Strasbourg, 16. srpnja 2008.

Poštovani gospodine A.,

Dana 5. kolovoza 2005., djelujući u ime društva CINAR Ltd. (dalje u tekstu „CINAR”), podnijeli ste pritužbu Europskom ombudsmanu protiv Europske komisije. Vaša se pritužba odnosila na vanjsku reviziju i njezine naknadne faze u četirima ugovorima o istraživanju (1), sklopljenima u okviru četvrtog i petog programa Komisije za istraživanje i tehnološki razvoj („RTD”). Ta je revizija provedena u prostorijama CINAR-a od 20. do 21. kolovoza 2002.

Pritužbu sam 13. rujna 2005. proslijedio predsjedniku Komisije.

Komisija je svoje mišljenje poslala 11. siječnja 2006. Proslijedila sam vam ga s pozivom na očitovanje, koji ste poslali 4. travnja 2006.

Dana 29. siječnja 2008. poslali ste mi dodatni podnesak u kojem ste me obavijestili o dovršetku OLAF-ove istrage koja je uključivala prethodno navedena četiri ugovora.

Pišem vam sada kako bih vas obavijestio o rezultatima istraga koje su napravljene.

Ispričavam se zbog vremena koje mi je trebalo da dovršim istragu.

COMPLAINT

Podnositelj pritužbe direktor je društva CINAR Ltd. (dalje u tekstu „CINAR”), malog visokotehnološkog poduzeća sa stručnim znanjem u području izgaranja ugljena i biomase te kontrole emisija. Pruža tehničke usluge i sudjeluje u raznim istraživačkim i razvojnim projektima pod pokroviteljstvom Europske komisije. U razdoblju od lipnja 1998. do svibnja 2000. CINAR je u svojstvu ugovaratelja sklopio četiri ugovora o istraživanju (2) s Komisijom u vezi sa sedam istraživačkih projekata poduzetih u okviru Četvrtog okvirnog programa („FP4”) i Petog okvirnog programa („FP5”).

Predstavnik Odjela za vanjsku reviziju Glavne uprave Komisije za istraživanje („GU RTD”) i dva računovođa posjetili su 20. i 21. kolovoza 2002. urede CINAR-a radi revizije prethodno navedenih četiriju ugovora o istraživanju.

Komisija je 15. rujna 2003. odobrila izvješće o reviziji koje su sastavili revizori. Odbio je objašnjenja i dokaze, uključujući dokaze iz platne liste, koje je naknadno dostavio CINAR jer nisu dostavljeni ranije. Osim toga, dodatno je onemogućila troškove osoblja i povezane režijske troškove, koje je CINAR prijavio kao prihvatljive troškove.

Podnositelj pritužbe sastao se 28. veljače 2005. s predstavnikom Komisije kako bi pojasnio zaključke revizije, ali nije bio uspješan.

U svojoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija prema CINAR-u postupala nepravedno s obzirom na prethodno navedenu vanjsku reviziju iz 2002. i njezine naknadne faze.

Podnositelj pritužbe najprije je tvrdio da su se predstavnici CINAR-a „osjećali kao kriminalci pred revizorima i (...) čak je tijekom jednog intervjua iznesen rasni komentar” te da „čini se da je cilj revizije graničiti s opsesijom da nas se zatvori”.

Drugo, podnositelj pritužbe tvrdio je da nije poštovao pravo na privatnost društva CINAR jer su zatražene osobne i ugovorne pojedinosti te informacije o plaćama članova osoblja. Prema navodima podnositelja pritužbe, to je "gorko tolerirano".

Treće, podnositelj pritužbe tvrdio je da je od CINAR-a zatraženo da dostavi nepovezane i neopravdane informacije, odnosno informacije o „svim prijedlozima u postupku”, iako je Komisija financirala samo dio takvih prijedloga.

Četvrto, podnositelj pritužbe tvrdio je da, iako nedostaje samo dio informacija o obračunu plaća, vanjski revizori nepravedno su izjavili da „od CINAR-a nisu dobivene informacije o obračunu plaća”.

Peti se argument u biti odnosio na ulogu Komisijina revizora od završetka revizorskog izvješća vanjskog revizorskog društva do sastanka s predstavnicima CINAR-a 28. veljače 2005. Konkretno, podnositelj pritužbe kritizirao je odluku revizora Komisije da odobri izvješće o reviziji koje su sastavili vanjski revizori i da odbije sva objašnjenja i dokaze podnositelja pritužbe samo zato što nisu prethodno dostavljeni.

INQUIRY

Mišljenje Komisije
Kontekst

CINAR je s Komisijom sklopio četiri ugovora o istraživanju (3).

GU RTD zatražio je 6. lipnja 2002. financijsku reviziju u prostorijama CINAR-a. Kako bih dobila revizorsko izvješće od neovisnog i profesionalnog izvora, Komisija je odlučila povjeriti ovaj revizijski zadatak vanjskom revizorskom društvu, odnosno Littlejohnu Frasieru (dalje u tekstu: „LF”)(4). U tu je svrhu u srpnju 2002. sklopljen poseban sporazum s LF-om, a Komisija je imenovala vlastitog revizora iz Odjela za vanjsku reviziju da surađuje s LF-om.

Komisija je 6. lipnja 2002. preporučenim pismom obavijestila CINAR da će revizija započeti u njegovim prostorijama i opisala njezino područje primjene kako slijedi:

1. preispitivanje opravdanosti i odgovornosti sustava obračuna troškova i računa koji se primjenjuju u CINAR-u; i
2. provjeru rashoda za ugovore o istraživanju kako bi se utvrdilo je li Komisija fakturirana u skladu s ugovornim odredbama za rashode nastale provedbom istraživačkog projekta.

Komisija je u tom dopisu od CINAR-a zatražila i da revizoru Komisije „u roku od mjesec dana od primitka ovog dopisa dostavi sljedeće dokumente ili informacije:

(1) Potpisan i datiran primjerak svih ugovora o radu svih osoba koje se terete na navedene ugovore zajedno s naznakom jesu li te osobe još uvijek zaposlene u Cinar d.o.o.

(2) Organizacijska shema društva Cinar d.o.o. u kojoj se navodi naziv i funkcija uprave i upravnog odbora, ako postoji. Navodi se i ukupan broj zaposlenih u poduzeću Cinar d.o.o.

(3) Odgovor na sljedeće pitanje: vode li račune Cinara zaposlenici Cinara ili vanjski računovođe? Ako se potonja primjenjuje, dostavite nam sve pojedinosti.”

U svojem odgovoru od 8. srpnja 2002. CINAR je objasnio da njegove račune vode njegovi računovođe, s kojima bi se revizor Komisije trebao obratiti ako je potrebno više informacija.

Nakon daljnjih dogovora između LF-a i CINAR-a, 20. i 21. kolovoza 2002. provedena je dogovorena revizija na licu mjesta. Komisija je dostavila preslike detaljnih zapisnika revizije.

Komisija je 29. svibnja 2003. preporučenim pismom poslala CINAR-u nacrt revizorskog izvješća vanjskih revizora na očitovanje. CINAR je najprije privremeno odgovorio dopisom od 19. lipnja 2003. Konačniji odgovor poslan je 30. srpnja 2003. Međutim, Komisija nije izmijenila izvješće o reviziji s obzirom na primjedbe CINAR-a te mu je 15. rujna 2003. poslala nepromijenjeno završno izvješće o reviziji.

Komisija je u svojem mišljenju istaknula probleme s kojima su se revizori susreli pri dobivanju relevantnih informacija od CINAR-a. Prema Komisijinu mišljenju, iz revizije proizlazi da, suprotno onomu što je CINAR naveo u svojem dopisu od 8. srpnja 2002., od računovođa CINAR-a nisu bile dostupne relevantne revizijske informacije.

Komisija se pozvala na revizijsko izvješće u kojem su vanjski revizori u biti naveli da su popratne informacije CINAR-a za potraživanje troškova predmetnih ugovora nedostatne s obzirom na to da:

• nisu predočene informacije o obračunu plaća za reviziju;
• evidencije radnog vremena podnesene za reviziju nisu odgovarale satima prijavljenima u troškovnicima;
• računi za potvrđivanje troškova za putovanja i potrošni materijal za TESSA-u, ENDASH i VISCON nisu se mogli nalaziti;
• nisu dostavljeni izračuni kojima bi se dokazala osnova na temelju koje su zatraženi režijski troškovi; i
• dopuštena amortizacija ENDASH opreme netočno je izračunana.

Nadalje, u izvješću o reviziji navedeni su problemi u sljedećim područjima:

• financijsko upravljanje projektom;
• opis ključnih unutarnjih kontrola;
• testiranje unutarnjih kontrola knjigovodstvenog sustava;
• evidencije radnog vremena, informacije o obračunu plaća, račune dobavljača i opće troškove;
• uspostava zasebnog sustava troškova projekta;
• odvajanje troškova povezanih s projektima koje financira Europska komisija od troškova nastalih pri obavljanju poslova s privatnim klijentima, kao i dužnosti među osobljem CINAR-a.

Prema mišljenju Komisije, na temelju sažetog izvješća o reviziji financijsko upravljanje ugovorima nije provedeno na prihvatljiv način i nije bilo u skladu sa zahtjevima ugovora. Činilo se da su previsoki iznosi iznosi iznosili oko 300 000 GBP za četiri ugovora obuhvaćena revizijom.

Komisija je tvrdila da u odgovoru CINAR-a od 25. rujna 2003. nije bilo relevantnih dokaza koji bi ugrozili ukupne nalaze revizorskog izvješća. Komisija je 13. studenoga 2003. odgovorila CINAR-u, a do kraja 2004. nije bilo daljnjih reakcija CINAR-a.

Komisija je navela da je, s obzirom na to da su dužnosnici u skladu s pravilima obvezni OLAF-u prijaviti nepravilnosti i sumnje na prijevaru, GU RTD 14. travnja 2004. obavijestio OLAF o izvješću o reviziji CINAR-a. OLAF je odlučio pokrenuti istragu (OF/2004/0203) i dopisom od 28. lipnja 2005. obavijestio CINAR o razlozima svojih istraga.

Komisija je napomenula da je većina činjenica na kojima se temelji pritužba povezana s razvojem događaja do kojeg je došlo tijekom provedbe revizije (20. – 21. kolovoza 2002.) ili prije dostavljanja izvješća o reviziji podnositelju pritužbe (29. svibnja 2003.). Komisija je tvrdila da u oba slučaja nije poštovan rok za podnošenje pritužbe Ombudsmanu na temelju tih činjenica. Međutim, u duhu dobre suradnje s Ombudsmanom, Komisija se osvrnula na sve primjedbe podnositelja pritužbe.

Argument o ponašanju revizora

Kad je riječ o ponašanju revizora tijekom posjeta prostorijama CINAR-a 20. i 21. kolovoza 2002., Komisija je iznijela primjedbu da je u revizorskom izvješću koje je podnositelju pritužbe poslano 29. svibnja 2003. navedeno sljedeće:

„[Revizor Komisije] upitao je [podnositelja pritužbe] smatra li da je primijenjeni postupak revizije ispravan s njegova stajališta. [Tužitelj] je odgovorio da smatra da je postupak revizije ispravno primijenjen tijekom posjeta na licu mjesta.”

Prema Komisijinu mišljenju, CINAR je spornu argumentaciju prvi put iznio tek u svojem dopisu od 25. rujna 2003.

Kad je riječ o navodnoj „rasnoj primjedbi”, Komisija je naglasila da podnositelj pritužbe nije naveo koja se primjedba može kvalificirati kao „rasna” niti je utvrdio tko ju je iznio. Međutim, revizor Komisije snažno je opovrgnuo da je tijekom posjeta na licu mjesta iznesena bilo kakva primjedba koja bi se mogla smatrati „rasnom”.

Komisija je tvrdila da bi iznošenje takve primjedbe bilo neprihvatljivo, ali da u tim okolnostima nije bilo moguće dodatno razmotriti taj argument.

Kad je riječ o navodnoj „opsesiji zatvaranja CINAR-a”, Komisija je tvrdila da je jednostavno provela reviziju u skladu s uobičajenim postupcima koji se upotrebljavaju za takve revizije i kako je predviđeno ugovorima Europske komisije. Nadalje, provela je reviziju uz dužno poštovanje svih mogućih jamstava za društvo koje je predmet revizije, kao što su prisutnost neovisnih vanjskih revizora za provedbu revizije i podnošenje privremenih nalaza revizije CINAR-u na očitovanje. Međutim, CINAR nije dostavio relevantne dokumente kojima se opravdavaju troškovi te su na temelju toga utvrđeni konačni nalazi revizije.

Argument o nepoštovanju prava na privatnost

Komisija je tvrdila da su revidirani ugovori sadržavali sljedeće odredbe:

(a) Dva revidirana ugovora uređena FP4-om:

Članak 24. Priloga II.: 24.1: „Komisija ili osobe koje ona ovlasti imaju pravo provoditi revizije do dvije godine nakon datuma završetka ili raskida ugovora. Imaju potpun pristup na licu mjesta u svakom razumnom trenutku osoblju uključenom u projekt i svim dokumentima, računalnim evidencijama i opremi povezanoj s projektom ili, prema potrebi, imaju pravo zahtijevati podnošenje takvih dokumentarnih dokaza”.

Članak 22. Priloga II. glasi: „Svaki ugovaratelj vodi, redovito i u skladu s uobičajenim računovodstvenim konvencijama države u kojoj ima poslovni nastan, odgovarajuće poslovne knjige i odgovarajuću dokumentaciju koja podupire i opravdava prijavljene troškove i sate. One se stavljaju na raspolaganje za revizije”.

Nadalje, u Prilogu E, člancima od 18. do 21. i predlošku troškovnika zahtijeva se navođenje imena osoba koje rade na projektu. CINAR u nekim slučajevima nije dostavio potrebne informacije o takvim nazivima.

(b) Dva revidirana ugovora uređena petim okvirnim programom sadržavala su slične i još strože odredbe u usporedbi s četvrtim okvirnim programom.

Prema Komisijinu mišljenju, iz prethodno navedenog proizlazi da, kako bi revizori provjerili je li CINAR pravilno zahtijevao troškove osoblja, nije bilo potrebno samo provjeriti tko je radio na tim projektima, nego i vrijeme koje je svaki zaposlenik posvetio projektima, u kojoj plaći i je li te plaće CINAR stvarno isplatio tim zaposlenicima.

Argument o nepovezanim i neopravdanim informacijama

Komisija je naglasila da je tijekom posjeta na licu mjesta 20. i 21. kolovoza 2002. usmeno zatražila dva dokumenta i dala CINAR-u dva tjedna da dostavi te informacije. Taj je zahtjev zabilježen kao dio operativnih zaključaka u zapisniku sa sastanka s podnositeljem pritužbe od 20. kolovoza 2002. One glase kako slijedi:

„[Revizor Komisije] zatražio je od [podnositelja pritužbe] da dostavi sljedeća dva dokumenta:

1) objašnjenje (do dvije stranice) zašto je CINAR koristio različite prosječne stope za troškove osoblja, za isto vrijeme [sic] razdoblja, između različitih prijedloga ugovora,

2) Navedeni raspored prikazuje sve projekte financirane sredstvima Europske komisije na kojima je CINAR sudjelovao od 1. siječnja 1997., zajedno s opisom koji su zaposlenici CINAR-a radili na svakom projektu.

[podnositelj pritužbe] pristao je dostaviti te dokumente,

[Revizor Komisije] zatim je zatražio da se revizorskom timu dopusti razgovor s djelatnicima CINAR-a koji su bili zaduženi za ugovore obuhvaćene revizijom i radili na njima. [Tužitelj] nije imao prigovora na taj zahtjev.”

Iako se podnositelj pritužbe složio da neće iznijeti nikakve zadrške u pogledu dostavljanja tih dokumenata, Komisija je potvrdila da nije primio nijedan od njih.

Vanjski revizori ponovili su svoj zahtjev za gore navedene dokumente (1) i (2) u svojoj e-poruci od 5. rujna 2002. Osim toga, zatražili su da se na godišnjoj razini navede postotak prometa koji proizlazi iz doprinosa EK-a; preslike određenih ugovora o radu, potvrda o diplomi, evidencija radnog vremena i računa; kao i izjavu u kojoj se objašnjavaju razlike u prosječnim stopama koje se primjenjuju na različite ugovore koji se izvršavaju istodobno.

Dana 19. rujna 2002. Komisijin revizor poslao je poruku elektroničke pošte u kojoj je zatražio izjave o dvama zaposlenicima CINAR-a kako bi potvrdio postojanje njihovih ugovora o radu koji se nisu mogli pronaći tijekom revizije na licu mjesta.

Budući da nijedna od prethodno navedenih zatraženih informacija nije primljena, 24. rujna 2002. podnositelju pritužbe poslana je dodatna e-poruka o tom pitanju.

Vanjski revizori primili su 25. rujna 2002. određene informacije od podnositelja pritužbe poštom. Međutim, nisu dostavljene informacije o plaćama za sve istraživače uključene u projekte.

Vanjski revizori 8. listopada 2002. ponovno su poslali e-poruku podnositelju pritužbe u kojoj su pitali kada će se riješiti preostale stavke te su potvrdili da su sve takve informacije potrebne kako bi se u potpunosti potkrijepili troškovi koji se potražuju od Komisije.

Podnositelj pritužbe odgovorio je 9. listopada 2002. e-poštom da je „nakon tihog ljeta bio vrlo zauzet i da će svejedno biti do kraja mjeseca i teško mi je pronaći vremena da odgovorim na vaše zahtjeve. Bit ću u Italiji sljedeći tjedan gdje organiziramo tečaj izgaranja." Naveo je tražene informacije o postotku doprinosa Europske komisije.

Dana 14. listopada 2002. revizor Komisije ponovno je poslao svoju poruku elektroničke pošte od 19. rujna 2002.

Vanjski revizori poslali su 30. listopada 2002. podnositelju pritužbe poruku elektroničke pošte u kojoj su zatražili informacije koje su već zatražili u svojoj poruci elektroničke pošte od 5. rujna 2002., ali koje još nisu primili. Revizori su objasnili i da su informacije o plaćama koje pokazuju stvarnu naknadu isplaćenu istraživačima uključenima u projekte najvažniji dio preostalih informacija.

Vanjski revizori poslali su 8. studenoga 2002. e-poruku podnositelju pritužbe u kojoj su odredili 30. studenoga 2002. kao rok za dostavu svih nedostavljenih informacija.

Podnositelj pritužbe odgovorio je 11. studenoga 2002. ispriku zbog kašnjenja i obavijestio ih da neće biti u svojem uredu tijekom dva tjedna te da će nakon tog razdoblja pokušati poslati više informacija.

Vanjski revizori poslali su 27. studenoga 2002. službeni dopis podnositelju pritužbe u kojem potvrđuju da se rok za dostavu preostalih informacija do 30. studenoga 2002. još uvijek primjenjuje. Revizori su objasnili i da bi se, u slučaju da te informacije nisu dostavljene, revizorsko izvješće temeljilo na informacijama koje su stvarno dostavljene, a troškovi su u skladu s time bili odbijeni. U tom je dopisu ponovljeno koje informacije još nisu dostavljene.

Dana 27. studenoga 2002. revizor Komisije poslao je podnositelju pritužbe e-poruku u kojoj je ponovio rok utvrđen u prethodno navedenom dopisu vanjskih revizora.

Podnositelj pritužbe poslao je 4. prosinca 2002. e-poruku vanjskim revizorima, kao odgovor na prethodno navedeno pismo, u osnovi odbijajući dostaviti preostale informacije jer su one „trenutačno izvan naših ljudskih resursa”. Kad je riječ o informacijama o obračunu plaća koje nedostaju, podnositelj pritužbe izjavio je da je to u rukama njegova „(...) prethodnog računovođe, koji nažalost nije bio dostupan.”

Budući da je rok istekao, vanjsko revizorsko društvo zatražilo je 13. siječnja 2003. mogućnost da član njihova osoblja posjeti računovođe CINAR-a kako bi dobio potrebne informacije o obračunu plaća.

Podnositelj pritužbe izjavio je 14. siječnja 2003. da je ovlastio vanjsko revizorsko društvo da stupi u kontakt s računovođama društva CINAR.

Vanjski revizori poslali su 30. siječnja 2003. dopis računovođama CINAR-a tražeći podatke o platnoj listi prije svakog posjeta njihovim prostorijama.

Budući da nije primljen nikakav odgovor u pogledu pružanja informacija o obračunu plaća, vanjski revizori telefonirali su računovođama u dva navrata, svaki put kako bi im se priopćilo da je dotični računovođa izašao iz ureda.

Zbog izostanka odgovora, 4. ožujka 2003. poslano je drugo pismo računovođama CINAR-a. Vanjski revizori poslali su podnositelju pritužbe e-poruku u kojoj su od njega zatražili da osigura primitak odgovora računovođa CINAR-a kako bi se dovršilo izvješće o reviziji. Vanjski revizori naglasili su da „ako se te informacije ne prime, bit ćemo prisiljeni na odgovarajući način zaključiti.”

Dana 5. ožujka 2003. računovođe CINAR-a odgovorili su da je CINAR sastavio obračun plaća i da nisu čuvali preslike evidencije o plaćama.

Između 5. ožujka i 28. svibnja 2003. podnositelj pritužbe nije dostavio dodatne informacije. Stoga revizori nisu imali drugog izbora nego dovršiti izvješće na temelju dostupnih informacija.

Preslika izvješća poslana je 29. svibnja 2003. preporučenom poštom CINAR-u radi dobivanja njihovih primjedbi.

Podnositelj pritužbe poslao je 19. lipnja 2003. privremeni odgovor na izvješće.

Revizori su 24. srpnja 2003. podnositelju pritužbe poslali poruku elektroničke pošte u kojoj su potvrdili primitak njegova privremenog odgovora i naveli da je CINAR do 28. kolovoza 2003. trebao dostaviti detaljniji odgovor na izvješće ili potrebnu dokumentaciju.

Podnositelj pritužbe odgovorio je 30. srpnja 2003. kratkim dopisom u kojem je naglasio da je revizija i dalje sporna i da CINAR ne može prihvatiti verziju koju su poslali revizori. Podnositelj pritužbe priložio je 34 primjerka informacija iz platne liste koje se odnose na plaćanja istraživačima uključenima u četiri ugovora. Izjavio je da su revizorima dane preslike tih platnih lista.

Vanjski revizori odgovorili su 3. rujna 2003. da se priložene informacije o platnoj listi odnose samo na projekt VISCON. Opovrgnuli su da su primili sve kopije platnih lista tijekom posjeta ili nakon nekoliko zahtjeva za te informacije. Naime, kad su zatražene platne liste, revizorima je rečeno da nije moguće pristupiti tim informacijama iz sustava obračuna plaća te da će biti potrebno obratiti se računovođama podnositelja pritužbe. Objasnili su i da će biti potrebna znatna količina dodatnog posla na licu mjesta u CINAR-u i da, s obzirom na (a) dugotrajnu prirodu korespondencije za dobivanje potrebnih dokaza; (b) činjenicu da je LF dovršio svoje izvješće do završne faze; i (c) da bi svi dodatni prikupljeni dokazi doveli do preoblikovanja izvješća, trošak tog dodatnog revizijskog rada i izrade izvješća trebao bi snositi CINAR po procijenjenom trošku od približno 2 900 GBP, bez PDV-a.

Komisija je u svojem mišljenju tvrdila da, zbog sljedećih razloga, zatraženi dokumenti i informacije nisu nepovezani ili nerazmjerni, kako je navedeno u pritužbi:

(i) CINAR je u svojim prijedlozima ugovora iste godine upotrijebio različite prosječne stope za „više inženjere” i „inženjere”, a razlika u postotcima općih troškova za ugovore u okviru programa FP4 bila je vrlo visoka (od 40 % do 100 %);

ii. CINAR u nekim slučajevima nije spomenuo imena ključnog osoblja koje radi na projektima. Umjesto toga, ponekad su naznačene samo ocjene osoblja. Budući da 55 % prihoda CINAR-a potječe od privatnog savjetovanja, bilo je nemoguće uskladiti rad osoblja CINAR-a na projektima koje financira Europska komisija s radom na drugim poslovima. Revizori su željeli dobiti jasan uvid u to kako je prilično malo poduzeće kao što je CINAR uspjelo raditi toliko sati za projekte EK-a, uz savjetovanje izvan EK-a ili druge poslove. U izvješću o reviziji navodi se sljedeće: „[...] stoga, ako nije bilo moguće ispitati koliko učinkovito ugovaratelj može odvojiti troškove povezane s projektima koje financira Europska komisija od troškova nastalih pri obavljanju poslova s privatnim klijentima”(5);

iii. Budući da je CINAR imao i ugovore s drugim glavnim upravama Komisije osim GU-a RTD, bilo je opravdano dobiti potpunu sliku tih ugovora. Broj projekata EU-a koje je financirala Glavna uprava za istraživanje i inovacije u okviru četvrtog i petog okvirnog programa bio je manji od 20;

iv. U općoj slici onoga što se doista tražilo tijekom posjeta na licu mjesta, CINAR se usredotočio na točku manje važnosti, odnosno na prijedloge koji su bili u tijeku u vrijeme revizijskog posjeta. Komisija je priznala da nije primijetila da je W., jedan od vanjskih revizora, uključio tu stavku u svoj dopis od 29. studenoga 2002. i zbog toga se ispričao. Međutim, ostala je pri stajalištu da je taj zahtjev opravdan u kontekstu dobivanja globalne slike o tome kako i koji će zaposlenici CINAR-a biti uključeni u koje projekte EU-a, s obzirom na to da se čini da su gotovo svi zaposlenici CINAR-a već uključeni u druge projekte koje financira EU.

Tvrdnja da nedostaje samo dio informacija o platnoj listi

Kad je riječ o argumentu CINAR-a da su „predstavljene sažete informacije o obračunu plaća”, revizorsko izvješće to je očito proturječilo. Komisija nije vidjela razlog zbog kojeg bi revizori izjavili da nisu primili određene informacije da je istina suprotno. Naime, da su informacije primljene, na njih bi se upućivalo u izvješću o reviziji, bilo pozitivno ili negativno. Revizor Komisije potvrdio je da tijekom posjeta na licu mjesta nisu primljene informacije o obračunu plaća te da je sam CINAR revizore izravno uputio računovođama CINAR-a.

Međutim, konačno se pokazalo da računovođe nisu čuvali informacije o obračunu plaća. Računovođa CINAR-a u dopisu od 5. ožujka 2003. naveo je:

„Hvala vam na pismima i ispričavamo se zbog kašnjenja u odgovoru. Platnu listu pripremio je CINAR Limited, a ne mi sami i nismo uzeli kopije evidencije o platnoj listi kada smo posjetili urede tvrtke kako bismo pripremili račune (...)".

Argument koji se odnosi na ulogu revizora Komisije

Peti se argument u biti odnosio na ulogu Komisijina revizora od završetka revizorskog izvješća vanjskog revizorskog društva do sastanka s predstavnicima CINAR-a 28. veljače 2005.

Komisiji je u ožujku 2003. postalo očito da revizori neće dobiti potrebne informacije od računovođa CINAR-a. Činjenica da ga Komisija nije mogla dobiti od CINAR-a već je bila jasna iz revizije na licu mjesta u prostorijama CINAR-a u kolovozu 2002. Komisija je nadalje podsjetila da CINAR nije dostavio informacije o svojim izračunima općih troškova. U tim je okolnostima revizor Komisije zatražio od vanjskih revizora da svoj nacrt izvješća o reviziji dostave CINAR-u, imajući na umu da je postupak revizije jasno objašnjen CINAR-u tijekom posjeta na licu mjesta te je u izvješću o reviziji opisan na sljedeći način:

„Napokon,[revizor Komisije] savjetovao je [podnositelja pritužbe] o postupcima koje treba slijediti u vezi s pripremljenim revizorskim izvješćem, citirajući članak 26. stavak 3. Petog okvirnog ugovora: „Na temelju nalaza donesenih tijekom financijske revizije sastavlja se privremeno izvješće. Komisija ga šalje dotičnom ugovaratelju, koji se o tome može očitovati u roku od mjesec dana od njegova primitka.”

Završno izvješće šalje se dotičnom ugovaratelju. Potonji Komisiji može dostaviti svoje primjedbe u roku od mjesec dana od njihova primitka. Komisija može odlučiti da neće uzeti u obzir primjedbe iznesene nakon tog roka.

Na temelju zaključaka revizije Komisija poduzima sve odgovarajuće mjere koje smatra potrebnima, uključujući izdavanje naloga za povrat svih ili dijela plaćanja koja je izvršila.”

Stoga je nacrt izvješća o reviziji dostavljen preporučenim dopisom od 29. svibnja 2003., tako da je CINAR bio u potpunosti obaviješten o činjenicama i nalazima koji su u njemu sadržani ubrzo nakon 29. svibnja 2003. CINAR je odgovorio dopisom od 19. lipnja 2003., čiji posljednji stavak glasi kako slijedi: "U tim okolnostima, pali smo [sic] dužni konzultirati našeg računovođu kao i pravnu tvrtku kako bismo pripremili konačniji odgovor na vaše izvješće, koji mil [sic] će vam biti proslijeđen što je prije moguće".

Dopisom od 30. srpnja 2003. CINAR je dostavio određene informacije. Vanjski revizori analizirali su ga i proslijedili njegove primjedbe CINAR-u u dopisu od 3. rujna 2003. U tom su dopisu osporili izjavu podnositelja pritužbe da su mu tijekom posjeta prostorijama „dane preslike potvrda o plaći za istraživače uključene u sva četiri projekta obuhvaćena revizijom”.

Prema Komisijinu mišljenju, Odjel za vanjsku reviziju smatrao je da je CINAR imao dovoljno vremena i dovoljno prilika za predstavljanje relevantnih informacija (također u pogledu izračuna općih troškova, o kojima je CINAR bio potpuno tih) te je odlučio da je u toj fazi vrijeme da Komisija zauzme stajalište. Komisija je to učinila preporučenim dopisom od 15. rujna 2003., podsjećajući na cjelokupnu povijest i odgovarajući na primjedbe CINAR-a sadržane u dopisima CINAR-a od 19. lipnja i 30. srpnja 2003. Posljednji odlomak gore navedenog dopisa Komisije CINAR-u glasi kako slijedi:

„Međutim, kako bi se u potpunosti poštovalo pravo na obranu i pravo na saslušanje, možete (usp. [ sic] članak 26.3. Priloga II. ugovorima Viscon i Corrosion) dostaviti sve primjedbe na priloženo završno izvješće u roku od mjesec dana od datuma primitka ovog dopisa. Napominjemo da Komisija nije obvezna uzeti u obzir primjedbe zaprimljene nakon tog roka. Podložno tome, Sud će ovu reviziju smatrati zaključenom, a relevantne službe Komisije provest će rezultate revizije.”

CINAR je odgovorio dopisom od 25. rujna 2003., a Komisija je 13. studenoga 2003. u posljednjem odlomku navela:

„Zaključno, smatramo da Vaš dopis od 25. rujna 2003. ne sadržava nijedan novi element ili relevantan argument koji bi doveo u pitanje nalaz revizorskog izvješća. U skladu s tim, nismo u mogućnosti pregledati ili izmijeniti nijednu točku [sic] izvješća o reviziji ili našeg stajališta kako je navedeno u našem dopisu od 15. rujna 2003. Budući da je CINAR imao dovoljno vremena za pružanje traženih informacija i da je imao odgovarajuće mogućnosti za dostavljanje primjedbi, sada ovu reviziju smatramo konačno zaključenom.”

Naknadni sastanak od 28. veljače 2005.

Komisija je naglasila da CINAR nije šutio između studenoga 2003. i prosinca 2004. Nakon određenih razmjena poruka elektroničke pošte Komisija je prihvatila sastanak s predstavnicima CINAR-a 28. veljače 2005., unatoč činjenici da CINAR nije naveo točan predmet sastanka i da je jasno obaviješten (već u dopisu Komisije od 15. rujna 2003.) da su druge službe za istraživanje i tehnološki razvoj osim Odjela za vanjsku reviziju bile zadužene za provedbu nalaza revizije koji su sada konačni. Nadalje, CINAR je u svojoj poruci elektroničke pošte od 3. veljače 2005. naveo sljedeću tvrdnju (koju je Komisija odbila sljedećeg dana):

"Imam pitanje. Britanski revizori bili su, prema našem mišljenju, drakonski u svakom pogledu. Priča se da im je isplaćena provizija na vraćena sredstva. Ovo mi se čini prilično nevjerojatnim. Jeste li u mogućnosti poreći ovu glasinu, molim vas?"

Interni zapisnik sa sastanka, koji je sastavio predstavnik revizora Odjela za vanjsku reviziju, jasno je u suprotnosti s pitanjima istaknutima u stavku 2. stranice 3. pritužbe CINAR-a Ombudsmanu u vezi s odobrenjem izvješća o reviziji i odbijanjem objašnjenja i dokaza podnositelja pritužbe zbog toga što nisu bili poslani ranije. U tom se zapisniku među ostalim navodi sljedeće:

„1. [Revizor Komisije] podsjetio je i [revizor GU-a RTD] i [podnositelja pritužbe] na povijest revizije:

• U dopisu kojim se najavljuje revizija (koju će provesti revizorsko društvo [LF]) jasno je navedeno koja bi se dokumentacija trebala smatrati dokazom za prijavljene troškove; postavila je i konkretno pitanje o tome gdje se vode financijski izvještaji CINAR-a. Odgovor je bio da je [CINAR-ova računovodstvena tvrtka] čuvala knjige za CINAR.
• Nakon kontaktiranja CINAR-ovog računovođe, revizorima je rečeno da računovođa zapravo nema ništa. Stoga se ne mogu dokazati nikakve informacije o obračunu plaća.
• CINAR nije mogao predočiti većinu platnih lista osoblja koje se tereti za ugovore EZ-a.
• Nisu mogli dokazati da su bili plaćeni.
• Obrasci platne liste nisu mogli biti prikazani.
• Računi podugovaratelja nisu se činili zakonitima zbog [] nepostojanja PDV broja, a osim toga CINAR nije mogao dokazati da su plaćeni.
• Rezultati revizije dostavljeni su CINAR-u dopisom o zaključku [15. rujna 2003.]. Odgovori primljeni od CINAR-a bili su vrlo nejasni da [sic] nije odgovorio ni na jedno od pitanja.
• ako prizna da se ugovorom koji je CINAR potpisao s Europskom komisijom od CINAR-a zahtijevalo da dokaže troškove utrošene na ugovor, a CINAR to nije učinio. Stoga je revizija zaključena i rezultati su proslijeđeni predmetnim upravama radi provedbe.

2. [Podnositelj pritužbe] i LF potvrdili su da postoje neka pitanja povezana s njihovom administracijom jer su svi bili tehnički ljudi, a ne financijski [osoblje]. Stoga su eksternalizirali računovodstvo, ali je bilo problema s komunikacijom; Međutim, [podnositelj pritužbe] tvrdi da su informacije o obračunu plaća poslane EZ-u za sve osoblje osim jednog. [Revizor Komisije] ne posjeduje te informacije i nikada ih nije vidio. [Tužitelj] i FL tvrde da su računi podugovaratelja bili legitimni i da su ispunjavali zahtjeve prava Ujedinjene Kraljevine.

3. [Revizor Komisije] obavijestio ih je o vrlo strogom razdvajanju dužnosti u Europskoj komisiji / Glavnoj upravi za istraživanje i inovacije. Odjel za reviziju obavlja reviziju i dostavlja zaključak rezultata predmetnoj upravi radi provedbe. Odjel za reviziju ni na koji način ne smije utjecati na provedbu rezultata. Samo dužnosnik za ovjeravanje u Upravi može donositi odluke o neprovođenju ili djelomičnoj provedbi rezultata revizije. CINAR bi se trebao obratiti predmetnim upravama i uvjeriti ih u njihove argumente [koji se odnose, na primjer, na obavljeni tehnički rad]. [Revizor Komisije] spreman je CINAR-u dostaviti podatke za kontakt.

4. [Revizor Komisije] također je obavijestio CINAR da je, ako predmetne uprave to zatraže, odjel za vanjsku reviziju spreman provesti drugu reviziju, ali je naveo da, ako se takva revizija provede, CINAR mora osigurati da su svi troškovi pravilno evidentirani i potkrijepljeni zajedno s dokazom o plaćanju te da neće biti prihvaćene nikakve iznimke. [Tužitelj] se složio s tim."

Osim toga, Komisija nije mogla pregovarati s društvom koje je predmet revizije kako bi došla do određenog nalaza revizije koji se na njega odnosi. Svi nalazi revizije mogu se uzeti u obzir samo na temelju jasnih, bitnih i uzajamnih informacija i dokumentacije.

Oko lipnja 2005. Odjel za vanjsku reviziju saznao je za poruku e-pošte koju je podnositelj pritužbe poslao financijskom službeniku Uprave J GU-a RTD, u kojoj se navodi da je „[revizor Komisije] pristao ponovno razmotriti rezultate revizije i obećao nam odgovor na naš slučaj na kraju sastanka”. Dana 10. lipnja 2005. revizor Komisije odgovorio je kako slijedi:

„Na tom sam sastanku [28. veljače 2005.] jasno objasnio da je uloga odjela za vanjske revizije (GU RTD R4) „iscrpljena”, s obzirom na to da je Komisijina revizija CINAR-a zaključena 2003. Osim toga, istaknuo sam da nisam bio u mogućnosti (u smislu „nemam nadležnost”, s obzirom na razdvajanje dužnosti unutar Komisije) preispitati nalaze revizije i uključiti se u njihovu provedbu jer je to bila isključiva odgovornost dužnosnika za ovjeravanje relevantnih operativnih uprava GU-a RTD.”

Zaključci Komisije

Komisija je na temelju svega prethodno navedenog zaključila i. da je pravilno iskoristila svoja ugovorna prava i provela reviziju četiriju svojih ugovora s CINAR-om; ii. smatra da su se revizori u svakom trenutku ponašali ispravno; iii. CINAR je obaviješten o nalazima, ponuđeno mu je dovoljno vremena i mogućnosti za obranu i pružanje traženih informacija; iv. priroda zahtjeva za te informacije bila je jasna; i v. nije bilo nepravilnosti u postupanju ni nepoštenog postupanja.

Primjedbe podnositelja pritužbe

Podnositelj pritužbe zadržao je svoju pritužbu i tvrdio da je Komisiji i LF-u dostavio informacije koje nedostaju dok je njihovo izvješće još bilo tek u fazi nacrta. Međutim, zaključci Komisije isključivo su se temeljili na nacrtu izvješća iako su do tada bili vidljivi podaci o platnoj listi i vremenskom rasporedu koji se odnose na troškove osoblja i opće troškove.

Budući da su CINAR posjetila tri člana Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) koji su u to vrijeme temeljito istraživali sve projekte CINAR-a od 1996. do 2006., uključujući one nad kojima je već provedena revizija, CINAR nije raspolagao ograničenim resursima za pružanje opsežnog i linijskog odgovora na mišljenje Komisije.

Pozivajući se na neuvjerljive nalaze nacrta izvješća o četirima revidiranim ugovorima koje je u to vrijeme razmatrao OLAF, podnositelj pritužbe predložio je da Ombudsman obustavi sve daljnje mjere u vezi s ovom pritužbom.

Podnositelj pritužbe poslao je 29. siječnja 2008. dodatni podnesak u kojem je obavijestio Ombudsmana o dovršetku OLAF-ove istrage koja je uključivala prethodno navedena četiri ugovora.

ODLUKA

1 Uvodne napomene

1.1 Europski ombudsman napominje da je Europska komisija tijekom istrage izrazila zabrinutost u pogledu dopuštenosti ove pritužbe od 5. kolovoza 2005. Tvrdio je da nije poštovan uvjet dopuštenosti roka od dvije godine za podnošenje pritužbe Ombudsmanu, s obzirom na to da su činjenice na kojima se temelji pritužba nastale 20. i 21. kolovoza 2002. (datum revizije) i 29. svibnja 2003. (datum slanja nacrta izvješća o reviziji).

1.2 Ombudsman iz gore navedenih izjava ne razumije da je Komisija željela osporiti nadležnost Ombudsmana za rješavanje ovog predmeta. U tom pogledu ističe da se pritužba nije odnosila samo na reviziju, koja je doista provedena više od dvije godine prije nego što mu je pritužba podnesena, nego i na događaje koji su proizašli iz revizije i stoga su se dogodili nakon nje. Ti su događaji uključivali zahtjev Komisije od 15. rujna 2003. da podnositelj pritužbe u roku od mjesec dana podnese primjedbe na nacrt izvješća o reviziji kako bi se u potpunosti poštovalo pravo podnositelja pritužbe na obranu i pravo na saslušanje.

Unatoč tome, Ombudsman pozdravlja izjavu Komisije da je, u duhu dobre suradnje s Ombudsmanom, odlučila odgovoriti na sve primjedbe podnositelja pritužbe.

1.3 Nadalje, Ombudsman primjećuje da je podnositelj pritužbe u svojim očitovanjima spomenuo istragu OLAF-a. Međutim, ističe da je ova pritužba izvorno podnesena protiv Komisije i da se pitanja povezana s istragama OLAF-a stoga ne rješavaju u ovoj odluci Ombudsmana.

1.4 Naposljetku, Ombudsman primjećuje da je u svojim očitovanjima podnositelj pritužbe zatražio od njega da primijeni privremene mjere i obustavi izvršenje zaključaka revizije. Ombudsman stoga pojašnjava da, za razliku od sudova, nije ovlašten odrediti privremene mjere.

2 Navodno nepošteno postupanje

2.1 Podnositelj pritužbe, malo konzultantsko poduzeće sa stručnim znanjem u području izgaranja ugljena i biomase te kontrole emisija, sklopio je s Komisijom četiri ugovora o istraživanju u okviru četvrtog okvirnog programa („FP4”) i petog okvirnog programa („FP5”) o programu za istraživanje i tehnološki razvoj („RTD”). Ti su se ugovori odnosili na istraživanja u području biomase, toksičnih metala i odabranih emisija kloriranih spojeva, kao i na koroziju i optimiziranu kontrolu rada banke plamenika i poboljšani životni vijek postrojenja (projekti/ugovori VISCON, TESSA, CORROSION i ENDASH).

Na temelju relevantnih odredaba tih ugovora Komisija je odlučila provesti reviziju računovodstvene dokumentacije podnositelja pritužbe povezane s izvršenjem navedenih ugovora. Komisija je dodijelila reviziju vanjskom revizorskom društvu, ali je bila uključena i njezina vlastita revizijska jedinica.

Vanjski revizori su 20. i 21. kolovoza 2002. provjerili dokumente u prostorijama podnositelja pritužbe i obavili razgovore sa zaposlenicima podnositelja pritužbe.

Nakon toga, osim sastanaka između podnositelja pritužbe i Komisije, došlo je do razmjene prepiske između i. podnositelja pritužbe i vanjskih revizora; ii. vanjski revizori i računovođe podnositelja pritužbe; i iii. podnositelja pritužbe i Komisije.

Podnositelj pritužbe u biti se pozvao na Komisijino nepošteno postupanje u pogledu vanjske revizije i njezinih naknadnih faza. Podnositelj pritužbe iznio je pet konkretnih argumenata u prilog svojoj tvrdnji („argumenti od i. do v.”).

2.2 Komisija je zasebno zauzela stajalište o svakom konkretnom argumentu podnositelja pritužbe. Ukratko, zauzeo je opće stajalište da je pravilno iskoristio svoja ugovorna prava kako bi proveo reviziju četiriju svojih ugovora s CINAR-om. Smatrao je da su se revizori u svakom trenutku ponašali ispravno. CINAR je obaviješten o nalazima revizora te mu je pruženo dovoljno vremena i mogućnosti za obranu i pružanje traženih informacija. Priroda zahtjeva za te informacije bila je jasna. Komisija je zaključila da su njezini vanjski revizori i sami pravedno postupali prema podnositelju pritužbe. Komisija je tvrdila i da je podnositelj pritužbe tijekom posjeta na licu mjesta prostorijama CINAR-a izjavio da vjeruje da je postupak revizije ispravno primijenjen tijekom posjeta na licu mjesta.”

2.3 Ombudsman će obraditi ovu tvrdnju pozivajući se na svaki od konkretnih argumenata (i)-(v) koje je podnositelj pritužbe podnio u prilog toj tvrdnji.

Argument i. o ponašanju revizora

2.4 Podnositelj pritužbe tvrdio je da su se predstavnici CINAR-a "osjećali kao kriminalci pred revizorima, a (...) čak je i rasni komentar iznesen tijekom jednog od intervjua ". Nadalje, podnositelj pritužbe tvrdio je da „čini se da cilj revizije graniči s opsesijom da nas zatvori”.

2.5 Što se tiče izjave o "opsesiji zatvaranja CINAR-a ", Komisija se suprotstavila tvrdnji da je jednostavno provela reviziju slijedeći uobičajene postupke predviđene ugovorima EZ-a i poštujući sva moguća jamstva za društvo nad kojim se provodi revizija. Kad je riječ o „rasnoj” primjedbi, Komisija je naglasila da podnositelj pritužbe nije naveo koja se primjedba može kvalificirati kao „rasna” niti je utvrdio tko je iznio takvu primjedbu.

2.6 Ombudsman u tom pogledu ističe da je, prema mišljenju Komisije, na temelju relevantnih odredbi članka 24. stavka 1. Priloga II. predmetnim ugovorima imao pravo provesti reviziju do dvije godine nakon završetka ugovora. Nadalje, postupak povezan s revizijom propisan je člankom 26. („Revizija”) Priloga II. ugovorima.

2.7 Na temelju dostupnih dokaza čini se da su vanjski revizori Komisije i revizor Komisije u više navrata dopisima i e-poštom (5. rujna, 19. rujna, 24. rujna, 8. listopada, 14. listopada, 30. listopada, 8. studenoga i 27. studenoga 2002. te 13. siječnja i 4. ožujka 2003.) zatražili informacije od podnositelja pritužbe kako bi dovršili predmetnu dokumentaciju. Osim toga, 28. veljače 2005. sastali su se s podnositeljem pritužbe kako bi saslušali njegove argumente.

2.8 S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da podnositelj pritužbe nije podnio nijedan potkrijepljeni dokaz kojim bi potkrijepio svoj argument da je revizija osmišljena ili da je " bila izraz opsesivnog napora" za zatvaranje CINAR-a.

2.9 Nadalje, Ombudsman napominje da je i. Komisija u svojem mišljenju snažno opovrgnula da su njezini dužnosnici ili vanjski revizori dali "rasne" ili bilo koje druge primjedbe zbog kojih se osoblje društva koje je predmet revizije smatralo kriminalcima i ii. podnositelj pritužbe nije obrazložio taj argument u svojim naknadnim primjedbama. Stoga Ombudsman smatra da nije korisno provoditi daljnje istrage u vezi s tim dvama argumentima koji se odnose na ponašanje revizora.

Argument ii. o nepoštovanju prava na privatnost

2.10 Podnositelj pritužbe tvrdio je da se pravo CINAR-a na privatnost nije poštovalo jer su zatraženi osobni i ugovorni podaci, uključujući iznos plaća isplaćenih pojedinačnim istraživačima.

2.11 Komisija se oslonila na odredbe sadržane u revidiranim ugovorima, navodeći ukratko da je podnositelj pritužbe bio dužan i. voditi knjige i staviti ih na raspolaganje tijekom revizije sa svim detaljnim informacijama koje su u njima sadržane u skladu s nacionalnim pravom koje se primjenjuje na računovodstvo. U skladu s tim odredbama od podnositelja pritužbe također je zatraženo da ii. dostavi imena osoba koje rade na temelju četiriju ugovora i, dodatno, u pogledu dvaju ugovora; vrijeme koje su određeni pojedinci posvetili projektima; za koju plaću; i je li CINAR stvarno isplatio tu plaću. Komisija je objasnila i da su takve informacije potrebne kako bi se provjerilo je li iznos koji je CINAR zatražio za svoje troškove osoblja točan.

2.12 Ombudsman smatra da je objašnjenje Komisije razumno i ne nalazi nepravilnosti u postupanju u vezi s argumentom podnositelja pritužbe (ii).

Argument iii. o nepovezanim i neopravdanim informacijama

2.13 Podnositelj pritužbe tvrdio je da je Komisija zatražila nepovezane i neopravdane informacije, kao što je " potpuni popis svih prijedloga i projekata, koji (...) moraju biti izvan opsega revizije, budući da je Komisija prihvatila i financirala samo dio [CINAR-ovih] prijedloga. "

2.14 Komisija je u svojem mišljenju opravdala potrebu za uvidom u te dokumente jer je, ukratko, CINAR u vrijeme revizije već bio uključen u niz drugih tekućih projekata koje financira EU, na kojima su radili gotovo svi zaposlenici CINAR-a. Stoga su revizori smatrali opravdanim ocijeniti postoje li još uvijek raspoloživi ljudski resursi čiji bi se rad mogao odvojiti od drugih projekata koje provodi CINAR, čime bi im se omogućilo da budu zaposleni za izvršenje predmetnih ugovora. Komisija je navela i da je CINAR upotrijebio vrlo velike razlike u postotcima općih troškova za ugovore u okviru programa FP4 (od 40 % do 100 %) i nije naveo imena ključnog osoblja koje radi za projekte.

2.15 S obzirom na prethodno navedeno, čini se da je zahtjev Komisije za potpuni popis svih prijedloga i projekata razuman. Osim toga, kako je Komisija iznijela, a podnositelj pritužbe nije osporio, podnositelj pritužbe pristao je dostaviti informacije o svim prijedlozima tijekom posjeta na licu mjesta 20. i 21. kolovoza 2002. te je taj sporazum zabilježen u zapisniku posjeta. Stoga Ombudsman ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju Komisije u vezi s argumentom podnositelja pritužbe (iii.).

Argument iv. da je nedostajao samo dio informacija o obračunu plaća i argument v. o ulozi revizora Komisije

2.16 Podnositelj pritužbe tvrdio je da su vanjski revizori u revizijskom izvješću (nacrt i završna verzija) dali lažnu izjavu da "od CINAR-a nisu dobivene nikakve informacije o obračunu plaća". Tvrdio je da je dostavio dio informacija o platnoj listi.

2.17 Komisija je tvrdila da je njezin revizor potvrdio da tijekom posjeta na licu mjesta nisu primljene nikakve informacije o obračunu plaća i da su revizori upućeni računovođama CINAR-a koji su pak opovrgnuli da posjeduju takve dokumente.

2.18 Međutim, Ombudsman ističe da je, prema njegovu shvaćanju argumenta podnositelja pritužbe, on uputio na djelomičnu informaciju o obračunu plaća u vezi s projektom VISCON koja je priložena njegovu dopisu vanjskim revizorima od 30. srpnja 2003., to jest nakon (a) posjeta na licu mjesta, (b) savjetovanja s računovođama podnositelja pritužbe i (c) nacrta izvješća o reviziji koji mu je podnesen 29. svibnja 2003.

U tom je pogledu podnositelj pritužbe iznio i svoj argument v. da je, iako je stvarno dostavio te informacije (neovisno o datumu), revizor Komisije postupio nepošteno jer nije izmijenio revizorsko izvješće kako su ga sastavili vanjski revizori, nego ga je prihvatio kao konačno.

Podnositelj pritužbe stoga se usredotočio na ulogu revizora Komisije od trenutka kada je vanjsko revizorsko društvo dovršilo revizijsko izvješće do sastanka s predstavnicima CINAR-a 28. veljače 2005. Konkretno, podnositelj pritužbe kritizirao je odluku revizora Komisije da odobri izvješće o reviziji koje su sastavili vanjski revizori i da odbije sva objašnjenja i dokaze podnositelja pritužbe samo zato što nisu prethodno dostavljeni.

2.19 Ombudsmanica najprije napominje da su vanjski revizori u svojem odgovoru od 3. rujna 2003. na dopis podnositelja pritužbe od 30. lipnja 2003. koji je sadržavao informacije o djelomičnom obračunu plaća objasnili da je izvješće o reviziji već dovršeno do 29. svibnja 2003. Objasnili su i da bi, ako bi se na temelju informacija o djelomičnom obračunu plaća koje su sada dostavljene izmijenilo izvješće o reviziji, za to bila potrebna znatna količina dodatnog posla, a trošak tog dodatnog rada trebao bi snositi CINAR. Iznos tog dodatnog posla iznosio je približno 2 900 GBP, bez PDV-a. Čini se da podnositelj pritužbe nije izvršio takvo plaćanje.

2.20 Stoga se postavlja pitanje, a da se pritom ne zauzme stajalište o zahtjevu vanjskih revizora za takvu isplatu, može li revizor Komisije poduzeti mjere za izmjenu završnog izvješća o reviziji od 15. rujna 2003. i odstupanje od nacrta izvješća od 29. svibnja 2003. kako bi uzeo u obzir informacije o djelomičnim plaćama koje su u međuvremenu dostavljene.

2.21 S obzirom na informacije koje su dostavile obje strane, Ombudsman stoga napominje da je, putem korespondencije (6) Komisije upućene i podnositelju pritužbe i računovođama CINAR-a, podnositelju pritužbe nakon posjeta na licu mjesta 20. i 21. kolovoza 2002. pruženo nekoliko mogućnosti za pružanje odgovarajućih popratnih dokaza, posebno potpunih informacija o obračunu plaća nakon revizije.

Ombudsmanica također napominje da je Komisija u više navrata, među ostalim u svojoj e-poruci od 5. rujna 2002., naglasila važnost pružanja potpunih informacija o obračunu plaća, ističući da je to najvažniji dio preostalih informacija.

Nadalje, Komisija je podnositelju pritužbe jasno dala do znanja da će, u slučaju da te informacije ne budu primljene, revizori biti prisiljeni zaključiti svoje izvješće bez njega. Podnositelju pritužbe dalo je krajnji rok 30. studenoga 2002. za dostavu svih informacija o platnoj listi.

Međutim, čini se da podnositelj pritužbe nije dostavio potpune, ali samo djelomične informacije o obračunu plaća i to samo osam mjeseci nakon isteka navedenog krajnjeg roka. Osim toga, nije objasnila zašto nije mogla poštovati rok.

2.22 S obzirom na prethodno navedeno, ne čini se da je revizor Komisije postupao nepravedno prema podnositelju pritužbe jer nije izmijenio završno izvješće na temelju informacija o djelomičnom obračunu plaća. Međutim, Ombudsmanica napominje da je Komisija u revizijsko izvješće uključila preslike dopisa podnositelja pritužbe od 30. srpnja 2003. i odgovora vanjskih revizora od 3. rujna 2003. kojima se podnositelju pritužbe zahvaljuje na djelomičnim informacijama iz platne liste (7). Stoga se čini da je Komisija u svojem revizijskom izvješću točno uputila na djelomično pružanje informacija o obračunu plaća. Ombudsman stoga ne utvrđuje slučaj nepravilnosti u postupanju Komisije u vezi s argumentom podnositelja pritužbe (iv.).

2.23 Što se tiče uloge revizora Komisije općenito, Ombudsman prima na znanje i. informacije koje su mu dostavljene u kontekstu ove istrage; ii. posebno relevantne odredbe kojima se uređuju revidirani ugovori JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 i ENK5-CT99-0025; iii. relevantne nalaze revizorskog izvješća prema kojima financijsko upravljanje tim ugovorima nije provedeno na prihvatljiv način i da izvješće nije bilo u skladu sa zahtjevima ugovora; i iv. podrobna objašnjenja koja je Komisija dala u svojem mišljenju. S obzirom na navedeno Ombudsman smatra da nije utvrđeno da su ni revizor Komisije ni Komisija nepravedno postupali prema podnositelju pritužbe u pogledu vanjske revizije i njezinih naknadnih faza.

Umjesto toga, u objašnjenju koje je Komisija dala u svojem mišljenju navodi se da je njezin revizor primijenio odredbe relevantnih ugovora. Osim toga, čini se da je podnositelju pritužbe omogućeno da brani svoja prava prije nego što je konačna revizija odobrena.

Ombudsman stoga ne utvrđuje nepravilnosti u postupanju u pogledu argumenta podnositelja pritužbe (v).

Zaključak

Na temelju istraga Ombudsmana u vezi s tom pritužbom čini se da nije bilo nepravilnosti u postupanju Komisije u pogledu argumenata podnositelja pritužbe u prilog njegovoj tvrdnji o nepoštenosti. U pogledu argumenta koji se odnosi na iznošenje navodnih „rasnih” ili bilo kojih drugih primjedbi zbog kojih se osoblje društva koje je predmet revizije smatralo kriminalcima ili da je revizija bila izraz opsesivnog napora za zatvaranje CINAR-a, iz razloga objašnjenih u točki 2.9., Ombudsman smatra da daljnje istrage nisu opravdane.

Ombudsman stoga zaključuje predmet.

O toj će odluci biti obaviješten i predsjednik Komisije.

Tvoje iskreno,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Revizija se odnosila na sljedeće ugovore o istraživanju sklopljene između Komisije i CINAR-a kao ugovaratelja: i. JOR3-CT98-0285 o primjeni uporabe i emisija ostataka biomase iz industrijskih izgaranja – ENDASH; ii. ENV4-CT97-0597 o kvantifikaciji i kontroli čestica podmikrona obogaćenih toksičnim metalima i odabranih kloriranih kompozitnih emisija iz alternativnih peći za cement na gorivo – TESSA; iii. ENK5-CT99-0002 o koroziji na požaru u kotlovima na ugljen – CORROSION; i iv. ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime – VISCON.

(2) Razdoblja ugovora bila su sljedeća: ENDASH od 1. siječnja 1999. do 31. prosinca 2001.; TESSA od 1. lipnja 1998. do 30. studenoga 2000.; SURADNJA od 1. svibnja 2000. do 30. travnja 2003.; i VISCON od 1. travnja do 31. ožujka 2003.

(3) Vidjeti bilješku 1.

(4) LF je bio član međunarodne revizijske mreže I/A s kojom je Komisija u to vrijeme imala okvirni ugovor. U tu je svrhu s tim poduzećem u srpnju 2002. sklopljen poseban sporazum.

(5) Izvješće o reviziji, str. 7. (odjeljak 4.1.).

(6) Konkretno, e-poruke od 5. rujna, 24. rujna, 8. listopada i 27. studenoga 2002. te dopisi od 27. studenoga 2002. i 13. siječnja, 30. siječnja i 4. ožujka 2003.

(7) Vidjeti izvješće o reviziji, str. 71.–73. (dopis podnositelja pritužbe od 30. srpnja 2003.) i str. 74. (odgovor društvaLittlejohn Frasier od 3. rujna 2003.).