# Odluka Europskog ombudsmana o zatvaranju istrage o pritužbi 1010/2008/(AL)DK protiv Europske komisije
- Autor: Europski ombudsman
- Datum: 2009-12-09T00:01+01:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/hr/decision/hr/4450)
---
> U rujnu 2007. podnositelj pritužbe podnio je zahtjev za pristup dokumentima Europske komisije u skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije. Komisija je 4. ožujka 2008. odgovorila dajući djelomičan pristup zatraženim dokumentima.
>
> Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu kako bi se žalio na navodni propust Komisije da pravilno riješi i odgovori na njezin zahtjev za pristup dokumentima. Podnositelj pritužbe posebno se žalio na prekomjerna i neopravdana kašnjenja Komisije u obradi zahtjeva.
>
> Ombudsman je u svojoj odluci utvrdio nekoliko nedostataka u načinu na koji Komisija postupa sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup dokumentima. Do takvih je nedostataka došlo u vezi s registracijom zahtjeva, poštovanjem primjenjivih rokova i navođenjem razloga za produljenje rokova.
>
> Međutim, Ombudsmanica je napomenula da su se slični nedostaci pojavili u pritužbi 3697/2006/PB i da je u tom slučaju Komisija pozitivno reagirala na kritike i daljnje primjedbe Ombudsmana. Naime, Komisija je navela da se zahtjevi za pristup dokumentima obično registriraju po primitku ili prvog radnog dana nakon primitka te da do kašnjenja u registraciji može doći samo zbog iznimnih okolnosti. Nadalje, složila se da bi, kada se podnositelja zahtjeva mora obavijestiti da se početni rok mora produljiti, Komisija to trebala učiniti prije stvarnog isteka relevantnog roka. Također je potvrdila da bi trebalo navesti detaljne razloge za produljenje rokova.
>
> S obzirom na te izjave i činjenicu da su one dovele do nedostataka utvrđenih u ovoj pritužbi, Ombudsmanica nije smatrala potrebnim izdati kritičku napomenu.
>
> Kad je riječ o materijalnoj odluci Komisije da ne odobri potpuni pristup predmetnim dokumentima, ombudsmanica je utvrdila da je institucija pravilno primijenila relevantne odredbe Uredbe 1049/2001 o savjetovanju s trećom stranom i zaštiti javnog interesa u pogledu međunarodnih odnosa.
>
KAKGROUND NA KOMPLAINTU
-----------------------
1. Međunarodni fond za potporu razgradnji nuklearne elektrane Ignalina (IIDSF) osnovan je 2000. radi potpore razgradnji nuklearne elektrane Ignalina u Litvi. Upravljanje IIDSF-om povjereno je Europskoj banci za obnovu i razvoj (EBRD). Europska komisija, zajedno s 14 bilateralnih donatorskih zemalja, dala je početne doprinose IIDSF-u. Prije pristupanja Litve EU-u financijska sredstva stavljena su na raspolaganje u okviru programa PHARE. Nakon pristupanja mnogo su veća financijska sredstva postala dostupna u okviru novog programa pod nazivom program Ignalina, uspostavljenog Protokolom 4. Ugovora o pristupanju.
2. U skladu s Financijskom uredbom[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1}, „zajedničko upravljanje" izraz je koji se daje aranžmanu kojim se doprinosi iz proračuna Zajednice uplaćuju u fondove s više donatora kojima upravljaju međunarodne organizacije. Zajedničko upravljanje obično nastaje kada se potpora pruža trećim zemljama. Komisija je nastavila doprinositi IIDSF-u čak i nakon pristupanja Litve EU-u i nakon uspostave programa Ignalina. Nastavit će doprinositi IIDSF-u, kako je predviđeno u financijskoj perspektivi 2007. -- 2013. Ako postoji zajedničko upravljanje, Komisija je obvezna potpisati "sporazum o doprinosu" s dotičnom međunarodnom organizacijom. Svrha je takvog dogovora osigurati ispunjavanje zahtjeva Zajednice u skladu s odredbama Financijske uredbe koje se odnose na transparentnost, načelo dobrog financijskog upravljanja, prihvatljivost djelovanja i sudjelovanja, vidljivost korištenja sredstava Zajednice i pristup Revizorskom sudu. Sporazumom o doprinosu utvrđuju se ključni elementi programa, kao što su odabir projekata, ugovori o javnoj nabavi, primjenjivi pravni okvir, obveze korisnika projekta, kao i odnos između Komisije i, u ovom slučaju, EBRD-a. Na nacionalnoj razini Litva je morala potpisati okvirni sporazum s EBRD-om kako bi imala pristup financiranju iz IIDSF-a. Sudjelovanje posredničke organizacije u zajedničkom upravljanju programom Zajednice unutar EU-a znači da Komisija i tijela dotične države članice nemaju izravnu kontrolu nad programom. Odabirom EBRD-a, koji nije institucija Zajednice, Komisija upravljanje programom stavlja izvan kontrole Europskog parlamenta i Europskog ombudsmana. Komisija stoga ima posebnu odgovornost osigurati potpunu transparentnost i pravilnu provedbu programa.
3. Podnositelj pritužbe, djelujući u ime odvjetničkog društva, podnio je 11. rujna 2007. Europskoj komisiji zahtjev za javni pristup dokumentima u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2} („Uredba 1049/2001"). Podnositelj pritužbe zatražio je pristup primjercima „sporazuma*o doprinosu, uključujući sve priloge, za financiranje Zajednice Međunarodnom fondu za potporu razgradnji (IIDSF) Ignaline kojim upravlja Europska banka za obnovu i razvoj (EBRD)".* Podnositelj pritužbe zatražio je pristup dvama posebnim sporazumima; sporazum o doprinosu sklopljen prije pristupanja Litve EU-u i sporazum o doprinosu nakon pristupanja.
4. Porukom elektroničke pošte od 18. rujna 2007. Komisija je potvrdila primitak prvotnog zahtjeva podnositelja pritužbe za pristup dokumentima i obavijestila ga da će, u skladu s Uredbom 1049/2001, primiti odgovor u roku od 15 radnih dana.
5. U nedostatku odgovora Komisije, podnositelj pritužbe poslao je 11. listopada 2007. e-poruku Komisiji u kojoj je naveo da je rok naveden u prethodno navedenom dopisu Komisije istekao i da „\[t\]akođer,*u skladu s člankom 7. stavkom 4. Uredbe 1049/2001, ova poruka predstavlja naš **ponovni zahtjev"***(isticanje u izvorniku).
6. Komisija je 6. studenoga 2007. obavijestila podnositelja pritužbe da treba produljiti rok za odgovor za dodatnih 15 radnih dana jer ne može dobiti sve informacije potrebne za provedbu odgovarajuće analize zahtjeva podnositelja pritužbe i donošenje konačne odluke.
7. Porukom elektroničke pošte od 27. studenoga 2007. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da još uvijek ne može donijeti konačnu odluku o njegovu zahtjevu. Navela je da se u skladu s člankom 4. stavkom 4. Uredbe 1049/2001 mora savjetovati s EBRD-om o otkrivanju zatraženih dokumenata.
8. Komisija je 4. ožujka 2008. odgovorila na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe. Prvo je utvrdila da su predmetni dokumenti i. sporazum o doprinosu sklopljen prije pristupanja Litve EU-u („Sporazum iz 2002."); i ii. Sporazuma o doprinosu nakon pristupanja („Sporazum iz 2006.").
9. Kad je riječ o Sporazumu iz 2002., Komisija je objasnila da on uključuje: (i) razmjenu pisama između Komisije i EBRD-a od siječnja 2001. u vezi s obvezom Europske zajednice u iznosu od 115 milijuna EUR prema IIDSF-u; i ii. Memorandum o financiranju, sklopljen 2002. između Europske zajednice i zemlje korisnice, u vezi s doprinosom Europske zajednice IIDSF-u u iznosu od 80 milijuna EUR.
10. Kad je riječ o Sporazumu iz 2006., Komisija je objasnila da se on sastoji od Posebnih uvjeta i četiriju priloga (prilozi od I. do IV.).
11. Komisija je zaključila da se puni pristup može odobriti Sporazumu iz 2002. i Prilogu II. Sporazumu iz 2006. Međutim, mogao bi odobriti samo djelomičan pristup Posebnim uvjetima i Prilogu IV. Sporazumu iz 2006. Pristup preostalim dijelovima Sporazuma iz 2006. odbijen je.
12. Podnositelj pritužbe podnio je 8. travnja 2008. pritužbu Ombudsmanu.
PODODJELJAK MATTER INQUIRY
--------------------------
13. Ombudsmanica je 29. travnja 2008. pokrenula istragu o sljedećim navodima i tvrdnjama:
Komisija nije pravilno obradila i odgovorila na svoj zahtjev za pristup dokumentima.
Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala:
1. odobriti mu pristup Prilogu 1. Memorandumu o financiranju iz 2002.; i
2. omogućiti potpuni pristup dokumentima iz Sporazuma iz 2006.
INQUIRY
-------
15. Ombudsmanica je 29. lipnja 2008. zatražila od Komisije da dostavi mišljenje. Komisija je svoje mišljenje poslala 23. srpnja 2008. Mišljenje Komisije proslijeđeno je podnositelju pritužbe s pozivom na podnošenje primjedbi. Podnositelj pritužbe dostavio je svoja očitovanja 13. listopada 2008.
OMBUDSMAN-ova ANALIZA I ZAKLJUČCI
---------------------------------
### A. Tvrdnja da Komisija nije na odgovarajući način riješila i odgovorila na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup dokumentima
*Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu*
16. Podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije na odgovarajući način obradila i odgovorila na njegov zahtjev za pristup dokumentima jer je i. došlo do prekomjernih i neopravdanih kašnjenja u postupanju Komisije s njegovim zahtjevom; ii. dostavio je pogrešne i nepotpune dokumente; i iii. nije poštovala zakonodavstvo Zajednice koje se posebno odnosi na pristup dokumentima u vezi sa Sporazumom iz 2006. Podnositelj pritužbe objasnio je da je svoj zahtjev za pristup navedenim dokumentima poslao 11. rujna 2007., ali ga je Komisija registrirala tek 18. rujna 2007. Podnositelj pritužbe podnio je 11. listopada ponovni zahtjev. Komisija je 6. i 27. studenoga 2007. poslala dva popratna odgovora. Tek je 4. ožujka 2008. poslala svoj meritorni odgovor. Podnositelj pritužbe smatrao je da je savjetovanje s EBRD-om neopravdano i predugo te da je u suprotnosti s člankom 5. stavkom 5. Odluke Komisije C(2001) 3714[\[3\].](#_ftn3){#_ftnref3} Nadalje, Komisija je dostavila dokumente koji se zapravo odnose na Slovačku, a ne Litvu (pogrešan dokument). Osim toga, Komisija podnositelju pritužbe nije dostavila *pravila Fonda* [\[4\],](#_ftn4){#_ftnref4} koji je sastavni dio Memoranduma o financiranju (nepotpuno dostavljanje dokumenata). Naposljetku, Komisija je neprimjereno primijenila odredbu Uredbe 1049/2001 koja se odnosi na savjetovanje s trećim stranama i zaštitu javnog interesa u pogledu međunarodnih odnosa. Ona stoga nije poštovala relevantno zakonodavstvo Zajednice.
17. Komisija je u svojem mišljenju prvo istaknula da su zatraženi dokumenti bilateralni, ugovorni dokumenti koje su potpisale Komisija i treća strana. Budući da su suautori dokumenata, primjenjivao se članak 4. stavak 4. Uredbe 1049/2001. Nadalje, s obzirom na to da je, kako je istaknuto u odgovoru Komisije od 4. ožujka 2008., EBRD izričito prigovorio objavi zatraženih dokumenata, Komisija je odlučila analizirati sadržaj svakog dokumenta kako bi procijenila koji bi se dijelovi mogli objaviti bez ugrožavanja legitimnih interesa EBRD-a. Ta je procjena uključivala savjetovanje s raznim službama Komisije. Taj je pristup bio u skladu s Odlukom Komisije C(2001) 3714. Nadalje, Komisija je naglasila da je EBRD međunarodna organizacija koju je osnovalo nekoliko suverenih država i da bi nepoštovanje njezinih legitimnih interesa neizbježno naštetilo odnosima EU-a s tom međunarodnom organizacijom. U pogledu argumenta podnositelja pritužbe da „nije*mogla pronaći nikakvo odstupanje prema pravu Zajednice koje bi Komisiji omogućilo produljenje zakonski propisanih rokova",* Komisija je navela da nikada nije tvrdila da takvo odstupanje postoji. Komisija je u svojem dopisu od 27. studenoga 2007. obavijestila podnositelja pritužbe da ne može ispuniti rok, dala obrazloženje i iznijela isprike. Odgodom Komisije nije povrijeđeno pravo podnositelja pritužbe, zajamčeno člankom 8. stavkom 3. Uredbe 1049/2001, da pokrene postupak pred Sudom ili da podnese pritužbu Europskom ombudsmanu ako institucija ne odgovori u propisanom roku, što se smatra negativnim odgovorom. Komisija je zaključila da je, unatoč prigovorima EBRD-a, iskoristila dodatno vrijeme kako bi podnositelju pritužbe omogućila najširi mogući pristup predmetnim dokumentima.
18. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da je neprihvatljivo da Komisija registrira svoj zahtjev u roku od sedam dana. Nadalje, suprotno članku 7. stavku 1. Uredbe 1049/2001, Komisija nije odgovorila na početni zahtjev u roku od 15 radnih dana od datuma registracije. S obzirom na činjenicu da je Komisija tvrdila da je odobrila potpuni pristup dokumentima koji se odnose na Sporazum iz 2002., podnositelj pritužbe smatra da je stoga mogao objaviti te dokumente odvojeno od dokumenata koji se odnose na Sporazum iz 2006., izbjegavajući daljnje kašnjenje uzrokovano postupkom savjetovanja koji je u tijeku u vezi sa Sporazumom iz 2006. Neovisno o tome je li bilo ispravno započeti savjetovanje s EBRD-om, Komisija bi u skladu s člankom 2. Odluke Komisije C(2001) 3714 trebala poštovati rok od 30 radnih dana za donošenje odluke o zahtjevu. Komisija je tvrdila da je podnositelj pritužbe mogao pokrenuti postupak pred Sudom ili se žaliti Ombudsmanu. Podnositelj pritužbe u odgovoru je istaknuo da se člankom 19. Kodeksa dobrog administrativnog postupanja i člankom 8. stavkom 1. Uredbe 1049/2001 zahtijeva sljedeće: „u*slučaju potpunog ili djelomičnog odbijanja, institucija obavješćuje podnositelja zahtjeva o pravnim lijekovima koji su mu na raspolaganju".* Međutim, Komisija nije obavijestila podnositelja pritužbe o svojim neposrednim mogućnostima žalbe. Naposljetku, podnositelj pritužbe naveo je da je Komisija svoj konačni odgovor poslala tri mjeseca nakon prethodnog dopisa i da je prošlo gotovo šest mjeseci od podnošenja početnog zahtjeva.
*Procjena Europskog ombudsmana*
*Navodno prekomjerna i neopravdana kašnjenja u obradi zahtjeva podnositelja pritužbe*
19. Podnositelj pritužbe podnio je 11. rujna 2007. zahtjev za pristup dokumentima. Komisija je 18. rujna 2007. registrirala zahtjev i o tome obavijestila podnositelja pritužbe elektroničkom poštom poslanom istog dana.
20. Kad je riječ o registraciji početnih zahtjeva za pristup dokumentima, člankom 7. Uredbe 1049/2001 predviđa se sljedeće:
„1.*Zahtjev za pristup dokumentu obrađuje se odmah. Podnositelju zahtjeva šalje se potvrda o primitku".*
21. Ombudsman podsjeća da se Uredbom 1049/2001 ne utvrđuju posebna pravila o vremenu potrebnom za registraciju zahtjeva za pristup dokumentima. Međutim, Ombudsmanica smatra da ne bi trebalo doći do nepotrebnih kašnjenja u registraciji takvih zahtjeva jer se svrha prethodno navedene obveze *brzog* rješavanja zahtjeva nije mogla postići ako je Komisija imala diskrecijsko pravo u pogledu toga kada bi zahtjev trebalo registrirati. (S druge strane, to bi diskrecijsko pravo utjecalo na rok za obradu takvog zahtjeva.) Ombudsmanica smatra da obveza brze obrade zahtjeva podrazumijeva da bi Komisija trebala organizirati svoje administrativne službe kako bi osigurala da se registracija obično odvija najkasnije prvog radnog dana nakon primitka zahtjeva. S obzirom na činjenicu da je Komisiji trebalo pet radnih dana da registrira prvotni zahtjev podnositelja pritužbe, Ombudsmanica smatra da Komisija nije ispunila navedenu obvezu.
22. Kad je riječ o obradi početnih zahtjeva, člankom 7. Uredbe 1049/2001 predviđa se i sljedeće:
"...*U roku od 15 radnih dana od registracije zahtjeva institucija odobrava pristup traženom dokumentu i omogućuje pristup u skladu s člankom 10. u tom roku ili u pisanom odgovoru navodi razloge za potpuno ili djelomično odbijanje \[...\] 4. Ako institucija ne odgovori u propisanom roku, podnositelj zahtjeva ima pravo podnijeti ponovni zahtjev."*
23. Ombudsmanica napominje da podnositelj pritužbe ne osporava da je propust Komisije da odgovori u roku od 15 radnih dana od datuma registracije (18. rujna 2007.) prvotnog zahtjeva predstavljao prešutno odbijanje navedenog zahtjeva te da je ta činjenica podnositelju pritužbe dala pravo da podnese ponovni zahtjev.
24. Podnositelj pritužbe podnio je 11. listopada 2007. ponovni zahtjev. Komisija ga je registrirala 12. listopada 2007. i o tome istog dana elektroničkom poštom obavijestila podnositelja pritužbe. Međutim, Komisija je 6. studenoga 2007. pisanim putem obavijestila podnositelja pritužbe da:
„Trenutačno*se obrađuje vaš zahtjev. Međutim, budući da još uvijek nismo prikupili sve elemente koji su nam potrebni za provedbu odgovarajuće analize vašeg zahtjeva kako bismo donijeli konačnu odluku, nećemo moći odgovoriti na vaš ponovni zahtjev u propisanom roku. Stoga to razdoblje moramo produljiti za dodatnih 15 radnih dana u skladu s člankom 8. stavkom 2. Uredbe 1049/2001. Novi rok istječe 27. studenoga 2007. Ispričavam se zbog bilo kakvih neugodnosti koje ovo kašnjenje može uzrokovati.*
25. Kad je riječ o ponovnim zahtjevima, člankom 8. (Obrada ponovnih zahtjeva) predviđa se sljedeće:
„1.*Ponovni zahtjev obrađuje se odmah. U roku od 15 radnih dana od registracije takvog zahtjeva institucija odobrava pristup traženom dokumentu i omogućuje pristup... 2. U iznimnim slučajevima, na primjer u slučaju zahtjeva koji se odnosi na vrlo dugačak dokument ili na vrlo velik broj dokumenata, rok iz stavka 1. može se produljiti za 15 radnih dana, pod uvjetom da je podnositelj zahtjeva unaprijed obaviješten i da su navedeni detaljni razlozi."*
26. Ombudsmanica smatra da je jasno da je svrha kratkih rokova predviđenih Uredbom 1049/2001 osigurati potpuno poštovanje prava na pristup. Stoga svako nepoštovanje tih rokova predstavlja nepravilnost u postupanju. Budući da je podnositelj pritužbe 11. listopada 2007. podnio ponovni zahtjev, Komisija je o njemu trebala odlučiti najkasnije 2. studenoga 2007. Međutim, tek je 6. studenoga 2007. obavijestio podnositelja pritužbe o produljenju početnog roka. Ombudsmanica smatra da, iako je to kašnjenje bilo ograničeno, Komisija i dalje nije unaprijed obavijestila podnositelja pritužbe o produljenju roka za odgovor na ponovni zahtjev.
27. Nakon što je odlučila produljiti rok za odgovor na ponovni zahtjev, Komisija je trebala donijeti odluku najkasnije do 27. studenoga 2007. Međutim, Komisija je 27. studenoga 2007. podnositelju pritužbe poslala sljedeće dopise:
„*(...) rok za odgovor na vaš ponovni zahtjev produljen je za 15 radnih dana u skladu s člankom 8. stavkom 2. Uredbe. Taj produljeni rok istječe danas. Nažalost, još uvijek nismo uspjeli dovršiti analizu vašeg zahtjeva i stoga vam još nismo u mogućnosti dostaviti konačni odgovor. To je posebno posljedica činjenice da smo se, kako bismo ispravno procijenili to pitanje i u skladu s člankom 4. stavkom 4. Uredbe 1049/2001, savjetovali s EBRD-om u pogledu njihova stajališta o otkrivanju zatraženih dokumenata. Međutim, uvjeravam vas da činimo sve što je u našoj moći kako bismo vam što prije pružili konačan odgovor. Žao mi je zbog ovog dodatnog kašnjenja i iskreno se ispričavam zbog bilo kakvih neugodnosti koje to može uzrokovati.*
28. Slično člancima 7. i 8. Uredbe 1049/2001, člankom 2. Odluke Komisije C(2001) 3714 predviđa se da „Komisija*odgovara na početne i ponovne zahtjeve za pristup u roku od petnaest radnih dana od datuma registracije zahtjeva. U slučaju složenih ili glomaznih zahtjeva rok se može produljiti za petnaest radnih dana."*
29. Ombudsmanica ističe da ni Uredbom 1049/2001 ni Odlukom Komisije C(2001) 3714 nije predviđeno dodatno produljenje već produljenog roka za odluku o (početnom ili ponovnom) zahtjevu za pristup dokumentima. Budući da je Komisija u dva navrata produljila rok za odgovor na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe, Ombudsmanica smatra da Komisija nije poštovala prethodno navedenu Uredbu i Odluku Komisije.
30. Nadalje, člankom 8. stavkom 2. Uredbe 1049/2001 od Komisije se zahtijeva da podnositelju zahtjeva dostavi „detaljne*razloge"* za produljenje roka. Ono što čini dovoljno "detaljno" obrazloženje, u smislu gore navedene odredbe, može se razlikovati od slučaja do slučaja, ovisno o relevantnim okolnostima. Međutim, jednostavno upućivanje, općenito formulirano, na činjenicu da Komisija „nije*prikupila sve elemente* koji su joj*potrebni* *za provedbu odgovarajuće analize*zahtjeva \[podnositelja* pritužbe\] kako bi donijela konačnu odluku"* ne može ispuniti prethodno navedeni zahtjev. Slično tome, izjava da Komisija „još*nije uspjela dovršiti analizu*zahtjeva \[podnositelja*pritužbe\] i* *stoga \[još\] nije u mogućnosti dostaviti* konačni*odgovor* , \[posebno zato\] kako*bi pravilno ocijenila predmet,* \[ona\]*se savjetovala s EBRD-om u pogledu njihova stajališta o objavljivanju traženih dokumenata* „ne može ispuniti navedenu obvezu. Takve izjave ne sadržavaju odgovarajuće elemente koji bi omogućili preispitivanje opravdanosti produljenja u konkretnom slučaju. Umjesto toga, bila bi primjerena objašnjenja o tome zašto Komisija nije mogla dobiti informacije potrebne za analizu zahtjeva ili zašto se trebalo savjetovati s trećom stranom i zašto savjetovanje nije moglo biti dovršeno ranije. U ovom slučaju Europski ombudsman smatra da izjave Komisije nisu „detaljni*razlozi"* u smislu članka 8. stavka 2. Uredbe 1049/2001.
31. Osim toga, Europski ombudsman ističe da se člankom 5. stavkom 5. Odluke Komisije C(2001) 3714 predviđa sljedeće:
„Treća*strana s kojom se savjetovalo ima rok za odgovor koji ne smije biti kraći od pet radnih dana, ali mora omogućiti Komisiji da poštuje vlastite rokove za odgovor. U nedostatku odgovora u propisanom roku ili ako se trećoj strani ne može ući u trag ili ju se ne može utvrditi, Komisija odlučuje u skladu s pravilima o iznimkama iz članka 4. Uredbe (EZ) br. 1049/2001, uzimajući u obzir legitimne interese treće strane na temelju informacija koje su joj na raspolaganju."*
32. Jasno je da Komisija ne može opravdati kašnjenje u obradi zahtjeva za pristup dokumentima zbog potrebe savjetovanja s trećim stranama. Budući da je Komisija svoj konačni odgovor na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe od 11. listopada 2007. dostavila tek 4. ožujka 2008., odnosno gotovo pet mjeseci nakon njegova podnošenja, Ombudsman smatra da Komisija nije poštovala odredbe Uredbe 1049/2001 o brzom rješavanju zahtjeva za pristup dokumentima.
33. Općenitije, Ombudsmanica smatra da je zbog razloga navedenih u nastavku došlo do prekomjernih i neopravdanih kašnjenja u Komisijinu postupanju sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup dokumentima. Konkretno, smatra da Komisija:
* prekršio članak 7. Uredbe 1049/2001 time što je za registraciju prvotnog zahtjeva podnositelja pritužbe trebalo pet radnih dana;
* prekršio članak 8. Uredbe 1049/2001 jer nije unaprijed obavijestio podnositelja pritužbe o produljenju roka za odgovor na ponovni zahtjev;
* proturječila dvama navedenim člancima Uredbe 1049/2001 produljenjem već produljenog roka za odluku o ponovnom zahtjevu;
* prekršio članak 8. stavak 2. Uredbe 1049/2001 jer nije naveo detaljne razloge za produljenje rokova; i da je to
* dostavio je svoj konačni odgovor na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe od 11.listopada 2007., koji je tek 4. ožujka 2008., odnosno gotovo pet mjeseci kasnije, predstavljao prekomjerno i neopravdano kašnjenje.
34. U tom kontekstu Ombudsman upućuje na pritužbu 3697/2006/PB, koja se odnosila na slične okolnosti. U svojoj odluci o zatvaranju te pritužbe također je utvrdio slučajeve nepravilnosti u postupanju u vezi s Komisijinim nepoštovanjem navedenih odredbi. Stoga je u svojoj odluci od 22. listopada 2007. iznio relevantne kritike i daljnje primjedbe. Dopisom od 19. siječnja 2009. Komisija je odgovorila Ombudsmanu u vezi s njegovim kritičkim i daljnjim primjedbama u vezi s pritužbom 3697/2006/PB. U svojoj je replici naveo da se zahtjevi za pristup dokumentima obično registriraju po primitku ili prvog radnog dana nakon primitka, a svako kašnjenje u registraciji može biti posljedica samo iznimnih okolnosti. Komisija se složila s Ombudsmanom da bi podnositelja zahtjeva za pristup dokumentima trebalo obavijestiti o produljenju roka za odgovor prije njegova stvarnog isteka. Naposljetku, također se složila da bi predmetnom podnositelju zahtjeva trebala pružiti detaljnija objašnjenja u pogledu razloga za produljenje roka.
35. S obzirom na odgovor Komisije na primjedbe Europskog ombudsmana u njegovoj odluci o pritužbi 3697/2006/PB, koja je dostupna na internetskoj stranici Europskog ombudsmana i koja je uslijedila nakon prethodno utvrđenih nedostataka, Europski ombudsman vjeruje da će Komisija obraditi buduće zahtjeve za pristup dokumentima u skladu s praksama na koje se poziva u tom odgovoru. S obzirom na te okolnosti, Ombudsman ne smatra potrebnim iznijeti kritičku primjedbu u pogledu svojih utvrđenja iz točke 33. ove presude.
*Dostavljanje pogrešnih dokumenata*
36. Prema podnositelju pritužbe Komisija mu je dostavila Prilog A Memorandumu o financiranju („Opći uvjeti koji se odnose na Memorandum o financiranju"), u kojem se slovačka vlada navodi kao primatelj. Međutim, zahtjev podnositelja pritužbe odnosio se na Litvu. Komisija je u svojem mišljenju izrazila žaljenje zbog te netočnosti. Međutim, istaknuo je da je predmetni dokument standardni dokument u kojem se navode opći uvjeti. Njezin sadržaj ostaje isti, bez obzira na zemlju primateljicu. Podnositelj pritužbe primijetio je da, unatoč prethodno navedenim objašnjenjima, tek treba primiti točne dokumente.
37. Ombudsman napominje da mu je Komisija 23. listopada 2009., na njegov poseban zahtjev, poslala primjerak Općih uvjeta koji se odnose na memorandume o financiranju sklopljene s Litvom[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5}. Objasnila je i da su, s obzirom na to da taj dokument sadržava opće uvjete za standardne memorandume o financiranju, isti za Litvu i Slovačku. Dodala je da je podnositelju pritužbe dostavila dokument koji se odnosi na Slovačku jer je Prilog A dokumentu koji se odnosi na Litvu nepotpun, odnosno nedostaje stranica 7. i ne postoji elektronička verzija. Istaknula je da je jedina razlika između slovačke i litavske verzije definicija „primatelja" u prvom retku dokumenta. Uzimajući u obzir odredbe ovog dokumenta i prethodno navedena objašnjenja, Ombudsmanica smatra da je Komisija poduzela odgovarajuće korake kako bi riješila taj aspekt pritužbe.
*Nepotpuno dostavljanje dokumenata*
38. Podnositelj pritužbe ističe da je Komisija u svojem odgovoru od 4. ožujka 2008. tvrdila da je odobrila puni pristup Sporazumu iz 2002. Potonje uključuje posebne uvjete (Prilog C), u kojima se upućuje na dodatni prilog, *Pravila Fonda.* Međutim, podnositelju pritužbe nisu dostavljena *pravila Fonda.* Komisija stoga nije omogućila potpuni pristup zatraženim dokumentima. Komisija je u svojem mišljenju objasnila da smatra da je pitanje pristupa *pravilima Fonda* obuhvaćeno njezinim odgovorom na zahtjev za pristup Sporazumu iz 2006. Budući da je potpuni pristup Posebnim uvjetima iz Sporazuma iz 2006. izričito odbijen, podnositelj pritužbe pogrešno je zaključio da je Komisija prvo implicitno odobrila pristup, a zatim izričito odbila pristup *pravilima Fonda.*
39. Ombudsmanica napominje da je Komisija u svojem odgovoru od 4. ožujka 2008. navela da se Sporazum iz 2002. sastojao od:
1. razmjenu pisama između Komisije i EBRD-a od siječnja 2001. u vezi s obvezom Europske zajednice u iznosu od 115 milijuna EUR prema IIDSF-u; i
2. Memorandum o financiranju sklopljen 2002. između Europske zajednice i zemlje korisnice u vezi s doprinosom Europske zajednice Fondu IIDSF-a u iznosu od 80 milijuna EUR.
Komisija je odobrila potpuni pristup tim dokumentima.
40. Ombudsmanica također napominje da je u istom odgovoru Komisija definirala Sporazum iz 2006. kao bilateralni ugovorni dokument između Komisije i EBRD-a potpisan 2006. Ugovor se temelji na standardnom sporazumu o doprinosu s međunarodnom organizacijom, koji je javno dostupan na internetu[\[6\].](#_ftn6){#_ftnref6} Posebni uvjeti, na koje se poziva podnositelj pritužbe, temelje se na standardnom tekstu s varijablama koje su specifične za pojedinačne sporazume. Budući da sadržava „posebne*uvjete dogovorene između stranaka i sadržava informacije specifične za EBRD",* a s obzirom na to da je EBRD odbio pristup dokumentu zbog njegove prirode, Komisija je „dala*prednost neotkrivanju".*
41. S obzirom na prethodno navedeno, Ombudsman razumije argument podnositelja pritužbe da je Komisija pogrešno tvrdila da je odobrila *puni* pristup Sporazumu iz 2002. jer nije odobrila pristup *pravilima Fonda,* što je očito dio tog Sporazuma. Ombudsmanica smatra da taj argument nije bespredmetan, pod pretpostavkom da se *Pravila Fonda,* kojima pristup nije odobren, trebaju smatrati dijelom Sporazuma iz 2002. Međutim, čini se da Komisija tvrdi da je pitanje javnog pristupa *pravilima Fonda* riješeno prilikom ispitivanja zahtjeva za odobrenje pristupa Sporazumu iz 2006., s obzirom na to da su navedena pravila dio i Sporazuma iz 2002. i Sporazuma iz 2006. Odgovor na zahtjev podnositelja pritužbe za pristup nedvojbeno je mogao biti jasniji u tom pogledu, ali s obzirom na to da će Ombudsman u nastavku detaljnije ocijeniti materijalni aspekt pristupa, smatra da nije potrebno dodatno istražiti taj aspekt predmeta.
*Nepoštovanje zakonodavstva Zajednice koje se posebno odnosi na pristup dokumentima u vezi sa Sporazumom iz 2006.*
42. Podnositelj pritužbe tvrdio je da se Komisija nije trebala savjetovati s EBRD-om jer je Sporazum iz 2006. i sve njegove priloge sastavila Komisija, a neke je čak i sastavila Komisija. Naime, u skladu s Uredbom 1049/2001, savjetovanje je potrebno samo ako predmetni dokument potječe od treće strane ili ga je ona sastavila. Budući da to nije slučaj s Posebnim uvjetima, Komisija nije poštovala odgovarajuće odredbe zakonodavstva Zajednice. Nadalje, neovisno o tome je li se Komisija s pravom savjetovala s EBRD-om, Komisija se pogrešno pozvala na iznimku predviđenu člankom 4. stavkom 1. Uredbe 1049/2001, odnosno na to da bi otkrivanje Sporazuma iz 2006. ugrozilo zaštitu javnog interesa u pogledu međunarodnih odnosa. Nadalje, upitan je argument Komisije da bi se objavom smanjila spremnost EBRD-a na suradnju s Europskom zajednicom i da bi se time naštetilo strategiji Zajednice u njezinim odnosima s tim međunarodnim tijelom. EBRD je međunarodna organizacija koja na temelju sporazuma o njegovu osnivanju mora blisko surađivati sa svojim članicama, uključujući Europsku zajednicu.
43. Komisija je u svojem mišljenju potvrdila da su njezine službe sastavile posebne uvjete i Prilog II. (kojima je odobren puni pristup). Međutim, istaknula je da preostali dokumenti potječu od EBRD-a. Nadalje, navela je da Posebni uvjeti odražavaju ishod pregovora s EBRD-om i da se sastoje od onoga što su ugovorne stranke dogovorile. EBRD je stoga suautor ugovora. Komisija je stoga smatrala da EBRD na temelju Uredbe 1049/2001 ima pravo na savjetovanje. Osim toga, sam podnositelj pritužbe priznao je da je *Pravilnik o Fondu* dokument koji je sastavio EBRD. Kad je riječ o zaštiti javnog interesa, Komisija je tvrdila da je EBRD važan partner Europske zajednice. Surađuju u više zemalja, doprinose gospodarskom razvoju i upravljaju programima u ime Zajednice. Odnosi s njom temelje se na uzajamnom povjerenju i suradnji. To bi bilo u suprotnosti s tim načelima i pokazalo bi se štetnim za odnose s EBRD-om ako bi Komisija objavila dokumente, zanemarujući želje EBRD-a. Naime, uvođenjem iznimke predviđene člankom 4. stavkom 1. Uredbe 1049/2001 zakonodavac Zajednice naveo je da se mišljenje trećih strana mora uzeti u obzir. Komisija smatra da je EBRD u boljem položaju da procijeni bi li otkrivanje dokumenata koji potječu od EBRD-a ili suautori EBRD-a ugrozilo njegove legitimne interese.
44. Kad je riječ o savjetovanju, Europski ombudsman najprije napominje da se člankom 4. stavkom 4. (Iznimke) Uredbe 1049/2001 predviđa sljedeće:
„4.*Kad je riječ o dokumentima treće strane, institucija se savjetuje s trećom stranom kako bi procijenila je li primjenjivo izuzeće iz stavka 1. ili 2., osim ako je jasno da se dokument objavljuje ili ne.*"
U tom pogledu Europski ombudsman ističe da institucije Zajednice imaju obvezu, a ne mogućnost, savjetovati se s trećim stranama kada se zaprime zahtjevi za pristup dokumentima trećih strana, osim ako je instituciji jasno treba li ili ne treba dati pristup. Štoviše, čak i ako traženi dokument, strogo govoreći, nije dokument treće strane, Ombudsman ne vidi zašto institucije Zajednice, kada obrađuju zahtjev za pristup takvom dokumentu, ne bi trebale moći konzultirati druga tijela u pogledu vlastite procjene zahtjeva, bez stroge primjene članka 4. stavka 4. Uredbe 1049/2001. Takvo savjetovanje svakako bi povećalo mogućnost da institucije Zajednice, uključujući Komisiju, mogu dati objektivnije mišljenje pri procjeni primjenjivosti izuzeća predviđenog u članku 4. stavku 4. Uredbe 1049/2001. Međutim, Ombudsmanica napominje da se takva potencijalna savjetovanja ne mogu upotrijebiti kako bi se opravdala kašnjenja u Komisijinu postupku donošenja odluka.
45. S obzirom na prethodna razmatranja, Ombudsmanica smatra da Komisija nije prekršila Uredbu 1049/2001 kada se savjetovala s EBRD-om o mogućoj objavi Sporazuma iz 2006.
46. Kad je riječ o zaštiti javnog interesa u pogledu međunarodnih odnosa, Europski ombudsman napominje da se člankom 4. stavkom 1. (Iznimke) Uredbe 1049/2001 predviđa sljedeće:
„1.*Institucije odbijaju pristup dokumentu ako bi njegovo otkrivanje ugrozilo zaštitu:*
*(a) javni interes u pogledu:*
*... - međunarodnim odnosima ... Zajednice ili države članice.*"
47. Ombudsmanica napominje da su iznimke predviđene člankom 4. stavkom 1. točkom (a) Uredbe 1049/2001 obvezne. Stoga su institucije obvezne odbiti pristup dokumentima koji su obuhvaćeni bilo kojom od iznimaka nakon što se dokaže postojanje relevantnih okolnosti[\[7\]](#_ftn7){#_ftnref7}. Ombudsman nadalje napominje da Komisija ima široko diskrecijsko pravo u kontekstu odluke o odbijanju pristupa koja se temelji na zaštiti, *među ostalim,* javnog interesa koji se odnosi na međunarodne odnose[\[8\].](#_ftn8){#_ftnref8} Slijedom toga, opseg nadzora u tom kontekstu mora se ograničiti na provjeru poštovanja postupovnih pravila i obveze obrazlaganja, točnosti činjenica i postojanja očite pogreške u ocjeni ili zlouporabe ovlasti[\[9\].](#_ftn9){#_ftnref9} Kad je riječ o obvezi obrazlaganja, Ombudsman podsjeća da, iako je na dotičnoj instituciji da u svakom pojedinačnom slučaju dokaže da su dokumenti kojima se traži pristup doista obuhvaćeni izuzećima navedenima u Uredbi 1049/2001, možda neće biti moguće navesti razloge kojima se opravdava potreba za povjerljivošću svakog pojedinog dokumenta, a da se pritom ne otkrije sadržaj dokumenta i time iznimka liši same njegove svrhe[\[10\].](#_ftn10){#_ftnref10}
48. S obzirom na prethodno navedeno, Ombudsmanica napominje da je Komisija u svojem odgovoru od 4. ožujka 2008. objasnila sljedeće:
„*Preostali dijelovi predmetnog bilateralnog sporazuma (tj. prilozi I. i III., kao i neobjavljeni dijelovi Posebnih uvjeta i Prilog IV.) ne mogu se objaviti jer se odnose na posebne uvjete dogovorene između stranaka i sadržavaju informacije specifične za EBRD. Javno otkrivanje tih dijelova očito bi naštetilo odnosu Europske zajednice s EBRD-om, s obzirom na to da se EBRD izričito protivi objavljivanju. Naime, s jedne strane, time bi se smanjila spremnost EBRD-a na suradnju s Europskom zajednicom, a s druge bi se strane naštetilo strategiji Zajednice u njezinim odnosima s tim međunarodnim tijelom. To ne bi utjecalo samo na postojeće sporazume, već bi moglo utjecati i na buduće pregovore o sličnim pitanjima s \[EBRD-om\].* *Nadalje, to bi također negativno utjecalo na odnose Zajednice s trećim zemljama u kojima EBRD djeluje uz potporu sredstava Zajednice. Iz tih bi razloga objavljivanje predmetnih dijelova ozbiljno utjecalo na trenutačne i buduće odnose s EBRD-om i navedenim trećim zemljama, čime bi se ugrozila zaštita javnih interesa u pogledu međunarodnih odnosa Europske komisije s obama tim akterima."*
49. S obzirom na prethodno navedene okolnosti ombudsmanica smatra da je Komisija pružila dovoljno precizna objašnjenja za svoje osporavano odbijanje pristupa traženom dokumentu. Nadalje, ombudsmanica smatra da je Komisija, nakon savjetovanja s EBRD-om i nakon što je obaviještena o izričitom protivljenju EBRD-a otkrivanju[\[11\],](#_ftn11){#_ftnref11} s pravom zaključila da bi otkrivanje Sporazuma iz 2006. doista moglo ugroziti zaštitu javnog interesa u pogledu njegovih međunarodnih odnosa s EBRD-om. Naposljetku, pobijana odluka nije zahvaćena očitom pogreškom u ocjeni u pogledu zaštite javnog interesa koji se odnosi na međunarodne odnose.
50. Zbog prethodno navedenih razloga ombudsmanica smatra da je Komisija ispravno primijenila relevantne odredbe Uredbe 1049/2001 u pogledu savjetovanja s EBRD-om i zaštite javnog interesa u pogledu međunarodnih odnosa. Ombudsman stoga ne utvrđuje odgovarajući slučaj nepravilnosti u postupanju.
51. S obzirom na sve prethodno navedeno, Ombudsman ne nalazi nepravilnosti u postupanju u vezi s argumentima podnositelja pritužbe koji se odnose na dostavljanje pogrešnih i nepotpunih dokumenata, nepoštovanje zakonodavstva Zajednice u pogledu savjetovanja s trećim stranama ili zaštitu javnog interesa u pogledu međunarodnih odnosa. Stoga se tvrdnja podnositelja pritužbe ne može prihvatiti.
### C. Zaključci
Na temelju svojih istraga u vezi s tom pritužbom i kako je konkretnije navedeno u stavku 33. njegove odluke, Ombudsman je utvrdio nekoliko nedostataka u Komisijinu postupovnom postupanju sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup dokumentima. U normalnim okolnostima, utvrđivanje takvih nedostataka navelo bi Ombudsmana da izda kritičku napomenu.
Međutim, s obzirom na odgovor Komisije na primjedbe Ombudsmana u njegovoj odluci o pritužbi 3697/2006/PB, koja je uslijedila nakon nedostataka utvrđenih u ovoj odluci, Ombudsman vjeruje da će Komisija obraditi buduće zahtjeve za pristup dokumentima u skladu s praksama na koje je uputio u tom odgovoru. S obzirom na te okolnosti, Ombudsman u ovom slučaju ne smatra potrebnim iznijeti kritičku primjedbu u pogledu svojih utvrđenja iz točke 33. odluke.
Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.
P. Nikiforos DIAMANDOUROS
Sastavljeno u Strasbourgu 2. prosinca 2009.
*** ** * ** ***
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Uredba Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica, kako je izmijenjena Uredbom Vijeća (EZ, Euratom) br. 1995/2006 od 13. prosinca 2006.
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Uredba (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (SL 2001., L 145, str. 43.) (SL, posebno izdanje na hrvatskom jeziku, poglavlje 1., svezak 16., str. 70.)
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Odluka Komisije od 5. prosinca 2001. o izmjeni njezina poslovnika (priopćena pod brojem dokumenta C(2001) 3714) SL 2001., L 345, str. 94., u vezi s primjenom Uredbe (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije.
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Kako je navedeno u posebnim odredbama Priloga C Memorandumu o financiranju.
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Primjerak te odluke prosljeđuje se podnositelju pritužbe zajedno s ovom odlukom.
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Na internetskim stranicama Ureda za suradnju EuropeAid (<http://ec.europa.eu/europeaid/index_en.htm>).
[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Vidjeti predmet T-110/03 *Sison protiv Vijeća* \[2005.\] ECR II-1429, stavak 51.
[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Vidjeti predmet T-110/03 *Sison protiv Vijeća,* točku 46.
[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Vidjeti predmet T-110/03 *Sison protiv Vijeća*, stavak 47. (koji se odnosi na opseg preispitivanja CFI-ja).
[\[10\]](#_ftnref10){#_ftn10} Vidjeti predmet T-110/03 *Sison protiv Vijeća*, stavak 60.
[\[11\]](#_ftnref11){#_ftn11} Ombudsmanica se slaže s izjavom Komisije da je EBRD bio u boljem položaju da procijeni treba li objaviti dokumente koji potječu iz EBRD-a ili koje je on suautor ili bi li takvo otkrivanje ugrozilo njegove legitimne interese.