Strasbourg, 19. lipnja 2008.

Poštovani gospodine L.,

Dana 18. listopada 2007. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije u vezi s njezinom tvrdnjom, izraženom u njezinu mišljenju o Vašoj pritužbi 488/2007/PB, da određeni dokument koji ste zatražili ne postoji. Vaša pritužba sadržana je u vašim primjedbama na prethodno navedeno mišljenje Komisije.

Pritužbu sam 17. siječnja 2008. proslijedio predsjedniku Komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 14. ožujka 2008. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 28. ožujka 2008.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Pritužba se odnosila na tvrdnju Europske komisije, iznesenu u okviru njezina postupanja sa zahtjevom za pristup, da određeni dokument ne postoji i da se stoga pristup ne može odobriti.

U predmetu 488/2007/PB podnositelj pritužbe zatražio je, u skladu s Uredbom (EZ) br. 1049/2001 Europskog parlamenta i Vijeća od 30. svibnja 2001. o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije (1) („Uredba 1049/2001”), pristup nizu dokumenata u posjedu Europske skupine regulatora („ERG”), koju je osnovala Komisija. Komisija je odbila pristup određenim dokumentima. U svojem dopisu Komisiji u kojem je zatražio mišljenje o pritužbi ombudsmanica je također od nje zatražila da pojasni svoju odluku posebno u pogledu „Izvješća ERG (06) 45 a”, u vezi s kojim je podnositelj pritužbe poslao svoju obavijest od 20. studenoga 2006. „Izvješće ERG (06) 45 a” nije izričito navedeno u odgovoru Komisije na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe na temelju Uredbe 1049/2001.

Komisija je u svojem mišljenju navela da su, u pogledu „Izvješća ERG-a (06) 45 a”, dokumenti ERG-a registrirani slovom „a” bilješke sa sažetkom sadržaja povezanih dokumenata. Takva je napomena obično trebala biti napisana za „Izvješće ERG (06) 45” i „Izvješće ERG (06) 45b”. Međutim, takva napomena nije sastavljena jer je nedugo prije plenarnog sastanka ERG-a odlučeno da se o tim izvješćima neće raspravljati i „ stoga ne postoji dokument s referentnim brojem ERG (06) 45a”.

U svojim primjedbama od 18. listopada 2007. o mišljenju Komisije o navedenoj pritužbi podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da je dobio preslike navodno nepostojećeg izvješća ERG (06) 45a. Podnositelj pritužbe izrazio je zabrinutost zbog činjenice da je Komisija očito u svojem mišljenju dala neistinite informacije te je potaknuo Ombudsmana da razmotri to pitanje.

Podnositelj pritužbe istaknuo je da iz sadržaja navedenog dokumenta nije jasno zašto nije trebao biti objavljen jer je dokument sadržavao samo sažetak izvješća ERG (06) 45b i primjedbu da nije bilo hitne potrebe za objavom.

Podnositelj pritužbe potaknuo je Ombudsmana da se zasebno bavi tim pitanjem, s obzirom na to da se ono odnosilo na „osnovnu suradnju [„grundsätzliche Zusammenarbeit”] između Ombudsmana i tijela i institucija Europske zajednice”.

Ombudsmanica je 17. siječnja 2008. pokrenula ovu istragu o sljedećem navodu: Komisija je Ombudsmanu dala neistinite informacije navodeći, u svojem mišljenju o pritužbi 488/2007/PB, da dokument „Izvješće ERG (06) 45 a” ne postoji.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

U svojem mišljenju o pritužbi Komisija je u biti priznala da dokument postoji te je iznijela različite primjedbe u vezi sa svojim početnim zaključkom o tom pitanju (vidjeti odluku u nastavku). Komisija je svojem mišljenju priložila primjerak navedenog dokumenta.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da nema značajnih primjedbi na mišljenje Komisije, ali je istaknuo da njegovo povjerenje u Komisiju nije ojačano njegovim mišljenjem (vidjeti dio o odluci u nastavku).

ODLUKA

1 Navod da je Komisija Ombudsmanu dala neistinite informacije

1.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija Europskom ombudsmanu dala neistinite informacije kada je u svojem mišljenju o pritužbi 488/2007/PB navela da dokument "Izvješće ERG (06) 45 a" (na zahtjev podnositelja pritužbe) ne postoji.

1.2 Komisija je u svojem mišljenju dostavila informacije koje su u osnovi potvrdile tvrdnju podnositelja pritužbe. Komisija je u tom pogledu iznijela nekoliko točaka:

1. Nakon posljednjeg zahtjeva podnositelja pritužbe za dostavu dokumenata provedeno je daljnje ispitivanje dokumenata dostupnih ERG-u. Pretraživanjem je potvrđeno da „Izvješće ERG (06) 45a” postoji. Konačno je preuzet na internetskim stranicama CIRCA-e (2).
2. Kako je već objašnjeno u odgovoru Komisije Ombudsmanu u vezi s pritužbom 488/2007/PB, dokumenti registrirani dopisom „a” jesu bilješke o podnošenju. U tim se bilješkama ukratko sažimaju pitanja predstavljena u povezanim dokumentima te bi one trebale biti sredstvo za uvođenje dokumenata na plenarne sastanke ERG-a radi rasprave prije donošenja. Kad su odgovorile na zahtjev Ombudsmana za informacije u vezi s pritužbom 488/2007/PB, službe Komisije smatrale su da je u dobroj vjeri i. da nije pripremljena obavijest o podnošenju s obzirom na to da „Izvješće ERG (06) 45” treba smatrati točkom „A” bez rasprave (3) te da stoga ii. taj dokument ne može biti u njegovu posjedu.
3. Službe Komisije isprva su pokušale preuzeti dokument s mjesta na kojem se takvi dokumenti obično pohranjuju, u ograničenom vremenskom razdoblju, prije nego što su izbrisani zbog prostornih ograničenja, odnosno na osobnim računalima i elektroničkim podrškama namijenjenima za spremanje dokumenata povezanih s plenarnom sjednicom ERG-a. Nije posjetila internetske stranice CIRCA-e koje su namijenjene delegatima nacionalnih regulatornih tijela.
4. Kad je riječ o sadržaju predmetne bilješke o podnesku, službe Komisije potvrđuju da je ona u svojem materijalnom dijelu identična reprodukcija zaključaka navedenih na stranici 21. „Izvješća ERG (06) 45” koje je Komisija prethodno objavila podnositelju pritužbe.

1.3 Tužitelj je u svojim očitovanjima istaknuo sljedeće: Izjavio je da mu je ostavljen dojam da Komisija nije ozbiljno shvatila svoju dužnost suradnje s Europskim ombudsmanom. Nije smatrao vjerojatnim da je Komisija stvarno tražila navodno nepostojeći dokument. Istaknuo je da je teško zamislivo da „Izvješće ERG (06) 45 b” postoji, ali da dokument koji logično prethodi tome, to jest „Izvješće ERG(06) 45a”, nije. Naveo je da je mogao razumjeti, na primjer, objašnjenje da se dokument smatrao previše beznačajnim i stoga izbrisanim. Međutim, objašnjenje da dokument nikada nije izrađen nije ojačalo njegovo povjerenje u Komisiju.

1.4 Ombudsmanica napominje da činjenična izjava institucije da dokument ne postoji nosi sa sobom (osporenu) pretpostavku istinitosti (4). Ta se pretpostavka primjenjuje na sve aktere koji mogu biti uključeni u kontekstu zahtjeva za pristup dokumentima, bez obzira na to je li riječ o građanima ili drugim institucijama Zajednice. Što se konkretno tiče Europskog ombudsmana, pretpostavka istinitosti prije svega se temelji na visokoj razini povjerenja između svih institucija i Europskog ombudsmana u pogledu primjene Uredbe 1049/2001. Osim toga, njome se ostvaruje prednost ekonomičnosti postupka, i za upravu i za pučkog pravobranitelja, jer se znatno smanjuje potreba za provođenjem inspekcija nad predmetnim administrativnim spisima ili dokumentima. Istodobno, pretpostavka istinitosti podrazumijeva osobito strogu obvezu dužne pažnje kako bi se osigurala točnost izjava o nepostojanju dokumenta.

1.5 Komisija je u ovom slučaju u potpunosti priznala da je sporna činjenična izjava koju je iznijela bila pogrešna, odnosno da je navodno nepostojeći dokument doista postojao. Stoga je u ovom trenutku ispitnog postupka relevantno pitanje je li Komisija poštovala prethodno navedenu obvezu dužne pažnje.

1.6 Nakon što je pažljivo razmotrio mišljenje Komisije, Ombudsman ne smatra da su mu dostavljene informacije ili objašnjenja kojima se dokazuje usklađenost s navedenom obvezom iz sljedećih razloga:

Kao prvo, u stavku 1. mišljenja Komisije navodi se da su njezine službe na neki način izvele zaključak o nepostojanju dokumenta iz činjenice da su dokumenti registrirani slovom „a” bilješke o podnesku. U tim se bilješkama ukratko sažimaju pitanja predstavljena u povezanim dokumentima i one su osmišljene kako bi se dokumenti predstavili na plenarnim sastancima ERG-a radi rasprave prije donošenja. Čini se da je gore navedeni zaključak donesen u vezi s činjenicom da "dokument ERG (06) 45 treba tretirati kao točku "A" bez rasprave". Međutim, Komisija nije pružila odgovarajuća objašnjenja o tome zašto bi općenito takav zaključak bio opravdan (5) i zašto, u posebnim okolnostima predmetnog slučaja, takav zaključak u konačnici nije odražavao stvarnost.

Drugo, u stavku 2. mišljenja Komisije nisu pružene jasne i odgovarajuće informacije o relevantnom pretraživanju koje su provele njezine službe. U njemu se samo općenito upućuje na neodređeno „mjesto” na kojem se dokumenti pohranjuju na neodređeno „ograničeno razdoblje” prije nego što se izbrišu. Nije jasno namjerava li se upućivanjem prenijeti informacije koje su službe Komisije koje su tražile dokument učinile nakon isteka fiksnog roka za čuvanje dokumenata i da ga zbog toga (očito) nisu mogle pronaći. Slijedom toga, u mišljenju se ponovno upućuje na internetsku stranicu „CIRCA”, u kojoj se navodi da je ona „umjesto toga namijenjena” delegatima nacionalnih regulatornih tijela. Time se, među ostalim, ne prenose jasne i konkretne informacije o tome je li razumno očekivati da njezine usluge nisu, naravno, pretražene i navedene internetske stranice „CIRCA”.

Naposljetku, valja istaknuti da je Komisija navela da predmetni dokument nikada nije postojao, da više nije bio u njegovu posjedu ili da njegov pokušaj da ga preuzme iz svojeg računalnog sustava (ili više njih) nije bio plodonosan.

1.7 S obzirom na prirodu prethodno utvrđenih nepravilnosti u postupanju, Ombudsman ističe da bi, u skladu s načelima dobre uprave, bilo primjereno da Komisija podnositelju pritužbe uputi ispriku. Komisija je odlučila da to neće učiniti te stoga Ombudsman zaključuje predmet kritičkom primjedbom.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s ovom pritužbom potrebno je iznijeti sljedeću kritičku napomenu:

Pretpostavka istinitosti činjenične izjave uprave da određeni traženi dokument ne postoji podrazumijeva posebno strogu obvezu dužne pažnje kako bi se osigurala točnost takvih izjava. S obzirom na njegova utvrđenja iz točke 1.6. ovog mišljenja, Ombudsman ne smatra da su mu u ovom slučaju dostavljene informacije i objašnjenja kojima se dokazuje poštovanje te dužnosti. Relevantno ponašanje Komisije stoga uključuje nepravilnosti u postupanju.

Ombudsmanica zaključuje slučaj.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) SL L 145, 31.5.2001., str. 43.

(2) https://circa.europa.eu/docs/circa_quick_guide_32.pdf

(3) Kao što je vidljivo iz dnevnog reda (ERG (06) 35 Rev 1) za 18. plenarnu sjednicu ERG-a od 5. do 6. listopada 2006. (http://erg.ec.europa.eu/doc/meeting/ag_erg_plen_madeira_4_6_oct_2006.pdf ) i zapisnika s te plenarne sjednice (ERG (06) 52).

(4) Vidjeti predmet T-311/00 British American Tobacco protiv Komisije [2002.] ECR II-2781, stavak 35.

(5) Na primjer, očito je moguće da se i. za potrebe rasprave o relevantnom pitanju/nacrt dokumenta na plenarnim sjednicama ERG-a pripremi obavijest o podnošenju koja je registrirana slovom „a” i ii. da se naknadno donese odluka o neraspravljanju o tom pitanju/dokumentu.