih dokumenata da njezino radno iskustvo nije dovoljno za uvrštenje na popis uspješnih kandidata. Nakon što je zaprimio mišljenje EPSO-a i primjedbe podnositelja pritužbe, Ombudsmanica je odlučila provesti daljnje istrage koje su u tijeku.

[7] Sigurno ne više od dva ili tri dana ako bi samo jedna osoba obavila provjeru.