Strasbourg, 14. prosinca 2006.

Poštovani gospodine B.,

Dana 16. ožujka 2006. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Odbora regija Europske unije („OR”). Vaša se pritužba odnosi na odluku OR-a o revidiranom završnom izvješću o studiji „Demokratska konsolidacija na zapadnom Balkanu – uloga regionalnih i lokalnih vlasti”.

Dana 10. svibnja 2006. proslijedio sam pritužbu predsjedniku OR-a. Dana 18. srpnja 2006. primio sam mišljenje OR-a koje sam Vam proslijedio s pozivom na očitovanje. Dana 27. rujna 2006. zaprimio sam vaša očitovanja.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Prema podnositelju pritužbe, činjenice su, ukratko, sljedeće.

Uprava za savjetodavne poslove OR-a angažirala je 13. prosinca 2004. podnositelja pritužbe za provedbu procjene studije „Demokratska konsolidacija na zapadnom Balkanu – uloga regionalnih i lokalnih vlasti”. Prema "Ugovoru o uslugama", završno izvješće za ovu studiju trebalo je biti objavljeno 30. rujna 2005.

Podnositelj pritužbe podnio je 18. rujna 2005. konačno izvješće OR-u.

OR je 21. listopada 2005. odbio završno izvješće podnositelja pritužbe i zatražio od njega da uvede ispravke i podnese revidirano završno izvješće na temelju članka I.4.2. Ugovora o uslugama.

Podnositelj pritužbe podnio je 18. studenoga 2005. revidiranu verziju završnog izvješća.

Direktor Uprave OR-a za savjetodavne poslove obavijestio je 23. prosinca 2005. podnositelja pritužbe da je, nakon pažljivog razmatranja revidiranog završnog izvješća, OR zaključio da su izmjene u njemu i dalje nedostatne u odnosu na uvjete ugovora o uslugama. Direktor je i. napomenuo da je dio završnog izvješća u potpunosti kopiran s interneta; ii. naglasila da je podnositelj pritužbe u nekoliko navrata upozoren da se studija koja ne bi ispunjavala minimalne ugovorne standarde neće razmatrati za objavu; i iii. objasnio da, s obzirom na prethodno navedeno, OR može koristiti studiju podnositelja pritužbe samo u interne svrhe. Direktor je nadalje obavijestio podnositelja pritužbe da, na temelju Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 od 25. lipnja 2002. o Financijskoj uredbi koja se primjenjuje na opći proračun Europskih zajednica (1) ("Financijska uredba") i nakon savjetovanja s Pravnom službom OR-a, ne može izvršiti plaćanje preostalog iznosa od 24 780 EUR, nego dvije trećine ukupnog iznosa dogovorenog na temelju ugovora o uslugama (odnosno 23 600 EUR), što bi, prema njegovu mišljenju, predstavljalo pravedno rješenje. Na temelju činjenice da je podnositelj pritužbe već primio 10 620 EUR kao predujam, direktor ga je obavijestio da je preostali iznos od 12 980 EUR u postupku plaćanja.

Istog je dana podnositelj pritužbe komentirao odluku OR-a u e-poruci upućenoj voditelju odjela OR-a. Do datuma podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu podnositelj pritužbe nije primio nikakav odgovor ili potvrdu o primitku.

Podnositelj pritužbe 3. veljače 2006. uputio je dopis o pritužbi glavnom tajniku OR-a. Do datuma podnošenja pritužbe Europskom ombudsmanu podnositelj pritužbe nije primio nikakav odgovor ili potvrdu o primitku.

Podnositelj pritužbe podnio je 16. ožujka 2006. pritužbu Ombudsmanu.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da

1. OR nije poštovao odredbe Ugovora o uslugama. Kako bi potkrijepio tu tvrdnju, podnositelj pritužbe uputio je na relevantne članke Ugovora o uslugama o „plaćanjima” i dostavio primjerke tih članaka (2).
2. OR u svojoj odluci od 23. prosinca 2005. nije naveo mogućnosti žalbe;
3. OR nije odgovorio na dopise podnositelja pritužbe od 23. prosinca 2005. i 3. veljače 2006.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi mu OR trebao platiti punu ugovornu naknadu s kamatama na zakašnjelo plaćanje.

INQUIRY

Mišljenje OR-a

Mišljenje OR-a može se sažeti kako slijedi.

Osnovne informacije

OR je 13. prosinca 2004. nakon postupka javne nabave angažirao podnositelja pritužbe za provedbu studije „Demokratska konsolidacija na zapadnom Balkanu – uloga regionalnih i lokalnih vlasti”.

OR je 23. veljače 2005. primio prvo privremeno izvješće podnositelja pritužbe.

Tijekom ožujka i travnja 2005. OR je s podnositeljem pritužbe razmijenio pisma u kojima je i. iznio primjedbe na prvo privremeno izvješće podnositelja pritužbe; ii. primili su revidiranu verziju ovog izvješća; i iii. iznio je primjedbe na revidiranu verziju ovog izvješća. OR je od podnositelja pritužbe zatražio da izmijeni svoj metodološki pristup, posebno kako bi izmijenio upitnik jer ne ispunjava standarde OR-a. Nakon početne nevoljkosti za potrebne izmjene podnositelj pritužbe zatražio je produljenje ugovora za šest tjedana.

OR se složio s produljenjem razdoblja izvršenja za četiri tjedna te je 18. i 25. travnja 2005. potpisao dodatni ugovor s podnositeljem pritužbe.

OR je 30. lipnja 2005. primio drugo privremeno izvješće podnositelja pritužbe.

OR je 28. srpnja 2005. (i) obavijestio podnositelja pritužbe da, unatoč produljenju koje je odobrio, drugo privremeno izvješće ne ispunjava svoje uvjete ili standarde kvalitete; i ii. opisao poboljšanja koja treba provesti u završnom izvješću. Nakon njegova odgovora na ovo pismo OR-a dogovoreno je da će podnositelj pritužbe predstaviti svoje završno izvješće na sastanku koji će se održati u prostorijama OR-a 30. rujna 2005.

OR je 19. rujna 2005. primio završno izvješće podnositelja pritužbe te se 30. rujna 2006., kako je dogovoreno, sastao s podnositeljem pritužbe u njegovim prostorijama.

Dopisom od 21. listopada 2005. OR je odbio završno izvješće podnositelja pritužbe i zatražio od njega da dostavi izmijenjenu verziju u roku od 30 dana, kako je utvrđeno ugovorom.

Podnositelj pritužbe podnio je 18. studenoga 2005. svoje revidirano završno izvješće. Uz njega je bio priložen račun za preostali iznos koji je, s obzirom na to da je predujam od 10 620 eura već bio plaćen, iznosio 24 780 eura.

OR je 23. studenog 2005. dovršio svoju analizu revidiranog završnog izvješća podnositelja pritužbe. OR je u ovoj fazi uvidio da su cijele stranice revidiranog završnog izvješća kopirane s interneta. Nadalje, i. podnositelj pritužbe nije samo na odgovarajući način uzeo u obzir prethodne primjedbe OR-a, već ii. izvješće nije ispunjavalo minimalne metodološke standarde potrebne za znanstveni projekt; iii. utvrđeno je nekoliko činjeničnih pogrešaka; i iv. studija je bila prekratka (samo 150 stranica umjesto uobičajenih 250 – 300 stranica).

OR se 24. studenog 2005. savjetovao sa svojim unutarnjim revizorom, a 30. studenog 2005. sa svojom Pravnom službom.

OR je 23. prosinca 2005. obavijestio podnositelja pritužbe da je, nakon pomnog razmatranja revidiranog završnog izvješća i uzimajući u obzir mišljenja prethodno navedenih službi s kojima se savjetovalo, odlučio smanjiti plaćanje na dvije trećine ukupnog iznosa, odnosno na 23 600 EUR. S obzirom na to da su se za potrebe objave ili interne distribucije mogli koristiti samo dijelovi studije, smatralo se da je plaćanje dvije trećine dogovorenog iznosa bilo pravedno i u skladu s odredbama Financijske uredbe. Istog je dana podnositelj pritužbe e-poštom obavijestio tu instituciju o odluci OR-a.

Glavni tajnik OR-a primio je 7. veljače 2006. od podnositelja pritužbe zahtjev za posredovanje (3).

Stajalište OR-a o navodima i tvrdnjama podnositelja pritužbe

Tijekom cijelog razdoblja u kojem je studija provedena OR se suočavao s brojnim problemima povezanima sa suradnjom s podnositeljem pritužbe.

Iako je točno da je, u skladu s ugovorom, OR imao 30 dana nakon podnošenja novih dokumenata da ih odobri ili odbije, s obzirom na složenost situacije i iznimno lošu kvalitetu studije, bilo je potrebno da nadležni odjel temeljito ispita završno izvješće, ali i da se savjetuje s drugim službama unutar OR-a, posebno s Službom za unutarnju reviziju i Pravnom službom. To se pokazalo dugotrajnim.

Iz poruke elektroničke pošte podnositelja pritužbe od 23. prosinca 2005. proizlazilo je da je dobro upoznat s mogućnostima žalbe utvrđenima u članku 1.7.2. Ugovora o uslugama. U skladu s tim člankom „svaki spor između stranaka koji proizlazi iz tumačenja ili primjene Ugovora i koji se ne može riješiti mirnim putem vodi se pred sudovima u Bruxellesu”. U toj poruci e-pošte podnositelj pritužbe obavijestio je OR da će poduzeti pravne mjere ako OR ne preispita svoju odluku do 6. siječnja 2006.

To je također bio razlog zašto OR nije odgovorio na zahtjev podnositelja pritužbe za posredovanje od 3. veljače 2006., s obzirom na to da je sam jasno odbio sporazumno rješenje tako što ga je obavijestio da namjerava pokrenuti sudski postupak protiv OR-a.

S obzirom na navedeno, s obzirom na to da kvaliteta studije nije ispunila minimalne potrebne standarde koje je utvrdio OR i da je to u više navrata istaknuto podnositelju pritužbe, OR je smatrao da je isplaćeni iznos više od primjerene naknade za obavljeni rad.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe smatrao je da je OR priznao da nije poštovao ugovorne odredbe.

Podnositelj pritužbe istaknuo je da je, u skladu s člankom 1.7.2. Ugovora o uslugama, ugovor uređen belgijskim zakonom (4). Člankom 1134. belgijskog Građanskog zakonika predviđa se da „[l]es conventions légalement formées tiennent lieu de loi à ceux qui les on faites. Elles ne peuvent être révoquées que de leur consentement mutuel, ou pour les causes que la loi autorise. Elles doivent être exécutées de bonne foi". Naglasio je da je, osim toga, člankom II.18. Općih uvjeta Ugovora o uslugama predviđeno da „svaka izmjena Ugovora podliježe pisanom sporazumu koji su sklopile ugovorne stranke”. OR je bio svjestan te odredbe jer ju je jednom ispravno upotrijebio za produljenje razdoblja izvršenja ugovora za četiri tjedna (5). Nadalje, u skladu s člankom 4. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja „dužnosnik posebno vodi računa o tome da odluke koje utječu na prava ili interese pojedinaca imaju pravnu osnovu i da je njihov sadržaj u skladu sa zakonom”. Jednostrano produljenje ugovornog razdoblja reakcije od 30 dana stoga je predstavljalo nezakonitu izmjenu ugovora o uslugama. Rokovi utvrđeni za reakciju bili su namijenjeni osiguravanju učinkovitog pružanja usluga i bili su obvezujući za obje strane. Povreda obveza OR-a na temelju Ugovora o uslugama predstavlja nepravilnost u postupanju te stoga njegovi argumenti nisu bili relevantni. Nadalje, s obzirom na to da je nakon primitka ispravljene verzije završnog izvješća OR-u trebalo samo pet dana da dovrši svoju procjenu, podnositelj pritužbe nije uvidio razloge zbog kojih je OR-u trebalo dvanaest dana da odluči hoće li se savjetovati sa svojom pravnom službom.

Podnositelj pritužbe nadalje je izrazio stajalište da odluka OR-a zapravo pretpostavlja da je upoznat s relevantnim postupcima i da stoga nije spomenuo mogućnost žalbe. Iako se složio s OR-ovim tumačenjem članka 1.7.2. Ugovora o uslugama, podnositelj pritužbe naglasio je da ugovor nije izuzeo njegovu odluku od 23. prosinca 2005. od upućivanja na mogućnosti žalbe. U tom se pogledu podnositelj pritužbe pozvao i na članak 19. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja (6).

Podnositelj pritužbe nadalje je istaknuo da OR nije naveo razloge zbog kojih nije odgovorio na njegov dopis od 23. prosinca 2005.

Kad je riječ o njegovu pismu od 3. veljače 2006. u kojem je podnositelj pritužbe zatražio posredovanje glavnog tajnika OR-a, podnositelj pritužbe istaknuo je da je, unatoč svojem pismu od 23. prosinca 2005., jasno izrazio namjeru da zatraži posredovanje (7). U tom se pogledu podnositelj pritužbe pozvao i na članak 14. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja (8).

Podnositelj pritužbe zaključio je da mu OR nije pružio zadovoljavajući odgovor te je ponovio svoje početne navode i tvrdnje.

ODLUKA

1 Uvodna napomena o opsegu istrage Europskog ombudsmana

1.1 Europski ombudsman ističe da je, u skladu s člankom 195. Ugovora o EZ-u, ovlašten primati pritužbe "koje se odnose na slučajeve nepravilnosti u djelovanju institucija ili tijela Zajednice". Ombudsman smatra da do nepravilnosti u postupanju dolazi kada javno tijelo ne postupa u skladu s pravilom ili načelom koje je za njega obvezujuće (9). Nepravilnost se stoga može utvrditi i kada je riječ o ispunjavanju obveza koje proizlaze iz ugovora koje su sklopile institucije ili tijela Zajednica.

1.2 Međutim, Ombudsman smatra da je opseg nadzora koji može provesti u takvim slučajevima nužno ograničen. Konkretno, Europski ombudsman smatra da ne bi trebao nastojati utvrditi je li bilo koja od stranaka prekršila ugovor ako je to sporno. To bi pitanje mogao učinkovito riješiti samo nadležni sud, koji bi imao mogućnost saslušati argumente stranaka u vezi s relevantnim nacionalnim pravom i ocijeniti proturječne dokaze o svim spornim činjeničnim pitanjima.

1.3 Ombudsman stoga smatra da je u predmetima koji se odnose na ugovorne sporove opravdano ograničiti svoju istragu na ispitivanje je li mu institucija ili tijelo Zajednice pružilo dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto je smatralo da je njegovo stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ako je to slučaj, Europski ombudsman zaključit će da njegovom istragom nije otkriven slučaj nepravilnosti u postupanju. Taj zaključak neće utjecati na pravo stranaka da njihov ugovorni spor ispita i mjerodavno riješi nadležni sud.

2 Navodno nepoštovanje odredbi ugovora o uslugama

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da OR nije poštovao odredbe Ugovora o uslugama. U prilog toj tvrdnji podnositelj pritužbe uputio je na članke relevantnog ugovora o uslugama o „plaćanjima”, odnosno članke I.4. i II., i dostavio primjerke tih članaka. 4.

Ombudsmanica shvaća da se tvrdnja podnositelja pritužbe odnosi na kašnjenje OR-a u ispitivanju revidiranog završnog izvješća podnositelja pritužbe. Materijalni spor o iznosu plaćanja rješavat će se u dijelu 5., koji se odnosi na zahtjev podnositelja pritužbe.

2.2 U svojem mišljenju OR je, ukratko, (i) prepoznao da ga je, u skladu s Ugovorom o uslugama, 30 dana nakon podnošenja revidiranog završnog izvješća podnositelja pritužbe trebalo odobriti ili odbiti te (ii) uzeo u obzir kašnjenje ukazujući na potrebu da se temeljito ispita (iznimno loše) završno izvješće i da se o sljedećim koracima savjetuje sa svojim službama za unutarnju reviziju i pravnu zaštitu. To se pokazalo dugotrajnim.

2.3 Ombudsmanica napominje da je OR u svojem mišljenju priznao svoje petodnevno kašnjenje u odnosu na ugovorni rok za reakciju.

2.4 Ombudsmanica ističe da je, kao pitanje dobre uprave, ako OR nije mogao ispuniti ugovorni rok, o tome trebao obavijestiti podnositelja pritužbe prije isteka roka. Propust OR-a da podnositelja pritužbe obavijesti o nemogućnosti poštovanja ugovornog roka prije njegova isteka predstavljao je nepravilnost u postupanju te će se u tom pogledu iznijeti kritična napomena u nastavku.

3 Navodni propust OR-a da u svojoj odluci od 23. prosinca 2005. navede mogućnosti žalbe

3.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da OR u svojoj odluci od 23. prosinca 2005. nije naveo mogućnosti žalbe.

3.2 U svojem mišljenju OR je naveo da je u svojoj poruci elektroničke pošte od 23. prosinca 2005. podnositelj pritužbe izrazio dojam da je dobro upoznat s mogućnostima žalbe iz članka 1.7.2 Ugovora o uslugama (prema kojem se "svaki spor između stranaka koji proizlazi iz tumačenja ili primjene Ugovora i koji se ne može riješiti mirnim putem vodi pred sudovima u Bruxellesu"). Taj se dojam temeljio na činjenici da je podnositelj pritužbe obavijestio OR da će poduzeti pravne mjere ako ne preispita svoju odluku do 6. siječnja 2006.

3.3 Ombudsmanica napominje da odluka OR-a od 23. prosinca 2005. podnositelju pritužbe nije pružila nikakve informacije o mogućnostima pravne zaštite koje su mu na raspolaganju.

3.4 Međutim, budući da je ugovor sadržavao posebnu odredbu kojom se uređuju sporovi, Ombudsmanica smatra da OR nije bio obvezan obavijestiti podnositelja pritužbe u svojoj odluci od 23. prosinca 2005. o drugim općenitijim mogućnostima u slučaju sporova.

3.5 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da ne postoje nepravilnosti u postupanju u vezi s tim aspektom pritužbe.

4 Navodni izostanak odgovora na dopise podnositelja pritužbe od 23. prosinca 2005. i 3. veljače 2006.

4.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da OR nije odgovorio na njegove dopise od 23. prosinca 2005. i 3. veljače 2006.

4.2 U svojem mišljenju OR je (i) priznao da nije odgovorio na dopise podnositelja pritužbe od 23. prosinca 2005. i 3. veljače 2006. te je (ii) u tom pogledu objasnio da ga je, unatoč njegovu naknadnom zahtjevu za posredovanje od 3. veljače 2006. upućenom glavnom tajniku OR-a, podnositelj pritužbe 23. prosinca 2006. obavijestio da je spreman pokrenuti postupak pred Sudom u skladu s člankom 1.7.2. Ugovora o uslugama.

4.3 Načela dobre uprave zahtijevaju da svako pismo ili pritužba instituciji dobije potvrdu o primitku u roku od dva tjedna, osim ako se u tom roku može poslati suštinski odgovor (10).

4.4 U ovom slučaju ombudsmanica napominje da OR nije odgovorio na dopise podnositelja pritužbe od 23. prosinca 2005. i 3. veljače 2006. te smatra da objašnjenje koje mu je OR ponudio u svojem mišljenju nije takvo da bi opravdalo odstupanje od te obveze. Što se tiče dopisa podnositelja pritužbe od 23. prosinca 2005., Ombudsman ne isključuje mogućnost da je, u okolnostima slučaja, OR opravdano odbio sadržajno odgovoriti na primjedbe podnositelja pritužbe jer je potonji izrazio svoju namjeru da pokrene sudski postupak. Međutim, Ombudsmanica smatra da je OR o tome trebao obavijestiti podnositelja pritužbe. Što se tiče dopisa podnositelja pritužbe od 3. veljače 2006., Ombudsmanica žali što OR nije odgovorio na ono što se čini da je podnositelj pritužbe izrazio spremnost da spor riješi izvansudskim putem. Propust OR-a da (i) obavijesti podnositelja pritužbe o razlozima zbog kojih nije odgovorio na njegov dopis od 23. prosinca 2005. i (ii) odgovor na dopis podnositelja pritužbe od 3. veljače 2006. predstavljao je nepravilnosti u postupanju te će se u tom pogledu iznijeti kritična napomena u nastavku.

5 Tvrdnja da bi OR trebao podnositelju pritužbe u cijelosti platiti ugovornu naknadu s kamatama na zakašnjelo plaćanje

5.1 Podnositelj pritužbe tvrdi da bi mu OR trebao platiti punu ugovornu naknadu s kamatama na zakašnjelo plaćanje.

5.2 U svojem mišljenju OR je ukratko naveo da je podnositelj pritužbe i. kopirao cijele stranice revidiranog završnog izvješća s interneta; ii. nije na odgovarajući način uzeo u obzir prethodne komentare OR-a; iii. nije ispunio minimalne metodološke standarde potrebne za znanstveni projekt; iv. počinio je nekoliko činjeničnih pogrešaka; i v. proizvela je samo 150 stranica umjesto uobičajenih 250 – 300 stranica. S obzirom na to da kvaliteta studije nije zadovoljila minimalne potrebne standarde i da je to više puta istaknuto podnositelju pritužbe, OR smatra da je isplata dvije trećine ukupnog iznosa primjerena naknada za obavljeni rad.

5.3 Ombudsman stoga razumije stajalište OR-a da, unatoč kašnjenju u obavješćivanju podnositelja pritužbe o njegovu stajalištu u pogledu revidiranog završnog izvješća (koje je obrađeno u dijelu 2. ove Odluke), OR opravdano ne plaća u cijelosti ugovorno dogovoreni iznos jer smatra da podnositelj pritužbe nije dostavio izvješće o kvaliteti na koju je imao pravo na temelju ugovora.

5.4 Kao što je navedeno u uvodnim napomenama, ako je riječ o sporu između stranaka, Europski ombudsman neće nastojati utvrditi je li došlo do povrede ugovora. Ombudsman stoga ne zauzima stajalište o tome ima li OR ugovorno pravo odbiti plaćanje cijelog iznosa. Međutim, Ombudsmanica smatra da je OR pružio dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za svoje djelovanje i zašto smatra da je njezino stajalište o ugovornom položaju opravdano. Ombudsman stoga ne nalazi nepravilnosti u postupanju u stajalištu OR-a u vezi s tvrdnjom podnositelja pritužbe.

Zaključak

Na temelju istraga Europskog ombudsmana u vezi s pritužbom potrebno je iznijeti sljedeće kritične napomene:

Odbor regija nije (i) obavijestio podnositelja pritužbe o nemogućnosti poštovanja ugovornog roka prije njegova isteka; ii. obavijestiti podnositelja pritužbe o razlozima zbog kojih nije odgovorio na njegov dopis od 23. prosinca 2005.; i iii. odgovor na dopis podnositelja pritužbe od 3. veljače 2006. predstavljao je nepravilnost u postupanju.

S obzirom na to da se ti aspekti predmeta odnose na posebne događaje u prošlosti, nije primjereno postići prijateljsko rješenje tog pitanja. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

Predsjednik Odbora regija bit će obaviješten o toj odluci.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) SL 2003., L 25, str. 43.

(2) Prema primjercima koje je dostavio podnositelj pritužbe, člankom I.4. („Plaćanja”) „Posebnih uvjeta” predviđa se: „(...) I.4.2. Plaćanje preostalog iznosa: Plaćanje preostalog iznosa imat će različite faze: 1. podnošenje završnog izvješća u skladu s uputama utvrđenima u prilozima I. i III. te odgovarajućih računa; 2. Odbor ima šezdeset dana za odobrenje ili odbijanje predmetnog dokumenta, a Ugovaratelj ima trideset dana za podnošenje novih dokumenata; 3. Nakon podnošenja tih novih dokumenata Odbor ima trideset dana da ih odobri ili odbije; 4. U roku od četrdeset i pet dana od datuma na koji Odbor odobri nove dokumente (završno izvješće, račun) koji su priloženi zahtjevu za plaćanje, izvršava se plaćanje preostalog iznosa koji odgovara relevantnim računima.(...)”. Člankom II.4. („Plaćanja”) predviđa se: „(...) II.4.2. Plaćanje preostalog iznosa: Po primitku dokumenata Odbor ima rok naveden u Posebnim uvjetima u kojem i. odobrava dokumente, sa ili bez primjedbi, rezervi ili zahtjeva za dodatne informacije ili ii. traži nove dokumente. Ako Odbor ne reagira u tom roku, dokumenti se smatraju odobrenima. Odobrenje dokumenata priloženih zahtjevu za plaćanje ne podrazumijeva priznavanje pravilnosti ili vjerodostojnosti, potpunosti ili točnosti priloženih izjava i informacija. (...)".

(3) Ombudsmanica taj „zahtjev za posredovanje” koji OR naziva „pismom od 3. veljače 2006.” na koji upućuje podnositelj pritužbe.

(4) Člankom 1.7.2. Ugovora o uslugama predviđeno je da se „svaki spor između stranaka koji proizlazi iz tumačenja ili primjene Ugovora i koji se ne može riješiti mirnim putem vodi pred sudovima u Bruxellesu”.

(5) Ombudsmanica razumije da se podnositelj pritužbe poziva na dodatni ugovor koji je OR potpisao s podnositeljem pritužbe „18. i 25. travnja 2005.”, prema mišljenju OR-a.

(6) "1. Odluka institucije koja može negativno utjecati na prava ili interese privatne osobe sadržava naznaku o mogućnostima žalbe koje su dostupne za osporavanje odluke. U njemu se posebno navode priroda pravnih lijekova, tijela pred kojima se oni mogu ostvariti, kao i rokovi za njihovo ostvarivanje. 2. Odluka se posebno odnosi na mogućnost sudskih postupaka i pritužbi Europskom ombudsmanu pod uvjetima navedenima u članku 230. odnosno članku 195. Ugovora o osnivanju Europske zajednice.”

(7) Prema podnositelju pritužbe, dopis od 3. veljače 2006. glasi: „Želio bih Vas zamoliti za posredovanje u vezi s odlukom Odbora Regije o ugovoru o uslugama”. Ni podnositelj pritužbe ni OR nisu Ombudsmanu dostavili primjerak pisma.

(8) "1. Svako pismo ili pritužba instituciji prima potvrdu o primitku u roku od dva tjedna, osim ako se u tom roku može poslati znatan odgovor. (...)".

(9) Vidjeti Godišnje izvješće za 1997., str. 22. i dalje.

(10) Članak 14. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja.