KAKGROUND NA KOMPLAINTU

1.         Ova se pritužba odnosi na nalog za povrat koji je Europska komisija izdala u vezi s projektom X. Pritužba je podnesena u ime društva koje djeluje u području društvenih znanosti, koje je bilo partner konzorcija osnovanog radi provedbe navedenog projekta. Cilj projekta bio je predložiti dugoročna rješenja kojima bi se obiteljima s niskim primanjima omogućio pristup odgovarajućem stanovanju.

2.         Provedbu predmetnog projekta trebala je financirati Europska komisija, a šest demonstracijskih kuća trebalo je izgraditi u tri različite države članice EU-a. Rad na projektu trebao se provesti u okviru devet takozvanih „radnih paketa”. Podnositelj pritužbe trebao je sudjelovati u trima od njih. Njegove su odgovornosti bile sljedeće:

(a) provesti analizu potreba osoba s niskim prihodima prije projektiranja kuća (WP1);

(b) izrađuje i provodi istraživanja o stanovnicima zgrada (WP7); i

(c) ocjenjuje projekt i korisnost njegovih rezultata (WP8).

Ova pritužba odnosi se samo na rad podnositelja pritužbe u okviru WP1 i WP7.

3.         Predmetni projekt bio je uređen ugovorom koji su potpisali Glavna uprava Komisije za energetiku i promet i partneri Konzorcija. Prilog I. (dio A) ugovoru sastojao se od financijskih oblika; Prilog I. (dio B) sadržavao je opis posla koji partneri trebaju obaviti („Opis posla”). U Prilogu II. utvrđeni su opći uvjeti za provedbu projekta („Opći uvjeti”).

4.         Zbog administrativnih problema na koje se naišlo tijekom provedbe projekta postalo je očito da se demonstracijske kuće ne mogu izgraditi. Izostanak izgradnje kuća značio je da je ugovor morao biti raskinut, a Komisija je morala procijeniti koliko bi potpore Zajednice trebali vratiti partneri Konzorcija. Komisija je zaključila da će od svih partnera osigurati povrat određenog iznosa novca koji im je Komisija prethodno prenijela. Kad je riječ o podnositelju pritužbe, Komisija je odlučila da bi trebala osigurati povrat iznosa od 36 250,54 EUR.

5.         Podnositelj pritužbe nije se složio s odlukom Komisije. Kako bi razjasnila situaciju, najprije je svoje pritužbe uputila koordinatoru projekta. Koordinator je odgovorio podnositelju pritužbe i obavijestio ga o njegovu razumijevanju situacije. Tvrdio je da dužnosnik Komisije odgovoran za projekt („tehnički službenik”) ima dva izbora: i. provesti vrlo detaljnu analizu projektnih radova koje je dovršio svaki od partnera Konzorcija ili ii. postići kompromisno rješenje. Provedba detaljne analize dovršenih radova bila bi složenija i dugotrajnija opcija. To bi podrazumijevalo i rizik od daljnjeg smanjenja financijskog doprinosa Komisije. S druge strane, kompromisno rješenje bilo je brzo rješenje u kojem bi se radni paketi iz plana rada uzimali u obzir. Koordinatorica smatra da se Komisija odlučila za kompromisno rješenje. U tom je pogledu također naveo da partneri Konzorcija imaju tri mogućnosti: (i) „svi partneri odbijaju odluku Europske komisije [Europske komisije] i zahtijevaju detaljnu analizu s prethodno navedenim rizicima”; ii. „svi partneri prihvaćaju kompromis Europske komisije”; ili iii. „svaki partner može sam stupiti u kontakt s Europskom komisijom [sic] i raspravljati s [službenikom Komisije]”.

6.         Podnositelj pritužbe zatim se obratio tehničkom službeniku Komisije i snažno prosvjedovao protiv zaključka Komisije. Tvrdila je da je poduzela i dovršila veći broj radova u okviru prvog radnog programa te je detaljno objasnila kako je rad premješten među partnerima. Podnositelj pritužbe ustrajao je na tome da je uvijek dostavljao relevantne popratne dokumente za svoj rad te je u biti zatražio detaljnu analizu rada i prava pojedinačnih partnera. Podnositelj pritužbe ponovio je svoje neslaganje s odlukom Komisije u dvama dopisima upućenima Komisiji 20. svibnja 2005. i 5. rujna 2005.[1]

7.         Podnositelj pritužbe podnio je 13. travnja 2006. službenu pritužbu Komisiji zbog kršenja Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja. Podnositelj pritužbe tvrdio je da još nije primio odgovor na prethodno navedeni dopis poslan 5. rujna 2005. Podnositelj pritužbe smatra da je to očito kršenje članka 14. prethodno navedenog Zakonika [2]. Također je izričito istaknuo, među ostalim, da je zatražio informacije o mogućim oblicima pravne zaštite.

8.        Podnositelj pritužbe podnio je 26. svibnja 2006. ovu pritužbu Ombudsmanu.

9.        Komisija je 29. svibnja 2006. odgovorila na dopis podnositelja pritužbe poslan 5. rujna 2005. U odgovoru Komisije, u kojem je izneseno konačno stajalište institucije o tom pitanju, navedeno je sljedeće:

„Nastavno na Vaš dopis od 5. rujna 2005., Komisija je koordinatoru ugovora odgovorila 28. studenoga 2005. i 6. veljače 2006., kako je predviđeno ugovornim klauzulama. Službe Komisije u svojim su odgovorima potvrdile odluke donesene u vezi s evaluacijom završnog izvješća jer nije bilo novih elemenata kojima bi se ponovno razmotrili uvjeti evaluacije. Na temelju toga Komisija je nastavila s povratom neopravdanih predujmova.

U skladu s člankom 5. stavkom 2. ugovora: Prvostupanjski sud Europskih zajednica i, u slučaju žalbe, Sud Europskih zajednica imaju isključivu nadležnost za odlučivanje o svim sporovima između Zajednice, s jedne strane, i ugovaratelja, s druge strane, u pogledu valjanosti, primjene ili tumačenja ovog ugovora.

[...] Razlozi za odbijanje dijelova troškova koje je zatražio [podnositelj pritužbe] temelje se na mogućnosti i konačnosti prijavljenog rada i povezanih rashoda, a ne na samoj činjenici rashoda. Komisiji je jasno da je [podnositelj pritužbe] nastavio s rashodima za troškove osoblja [sic] iako je bilo očito da se projekt neće provesti kako je planirano.

Ugovor je bespovratna sredstva, a ne pružanje usluga. Dobro je dokazano da je [podnositelj pritužbe] bio svjestan nedostatka potrebne dozvole za izgradnju zgrada jer se ti problemi dobro odražavaju u zapisnicima s različitih koordinacijskih sastanaka koje je održao Konzorcij. Dok su ostali partneri prestali s radom, [podnositelj pritužbe] je naizgled odlučio nastaviti s radom na radnjama koje nisu bile od koristi, s obzirom na to da zgrade neće biti podignute. Komisija nije odgovorna za vrijeme koje [podnositelj pritužbe] tvrdi[s] da je proveo u zadaćama koje nisu imale nikakvu svrhu. Primjenjujući načelo bona-fide, Komisija je prihvatila sve prijavljene troškove nastale prije bilo kakvog dokaza o odustajanju od projekta, ali ne može prihvatiti bilo kakav zahtjev za naknadno nastale troškove.”

10.      Prema kratkom sažetku dopuštenih troškova za razdoblje od 1. siječnja 2000. do 15. prosinca 2003., ukupni troškovi koje je podnositelj pritužbe zatražio za svoj rad na projektu iznosili su 93 984,59 EUR. Taj je iznos uključivao troškove osoblja, putne troškove i troškove boravka, neizravne troškove i prilagodbe.

11.      Prije naloga za povrat Komisija je podnositelju pritužbe isplatila 80 950,54 EUR. Podnositelj pritužbe smatrao je da je Komisija od njega pogrešno naplatila 36 250,74 [3] EUR. Osim toga, tvrdila je da joj je Komisija dugovala dodatni iznos od 8733,44 eura za radove koje je dovršila za projekt. Podnositelj pritužbe izračunao je svoju ukupnu tražbinu nakon naloga za povrat na 44 984,18 EUR. Taj je iznos uključivao putne troškove i troškove boravka te neizravne troškove.

12.      Kad je riječ o radu u okviru programa WP1, Komisija je prihvatila platiti podnositelju pritužbe 35 500 EUR, što je najveći iznos predviđen za njegov rad u okviru programa WP1. Međutim, podnositelj pritužbe tvrdio je da, s obzirom na to da je dovršio više radova u okviru programa WP1, ima pravo na veći iznos. Prema njezinu mišljenju, Komisija je za svoj rad u okviru programa WP1 morala platiti ukupno 45 300 eura.

13.      Kad je riječ o programu WP7, Komisija je prihvatila platiti 20 % (9 200 EUR) maksimalnog iznosa predviđenog za rad podnositelja pritužbe u okviru programa WP7 (46 000 EUR). Međutim, podnositelj pritužbe tvrdio je da je dovršio gotovo 50 % rada u okviru programa WP7 i stoga je tvrdio da je trebao primiti 21 150 EUR od Komisije za svoj rad u okviru tog programa rada.

PODODJELJAK-MATTER INQUIRY

14.      U svojoj pritužbi Ombudsmanu Ombudsman je utvrdio sljedeće navode i tvrdnje.

15.      Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija pogrešno odlučila osigurati povrat sredstava isplaćenih podnositelju pritužbe. U tom je kontekstu tvrdio sljedeće:

(a) da se u odluci Komisije nije uzelo u obzir da su relevantni troškovi nastali prije nego što je bilo jasno da se demonstracijske kuće neće graditi;

(b) da je Komisija pogrešno propustila temeljiti svoju odluku o povratu na stvarnim, a ne na procijenjenim troškovima, iako mjerodavna primjenjiva uredba Zajednice zahtijeva da prihvaćeni troškovi moraju biti stvarni troškovi;

(c) da je Komisija pogrešno zaključila da Komisija nije odobrila (izričito ili prešutno) prijenos rada između "radnih paketa" projekta.

16.      Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da mu Komisija prvotno nije dostavila informacije o mogućim pravnim sredstvima (članak 19. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja).

17.      Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala opozvati svoju odluku o povratu i platiti je u cijelosti za stvarne sate koje je odradila osoba koja je izravno obavila znanstveni rad i proizvela rezultate dostavljene Komisiji.

18.      Podnositelj pritužbe tvrdio je i da Komisija nije odgovorila na njegov dopis od 5. rujna 2005. te je time prekršila članak 14. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja. Budući da je 6. lipnja 2006. podnositelj pritužbe obavijestio Ombudsmana da je Komisija u međuvremenu odgovorila na navedeni dopis, Ombudsman je, u skladu s člankom 195. Ugovora o EZ-u, smatrao da više nema potrebe za pokretanjem istrage o toj tvrdnji.

INQUIRY

19.      Dopisom od 8. kolovoza 2006. Ombudsman je pokrenuo istragu o navodima i tvrdnjama podnositelja pritužbe navedenima u točkama od 15. do 17. ove presude. Stoga je od Komisije zatražio da podnese mišljenje o tom pitanju, što je ona učinila 6. ožujka 2007. Mišljenje je proslijeđeno podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje, koji je on predstavio 19. travnja 2007.

20.      Nakon što je ispitao mišljenje Komisije i primjedbe podnositelja pritužbe, Ombudsmanica je smatrala da je potrebno provesti daljnje istrage tražeći od Komisije određena pojašnjenja. Dodatno mišljenje Komisije o pitanjima koja je postavio Ombudsman proslijeđeno je podnositelju pritužbe na očitovanje, koje je on poslao 9. lipnja 2008.

OMBUDSMAN-ova ANALIZA I ZAKLJUČCI

Uvodne napomene

U pogledu opsega revizije Europskog ombudsmana

21.      U skladu s člankom 195. Ugovora o EZ-u Europski ombudsman ovlašten je primati pritužbe „u vezi s nepravilnostima u djelovanju institucija ili tijela Zajednice.” Europski ombudsman smatra da do nepravilnosti u postupanju dolazi kada javno tijelo ne djeluje u skladu s pravilom ili načelom koje je za njega obvezujuće. Nepravilnost se stoga može utvrditi i kada je riječ o ispunjavanju obveza koje proizlaze iz ugovora koje su sklopile institucije ili tijela Zajednica.

22.      Međutim, Ombudsman smatra da je opseg nadzora koji može provesti u takvim slučajevima nužno ograničen. Konkretno, Europski ombudsman smatra da ne bi trebao nastojati utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u vezi s relevantnim nacionalnim pravom i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima.

23.      Ombudsman stoga smatra da je u predmetima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti njegovu istragu na ispitivanje je li mu institucija ili tijelo Zajednice pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto smatra da je njegovo stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ako je to slučaj, Europski ombudsman zaključit će da njegovom istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju. Taj zaključak neće utjecati na pravo stranaka da njihov ugovorni spor ispita i mjerodavno riješi nadležni sud.

Kad je riječ o pritužbama koje su navodno podnijeli drugi članovi Konzorcija

24.      Komisija je u svojem daljnjem mišljenju napomenula da nijedan drugi član Konzorcija nije imao problema s Komisijinim nalogom za povrat niti je podržao zahtjev podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe u svojim je daljnjim očitovanjima istaknuo da je ta izjava namjeran pokušaj Komisije da obmane Ombudsmana jer je Komisija zapravo zaprimila pritužbe i od četiriju drugih partnera Konzorcija. Iako su ti ugovaratelji podnijeli pritužbu Komisiji, samo je podnositelj pritužbe u konačnici odlučio osporiti odluku Komisije pred Ombudsmanom.

25.      Ombudsmanica napominje da navedeno pitanje nije odmah relevantno za razmatranje ove pritužbe. Također nije jasno je li podnositelj pritužbe želio iznijeti daljnje tvrdnje o tom pitanju. U svakom slučaju, Ombudsman smatra da nema potrebe za ispitivanjem odnosa između Komisije i drugih članova Konzorcija jer taj odnos očito nije obuhvaćen ovom istragom. Ombudsman stoga smatra da pitanje koje je postavio podnositelj pritužbe nije potrebno ispitati u ovoj istrazi. Međutim, svaki pokušaj institucije ili tijela Zajednice da obmane Europskog ombudsmana očito bi predstavljao ozbiljan slučaj nepravilnosti u postupanju. Ombudsman će stoga zatražiti od Komisije da mu dostavi dodatne informacije o tom pitanju kako bi mogao odlučiti je li potrebno daljnje djelovanje.

Kad je riječ o pristupu Europskog ombudsmana

26.      Ombudsmanica napominje da se prva tvrdnja podnositelja pritužbe sastoji od tri skupa argumenata. Čini se da se prva dva, predstavljena u točki 15. podtočkama (a) i (b), odnose na rad podnositelja pritužbe u okviru programa WP7. Posljednje, sažeto u točki 15. podtočki (c), odnosi se na veće radno opterećenje koje podnositelj pritužbe navodi u okviru prvog radnog programa. Ombudsman stoga smatra da bi trebao ispitati tu tvrdnju tako da prvo razmotri argumente koje su iznijeli podnositelj pritužbe i Komisija u vezi s prvim radnim programom, a zatim one koji se odnose na sedmo radno mjesto.

A. U pogledu prvog radnog programa i prijenosa rada između radnih paketa (stavak 15. točka (c))

Argumenti podneseni Ombudsmanu

27.      U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe napomenuo je da su smjene povezane s poslom između proračunskih linija i radnih paketa dopuštene u skladu s člankom 22. stavkom 5. Općih uvjeta. Tvrdila je da je većinu posla obavila u okviru prvog radnog programa i da se to na odgovarajući način odrazilo u zapisniku s uvodnog sastanka Konzorcija od 14. siječnja 2000., kao i u financijskoj dokumentaciji, u rezultatima koje je izradio podnositelj pritužbe i u tehnološkom provedbenom planu.

28.      Komisija je 20. svibnja 2005. poslala e-poruku partnerima Konzorcija. U toj je poruci e-pošte objasnila da se odstupanja od prvog radnog mjesta ne mogu prihvatiti ako Komisiji nije podnesen prethodni zahtjev i ako ga Komisija nije prihvatila. Komisija je naglasila da nikad nije primila takav zahtjev. U tom je kontekstu istaknula izmjenu ugovora u kojoj Konzorcij nije predložio nikakve izmjene WP1.

29.      U svojem odgovoru na navedenu e-poruku podnositelj pritužbe tvrdio je da je prijenos rada između radnih paketa proveden u skladu s relevantnim pravilima. Budući da je odstupanje u radu u okviru prvog programa rada bilo manje (otprilike 12 %), nije bilo potrebe za dopisom koordinatora projekta kojim bi se opravdao prijenos ili izmjena ugovora. Taj se postupak primjenjivao samo na odstupanja veća od 20 %. Podnositelj pritužbe smatrao je da je, s obzirom na to da za takva manja odstupanja nije bilo potrebno dopuštenje Komisije, Komisija trebala jednostavno analizirati stvarni rad svakog partnera. Prema podnositelju pritužbe, Komisija to nije učinila. Zbog toga neki partneri nisu bili plaćeni za rad koji su obavili, dok su drugi partneri bili plaćeni za rad koji nikad nisu obavili.

30.      Podnositelj pritužbe nadalje je tvrdio da uvodne primjedbe o četirima rezultatima u okviru programa WP1, koje su Komisiji dostavljene 11. lipnja 2001., jasno pokazuju da je dostavio sva četiri rezultata.

31.      Komisija je smatrala sljedeće:

„ u ovoj fazi nije bilo moguće prihvatiti više troškova od onih dogovorenih u ugovoru i relevantnih za WP1 & 2 budući da takav zahtjev za promjenu proračuna nije podnesen Komisiji tijekom trajanja ugovora. Potrebno je pojasniti da u slučaju odstupanja od manje od 20 % u odnosu na proračun korisnika nema potrebe za izmjenom, ali i dalje postoji potreba za prethodnom obaviješću, kako je objašnjeno u članku 22.5. Priloga II. ugovoru, Općim uvjetima „ (dopis Komisije od 20. srpnja 2005.).

32.      Komisija je podsjetila i da je u skladu s člankom 3. ugovora [4] morala financirati prihvatljive troškove projekta do najvišeg iznosa navedenog u ugovoru.

33.      Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima tvrdio da se Komisija namjerno suzdržala od upućivanja na zapisnike s ranih projektnih sastanaka, na primjer na zapisnik s uvodnog sastanka od 14. siječnja 2000. Ti su zapisnici bili valjan i pravni alat za obavješćivanje Komisije o odstupanjima od planiranog rada. Priznajući postojanje tog dokumenta, Komisija bi priznala da je bila u potpunosti obaviještena o odstupanju i većoj količini posla koji je podnositelj pritužbe dovršio u okviru programa WP1. Zapisnici sa sastanaka, periodična izvješća o napretku i rezultati koje je Komisija prihvatila bili su dostatni za obavješćivanje Komisije o relevantnim smjenama povezanima s radom. Međutim, Komisija nije pravilno analizirala tu dokumentaciju. Stoga je pogrešno odlučio platiti nekim partnerima za rad koji nikad nisu obavili i nikad nisu zatražili te je propustio platiti podnositelju pritužbe za dodatni rad koji je dovršio i s pravom zatražio u okviru programa WP1.

34.      Nakon analize dostavljenih informacija Ombudsmanica je smatrala da su potrebne dodatne informacije o tom aspektu pritužbe. Stoga je od Komisije zatraženo da odgovori na sljedeće pitanje:

Može li se Komisija očitovati o argumentima podnositelja pritužbe da je Komisija propisno obaviještena (u skladu s člankom 22. stavkom 5. Općih uvjeta) o smjenama povezanima s radom u okviru programa WP1 i o većem radu koji je podnositelj pritužbe ostvario u tom pogledu putem zapisnika sa sastanaka, izvješća o napretku, financijskih dokumenata i tehnološkog provedbenog plana?

35.      Komisija je u svojem dopunskom mišljenju ponovila da je, suprotno članku 22. stavku 5. Općih uvjeta, ugovaratelji nisu obavijestili o odstupanjima povezanima s poslom.

36.      Podnositelj pritužbe u svojim je daljnjim očitovanjima uputio na članak 4. Općih uvjeta, kojim se koordinatora obvezuje da podnosi periodična izvješća koja sadržavaju informacije o napretku rada, upotrijebljenim resursima, odstupanjima od rasporeda i rezultatima. Zapisnici sa sastanaka, periodična izvješća o napretku, financijska dokumentacija i tehnološki provedbeni plan propisno su dostavljeni Komisiji. U članku 4. navodi se da se „u nedostatku primjedbi Komisije, rezultati projekta (...) smatraju odobrenima u roku od dva mjeseca od njihova primitka”. Prema podnositelju pritužbe, Komisija bi povrijedila vlastite postupke da je prihvatila završni projektni dokument, odnosno tehnološki provedbeni plan, a da nije ispitala radove koje je obavio svaki pojedinačni projektni partner. Komisija je prihvatila svu relevantnu projektnu dokumentaciju, od zapisnika sa sastanaka do plana tehnološke provedbe.

37.      Prema podnositelju pritužbe, Komisijino tumačenje članka 3. ugovora bilo je pogrešno jer se najviši iznos koji je tamo naveden za doprinos Zajednice nije odnosio na pojedinačne radne pakete, nego na ugovor u cjelini.

Procjena Europskog ombudsmana

38.      Ombudsman na početku napominje da su, u skladu s člankom 22. stavkom 5. Općih uvjeta ugovora, ugovaratelji ovlašteni međusobno prenositi proračun naveden u tablici indikativne raščlambe procijenjenih prihvatljivih troškova, pod uvjetom da: (i) "obavješćuju Komisiju o takvim prijenosima nakon potpisivanja sporazuma kojim se potvrđuje da opseg projekta i uvjeti sudjelovanja (...) nisu bitno izmijenjeni"; i ii. „ukupni preneseni iznosi ne premašuju 20 % iznosa dodijeljenog korisniku u tablici okvirne raščlambe procijenjenih prihvatljivih troškova.”

39.      U skladu s člankom 2. stavkom 1. točkom (g) Općih uvjeta, koordinator je bio zadužen za administrativnu koordinaciju projekta. Konkretnije, uloga koordinatora bila je obavijestiti Komisiju o „prijenosima u proračunu navedenima u tablici indikativne raščlambe procijenjenih prihvatljivih troškova među ugovarateljima i među kategorijama izvršenima u skladu s člankom 22. stavkom 5. ovog Priloga nakon obavijesti zainteresiranim stranama.”

40.      U skladu s člankom 2. stavkom 2. točkom (f) Općih uvjeta, ugovaratelji su trebali „obavješćivati koordinatora o prijenosima u proračunu navedenom u tablici o indikativnoj raščlambi procijenjenih prihvatljivih troškova među njima i među kategorijama čim izvrše takve prijenose u skladu s uvjetima utvrđenima u članku 22. stavku 5.” Općih uvjeta.

41.      Ombudsmanica je pažljivo pregledala zapisnik sa sastanka od 14. siječnja 2000., koji uključuje kratak opis rada koji je podnositelj pritužbe trebao provesti u okviru programa WP1. U skladu s tim zapisnikom podnositelj pritužbe morao je „poduzeti vanjsku analizu (...) na makrorazini u svakoj od triju zemalja” i „postići unutarnju analizu u svakoj zemlji” uz pomoć drugih partnera.

42.      Prema popisu rezultata koje je Konzorcij trebao proizvesti u okviru programa WP1, podnositelj pritužbe bio je odgovoran samo za „sažetak analize potreba u trima zemljama obuhvaćenima eksperimentom”, koji je bio jedan od četiri rezultata u okviru programa WP1. Ostala tri rezultata u okviru prvog programa rada bile su analize potreba koje je trebalo provesti u trima predmetnim zemljama. Predviđeno je da će provedba tih analiza biti zadaća drugih projektnih partnera. Stoga se čini da je podnositelj pritužbe doista obavio više posla u okviru programa WP1 nego što je prvotno bilo predviđeno. Međutim, u navedenom zapisniku nije izričito navedena činjenica da je rad koji su predvidjeli drugi projektni partneri preraspodijeljen podnositelju pritužbe i da je proračun trebalo na odgovarajući način prilagoditi.

43.      Ombudsmanica nadalje napominje da izričite informacije o odstupanjima povezanima s poslom među partnerima u okviru prvog programa rada nisu sadržane ni u uvodnim napomenama četiriju ciljeva u okviru prvog programa rada, od kojih sva četiri tvrde da ih je podnositelj pritužbe dostavio. Osim toga, ona nije sadržana u opisu rezultata postignutih u tehničkom provedbenom planu. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija propisno obaviještena o odstupanjima povezanima s radom putem financijskih dokumenata koje je Komisija odobrila i prihvatila. Međutim, podnositelj pritužbe nije dostavio nikakvo konkretno upućivanje na određeni financijski dokument u prilog svojoj izjavi.

44.      Stoga se čini da koordinator projekta nije u dovoljnoj mjeri obavijestio Komisiju o promjenama u vezi s radom i proračunom u okviru programa WP1, kako se zahtijeva člankom 2. stavkom 1. točkom (g) i člankom 22. stavkom 5. Općih uvjeta. Osim toga, nema dokaza koji bi upućivali na to da je podnositelj pritužbe pisao koordinatoru projekta, obavijestio ga o odstupanjima u radu u okviru programa WP1 i zatražio da se te informacije proslijede Komisiji, kako je predviđeno u prethodno navedenom članku 2. stavku 2. točki (f) Općih uvjeta.

45.      Na temelju prethodnih razmatranja ombudsmanica smatra da se ne može smatrati da je utvrđeno stajalište podnositelja pritužbe da je Komisija propisno obaviještena o odstupanjima povezanima s radom u okviru programa WP1 i da je potonji (izričito ili prešutno) podržao prijenos rada između radnih paketa projekta.

46.      Ombudsmanica stoga smatra razumnim zaključak Komisije o tome je li propisno obaviještena o prijenosima između partnera povezanima s poslom u okviru programa WP1. S obzirom na te okolnosti, odluka Komisije da podnositelju pritužbe plati 100 % predviđenih rashoda (35 500 EUR), ali ne i veći iznos koji je zatražio podnositelj pritužbe (45 300 EUR), čini se razumnom.

B. Što se tiče programa WP7

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

Kad je riječ o vremenu obavljenog posla (stavak 15. točka (a))

47.      U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da je odluka Komisije da od njega povrati sredstva pogrešna jer nije uzela u obzir da su relevantni troškovi nastali prije nego što je bilo jasno da se demonstracijske kuće neće graditi.

48.      Stajalište Komisije može se sažeti kako slijedi.

49.      Krajem 2001. i početkom 2002. bilo je jasno da nije dobivena građevinska dozvola za zgrade na lokaciji u Ujedinjenoj Kraljevini. U lipnju 2002. bilo je jasno da postoji niz problema s francuskim i finskim područjima; Što je najvažnije, posao nije započeo ni na jednom od njih. Bilo je očito da bez produljenja ugovora radovi nisu mogli biti dovršeni u roku predviđenom ugovorom [5]. Svi su ugovaratelji znali da nije sigurna pozitivna odluka Komisije o produljenju ugovora. Na koordinacijskom sastanku održanom 12. prosinca 2002. bilo je jasno da nije bilo građevinskih radova.

50.      Komisija je 28. siječnja 2003. pristala podržati zahtjev za produljenje pod uvjetom da se administrativni problemi povezani s izgradnjom svih lokacija (u Ujedinjenoj Kraljevini, Francuskoj i Finskoj) brzo riješe. Bilo je jasno da se radovi predviđeni ugovorom ne mogu dovršiti bez predmetnog produljenja. U to vrijeme nije imalo smisla obavljati radove na projektu dok se službeno ne donese izmjena ugovora povezana s produljenjem. Međutim, podnositelj pritužbe nastavio je obavljati određene poslove. Komisija smatra da su troškovi koje je podnositelj pritužbe naveo u vezi s tim radovima nastali nakon što je bilo jasno da se demonstracijske kuće neće graditi. S obzirom na to, nije bilo moguće provesti istraživanja o stanovnicima zgrada [6]; Stoga je bilo beskorisno nastaviti raditi na njihovoj pripremi. Zbog toga je Komisija 5. lipnja 2003. poslala dopis prije okončanja postupka. Komisija je u tom kontekstu napomenula da nema smisla dovršiti rezultat koji ne bi imao željeni učinak, samo kako bi se osiguralo postizanje maksimalnog doprinosa Zajednice. Komisija se stoga nije mogla smatrati odgovornom za odluku podnositelja pritužbe da poduzme mjere koje nigdje ne bi dovele do toga. Komisija je u listopadu 2003. obavijestila ugovaratelje da je ugovor raskinut. Nadalje, napomenula je da je podnositelj pritužbe nije obavijestio o radu koji je u tijeku prije podnošenja završnog izvješća.

51.      Na temelju prethodno navedenog Komisija je smatrala da je taj dio prve tvrdnje podnositelja pritužbe neutemeljen.

52.      Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima iznio sljedeće argumente.

53.      Podnositelj pritužbe nije mogao obavijestiti Komisiju o radu koji je u tijeku do podnošenja završnog izvješća jer je, u skladu s člancima 2. i 4. Općih uvjeta, uloga koordinatora projekta bila da Komisiji dostavi sve dokumente i korespondenciju povezane s projektom. Stoga bi podnositelj pritužbe prekršio ugovor i relevantne postupke da je obavijestio Komisiju o svim tekućim poslovima.

54.      U odgovoru na primjedbu Komisije da je, nakon problema s provedbom projekta, podnositelj pritužbe trebao znati da je vrlo malo vjerojatno da će se rad nastaviti ili dovršiti, podnositelj pritužbe izjavio je da Komisija „nije savjetovala ili čak dala naslutiti konzorciju da prestane s bilo kakvim radom sredinom 2002.”. Naprotiv, Komisija je u siječnju 2003. savjetovala Konzorciju da zatraži produljenje od devet mjeseci i „čak ni u ovom trenutku Komisija nije predložila obustavu svih radova na projektu”. Službena obavijest o otkazivanju ugovora izdana je 15. listopada 2003. Podnositelj pritužbe odlučio je na temelju vlastite presude prekinuti svoj rad na projektu 24. veljače 2003., odnosno šest mjeseci prije službenog otkazivanja projekta.

55.      Nakon analize dostavljenih informacija Ombudsmanica je smatrala da su potrebne daljnje istrage u vezi s tim aspektom pritužbe. U tu je svrhu zatražio od Komisije da se očituje o sljedećem pitanju.

S obzirom na činjenicu da se čini da je Komisija prihvatila podržati zahtjev za produljenje projekta 28. siječnja 2003. i da podnositelj pritužbe tvrdi da je prestao raditi na projektu 24. veljače 2003. na vlastitu inicijativu, može li Komisija navesti kada je točno podnositelj pritužbe trebao znati da se projekt neće provesti i da je stoga trebao prestati raditi na njemu?

56.      Komisija je u svojoj replici ponovila da je u svojem dopisu od 28. siječnja 2003. doista podržala zahtjev za proširenje ugovora. Međutim, to je bilo uvjetovano brzim rješavanjem postojećih administrativnih problema. Budući da taj uvjet nije bio ispunjen, produljenje nije odobreno i ugovor je raskinut. Komisija je ponovila svoje stajalište da je podnositelj pritužbe znao da nisu ispunjeni uvjeti za pokretanje radova na relevantnim lokacijama. Podnositelj pritužbe sudjelovao je 7. i 8. ožujka 2002. na koordinacijskom sastanku na kojem su, kako je navedeno u odgovarajućem zapisniku, ti problemi već bili poznati. Podnositelj pritužbe je 10. lipnja 2002., zajedno sa svim drugim ugovarateljima, znao da je vjerojatnost dobivanja produljenja ugovora vrlo mala. Svi ostali izvođači djelovali su razborito i u to vrijeme prestali raditi na projektu, osim određenih poslova koordinacije i upravljanja ugovorima koji nisu bili povezani s podnositeljem pritužbe. Komisija je nadalje istaknula da je u prosincu 2002. bilo očito da podnositelj pritužbe nije dovršio nijedan drugi posao osim pripremnih zadataka koje je Komisija prihvatila i platila. U siječnju 2003. još uvijek je bilo jasno da nema smisla obavljati radove sve dok se ne riješe problemi u vezi s administrativnim dozvolama za sva gradilišta. Podnositelj pritužbe stoga je tvrdio da je obavio posao u trenutku kada to nije bilo razumno učiniti.

57.      Podnositelj pritužbe u svojim je daljnjim očitovanjima naveo da Komisija nije objasnila zašto nije okončala projekt 2001. i zašto ga je nastavila financirati sljedeće dvije godine. Podnositelj pritužbe istaknuo je da nije sporno da je Komisija raskinula ugovor tek u listopadu 2003., a ne ranije, odnosno 2001. ili 2002.

58.      Podnositelj pritužbe uputio je na članak 7. stavak 6. Općih uvjeta, u kojem se navodi da „glavni ugovaratelji poduzimaju odgovarajuće mjere za otkazivanje ili smanjenje svojih obveza nakon primitka dopisa Komisije kojim ih se obavješćuje o raskidu ugovora (...)”. Obavijest o otkazivanju ugovora poslana je 15. listopada 2003. Podnositelj pritužbe prestao je raditi na projektu u veljači 2003.

59.      Podnositelj pritužbe nadalje se nije složio s izjavom Komisije da su „svi ostali ugovaratelji prestali s radom već 10. lipnja 2002.”. Prema njezinu mišljenju, produljenje ugovora nije zatraženo 10. lipnja 2002. niti je Komisija 2002. čak dala naznake o mogućem raskidu ugovora zbog tehničkih razloga. Nadalje, nije bilo odluke Komisije od 10. lipnja 2002. Na taj je datum Konzorcij održao svoj redoviti godišnji sastanak na kojem su partneri raspravljali o problemima koji se odnose na lokaciju u Ujedinjenoj Kraljevini. Zahtjev za produljenje projekta podnesen je u veljači 2003. nakon sastanka u prostorijama Komisije u Bruxellesu koji je održan u siječnju 2003. Prema podnositelju pritužbe, to je bio trenutak u kojem su projektni partneri zamrznuli aktivnosti povezane s gradilištima. Do tada je podnositelj pritužbe već završio svoj posao i čekao odluku Komisije.

U pogledu stvarnih i procijenjenih troškova (točka 15. podtočka (b))

60.      Podnositelj pritužbe tvrdio je da su svi njegovi troškovi povezani s projektom bili stvarni troškovi i da je Komisija, u skladu sa svojim pravilima, trebala podnositelju pritužbe nadoknaditi te rashode.

61.      Komisija je objasnila da može financirati samo prihvatljive troškove projekta. Oni su definirani u člancima 22. i 23. Općih uvjeta. Da bi bili prihvatljivi, troškovi su morali biti "nužni" za projekt. Komisija je istaknula da nadoknada troškova ni u kojem slučaju nije automatsko plaćanje traženih troškova. Nadležni tehnički službenik uvijek mora procijeniti nužnost troškova nastalih za provedbu projekta. Prema Komisiji, „zauzimanje drukčijeg pristupa bilo bi u suprotnosti s načelom dobrog financijskog upravljanja jer bi Komisija morala priznati i nadoknaditi sve stvarne troškove, tj. sve troškove za koje je ugovaratelj tvrdio da su nastali.”

62.      Komisija je zauzela stajalište da su troškovi koje je prijavio podnositelj pritužbe samo izjava o vremenu koje je potonji dodijelio za izvršenje zadaća i da podnositelj pritužbe „nije dokazao prijavljene stvarne troškove”. Nije bilo načina za pozitivnu provjeru točnosti tvrdnje, ali su postojala dva elementa na temelju kojih je Komisija mogla pretpostaviti da je tvrdnja pretjerana. To su bili sljedeći: (i) radnim paketom predviđeno je dovršenje mnogo većeg broja zadaća za isti proračun, a većina zadaća nikad nije poduzeta; i ii. pri usporedbi kvalitete dostavljenih upitnika s onima izrađenima u drugim sličnim predmetima činilo se da je podnositelju pritužbe potrebno vrlo malo vremena za njihovu izradu.

63.      Kako je navedeno u točki 13., Komisija je odlučila prihvatiti 20 % (9 200 EUR) predviđenih rashoda u okviru programa WP7 (46 000 EUR) u dobroj vjeri, „uz pretpostavku” da je podnositelj pritužbe mogao potrošiti relevantno vrijeme pri planiranju mjere koju naknadno nije proveo.

64.      Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima iznio sljedeće argumente.

65.      Svi njegovi troškovi bili su "nužni" za projekt tijekom 2000., 2001., 2002. i do 24. veljače 2003. Tehnički službenik zadužen za projekt nije iznio nijednu primjedbu o rezultatima ili financijskim potraživanjima iz 2000., 2001. ili 2002., a činjenica da podnositelj pritužbe nije mogao dovršiti svoj rad 2003. nije imala nikakve veze s njegovom ulogom u projektu, nego je bila povezana samo s činjenicom da drugi partneri nisu uspjeli izgraditi demonstracijske kuće.

66.      Podnositelj pritužbe istaknuo je da je Komisija počinila formalnu pogrešku navodeći da je podnositelj pritužbe zatražio 46 000 EUR za program WP7. Tvrdila je da je to jasno upućivalo na to da Komisija nije pravilno analizirala financijske dokumente. Iznos koji je podnositelj pritužbe zatražio za program WP7 zapravo je iznosio 21 150 EUR; ta je činjenična pogreška ozbiljno ugrozila vjerodostojnost svakog izračuna Komisije u vezi s prihvaćenim troškovima i zahtjevima za nadoknadu. Podnositelj pritužbe smatrao je da je proveo oko 49 % posla koji je trebao obaviti u okviru programa WP7 jer smatra da je za izradu socioloških istraživanja općenito potrebno barem isto vrijeme kao i za naknadnu usporednu analizu podataka. Prema radu predviđenom u okviru programa WP7, provedbu anketa i nacionalne analize trebali su provesti drugi partneri. Ono što je podnositelj pritužbe morao učiniti, ali nije mogao iz razloga koji su izvan njegove kontrole, bila je usporedna analiza podataka nakon što su drugi partneri dovršili prethodno navedena nacionalna izvješća. Stoga je zaključak Komisije da prihvati samo 20 % predviđenih rashoda bio, prema mišljenju podnositelja pritužbe, potpuno proizvoljn.

67.      Podnositelj pritužbe nadalje je napomenuo da Komisija nije dostavila nikakav dokaz da su se njezini izračuni prihvaćenih troškova i iznosa koje treba nadoknaditi temeljili na „stvarnim” umjesto na „procijenjenim” troškovima. Na primjer, Komisija je priznala da je podnositelj pritužbe trebao prisustvovati sastancima s drugim ugovarateljima i da je morao provesti određene dane putujući, ali nije navela podatke o tim troškovima i načinu njihova izračuna u odnosu na prihvaćeni iznos od 9 200 EUR. Moralo se priznati da su ti putni troškovi stvarni i da su propisno evidentirani u financijskim izvještajima Komisije. Podnositelj pritužbe stoga je ponovio da je Komisija trebala prihvatiti relevantne troškove koje je imala za očekivane rezultate, putne troškove i neizravne troškove (režijske troškove).

68.      Podnositelj pritužbe nije se složio sa zaključkom Komisije da nije bilo načina za pozitivnu provjeru točnosti tvrdnje te je izjavio da je u članku 25. Općih uvjeta jasno objašnjeno kako je trebalo utvrditi opravdanost troškova.

69.      Nakon analize dostavljenih informacija ombudsmanica je smatrala da su potrebne daljnje istrage u vezi s tim dijelom pritužbe. Stoga je zatražio od Komisije da odgovori na sljedeća pitanja:

Podnositelj pritužbe u svojim se primjedbama nije složio s mišljenjem Komisije da „nije bilo načina za pozitivnu provjeru točnosti tvrdnje” koju je dostavio. Može li Komisija, molim vas, komentirati to?

Može li Komisija iznijeti primjedbe i na primjedbu podnositelja pritužbe da je Komisija počinila službenu pogrešku u pogledu iznosa koji je zatražio podnositelj pritužbe? U tom kontekstu, može li se Komisija očitovati o nepodudarnostima između brojki koje je dostavio podnositelj pritužbe i brojki koje je dostavila Komisija?

70.      Komisija je u svojem daljnjem mišljenju navela da se financijska tvrdnja podnositelja pritužbe sastojala od izjave o broju radnih sati koje je podnositelj pritužbe potrošio na projekt. Komisija je tvrdnju mogla provjeriti samo ex post. Većina zatraženih radova temeljila se na radnom vremenu osoblja podnositelja pritužbe i nije bilo ovjerenih evidencija radnog vremena, računa ili drugih elemenata na temelju kojih bi Komisija mogla provjeriti stvarne rashode. Komisija je stoga mogla ocijeniti navedeno radno opterećenje samo na temelju predstavljenog rada i procjena sadržanih u programu rada ugovora.

71.      Kad je riječ o radu na koji se poziva podnositelj pritužbe, Komisija je napomenula da iz upitnika koji je dostavio podnositelj pritužbe proizlazi da su sva pitanja koja je razvio općenita osim jednog (pitanje 003). Dodana vrijednost rada trebala je biti u tumačenju upitnika nakon primitka svih odgovora. Upitnike očito nitko nije popunio jer ih nije bilo tko primiti. Stoga nije bilo smisla za to potraživati troškove povezane s poslom. Komisija smatra da je tvrdnja o 423 radna sata potpuno neprihvatljiva.

72.      Kad je riječ o izračunima, Komisija je tvrdila da nije počinila nikakvu formalnu pogrešku jer je pristala podnositelju pritužbe platiti paušalni iznos za pripremne zadaće izvršene u okviru programa WP7. Što se tiče ostatka posla, nije bilo dokaza da je ostvaren.

73.      U svojim daljnjim primjedbama podnositelj pritužbe ponovio je da Komisija nije upotrijebila stvarne troškove u svojoj evaluaciji rada obavljenog u okviru projekta, nego se umjesto toga oslonila na procjene. Nije bilo jasno kako bi Komisija mogla procijeniti da rad podnositelja pritužbe odgovara 20 % vrijednosti programa WP7, ne uzimajući u obzir ovjerene vremenske listove.

74.      Podnositelj pritužbe nadalje se pozvao na članke 23. i 25. Općih uvjeta, kojima se utvrđuju obveze ugovaratelja i način na koji bi Komisija trebala provoditi svoju kontrolu.

           Članak 23. stavak 1. točka (a) glasi kako slijedi:

„Svo radno vrijeme koje se naplaćuje na temelju ugovora mora se evidentirati tijekom cijelog trajanja projekta ili, u slučaju koordinatora, najkasnije dva mjeseca nakon završetka projekta te ga najmanje jednom mjesečno mora ovjeriti osoba odgovorna za rad koju je odredio ugovaratelj (...) ili propisno ovlašteni odgovorni financijski službenik ugovaratelja.”

           Članak 25. glasi kako slijedi:

„Prihvatljivi troškovi nadoknađuju se ako ih je izvođač opravdao. U tu svrhu ugovaratelj redovito i u skladu s uobičajenim računovodstvenim konvencijama države u kojoj ima poslovni nastan vodi računovodstvenu dokumentaciju projekta i odgovarajuću dokumentaciju kojom se posebno potkrepljuju i opravdavaju troškovi i vrijeme navedeni u njegovim izvješćima. Ta dokumentacija mora biti precizna, potpuna i učinkovita.”

75.      Podnositelj pritužbe nije se složio sa zaključkom Komisije da nema ovjerene evidencije radnog vremena. Tvrdio je da su njegove evidencije radnog vremena, u skladu s pravilima Komisije, potvrdili osoba zadužena za rad i propisno ovlašteni financijski službenik. Podnositelj pritužbe ustrajao je na tome da je u potpunosti ispunio svoje obveze iz ugovora i vodio ovjerene evidencije radnog vremena, koje je Komisija mogla provjeriti u bilo kojem trenutku, tijekom i nakon projekta. Podnositelj pritužbe nadalje je napomenuo da je Komisija odlučila da neće provjeriti ovjerene evidencije radnog vremena projektnih partnera. Komisija je to odbila učiniti čak i kada je podnositelj pritužbe to izričito zatražio 2005. Komisija je stoga odlučila temeljiti svoju odluku na procjenama, bez jasnih pravila i bez odgovarajućeg i pravodobnog stručnog pregleda. Nije ni uzela u obzir posebne putne troškove za projektne sastanke, koji su dokumentirani zrakoplovnim i željezničkim kartama. Komisijina ukupna procjena bila je brzo rješenje kojim je zapravo sankcioniran najmanji partner u Konzorciju, odnosno podnositelj pritužbe, i u apsolutnom i u relativnom smislu.

76.      Prema podnositelju pritužbe Komisija je potvrdila da radno opterećenje može ocijeniti samo na temelju rezultata i procjena sadržanih u programu rada ugovaratelja. Komisija je stoga potvrdila da je upotrijebila procijenjene troškove umjesto stvarnih troškova nastalih tijekom provedbe projekta. Međutim, stvarni troškovi bili su jedina pravna osnova za Komisijino prihvaćanje troškova [7]. Neprimjenjivanje pravila o stvarnim troškovima od strane Komisije bio je ključni razlog za ovaj prigovor.

77.      Prema mišljenju podnositelja pritužbe Komisija je u svojem početnom mišljenju o pritužbi počinila činjeničnu pogrešku time što je potvrdila da je podnositelj pritužbe zatražio 46 000 EUR za program WP7 i da je taj iznos „više od ukupnog predviđenog iznosa u slučaju da je obavljen cijeli posao”. Komisija u svojem daljnjem mišljenju nije objasnila svoje prethodne pogreške u izračunu.

78.      Rad podnositelja pritužbe u okviru programa WP7 nije bio „procijenjen od strane ravnopravnih tijela” u roku predviđenom postupcima Komisije. Pet godina nakon zaključenja projekta Komisija je pokušala otvoriti raspravu o kvaliteti rada podnositelja pritužbe, odnosno o konkretnim pitanjima iz upitnika koji je podnositelj pritužbe sastavio u okviru programa WP7. Ako je Komisija izrazila zabrinutost u pogledu sadržaja upitnika, imala je rok od 60 dana da ga izrazi, a ne pet godina. U tih 60 dana Komisija je mogla odbiti metodološki rad u okviru programa WP7, ali nije.

Procjena Europskog ombudsmana

79.      Ombudsmanica na početku napominje da, u skladu s člankom 7. stavkom 1. točkom (a) Općih uvjeta, Komisija može raskinuti ugovor „iz važnih tehničkih ili gospodarskih razloga koji znatno utječu na projekt (...)” U tom slučaju, na temelju teksta članka 7. stavka 6. Općih uvjeta, financijski doprinos Zajednice pokriva „prihvatljive troškove koji se odnose na rezultate projekta koje je odobrila Komisija” i „prihvatljive troškove koji su naknadno nastali u dobroj vjeri” prije datuma raskida ugovora.

80.      Ombudsmanica shvaća da zbog raskida ugovora nije bilo dovršenih rezultata u okviru programa WP7. To je zato što demonstracijske kuće nisu podignute. Stoga u njima nije bilo stanovnika i stoga se nisu mogla provesti sociološka istraživanja [8]. Na temelju prethodno navedenog članka 7. stavka 6. Europski ombudsman trebao bi nastojati utvrditi jesu li, nastavkom rada na projektu između lipnja 2002. i veljače 2003., troškovi podnositelja pritužbe nastali u „dobroj vjeri” i jesu li „prihvatljivi” za projekt.

O pitanju dobre vjere

81.      Komisija je tvrdila da su partneri, postupajući u dobroj vjeri, već prekinuli svoj rad na projektu u lipnju 2002., nakon sastanka Konzorcija održanog 10. lipnja 2002. Podnositelj pritužbe nije se složio i napomenuo da su partneri stvarno nastavili raditi barem do veljače 2003., kada je podnesen zahtjev za produljenje projekta. Podnositelj pritužbe naglasio je da je svoj rad na projektu prekinuo 24. veljače 2003. i da su stoga svi njegovi troškovi nastali prije službenog otkazivanja projekta od strane Komisije.

82.      Ombudsmanica smatra da, u skladu s člankom 7. stavkom 6. Općih uvjeta (vidjeti točku 58. ove presude), projektni partneri, uključujući podnositelja pritužbe, doista nisu bili formalno obvezni prestati raditi na projektu prije njegova službenog otkazivanja (15. listopada 2003.), kojem je prethodio Komisijin dopis o prijevremenom završetku (5. lipnja 2003.).

83.      Ombudsmanica je, međutim, pažljivo analizirala zapisnike sa sastanaka projektnih partnera i napominje da je na sastanku održanom 10. lipnja 2002. bilo jasno da „projekt [ponovno] nije dobio odobrenje za planiranje” za lokaciju u Ujedinjenoj Kraljevini te da će se podnijeti žalba protiv odluke o odbijanju odobrenja za planiranje. Očekivalo se da će žalbeni postupak trajati nekoliko mjeseci, a partner iz Ujedinjene Kraljevine zadržao je pravo na povlačenje iz projekta ako se žalba pokaže neuspješnom. Razmotrena je mogućnost traženja produljenja ugovora zbog poteškoća s web-mjestom u Ujedinjenoj Kraljevini. Međutim, primijećeno je da je zahtjev za produljenje ugovora bio "vrlo dug postupak i nije sigurno da će uspjeti". Što se tiče izgradnje francuskih i finskih lokacija, zaključak je bio da proširenje "nije obvezno, ali može biti dah" za njih. Partneri su se u načelu dogovorili da će zatražiti produljenje ugovora, ali su odlučili pričekati šest mjeseci prije donošenja službene odluke. Podnositelj pritužbe napomenuo je da bi produljenje od šest do devet mjeseci bilo bolje od produljenja od 12 mjeseci.

84.      U zapisniku sa sastanka održanog 12. prosinca 2002. navedeno je da se sada očekuje „produljenje od devet mjeseci” za francuske i finske lokacije te da je za lokaciju u Ujedinjenoj Kraljevini potrebno produljenje od 12 mjeseci. Projektni partneri odlučili su se sastati s Komisijom kako bi raspravljali o mogućem produljenju kontakta. Na sljedećem sastanku, održanom 28. siječnja 2003., službeno je dogovoreno da će se zatražiti produljenje od Komisije.

85.      Međutim, produljenje ugovora od strane Komisije, o kojem se raspravljalo već u lipnju 2002., bilo je daleko od izvjesnog. Ombudsmanica stoga smatra da su projektni partneri trebali biti oprezni prije nego što su snosili dodatne troškove za projekt jer njegovo uspješno dovršenje više nije bilo sigurno. Treba uzeti u obzir činjenicu da se čini da je velik dio daljnjeg rada podnositelja pritužbe ovisio o izgradnji demonstracijskih kuća i da na nijednom mjestu nije započela izgradnja. Podnositelj pritužbe pravilno je tvrdio da u tom trenutku, odnosno sredinom 2002., nije bilo rasprave o otkazivanju projekta, koje je provedeno tek u listopadu 2003. Međutim, uspješna provedba projekta bila je očigledno upitna već u lipnju 2002. Podnositelj pritužbe stoga je trebao pažljivo razmotriti ima li doista smisla nastaviti s radom, uzimajući u obzir mogućnost da se problemi neće riješiti i da se projekt neće provesti.

86.      Međutim, Ombudsman smatra da nije potrebno odlučiti je li opravdan prijedlog Komisije da podnositelj pritužbe nije postupio u dobroj vjeri kada je nastavio s radom nakon druge polovice 2002. Čini se da Komisija nije odbila sve troškove koje je podnositelj pritužbe imao nakon sredine 2002. Umjesto toga, prihvatila je dio troškova koje je prijavio podnositelj pritužbe. Pitanje je li pristup primijenjen pri izračunu iznosa koji treba prihvatiti bio točan razmatra se u nastavku (vidjeti odlomke 87. i dalje).

O prihvatljivosti troškova

87.      Na temelju prethodno iznesenih argumenata Ombudsman razumije da je jedno od glavnih pitanja koje se osporava u ovom predmetu pitanje je li Komisija mogla temeljiti svoju odluku na usporedbi predviđenog rada i rada koji je podnositelj pritužbe stvarno proizveo u okviru programa WP7 i prihvatiti samo dio prijavljenih troškova ili je morala provesti detaljnu reviziju rada podnositelja pritužbe.

88.      Kao što je navedeno u točki 22. ove presude, Ombudsman smatra da je opseg nadzora koji može provesti u predmetima koji se odnose na ugovore nužno ograničen. Stoga će samo nastojati provjeriti je li Komisija dosljedno i razumno obrazložila svoje stajalište.

89.      Ombudsmanica napominje da je odluka Komisije o prihvaćanju dijela rashoda koje je zatražio podnositelj pritužbe, na temelju usporedbe dovršenog rada i predviđenog rada, donesena kada je bilo jasno da provedba projekta nije uspjela. Također je jasno da u okviru programa WP7 nisu izrađeni nikakvi rezultati i da su obavljeni samo neki pripremni radovi. Komisija je prihvatila plaćanje za navedeni pripremni rad, iako rad u okviru navedenog programa rada očito nije dovršen. Ombudsmanica smatra da je odluka Komisije da podnositelju pritužbe nadoknadi troškove svojeg pripremnog rada u okviru programa WP7 (odnosno za izradu upitnika) tako što je provela opću ocjenu rada obavljenog u odnosu na predviđeni rad bila legitimna.

90.      U pogledu argumenta podnositelja pritužbe da se radovi nisu mogli dovršiti jer drugi ugovaratelji nisu uspjeli izgraditi kuće, Ombudsman napominje da se, u skladu s člankom 6. stavkom 3. Općih uvjeta, Zajednica ne može smatrati odgovornom za radnje ili propuste koje su počinili ugovaratelji uključeni u provedbu predmetnog ugovora [9].

91.      Kad je riječ o stvarnom prihvaćenom iznosu, Ombudsmanica napominje da je Komisija zaključila da zahtjev od 423 radna sata za izradu upitnika nije opravdan. Smatrala je da može prihvatiti samo 20 % ukupnog iznosa predviđenog u okviru programa WP7 (uključujući režijske troškove i putne troškove). Podnositelj pritužbe nije se složio s navedenim zaključkom i zauzeo je stajalište da je rad koji je obavio u okviru programa WP7 iznosio oko 49 %[10]. Zatražio je da mu se zasebno nadoknade putni troškovi i troškovi boravka.

92.      Ombudsmanica napominje da se stranke ne slažu oko toga koji je postotak rashoda podnositelj pritužbe trebao prihvatiti Komisija. Međutim, uzimajući u obzir argumente koje je Komisija iznijela kako bi opravdala svoju odluku da prihvati samo 20 % (9200 EUR) ukupnog iznosa predviđenog u okviru programa WP7, Ombudsmanica smatra da je Komisija iznijela razuman i dosljedan prikaz svojeg pristupa.

93.      Na temelju prethodno navedenih razmatranja ombudsmanica smatra da nije utvrđena prva tvrdnja podnositelja pritužbe, odnosno da je Komisija pogrešno odlučila vratiti sredstva isplaćena podnositelju pritužbe.

C. Što se tiče druge tvrdnje podnositelja pritužbe

94.      Podnositelj pritužbe tvrdio je da mu Komisija prvotno nije dostavila potpune informacije o mogućim pravnim sredstvima. Komisija je obavijestila podnositelja pritužbe da može uputiti predmet CFI-ju. Komisija je priznala da nije spomenula mogućnost podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu i prihvatila da je mogla biti potpunija u svojim informacijama o pravnim sredstvima.

95.      Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da je zadovoljan priznanjem Komisije da nije spomenula mogućnost podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu.

Procjena Europskog ombudsmana

96.      S obzirom na to da je Komisija prepoznala svoj propust da uključi mogućnost podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu kao jedno od pravnih sredstava dostupnih podnositelju pritužbe te s obzirom na činjenicu da je potonji izrazio zadovoljstvo činjenicom da je Komisija priznala navedeni propust, Ombudsman smatra da nisu potrebne daljnje istrage u vezi s tim aspektom pritužbe.

D. U pogledu tvrdnje podnositelja pritužbe

97.      Komisija je zadržala svoje stajalište u pogledu odluke o povratu.

98.      Podnositelj pritužbe ostao je pri svojem zahtjevu i zatražio od Ombudsmana da od Komisije zatraži plaćanje neto iznosa od 44 984,18 EUR u njegovu korist.

Procjena Europskog ombudsmana

99.      S obzirom na zaključke iz točaka 46. i 93. ove presude, tvrdnja podnositelja pritužbe mora biti neuspješna.

E. Zaključci

Na temelju istraga Ombudsmana u vezi s ovom pritužbom nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu prve tvrdnje podnositelja pritužbe i s njom povezane tvrdnje. Kad je riječ o drugoj tvrdnji podnositelja pritužbe, daljnje istrage nisu opravdane.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Sastavljeno u Strasbourgu 15. prosinca 2008.

---

[1] Ovaj dopis datiran je 2. rujna 2005., ali je poslan tek 5. rujna 2005.

[2] Europski kodeks dobrog administrativnog postupanja dostupan je na internetskim stranicama Europskog ombudsmana: http://www.ombudsman.europa.eu.

[3] Iznos koji navodi podnositelj pritužbe, odnosno 36 250,74 EUR, neznatno se razlikuje od iznosa za koji se čini da ga je Komisija naplatila, odnosno 36 250,54 EUR.

[4] Članak 3. stavak 2. ugovora glasi kako slijedi:

„Zajednica financira prihvatljive troškove projekta u skladu s tablicom indikativne raščlambe procijenjenih prihvatljivih troškova nakon potpisivanja ovog ugovora do najviše 600 000,00 EUR (šeststo tisuća eura).”

[5] Ugovor je trebao trajati 48 mjeseci, počevši od 1. siječnja 2000.

[6] Cilj istraživanja bio je procijeniti a posteriori prikladnost stanova i stupanj zadovoljstva njihovih stanara ili vlasnika. U tu je svrhu trebalo razviti okvir za intervjue (koji se sastoji od tri naknadna intervjua), koji je zajednički za sve tri zemlje i zatim prilagoditi svakoj zemlji.

[7] Upućivanje na „stvarne troškove” navodi se u članku 23. (izravni troškovi) i članku 24. (neizravni troškovi) Općih uvjeta. Prihvatljivi troškovi bili su troškovi definirani u prethodno navedenim dvama člancima, koji su također u skladu s općim načelima prihvatljivih troškova utvrđenima u članku 22. Općih uvjeta.

[8] Prema detaljnom opisu projekta morala su se izraditi tri rezultata u okviru programa WP7 (L19, L20 i L21). Ti su rezultati bili ankete koje su se trebale provoditi u trima različitim zemljama.

[9] Članak 6. stavak 3. ugovora glasi kako slijedi: „Zajednica se ne može smatrati odgovornom za radnje i propuste koje su počinili ugovaratelji koji izvršavaju ovaj ugovor (...)”

[10] Kako je navedeno u dopisu podnositelja pritužbe od 20. svibnja 2005.