Strasbourg, 8. rujna 2006.

Poštovana gospođo F.,

Dana 22. rujna 2005. u ime Bezirksamta Marzahn-Hellersdorfa u Berlinu podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu u vezi s navodnim propustom Europske komisije da pravilno obradi zahtjev za financiranje projekta bratimljenja gradova.

Pritužbu sam 21. listopada 2005. proslijedio predsjedniku Komisije. Komisija je svoje mišljenje poslala 16. ožujka 2006. Proslijedila sam vam ga 17. ožujka 2006. s pozivom na očitovanje, ako to želite. Od vas nisu primljene nikakve primjedbe.

U telefonskom razgovoru od 28. lipnja 2006. s pravnim službenikom zaduženim za vaš predmet izjavili ste da ne želite iznijeti primjedbe i da smatrate da je pritužba riješena.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe lokalno je tijelo u okrugu Marzahn-Hellersdorf u Berlinu. Organizirao je program razmjene za učenike lokalne glazbene škole s učenicima u Haltonu (Cheshire) u Ujedinjenoj Kraljevini u okviru njihovih aktivnosti bratimljenja gradova. Podnositelj pritužbe izvijestio je da je njegovo partnersko tijelo u Ujedinjenoj Kraljevini („grad domaćin”) podnijelo zahtjev za financiranje Glavnoj upravi Komisije za obrazovanje i kulturu. Međutim, podnositelj pritužbe smatra da je odobrenje zahtjeva potvrđeno samo telefonom i da bespovratna sredstva nisu isplaćena u trenutku razmjene u listopadu 2004., zbog čega su obje strane bile u financijskim poteškoćama. Podnositelj pritužbe nadalje je izvijestio da je Komisija poslala pisani ugovor gradu domaćinu tek nakon završetka programa. U tom su ugovoru bespovratna sredstva dodijeljena i gradu domaćinu i podnositelju pritužbe. Prema navodima podnositelja pritužbe, grad domaćin primio je svoj udio u bespovratnim sredstvima u lipnju 2005., dok još nije primio novac.

Podnositelj pritužbe naveo je da su oba partnera više puta pokušala stupiti u kontakt s Komisijom, ali da se to pokazalo nemogućim jer je jedini objavljeni telefonski broj uvijek bio zauzet i jer Komisija nije odgovorila na telefaks poslan 6. srpnja 2005. ili na dvije poruke elektroničke pošte poslane 26. kolovoza 2005.

Ukratko, podnositelj pritužbe tvrdio je sljedeće:

1. da je došlo do znatnog kašnjenja u postupanju Komisije s njezinom primjenom;
2. da Komisija nije isplatila bespovratna sredstva koja je dodijelila podnositelju pritužbe; i
3. da Komisija nije odgovorila na telefaks poslan 6. srpnja 2005. i na dvije poruke elektroničke pošte poslane 26. kolovoza 2005.

Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala isplatiti bespovratna sredstva.

INQUIRY

Mišljenje Komisije

Komisija je u svojem mišljenju iznijela sljedeće primjedbe:

Pritužba se odnosila na bespovratna sredstva dodijeljena za sastanak građana u okviru aktivnosti bratimljenja gradova koji se od 4. do 11. listopada 2004. održao u Gradskom vijeću okruga Halton u Ujedinjenoj Kraljevini („grad domaćin”). Zahtjev za bespovratna sredstva podnio je grad domaćin, koji je stoga bio podnositelj zahtjeva, a kasnije i korisnik, kako je utvrđeno u pozivu na podnošenje prijedloga i u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava. Zahtjev je sadržavao i zahtjev za doprinos putnim troškovima podnositelja pritužbe, koji je bio pozvani grad. Tužitelj je o odluci o dodjeli bespovratnih sredstava obaviješten dopisom od 12. kolovoza 2004. Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava poslan je tužitelju na potpisivanje 25. listopada 2004. Komisija je 1. prosinca 2004. primila potpisani ugovor i završno izvješće o događaju. Bespovratna sredstva isplaćena su korisniku 2. lipnja 2005. Iz dokumenta koji je Komisija priložila činilo se da je ukupni iznos bespovratnih sredstava iznosio gotovo 11 000 EUR, od čega je otprilike 3 000 EUR trebalo doprinijeti troškovima prijevoza podnositelja pritužbe.

Što se tiče navodnog kašnjenja

Komisija je navela da je, kad je riječ o odabiru projekata, dopis kojim se obavještava tužitelj, grad domaćin, poslan 12. kolovoza 2004., dva tjedna prije roka navedenog u pozivu na podnošenje prijedloga. Dopis je sadržavao detaljne informacije o podjeli bespovratnih sredstava između grada domaćina i podnositelja pritužbe. Također je podsjetio grad domaćina da je kao grad organizator odgovoran za obavješćivanje svojih partnera o odluci o dodjeli bespovratnih sredstava. U pozivu na podnošenje prijedloga nije bilo predviđeno da će Komisija izravno obavijestiti pozvane gradove o odabiru projekata, što nije bio slučaj ni s prethodnim pozivima na podnošenje prijedloga. Međutim, Komisija je potvrdila da su te informacije važne za pozvane gradove. Danas su natječaji za dodjelu bespovratnih sredstava za bratimljenje gradova objavljeni na internetskim stranicama Komisije te su stoga bili izravno dostupni svim partnerima.

Komisija je nadalje navela da je ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava poslan gradu domaćinu 25. listopada 2004., dva tjedna nakon tog događaja. Komisija se ispričala zbog tog kašnjenja. Međutim, kašnjenje u praksi nije utjecalo na isplatu bespovratnih sredstava jer su se plaćanja uvijek izvršavala po primitku završnog izvješća. Kad je riječ o kritici podnositelja pritužbe da nije bilo pretfinanciranja, Komisija je navela da u pozivu na podnošenje prijedloga nisu bila predviđena plaćanja pretfinanciranja i da je podnositelj pritužbe stoga trebao biti svjestan činjenice da je morao pretfinanciranje putovanja.

Komisija je potvrdila da je, u skladu sa sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava, trebala isplatiti bespovratna sredstva u roku od tri mjeseca od primitka završnog izvješća i povezanih dokumenata. U ovom je slučaju isplata bespovratnih sredstava uslijedila u roku od šest mjeseci. Komisija je izrazila žaljenje zbog kašnjenja zbog posebno velikog broja plaćanja u sektoru bratimljenja gradova i reorganizacije usluge.

Što se tiče navodnog neplaćanja bespovratnih sredstava

Komisija je objasnila da je za sastanke s građanima svim pozvanim gradovima izravno plaćala njihove dijelove bespovratnih sredstava. Međutim, tijekom 2004. godine shvatio je da se tim sustavom više ne može upravljati. Uspjeh programa i sve veći broj multilateralnih projekata doveli su do prevelikog broja transakcija i prevelikog broja registracija korisnika u njegovu računovodstvenom sustavu. Komisija je stoga odlučila pojednostavniti sustav plaćanja i u potpunosti isplatiti sva bespovratna sredstva gradu organizatoru, čija je zadaća tada bila da pozvanim gradovima proslijedi svoj dio bespovratnih sredstava. Zbog velikog radnog opterećenja taj se sustav već primjenjivao 2004., iako je pozivom na podnošenje prijedloga bilo predviđeno izravno plaćanje pozvanim gradovima.

Komisija je navela da je obavijestila korisnike o izmijenjenom sustavu slanjem dopisa svakom gradu organizatoru nakon isplate njihovih bespovratnih sredstava. Osim toga, glavne organizacije koje predstavljaju gradove i općine u državama članicama obaviještene su o novom sustavu. Informacije su dostupne i na Komisijinoj internetskoj stranici za bratimljenje gradova. Prema Komisijinu mišljenju, bilo joj je teško istodobno obavijestiti sve pozvane gradove, iako je priznala da bi im to bilo korisno. U svakom slučaju, Komisija je smatrala da se promjena pokazala vrlo prikladnom: u 2005. plaćanja su uglavnom izvršena unutar ugovornih rokova i, općenito govoreći, korisnici su izrazili zadovoljstvo novim sustavom.

Što se tiče predmetnog projekta, Komisija je navela da je izvršila isplatu bespovratnih sredstava gradu domaćinu s datumom valute banke 2. lipnja 2005. Plaćanje je uključivalo bespovratna sredstva za grad domaćina i za podnositelja pritužbe, koja su točno odgovarala iznosima navedenima u sporazumu o dodjeli bespovratnih sredstava. Dopis s detaljnim prilogom o podjeli bespovratnih sredstava poslan je gradu organizatoru 28. srpnja 2005.

Što se tiče navodnog izostanka odgovora

Komisija je objasnila da je 2005. služba nadležna za bratimljenje gradova dala najveći prioritet svojim temeljnim zadaćama, odnosno dovršavanju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i isplatama. Komisija se ispričala da zbog toga nije izravno odgovorila na telefaks koji je primila od podnositelja pritužbe.

Komisija je nadalje navela da je podnositelj pritužbe 26. kolovoza 2005. poslao svoje dvije poruke e-pošte na Komisijin poštanski sandučić za bratimljenje gradova. Međutim, taj je poštanski sandučić zatvoren od 1. travnja 2005., zbog čega Komisija nije primila e-poštu. Međutim, podnositelj pritužbe primio je automatski odgovor u kojem je naveo da je poštanski sandučić zatvoren i da su ažurirane informacije dostupne na internetskoj stranici za bratimljenje gradova, na kojoj je podnositelj pritužbe mogao vidjeti da su bespovratna sredstva, uključujući bespovratna sredstva za prijevoz, u cijelosti isplaćena gradu organizatoru.

Komisija je smatrala nesretnim da je očito došlo do nedostatka komunikacije između grada domaćina i podnositelja pritužbe, čak i ako je priznala da je mogla izravno obavijestiti podnositelja pritužbe.

Što se tiče zahtjeva da Komisija isplati bespovratna sredstva

Komisija je podsjetila da su bespovratna sredstva isplaćena gradu domaćinu. Izjavila je da je stupila u kontakt s gradom domaćinom i podsjetila ga na svoju odgovornost. Grad domaćin prenio je dio bespovratnih sredstava za prijevoz podnositelju pritužbe u veljači 2006. te je dopisom obavijestio podnositelja pritužbe o plaćanju.

Zaključno, Komisija je navela da je odlučila, u interesu korisnika, izmijeniti sustav plaćanja kako bi smanjila broj stvarnih plaćanja i tako ubrzala postupak plaćanja. Prepoznala je i izrazila žaljenje zbog činjenice da podnositelj pritužbe nije bio dovoljno obaviješten o novom sustavu i da je plaćanje kasnilo tijekom razdoblja prelaska sa starog na novi sustav. Međutim, i ova je pritužba proizašla iz nepotpune ili nepostojeće komunikacije između podnositelja pritužbe i grada domaćina, koji je kao ugovorni korisnik Komisije bio u potpunosti obaviješten o novom sustavu plaćanja.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe. U telefonskom razgovoru od 28. lipnja 2006. s pravnim službenikom zaduženim za predmet podnositelj pritužbe potvrdio je da ne želi iznijeti primjedbe i da smatra da je predmet riješen. Navela je da je primila dio bespovratnih sredstava koji joj je dodijeljen i zahvalila Ombudsmanu na njegovim naporima.

ODLUKA

1 Problemi povezani s isplatom bespovratnih sredstava

1.1 Podnositelj pritužbe, lokalno tijelo u Berlinu, organizirao je program razmjene za učenike lokalne glazbene škole s učenicima u Haltonu (Cheshire) u Ujedinjenoj Kraljevini s partnerskim tijelom, Haltonovim vijećem okruga (u daljnjem tekstu: grad domaćin), u okviru svojih aktivnosti bratimljenja gradova. U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe naveo je i. da je došlo do znatnog kašnjenja u postupanju Komisije sa zahtjevom za financiranje tog projekta razmjene; ii. da Komisija nije isplatila bespovratna sredstva koja joj je dodijelila; i iii. da nije odgovorila na telefaks i dvije poruke elektroničke pošte u vezi s tim pitanjem. Podnositelj pritužbe tvrdio je da bi Komisija trebala isplatiti bespovratna sredstva.

1.2 Komisija se u svojem mišljenju ispričala zbog kašnjenja u rješavanju tog pitanja. Objasnila je da je do kašnjenja došlo zbog posebno velikog broja plaćanja u sektoru bratimljenja gradova i reorganizacije usluge.

1.3 Što se tiče navodnog neplaćanja bespovratnih sredstava, Komisija je objasnila da je za sastanke s građanima svim pozvanim gradovima izravno isplatila njihove dijelove bespovratnih sredstava. Međutim, s obzirom na to da se tim sustavom više nije moglo upravljati, odlučio je pojednostavniti sustav plaćanja i u potpunosti isplatiti sva bespovratna sredstva gradu organizatoru, čija je zadaća tada bila da pozvanim gradovima proslijedi svoj dio bespovratnih sredstava. Zbog velikog radnog opterećenja taj se sustav već primjenjivao 2004., iako je pozivom na podnošenje prijedloga bilo predviđeno izravno plaćanje pozvanim gradovima. Komisija je o novom sustavu obavijestila korisnike i glavne organizacije koje predstavljaju gradove i općine. Informacije su dostupne i na Komisijinoj internetskoj stranici za bratimljenje gradova. Prema Komisijinu mišljenju, bilo joj je teško istodobno obavijestiti sve pozvane gradove, iako je priznala da bi im to bilo korisno. Kad je riječ o predmetnom projektu, Komisija se obratila gradu domaćinu i podsjetila ga na njegovu odgovornost. Grad domaćin zatim je dio bespovratnih sredstava podnositelja pritužbe prenio na podnositelja pritužbe.

1.4 Što se tiče navodnog izostanka odgovora, Komisija je objasnila da je 2005. služba nadležna za bratimljenje gradova dala najveći prioritet svojim temeljnim zadaćama, odnosno dovršavanju sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava i isplatama. Izjavila je da zbog toga nije izravno odgovorila na telefaks koji je primila od podnositelja pritužbe. Kad je riječ o dvjema porukama elektroničke pošte podnositelja pritužbe, Komisija je navela da su te poruke elektroničke pošte poslane u poštanski sandučić Komisije za bratimljenje gradova, koji je u to vrijeme već bio zatvoren. Stoga Komisija nije primila poruke e-pošte. Međutim, prema navodima Komisije, podnositelj pritužbe primio je automatski odgovor u kojem se navodi da je poštanski sandučić zatvoren i da su ažurirane informacije dostupne na internetskoj stranici bratimljenja gradova. Komisija je izrazila žaljenje zbog činjenice da podnositelj pritužbe nije bio dovoljno obaviješten o novom sustavu plaćanja. Međutim, smatrala je da je i ova pritužba proizašla iz nepotpune ili nepostojeće komunikacije između podnositelja pritužbe i grada domaćina, koji je, kao ugovorni korisnik Komisije, bio u potpunosti obaviješten o novom sustavu plaćanja.

1.5 Podnositelj pritužbe nije dostavio primjedbe. U telefonskom razgovoru s pravnim službenikom zaduženim za pritužbu podnositelj pritužbe naveo je da smatra da je predmet riješen. Navela je da je primila predmetnu isplatu i zahvalila Ombudsmanu na njegovim naporima.

Zaključak

Iz mišljenja Komisije i primjedbi podnositelja pritužbe proizlazi da je Komisija poduzela korake kako bi riješila to pitanje i time zadovoljila podnositelja pritužbe. Ombudsman stoga zaključuje predmet. Međutim, čini se primjerenim iznijeti dodatnu primjedbu u vezi s ovim predmetom.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

3 Dodatne napomene

Ombudsmanica sa zadovoljstvom primjećuje da je Komisija poduzela mjere za koje se čini da su znatno poboljšale njezinu upravu u sektoru bratimljenja gradova. Međutim, također ističe da je Komisija priznala da je u ovom slučaju došlo do određenog kašnjenja u isplati bespovratnih sredstava. S obzirom na to da će podnositelji zahtjeva za financiranje u tom sektoru vjerojatno biti tijela s relativno ograničenim financijskim sredstvima, Ombudsman bi to smatrao daljnjim poboljšanjem svojih administrativnih standarda ako bi Komisija u takvim slučajevima mogla razmotriti plaćanje kamata za zakašnjelo plaćanje.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS