Strasbourg, 8. veljače 2008.

Poštovana gospođo B.,

Dana 27. siječnja 2006. podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Glavne uprave Europske komisije za kadrovske i administrativne poslove u vezi s Vašim dopisom koji ste joj poslali 19. prosinca 2005. U tom ste dopisu pitali navedenu Glavnu upravu je li Komisija prenijela „vrlo velika sredstva”(1) na privatne bankovne račune vašeg bivšeg supruga kako bi financirala svoju Delegaciju u Almatyju (Kazahstan).

Pritužbu sam 8. ožujka 2006. proslijedio predsjedniku Komisije. Zatražio sam mišljenje Komisije o pritužbi prije 31. svibnja 2006.

Komisija je svoje mišljenje poslala 20. lipnja 2006. Dana 21. lipnja 2006. proslijedio sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 3. srpnja 2006.

Dana 10. prosinca 2006. poslali ste mi dodatne dokumente povezane s vašom pritužbom.

Dana 29. ožujka 2007. zatražio sam od Komisije dodatne informacije u vezi s Vašom pritužbom te sam zatražio odgovor do 15. svibnja 2007.

Dana 28. svibnja 2007. poslali ste mi daljnju korespondenciju u vezi s Vašom pritužbom.

Budući da Komisija nije odgovorila u predviđenom roku, moje su službe 12. lipnja 2007. telefonirale službama Komisije. Dana 21. lipnja 2007. zatražio sam od Komisije da mi dostavi odgovor najkasnije do 15. srpnja 2007. O tome ste obaviješteni dopisom od istog dana.

Komisija mi je poslala svoj odgovor 17. srpnja 2007.

Dana 18. srpnja 2007. proslijedio sam Vam odgovor Komisije s pozivom na očitovanje koji ste poslali 24. srpnja 2007.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Kontekst: pritužba 1139/2005/JMA

Dana 12. rujna 2000. podnositelj pritužbe podnio je prvu pritužbu Europskom ombudsmanu (referentna oznaka 1139/2000/JMA) protiv Europske komisije u vezi s njezinom odlukom da promijeni status osoblja svojeg supruga iz „vjenčanog” u „razvedenog” te povezanom akcijom Zajedničkog sustava zdravstvenog osiguranja kako bi se podnositelja pritužbe isključilo iz njegova pokrića.

Ombudsman je zaključio svoju istragu i pritužba je zaključena kao "nagodba Europske komisije" na zadovoljstvo podnositelja pritužbe. Podnositelj pritužbe zaprimio je 18. kolovoza 2005. i 10. listopada 2005. dva dodatna dopisa registrirana pod referentnim brojem 1139/2005/JMA.

Prisutni referentni broj pritužbe 313/2006/MF

Prema podnositelju pritužbe, relevantne činjenice bile su, ukratko, sljedeće:

Podnositelj pritužbe poslao je 19. prosinca 2005. dopis Glavnoj upravi Komisije („Glavna uprava”) za osoblje i upravu preporučenom poštom u vezi s navodnim prijenosom znatnih sredstava Komisije na privatne bankovne račune njezina bivšeg supruga kako bi se financirala njezina delegacija u Almatyju („Delegacija”).

Podnositelj pritužbe podnio je 27. siječnja 2006. pritužbu Ombudsmanu. Tvrdila je da Komisija nije poslala potvrdu o primitku njezina dopisa od 19. prosinca 2005. Nadalje je tvrdila da Komisija nije zauzela stajalište o pitanju istaknutom u navedenom dopisu, odnosno o tvrdnji da je Komisija prenijela vrlo velika sredstva na privatne bankovne račune svojeg bivšeg supruga kako bi financirala svoju delegaciju u Almatyju.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Mišljenje Komisije o pritužbi sažeto je glasilo kako slijedi:

Kad je riječ o prvoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija je priznala da je GU za kadrovske poslove i administraciju doista primio taj dopis. Međutim, budući da predmet pisma nije bio u nadležnosti te glavne uprave, ona je odmah proslijeđena OLAF-u internom poštom. Komisija je nadalje navela da se nakon provjere pokazalo da dopis nikad nije stigao do OLAF-ovih službi i da se čini da je izgubljen u internom sustavu pošte. Komisija je izrazila žaljenje zbog toga što podnositelju pritužbe nije poslana nikakva potvrda o primitku te ju je obavijestila, kako se zahtijeva njezinim Kodeksom dobrog administrativnog postupanja, da je njezin dopis preraspodijeljen. Komisija smatra da je do tog propusta možda djelomično došlo zbog zaostataka u pošti u razdoblju prije i nakon božićnih praznika. Komisija se ispričala podnositelju pritužbe i Ombudsmanu zbog te unutarnje administrativne pogreške u vezi s postupanjem s njezinim dopisom.

Kad je riječ o drugoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija je napomenula da se sredstvima prenesenima za financiranje Delegacije upravljalo u skladu s njezinim pravilima o riznici. Komisija je izjavila da „ni u kojem slučaju” sredstva nisu prenesena na privatne bankovne račune njezinih dužnosnika, već uvijek na lokalne bankovne račune delegacije kojima upravljaju ovlašteni dužnosnici, odnosno voditelji delegacija, u ime i za račun Komisije.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Tužiteljica je u svojim očitovanjima zadržala svoju pritužbu.

Daljnji dopis podnositelja pritužbe od 10. prosinca 2006.

Podnositeljica pritužbe poslala je 10. prosinca 2006. Europskom ombudsmanu još jedno pismo u vezi s njezinom pritužbom. Priložila je i potvrdu koju je izdao dužnosnik Glavne uprave za proračun Komisije, u kojoj je dotični dužnosnik potvrdio da je Komisija izvršila pet prijenosa bivšem suprugu podnositelja pritužbe od 7. listopada 1994., 9. siječnja 1995., 1. svibnja 1995., 13. ožujka 1995. i 3. travnja 1995.

Ombudsmanica je napomenula da iz potvrde proizlazi da su prva dva prijenosa, 7. listopada 1994. i 9. siječnja 1995., izvršena u gotovini bivšem suprugu podnositelja pritužbe. Dodatna tri prijenosa izvršena su na bankovni račun u banci sa sjedištem u Luksemburgu. Službenik je potvrdio da su ti prijenosi osmišljeni za pokrivanje troškova delegacije prije otvaranja vlastitog bankovnog računa Komisije.

Podnositelj pritužbe izjavio je da ta potvrda, koja nije potpisana ni datirana, ne može biti dokaz da Komisijini prijenosi nisu izvršeni na privatne bankovne račune bivšeg supruga podnositelja pritužbe.

U svojem dopisu od 10. prosinca 2006. tužiteljica se pozvala i na postupak koji je u tijeku pred nacionalnim sudom u Luksemburgu u vezi s podjelom imovine koju je držala zajedno sa svojim bivšim suprugom. U tom je kontekstu podnositeljica pritužbe podnijela dodatni zahtjev da joj se dostave informacije o plaćama njezina bivšeg supruga za razdoblje od 16. veljače 1994. do 31. svibnja 1999. Međutim, s obzirom na to da podnositelj pritužbe nije dostavio nijedan dokument kojim bi potkrijepio svoju tvrdnju, Ombudsman je na temelju članka 195. Ugovora o EZ-u zaključio da se čini da ne postoje dostatni razlozi za proširenje ove istrage u vezi s tom novom tvrdnjom.

Daljnje istrage
Zahtjev za informacije upućen Komisiji

Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije, primjedbi podnositelja pritužbe i dokumenta priloženog njezinu daljnjem dopisu od 10. prosinca 2006. činilo se da su potrebne dodatne istrage. Ombudsmanica je stoga zatražila od Komisije da odgovori na sljedeće pitanje:

„Kad je riječ o drugoj tvrdnji podnositelja pritužbe, Komisija je u svojem mišljenju navela da sredstva za Delegaciju u Almatyju nikad nisu prenesena na privatne bankovne račune njezinih dužnosnika, nego uvijek na lokalne bankovne račune delegacije kojima upravljaju ovlašteni dužnosnici.

Podnositelj pritužbe dostavio je dokument u kojem se navodi da je Komisija u tri navrata prenijela određene iznose novca na bankovne račune u Luksemburgu koji su očito pripadali bivšem suprugu podnositelja pritužbe.”

Ombudsmanica je od Komisije zatražila i da dostavi primjedbe o dokazima koje je dostavio podnositelj pritužbe.

Odgovor Komisije

Komisija je u svojem odgovoru navela da je zahvaljujući dokumentu koji je poslao podnositelj pritužbe mogla provesti potpuniju pretragu svojih povijesnih arhiva u vezi s navodom da su iznosi namijenjeni administraciji delegacije preneseni na određene bankovne račune bivšeg supruga podnositelja pritužbe. Komisija je potvrdila da je predmetni dokument zapravo vjerodostojan. U prilog toj činjenici Komisija je priložila primjerak predmetnog dokumenta koji je datirao i potpisao H., tadašnji voditelj nadležne službe.

Komisija je nadalje navela da želi pojasniti da se odgovor na to pitanje iz njezina prvog mišljenja o pritužbi temeljio na informacijama sadržanima u elektroničkoj bazi podataka koja je počela s radom tek 2003. Komisija je navela da, iako su poduzeti svi napori kako bi se osiguralo da su povijesne informacije prije 2003. bile uključene u bazu podataka, relevantne informacije nisu uvijek bile uključene u bazu podataka. Komisija je navela da su pronađene dodatne informacije koje pokazuju da, u skladu s financijskim pravilima koja su tada bila na snazi, u trenutku otvaranja novih delegacija nije bilo neuobičajeno prenositi sredstva na bankovne račune dužnosnika dok se čekalo da lokalni bankovni računi postanu operativni.

Zaključno, Komisija je navela da se nada da će se time razjasniti to pitanje i da žali zbog bilo kakvih neugodnosti uzrokovanih informacijama sadržanima u njezinu izvornom odgovoru.

Daljnje primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositeljica pritužbe u svojim je očitovanjima navela da je primila na znanje daljnji odgovor Komisije i da ima samo sljedeću napomenu: iako je njezin bivši suprug imenovan u Izaslanstvo 23. kolovoza 1994., posljednji prijenos novca od strane voditelja Izaslanstva na njegov privatni bankovni račun dogodio se 1. svibnja 1995. Podnositelj pritužbe smatra da je voditelju delegacije trebalo mnogo vremena da otvori bankovni račun u ime delegacije.

ODLUKA

1 Navodni propust Komisije da dostavi potvrdu o primitku dopisu podnositelja pritužbe od 19. prosinca 2005.

1.1 Podnositelj pritužbe poslao je 19. prosinca 2005. dopis Glavnoj upravi Europske komisije ("GU") za osoblje i administraciju preporučenom poštom u vezi s navodnim prijenosom "vrlo velikih sredstava"(2) od strane Komisije na privatne bankovne račune njezina bivšeg supruga kako bi se financirala njezina delegacija u Almatyju ("Delegacija"). Podnositeljica pritužbe tvrdila je da joj Komisija nije poslala potvrdu o primitku u vezi s njezinim dopisom od 19. prosinca 2005.

1.2 Komisija je u svojem mišljenju priznala da je dopis podnositelja pritužbe od 19. prosinca 2005. doista zaprimila Glavna uprava za kadrovske poslove i administraciju. Međutim, s obzirom na to da predmet dopisa nije bio u nadležnosti te glavne uprave, on je odmah internom poštom proslijeđen OLAF-u na djelovanje. Komisija je nadalje navela da se nakon provjere pokazalo da dopis nikad nije stigao do OLAF-a i da se čini da je izgubljen u internom sustavu pošte. Komisija je izrazila žaljenje zbog toga što podnositelju pritužbe nije poslana potvrda o primitku i obavijestila ga da je njezin dopis, u skladu s njezinim Kodeksom o dobrom ponašanju zaposlenih u upravi, preraspodijeljen. Komisija smatra da je do tog propusta možda djelomično došlo zbog zaostataka u pošti u razdoblju prije i nakon božićnih praznika. Komisija se ispričala podnositelju pritužbe i Ombudsmanu zbog te unutarnje administrativne pogreške u vezi s postupanjem s dopisom podnositelja pritužbe.

1.3 Podnositelj pritužbe u svojim očitovanjima nije iznio posebnu primjedbu na to pitanje.

1.4 Ombudsmanica podsjeća da je člankom 14. stavkom 1. Europskog kodeksa dobrog administrativnog postupanja (3) predviđeno sljedeće:

„Svaki dopis ili pritužba instituciji prima potvrdu o primitku u roku od dva tjedna, osim ako se u tom roku može poslati suštinski odgovor.”

1.5 U ovom slučaju Ombudsman napominje da se čini da Komisija nije poslala potvrdu o primitku dopisu podnositelja pritužbe od 19. prosinca 2005. zbog i. unutarnje administrativne pogreške u vezi s postupanjem s dopisom podnositelja pritužbe jer nakon njegova prijenosa OLAF-u službe potonjeg nisu nikada primile dopis i ii. zaostatka u postupanju s poštom u razdoblju prije i nakon božićnih praznika.

1.6 Međutim, Ombudsmanica napominje da se Komisija u svojem odgovoru ispričala podnositelju pritužbe zbog te unutarnje administrativne pogreške.

1.7 U tim okolnostima, iako priznaje da je došlo do žalosnog neuspjeha u učinkovitom postupanju s korespondencijom građana, Ombudsmanica smatra da nema razloga za daljnje istrage te tvrdnje.

2 Navodni propust Komisije da zauzme stajalište o pitanju postavljenom u dopisu podnositelja pritužbe od 19. prosinca 2005.

2.1 Podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije zauzela stajalište o pitanju istaknutom u njezinu dopisu od 19. prosinca 2005., odnosno o tvrdnji da je Komisija prenijela vrlo velika sredstva na privatne bankovne račune svojeg bivšeg supruga kako bi financirala delegaciju.

2.2 Komisija je u svojem mišljenju navela da se sredstvima prenesenima radi financiranja njezine delegacije upravljalo u skladu s njezinim pravilima riznice. Komisija je izjavila da „ni u kojem slučaju” sredstva nisu prenesena na privatne bankovne račune njezinih dužnosnika, nego uvijek na lokalne bankovne račune delegacije kojima upravljaju ovlašteni dužnosnici, odnosno voditelji delegacija, u ime i za račun institucije.

2.3 Nakon pažljivog razmatranja mišljenja Komisije, primjedbi podnositelja pritužbe i novih dokaza priloženih daljnjem dopisu podnositelja pritužbe od 10. prosinca 2006., Ombudsmanica je smatrala da se čini da su potrebne daljnje istrage. Ombudsmanica je stoga zatražila od Komisije da se očituje o dokazima koje je dostavio podnositelj pritužbe, odnosno o dokumentu u kojem se navodi da je Komisija u tri navrata prenijela određene iznose novca na bankovne račune u banci sa sjedištem u Luksemburgu koja je očito pripadala bivšem suprugu podnositelja pritužbe.

2.4 Komisija je u svojem odgovoru navela da je zahvaljujući dokumentu koji je dostavio podnositelj pritužbe mogla provesti potpuniju pretragu svojih fizičkih povijesnih arhiva u vezi s navodom podnositelja pritužbe da su iznosi za upravljanje delegacijom preneseni na određene bankovne račune bivšeg supruga podnositelja pritužbe. Komisija je nadalje navela da želi pojasniti da se odgovor na to pitanje iz njezina prvog mišljenja o pritužbi temeljio na informacijama sadržanima u elektroničkoj bazi podataka koja je počela s radom tek 2003. Komisija je navela da, iako su poduzeti svi napori kako bi se osiguralo da su povijesne informacije prije 2003. bile uključene u bazu podataka, to nije uvijek bio slučaj. Komisija je navela da su pronađene dodatne informacije koje pokazuju da, u skladu s financijskim pravilima koja su tada prevladavala, u trenutku otvaranja novih delegacija nije bilo neuobičajeno prenijeti sredstva na taj način dok se čekalo da lokalni bankovni računi postanu operativni. Komisija je zaključila da se nada da će to objašnjenje razjasniti to pitanje i da žali zbog bilo kakvih neugodnosti uzrokovanih informacijama sadržanima u njezinu izvornom odgovoru.

2.5 U svojim primjedbama na odgovor Komisije podnositelj pritužbe naveo je da je primio na znanje daljnji odgovor Komisije. Primijetila je samo da je voditelju delegacije trebalo mnogo vremena da otvori novi bankovni račun u ime delegacije.

2.6 U ovom slučaju Ombudsman primjećuje da je Komisija u svojem prvom mišljenju o pritužbi istaknula da "ni u kojem slučaju"sredstva nisu prenesena na privatne bankovne račune koje drže njezini dužnosnici, već uvijek na lokalne bankovne račune Delegacije kojima upravljaju ovlašteni dužnosnici, odnosno voditelji delegacija, u ime i za račun institucije. Međutim, Ombudsman napominje da je Komisija u svojem odgovoru na njegov zahtjev za dodatne informacije navela da su pronađene dodatne informacije koje pokazuju da, u skladu s financijskim pravilima koja su tada prevladavala, „nije bilo neuobičajeno”, kada su otvorene nove delegacije, prenijeti sredstva na privatne bankovne račune njezinih dužnosnika, čekajući da vlastiti lokalni bankovni računi delegacije postanu operativni. Ombudsmanica stoga smatra da se čini da između dvaju mišljenja Komisije postoji određena nedosljednost.

2.7 Međutim, Ombudsman primjećuje da je Komisija izrazila žaljenje zbog neugodnosti uzrokovanih pogrešnim informacijama sadržanima u izvornom odgovoru. Nadalje, objasnila je da je to posljedica činjenice da se njezino prvotno stajalište u prvom odgovoru podnositelju pritužbe temeljilo na informacijama sadržanima u elektroničkoj bazi podataka, koja je puštena u rad 2003., a koje su se naknadno pokazale nepotpunima. Ombudsmanica stoga smatra da je Komisija sada zauzela stajalište o pitanju istaknutom u dopisu podnositelja pritužbe od 19. prosinca 2005. te je na odgovarajući način pojasnila pitanje koje je u njemu izneseno, odgovarajući na to da nije isključeno da su u relevantnom trenutku, u slučaju novoosnovanih delegacija, sredstva prenesena na bankovne račune njezinih dužnosnika do puštanja u uporabu vlastitih lokalnih bankovnih računa Komisije.

2.8 Na temelju tih razmatranja, odnosno pojašnjenja Komisije o pitanju postavljenom u dopisu podnositelja pritužbe od 19. prosinca 2005. i činjenice da je Komisija izrazila žaljenje zbog neugodnosti uzrokovanih informacijama sadržanima u njezinu početnom odgovoru, Ombudsman smatra da nisu potrebne daljnje istrage o toj tvrdnji.

2.9 Što se tiče argumenta podnositelja pritužbe iznesenog u njezinim daljnjim očitovanjima da je voditelju delegacije trebalo dugo vremena da otvori novi bankovni račun u ime delegacije, Ombudsmanica smatra da, kao što je to navela sama podnositeljica pritužbe, to pitanje nije tvrdnja, već puko opažanje. Stoga se čini da nisu potrebni dodatni razlozi za daljnje istrage u pogledu tog aspekta predmeta.

Zaključak

Na temelju istraga Ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo razloga za daljnje istrage dvaju navoda podnositelja pritužbe. Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) U francuskom izvorniku: „des fonds très importants”.

(2) Vidjeti prethodnu napomenu 1.

(3) Europski kodeks dobrog administrativnog postupanja dostupan je na internetskoj stranici Europskog ombudsmana (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).